項(xiàng)目部文件管理制度

項(xiàng)目部文件管理制度項(xiàng)目部文件管理制度項(xiàng)目部文件管理制度項(xiàng)目部文件管理制度編制僅供參考審核批準(zhǔn)生效日期地址：電話：傳真:郵編:。包括：項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃、項(xiàng)目協(xié)調(diào)程序、質(zhì)量計(jì)劃、安全/HSE管理規(guī)劃、進(jìn)度控制規(guī)定等。這類文件由項(xiàng)目部各職能組或?qū)I(yè)技術(shù)人員根據(jù)項(xiàng)目情況編制，內(nèi)部審核后報(bào)業(yè)主確認(rèn)，作為項(xiàng)目指導(dǎo)控制類文件。2、合同協(xié)議類文件。包括：總承包合同、分包施工合同、補(bǔ)充協(xié)議、紀(jì)要。3、總分包資質(zhì)備案文件。包括：分包資格報(bào)審、現(xiàn)場管理體系核查。該類文件需要向業(yè)主/監(jiān)理報(bào)審。4、計(jì)劃進(jìn)展類文件。包括：（1）、開工報(bào)告。包括總承包商向業(yè)主/監(jiān)理提交的開工報(bào)告及分包商向總承包商提交的開工報(bào)告。開工報(bào)告是確定工期、合同履行的重要依據(jù)。（2）、施工總進(jìn)度計(jì)劃，季、月計(jì)劃和三周滾動進(jìn)度計(jì)劃，上述進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表。（3）、工程暫停/復(fù)工令，工程延期審批。（4）、項(xiàng)目施工（月）進(jìn)展報(bào)告。5、工程施工日志。工程施工日志由各職能組負(fù)責(zé)人組織每日編寫，施工經(jīng)理負(fù)責(zé)督促檢查，按月匯集成冊后交項(xiàng)目秘書歸檔。工程施工日志表格使用項(xiàng)目所在地規(guī)定的通用表格。6、會議紀(jì)要。按照管理關(guān)系和形成紀(jì)要方可按以下分別存放、歸檔。業(yè)主/總包會議紀(jì)要，紀(jì)要由業(yè)主方形成；總包/業(yè)主會議紀(jì)要，紀(jì)要由總包方形成；監(jiān)理/總包會議紀(jì)要，紀(jì)要由監(jiān)理方形成；總包/分包會議紀(jì)要，紀(jì)要由總包方形成；其他，紀(jì)要由組織方形成。紀(jì)要應(yīng)由現(xiàn)場負(fù)責(zé)人統(tǒng)一簽發(fā)，項(xiàng)目秘書收集保管。7、申請/報(bào)告類文件。主要是對業(yè)主、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督站、檢測機(jī)構(gòu)等形成的文件。跟蹤該類文件的審批、回復(fù)，文件存放需要閉合。8、工作聯(lián)系單/工程備忘錄類文件。按照管理關(guān)系和形成文件方，可按以下分別存放、歸檔。跟蹤該類文件的審批、回復(fù)，文件存放需要閉合。（1）、總包/業(yè)主工作聯(lián)系單/工程備忘錄，文件由總包方形成。（2）、總包/分包工作聯(lián)系單/工程備忘錄，文件由總包方形成。（3）、總包與其他相關(guān)方的工作聯(lián)系單/工程備忘錄，文件由總包方形成。（4）、分包/總包工作聯(lián)系單/工程備忘錄，文件由分包方形成。9、總包通知。對施工分包商/設(shè)備材料供應(yīng)商的指令性管理文件，由項(xiàng)目經(jīng)理/施工經(jīng)理統(tǒng)一簽發(fā)，必須有分包商的回復(fù)文件，文件存放需要閉合。10、造價費(fèi)用控制文件。應(yīng)由造價員(師)組織整理，包括對業(yè)主的資金計(jì)劃、付款申請及審批，對分包商的進(jìn)度款審批，變更費(fèi)用控制文件，竣工結(jié)算。其中現(xiàn)場簽證、報(bào)價確認(rèn)單等與施工管理密切相關(guān)工作。11、安全管理文件。安全管理文件主要包括但不限于以下：（1）、總包人安全管理規(guī)劃、方案，管理規(guī)定。（2）、分包人安全資質(zhì)、人員資格資料備案審查文件。（3）、安全專項(xiàng)方案及報(bào)審文件。（4）、總包人現(xiàn)場核查記錄文件。（5）、總包人內(nèi)部人員培訓(xùn)文件。（6）、總包人安全檢查文件。（7）、總包人安全管理總結(jié)文件。12、現(xiàn)場采購文件。