外貿(mào)函電格式與技巧Q課件

英語外貿(mào)函電格式與技巧英語外貿(mào)函電格式與技巧Part１商務(wù)信函格式Part１商務(wù)信函格式ChiwanPetroleumSupplyBase1.LetterheadChiwan,Shenzhen,ChinaTel:(86755)26694302

OilPatchTel:(86755)26693098Fax：(86755)26694008

Yourref:Ourref:BW/bw3May,20132.Referenceanddate

Messrs.J.Brown&Co.234Eastcheap3.InsidenameandaddressLondon,E.C.3.

Attention：ImportDept.4.attentionline

DearSirs,5.SalutationOilTools

6.Subjectline

ABusinessLetterChiwanPetroleumSupplyBaseWethankyouforyourletterofApril24.7.bodyoftheletter

Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourlatestpricelistforyourreference.

AllpricesareunderstoodtobeCIFLondon,subjecttoourfinalconfirmation.paymentistobemadebyirrevocabledocumentaryLetterofCreditavailablebydraftatsight.

Asthereisaheavydemandforthegoods,wewouldsuggestthatyouadviseusbyfaxincaseofintgerest.Wearelookingforwardtoyourearlyreply.

WethankyouforyourletteroYourselffaithfully,8.ComplimentarycloseChiwanPetroleumSupplyBase(Signed)...WangDawei9.SignatureManagerEncl.asstated10.EnclosureC.C.ourBranchOffices11.Carboncopynotation

P.S.Asrequested,wewillairmailyoutwosamplestomorrow.12.PostscriptYourselffaithfully,信函格式種類1.平頭式（blockstyle）完全平頭式或絕對平頭式(fullorextremeblockstyle)2.改良平頭式（modifiedblockstyle)3.縮行式（indentedstyle)4.混合式（Semiblockstylewithindentedparagraphs)信函格式種類1.平頭式（blockstyle）Part２商務(wù)信函構(gòu)成及技巧Part２商務(wù)信函構(gòu)成及技巧信函構(gòu)成1.Letterhead

信頭2.Referenceanddate編號和日期3.Insidenameandaddress封內(nèi)名稱及地址4.attentionline注意事項5.Salutation稱呼6.Subjectline事由7.bodyoftheletter信文8.Complimentaryclose結(jié)尾敬語9.Signature簽署10.Enclosure附件11.Carboncopynotation抄送13.Postscript附言信函構(gòu)成1.Letterhead信頭1.Letterhead信頭ChiwanPetroleumSupplyBase

赤灣石油供應(yīng)基地Chiwan,Shenzhen,China

赤灣，深圳，中國Tel:(86755)26694302

電話：OilPatchTel:(86755)26693098

油鋼基地電話：Fax：(86755)26694008

傳真：1.Letterhead信頭ChiwanPetroltips信頭應(yīng)包括發(fā)信方名稱、郵政編碼、電話號碼、電傳號級傳真好以及郵件地址等。一般情況下，信頭印在信箋中上方或左上方。tips信頭應(yīng)包括發(fā)信方名稱、郵政編碼、電話號碼、電傳號級傳2.Referenceanddate編號和日期Yourref:Ourref:BW/bw3May,2013

貴方編號

我方編號：

2013年五月3日2.Referenceanddate編號和日期Youtips在外貿(mào)業(yè)務(wù)聯(lián)系中，當(dāng)一個公司向另一個公司發(fā)函時，雙方都會給信函編號。編號一般應(yīng)包括卷宗號碼、部門代號或或該封信的簽發(fā)人級打字員的姓名的手寫字母。日期中月份應(yīng)成英文全名，避免使用縮寫。序數(shù)詞后的詞尾-th,-st,-nd,-rd可以省略。May5May5th;June1June1st.要避免將日期打印成數(shù)字形式（3/2/20),否則易引起混淆。英國人遵循日、月、年，美國人遵循月、日、年順序。tips在外貿(mào)業(yè)務(wù)聯(lián)系中，當(dāng)一個公司向另一個公司發(fā)函時，雙方3.Insidenameandaddress

封內(nèi)名稱及地址Messrs.J.Brown&Co.

J.布朗公司234Eastcheap

東奇街234號London,E.C.3.

