公文寫作與檔案管理課件

公文寫作與檔案管理篇如何打造“五星級”秘書

如何打造“五星級”秘書一.公文寫作

公文是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動中使用的文體.一.公文寫作公文的特點1.鮮明的政治性公文是在階級、國家出現(xiàn)后產(chǎn)生的,它作為管理國家、組織和開展社會生產(chǎn)的重要手段,表達(dá)統(tǒng)治階級的意志和愿望,為他們的政治效勞.公文的特點1.鮮明的政治性

2.嚴(yán)肅性A.公文具有特定的格式.公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)文人等局部組成.B.公文具有嚴(yán)格的辦理程序.公文辦理分為收文和發(fā)文.收文:傳遞?簽收?登記?分發(fā)?擬辦?批辦等程序發(fā)文:擬稿?審核?簽發(fā)?繕印等程序2.嚴(yán)肅性A.公文具有特定的格式.公文一般由發(fā)文機(jī)公文的作用1.法規(guī)和準(zhǔn)繩作用2.領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用3.宣傳教育作用4.公務(wù)聯(lián)系作用5.憑證和依據(jù)作用公文的作用公文寫作要求:1.符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定2.嚴(yán)密結(jié)合實際3.選擇恰當(dāng)文體種4.遵守公文格式5.注意行文關(guān)系公文寫作要求:1.符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定行文即公文的運(yùn)轉(zhuǎn).從行文關(guān)系分,公文分上行文、平行文、下行文.行文關(guān)系是機(jī)構(gòu)之間文件的承受關(guān)系,它是根據(jù)機(jī)關(guān)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的.上行文指下級被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)的發(fā)文;平行文指平級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的發(fā)文;下行文指上級機(jī)關(guān)向所屬下級機(jī)關(guān)的發(fā)文.如何注意行文關(guān)系?行文即公文的運(yùn)轉(zhuǎn).從行文關(guān)系分,公文分上行文、平行文、下行文不同的行文關(guān)系要用相應(yīng)的行文語氣上行文表達(dá)本機(jī)關(guān)請示和承受上級的領(lǐng)導(dǎo)??要用請示的語氣;平行文表達(dá)平行機(jī)關(guān)之間的互相協(xié)商與工作聯(lián)系??要用謙虛的語氣;下行文表達(dá)本機(jī)關(guān)對下屬機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo),??可用比較嚴(yán)肅、莊重的語氣,但不能盛氣凌人.注意行文語氣不同的行文關(guān)系要用相應(yīng)的行文語氣注意行文語氣掌握語言特點準(zhǔn)確公文只有語言準(zhǔn)確,才能如實表達(dá)客觀事物,如實傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖,使之順利地貫徹執(zhí)行或及時批復(fù).質(zhì)樸質(zhì)樸無華,少用描寫和抒情的手法,提倡直話直說,不能用含蓄的筆法委婉的表達(dá)意思.簡明高速傳遞信息的需要.須開門見山,盡快道出主旨,摒棄“橡皮圖章語言〞.活用常用事務(wù)詞匯.掌握語言特點準(zhǔn)確公文分兩種,通用公文和專用公文.通用公文通用于各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位,使用范圍比較廣;專用公文在外交、軍事、司法、財經(jīng)等專門領(lǐng)域中使用,只在一定范圍類起作用.我們通常說的公文,主要指通用公文.通用公文又叫行政公文.公文的種類公文分兩種,通用公文和專用公文.公文的種類公文種類(12類,13種)

行政機(jī)關(guān)公文

命令(令)議案決定指示公告.通告通知通報報告請示批復(fù)函會議紀(jì)要

黨政機(jī)關(guān)公文

決議決定指示意見通知報請示批復(fù)條例規(guī)定函公報會議紀(jì)要公文種類(12類,13種)行政機(jī)關(guān)公文公文格式簡表..\..\MyDocuments\文件樣例.doc

順序號密級急度

版頭發(fā)文字號標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文附件發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文時間附注主題詞抄送:印發(fā)機(jī)關(guān):年月日印發(fā)(印數(shù))公文格式簡表..\..\MyDocuments\12類13種公文的寫作1.命令(令)

適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布實施重大強(qiáng)制性行政措施;獎懲有關(guān)人員;撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定.

如:中華人民共和國主席令12類13種公文的寫作1.命令(令)2.議案議案是各級國家行政機(jī)關(guān)按法律程序向同級國家權(quán)利機(jī)關(guān)提請審議事項,故其行文方向十清楚確,而且發(fā)布單位和收文單位受嚴(yán)格限制結(jié)尾用“現(xiàn)提請審議〞或“請審議決定〞如:國務(wù)院關(guān)于提請審議<<中華人民共和國勞動法〔草案〕>>的案..\..\MyDocuments\公文.doc12類13種公文的寫作2.議案12類13種公文的寫作3.決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排.如:全國人民代表大會關(guān)于設(shè)立中華人民共和國澳門特別行政區(qū)的決定.4.指示適用于對下級機(jī)關(guān)布置工作,說明工作活動的指導(dǎo)原那么.12類13種公文的寫作3.決定12類13種公文的寫作5.公告、通告“公告〞適用于向國外宣布重要事項或者定事項.“通告〞適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項.6.通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文;發(fā)布規(guī)章;轉(zhuǎn)達(dá)下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項;任免和聘用干部.12類13種公文的寫作5.公告、通告12類13種公文的寫作7.通報

適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況.8.報告

適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問.9.請示

適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn).請示的公文,應(yīng)當(dāng)一文一事.

