萬科物業(yè)某小區(qū)業(yè)委會工作制度及日常接待制度

PLACEYOURTEXTHEREPLACEYOURTEXTHERE萬科物業(yè)某小區(qū)業(yè)委會工作制度及日常接待制度2022年3月小區(qū)業(yè)委會工作制度及日常接待制度小區(qū)業(yè)主委員會工作制度一、業(yè)主委員會信息公開制度1．業(yè)主委員會應(yīng)當(dāng)建立信息公開制度。2．在業(yè)主大會、業(yè)主委員會的決定作出后，以及物業(yè)服務(wù)企業(yè)選聘、物業(yè)服務(wù)合同等物業(yè)管理中的各項(xiàng)重大決定作出后，在10個工作日內(nèi)公布。3.每半年公布公共收益收支。二、業(yè)主接待制度1.為保障業(yè)主的意見、建議和投訴及時得到回復(fù)或處理，業(yè)委會設(shè)立業(yè)主接待制度。具體請參看附表《藍(lán)橋名苑小區(qū)業(yè)主委員會日常接待制度》2.業(yè)委會在南北苑門口專門設(shè)置業(yè)主意見收集箱，由業(yè)主進(jìn)行書面提交。業(yè)主委員會或物業(yè)在10個工作日內(nèi)予以答復(fù)。三、業(yè)委會例會及表決制度1.業(yè)委會全體成員每月的第一個星期六晚上7點(diǎn)半（如遇節(jié)日另行商定時間），集中在業(yè)委會辦公室召開例會，總結(jié)上月工作及賬目收支情況，提出有關(guān)議案，匯總各類業(yè)主反饋的信息，制定下個月工作計(jì)劃等。會議由業(yè)委會主任主持，主任無法參加，可委托副主任或其他委員主持會議，負(fù)責(zé)宣傳報(bào)道的委員做好會議記錄，會后整理形成會議紀(jì)要。2.業(yè)委會可召開專項(xiàng)事務(wù)會議，所有委員都有建議召開專項(xiàng)會議的權(quán)利，但需經(jīng)業(yè)委會主任同意或經(jīng)半數(shù)以上的業(yè)委會成員共同提議。專項(xiàng)會議時間在確定后由負(fù)責(zé)宣傳報(bào)道的委員負(fù)責(zé)通知與會人員，提出召開專項(xiàng)會議的委員必須事先準(zhǔn)備好各類文本材料。專項(xiàng)會議只討論專項(xiàng)事務(wù)，宜目的明確簡潔明了。3.業(yè)委會召開的會議上，涉及到提案的，都需有文本材料，電子稿會前由負(fù)責(zé)宣傳報(bào)道的委員發(fā)到相關(guān)人員郵箱或工作微信群先行閱讀、思考，涉及到各類資料如頁數(shù)較多，一般準(zhǔn)備三份進(jìn)行傳閱。4.對于提案等需要表決的，必須按照少數(shù)服從多數(shù)的原則進(jìn)行，票數(shù)相同的，業(yè)委會主任的1票記為2票。5.業(yè)委會每個月第一個雙休日（如遇節(jié)日另行商定時間），與物業(yè)管理方舉行例會，聽取上個月物業(yè)管理工作總結(jié)（包括各類開支情況）以及下階段工作計(jì)劃，將上個月業(yè)委會對物業(yè)管理方的考核情況，以及業(yè)主提出的關(guān)于物業(yè)管理的意見和建議，反饋給物業(yè)管理方，由物業(yè)管理方提出相應(yīng)整改措施或解決辦法。會議由業(yè)委會負(fù)責(zé)宣傳報(bào)道的委員做好會議記錄，會后整理形成會議紀(jì)要，由參會人員簽字后公示。會議中有涉及到需要業(yè)委會表決通過的，由業(yè)委會成員單獨(dú)進(jìn)行投票表決，物業(yè)管理方回避，按照少數(shù)服從多數(shù)的原則進(jìn)行，票數(shù)相同的，業(yè)委會主任的1票記為2票。6.以上會議在確有必要的情況下，可邀請政府管理部門人員、社區(qū)工作人員、業(yè)主代表等參加。由業(yè)委會主任、副主任，或其指定的人員負(fù)責(zé)邀請。7.業(yè)委會成員一年內(nèi)缺席常規(guī)會議達(dá)到3次以上（緊急會議除外）視為不能正常履行委員職責(zé)，應(yīng)主動向業(yè)委會提交辭職報(bào)告，不主動提交辭職報(bào)告的，由業(yè)委會主任或副主任進(jìn)行誡勉談話并記錄在會議紀(jì)要內(nèi)，如仍不改正、情節(jié)嚴(yán)重的，由業(yè)委會向業(yè)主代表大會通報(bào)并視情況做出警告、公示及除名等處理意見。四、業(yè)委會收發(fā)文管理制度1.業(yè)委會的發(fā)文主要包括各類函、通知、會議紀(jì)要等文書材料，具體文號根據(jù)實(shí)際需要逐步制定、完善。2.業(yè)委會對外行文，由負(fù)責(zé)的委員起草，全體業(yè)委會成員討論修改后定稿，由業(yè)委會負(fù)責(zé)辦公室管理的委員登記后用印、分發(fā)、郵寄、報(bào)送、歸檔。3.業(yè)委會收到的各類文書，由業(yè)委會負(fù)責(zé)辦公室管理的委員負(fù)責(zé)登記，交由各個委員以及相關(guān)人員傳閱，并歸檔。五、業(yè)委會公章管理制度1.公章的保管和使用：（1）公章由業(yè)委會負(fù)責(zé)辦公室管理的副主任或委員妥善保管，確保公章安全。