房地產(chǎn)公司檔案管理程序

房地產(chǎn)公司檔案管理程序1.目的和范圍建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。2.職責(zé)公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的辦法進(jìn)行組織管理，即圖書檔案室(隸屬人力資源部）負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，圖書檔案室對各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.2鑒于財務(wù)檔案的特殊性,公司財務(wù)檔案（包含各類合同）由財務(wù)計統(tǒng)部自管，圖書檔案室提供存放點。使用時，由財務(wù)計統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理。3.流程3.1檔案分類3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價值的普發(fā)性內(nèi)外部文件。3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。3.1.3財務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的會計憑證、帳簿和財務(wù)報告等具有保存價值的會計核算專業(yè)材料。3.1.4人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。3.1.5聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保存價值的、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說明的歷史記錄。3.2具體管理3.2.1立卷歸檔各部室向圖書檔案室移交檔案吋，均需附上移交清單一式兩份。移交時，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點簽收，并各自保存一份。(移交清單即文件清單)各部室向圖書檔案室移交擋案時要做到種類齊全、份數(shù)完整，圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等。復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。各部室可根據(jù)實際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行?？偨?jīng)理室：會議紀(jì)要、董事會文件、訴訟文書、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文件、大事記等；人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料(應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等〉、內(nèi)部刊物等；工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等）；其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制；文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等；財務(wù)計統(tǒng)部：財會檔案見第三層次文件《財務(wù)檔案管理程序》;審計核算部：決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等;經(jīng)營銷售部：售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等；設(shè)計研發(fā)部：設(shè)計變更、設(shè)計合同、外送文件、外來文件等；3.2.2整理上架卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序為文前圖后。不同保存價值的文件應(yīng)分幵組卷。凡有文字部分的均應(yīng)打上號碼〔采用打號機(jī)，正面右上角，背面左上角〕。文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為30*21；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。3.2.3保管A.庫房管理庫房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關(guān)的物品，不從事與庫房管理無關(guān)的活動；除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進(jìn)庫的（如維修庫房或設(shè)備等)，則須有檔案員陪同并相伴始終；庫房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測量儀和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效；隨時注意庫房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在14-20，相對濕度50%?65%；檔案入庫前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位;同吋對檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進(jìn)行翻動；每月中旬定期對庫房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生；檔案員離開庫房時應(yīng)隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放；密集架的編號及檔案的存放順序為自門口起，從左至右，從上到下。B.流動中的安全防護(hù)檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應(yīng)及時放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的場所使用；未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人,以防泄密；未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)??；盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時間，以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。3.2.4提供利用：A.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的撿索工具；安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率；幵辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B.開展查借服務(wù)借閱：公同內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還；非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱；借閱者必須愛護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標(biāo)記;不得撕去檔案內(nèi)頁；借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。借出：檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1個月后歸還，不能及時歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部門主管同意后，方可借出；借出人員須妥善保管好擋案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。復(fù)印：檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意；圖紙資料若需借出復(fù)印的，必須檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。3.2.5銷毀準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨保管。批準(zhǔn)銷毀的方案可送造紙廠作原料或碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。檔案銷毀時，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上