企業(yè)檔案管理系統(tǒng)操作指導(dǎo)

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)操作指導(dǎo)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)操作指導(dǎo)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)操作指導(dǎo)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)操作指導(dǎo)編制僅供參考審核批準(zhǔn)生效日期地址：電話：傳真:郵編:企業(yè)檔案管理系統(tǒng)操作指導(dǎo)量子偉業(yè)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)根據(jù)電子檔案管理及利用的特點，提供了建庫、數(shù)據(jù)錄入、文檔掃描、立卷歸檔、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、檔案統(tǒng)計、檔案編研、檔案銷毀、檔案損壞、檔案丟失找回、年報管理、庫房實體管理、報表輸出、光盤制作、查閱、借閱以及網(wǎng)絡(luò)化瀏覽、下載、打印等完整、強大的功能。根據(jù)檔案管理的分工不同，在邏輯上分為信息采集、業(yè)務(wù)管理、信息利用、系統(tǒng)設(shè)置、安全防護五個部分：其中“信息采集”、“業(yè)務(wù)管理”及“信息利用”三個部分包括了用戶日常檔案管理的主要內(nèi)容，實現(xiàn)了檔案信息的收集、整理、管理、利用的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。系統(tǒng)設(shè)置和安全防護是整個檔案管理系統(tǒng)安全、高效運行的基礎(chǔ)。用戶在系統(tǒng)設(shè)置部分，利用系統(tǒng)提供的模板定制技術(shù)來定制本單位的檔案管理體系。系統(tǒng)的安全防護主要提供對用戶訪問系統(tǒng)權(quán)限的嚴(yán)密管理以及對電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲管理。系統(tǒng)強大的定制功能使得量子偉業(yè)企業(yè)可以滿足不同行業(yè)、不同規(guī)模的企（事）業(yè)單位的不同應(yīng)用。并且由于設(shè)計的靈活性，可以讓用戶自己量身定制，使其更加符合用戶自身的需求。一、信息采集數(shù)據(jù)收集部分包含建庫、接口引入、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、立卷歸檔等功能。實現(xiàn)不同來源的各類檔案的數(shù)據(jù)收集錄入工作，是整個系統(tǒng)檔案電子化的入口。現(xiàn)行文件信息可以通過與OA、MIS、ERP、PDM等系統(tǒng)建立接口程序，自動采集到預(yù)歸檔庫并網(wǎng)上歸檔；實體紙質(zhì)檔案、照片檔案以及音像檔案可以通過掃描、非線性編輯等手段采集到檔案庫里；以前的歷史數(shù)據(jù)可以通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換引入到檔案系統(tǒng)里來。1.建立預(yù)歸檔數(shù)據(jù)庫預(yù)歸檔數(shù)據(jù)庫主要用于錄入和管理文件狀態(tài)的信息，這包括需要預(yù)歸檔的文件、無須歸檔的資料，文件信息來源的多樣性決定了數(shù)據(jù)庫的管理層次及管理結(jié)構(gòu)要能夠靈活的對這種情況靈活適應(yīng)，系統(tǒng)在建庫時提供三個層次的節(jié)點管理：（1）分類結(jié)點類似于Windows操作系統(tǒng)里的文件夾，并可以建立下一層分類，系統(tǒng)最多可以支持64層的深度擴展，分類結(jié)點主要用來顯示并管理“目錄樹”，并不用于管理具體的數(shù)據(jù)。（2）模板結(jié)點用于表示一個管理的類型，模板里將包括該管理類型的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、錄入字段、界面、報表格式、排序設(shè)置、網(wǎng)頁發(fā)布字段等具體管理細(xì)則。（3）數(shù)據(jù)結(jié)點用于建立管理具體數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，可以按照年度、分類、項目等任意角度建庫，在此庫里錄入、存儲、管理、利用數(shù)據(jù)。