數(shù)字化在企業(yè)項(xiàng)目管理中的運(yùn)用探討

數(shù)字化在企業(yè)項(xiàng)目管理中的運(yùn)用探討數(shù)字化在企業(yè)項(xiàng)目管理中的運(yùn)用探討數(shù)字化在企業(yè)項(xiàng)目管理中的運(yùn)用探討xxx公司數(shù)字化在企業(yè)項(xiàng)目管理中的運(yùn)用探討文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度數(shù)字化在企業(yè)項(xiàng)目管理中的運(yùn)用探討摘要：當(dāng)前信息數(shù)字化成為創(chuàng)新企業(yè)管理模式的主流方向之一，合理運(yùn)用數(shù)字化信息資源對(duì)企業(yè)項(xiàng)目進(jìn)行管理有利于提高企業(yè)持續(xù)創(chuàng)新力，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)技術(shù)的進(jìn)步、質(zhì)量的提高、成本的控制以及管理流程的高效。在經(jīng)濟(jì)全球化、市場(chǎng)化及信息化的背景之下，企業(yè)每個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施與完成，都在一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程中分階段完成。數(shù)字化的應(yīng)用能夠有效系統(tǒng)地對(duì)項(xiàng)目生命周期進(jìn)行管理。本文從當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢(shì)出發(fā)，分析了宏觀市場(chǎng)環(huán)境對(duì)企業(yè)未來發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)，結(jié)合當(dāng)前企業(yè)傳統(tǒng)化管理手段中存在的問題，提出運(yùn)用數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展方式構(gòu)建企業(yè)信息共享平臺(tái)，幫助企業(yè)管理能級(jí)進(jìn)一步提升。關(guān)鍵詞：數(shù)字化；企業(yè)；項(xiàng)目管理市場(chǎng)宏觀經(jīng)濟(jì)形勢(shì)分析客觀經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，供給側(cè)改革當(dāng)前世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展整體上處在長(zhǎng)周期的衰退、蕭條階段，再加上我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的階段性特征，從粗放集約簡(jiǎn)單分工向復(fù)雜分工的高級(jí)形態(tài)演進(jìn)。我國當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展韌性好、潛力足，具有很大的提升空間和余地，但是也存在經(jīng)濟(jì)增速下滑、工業(yè)市場(chǎng)產(chǎn)品價(jià)格下降、實(shí)體企業(yè)盈利下降等問題。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求與供給矛盾突出的情況下，中央“十三五”經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議確定了著力推進(jìn)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的發(fā)展方針。從提高國民經(jīng)濟(jì)供給質(zhì)量出發(fā)，擴(kuò)大有效供給，從而提高全要素生產(chǎn)適應(yīng)力。2.變化多端的市場(chǎng)需求，競(jìng)爭(zhēng)激烈隨著互聯(lián)信息技術(shù)、數(shù)字化手段的不斷發(fā)展，在當(dāng)今時(shí)代如何挽留消費(fèi)者成為企業(yè)需要考慮的重要問題。中國市場(chǎng)雖然前景誘人，但是很多創(chuàng)新者的出現(xiàn)和先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用讓各企業(yè)面臨著巨大的挑戰(zhàn)，經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展居民消費(fèi)力增長(zhǎng)的同時(shí)，其需求也呈現(xiàn)多樣化變化趨勢(shì)。