倫敦E.C.33.Insidenameandaddress

封內(nèi)名tips封內(nèi)名稱和地址打印在信箋左邊，位于寫信日期向下2至4行的位置。尊稱一般包括：先生（Mr.)、夫人（）、小姐（）、女士（）等。當(dāng)合伙商號的名稱有人名是，Messrs則是又一尊稱。但當(dāng)商號名稱不包含人名，或者已經(jīng)具有尊稱，或有定冠詞the是，則不能用Messrs。如UtilityfurnitureCo.,SirWilliamDobson&Sons,TheGraysonElectricalCO.tips封內(nèi)名稱和地址打印在信箋左邊，位于寫信日期向下2至44.attentionline(經(jīng)辦人）

注意事項Attention：ImportDept.

經(jīng)辦人：進口部4.attentionline(經(jīng)辦人）

注意事項Attips當(dāng)發(fā)信人希望將信能寄給某個具體的人或部門是，邊加注經(jīng)辦人。一般打印在封內(nèi)地址之下。tips當(dāng)發(fā)信人希望將信能寄給某個具體的人或部門是，邊加注經(jīng)5.Salutation稱呼DearSirs,

敬啟者

5.Salutation稱呼DearSirs,tips稱呼的具體形式取決于寫信人與收信人之間的關(guān)系。對某個人使用：DearSir，或DearMadame;對兩個人或以上使用：DearSirs，或DearMadames;或Gentlemen若關(guān)系較好可用:DearMrDearSir，或DearMadame后常用逗號，Gentlemen后用冒號。tips稱呼的具體形式取決于寫信人與收信人之間的關(guān)系。6.Subjectline事由OilTools

石油工具6.Subjectline事由OilToolstips事由是信的主題。齊頭式心中打印從左邊邊線開始，其它格式打印在信文的中上部。它能引起收信人對信文主題的注意。tips事由是信的主題。7.bodyoftheletter信文WethankyouforyourletterofApril24.感謝貴方4月24日來函。Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourlatestpricelistforyourreference.為滿足貴方要求，茲隨函附寄我公司最新的產(chǎn)品目錄單，以供參考。AllpricesareunderstoodtobeCIFLondon,subjecttoourfinalconfirmation.paymentistobemadebyirrevocabledocumentaryLetterofCreditavailablebydraftatsight.所有價格均為CIF倫敦價，并以我方最后確認為準。關(guān)于付款方式，需要可撤銷的即期跟單信用證。Asthereisaheavydemandforthegoods,wewouldsuggestthatyouadviseusbyfaxincaseofintgerest.由于此貨需求量大，因此我方建議貴方若對此產(chǎn)品感興趣，請以傳真通知我方。Wearelookingforwardtoyourearlyreply.

期盼早復(fù)！7.bodyoftheletter信文Wethtips信文表達寫信人的觀點、意見、目的和期望等。除地址和收信人用單倍行距外，其他各項可以采用雙倍行距打印。信文要領(lǐng):

1.簡明扼要，合乎語法，重點突出。2.分段正確，每段都有一個主題。3.打印無誤，布局藝術(shù)，力求讓讀者耳目一新。tips信文表達寫信人的觀點、意見、目的和期望等。8.Complimentaryclose結(jié)尾敬語Yourselffaithfully,ChiwanPetroleumSupplyBase

赤灣石油供應(yīng)基地8.Complimentaryclose結(jié)尾敬語Yotips結(jié)尾敬語應(yīng)與稱呼語配套使用。當(dāng)使用結(jié)尾敬語是，決不能將其單獨另頁打印。EG：DearSir(s)YoursfaithfullyGentlemenTrulyyoursDearMr.HenryYourssincerelySincerelyyourstips結(jié)尾敬語應(yīng)與稱呼語配套使用。9.Signature簽署(Signed)...WangDaweiManager

王大偉經(jīng)理謹上9.Signature簽署(Signed)...tips通常先將公式的名稱緊接在結(jié)尾敬語下面打印然后寫信人應(yīng)使用黑色或藍色水筆在公司名稱之下簽署自己的姓名。由于手寫體簽名有時難以辨認，大多商務(wù)信函將寫信人姓名級職務(wù)頭銜打印在簽名的下方。tips通常先將公式的名稱緊接在結(jié)尾敬語下面打印然后寫信人應(yīng)10.Enclosure附件Encl.asstated

附件（如文所示）10.Enclosure附件Encl.asstattips若隨信附有附件，須在簽收下注明，通常注明附件的內(nèi)容級分數(shù)。tips若隨信附有附件，須在簽收下注明，通常注明附件的內(nèi)容級11.Carboncopynotation抄送C.C.ourBranchOffices

抄送：我方分公司辦公室11.Carboncopynotation抄送C.tips當(dāng)信的副本要發(fā)送其他人或部門是，在簽署底下的左邊位置打印“Ｃ．Ｃ．”tips當(dāng)信的副本要發(fā)送其他人或部門是，在簽署底下的左邊位置12.Postscript附言P.S.Asrequested,wewillairmailyoutwosamplestomorrow.