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫檔案檔數(shù)據(jù)庫主要用于錄入和管理檔案信息，包括文書、科技、財務(wù)、照片、音像、實物、專業(yè)、特殊載體以后任意其它用戶需要管理的檔案類型，檔案數(shù)據(jù)庫的建立和預(yù)歸檔數(shù)據(jù)庫的建立基本相似。具體的數(shù)據(jù)結(jié)點支持項目級、案卷級、文件級以及件盒級管理方式。3.數(shù)據(jù)錄入（1）目錄著錄項目、案卷、卷內(nèi)目錄關(guān)聯(lián)用戶逐級按照項目、案卷、卷內(nèi)目錄錄入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)項目下的案卷、案卷自動關(guān)聯(lián)其下的卷內(nèi)目錄?？梢愿鶕?jù)檔案模板的設(shè)置，將上級目錄的相同信息自動攜帶到下一級目錄，系統(tǒng)自動計算整個項目和案卷的起止日期，對文件件數(shù)、總頁數(shù)進行自動記數(shù)，在增加、刪除、插入記錄時自動調(diào)整。指定記錄追加攜帶使用此功能，可在增加記錄時將指定記錄的內(nèi)容自動復(fù)制，在此基礎(chǔ)上局部修改。插、刪卷狀態(tài)錄入模式系統(tǒng)支持插、刪卷模式，在此模式下，在插入、刪除案卷時，系統(tǒng)自動調(diào)整案卷號。字段代碼維護可將常用的有規(guī)律的錄入字段設(shè)置相應(yīng)代碼，錄入時自動產(chǎn)生下拉菜單，選擇錄入。信息自動生成可在系統(tǒng)中設(shè)置檔號的組成規(guī)則以及主題詞庫，在著錄時系統(tǒng)自動生成檔號、主題詞可以通過分析主題詞庫實現(xiàn)自動標(biāo)引。自動查重系統(tǒng)提供自動查重功能，出現(xiàn)重復(fù)信息，系統(tǒng)自動提示。批量修改、批量刪除系統(tǒng)可對用戶選擇的一批數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一操作，包括批量修改內(nèi)容、批量加前綴、批量加后綴、批量刪除數(shù)據(jù)。（2）文件掃描（3）電子文件掛接單個記錄文件上傳將記錄對應(yīng)的文件自動上傳到服務(wù)器，并且與目錄做好對應(yīng)。批量掛接根據(jù)文件命名規(guī)則，批量將一批文件上傳到服務(wù)器，并且批量與目錄做好對應(yīng)。4.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換（1）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入將外部的數(shù)據(jù)按一定規(guī)則轉(zhuǎn)入到當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)中來。本系統(tǒng)所提供的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能可支持多種數(shù)據(jù)庫，可以把不同檔案整理形成的數(shù)據(jù)（檔案信息）轉(zhuǎn)換到當(dāng)前的系統(tǒng)，同時也為用戶提供了一個通用的轉(zhuǎn)換接口，可以在不同數(shù)據(jù)庫之間進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。（2）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)按一定規(guī)則轉(zhuǎn)出去，轉(zhuǎn)出的數(shù)據(jù)格式為國家檔案局規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式。5.立卷歸檔立卷歸檔是文件與檔案的接口，是實現(xiàn)文件與檔案一體化管理的主要環(huán)節(jié)。利用此模塊可將文件信息按照用戶定義的立卷規(guī)則，自動轉(zhuǎn)化為檔案信息，同時自動生成檔案所需的檔號、案卷號、卷內(nèi)順序號、盒號、件號等相關(guān)信息。根據(jù)用戶立卷歸檔的分工不同可以選擇部門立卷或者檔案室集中立卷；根據(jù)編目規(guī)則的不同，還可以選擇組卷模式和一事一件方式。