工作分析的前提與三個階段

工作分析的前提與三個階段工作分析的前提與三個階段工作分析的前提與三個階段xxx公司工作分析的前提與三個階段文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設(shè)計，管理制度工作分析的前提與三個階段本文來源中人網(wǎng)工作分析是對工作進行整體分析，以便確定每一項工作的7個標準：1、誰來做；2、做什么；3、什么時間做；4、什么地方做；5、怎么做；6、為什么做；7、為誰做。分析的結(jié)果或直接形成工作說明書，它把所分析的職責(zé)、權(quán)限、工作內(nèi)容、工作程序、方法、執(zhí)行標準、任職資格等信息以文字形式記錄下來，以便管理。一、工作分析的前提條件企業(yè)里有關(guān)組織結(jié)構(gòu)已確定，并具有相對穩(wěn)定性；在組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，工作流程及部門責(zé)任已確定；因此，在進行工作分析前，首先要進行組織機構(gòu)調(diào)整和部門責(zé)任和部門職位的確定。二、工作分析的三個階段(一)準備階段1、建立工作小組，并制定工作分析計劃建立工作分析小組。小組成員通常由分析專家構(gòu)成。所謂分析專家，是指具有分析專長，并對組織結(jié)構(gòu)及組織內(nèi)各項工作有明確概念的人員。一旦小組成員確定之后，賦予他們進行分析活動的權(quán)限，以保證分析工作的協(xié)調(diào)和順利進行。如果企業(yè)內(nèi)部沒有工作分析方面的專家，最好從外部聘請有關(guān)專業(yè)人事作為工作小組顧問。工作分析涉及企業(yè)內(nèi)所有部門，只有得到各部門充分重視和支持才能順利完成任務(wù)。所以最好建立由最高領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各部門主要領(lǐng)導(dǎo)參與的領(lǐng)導(dǎo)小組，在領(lǐng)導(dǎo)小組下再設(shè)具體操作的工作小組。工作小組由人力資源部部分成員及各主要部門人員組成。工作分析實施計劃的制定，應(yīng)根據(jù)公司需要、任務(wù)量。2、明確工作分析的總目標、總?cè)蝿?wù)。根據(jù)總目標、總?cè)蝿?wù)，對企業(yè)現(xiàn)狀進行初步了解，掌握各種數(shù)據(jù)和資料。3、明確工作分析的目的。有了明確的目的，才能正確確定分析的范圍、對象和內(nèi)容，規(guī)定分析的方式、方法，并弄清應(yīng)當收集什么資料，到哪兒去收集，用什么方法去收集。4、明確分析對象。為保證分析結(jié)果的正確性，應(yīng)該選擇有代表性、典型性的工作。5、建立良好的工作關(guān)系。為了搞好工作分析，還應(yīng)做好員工的心理準備工作，建立起友好的合作關(guān)系。(二)調(diào)查階段分析人員應(yīng)制定工作分析的時間計劃進度表，以保證這項工作能夠按部就班的進行調(diào)查。同時搜集有關(guān)職位的相關(guān)信息。這一階段包括以下幾項內(nèi)容：1、選擇信息來源。信息主要來源于：工作執(zhí)行者本人、管理監(jiān)督者、顧客、分析專家、職業(yè)名稱辭典以及以往的分析資料。2、選擇收集信息的方法和系統(tǒng)。信息收集的方法和分析信息適用的系統(tǒng)由工作分析人員根據(jù)企業(yè)的實際需要靈活運用。3、調(diào)查方法及工具目前企業(yè)采納最多的是：將問卷調(diào)查法和訪談法結(jié)合起來使用。這主要是因為這兩種方法實施程序較簡單，并可在短期內(nèi)得到所需信息。調(diào)查問卷的選擇和修改問卷調(diào)查法在西方發(fā)達國家已發(fā)展成為一套完備的系統(tǒng)。問卷調(diào)查內(nèi)容主要有：1.本職位設(shè)置的目的是什么2.按順序列舉說明本職位的工作責(zé)任及其重要性。每日必做的以及完成此任務(wù)花費時間的百分比。