上海市電子檔案移交和接收管理辦法

上海市電子檔案移交和接收管理辦法上海市電子檔案移交和接收管理辦法上海市電子檔案移交和接收管理辦法資料僅供參考文件編號(hào)：2022年4月上海市電子檔案移交和接收管理辦法版本號(hào)：A修改號(hào)：1頁(yè)次：1.0審核：批準(zhǔn):發(fā)布日期：上海市電子檔案移交和接收管理辦法第一章

總

則第一條為了規(guī)范電子檔案移交與接收工作,確保電子檔案真實(shí)完整、安全可靠、長(zhǎng)期可用,根據(jù)《上海市檔案條例》和國(guó)家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》,制定本辦法。第二條本辦法所稱(chēng)電子檔案，是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。本辦法所稱(chēng)電子文件，是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。第三條凡本市立檔單位向國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案及檔案館接收電子檔案適用本辦法。第四條各級(jí)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案的移交、接收工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案移交單位和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行電子檔案移交和接收職責(zé)。第五條移交與接收的電子檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)保密安全的要求。第六條國(guó)家綜合檔案館接收電子檔案的范圍，參照國(guó)家和本市有關(guān)檔案進(jìn)館范圍的規(guī)定，包括記錄各單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的文書(shū)、科技、專(zhuān)業(yè)、音像等類(lèi)電子檔案。第七條屬于接收范圍的電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國(guó)家綜合檔案館移交。對(duì)于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)延長(zhǎng)移交時(shí)間。第二章