（1）立卷選項設(shè)置在此模塊中選擇立卷的方式，如：是部門立卷還是檔案室集中立卷，是組卷模式還是一事一件管理模式；并且可以設(shè)置文件庫與檔案庫的字段對應(yīng)關(guān)系，可以實現(xiàn)異構(gòu)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。（2）立卷歸檔文件價值自動鑒定結(jié)合用戶保管期限分類表中確定的歸檔范圍，系統(tǒng)可以智能對歸檔文件進行鑒定，批量自動生成分類號、保管期限等重要歸檔信息。整理編目在立卷歸檔過程中，用戶可以按問題、機構(gòu)、保管期限等角度進行歸類生成臨時庫，在臨時庫中可以進行人工干預(yù)，將不需要歸檔的信息移除，并可進行手工的調(diào)整，如案卷號、卷內(nèi)順序號、盒號、件號等信息。經(jīng)用戶調(diào)整后可以將臨時庫正式移到檔案正式庫里，在正式庫里也可對歸檔信息進行再調(diào)整。經(jīng)過立卷歸檔，檔案的絕大部分信息都已自動生成，包括檔案所需的各個流水號、檔號以及其它可以自動生成的信息。二、業(yè)務(wù)管理此部分量子偉業(yè)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，檔案管理的各項主要業(yè)務(wù)均在于此。用戶可以在電子檔案數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)上進行報表輸出、查、借閱管理、檔案統(tǒng)計、年報管理、檔案銷毀、檔案丟失找回、庫房實體管理等電子化、網(wǎng)絡(luò)化業(yè)務(wù)管理。1.報表輸出檔案管理工作中需要輸出大量的報表，如案卷目錄、卷內(nèi)目錄，對于改革后的文書檔案立卷還需要輸出歸檔文件目錄等，打印管理模塊可完成檔案工作中所需的固定報表的打印輸出，可打印出符合國家檔案標(biāo)準(zhǔn)的各種美觀的報表；系統(tǒng)還提供了強大的報表設(shè)計功能，來滿足用戶設(shè)計新報表或修改已有報表的需求，檔案人員再也不需要對各種目錄進行手寫錄入或用字處理軟件（word、WPS等）來進行報表的打印輸出。報表的操作非常簡單，操作模式與EXCEL相似，會用EXCEL，就可以自如的操作本模塊。報表打印系統(tǒng)提供了五十多種各種檔案的常用報表模板，如案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、案卷封面、卷內(nèi)備考表、分類目錄、總目錄及全引目錄等。系統(tǒng)可通過設(shè)置各種打印條件，輸出滿足用戶要求的各種報表。用戶可以自已控制分頁輸出的數(shù)據(jù)，只需在系統(tǒng)里設(shè)置分頁打印字段，即可根據(jù)設(shè)置自動過濾輸出數(shù)據(jù)，并在打印時自動分頁，實現(xiàn)同一報表樣式不同角度輸出。如卷內(nèi)目錄按保管期限或按機構(gòu)輸出等。報表維護系統(tǒng)自帶五十多種報表模板，完全符合國家檔案局的要求，但用戶也可根據(jù)自己行業(yè)的特點，對已有的報表進行修改，或增加自己需要的新的報表，以滿足日常工作的需要。用戶可以進行報表的格式修改，如修改字體、大小、線條的位置等。2.查、借閱管理查、借閱管理功能分為實體檔案的查、借閱管理和電子檔案的檢索統(tǒng)計兩部分。主要功能包括：查、借閱登記、實體歸還、續(xù)借、催還管理、查、借閱統(tǒng)計、檢索利用統(tǒng)計。查、借閱登記檔案管理員在此檢索到提供查、借閱的檔案，用戶一次可以借多份案卷或文件，如果在庫則記錄查、借閱日期、借閱人、批準(zhǔn)人、利用目的等信息。實體歸還管理對借出實體檔案的歸還進行登記，同時記錄好利用效果等信息。續(xù)借管理如果借出的檔案需要繼續(xù)利用，如果逾期無法歸還，需要再辦理續(xù)借手續(xù)并由檔案管理員在系統(tǒng)里進行登記。催還管理系統(tǒng)可以自動統(tǒng)計逾期仍然未按時歸還的記錄，系統(tǒng)可以自動出催還單給借閱人。統(tǒng)計①查、借閱統(tǒng)計系統(tǒng)對紙介質(zhì)檔案的借閱提供了大量的統(tǒng)計方式，并可隨時打印統(tǒng)計結(jié)果。按時間查詢：統(tǒng)計并打印在某一時間段內(nèi)被借閱的所有檔案及其詳細(xì)信息。按檔案查詢：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)某個檔案被借閱的情況(包括借閱次數(shù),借閱人,借閱時間,歸還日期,檔案類型等)。借閱頻率查詢：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)被借閱的所有檔案各自的累計次數(shù),這樣可以評測檔案利用價值的高低。