印章管理制度(格式規(guī)范)

印章管理制度第一章總則第1條目的為加強印章管理，保證印章使用的正確性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，有效維護公司利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，特制定本制度。第2條印章定義本制度中所指印章是在公司發(fā)布或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，需以公司或相關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。第3條印章種類1、法人章（行政公章）：按法定程序經(jīng)工商行政管理部門注冊登記后，在所在地公安部門登記備案，對外具有法人效用的公司正式印章。2、業(yè)務(wù)專用章：代表和行使某項專業(yè)內(nèi)容和權(quán)力的印章，包括合同、財務(wù)、檢驗、項目、采購、發(fā)貨、計量、招標(biāo)等業(yè)務(wù)專用章。3、法定代表人章：刻有公司董事長（或執(zhí)行董事）名字具有法定代表人效用的專用章。4、部門章：刻有部門名稱，具備對外效力的印章。第二章印章管理第4條控股及各產(chǎn)業(yè)公司法人章由總裁辦公室統(tǒng)一管理?？偛棉k公室負(fù)責(zé)日常各類印章監(jiān)督、管理。第5條合同專用章由各公司合同管理員保管。第6條XX工業(yè)園內(nèi)各公司財務(wù)印鑒由結(jié)算科長或其指定專人保管。各公司財務(wù)專用章與法定代表人章分開保管，不得一人保管支付款項所需的全部印章。駐外公司財務(wù)印鑒由財務(wù)部門保管。財務(wù)人員個人印章自行保管。第7條部門章由部門指定專人負(fù)責(zé)管理，并報總裁辦公室備案。第8條業(yè)務(wù)專用章由各業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)管理，并報總裁辦公室備案。第9條印章保管必須具備安全場所和措施；要注意保養(yǎng)，防止磕碰、損壞，及時清潔；印章使用后要及時收存、妥善保管。第10條印章如有丟失或被盜，印章管理員須在一小時內(nèi)向總經(jīng)理及總裁辦公室報告并形成書面材料?？偛棉k公室立即辦理報失備案手續(xù)和依法公告注銷手續(xù)。第11條印章交接須在部門負(fù)責(zé)人的監(jiān)管下履行印章交接手續(xù)，并填寫《印章交接登記表》（見附件1），并于2日內(nèi)將相關(guān)交接資料報總裁辦公室備案。第12條各產(chǎn)業(yè)公司及控股各部門每月對印章使用情況進行自查，總裁辦公室將對印章使用情況不定期進行抽查。第三章印章維護第13條印章刻制1、新公司成立、公司名稱變更需刻制新印章，須由申請部門填寫《刻制印章申請表》（見附件2），由董事長辦公室辦理注冊登記及刻章介紹信，將公安局開具的刻章介紹信交于總裁辦公室，由總裁辦公室負(fù)責(zé)印章刻制。2、新增印章，須填寫《刻制印章申請表》（見附件2），經(jīng)總經(jīng)理/總裁批準(zhǔn)，報總裁辦公室審核、備案，由總裁辦公室統(tǒng)一刻制，其他部門不得擅自刻制印章（刻制印章材料：營業(yè)執(zhí)照副本原件及法定代表人身份證復(fù)印件）。第14條印章廢止1、印章廢止需由印章保管部門申請（見附件3），經(jīng)產(chǎn)業(yè)公司總經(jīng)理/總裁批準(zhǔn)后，交至總裁辦公室統(tǒng)一處理。2、各產(chǎn)業(yè)公司、控股各部門不得擅自廢止印章。第四章印章使用第15條啟用的印章要在印章登記卡上進行登記、留樣，建立印鑒檔案。新公司成立，公章、財務(wù)章以公司紅頭文件形式公示。第16條印章使用1、用印申請單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行網(wǎng)上用印審批流程，所有用印材料必須與附件保持一致，否則不予用印。