（2）公章如不慎遺失，保管人員應(yīng)及時向業(yè)主委員會報(bào)告，到主管部門按照規(guī)定程序重新刻制。公章管理人員如有變動，應(yīng)及時上繳公章，由業(yè)主委員會重新確定公章管理人員。（3）使用公章需業(yè)委會集體討論，并經(jīng)半數(shù)以上同意方可使用外，其他用印都需經(jīng)業(yè)委會主任、副主任到負(fù)責(zé)辦公室管理的委員處辦理登記手續(xù)后可用印，負(fù)責(zé)辦公室管理的委員為監(jiān)印人。、（4）公章使用人必須做好用印登記手續(xù)，并留存文件原件副本存檔，以便備查，絕對禁止在空白紙上加蓋公章，存檔文件應(yīng)當(dāng)每季度按照時間順序裝訂成冊。（5）所有公章的使用都要先在《用印登記簿》上填寫后，按照批準(zhǔn)印章使用權(quán)限，涉及到的批準(zhǔn)人簽字同意方可使用。（6）緊急情況必須使用公章時，使用人需與業(yè)委會主任、副主任以及負(fù)責(zé)辦公室管理的委員聯(lián)系，向其說明情況，得到口頭同意后方可使用，但事后使用人必須在3日內(nèi)完成補(bǔ)簽工作，同意使用公章的委員必須親自核實(shí)情況，確認(rèn)屬實(shí)后方可進(jìn)行補(bǔ)簽，如有不實(shí)有權(quán)拒簽并追究有關(guān)人員的責(zé)任2.公章的使用范圍（1）公章使用必須符合《藍(lán)橋名苑業(yè)主大會議事規(guī)則》、《藍(lán)橋名苑小區(qū)管理規(guī)約》等有關(guān)規(guī)章制度。（2）業(yè)主委員會主任、副主任應(yīng)該每月核對公章使用登記本登記情況，確保公章使用登記本與公章實(shí)際使用情況相符。（3）凡違章使用公章，造成經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重不良影響的，交市、區(qū)主管部門查處，由責(zé)任人承擔(dān)法律責(zé)任。六、業(yè)委會檔案管理制度1.檔案由業(yè)委會負(fù)責(zé)辦公室管理的委員管理，應(yīng)做好檔案收集、整理、歸檔、借閱登記等工作。2.按照檔案保管期限保管好檔案。3.業(yè)委會或有關(guān)業(yè)主檔案借閱需經(jīng)業(yè)委會主任或副主任同意，辦理登記手續(xù)后方可借閱，如果復(fù)印或帶離業(yè)委會辦公室的，也需經(jīng)業(yè)委會主任或副主任同意，原則上借閱時間不超過7天。其他業(yè)主需要查閱或復(fù)印的，也需要業(yè)委會主任或副主任同意，不能帶離業(yè)委會辦公室。4.檔案集中存放在業(yè)委會辦公室，應(yīng)按照保管期限或類別、項(xiàng)目進(jìn)行保管，排列有序。小區(qū)業(yè)主委員會日常接待制度為保障區(qū)業(yè)主在小區(qū)日常管理中投訴和建議的權(quán)利，規(guī)范業(yè)主委員會受理及處理的方式，特制定本業(yè)主委員會接待制度。一、業(yè)主委員會接待業(yè)主采取以下方式（一）委員定時接待：每周二、四、六日19：30-21:30，接待地點(diǎn)：業(yè)主委員會辦公室。（二）電話接待：每天，號碼：

（三）設(shè)立業(yè)主聯(lián)系箱：掛在南北區(qū)門口宣傳欄，業(yè)委會每周開箱收集一次。（四）業(yè)主委員會將安排值班人員接待業(yè)主。二、業(yè)主委員會受理及處理業(yè)主的投訴和建議，應(yīng)當(dāng)以國家法律、法規(guī)、政策和小區(qū)《議事規(guī)則》、《管理規(guī)約》等為依據(jù)。三、業(yè)主委員會對業(yè)主的投訴和建議依照下列原則進(jìn)行受理及處理。（一）涉及受聘物業(yè)公司履行合同不到位的問題，由業(yè)委會書面轉(zhuǎn)交物業(yè)公司處理，要求物業(yè)公司整改并加強(qiáng)監(jiān)督。（二）涉及業(yè)主或非業(yè)主違反《議事規(guī)則》、《管理規(guī)約》的問題，由業(yè)主委員會依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）涉及業(yè)主共同利益的重大事項(xiàng)，經(jīng)業(yè)主委員會研究決定后召開業(yè)主大會表決決定。（四）涉及業(yè)主委員會自身存在的問題，由業(yè)主委員會研究改進(jìn)解決。（五）不屬于業(yè)主大會、業(yè)主委員會職責(zé)范圍內(nèi)管轄的問題，告知業(yè)主通過其他渠道反映解決。（六）業(yè)主委員會專門設(shè)置業(yè)主意見登記簿，登記簿內(nèi)容包括反映日期、反映人、反映內(nèi)容、登記人、處理結(jié)果等。由接待人員進(jìn)行書面記錄和登記。能夠當(dāng)即回復(fù)的問題，當(dāng)即回復(fù)；不能當(dāng)即回復(fù)的問題，在10日內(nèi)以微信、短信等形式回復(fù)，并在登記簿上進(jìn)行詳細(xì)記錄。業(yè)委會成員具體職務(wù)