12類13種公文的寫作7.通報12類13種公文的寫作10.批復(fù)

適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項.11.函

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題;向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn).12.會議紀(jì)要

適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項.12類13種公文的寫作10.批復(fù)12類13種公文的寫作定義---按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點，以上報和下達(dá)貫徹執(zhí)行。寫作---1、忠實會議實際，準(zhǔn)確反映會議情況和意見。2、突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有舍,有主有次，言語精練。3、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。格式---列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。

本體：標(biāo)題---1、會議名稱+紀(jì)要2、單位名+會議名+紀(jì)要3、正題（主題）+副題（會議名稱+紀(jì)要）

定義---按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點，以上

時間---標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時間，署名下寫成文時間

正文---概況：會期、會址、主持、參會、議題、結(jié)果六要素主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果（方法見后）結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召簽署---正文右下方署明主辦單位或會議名稱

時間---標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時間，其他公文的寫作一.會議記錄會議記錄是當(dāng)場把會議情況,包括發(fā)言、討論的問題、決議和事項等記錄下來的一種公文.只在本單位保存,不在社會上流傳.一般開比較重要的會議,如黨政機(jī)關(guān)的會議、商務(wù)機(jī)構(gòu)的會議、學(xué)術(shù)團(tuán)體的會議、國際會議等,都要有會議記錄.其他公文的寫作一.會議記錄會議記錄的特點1.迅速.迅速是指記錄人的書寫速度要快.這是寫好會議記錄的前提.假設(shè)速度跟不上,會使記錄的內(nèi)容殘缺不全,甚至違反發(fā)言者的意愿.記錄人員必須具備一定的政治水平和業(yè)務(wù)水平,還要注意訓(xùn)練聽寫能力,掌握一套速記方法,如縮寫、略寫等.有的會議記錄不用手寫,要用打字機(jī)打出來這就需要同時訓(xùn)練快速打字能力.你一分鐘可以打多少字呢?會議記錄的特點1.迅速.2.準(zhǔn)確準(zhǔn)確是指記錄原話、原意原來語氣,不能使用記錄語言去加工概括,不能參加記錄人的意見.會議的插話一般不記,但重要插話如主持人作的提示、對被插話人的發(fā)言所持的態(tài)度、總結(jié)性的語句等,要加括號記明.發(fā)言人的姓名要寫全稱,標(biāo)點符號要正確運(yùn)用.用第三人稱,不用第一人稱,這是表示客觀,強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)確

會議記錄的特點2.準(zhǔn)確會議記錄的特點會議記錄的作用它是形成各種文件的重要媒介,人事安排、功過獎懲等,往往是通過會議決定的.它能為今后貫徹執(zhí)行會議精神、分析研究問題、檢查與總結(jié)工作提供依據(jù).它是反映會議真實情況的第一手資料,是日后查考的證物.有些比較重要的會議記錄,具有文獻(xiàn)價值和歷史檔案價值.會議記錄的作用它是形成各種文件的重要媒介,人事安排、功過獎懲會議記錄的寫作1.作好記錄前的準(zhǔn)備.做好會議的組織工作,事先了解開會程序和內(nèi)容,泥好議題,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后通知開會單位和個人.假設(shè)有重要的專題匯報,要收集好發(fā)言稿,開會時發(fā)給與會者每人一份.做好書寫材料的準(zhǔn)備.專用記錄紙,白色打印紙,鋼筆或毛筆;錄音機(jī),磁帶等.會議記錄的寫作1.作好記錄前的準(zhǔn)備.2.掌握記錄的根本寫法.記錄分兩個局部:第一局部是會議的組織情況.包括會議名稱、屆次數(shù);開會時間、地點;出席人姓名、職務(wù);列席人姓名、職務(wù);缺席人姓名、職務(wù);主持人姓名、職務(wù);記錄人姓名.會議名稱和屆次數(shù)寫在第一行正中,其他的另起一行,低兩格書寫.這些都要在會議主持之前寫好.會議記錄的寫作2.掌握記錄的根本寫法.會議記錄的寫作第二局部是會議的內(nèi)容.包括會議議程、主持人發(fā)言、與會人發(fā)言、作出的結(jié)論.最后要另起一行寫“散會〞或“休會〞、“完畢〞,并注明時間.記錄的兩種方法:一是摘要記錄法,只記發(fā)言要點和決定事項.二是詳細(xì)記錄法,把發(fā)言全部記下來.還有的是兩種記錄方法交織使用,終究采用哪種,視實際情況而定.會議記錄的寫作第二局部是會議的內(nèi)容.包括會議議程、主持人發(fā)言、與會人發(fā)言、會議記錄樣例信泰聯(lián)·精熙集團(tuán)第五次生產(chǎn)革新會議記錄地點：3號會議室時間：2004年9月5日出席人：XXX;YYY;JJJ;FFF;LLL缺席人：RRR主持人：NNN記錄人：VVV會議內(nèi)容：聽取GG的匯報，研究實施意見。一、JJJ匯報情況-------------------------------------

二、研討（略）三、決議1、---------------------------------------------2、---------------------------------------3、---------------------------------------------4、--------------------------------

主持人簽名：記錄員簽名：會議記錄樣例信泰聯(lián)·精熙集團(tuán)第五次生產(chǎn)革新會議記錄信件的寫作信件分公用信件、專用信件和私人信件三種.公文中的“函〞屬公用信件.信件不僅是作者知識、才能和打字員技能的反映,也是一個單位整體形象的反映.人們通過這些信件,不僅可以窺到某單位的的作風(fēng)和風(fēng)格,而且回憑由此獲得的初步印象,考慮是否與該單位聯(lián)系或聯(lián)系的程度.一個對信件這種根本的溝通手段都漫不經(jīng)心的單位,難道能指望它重視產(chǎn)品及效勞的質(zhì)量嗎???