憑借快速發(fā)展的關(guān)鍵數(shù)字化能力，中國企業(yè)開始嘗試構(gòu)建自己的創(chuàng)新型組織構(gòu)架，在項(xiàng)目管理中融入更多數(shù)字化管理手段以應(yīng)對(duì)變化多端的市場(chǎng)需求和激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來挑戰(zhàn)當(dāng)前市場(chǎng)形勢(shì)給企業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)企業(yè)成長(zhǎng)方式是資源型，在當(dāng)今市場(chǎng)環(huán)境發(fā)生變化的情況下，資源型企業(yè)的慣性將讓其失去靈活反應(yīng)的能力，因此企業(yè)需要運(yùn)用數(shù)字化管理理念和手段轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，能夠快速、精準(zhǔn)、有效地應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)。只有最快速度的反應(yīng)，才能最快搶占市場(chǎng)，更全面、更系統(tǒng)地了解市場(chǎng)、客戶、對(duì)手，細(xì)化分類，實(shí)現(xiàn)信息共享、資源整合，提高內(nèi)部效率。二、存在問題企業(yè)傳統(tǒng)化管理主要存在項(xiàng)目管理信息數(shù)據(jù)分散，各部分信息運(yùn)用重復(fù)性大，信息整合以及共享能力缺乏、應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的反應(yīng)慢等問題，本文以XX制造業(yè)企業(yè)為例對(duì)這些問題詳細(xì)闡述。項(xiàng)目管理信息數(shù)據(jù)分散XX制造企業(yè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)量達(dá)到75%，銷售、市場(chǎng)、生產(chǎn)等各部門各自為政，使用不同的信息系統(tǒng)，各個(gè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分散、孤立、分割，導(dǎo)致某些成本費(fèi)用的重疊，對(duì)客戶、業(yè)務(wù)、市場(chǎng)等多方面數(shù)據(jù)，由于多數(shù)都是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，其應(yīng)用和處理仍處于以手工整理及分析為主，速度慢、效率低；各部門間雖有數(shù)據(jù)共享，但主要是通過電子郵件及共享文件夾的形式在部門之間溝通交流，溝通的效率和質(zhì)量完全取決于人際關(guān)系的好壞，再加上內(nèi)部產(chǎn)生和外部反饋的大量信息粗放儲(chǔ)存，缺乏分類甄別以及加工整合的過程，令信息數(shù)據(jù)無法有效地為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。例如，由售后服務(wù)部門提供的《設(shè)備在客戶工廠運(yùn)行報(bào)告》包含了大量客戶對(duì)設(shè)備的反饋意見和建議，以及公司服務(wù)工程師做的相應(yīng)的調(diào)整和改進(jìn)。由于這些重要的項(xiàng)目信息分散在眾多的服務(wù)報(bào)告中，有的保存在服務(wù)部門的文檔里，有的通過電子郵件的形式告知技術(shù)部門，但沒有專人進(jìn)行收集、整理、分析，技術(shù)部門也沒有系統(tǒng)反饋并指導(dǎo)生產(chǎn)部門予以改進(jìn)，導(dǎo)致一些早已經(jīng)解決的問題會(huì)在之后生產(chǎn)的設(shè)備中反復(fù)出現(xiàn)。再如，目前公司采用的物料采購計(jì)劃是針對(duì)倉庫采購的：用于不同項(xiàng)目的同一種物料在運(yùn)行“物料需求計(jì)劃”時(shí)被集中產(chǎn)生需求。因此，我們很難從物料采購訂單來判斷到底該批物料是用于哪個(gè)項(xiàng)目的；很難判斷何時(shí)用于某一項(xiàng)目的物料會(huì)到齊，可以開始裝配作業(yè)。各部門信息輸入重復(fù)勞動(dòng)XX制造企業(yè)項(xiàng)目管理中，市場(chǎng)及銷售部門使用CRM及CASA系統(tǒng)，生產(chǎn)、采購、財(cái)務(wù)使用SAP系統(tǒng)。由于各個(gè)系統(tǒng)之間沒有自動(dòng)的數(shù)據(jù)共享接口，造成很多項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息被多次在不同的系統(tǒng)中錄入。由此造成各個(gè)環(huán)節(jié)工作中容易出錯(cuò)，相互扯皮，并且經(jīng)常發(fā)生由于手工管理而帶來的低級(jí)錯(cuò)誤。信息無法在各個(gè)部門以及各個(gè)環(huán)節(jié)得到充分的共享，降低了勞動(dòng)效率和工作質(zhì)量，增加了工作的重復(fù)性。各部門沒有一個(gè)有效的機(jī)制在業(yè)務(wù)范圍內(nèi)拓展工作的深度和廣度，延長(zhǎng)了完成工作的時(shí)間。