應(yīng)由采購組整理，還需及時將業(yè)主采購的設(shè)備/構(gòu)配件/材料的質(zhì)量保證資料，做詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，以備工程驗(yàn)收需要。13、圖紙。除按合同規(guī)定向有關(guān)方提供的施工圖紙外，工程項(xiàng)目部現(xiàn)場應(yīng)至少保存兩套完整的施工圖紙，由項(xiàng)目資料員按專業(yè)統(tǒng)一編目保管。圖紙?jiān)瓌t上不外借，內(nèi)部借閱需報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人對所借圖紙的完整性、安全性負(fù)責(zé)。14、現(xiàn)場施工文件。包括：(1)、綜合部分（施工組負(fù)責(zé)整理、匯總）。包括：A、設(shè)計(jì)交底、圖紙會審，設(shè)計(jì)變更、洽商。按照專業(yè)分類，編制資料統(tǒng)計(jì)表，標(biāo)明專業(yè)、已發(fā)單位。B、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案及審批文件。編制資料統(tǒng)計(jì)表，標(biāo)明專業(yè)、分包單位。C、設(shè)備/構(gòu)件/材料報(bào)驗(yàn)資料。包括：報(bào)驗(yàn)申請表、數(shù)量清單、質(zhì)量證明文件及復(fù)試報(bào)告。編制資料統(tǒng)計(jì)表，標(biāo)明專業(yè)、涉及部位、采購單位、數(shù)量清單、質(zhì)量證明文件及復(fù)試報(bào)告份數(shù)。業(yè)主采購設(shè)備/構(gòu)件/材料的資料按前述“12”執(zhí)行。（2）、土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程部分：包括測量定位資料、地基資料、施工試驗(yàn)記錄、隱蔽工程檢查記錄、施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量事故處理記錄等。由各專業(yè)組形成整理、專業(yè)組負(fù)責(zé)人審核、施工組匯總。當(dāng)為分包項(xiàng)目時，分包人負(fù)責(zé)按照要求形成整理，總包專業(yè)負(fù)責(zé)人審核、施工組匯總。（3）、安裝工程部分：包括非標(biāo)設(shè)備(件)制安、工業(yè)設(shè)備、工業(yè)管道、電氣裝置、自動化儀表等安裝工程的質(zhì)量檢驗(yàn)及報(bào)驗(yàn)表、質(zhì)控表、中間交接表、隱藏工程檢查記錄、相關(guān)試驗(yàn)檢測記錄等。由機(jī)電安裝組（或?qū)I(yè)技術(shù)人員）形成整理、施工組匯總。當(dāng)為分包項(xiàng)目時，分包人負(fù)責(zé)按照要求形成整理，總包專業(yè)負(fù)責(zé)人審核、施工組匯總。15、竣工驗(yàn)收文件：包括竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、工程交接證書等。由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，施工組具體組織實(shí)施。16、文件收/發(fā)放記錄（包括圖紙發(fā)放記錄）。上述文件應(yīng)按類別存放于按國家標(biāo)準(zhǔn)定制的檔案盒中，建立目錄統(tǒng)計(jì)，隨工程進(jìn)展同步。工程竣工時，經(jīng)相關(guān)人員檢查統(tǒng)計(jì)后形成最終卷內(nèi)目錄，形成卷內(nèi)備考表。同時在條件允許時應(yīng)建立一套電子版檔案。三、項(xiàng)目文件形成和往來1、項(xiàng)目文件要以項(xiàng)目工程的特點(diǎn)、《建筑工程資料管理規(guī)程》、《城建檔案管理規(guī)定》、《施工合同》、《造價管理規(guī)定》以及甲方、監(jiān)理的要求和現(xiàn)場的實(shí)際情況為依據(jù)形成。2、形成文件時一定要真實(shí)、及時。尤其是經(jīng)濟(jì)簽證文件，原則上要堅(jiān)持先簽證后施工。未及時簽證的，一定要在簽證事項(xiàng)發(fā)生后規(guī)定的時效內(nèi)，補(bǔ)送簽證文件。技術(shù)性文件要同步工程進(jìn)展及時收集整理歸檔。3、以項(xiàng)目部名義向外發(fā)送文件必須經(jīng)過項(xiàng)目經(jīng)理的簽發(fā)。