信件的寫作信件分公用信件、專用信件和私人信件三種.公文中的“常用信件

感謝信

邀請信

慰問信

賀信

婉拒信

推銷信

求職信

請柬

常用信件商務(wù)信函寫作1、商務(wù)信函的六個C要求(1)．正確〔Correctness〕涉及權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系，必須正確貫徹上司的意圖。(2)．清楚(Clearness)思路、表達(dá)要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。(3)．具體(Concreteness)忌一般化、抽象化、表達(dá)清做什么？要求什么？(4)．完整(Completeness)表達(dá)〔意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時間、地點、人物等〕完整，不可遺漏。(5)．簡潔〔Conciseness〕文字簡煉，力戒修飾語堆積，函件冗長、拖沓。(6)．禮貌〔Courtesy〕態(tài)度誠懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。商務(wù)信函寫作1、商務(wù)信函的六個C要求商務(wù)信函的其他要求國際通用A4紙，不能用B5紙信紙、信封最好有企業(yè)的CI〔企業(yè)形象識別系統(tǒng)〕標(biāo)志，且平整、清潔文字書寫或印制清晰，翻開后“全景〞漂亮每頁上至少又有3行正文，不能只有落款可不蓋公章，用手簽名格式不嚴(yán)謹(jǐn)站在對方的立場考慮內(nèi)容，更人性化商務(wù)信函的其他要求國際通用A4紙，不能用B5紙常用的商務(wù)信函寫作1、信紙——企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)信箋2、收信人——單位名稱、職務(wù)3、稱謂——尊稱4、開頭應(yīng)酬語5、正文6、結(jié)尾應(yīng)酬語7、祝頌語8、署名9、日期10、左下角標(biāo)注常用的商務(wù)信函寫作1、信紙——企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)信箋信函左下角縮寫標(biāo)注P.P.(Perprocurationem)代簽C.C.(Carboncopy)抄送P.S.(Postscript)補(bǔ)述、附言Enc.(Enclosure)隨信的附件稱謂和署名對具體人DearMrJones，DearMrsSmith可用逗號，不用冒號署名您真誠的YoursSincerely一般公函DearSir/Madam署名您忠誠的YoursFaithfully信函左下角縮寫標(biāo)注P.P.(Perprocuratione商務(wù)信函寫作要領(lǐng)稱呼正確，語氣適當(dāng)言簡意賅，表達(dá)正確交談?wù)\懇，平實話語防止幽默，不要抒情祝頌語言，商業(yè)性強(qiáng)先要手簽，后再打印不要忘掉，附注說明商務(wù)信函寫作要領(lǐng)稱呼正確，語氣適當(dāng)常用工作文書1、工作總結(jié)用處——對前段工作的回憶檢查，找出經(jīng)歷教訓(xùn)而形成的文字材料分類——可按內(nèi)容、時間、部門、性質(zhì)區(qū)分構(gòu)造：(1)標(biāo)題(2)正文-----根本情況、經(jīng)歷體會、問題教訓(xùn)、今后努力方向和工作意見(3)署名〔日期〕常用工作文書1、工作總結(jié)2、專用工作報告種類：(1)市場〔預(yù)測、調(diào)查〕報告——標(biāo)題、前言、正文〔情況、做法經(jīng)歷、建議決策〕、結(jié)尾(2)經(jīng)濟(jì)活動分析報告——標(biāo)題、正文〔引言、主體---分析原因，得出結(jié)論、結(jié)尾---意見措施〕(3)可行性研究報告——標(biāo)題、署名、正文〔詳細(xì)論證〕2、專用工作報告種類：例：

公司99年財務(wù)方案執(zhí)行情況分析〔引言〕-----------------------現(xiàn)將情況分析如下：一、實現(xiàn)利潤分析-----------------------------------二、產(chǎn)品本錢分析----------------------------------三、流動資金分析---------------------------------四、專用資金分析---------------------------------幾點措施：1、----------------------------------------------------2、----------------------------------------------------3、---------------------------------------------------

例：

公司99年財務(wù)方案執(zhí)行情況分析〔引言〕---3.備忘的寫法(1)．發(fā)自何人(2)．發(fā)給何人(3)．日期、時間(4)．主題(5)、內(nèi)容備忘錄發(fā)給：人力資源部發(fā)自：財務(wù)部抄送：總經(jīng)理辦公室日期：2001年9月18日標(biāo)題：購置新計算機(jī)內(nèi)容：上周董事會決定------------------------------〔不用完畢語〕3.備忘的寫法(1)．發(fā)自何人二.檔案管理

事務(wù)管理的一環(huán)二.檔案管理事務(wù)管理意義:1.在組織團(tuán)體中從事情報的收集、制作、變換、傳達(dá)、保管等活動.2.是經(jīng)營活動的一局部,目的在管理協(xié)調(diào),經(jīng)營內(nèi)部的各種活動.3.系統(tǒng)相連:(1)職位系統(tǒng)(2)功能系統(tǒng)(3)物品系統(tǒng)(4)傳票系統(tǒng)

事務(wù)管理意義:情報處理情報處理目的:

1.Nocost2.Notime

3.Nomistake4.Nolabor知識的必要性培養(yǎng)思考的技巧目的:知識的必要性培養(yǎng)思考的技巧管理方式

處理能力傳遞速度標(biāo)準(zhǔn)化成本視而決定采取集中式,分散式或混合式.管理方式視而決定采取集中式,分散式或混合式.檔案管理的原那么1.正確---希望能做到想調(diào)某一檔案時,就能迅速地找到.2.簡明---檔案管理須力求簡單明了,其分類也要簡明,放置的位置及使用方法,讓公司里的有關(guān)人員都能清楚與了解,使上司或其他同事也隨時可取用參考.3.經(jīng)濟(jì)---管理人員不宜太多,以節(jié)省開支;檔案所占的位置越小越好,以免浪費(fèi)空間,檔案保存要確定年限,適時銷毀清理已失效者.4.富有彈性---檔案在分類上要富有彈性,以適應(yīng)業(yè)務(wù)的擴(kuò)大或臨時的的變動.檔案管理的原那么1.正確---希望能做到想調(diào)某一檔案時,就能檔案管理的種類1.臨時檔案:凡機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)及個人活動中,所產(chǎn)生的文件、圖表、實物及一切公文書等資料,不問起外行或特性,有公私機(jī)關(guān)完成行政處理手續(xù)后,即送機(jī)關(guān)檔案室管理人員歸卷者,謂之文卷(臨時檔案).2.中心檔案:已經(jīng)結(jié)案或無法結(jié)案之懸案,留備各幕僚機(jī)關(guān)共同應(yīng)用之文卷,保存機(jī)關(guān)檔案室以供稽憑應(yīng)用者,謂之案卷(中心檔案).3.永久檔案:在行政上已經(jīng)失效,經(jīng)鑒定有永久保存價值,移轉(zhuǎn)檔案室管理機(jī)構(gòu)保管,以備研究參考者,謂之檔案(永久檔案).檔案管理的種類1.臨時檔案:凡機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)及個人活動中,檔案的功用1.行政稽憑:為了解案情及立意遣詞的參考或援引.2.法律信證:法令、規(guī)章、會議記錄,都是公司檔案的一種,所以檔案可作為法令的依據(jù).3.史料供證:要真切地了解其沿革,唯有參考其檔案,以獲得正確的資料.4.研究資料:一個機(jī)關(guān)或公司的檔案,是研究時最直接最正確的原始資料,撰寫公司有關(guān)的學(xué)術(shù)報告或業(yè)務(wù),必須要運(yùn)用檔案.檔案的功用1.行政稽憑:為了解案情及立意遣詞的參考或援引.檔案管理中需要注意的事項1.收發(fā)作業(yè):(1)收文作業(yè)(2)發(fā)文作業(yè)2.點收整理