企業(yè)仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式，圍繞項(xiàng)目專業(yè)技術(shù)進(jìn)行管理，這種經(jīng)驗(yàn)式的管理方式在面對(duì)多個(gè)專業(yè)部門同時(shí)工作時(shí)缺乏必要的協(xié)調(diào)溝通，對(duì)成本數(shù)據(jù)、進(jìn)度安排、質(zhì)量管理以及其他綜合信息的統(tǒng)籌管理不足，無法形成資源的優(yōu)化利用。信息整合共享不夠XX制造企業(yè)在供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)、技術(shù)環(huán)節(jié)、客戶端等方面存在大量的信息，由于信息整合共享的不足，造成了內(nèi)部管理效率低，如報(bào)價(jià)時(shí)間長(zhǎng)、市場(chǎng)分析少、管理成本高。從技術(shù)產(chǎn)品研發(fā)環(huán)節(jié)（包含產(chǎn)品數(shù)據(jù)的管理、項(xiàng)目信息變更的管理等），到生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)、物料采購環(huán)節(jié)（包括零部件訂單配置信息的管理等）、售后服務(wù)環(huán)節(jié)，都需要企業(yè)進(jìn)行一體化的信息整合，才能實(shí)現(xiàn)資金、材料、人力等資源的有效配置，創(chuàng)造產(chǎn)生利潤(rùn)。在企業(yè)面臨多樣化的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)時(shí)，往往是多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，因此信息整合不足導(dǎo)致計(jì)劃和資源方面的沖突，缺乏信息整合共享平臺(tái)使計(jì)劃執(zhí)行不能得到快速反饋，缺乏實(shí)時(shí)監(jiān)控和統(tǒng)計(jì)手段也造成了領(lǐng)導(dǎo)難以對(duì)現(xiàn)有信息進(jìn)行決策。三、對(duì)策措施項(xiàng)目管理中由于要對(duì)大量的內(nèi)、外部信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的交流、分析，溝通管理的有效性、可靠性、及時(shí)性對(duì)項(xiàng)目管理的成功與否起著非常重要的作用。由于溝通是人與人之間、部門與部門之間的行為，溝通的效率和質(zhì)量完全取決于人際、或部門間的關(guān)系是否密切。項(xiàng)目數(shù)字化管理的應(yīng)用，在最大限度內(nèi)消除了人為因素的干擾，確保了溝通的質(zhì)量、效率。同時(shí)，通過信息數(shù)字化，使用大數(shù)據(jù)分析手段，可以使我們找到普遍規(guī)律，然后再應(yīng)用于每一個(gè)具體的項(xiàng)目，并且影響到每一個(gè)具體的操作。數(shù)字化的信息在企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中從細(xì)節(jié)到整體再從整體到細(xì)節(jié)雙向的流動(dòng)，使得我們不僅能夠利用這些信息對(duì)企業(yè)進(jìn)行整體提升，更能夠精確到每一個(gè)細(xì)節(jié)，為企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)行效率提高，為企業(yè)客戶提供個(gè)性化服務(wù)提供堅(jiān)實(shí)支撐。具體措施如下：提高企業(yè)內(nèi)部管理效率彼得原理認(rèn)為每個(gè)組織都是由各種不同的職位、等級(jí)或階層的排列所組成，每個(gè)人都隸屬于其中的某個(gè)等級(jí)。提高管理效率首先要了解影響項(xiàng)目成功的因素，例如項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍是否明確；是否獲得領(lǐng)導(dǎo)的積極支持；項(xiàng)目的組織是否健全、穩(wěn)定；是否建立了有序的，有效的，良好的溝通渠道；是否具有有效、全面的項(xiàng)目管理，嚴(yán)格的變更控制；是否建立了良好的、積極的、團(tuán)隊(duì)合作的工作范圍；項(xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)。運(yùn)用數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，企業(yè)管理者通過運(yùn)用數(shù)字技術(shù)的分析簡(jiǎn)化工作流程和組織結(jié)構(gòu)，從而提高企業(yè)內(nèi)部管理效率。建立管理決策支持系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)與智能技術(shù)進(jìn)行新形式的信息管理，提高內(nèi)部管理決策效率，輔助企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化以及非結(jié)構(gòu)化的問題進(jìn)行方案的制定、模型的選擇以及決策手段的確定。