按操作者查詢：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)借閱管理員的操作次數(shù)及其操作對象，該功能可用于統(tǒng)計檔案管理人員的工作量。②檢索統(tǒng)計用于統(tǒng)計和監(jiān)控用戶通過網(wǎng)絡(luò)對電子檔案的訪問和利用情況?？梢詫n號、提名、瀏覽/拷貝次數(shù)和時間列表統(tǒng)計。并可對網(wǎng)上用戶對電子檔案的瀏覽情況和拷貝情況分別進行統(tǒng)計，統(tǒng)計方式如下：按檢索人統(tǒng)計：可以統(tǒng)計并打印某一用戶在某一時間段內(nèi)對檔案文件瀏覽或拷貝的次數(shù)及其詳細(xì)信息按時間統(tǒng)計：可以統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)所有檔案用戶對檔案文件瀏覽或拷貝的情況按文件統(tǒng)計：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)指定檔案文件被瀏覽、拷貝下載的次數(shù)及其詳細(xì)信息瀏覽/拷貝頻率統(tǒng)計：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)被瀏覽或拷貝下載的所有檔案文件各自的累計次數(shù),以此可以評測檔案利用價值的高低。③預(yù)約管理用于處理用戶在網(wǎng)上預(yù)約的檔案，為用戶辦理借閱手續(xù)。所有用戶在網(wǎng)上通過訪問檔案網(wǎng)站和使用檢索查詢系統(tǒng)借閱預(yù)約的信息都能顯示出來，由檔案管理人員進行辦理，等待用戶提取。3.檔案統(tǒng)計系統(tǒng)能自動對系統(tǒng)內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，可根據(jù)用戶定制的統(tǒng)計方案形成各種統(tǒng)計圖表，如直方圖、餅圖、柱狀圖等,并可以將統(tǒng)計信息轉(zhuǎn)出或發(fā)布?？梢酝耆娲酝蓹n案人員手工進行的統(tǒng)計工作。4.年報管理系統(tǒng)提供了較完善的年報錄入、管理等功能，所形成的年報報表完全符合國家標(biāo)準(zhǔn)。部分信息可以通過系統(tǒng)自動提取，數(shù)據(jù)校驗后可形成上報盤上報給上級主管單位或上交當(dāng)?shù)貦n案館，同時可接受下級單位上報來的數(shù)據(jù),并可對報上來的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)匯總。5.檔案保管在此模塊中，主要對對檔案的實體保管進行管理，包括檔案的鑒定銷毀、檔案的損壞、丟失、找回進行登記。定義檔案保管模板本功能類似于定義檔案模板，即用戶可以自定義銷毀庫、損壞庫及丟失找回庫等檔案保管庫的庫結(jié)構(gòu)，并且可以由用戶建立年度檔案保管庫，即檔案保管庫數(shù)據(jù)按照年度嚴(yán)格分開。檔案銷毀管理在此模塊中，可根據(jù)用戶所列條件，查詢到期應(yīng)銷毀的檔案，系統(tǒng)可自動輸出銷毀清冊，經(jīng)過審批后，可對實體進行銷毀，同時系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)做同步更新。另外還可以對達(dá)到降密、解密要求的檔案自動出清冊，經(jīng)過審批后，將密級調(diào)整后對外利用。檔案損壞管理本模塊可進行檔案損壞登記，在檔案損壞的錄入過程中，檔號無需錄入，單擊檔號字段即可進行選擇，同時可打印檔案損壞登記表。檔案丟失找回管理本模塊可進行檔案丟失登記，在檔案丟失找回的錄入過程中，檔號無需錄入，單擊檔號字段即可進行選擇，同時可打印檔案丟失找回登記表。6.庫房實體管理庫房實體管理主要是做到實體的存放與檔案系統(tǒng)里的實體存放記錄做到一致，以便于圖形化顯示檔案外借、損壞、修裱、丟失、館展、掃描等狀態(tài)，并且可以圖形化顯示庫存的庫存及實體排放情況。庫房樹維護利用此功能可以將本單位的檔案庫房以及庫房排架等多層存放位置做設(shè)置，為檔案實體存放圖形化做好基礎(chǔ)工作。庫房實體管理在檔案著錄里將對應(yīng)檔案實體存放位置錄入完畢后，即可在此模塊直接依次點擊庫房、排架等存儲單元就可以直接查到檔案實體記錄，從而實現(xiàn)檔案的圖形化管理。三、信息利用建立電子檔案管理系統(tǒng)的主要目的是希望通過系統(tǒng)管理主動、方便、快速的對單位內(nèi)部提供利用。