附言：應(yīng)貴方要求，我方將于明天航空郵寄兩份樣品12.Postscript附言P.S.Asreqtips若在信文中遺漏了某事或需要提醒對方某事，常將附言補寫在比“抄送”低兩行的地方?？忠鹩媱澆恢苤?，應(yīng)盡量避免。tips若在信文中遺漏了某事或需要提醒對方某事，常將附言補寫Part３商務(wù)信函寫作原則Part３商務(wù)信函寫作原則1.courtesy禮貌Courtesyisnotmerepoliteness.Itseemsfromasincere"You-attitude"(收信人的態(tài)度）.Inordertomakeabusinesslettercourteous,trytoavoidirritating（過激）,offensive（冒犯）,orbelittling（輕蔑）statements.Toanswerletterspromptlyisalsoamatterofcourtesy.1.courtesy禮貌CourtesyisnotCompasioneg.(Polite客套)

WehavereceivedwithmanythanksyourletterofOct.7,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.(Courteous禮貌)

Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterofOct.7.Compasioneg.2.Consideration體諒ConsiderationemphasizesYou-attituderatherthanWe-attidude.Whenwritingaletterkeepthereader'srequest,needs,desires,aswellashisfeelingsinmind.planthebestwaytopresentthemessageforthereadertoreceive.e.g.2.Consideration體諒ConsideratCompasiona.You-Attitude(We-attitude)Weallow2percentdiscountforcashpayment(You-attitude)Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.b.Positiveapproach(positive)Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied(negative)Wedonotbelieveyouwillhavecausefordissatisfaction.Compasiona.You-Attitude3.Completeness完整Abusinesslettershouldincludeallthenecessaryinformation.Itisessentialtocheckthemessagecarefullybeforeitissentout.3.Completeness完整Abusiness4.Clarity清楚Thewritermusttrytoexpresshismeaningclearlysothatthereaderwillunderstanditwell.Toachievethis,heshouldtryto:avoidusingthewordswhichhavedifferentunderstandingorunclearmeaning.e.g.AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.bimonthlymeans:twiceamonth,oroncetwomonths.4.Clarity清楚Thewritermustpayattentiontothepositionofthemodifiers.e.g.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.payattentiontothesentencestructure.e.g.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay25byair.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay25yesterday.Paragraphcarefullyandproperly.payattentiontothepositio5.Conciseness簡潔Usingconcisesentencesandfewestwords,withoutlosingcompletenessandcourtesy,toexplainthemeaningofaletterclear.Wewishtoachnowledgereceiptofyourletter...

Weappreciateyourletter...Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...

Weenclosetwocopiesof...

5.Conciseness簡潔Usingconcis6.Concreteness具體Makethemessagespecific,definite,andvivid.e.g.WehavedrononyouasusualunderyourL/C.WhavedrawnonyouoursightdraftNo.845fortheInvoiceamount,US$560,00,underyourL/CNo.246oftheChinaBank.

6.Concreteness具體Maketheme7.Correctness正確Correctnessrefersnotonlytocorrectusageofgrammar,punctuationandspelling,butalsotostandardlanguage,properstatementaccuratefiguresaswellasthecorrectunderstandingofcommercialjargons.7.Correctness正確CorrectnessPart4信封Part4信封外貿(mào)函電格式與技巧Q課件外貿(mào)函電格式與技巧Q課件外貿(mào)函電格式與技巧Q課件外貿(mào)函電格式與技巧Q課件外貿(mào)函電格式與技巧Q課件外貿(mào)函電格式與技巧Q課件外貿(mào)函電格式與技巧Q課件外貿(mào)函電格式與技巧Q課件英語外貿(mào)函電格式與技巧英語外貿(mào)函電格式與技巧Part１商務(wù)信函格式Part１商務(wù)信函格式ChiwanPetroleumSupplyBase1.LetterheadChiwan,Shenzhen,ChinaTel:(86755)26694302

OilPatchTel:(86755)26693098Fax：(86755)26694008

Yourref:Ourref:BW/bw3May,20132.Referenceanddate

Messrs.J.Brown&Co.234Eastcheap3.InsidenameandaddressLondon,E.C.3.