電子檔案的移交第八條電子檔案的移交應(yīng)當(dāng)符合以下基本要求：（一）電子檔案的元數(shù)據(jù)和目錄文件應(yīng)與電子檔案一并移交，并與電子檔案建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)見(jiàn)附件1。（二）電子檔案有紙質(zhì)等異質(zhì)載體的，應(yīng)當(dāng)在目錄文件中記錄相關(guān)信息，異質(zhì)載體的移交時(shí)間、整理要求按照國(guó)家和本市現(xiàn)有的檔案移交規(guī)定執(zhí)行。（三）采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子檔案一般應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交。（四）移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位備份保存至少5年。第九條電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。第十條電子檔案的移交類(lèi)型和格式要求：（一）文書(shū)類(lèi)。文書(shū)類(lèi)電子檔案的正本、定稿、文件處理單以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；電子公文的電子印章齊全、完整，公文版式符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）要求。電子公文的正本、定稿、公文處理單應(yīng)以符合《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T47-2009）的OFD、PDF等版式文檔格式移交；集中記錄修改痕跡以及確有必要保存的重要修改稿可以DOC等流式文件格式移交。（二）科技類(lèi)。CAD電子檔案應(yīng)當(dāng)采用DWG等通用格式移交，其他科技類(lèi)電子檔案的移交格式參照文書(shū)類(lèi)電子檔案執(zhí)行。（三）專(zhuān)業(yè)類(lèi)。移交的專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子檔案包括但不限于國(guó)家和本市頒布的第一批、第二批專(zhuān)業(yè)檔案基本目錄所列內(nèi)容。帶有計(jì)算功能的電子表格或以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在的專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子檔案，如人口、環(huán)境、農(nóng)業(yè)等各種普查數(shù)據(jù)，可以XML等跨平臺(tái)通用格式移交，或直接以原格式移交。以數(shù)據(jù)庫(kù)形式移交的專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子檔案應(yīng)當(dāng)符合《檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換為XML文件的技術(shù)規(guī)范》（DA/T57—2014）的要求。（四）音像類(lèi)。音像類(lèi)電子檔案包括照片、錄音、錄像等類(lèi)電子檔案。移交的音像類(lèi)電子檔案應(yīng)能系統(tǒng)、客觀地記錄本單位的重要職能活動(dòng)，以及活動(dòng)的主要內(nèi)容、主要人物、主要場(chǎng)景等。照片類(lèi)電子檔案應(yīng)當(dāng)采用JPEG、TIFF或RAW格式，其可交換圖像文件（EXIF）信息應(yīng)保存完整，像素?cái)?shù)不低于300萬(wàn)。錄音類(lèi)電子檔案應(yīng)當(dāng)采用MP3、WAVE文件格式移交；重要或珍貴的錄音類(lèi)電子檔案采用WAVE格式移交，音頻采樣率不低于。錄像類(lèi)電子檔案應(yīng)當(dāng)采用AVI、MPG、MP4格式移交，視頻編碼格式符合MPEG-2、MPEG-4等標(biāo)準(zhǔn)，比特率不低于8Mbps。（五）元數(shù)據(jù)。移交的電子檔案元數(shù)據(jù)可由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)生成，采用XML格式移交，并符合《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）、《照片類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54—2014）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。文書(shū)類(lèi)電子檔案的形成辦理過(guò)程元數(shù)據(jù)至少包含處理人員、處理機(jī)構(gòu)、處理時(shí)間、處理意見(jiàn)等元數(shù)據(jù)元素。電子屬性元數(shù)據(jù)至少包含電子文件號(hào)、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小、信息系統(tǒng)描述、在線存址、離線載體編號(hào)等元數(shù)據(jù)元素。電子簽名元數(shù)據(jù)至少包含簽名時(shí)間、簽名人、簽名結(jié)果、證書(shū)、證書(shū)引證、簽名算法描述等元數(shù)據(jù)。照片類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)還應(yīng)包含攝影者、時(shí)間、組題名、文字說(shuō)明、文件格式、開(kāi)放狀態(tài)等元數(shù)據(jù)。錄音、錄像類(lèi)電子檔案的元數(shù)據(jù)方案參照照片類(lèi)電子檔案。科技類(lèi)、專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子檔案的元數(shù)據(jù)方案參照文書(shū)類(lèi)電子檔案。（六）目錄文件。目錄文件存放有關(guān)檔案的目錄信息，目錄文件與每份電子檔案相對(duì)應(yīng)，根據(jù)電子檔案具體歸檔方式進(jìn)行文件級(jí)描述或案卷級(jí)描述，每個(gè)條目中包括順序號(hào)、電子文件號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、密級(jí)、保管期限、載體編號(hào)、參見(jiàn)號(hào)、備注等內(nèi)容。目錄文件采用XML格式移交，各要素應(yīng)符合《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《照片類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。第十一條檔案移交單位在向國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案進(jìn)行整理編目。移交電子檔案的整理編目要求一般如下：（一）按照進(jìn)館要求對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、排序和編號(hào)。（二）實(shí)行電子檔案與其他載體檔案“雙套制”移交的，電子檔案應(yīng)當(dāng)與其他載體檔案區(qū)分，單獨(dú)整理，并通過(guò)電子文件號(hào)、參見(jiàn)號(hào)等元數(shù)據(jù)與其他載體檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。（三）同一全宗內(nèi)電子檔案按照“類(lèi)別－年度－保管期限”分類(lèi)整理。（四）一組關(guān)系密切的文書(shū)類(lèi)電子檔案應(yīng)排列在一起。文書(shū)類(lèi)電子檔案的電子文件號(hào)采用“全宗號(hào)－類(lèi)別代碼·年度－保管期限代碼－機(jī)構(gòu)代碼－件號(hào)·子件號(hào)”的方法標(biāo)識(shí)，并確保編號(hào)的唯一性。（五）一組關(guān)系密切的數(shù)碼照片應(yīng)排列在一起。每張數(shù)碼照片均應(yīng)編寫(xiě)文字說(shuō)明，文字說(shuō)明應(yīng)包含時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、拍攝者等要素。