2、流程審批完成后需三個工作日內(nèi)用印完畢，否則予以作廢，重新發(fā)起流程。3、印章管理員認(rèn)真審核用印申請單，明確用印內(nèi)容和目的，確認(rèn)用印手續(xù)和流程嚴(yán)格按照用印申請單用印。用印人員須在用印登記表（見附件4）上登記。第17條印章借用1、借印申請單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行網(wǎng)上審批流程，借印申請單上填寫詳細信息，填寫不規(guī)范者，不予借印。借印人員須填寫《外出用印登記表》（見附件5）和《借印登記表》（見附件6）。2、借印部門須提前1個工作日向印章保管部門提出借印申請，未在規(guī)定時間內(nèi)提出申請者，不予借印，印章使用完成后須立即歸還。3、外出用印須兩人辦理，印章借出時，監(jiān)印人負(fù)責(zé)對所有用印資料的監(jiān)督。借印人必須簽訂承諾書（見附件7），保證所用印材料與流程審批業(yè)務(wù)一致。第一節(jié)法人章的使用第18條法人章適用范圍1、以公司名義發(fā)布的各類文件、對外函件、證明及介紹信；2、對公司經(jīng)營有重大關(guān)聯(lián)、涉及政策性問題，與政府機關(guān)、銀行證券等機構(gòu)簽訂的需加蓋法人章的文件，例如：投資、借款、擔(dān)保等文件；3、辦理項目申報、產(chǎn)品報關(guān)、車輛登記等業(yè)務(wù)，需提供公司資質(zhì)并加蓋法人章的資料；4、其它需加蓋法人章的材料。第19條審批流程除已簽發(fā)的公文外，使用法人章須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)：1、各部門因業(yè)務(wù)需要使用（或借出）本公司印章的，依次須由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)/副總裁、總經(jīng)理/總裁審核批準(zhǔn)。2、跨公司使用（或借出）印章，即A公司部門使用（或借出）B公司印章的，須由A公司部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理及B公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。3、控股金融市場部金融類業(yè)務(wù)授權(quán)控股財務(wù)總監(jiān)審核批準(zhǔn)。4、其它事項用章審批流程，包括但不僅限于以下方面：（1）對于車輛登記、保險手續(xù)等，由指定的專人發(fā)起協(xié)同，知會印章管理員即可用印。（2）收入證明、在職證明、五險一金證明、個人擔(dān)保證明（本人住房公積金擔(dān)保，個人簽字并攜帶一卡通用?。㈦x職材料、保險轉(zhuǎn)移函、生育保險、轉(zhuǎn)院手續(xù)、戶籍證明、檔案轉(zhuǎn)移，加蓋人力資源部章。若公司無人力資源部章，由各公司人力資源部專人發(fā)起協(xié)同至控股總裁辦印章管理員處，加蓋公章。（3）勞動合同、就業(yè)登記表、失業(yè)登記表、住房公積金貸款，由各公司人力資源部專人發(fā)起協(xié)同至控股總裁辦印章管理員處，加蓋公章。第二節(jié)合同專用章的使用第20條適用范圍公司對外發(fā)生經(jīng)濟往來需簽訂書面合同、協(xié)議時，須加蓋合同專用章。第21條審批權(quán)限合同專用章的使用必須嚴(yán)格執(zhí)行《合同管理制度》，依據(jù)《合同管理制度》規(guī)定，經(jīng)合同審批流程審批完成后方可用印。如：與政府機關(guān)、銀行簽訂的必須加蓋法人章的合同，公司無合同專用章的。由使用人發(fā)起合同審批流程，審批完成后，發(fā)起公章使用流程，關(guān)聯(lián)合同審批流程后方可加蓋公章。印章管理人員必須確認(rèn)業(yè)務(wù)與合同審批流程結(jié)束且審批意見得到落實并由承辦人員在合同文本上簽字方可加蓋印章。無承辦人員簽字的合同一律不得加蓋印章。