Attention：ImportDept.4.attentionline

DearSirs,5.SalutationOilTools

6.Subjectline

ABusinessLetterChiwanPetroleumSupplyBaseWethankyouforyourletterofApril24.7.bodyoftheletter

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信頭2.Referenceanddate編號和日期3.Insidenameandaddress封內(nèi)名稱及地址4.attentionline注意事項5.Salutation稱呼6.Subjectline事由7.bodyoftheletter信文8.Complimentaryclose結(jié)尾敬語9.Signature簽署10.Enclosure附件11.Carboncopynotation抄送13.Postscript附言信函構(gòu)成1.Letterhead信頭1.Letterhead信頭ChiwanPetroleumSupplyBase

赤灣石油供應(yīng)基地Chiwan,Shenzhen,China

赤灣，深圳，中國Tel:(86755)26694302

電話：OilPatchTel:(86755)26693098

油鋼基地電話：Fax：(86755)26694008

傳真：1.Letterhead信頭ChiwanPetroltips信頭應(yīng)包括發(fā)信方名稱、郵政編碼、電話號碼、電傳號級傳真好以及郵件地址等。一般情況下，信頭印在信箋中上方或左上方。tips信頭應(yīng)包括發(fā)信方名稱、郵政編碼、電話號碼、電傳號級傳2.Referenceanddate編號和日期Yourref:Ourref:BW/bw3May,2013

貴方編號

我方編號：

2013年五月3日2.Referenceanddate編號和日期Youtips在外貿(mào)業(yè)務(wù)聯(lián)系中，當(dāng)一個公司向另一個公司發(fā)函時，雙方都會給信函編號。編號一般應(yīng)包括卷宗號碼、部門代號或或該封信的簽發(fā)人級打字員的姓名的手寫字母。日期中月份應(yīng)成英文全名，避免使用縮寫。序數(shù)詞后的詞尾-th,-st,-nd,-rd可以省略。May5May5th;June1June1st.要避免將日期打印成數(shù)字形式（3/2/20),否則易引起混淆。英國人遵循日、月、年，美國人遵循月、日、年順序。tips在外貿(mào)業(yè)務(wù)聯(lián)系中，當(dāng)一個公司向另一個公司發(fā)函時，雙方3.Insidenameandaddress

封內(nèi)名稱及地址Messrs.J.Brown&Co.

J.布朗公司234Eastcheap

東奇街234號London,E.C.3.

倫敦E.C.33.Insidenameandaddress

封內(nèi)名tips封內(nèi)名稱和地址打印在信箋左邊，位于寫信日期向下2至4行的位置。尊稱一般包括：先生（Mr.)、夫人（）、小姐（）、女士（）等。當(dāng)合伙商號的名稱有人名是，Messrs則是又一尊稱。但當(dāng)商號名稱不包含人名，或者已經(jīng)具有尊稱，或有定冠詞the是，則不能用Messrs。如UtilityfurnitureCo.,SirWilliamDobson&Sons,TheGraysonElectricalCO.tips封內(nèi)名稱和地址打印在信箋左邊，位于寫信日期向下2至44.attentionline(經(jīng)辦人）

注意事項Attention：ImportDept.

經(jīng)辦人：進口部4.attentionline(經(jīng)辦人）

注意事項Attips當(dāng)發(fā)信人希望將信能寄給某個具體的人或部門是，邊加注經(jīng)辦人。一般打印在封內(nèi)地址之下。tips當(dāng)發(fā)信人希望將信能寄給某個具體的人或部門是，邊加注經(jīng)5.Salutation稱呼DearSirs,

敬啟者

5.Salutation稱呼DearSirs,tips稱呼的具體形式取決于寫信人與收信人之間的關(guān)系。對某個人使用：DearSir，或DearMadame;對兩個人或以上使用：DearSirs，或DearMadames;或Gentlemen若關(guān)系較好可用:DearMrDearSir，或DearMadame后常用逗號，Gentlemen后用冒號。tips稱呼的具體形式取決于寫信人與收信人之間的關(guān)系。6.Subjectline事由OilTools