(1)點收時:文件是否齊全,手續(xù)是否完整(2)整理時:以件為單位、含附件;破損修補(bǔ);規(guī)格統(tǒng)一調(diào)整.檔案管理中需要注意的事項1.收發(fā)作業(yè):檔案管理中需要注意的事項3.分類立案:(1)分類歸檔方法:名稱歸檔法

地理歸檔法

主題性質(zhì)歸檔法

時間歸檔法

數(shù)字歸檔法

特殊歸檔法(2)檔號的建立:類綱總表—主要主題;總類—次要主題;個檔案檔案管理中需要注意的事項3.分類立案:4.編目作業(yè)

(1)登記目錄(2)活頁式分類目錄分類號碼:

檔案管理中需要注意的事項檔號案名起訖日期冊數(shù)保存年限轉(zhuǎn)移或銷毀備注4.編目作業(yè)檔案管理中需要注意的事項檔號案名起訖日期冊數(shù)保存(3)卡片式分類目錄:(4)卡片式人名目錄:

檔案管理中需要注意的事項檔號保存年限案名起訖日期冊數(shù)件數(shù)附件轉(zhuǎn)移銷毀中文名英文名籍貫出生日期年月日到職日期年月日離職日期年月日(3)卡片式分類目錄:(4)卡片式人名目錄:檔案(5)固定書本式附件目錄檔案管理中需要注意的事項編號收文日期文號發(fā)文日期文號附件名稱檔號件數(shù)備注(5)固定書本式附件目錄檔案管理中需要注意的事項編號收文日期5.典藏保管(1)裝訂:活頁、整齊、厚度(2)排列:以件為單位,按號碼順序6.防護(hù)保密、防霉、放火、防盜竊、防鼠修補(bǔ)(裱法、鑲法)重制、損失處理7.應(yīng)用(1)出納:調(diào)卷:主管簽證、有關(guān)業(yè)務(wù)、守秘,不得影印還卷:期限、查核無誤收,否那么報請議處檔案管理中需要注意的事項5.典藏保管檔案管理中需要注意的事項(2)編輯:(3)咨詢:8.清理:(1)清點(2)移轉(zhuǎn)(3)移交(4)銷毀A存廢標(biāo)準(zhǔn):永久保存—法令規(guī)章、組織沿革定期保存—有效期限B銷毀的資料要蓋

銷毀二字備查(5)縮影:檔案管理中需要注意的事項(2)編輯:檔案管理中需要注意的事項三.公司文件管理規(guī)程(一)組織圖管理標(biāo)準(zhǔn)1.組織圖分類:公司級組織圖;事業(yè)部級組織圖;課或G級組織圖2.組織圖作成:公司級組織圖之作成以課或G級為最低階提出事業(yè)部級之作成以區(qū)或組級為最低階提出課或G級之作成以班(線)為最低階提出組織圖上之“〞表示部門,人名或職資不列入其內(nèi)三.公司文件管理規(guī)程(一)組織圖管理標(biāo)準(zhǔn)組織圖上之擔(dān)當(dāng)者須助理員(含)以上職位,并列出其職位別組織圖不用注明每人擔(dān)當(dāng)之具體工作與職責(zé)組織圖上之副職均用“*〞表示組織圖之生效實施日期須標(biāo)注在“右上角〞3.組織圖之審批:公司級:總經(jīng)理作成董事長成認(rèn)事業(yè)部級:事業(yè)部主管(副總、廠長、部門長、經(jīng)理)作成總經(jīng)理成認(rèn)課、G級:課長(G主管)作成副理(經(jīng)理)檢印廠長(經(jīng)理、部長)成認(rèn)組織圖上之擔(dān)當(dāng)者須助理員(含)以上職位,并列出其職位4.配布與簽收公司級和事業(yè)部級由人事課負(fù)責(zé)配布所屬部門;課、G級由各部門自行發(fā)行給相關(guān)部門,并配布給人事課保存?zhèn)洳?印章使用:須加蓋紅色印章于“成認(rèn)〞欄前;各級組織圖之配布均須在<<文件配布及回收一覽表>>簽收.5.修訂與保管對于異動,應(yīng)在一周內(nèi)提出新組織圖;公司級、事業(yè)部級組織圖原稿由人事部門長期保管備查;課、G級組織圖原稿由各部門自行長期保管備查.4.配布與簽收(二)文件分類與編號1.文件分類集團(tuán)公司文件根據(jù)其性質(zhì)共分以下七類:1???全般、人事、總務(wù)、環(huán)境2???會計3???生產(chǎn)4???品質(zhì)5???技術(shù)6???設(shè)備7???貿(mào)易、采購(二)文件分類與編號2.文件編號公司文件之編號是依據(jù)文件類別與文件層次相結(jié)合方式進(jìn)展;文件編號采用數(shù)字加橫線加數(shù)字之方式進(jìn)展:例:4-14-1-14-1-1-1文件層次:例:?手冊5-1?規(guī)程5-1-1?標(biāo)準(zhǔn)5-1-1-12.文件編號文件編號與類別之對應(yīng):編號類別編號大分類1全般1-1-全般人事1-2-人事總務(wù)1-3-總務(wù)1-4-環(huán)境

2會計2-1-會計

3

生產(chǎn)

3-1-生產(chǎn)3-2-IE3-3-物流3-4-其它

4

品管4-1-方針,系統(tǒng)4-2-檢驗與測試4-3-測試管理4-4-品質(zhì)管理4-5-品質(zhì)工程4-6-商品情報4-7-其他編號類別編號大分類

