辦公室的基本禮儀培訓課件

辦公室禮儀

辦公室的基本禮儀

一．禮貌用語“請”“謝謝”“對不起”1．尋求別人幫助時，學會說“請”要“請”字當頭。2．懂得如何表示歉意?！饟苠e電話時?！鹱隽藗星榈氖拢缡Ъs、會議遲到、○臨時交代他人大量的工作，并且要求馬上完成。○疾走時撞到他人?！饟p壞了同事物品。3．懂得如何表達謝意○有人為你從會場到辦公室取來你遺忘的眼鏡。○有人到收發(fā)室?guī)Щ啬愕男偶??！鸺佑驼救藛T為你的車子加滿油。○有人為你開門或按住電梯門?！鹑魏稳嗽谒墓ぷ鲘徫粸槟闾峁┓眨缑貢鴮⑽募诺侥阕郎系取！鹉橙怂湍慵Y物?！甬攧e人贊美你的時候。上下級關系禮儀

1．上級對下級○任人唯賢，調動積極性，揚長避短，避免感情用事。○言而有信，言必行，行必果，否則失去下屬中的信賴及威信?！饘捄甏罅?，歡迎提意見。2．下極對上級○尊敬上級，辦事不拖拉，按時完成任務。○講究方式，對指令有異議應找領導個別交換意見坦誠看法?！鹱⒁庑」?jié)，匯報簡明扼要，有事先請示，進門先敲門，未經(jīng)同意不可翻閱領導文件。3．同事關系禮儀○彼此尊重，以誠相待，不揭隱私，不搬弄是非，不幸災樂禍?！鸹ハ鄮椭?，既有分工又有協(xié)作，相互支持，攜手并肩?！鹨灰曂?，不搞小集體，保持和諧關系。如何打電話（一）1．選擇時間：打電話應選擇適當?shù)耐ㄔ挄r間。★早七點以前，晚十點以后以及周末，不宜往單位或私宅撥打有關工作方面的電話或無關緊要的私人電話，除非有特別緊急的意外情況，盡量避開這段時間?！锢秒娫捳劰拢M量在受話人上班10分鐘以后或下班10分鐘之前，這時對方可以比較從容地聽電話?！飺艽驀H長途注意時差?！锶鐚Ψ缴舷掳鄷r間有點特別，要特別留意，一般可選擇對方經(jīng)常給你打來電話的時間，這樣還便于自己掌握對方時間，以便不想直接與對方通話時，選擇專門他不在時留言。2．選擇地點★特別注意，當你打電話時，最好選擇較安靜的地方，為避免喧鬧的干擾，你可將周圍如電視、音響等聲音關小或關閉。★如果電話內容需要保密，最好選擇對自己、對對方都較為合適的地方。如何打電話（二）3．通話準備工作★每次通話的結構必須完整緊湊，包括開場白、主要內容和結尾?！锎_定受話人的號碼，以免撥錯，給別人添麻煩，如串線或撥錯要及時向對方道歉?！镉媱澫牒谜勗拑热?，重要的電話不妨先在紙上記下要點和有關數(shù)據(jù)，而不要在通話時才慌張地翻材料，讓對方握著聽筒干著急?！锿ㄔ捴型倦娫捴袛?，如果是你撥打的，無論是出于何種原因，應主動再撥。★不要在與對方通話時再與你周圍的人聊天，避免不必要的干擾與誤會。如何打電話（三）4．通話禮貌★電話接通后先向對方禮貌地問好，然后自報單位和姓名?！锶缃与娫捳卟皇亲约阂业娜耍烧埶ㄋ兔骱?，并表示謝意。★如受話人不在，不要“咔噠”一聲把電話掛斷，而應把自己準備講述的事情告訴接電話者托他轉告，如內容不便轉告可告訴對方改時間再打，或請對方轉告回電話的號碼?！锿鶎Ψ郊掖螂娫挘与娫捳呷羰菍Ψ降呐渑?，通話要更講究藝術，坦誠相告，以免引起不必要的誤會。★找到受話人，簡單寒暄后便進入通話主題，通話內容要簡明扼要，通話時間切忌過長，每次以2分鐘左右為宜?！锶绻谀戕k公室有人正在與你會談，而你又長時間地打著與會談內容無關的電話，這樣舉止是相當無禮的?！