一定時期必做的工作以及完成該任務(wù)的時間百分比。偶爾要做的工作以及完成該任務(wù)的時間百分比。3.對于本職的工作來說，哪些教育或知識是必須的4.本職位要求任職者具備哪些經(jīng)驗?zāi)男┙?jīng)驗是必須的如：需要3－5年的相關(guān)工作期或在職培訓(xùn)期等。5.任職者負擔(dān)的管理職責(zé)有哪些每項工作所花費時間的百分比是多少6.本職位的工作者有哪些聯(lián)系在描述這些聯(lián)系時，要考慮這些聯(lián)系是怎樣建立的在部門內(nèi)部還是部門外部聯(lián)系次數(shù)是否頻繁聯(lián)系中包括信息搜集判斷，還是僅僅作為一種服務(wù)形式哪些聯(lián)系對部門有用7.本職位需要接受哪些監(jiān)督和管理接受的程度如何如在職者的工作簡單重復(fù)進行，工作處于明確、具體的指導(dǎo)下；任職者可以自主地確定工作目標，績效標準只需與他人協(xié)商即可，不需征得上級同意。8.任職者獨立決策的權(quán)限與范圍有多大他作出的決定是否要他人審核如果要，那么由誰審核9.最容易犯的錯誤有哪些10.任職者是否要對一些數(shù)據(jù)加以保密11.描述工作順利進行時必需的生理條件，物理條件。12.心理方面要求13.所使用的機器或設(shè)備。14.補充說明。4、工作分析小組操作程序的培訓(xùn)由專家對工作分析的特點進行講解；引導(dǎo)和控制進行統(tǒng)一規(guī)定；并對有疑義的地方進行討論。問卷調(diào)查方法一定要讓受調(diào)查者明確調(diào)查目的，讓他們放心地反映真實情況；避免對受調(diào)查者施加壓力。在填寫問卷前要與受調(diào)查者建立良好合作關(guān)系，以獲得他們的支持。這要求主持人熱情、耐心、細致地回答和解釋受測者所提出的問題。由于問卷較長，受調(diào)查者在填寫過程中會出現(xiàn)煩躁情緒，容身影響認真作答。訪談分為三類：對每個員工進行個人訪談；對做同種工作的員工群體進行訪談；對完全了解被分析工作的主管人員進行訪談。(三)分析階段工作分析就是審查、分析企業(yè)某個工作有關(guān)的信息的過程。也就是說，該階段包括信息的整理、審查、分析三個相關(guān)活動，是整個工作分析過程的主要部分。1、工作名稱，該名稱必須明確，使人看到工作名稱，就可以大致了解工作內(nèi)容。2、編制，同一工作所聘用工作人員的數(shù)目和性別，應(yīng)予以記錄。3、部門，是顯示工作所在的單位及其上下左右的關(guān)系，也就是說明工作的組織位置。4、職責(zé)，就是這項工作的權(quán)限和責(zé)任有多大。5、知識技能，是為圓滿完成某項工作，工作人員應(yīng)具備的實際知識。這種知識應(yīng)包括任用后為執(zhí)行其工作任務(wù)所需獲得的知識，以及任用前已具備的知識。6、素質(zhì)要求，智力要求指在執(zhí)行過程中所需運用的智力，包括判斷、決策、警覺、主動、積極、反應(yīng)、適應(yīng)等。7、職務(wù)說明書的編寫（1）小組對問卷和訪談結(jié)果進行總體統(tǒng)計、審核、評估，針對同一職位但回答差異很大的項目進行商議，以取得統(tǒng)一意見。（2）由工作小組全體成員討論制定職務(wù)說明書的編寫規(guī)范。如按行政和業(yè)務(wù)分類展開工作職責(zé)和內(nèi)容；（3）職務(wù)說明書的編寫最好在一個固定的辦公地點由小組成員統(tǒng)一進行，以便于及時溝通。（4）每個成員側(cè)重編寫本部門或個人最為熟悉的職務(wù)說明書；一個部門完成后再進行下一個部門。（5）定期、定時進行全組成員溝通，以便及時糾正偏差。（6）每個成員在編寫過程中要及時與相應(yīng)部門主管及相應(yīng)職位工作執(zhí)行人進行溝通，使職務(wù)說明書盡可能與職位的實際情況。（7）調(diào)查完一個部門之后，職務(wù)說明書的編寫便可開始；同時再對另一個部門展開調(diào)查。三、總結(jié)與修改工作小組對完成的職務(wù)說明書進行審核、