55-1-制品技術(shù)5-2-生產(chǎn)技術(shù)5-3-其他6設(shè)備6-1-7貿(mào)易采購7-1-輸入7-2-輸出7-3-采購7-4-報關(guān)保稅7-5-其他文件編號與類別之對應(yīng):編號類別編號大分類1全般文件編號后字母的含義:S:表示集團(tuán)公司SC:表示光學(xué)組件事業(yè)部SJ:表示光學(xué)鏡片加工事業(yè)部SP:表示精細(xì)組件事業(yè)部ST:表示映像事業(yè)部SL:表示特殊光學(xué)材料事業(yè)部(L事業(yè)部)SY:表示營業(yè)本部SS:表示賓得信泰光學(xué)器材SX:表示事務(wù)及行銷部SR:表示中央研究所影像技術(shù)中心SK:表示投影機(jī)事業(yè)部(深圳東洋光學(xué))T:表示文件只適用于泰聯(lián)文件編號后字母的含義:(三)規(guī)程集及其文件保管標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)說明:1.凡信泰公司發(fā)行與配布的共通性之手冊、規(guī)程及管理標(biāo)準(zhǔn)皆列入指定30孔文件夾內(nèi)保管之,文件集均稱為規(guī)程集.2.規(guī)程集有特定的區(qū)別于其他文件集之格式,并注明有“規(guī)程集〞字樣,其他文件的制作不可與其一樣或雷同.3.規(guī)程集按內(nèi)容分四冊:①全般、人事、總務(wù)②會計、生產(chǎn)③品質(zhì)、技術(shù)④設(shè)備、采購、貿(mào)易4.規(guī)程集內(nèi)不可存放與其無關(guān)的文件和資料(三)規(guī)程集及其文件保管標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)說明:文件之保管1.規(guī)程集原那么上每課一份;2.規(guī)程集不可擅自涂改或變更為其他的文件集,亦不可遺失;3.規(guī)程集須編制文件目錄;4.文件目錄須放置在每類文件夾之最前面;5.文件之放置順序須與文件目錄之順序相對應(yīng);6.每份文件須用不同顏色之隔頁紙隔開,紙可循環(huán)使用;7.隔頁紙的排列按其凸起部位的順序由上到下排列,不可隨意跳躍使用;8.在每張隔頁紙之凸起部位須標(biāo)式相應(yīng)文件的序號.文件之保管成功六訣竅1.確立目標(biāo)---方案與掌握未來你的人生目標(biāo)是什么?你知道嗎?2.掌握重點---效益與效率你注意你的工作技巧嗎?3.利人利己---達(dá)成雙贏你真的那樣去做了嗎?4.切身處地---不同的角度,不同的收獲釋放自我、從他人他地的角度你思考過嗎?5.集思廣義---開發(fā),開朗謙虛慎重、你愿意與別人一起分享嗎?6.均衡開展---個人的成長你在不斷地的學(xué)習(xí)嗎?成功六訣竅1.確立目標(biāo)---方案與掌握未來秘書放心優(yōu)心舒心靜心省心“五心”“五星”是心與心的交流是心與星的升華秘書放心優(yōu)心舒心靜心省心“五心”“五星”祝各位工作快樂,事業(yè)成功!!!!人資課職訓(xùn)中心吳祥飛祝各位工作快樂,事業(yè)成功!!!!人資課職訓(xùn)中心吳祥飛新建PPT演示文稿本課件PPT僅供大家學(xué)習(xí)使用學(xué)習(xí)完請自行刪除，謝謝！新建PPT演示文稿本課件PPT僅供大家學(xué)習(xí)使用

公文寫作與檔案管理篇如何打造“五星級”秘書

如何打造“五星級”秘書一.公文寫作

公文是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動中使用的文體.一.公文寫作公文的特點1.鮮明的政治性公文是在階級、國家出現(xiàn)后產(chǎn)生的,它作為管理國家、組織和開展社會生產(chǎn)的重要手段,表達(dá)統(tǒng)治階級的意志和愿望,為他們的政治效勞.公文的特點1.鮮明的政治性

2.嚴(yán)肅性A.公文具有特定的格式.公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)文人等局部組成.B.公文具有嚴(yán)格的辦理程序.公文辦理分為收文和發(fā)文.收文:傳遞?簽收?登記?分發(fā)?擬辦?批辦等程序發(fā)文:擬稿?審核?簽發(fā)?繕印等程序2.嚴(yán)肅性A.公文具有特定的格式.公文一般由發(fā)文機(jī)公文的作用1.法規(guī)和準(zhǔn)繩作用2.領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用3.宣傳教育作用4.公務(wù)聯(lián)系作用5.憑證和依據(jù)作用公文的作用公文寫作要求:1.符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定2.嚴(yán)密結(jié)合實際3.選擇恰當(dāng)文體種4.遵守公文格式5.注意行文關(guān)系公文寫作要求:1.符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定行文即公文的運(yùn)轉(zhuǎn).從行文關(guān)系分,公文分上行文、平行文、下行文.行文關(guān)系是機(jī)構(gòu)之間文件的承受關(guān)系,它是根據(jù)機(jī)關(guān)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的.上行文指下級被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)的發(fā)文;平行文指平級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的發(fā)文;下行文指上級機(jī)關(guān)向所屬下級機(jī)關(guān)的發(fā)文.如何注意行文關(guān)系?行文即公文的運(yùn)轉(zhuǎn).從行文關(guān)系分,公文分上行文、平行文、下行文不同的行文關(guān)系要用相應(yīng)的行文語氣上行文表達(dá)本機(jī)關(guān)請示和承受上級的領(lǐng)導(dǎo)??要用請示的語氣;平行文表達(dá)平行機(jī)關(guān)之間的互相協(xié)商與工作聯(lián)系??要用謙虛的語氣;下行文表達(dá)本機(jī)關(guān)對下屬機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo),??可用比較嚴(yán)肅、莊重的語氣,但不能盛氣凌人.注意行文語氣不同的行文關(guān)系要用相應(yīng)的行文語氣注意行文語氣掌握語言特點準(zhǔn)確公文只有語言準(zhǔn)確,才能如實表達(dá)客觀事物,如實傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖,使之順利地貫徹執(zhí)行或及時批復(fù).質(zhì)樸質(zhì)樸無華,少用描寫和抒情的手法,提倡直話直說,不能用含蓄的筆法委婉的表達(dá)意思.簡明高速傳遞信息的需要.須開門見山,盡快道出主旨,摒棄“橡皮圖章語言〞.活用常用事務(wù)詞匯.掌握語言特點準(zhǔn)確公文分兩種,通用公文和專用公文.通用公文通用于各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位,使用范圍比較廣;專用公文在外交、軍事、司法、財經(jīng)等專門領(lǐng)域中使用,只在一定范圍類起作用.我們通常說的公文,主要指通用公文.通用公文又叫行政公文.公文的種類公文分兩種,通用公文和專用公文.公文的種類公文種類(12類,13種)