锝徽勍戤吅蟮乐x或道別，把話筒輕輕放好，如對方是長輩、上級，應等對方先掛話筒?！锶绻愦蝈e了電話，不要立刻掛機，應向對方說明打錯道歉后，等對方掛機后再掛機。銷售人員打電話的重點★開門見山，一拔通對方電話后就要設法找到要找的人?！镒畛?5秒，認真研究，找出對方感興趣的突破點，開門見山觸及話題，引起對方興趣?！镔F在誠實、銷售人員切務夸大撒謊，做好定位找準目標，實事求是，以誠實的態(tài)度取信于人，推動銷售?！飪r格及產(chǎn)品優(yōu)勢，價格并非最重要，關鍵在價值及能提供何種服務。★語言措辭，電話銷售中盡量避免太專業(yè)化語言，整個交談中透著關心對方，不時使用“您…、謝謝您”等詞匯，鼓勵對方預訂。★利益分等，成功的推銷注重雙贏?！锎_認，一旦達成口頭協(xié)議，在談話結束前必須確認，并在電話記錄的基礎上迅速給對方發(fā)出書面確認函完成銷售?！锎呖铍娫?，毫不遲疑地把主要內容表達清楚，給對方以緊迫感，語氣果斷堅決而不失禮貌。如何接電話（二）5.作好筆錄?！锾貏e是銷售部門及秘書總辦等，養(yǎng)成良好的電話筆記習慣。★記錄要點：對方姓名、公司名稱、電話、來電時間日期、詢問內容，特別要求；答復重點（如報價、邀約來訪等），是否還需回復。6.請您稍等。★必不可少的一句話，切忌讓客人久等，如果因客觀原因需等時間較長，可向對方說明，并詢問是否愿意多等一會。7.助人為樂★對方要找的人不在，先禮貌告訴對方，并問清對方姓名等情況?！锂?shù)弥约翰皇菍Ψ揭业娜?，應主動協(xié)助對方傳呼受話人。★接到打錯的電話，問清后，客氣地告訴對方打錯了，如有可能不妨為對方提供一點線索，不必責怪對方，或氣呼呼地掛斷電話，以發(fā)泄不滿，這是不禮貌的舉止?！飳Ψ降狼刚f聲“沒關系”對方致謝，回答“不客氣”以禮相待。8.終止通話?！锼型ㄔ拑热萃瓿珊?，盡快禮貌地掛斷電話，確認對方話已談完，一定要說“謝謝您的電話，再見！”如何結束電話談話★要讓別人留下好印象，避免陳腔濫調！發(fā)揮一下想象力，例如：“很高興與你談話－保持業(yè)務蒸蒸日上?！薄锶绻愕纳饣锇橛袀€小孩，他又喜歡談誰是好運動員，那么不妨說：“是??！希望下次我們再見面時，你的孩子拿了一面奧運獎牌?！薄锶绻敃r是吃午餐的時間，可以這樣說：“我下禮拜再打電話與你約午餐時間，聽說你公司附近有一家很不錯的泰國餐廳?！薄锶绻麃黼娬呱×?，可以說：“嗯，好多了，你聽起來還不錯，祝你早日康復。”★如果來電者心情不佳說：“很高興與你談話，別忘了，明天又是新的一天！你沒有理由不展露笑臉哦！”★電話結尾，雙方不可不歡而散，要留下好的結尾！“我該走了時間太晚了，而天氣太糟，我必須在下雨前趕快回家?！薄铩皩Σ黄?，我的傳呼來了，（來人了，我要開門）（我兩分鐘后有個會要準備一下）（對不起，我另一個電話進線來了）等。其它電話技巧★如果一個主管并非擔任高級職務，應該自己拔電話，一個年輕的主管，請秘書打電話給在另一間辦公室的年長主管就犯了不敬的錯誤。★一個年輕傲慢的秘書打電話給對方，然后讓他在電話上等候，直到自己的主管來接聽，這會令對方心生不悅?！镞^度盤問是相當無禮的，最令人討厭的問題“他知道這事嗎？”很可能是她的主管先打電話，所以現(xiàn)在才會給他回復電話??！電話銷售心理訓練技巧害怕打電話。新手由于缺乏經(jīng)驗，難免擔心對方反應如何？