石油工具6.Subjectline事由OilToolstips事由是信的主題。齊頭式心中打印從左邊邊線開始，其它格式打印在信文的中上部。它能引起收信人對信文主題的注意。tips事由是信的主題。7.bodyoftheletter信文WethankyouforyourletterofApril24.感謝貴方4月24日來函。Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourlatestpricelistforyourreference.為滿足貴方要求，茲隨函附寄我公司最新的產(chǎn)品目錄單，以供參考。AllpricesareunderstoodtobeCIFLondon,subjecttoourfinalconfirmation.paymentistobemadebyirrevocabledocumentaryLetterofCreditavailablebydraftatsight.所有價格均為CIF倫敦價，并以我方最后確認為準。關(guān)于付款方式，需要可撤銷的即期跟單信用證。Asthereisaheavydemandforthegoods,wewouldsuggestthatyouadviseusbyfaxincaseofintgerest.由于此貨需求量大，因此我方建議貴方若對此產(chǎn)品感興趣，請以傳真通知我方。Wearelookingforwardtoyourearlyreply.

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1.簡明扼要，合乎語法，重點突出。2.分段正確，每段都有一個主題。3.打印無誤，布局藝術(shù)，力求讓讀者耳目一新。tips信文表達寫信人的觀點、意見、目的和期望等。8.Complimentaryclose結(jié)尾敬語Yourselffaithfully,ChiwanPetroleumSupplyBase

赤灣石油供應(yīng)基地8.Complimentaryclose結(jié)尾敬語Yotips結(jié)尾敬語應(yīng)與稱呼語配套使用。當(dāng)使用結(jié)尾敬語是，決不能將其單獨另頁打印。EG：DearSir(s)YoursfaithfullyGentlemenTrulyyoursDearMr.HenryYourssincerelySincerelyyourstips結(jié)尾敬語應(yīng)與稱呼語配套使用。9.Signature簽署(Signed)...WangDaweiManager

王大偉經(jīng)理謹上9.Signature簽署(Signed)...tips通常先將公式的名稱緊接在結(jié)尾敬語下面打印然后寫信人應(yīng)使用黑色或藍色水筆在公司名稱之下簽署自己的姓名。由于手寫體簽名有時難以辨認，大多商務(wù)信函將寫信人姓名級職務(wù)頭銜打印在簽名的下方。tips通常先將公式的名稱緊接在結(jié)尾敬語下面打印然后寫信人應(yīng)10.Enclosure附件Encl.asstated

附件（如文所示）10.Enclosure附件Encl.asstattips若隨信附有附件，須在簽收下注明，通常注明附件的內(nèi)容級分數(shù)。tips若隨信附有附件，須在簽收下注明，通常注明附件的內(nèi)容級11.Carboncopynotation抄送C.C.ourBranchOffices

抄送：我方分公司辦公室11.Carboncopynotation抄送C.tips當(dāng)信的副本要發(fā)送其他人或部門是，在簽署底下的左邊位置打印“Ｃ．Ｃ．”tips當(dāng)信的副本要發(fā)送其他人或部門是，在簽署底下的左邊位置12.Postscript附言P.S.Asrequested,wewillairmailyoutwosamplestomorrow.

附言：應(yīng)貴方要求，我方將于明天航空郵寄兩份樣品12.Postscript附言P.S.Asreqtips若在信文中遺漏了某事或需要提醒對方某事，常將附言補寫在比“抄送”低兩行的地方?？忠鹩媱澆恢苤樱瑧?yīng)盡量避免。tips若在信文中遺漏了某事或需要提醒對方某事，常將附言補寫Part３商務(wù)信函寫作原則Part３商務(wù)信函寫作原則1.courtesy禮貌Courtesyisnotmerepoliteness.Itseemsfromasincere"You-attitude"(收信人的態(tài)度）.Inordertomakeabusinesslettercourteous,trytoavoidirritating（過激）,offensive（冒犯）,orbelittling（輕蔑）statements.Toanswerletterspromptlyisalsoamatterofcourtesy.1.courtesy禮貌CourtesyisnotCompasioneg.(Polite客套)

WehavereceivedwithmanythanksyourletterofOct.7,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.(Courteous禮貌)

Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterofOct.7.Compasioneg.2.Consideration體諒ConsiderationemphasizesYou-attituderatherthanWe-attidude.Whenwritingaletterkeepthereader'srequest,needs,desires,aswellashisfeelingsinmind.planthebestwaytopresentthemessageforthereadertoreceive.e.g.2.Consideration體諒ConsideratCompasiona.You-Attitude(We-attitude)Weallow2percentdiscountforcashpayment(You-attitude)Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.b.Positiveapproach(positive)Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied(negative)Wedonotbelieveyouwillhavecausefordissatisfaction.Compasiona.You-Attitude3.Completeness完整Abusinesslettersho