企業(yè)項(xiàng)目?jī)?nèi)部的溝通管理離不開信息的交流與共享，在實(shí)施項(xiàng)目管理中應(yīng)當(dāng)制定企業(yè)級(jí)項(xiàng)目結(jié)構(gòu)（EPS）、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)（OBS）、資源分解結(jié)構(gòu)（RBS）以及工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)（WBS）的原則和制定，并且對(duì)參與的人員都進(jìn)行角色的規(guī)劃和職責(zé)的確定以建立一整套系統(tǒng)有效的信息管理框架。對(duì)市場(chǎng)信息及時(shí)、全面、系統(tǒng)掌握分析明確項(xiàng)目的基本特征，如一次性、獨(dú)特性、目標(biāo)的明確性、組織的臨時(shí)性和開放性、后果的不可挽回性等。實(shí)現(xiàn)質(zhì)量、成本、時(shí)間的三重約束，分析項(xiàng)目的生命周期和發(fā)展階段。對(duì)國內(nèi)外市場(chǎng)進(jìn)行深入分析，了解當(dāng)前市場(chǎng)上行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)及企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，針對(duì)企業(yè)情況提出對(duì)數(shù)字化多項(xiàng)目管理的具體業(yè)務(wù)要求，包括項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、執(zhí)行和反饋等，整合內(nèi)部統(tǒng)計(jì)分析、決策支持以及項(xiàng)目管理的全方位數(shù)據(jù)，制定適合企業(yè)的管理方案，對(duì)市場(chǎng)信息的掌握還需要直接或間接地搜集整合加工處理相關(guān)信息，從而了解市場(chǎng)需求，有針對(duì)性地開發(fā)新產(chǎn)品。通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)與企業(yè)門戶系統(tǒng)集成的建立，定義數(shù)據(jù)信息的交換格式，制定出適用于企業(yè)的實(shí)施方法。3.對(duì)客戶精準(zhǔn)管理，個(gè)性化定制按照企業(yè)客戶的個(gè)性化要求，對(duì)客戶項(xiàng)目進(jìn)行精準(zhǔn)定制，通過任務(wù)管理WBS編碼體系，資源費(fèi)用管理體系，資源優(yōu)先級(jí)、可用性、分配再分配以及資源對(duì)象優(yōu)化，跟蹤進(jìn)度比較基準(zhǔn)線和贏得值分析以及排序篩選等方式實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的個(gè)性化定制。另外針對(duì)用戶情況可以對(duì)用戶管理層次進(jìn)行劃分，從決策層、項(xiàng)目管理層、任務(wù)管理層到執(zhí)行層，全范圍制定項(xiàng)目管理進(jìn)度安排。搭建數(shù)字化平臺(tái)作為信息管理的核心，完成任務(wù)的編制、跟蹤、反饋、分析以及知識(shí)管理等。以XX制造企業(yè)為例：企業(yè)項(xiàng)目管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展從構(gòu)建信息共享平臺(tái)，打通銷售、市場(chǎng)、生產(chǎn)等部門隔閡、壁壘，加強(qiáng)信息共享入手。從訪問客戶—銷售接單—合同簽訂—銷售管理—生產(chǎn)安排—售后服務(wù)，由原來各部門手工記錄或單個(gè)制表或各自獨(dú)立系統(tǒng)，改為統(tǒng)一在一個(gè)信息平臺(tái)上操作，銷售、市場(chǎng)、生產(chǎn)、服務(wù)等各部門均可在一個(gè)信息平臺(tái)上進(jìn)行數(shù)據(jù)收集匯總及分析利用。具體實(shí)施方案如下：搭建項(xiàng)目管理組織架構(gòu)：成立以總經(jīng)理掛帥的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，指定項(xiàng)目經(jīng)理及由相關(guān)部門人員組成的項(xiàng)目工作小組。確定項(xiàng)目范圍：以SAP系統(tǒng)平臺(tái)為基礎(chǔ)，將原來使用的CRM系統(tǒng)移植到SAP系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目從立項(xiàng)、報(bào)價(jià)、接單、生產(chǎn)、采購、成本核算、售后服務(wù)等一體化數(shù)字化管理。改進(jìn)目前使用的CASA系統(tǒng)：使得所有的市場(chǎng)及銷售信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化、數(shù)字化；建立CASA系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享交換。