系統(tǒng)提供強大的檔案編研、光盤制作、WEB查詢功能，配合數(shù)據(jù)庫檢索、內(nèi)容檢索、流媒體技術(shù)，可以大大方便檔案利用的程度及效率。1.檔案編研檔案本身是一個個孤立的數(shù)據(jù)或信息，檔案管理重點是以歸檔文件的有序化和結(jié)構(gòu)化為目的，服務(wù)方式是被動的數(shù)據(jù)查詢，提供員工工作查考。檔案編研就是以檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，根據(jù)需要，利用提煉、類聚、相關(guān)等方法，進行數(shù)據(jù)二次整合，借助信息技術(shù)（主要是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)），主動提供某一專一領(lǐng)域的專題檔案，實現(xiàn)檔案信息的共享與增值。定義專題庫及分類用戶根據(jù)需要制定專題及分類模板，設(shè)置數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源自動采集對應(yīng)關(guān)系以及相應(yīng)的管理模式，為下一步編研整理和利用建好框架。編研整理結(jié)合全文檢索、OCR技術(shù)，從文件、檔案庫、借閱、查閱信息、網(wǎng)頁日志中選取數(shù)據(jù)，自動形成專題目錄庫，并把目錄對應(yīng)的電子文件自動組合成word或txt格式的文檔，由用戶編輯后形成完整的專題庫，如大事記、組織沿革、信用檔案、制度匯編等。并可將專題庫發(fā)布供全體員工利用。2.光盤制作在此模塊中，系統(tǒng)提供了將檔案掃描的原件及其對應(yīng)的錄入信息從數(shù)據(jù)庫中刻錄到光盤上的功能，可以制作出符合國家標(biāo)準(zhǔn)的通用電子光盤檔案，利用廉價的光盤永久保存檔案的原件信息，增加了數(shù)據(jù)的安全性。制作成的光盤可脫離檔案系統(tǒng)進行檢索或瀏覽原文。3.數(shù)據(jù)檢索模糊檢索無須指定任何條件，只需輸入想要檢索的字符，系統(tǒng)會自動在選定的數(shù)據(jù)庫里進行漫游式檢索，并將結(jié)果返回給用戶，用戶無需知道檢索的內(nèi)容在那個字段里，并且系統(tǒng)支持在上一次檢索的范圍里再次檢索，以縮小范圍，增加查詢的準(zhǔn)確率。分類檢索 分類檢索的基礎(chǔ)在于用戶定義的檔案分類表，系統(tǒng)可以通過查詢分類表，自動將該類下的所有信息檢索出來。綜合檢索使用戶能夠根據(jù)項目、案卷和文件信息中的所有字段進行各種條件的組合，形成條件表達(dá)式進行檢索?？珙悪z索如果當(dāng)用戶不知道要檢索的檔案數(shù)據(jù)是哪一個年度的檔案，甚至不知道屬于哪一種檔案類型的檔案數(shù)據(jù)，這樣用戶可以通過跨類檢索實現(xiàn)。用戶可以在多個全宗之間、多個檔案類型之間、或者多個檔案庫之間選擇多個節(jié)點。然后輸入要檢索的關(guān)鍵字，即可檢索出所需要的檔案數(shù)據(jù)。全文檢索（見選配功能）可以對文件內(nèi)容進行檢索。查詢系統(tǒng)提供完全基于WEB的查詢系統(tǒng)，作為本單位檔案信息的發(fā)布、查詢和下載利用的平臺,該查詢系統(tǒng)既可獨立使用，也可嵌入用戶單位主頁或其它應(yīng)用系統(tǒng)（OA、PDM、ERP、MIS等）。信息發(fā)布檔案管理員可將檔案管理系統(tǒng)中的文件、檔案以及通過編研形成的專題數(shù)據(jù)庫發(fā)布，所用用戶在經(jīng)授權(quán)后可以登錄系統(tǒng)進行利用。查詢、瀏覽、下載用戶可以通過登錄查詢系統(tǒng)，利用模糊檢索、分類檢索、綜合檢索、跨庫檢索快速查找到所需的信息資源進行瀏覽，在權(quán)限控制的范圍內(nèi)瀏覽目錄、瀏覽電子文件內(nèi)容、打印電子文件、下載電子文件等功能。預(yù)約及申請用戶可以通過查詢系統(tǒng)查找到所需利用的信息，如果希望查、借閱實體檔案，則可以直接在查詢系統(tǒng)里填寫查、借閱預(yù)約單，批準(zhǔn)后可以到檔案室查、借閱實體；如果無權(quán)限瀏覽信息，也可以在查詢系統(tǒng)里填寫申請單，經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理員對其開放相應(yīng)權(quán)限。電子檔案網(wǎng)站(見選配功能)建立起專業(yè)的檔案部門級網(wǎng)站,集綜合信息維護、發(fā)布及查詢利用為一體。5.流媒體服務(wù)實現(xiàn)對音頻、視頻等流媒體檔案的網(wǎng)絡(luò)在線點播。