行政機(jī)關(guān)公文

命令(令)議案決定指示公告.通告通知通報報告請示批復(fù)函會議紀(jì)要

黨政機(jī)關(guān)公文

決議決定指示意見通知報請示批復(fù)條例規(guī)定函公報會議紀(jì)要公文種類(12類,13種)行政機(jī)關(guān)公文公文格式簡表..\..\MyDocuments\文件樣例.doc

順序號密級急度

版頭發(fā)文字號標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文附件發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文時間附注主題詞抄送:印發(fā)機(jī)關(guān):年月日印發(fā)(印數(shù))公文格式簡表..\..\MyDocuments\12類13種公文的寫作1.命令(令)

適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布實施重大強(qiáng)制性行政措施;獎懲有關(guān)人員;撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定.

如:中華人民共和國主席令12類13種公文的寫作1.命令(令)2.議案議案是各級國家行政機(jī)關(guān)按法律程序向同級國家權(quán)利機(jī)關(guān)提請審議事項,故其行文方向十清楚確,而且發(fā)布單位和收文單位受嚴(yán)格限制結(jié)尾用“現(xiàn)提請審議〞或“請審議決定〞如:國務(wù)院關(guān)于提請審議<<中華人民共和國勞動法〔草案〕>>的案..\..\MyDocuments\公文.doc12類13種公文的寫作2.議案12類13種公文的寫作3.決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排.如:全國人民代表大會關(guān)于設(shè)立中華人民共和國澳門特別行政區(qū)的決定.4.指示適用于對下級機(jī)關(guān)布置工作,說明工作活動的指導(dǎo)原那么.12類13種公文的寫作3.決定12類13種公文的寫作5.公告、通告“公告〞適用于向國外宣布重要事項或者定事項.“通告〞適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項.6.通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文;發(fā)布規(guī)章;轉(zhuǎn)達(dá)下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項;任免和聘用干部.12類13種公文的寫作5.公告、通告12類13種公文的寫作7.通報

適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況.8.報告

適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問.9.請示

適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn).請示的公文,應(yīng)當(dāng)一文一事.

12類13種公文的寫作7.通報12類13種公文的寫作10.批復(fù)

適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項.11.函

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題;向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn).12.會議紀(jì)要

適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項.12類13種公文的寫作10.批復(fù)12類13種公文的寫作定義---按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點，以上報和下達(dá)貫徹執(zhí)行。寫作---1、忠實會議實際，準(zhǔn)確反映會議情況和意見。2、突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有舍,有主有次，言語精練。3、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。格式---列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。

本體：標(biāo)題---1、會議名稱+紀(jì)要2、單位名+會議名+紀(jì)要3、正題（主題）+副題（會議名稱+紀(jì)要）

定義---按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點，以上

時間---標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時間，署名下寫成文時間

正文---概況：會期、會址、主持、參會、議題、結(jié)果六要素主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果（方法見后）結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召簽署---正文右下方署明主辦單位或會議名稱

時間---標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時間，其他公文的寫作一.會議記錄會議記錄是當(dāng)場把會議情況,包括發(fā)言、討論的問題、決議和事項等記錄下來的一種公文.只在本單位保存,不在社會上流傳.一般開比較重要的會議,如黨政機(jī)關(guān)的會議、商務(wù)機(jī)構(gòu)的會議、學(xué)術(shù)團(tuán)體的會議、國際會議等,都要有會議記錄.其他公文的寫作一.會議記錄會議記錄的特點1.迅速.迅速是指記錄人的書寫速度要快.這是寫好會議記錄的前提.假設(shè)速度跟不上,會使記錄的內(nèi)容殘缺不全,甚至違反發(fā)言者的意愿.記錄人員必須具備一定的政治水平和業(yè)務(wù)水平,還要注意訓(xùn)練聽寫能力,掌握一套速記方法,如縮寫、略寫等.有的會議記錄不用手寫,要用打字機(jī)打出來這就需要同時訓(xùn)練快速打字能力.你一分鐘可以打多少字呢?會議記錄的特點1.迅速.2.準(zhǔn)確準(zhǔn)確是指記錄原話、原意原來語氣,不能使用記錄語言去加工概括,不能參加記錄人的意見.會議的插話一般不記,但重要插話如主持人作的提示、對被插話人的發(fā)言所持的態(tài)度、總結(jié)性的語句等,要加括號記明.發(fā)言人的姓名要寫全稱,標(biāo)點符號要正確運(yùn)用.用第三人稱,不用第一人稱,這是表示客觀,強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)確