根據(jù)新的流程，對(duì)各個(gè)部門的人員結(jié)構(gòu)、配置進(jìn)行調(diào)整。將SAP系統(tǒng)中“為倉庫采購”，改為“為項(xiàng)目采購”，可以非?？旖莸刂理?xiàng)目物料的可用情況，方便生產(chǎn)計(jì)劃的制定及調(diào)整。將SAP中項(xiàng)目管理中的WBS按照生產(chǎn)裝配流程進(jìn)一步細(xì)分。項(xiàng)目的完成時(shí)間：8個(gè)月確定整個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算。項(xiàng)目的驗(yàn)收要求及防止風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)案經(jīng)過7個(gè)多月的努力，該項(xiàng)目順利完成。整個(gè)公司的項(xiàng)目管理流程變化如圖所示：圖1項(xiàng)目管理流程圖通過項(xiàng)目管理信息數(shù)字化轉(zhuǎn)型，企業(yè)管理能級(jí)得到進(jìn)一步提升，對(duì)市場(chǎng)的響應(yīng)更快捷。在市場(chǎng)、銷售、服務(wù)、財(cái)務(wù)、運(yùn)行、行政等各個(gè)功能板塊實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)字化管理，銷售部門與市場(chǎng)部門及售后服務(wù)部門可以充分共享各自的信息，并可通過大數(shù)據(jù)分析，得出非常有價(jià)值的關(guān)于客戶對(duì)公司產(chǎn)品的需求、意見及建議，以利于我們及時(shí)提供針對(duì)性極強(qiáng)的產(chǎn)品及服務(wù)。一旦銷售部門通過數(shù)字化CRM系統(tǒng)建立項(xiàng)目報(bào)價(jià)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將報(bào)價(jià)傳送到SAP系統(tǒng)中（包括項(xiàng)目的所有選項(xiàng)及技術(shù)要求）。財(cái)務(wù)部門就會(huì)在SAP中看到相應(yīng)的項(xiàng)目核價(jià)提示，并可使用SAP中針對(duì)銷售報(bào)價(jià)中每一機(jī)器及其選項(xiàng)設(shè)立的參考成本，根據(jù)報(bào)價(jià)單號(hào)，在SAP中得出項(xiàng)目設(shè)備成本及項(xiàng)目的底價(jià)供公司管理層參考；整個(gè)報(bào)價(jià)過程（從銷售建立報(bào)價(jià)到財(cái)務(wù)給出底價(jià)）從原來的幾天到現(xiàn)在的只要幾分鐘。通過項(xiàng)目管理信息數(shù)字化轉(zhuǎn)型，企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)營效率大幅提高。當(dāng)銷售部門在CRM中確認(rèn)銷售后（訂單確認(rèn)），運(yùn)營部門技術(shù)部門會(huì)自動(dòng)在SAP中收到提示。技術(shù)部門根據(jù)系統(tǒng)中的項(xiàng)目技術(shù)要求，制作BOM并運(yùn)行MRP來產(chǎn)生物料需求計(jì)劃。物料采購計(jì)劃是根據(jù)項(xiàng)目來管理的，系統(tǒng)可以直接給出關(guān)于某個(gè)項(xiàng)目的物料情況，以利于生產(chǎn)計(jì)劃與物料到貨時(shí)間的及時(shí)匹配及調(diào)整。原來生產(chǎn)部門為了去采購部門催要項(xiàng)目缺少的物料需要將所有SAP中未領(lǐng)取物料的項(xiàng)目的物料清單導(dǎo)出在與導(dǎo)出的所有未交貨的采購訂單在Excel中相匹配，以給出項(xiàng)目的缺料清單，耗時(shí)、費(fèi)力但準(zhǔn)確率非100%。SAP中生產(chǎn)項(xiàng)目管理的WBS被進(jìn)一步按照裝配流程細(xì)分，從而在SAP中直接生成項(xiàng)目甘特圖而不必在Excel中再制作項(xiàng)目甘特圖。同時(shí)，物料到貨時(shí)間被嚴(yán)格控制與裝配流程同步，節(jié)約場(chǎng)地及減少流動(dòng)資金。結(jié)論當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)處在發(fā)展轉(zhuǎn)型期，國家著力推進(jìn)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革。面對(duì)變化多端的市場(chǎng)需求，企業(yè)傳統(tǒng)化管理主要存在項(xiàng)目管理信息數(shù)據(jù)分散，各部分信息運(yùn)用重復(fù)性大，信息整合以及共享能力缺乏等問題。企業(yè)通過構(gòu)建信息共享平臺(tái)，打通銷售、市場(chǎng)、生產(chǎn)等部門隔閡、壁壘，加強(qiáng)信息共享，