照片類(lèi)電子檔案的電子文件號(hào)采用“全宗號(hào)－類(lèi)別代碼·年度－保管期限代碼－照片組號(hào)·張?zhí)枴钡姆椒?biāo)識(shí)，并確保編號(hào)的唯一性。（六）一組關(guān)系密切的錄音或錄像類(lèi)電子檔案應(yīng)排列在一起，并配以主要內(nèi)容、形成時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)（分鐘）、形成者等相應(yīng)信息的文字說(shuō)明，電子文件號(hào)參照照片類(lèi)電子檔案的標(biāo)識(shí)方法。（七）科技類(lèi)電子檔案按照本條第三款要求進(jìn)行整理，再按照項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、階段或臺(tái)（套）等分類(lèi)，電子文件號(hào)采?。骸叭谔?hào)－類(lèi)別代碼·年度－保管期限代碼－項(xiàng)目（結(jié)構(gòu)、階段或臺(tái)、套）代號(hào)—件號(hào)·子件號(hào)”的方法標(biāo)識(shí)，并確保編號(hào)的唯一性。（八）移交目錄。列入移交范圍的每件電子檔案，均應(yīng)由移交單位按照附件3的格式編制《電子檔案目錄》。第十二條電子檔案整理完畢后，應(yīng)存儲(chǔ)至符合移交要求的載體上。第十三條電子檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線移交，也可以存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上進(jìn)行離線移交；網(wǎng)絡(luò)條件不符合國(guó)家和本市有關(guān)保密法律法規(guī)規(guī)定的，其涉密電子檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行離線移交。第十四條離線移交電子檔案應(yīng)當(dāng)符合下列基本要求：（一）移交單位一般向國(guó)家綜合檔案館移交一套光盤(pán)，光盤(pán)應(yīng)單個(gè)裝盒。光盤(pán)應(yīng)當(dāng)無(wú)污漬、無(wú)劃痕、未磁化，符合《電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求。（二）移交單位一般采用耐久性好的一次性寫(xiě)入光盤(pán)作為離線移交的電子檔案載體。（三）移交單位應(yīng)當(dāng)選用經(jīng)檢驗(yàn)性能優(yōu)良的光盤(pán)刻錄機(jī)刻錄電子檔案。刻錄前，光盤(pán)應(yīng)在工作環(huán)境中放置2小時(shí)以上?？啼涬娮訖n案時(shí)應(yīng)當(dāng)采用中速刻錄，并采用全盤(pán)一次刻完方式。（四）移交單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求進(jìn)行光盤(pán)數(shù)據(jù)檢驗(yàn)。（五）存儲(chǔ)電子檔案的光盤(pán)標(biāo)簽面和盒內(nèi)應(yīng)有標(biāo)注，標(biāo)簽樣式見(jiàn)附件4，標(biāo)注具體內(nèi)容見(jiàn)附件5。（六）光盤(pán)表面禁止使用粘貼標(biāo)簽。移交單位應(yīng)當(dāng)使用專(zhuān)門(mén)的光盤(pán)標(biāo)簽書(shū)寫(xiě)筆或?qū)Ｓ玫墓獗P(pán)標(biāo)簽打印機(jī)在光盤(pán)標(biāo)簽面進(jìn)行載體標(biāo)注。（七）光盤(pán)內(nèi)同時(shí)存儲(chǔ)說(shuō)明文件、目錄文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)等，存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)采取樹(shù)形結(jié)構(gòu)，光盤(pán)可自帶檢索、查看功能。第十五條采取在線移交方式的電子檔案移交單位應(yīng)當(dāng)通過(guò)與移交要求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一般為一張或多張光盤(pán)載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)組合。第十六條檔案移交單位在向國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的檢驗(yàn)，合格后方可移交，檢驗(yàn)結(jié)果記錄于附件2。移交電子檔案的檢驗(yàn)要求如下：（一）檢驗(yàn)電子檔案的內(nèi)容，確認(rèn)其符合關(guān)于檔案進(jìn)館范圍的要求。（二）檢驗(yàn)電子檔案的文件格式，確認(rèn)其為移交格式。如不符合電子檔案移交格式的要求，應(yīng)當(dāng)組織格式轉(zhuǎn)換。（三）檢驗(yàn)電子檔案形成、管理的元數(shù)據(jù)，確認(rèn)有關(guān)責(zé)任人和時(shí)間準(zhǔn)確，可為相關(guān)公務(wù)活動(dòng)提供依據(jù)。（四）檢驗(yàn)電子檔案的真實(shí)性和完整性，確認(rèn)其來(lái)源可靠、未被篡改，內(nèi)容和結(jié)構(gòu)完整。檢驗(yàn)電子簽名、形成時(shí)間等必要的元數(shù)據(jù)有無(wú)缺損。確認(rèn)與其具有有機(jī)聯(lián)系的關(guān)聯(lián)電子檔案、組件齊全完整，關(guān)聯(lián)電子檔案、組件之間的有機(jī)聯(lián)系得以揭示和維護(hù)。（五）檢驗(yàn)電子檔案的安全性和可用性，確認(rèn)其不帶計(jì)算機(jī)病毒，其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、載體和簽署、時(shí)間等背景信息未被破壞；確認(rèn)電子檔案可被存取、檢索、顯現(xiàn)和理解，可供合法的下載、瀏覽、打印、復(fù)制等形式的利用。（六）鑒定電子檔案的密級(jí)。移交單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家和本市有關(guān)保密工作的法律、法規(guī)規(guī)定，明確待移交電子檔案的保密等級(jí)。（七）鑒定電子檔案的保管期限。移交單位應(yīng)當(dāng)按照檔案保管期限的有關(guān)規(guī)定，明確移交電子檔案的保管期限。第三章

電子檔案的接收第十七條國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案接收平臺(tái)，進(jìn)行電子檔案的接收、檢驗(yàn)、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等工作。第十八條電子檔案接收的主要流程是：檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。第十九條國(guó)家綜合檔案館接收電子檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)其內(nèi)容范圍、格式和質(zhì)量按照本辦法第十六條要求進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可接收。發(fā)現(xiàn)不屬于進(jìn)館范圍或不符合真實(shí)性、完整性、可用性和安全性要求的，應(yīng)退回移交單位予以改進(jìn)。第二十條電子檔案經(jīng)檢驗(yàn)合格后，檔案館與移交單位應(yīng)當(dāng)辦理電子檔案交接手續(xù)，填寫(xiě)《電子檔案移交與接收登記表》，由交接雙方簽字、蓋章，并各自留存一份?！峨娮訖n案移交與接收登記表》格式見(jiàn)附件2，可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)。第二十一條

國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)將電子檔案交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等信息補(bǔ)充到相關(guān)元數(shù)據(jù)中。第二十二條

國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電