我這次銷售能否順利？要給自己良好的心理暗示，克服恐懼心理，走向成功。害怕被拒絕。告訴自己，話筒另一端將與我交談的人會通過我的知識和才華而得到利益，主動意識到對方會對我銷售產(chǎn)品感興趣。沒談正題先道歉。許多銷售員在給客戶打電話時總是滿懷歉意，他們幾乎在介紹自己以前就開始道歉。禁不住客戶的嚇唬。贏锝對方信任，要振作精神，控制住談話。電話銷售技巧一覽表（一）準備:銷售員在打電話以前應充分準備以下有關資料：★推銷輔助工具；★價目表；★宣傳小冊子；★市場情報；★競爭對手的虛實。打電話的計劃★決定和誰通話；★通話的目的；★選擇什么開場白；★把要點依次列出；★當客戶持有異議時，應該如何應付；★如何結束談話；★但要在兩分鐘內把要點陳述完畢。自我介紹★表明自己的身份及單位；★查看負責人的身份及其慣用的語言；★接通后，向對方解釋打電話的目的；★請求約見。發(fā)現(xiàn)事實★探聽：為什么、什么事、何處、何時、如何及誰？★找到客戶，并與他懇談生意；★記下有用的信息；★引導談話要旨，并技巧地打探自己需要的信息；★找出客戶問題之所在。電話銷售技巧一覽表（二）向客戶表示已了解他的問題所在★拿別人的成功經(jīng)驗，支持自己的主張；★設法令客戶注意你的方案；★讓客戶相信，你深信自己所說的話。推銷單位（飯店）產(chǎn)品★激發(fā)客戶的購買欲；★推銷產(chǎn)品所能帶來的相關好處；★向客戶解釋你的產(chǎn)品能替他解決問題；★不要和客戶就價錢而喋喋不休；★全心全意推銷飯店產(chǎn)品。消除異議★細聽對方不滿之聲；★解釋你的立場，看對方是否同意；★把對方的不滿先簡述一遍，然后提出問題；★尋求共識。設法做成生意★請求對方預訂；★對方說“不”時，不要喪失斗志；★堅定立場之余保持沉穩(wěn)有禮；★向客戶陳述產(chǎn)品所帶來的好處?？蛻纛A訂后★感謝客戶的照顧；★稱贊他作出明智的選擇；★事后寄他一張感謝卡；★謝謝他給你時間懇談生意；★不要先掛電話。如何做一個平易近人的經(jīng)理人（一）○絕對遵從“有功必賞”的原則，并且在眾人面前表彰有功人員?！鹪谔峒安块T時永遠用“我們”而非“我”來代表。○當部屬受到不公平的指控時，大力為他們辯護，而當部屬確實犯錯時，積極為他們爭取將功贖罪的機會。○絕不會輕率地侵犯其他經(jīng)理的業(yè)務領域?！鹪诖私游锷弦陨碜鲃t，作為部屬們的榜樣。○有效率地主持會議，而且非必要時絕不濫開，注意會議議題，避免浪費時間。○知道如何在工作上激勵員工?！鹪诳赡艿姆秶鷥雀纳茊T工的工作環(huán)境，注意通風、照明、辦公桌椅等?！鹕朴趯懶┲轮x、鼓勵、安慰、提振士氣或道歉等的小字條。○當同事或朋友有難時，主動伸出援手。○制止不當謠言的擴散，并主動予以澄清?！鹪谌魏螆龊戏b打扮都很恰當，不損公司形象。○遵守社交禮儀，迅速回復他人邀約，答應后應準時赴約，并穿著適當服裝。公司形象第一人

接待人員的禮儀哪些行為舉止在辦公期間不宜1．隨便耽擱和拖延顧客或者同事的時間；2．過分好奇地去探視他人案頭的工作，擅自動用他人的電腦。3．不經(jīng)敲門或者他人的允許就擅自進入他人的辦公室。4．在辦公的時候修剪指甲、抹指甲油或者對著鏡子打扮。5．辦公的時候口里嚼著口香糖,顯得不雅觀。6．坐著辦公的時候把鞋子脫掉或把雙腳蹺在桌