項目公司檔案管理辦法

項目公司檔案管理辦法項目公司檔案管理辦法項目公司檔案管理辦法xxx公司項目公司檔案管理辦法文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度沙洋縣沙河線項目管理有限公司檔案管理辦法實施日期：二〇一七年十二月目錄第一章總則 3第二章管理原則 3第三章管理員職責要求 3第四章檔案范圍及分類 4第五章檔案銷毀管理辦法 5第六章檔案使用管理辦法 5第七章檔案保密管理辦法 6第八章檔案移交和接收管理辦法 7第九章附則 7檔案移交表 8第一章總則第一條為規(guī)范公司各類檔案管理，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，根據(jù)相關法律法規(guī)和公司管理工作的實際，制定本管理辦法。第二條本制度適用于公司全體員工，公司各部門在辦理相關檔案業(yè)務時，必須遵循本管理辦法的規(guī)定。第二章管理原則第三條根據(jù)其經營管理需要設置檔案工作機構，公司重要檔案由行政部負責保管。各部門兼職檔案員由各部門負責人兼任，文件材料的收集由各部門檔案員負責整理。第四條公司對重要檔案文件進行集中保管，檔案管理人員必須規(guī)范管理，確保檔案的安全。第三章管理員職責要求第五條檔案工作職責為：(一)負責公司檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、使用、保密、銷毀和移交工作；(二)負責檔案房管理工作，定期對檔案庫房、設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，妥善處理；(三)負責敦促部門兼職檔案人員做好本部門文件材料的收集、歸檔工作；第六條部門檔案員工作職責為：(一)負責本部門履行職責中形成的所有檔案資料的集中統(tǒng)一保管，對本部門產生的檔案資料系統(tǒng)、齊全、完整地收集、保管；(二)負責對本部門產生文件材料的質量把關，保證文件材料的字跡、紙張、內容、裝訂等符合檔案歸檔的質量要求；(三)負責做好本部門檔案資料的安全和保密工作；(四)在工作中發(fā)現(xiàn)問題及時上報，妥善處理。并提出改進檔案工作的意見和建議第四章檔案范圍及分類第七條公司大記事類(公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；公司股東會、股東、監(jiān)理會形成的文件材料；反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像及獲獎證書等)，此類檔案由行政部保管。第八條生產經營管理類(公司年度經營計劃、公司年度預決算報告、考核指標、經營合同和協(xié)議等)，此類檔案由行政部保管。第九條財務檔案類(報表、憑證及其管理方面的文件材料)，此類檔案由財務部保管。第十條往來文書類(上級主管單位文件、公司文件及公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書)，此類檔案由行政部保管。第十一條基建檔案類(房屋租賃、物業(yè)維修方面的文件材料、合同、辦公設備說明書等)，此類檔案由行政部保管。第十二條其他(其他具有利用和保存價值的文件材料)，此類檔案由行政部保管。第五章檔案銷毀管理辦法第十三條失去保存價值的和已到保管期的檔案要經過鑒定后進行銷毀。(一)對失效的檔案，編制銷毀清冊，及時銷毀；(二)辦理銷毀手續(xù)，經總經理批準，方能銷毀；(三)銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在確認簽字。(四)公司終止、解散時，檔案應移交公司法人。(五)公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。第六章檔案使用管理辦法第十四條公司凡需使用公司重要檔案者，均須在釘釘上發(fā)起審批，經領導同意后，填寫《文件借閱/領用表》，注明借閱/領用用途及使用人等情況。第十五條借閱期限不得超過二星期，到期需歸還，并在《文件借閱/領用表》上如實填寫歸還日期及經手人姓名；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。第十六條借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告。第十七條外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離公司。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。第十八條公司內檔案使用的方式有：(一)提供檔案原件；(二)提供檔案復印件；(三)提供文獻索引資料；(四)提供檔案掃描電子檔。第七章檔案保密管理辦法第十九條要按照國家保密法的有關規(guī)定，凡涉及秘密的檔案，應按規(guī)定范圍使用。第二十條不得擅自提供、抄錄、公布檔案。第二十一條任何單位、部門或個人，不準出賣公司檔案和內部資料、文件，不得丟失文件和檔案；不歸檔文件材料，集中交檔案室統(tǒng)一處理”第二十二條對于造成失密、泄密、侵權事件的單位或個人，必須嚴肅查處，追究其責任，情節(jié)嚴重者移送司法機關依法處理。第八章檔案移交和接收管理辦法第二十三條公司檔案在辦理移交手續(xù)時，交接雙方必須同時在場，在完成檔案名稱、數(shù)量等信息核實無誤后雙方確認簽字，方可完成移交。第二十四條公司檔案辦理快遞郵寄檔案前，需與檔案