第三節(jié)財務(wù)印鑒的使用第22條適用范圍1、日常管理及用印統(tǒng)一臺賬登記，范圍含：收據(jù)、支票、承兌（銀行承兌、商業(yè)承兌）、匯票。2、日常財務(wù)活動經(jīng)資料整理崗位核對無誤后，發(fā)起《財務(wù)印鑒用印管理流程》，由印章管理人員加蓋印章，日常財務(wù)活動采用列舉制，不得隨意增加或刪改該范圍：日常活動為：普通電匯單、手續(xù)費單、銀企直連賬戶添加和減少、發(fā)票開具證明（由相關(guān)財務(wù)人員經(jīng)辦）、往來詢證函、出口退稅、發(fā)票增版、稅務(wù)登記及資格認(rèn)證、代扣代繳稅金、委托代征、其他退稅、月度會計報表、月度納稅申報表、開票資料、銀行對賬單。3、非日常財務(wù)活動指除日常財務(wù)活動之外的財務(wù)活動。由經(jīng)辦人發(fā)起《財務(wù)印鑒用印管理流程》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)負(fù)責(zé)人審批后用印。4、嚴(yán)禁為空白支票、信函、表格、擔(dān)保協(xié)議等加蓋公司財務(wù)印鑒。5、每月5號前，由印章保管員匯總協(xié)同審批流程形成臺賬，以作備案。第23條審批程序所有審批流程需由經(jīng)辦人發(fā)起，經(jīng)辦人為用印資料整理人員，若經(jīng)辦人不能前去用印，須在審批流程中指定用印人，印鑒保管員做好監(jiān)督管理，所有用印材料必須與附件保持一致，否則不予用印。財務(wù)印鑒不得帶出公司，因特殊原因需要帶出公司，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行網(wǎng)上審批（財務(wù)印鑒借出管理流程）手續(xù)。第四節(jié)部門章及其他業(yè)務(wù)章的使用第24條審批流程部門章及其他業(yè)務(wù)章的使用，由各管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，制定審批流程，報總裁辦公室備案，建立用印使用臺賬?？偛棉k公室定期對其印章使用情況進行檢查。第五節(jié)其它注意事項第25條嚴(yán)禁在手寫、空白的介紹信、憑證、便箋紙、證明書等文件上加蓋印章。如有特殊情形須在空白紙上加蓋印章的，經(jīng)分管副總/副總裁、總經(jīng)理/總裁批準(zhǔn)后，由使用部門負(fù)責(zé)人保管并做好領(lǐng)用登記，業(yè)務(wù)完畢后未用的及時退回印章管理員，留存使用復(fù)印件。第26條在加蓋印章后，若因客觀原因造成加蓋印章的材料需要更改的，需重新發(fā)起用印流程，將原加蓋印章的材料上交總裁辦公室，進行銷毀。第27條若用印資料需要法定代表人簽字，需簽字或加蓋法定代表人章后，加蓋公章。第28條證件管理1、身份證管理：因業(yè)務(wù)需求，使用法定代表人身份證件時，由申請人發(fā)起身份證借閱審批流程，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核T分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并經(jīng)法定代表人同意后，方可借閱使用。董事長及總裁身份證借閱流程執(zhí)行網(wǎng)上審批流程。2、介紹信、授權(quán)委托書等相關(guān)信件，需經(jīng)信件涉及人員同意后方可執(zhí)行用印流程。第五章罰則第29條未經(jīng)審批、備案而刻制、更換及廢止印章者，給予責(zé)任人降級9個月及以上處分；觸犯法律的，移交司法機關(guān)處理。第30條管理人員對印章日常維護保管或用印不當(dāng)造成毀損的，由其照價賠償。印章如丟失，給予印章保管部門負(fù)責(zé)人降級3個月，保管人降級6個月；造成經(jīng)濟損失的，視情節(jié)加重處理。第31條印章使用后因?qū)徟藢徍瞬划?dāng)，造成加蓋印章的材料作廢的，給予相關(guān)審批人降級3個月；對公司造成不良影響或損失，視情