四、系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置模塊是本系統(tǒng)的核心模塊之一，用于實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的部分個性化定制工作，使該系統(tǒng)符合用戶的管理需要與特點，使之成為用戶檔案管理的平臺。1.管理模板設(shè)置管理模板設(shè)置是系統(tǒng)的核心設(shè)置部分，系統(tǒng)提供了廣闊的平臺，用戶可以根據(jù)自身的需求定義各個管理模板。2.輔助設(shè)置全宗定義可定義本單位的全宗號及全宗名稱。修改口令設(shè)置超級用戶或系統(tǒng)管理人員登陸口令，以確保系統(tǒng)的安全性。機構(gòu)設(shè)置用來設(shè)置本單位機構(gòu)、處室或部門，為權(quán)限控制及立卷提供基礎(chǔ)。主題詞庫維護可對主題詞庫進行增、刪、改等操作，實現(xiàn)在檔案著錄時主題詞的自動標(biāo)引。原文服務(wù)器設(shè)置用來設(shè)置原文服務(wù)器的相關(guān)信息，如：服務(wù)器名、FTP路徑、FTP用戶名、FTP密碼等。分類庫維護各行各業(yè)的檔案分類方法有可能不一樣，系統(tǒng)允許用戶按各自行業(yè)的特點進行分類庫的定制，使系統(tǒng)中所用的分類方法符合用戶的要求，為用戶進行分類號的快捷錄入及分類查詢打下基礎(chǔ)。五、安全設(shè)計1.權(quán)限控制角色、組、用戶首先分析使用系統(tǒng)用戶的種類，即角色；根據(jù)機構(gòu)或角色將全部用戶分成若干組，可以是同一角色，也可以是同一機構(gòu)或其它的分組方案；每一個訪問系統(tǒng)的人員是一個用戶，須隸屬于一個組和角色。角色、組、用戶管理可以大大提高權(quán)限管理的效率,系統(tǒng)只需對角色賦權(quán)，即可將權(quán)限整體賦予一個組和組里的所用用戶，并可以集體更新權(quán)限。功能權(quán)限控制針對每一個角色、組、用戶，根據(jù)應(yīng)用范圍的不同，設(shè)置能夠使用的系統(tǒng)功能，未設(shè)置的功能將對該角色、組、用戶不開放。數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置每一個角色、組、用戶對不同數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限。如能訪問，還可以控制記錄的訪問范圍，包括能否進行目錄瀏覽、原文瀏覽、原文下載、原文打印等分級控制。權(quán)限有效期限控制可以根據(jù)訪問用戶的不同，設(shè)定能否永久訪問，如果臨時訪問，還可以設(shè)置訪問的有效時間，過期系統(tǒng)自動取消權(quán)限。2.數(shù)據(jù)加密為充分保證數(shù)據(jù)的安全性，防止非法用戶通過網(wǎng)絡(luò)獲取電子檔案信息，量子偉業(yè)企業(yè)綜合檔案管理系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)加密技術(shù)。該加密技術(shù)可選擇對歸檔的電子文件進行加密，加密后的電子文件只能通過軟件的正常信息服務(wù)進行瀏覽和下載利用，以達(dá)到信息安全的目的。即使通過網(wǎng)絡(luò)非法手段即使獲取電子檔案文件，由于無法解密，仍然無法打開瀏覽、使用。3.數(shù)據(jù)備份電子資源是檔案管理系統(tǒng)最重要的數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)庫、各類系統(tǒng)設(shè)置信息都可以通過數(shù)據(jù)備份功能進行完整的數(shù)據(jù)備份。該備份可以由系統(tǒng)自動周期性進行，也可以由用戶手動實現(xiàn)。在系統(tǒng)崩潰時可能直接恢復(fù)備份數(shù)據(jù)庫，以避免或減少系統(tǒng)災(zāi)難所造成的損失。4.回收站由于用戶的錯誤操作，有可能造成用戶數(shù)據(jù)的丟失。為避免或減少這程情況所造成的損失，系統(tǒng)提供了類似Windows操作系統(tǒng)的回收站功能，允許用戶在刪除數(shù)據(jù)時，選擇放入回收站。用戶可以在回收站里還原刪除的數(shù)據(jù)或經(jīng)檢驗后徹底刪除數(shù)據(jù)。5.日志管理系統(tǒng)日志管理忠實記錄下用戶登錄軟件后所進行的操作，如用戶登錄、退出系統(tǒng)的時間、用戶進出軟件中主要功能模塊的時間、用戶對數(shù)據(jù)的操作