會議記錄的特點2.準(zhǔn)確會議記錄的特點會議記錄的作用它是形成各種文件的重要媒介,人事安排、功過獎懲等,往往是通過會議決定的.它能為今后貫徹執(zhí)行會議精神、分析研究問題、檢查與總結(jié)工作提供依據(jù).它是反映會議真實情況的第一手資料,是日后查考的證物.有些比較重要的會議記錄,具有文獻(xiàn)價值和歷史檔案價值.會議記錄的作用它是形成各種文件的重要媒介,人事安排、功過獎懲會議記錄的寫作1.作好記錄前的準(zhǔn)備.做好會議的組織工作,事先了解開會程序和內(nèi)容,泥好議題,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后通知開會單位和個人.假設(shè)有重要的專題匯報,要收集好發(fā)言稿,開會時發(fā)給與會者每人一份.做好書寫材料的準(zhǔn)備.專用記錄紙,白色打印紙,鋼筆或毛筆;錄音機(jī),磁帶等.會議記錄的寫作1.作好記錄前的準(zhǔn)備.2.掌握記錄的根本寫法.記錄分兩個局部:第一局部是會議的組織情況.包括會議名稱、屆次數(shù);開會時間、地點;出席人姓名、職務(wù);列席人姓名、職務(wù);缺席人姓名、職務(wù);主持人姓名、職務(wù);記錄人姓名.會議名稱和屆次數(shù)寫在第一行正中,其他的另起一行,低兩格書寫.這些都要在會議主持之前寫好.會議記錄的寫作2.掌握記錄的根本寫法.會議記錄的寫作第二局部是會議的內(nèi)容.包括會議議程、主持人發(fā)言、與會人發(fā)言、作出的結(jié)論.最后要另起一行寫“散會〞或“休會〞、“完畢〞,并注明時間.記錄的兩種方法:一是摘要記錄法,只記發(fā)言要點和決定事項.二是詳細(xì)記錄法,把發(fā)言全部記下來.還有的是兩種記錄方法交織使用,終究采用哪種,視實際情況而定.會議記錄的寫作第二局部是會議的內(nèi)容.包括會議議程、主持人發(fā)言、與會人發(fā)言、會議記錄樣例信泰聯(lián)·精熙集團(tuán)第五次生產(chǎn)革新會議記錄地點：3號會議室時間：2004年9月5日出席人：XXX;YYY;JJJ;FFF;LLL缺席人：RRR主持人：NNN記錄人：VVV會議內(nèi)容：聽取GG的匯報，研究實施意見。一、JJJ匯報情況-------------------------------------

二、研討（略）三、決議1、---------------------------------------------2、---------------------------------------3、---------------------------------------------4、--------------------------------

主持人簽名：記錄員簽名：會議記錄樣例信泰聯(lián)·精熙集團(tuán)第五次生產(chǎn)革新會議記錄信件的寫作信件分公用信件、專用信件和私人信件三種.公文中的“函〞屬公用信件.信件不僅是作者知識、才能和打字員技能的反映,也是一個單位整體形象的反映.人們通過這些信件,不僅可以窺到某單位的的作風(fēng)和風(fēng)格,而且回憑由此獲得的初步印象,考慮是否與該單位聯(lián)系或聯(lián)系的程度.一個對信件這種根本的溝通手段都漫不經(jīng)心的單位,難道能指望它重視產(chǎn)品及效勞的質(zhì)量嗎???

信件的寫作信件分公用信件、專用信件和私人信件三種.公文中的“常用信件

感謝信

邀請信

慰問信

賀信

婉拒信

推銷信

求職信

請柬

常用信件商務(wù)信函寫作1、商務(wù)信函的六個C要求(1)．正確〔Correctness〕涉及權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系，必須正確貫徹上司的意圖。(2)．清楚(Clearness)思路、表達(dá)要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。(3)．具體(Concreteness)忌一般化、抽象化、表達(dá)清做什么？要求什么？(4)．完整(Completeness)表達(dá)〔意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時間、地點、人物等〕完整，不可遺漏。(5)．簡潔〔Conciseness〕文字簡煉，力戒修飾語堆積，函件冗長、拖沓。(6)．禮貌〔Courtesy〕態(tài)度誠懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。商務(wù)信函寫作1、商務(wù)信函的六個C要求商務(wù)信函的其他要求國際通用A4紙，不能用B5紙信紙、信封最好有企業(yè)的CI〔企業(yè)形象識別系統(tǒng)〕標(biāo)志，且平整、清潔文字書寫或印制清晰，翻開后“全景〞漂亮每頁上至少又有3行正文，不能只有落款可不蓋公章，用手簽名格式不嚴(yán)謹(jǐn)站在對方的立場考慮內(nèi)容，更人性化商務(wù)信函的其他要求國際通用A4紙，不能用B5紙常用的商務(wù)信函寫作1、信紙——企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)信箋2、收信人——單位名稱、職務(wù)3、稱謂——尊稱4、開頭應(yīng)酬語5、正文6、結(jié)尾應(yīng)酬語7、祝頌語8、署名9、日期10、左下角標(biāo)注常用的商務(wù)信函寫作1、信紙——企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)信箋信函左下角縮寫標(biāo)注P.P.(Perprocurationem)代簽C.C.(Carboncopy)抄送P.S.(Postscript)補(bǔ)述、附言Enc.(Enclosure)隨信的附件稱謂和署名對具體人DearMrJones，DearMrsSmith可用逗號，不用冒號署名您真誠的YoursSincerely一般公函DearSir/Madam署名您忠誠的YoursFaithfully信函左下角縮寫標(biāo)注P.P.(Perprocuratione商務(wù)信函寫作要領(lǐng)稱呼正確，語氣適當(dāng)言簡意賅，表達(dá)正確交談?wù)\懇，平實話語防止幽默，不要抒情祝頌語言，商業(yè)性強(qiáng)先要手簽，后再打印不要忘掉，附注說明商務(wù)信函寫作要領(lǐng)稱呼正確，語氣適當(dāng)常用工作文書1、工作總結(jié)用處——對前段工作的回憶檢查，找出經(jīng)歷教訓(xùn)而形成的文字材料分類——可按內(nèi)容、時間、部門、性質(zhì)區(qū)分構(gòu)造：(1)標(biāo)題(2)正文-----根本情況、經(jīng)歷體會、問題教訓(xùn)、今后努力方向和工作意見(3)署名〔日期〕常用工作文書1、工作總結(jié)2、專用工作報告種類：(1)市場〔預(yù)測、調(diào)查〕報告——標(biāo)題、前言、正文〔情況、做法經(jīng)歷、建議決策〕、結(jié)尾(2)經(jīng)濟(jì)活動分析報告——標(biāo)題、正文〔引言、主體---分析原因，得出結(jié)論、結(jié)尾---意見措施〕(3)可行性研究報告——標(biāo)題、署名、正文〔詳細(xì)論證〕2、專用工作報告種類：例：

公司99年財務(wù)方案執(zhí)行情況分析〔引言〕-----------------------現(xiàn)將情況分析如下：一、實現(xiàn)利潤分析-----------------------------------二、產(chǎn)品本錢分析----------------------------------三、流動資金分析---------------------------------四、專用資金分析---------------------------------幾點措施：1、----------------------------------------------------2、----------------------------------------------------3、---------------------------------------------------

例：

公司99年財務(wù)方案執(zhí)行情況分析〔引言〕---3.備忘的寫法(1)．發(fā)自何人(2)．發(fā)給何人(3)．日期、時間(4)．主題(5)、內(nèi)容備忘錄發(fā)給：人力資源部發(fā)自：財務(wù)部抄送：總經(jīng)理辦公室日期：2001年9月18日標(biāo)題：購置新計算機(jī)內(nèi)容：上周董事會決定------------------------------〔不用完畢語〕3.備忘的寫法(1)．發(fā)自何人二.檔案管理

事務(wù)管理的一環(huán)二.檔案管理事務(wù)管理意義:1.在組織團(tuán)體中從事情報的收集、制作、變換、傳達(dá)、保管等活動.2.是經(jīng)營活動的一局部,目的在管理協(xié)調(diào),經(jīng)營內(nèi)部的各種活動.3.系統(tǒng)相連:(1)職位系統(tǒng)(2)功能系統(tǒng)(3)物品系統(tǒng)(4)傳票系統(tǒng)

事務(wù)管理意義:情報處理情報處理目的:

1.Nocost2.Notime

3.Nomistake4.Nolabor知識的必要性培養(yǎng)思考的技巧目的:知識的必要性培養(yǎng)思考的技巧管理方式

處理能力傳遞速度標(biāo)準(zhǔn)化成本視而決定采取集中式,分散式或混合式.管理方式視而決定采取集中式,分散式或混合式.檔案管理的原那么1.正確---希望能做到想調(diào)某一檔案時,就能迅速地找到.2.簡明---檔案管理須力求簡單明了,其分類也要簡明,放置的位置及使用方法,讓公司里的有關(guān)人員都能清楚與了解,使上司或其他同事也隨時可取用參考.3.經(jīng)濟(jì)---管理人員不宜太多,以節(jié)省開支;檔案所占的位置越小越好,以免浪費(fèi)空間,檔案保存要確定年限,適時銷毀清理已失效者.4.富有彈性---檔案在分類上要富有彈性,以適應(yīng)業(yè)務(wù)的擴(kuò)大或臨時的的變動.檔案管理的原那么1.正確---希望能做到想調(diào)某一檔案時,就能檔案管理的種類1.臨時檔案:凡機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)及個人活動中,所產(chǎn)生的文件、圖表、實物及一切公文書等資料,不問起外行或特性,有公私機(jī)關(guān)完成行政處理手續(xù)后,即送機(jī)關(guān)檔案室管理人員歸卷者,謂之文卷(臨時檔案).2.中心檔案:已經(jīng)結(jié)案或無法結(jié)案之懸案,留備各幕僚機(jī)關(guān)共同應(yīng)用之文卷,保存機(jī)關(guān)檔案室以供稽憑應(yīng)用者,謂之案卷(中心檔案).3.永久檔案:在行政上已經(jīng)失效,經(jīng)鑒定有永久保存價值,移轉(zhuǎn)檔案室管理機(jī)構(gòu)保管,以備研究參考者,謂之檔案(永久檔案).檔案管理的種類1.臨時檔案:凡機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)及個人活動中,檔案的功用1.行政稽憑:為了解案情及立意遣詞的參考或援引.2.法律信證:法令、規(guī)章、會議記錄,都是公司檔案的一種,所以檔案可作為法令的依據(jù).3.史料供證:要真切地了解其沿革,唯有參考其檔案,以獲得正確的資料.4.研究資料:一個機(jī)關(guān)或公司的檔案,是研究時最直接最正確的原始資料,撰寫公司有關(guān)的學(xué)術(shù)報告或業(yè)務(wù),必須要運(yùn)用檔案.檔案的功用1.行政稽憑:為了解案情及立意遣詞的參考或援引.檔案管理中需要注意的事項1.收發(fā)作業(yè):(1)收文作業(yè)(2)發(fā)文作業(yè)2.點收整理

(1)點收時:文件是否齊全,手續(xù)是否完整(2)整理時:以件為單位、含附件;破損修補(bǔ);規(guī)格統(tǒng)一調(diào)整.檔案管理中需要注意的事項1.收發(fā)作業(yè):檔案管理中需要注意的事項3.分類立案:(1)分類歸檔方法:名稱歸檔法

地理歸檔法

主題性質(zhì)歸檔法

時間歸檔法

數(shù)字歸檔法

特殊歸檔法(2)檔號的建立:類綱總表—主要主題;總類—次要主題;個檔案檔案管理中需要注意的事項3.分類立案:4.編目作業(yè)

(1)登記目錄(2)活頁式分類目錄分類號碼:

檔案管理中需要注意的事項檔號案名起訖日期冊數(shù)保存年限轉(zhuǎn)移或銷毀備注4.編目作業(yè)檔案管理中需要注意的事項檔號案名起訖日期冊數(shù)保存(3)卡片式分類目錄:(4)卡片式人名目錄:

檔案管理中需要注意的事項檔號保存年限案名起訖日期冊數(shù)件數(shù)附件轉(zhuǎn)移銷毀中文名英文名籍貫出生日期年月日到職日期年月日離職日期年月日(3)卡片式分類目錄:(4)卡片式人名目錄:檔案(5)固定書本式附件目錄檔案管理中需要注意的事項編號收文日期文號發(fā)文日期文號附件名稱檔號件數(shù)備注(5)固定書本式附件目錄檔案管理中需要注意的事項編號收文日期5.典藏保管(1)裝訂:活頁、整齊、厚度(2)排列:以件為單位,按號碼順序6.防護(hù)保密、防霉、放火、防盜竊、防鼠修補(bǔ)(裱法、鑲法)重制、損失處理7.應(yīng)用(1)出納:調(diào)卷:主管簽證、有關(guān)業(yè)務(wù)、守秘,不得影印還卷:期限、查核無誤收,否那么