要求外發(fā)文件：規(guī)范、文體一致、訴求明確、用詞準(zhǔn)確、言之有物、有禮有據(jù)有節(jié)。4、當(dāng)特殊情況下需要以總公司名義向業(yè)主、監(jiān)理或其他相關(guān)部門和單位行文時，項(xiàng)目部先起草稿，經(jīng)總公司領(lǐng)導(dǎo)審定后再行正式文。5、文件往來一般采用直接送達(dá)和掛號信兩種方式進(jìn)行。直接送達(dá)時須收文方進(jìn)行簽收。直接送達(dá)成本高或有可能拒收（簽）時采用掛號信寄發(fā)，寄發(fā)后須保存好存根（存根交資料員保管），以備用。6、項(xiàng)目部內(nèi)部文件往來實(shí)行收發(fā)文本登記制度。收文方既要在發(fā)文方的發(fā)文本上簽收，又要在己方的收文本上登記。7、收發(fā)文登記要記錄序號、文件名稱、收發(fā)文方、收發(fā)日期、收發(fā)人等內(nèi)容。登記要及時，以免漏記錯記。四、項(xiàng)目部發(fā)文管理1.項(xiàng)目部上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中項(xiàng)目部經(jīng)理。項(xiàng)目部業(yè)務(wù)各部門或個人一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。項(xiàng)目部上報(bào)下發(fā)的正式文件一律需加蓋項(xiàng)目部公章后方可生效。2.項(xiàng)目部業(yè)務(wù)部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置的均需項(xiàng)目部經(jīng)理同意后方可加蓋項(xiàng)目部公章上報(bào)或下發(fā)，并由項(xiàng)目資料員登記臺帳。3.凡是以項(xiàng)目部名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。4.項(xiàng)目部下發(fā)文件主要用于：(1)公布項(xiàng)目部規(guī)章制度；(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；(3)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理等工作的決定；(4)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào)；(5)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；5.項(xiàng)目部上行文、外發(fā)文主要用于：對上級機(jī)關(guān)、總公司、業(yè)主、監(jiān)理或設(shè)計(jì)院呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定等；五、項(xiàng)目部收文管理1、文件的簽收：項(xiàng)目部外部文件均由項(xiàng)目部資料員負(fù)責(zé)登記簽收。項(xiàng)目部外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交項(xiàng)目部資料員進(jìn)行登記、編號、存檔、建立臺帳。復(fù)印件供使用和傳閱。2、文件編號保管：項(xiàng)目部資料員簽收后應(yīng)及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。3、文件閱批與分發(fā)：凡正式文件均需由項(xiàng)目部資料員及時送項(xiàng)目經(jīng)理批示。按照批示，資料員區(qū)別對待文件傳閱和復(fù)印件分發(fā)。文件傳閱和復(fù)印件分發(fā)要及時送達(dá)有關(guān)人員或業(yè)務(wù)組，并履行相關(guān)手續(xù)。4、文件傳閱與催辦：傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容；閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交項(xiàng)目部資料員，閱批文件一般不得超過當(dāng)天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。項(xiàng)目部主要負(fù)責(zé)人如有“批示”、“擬辦意見”，項(xiàng)目部資料員應(yīng)負(fù)責(zé)督促、提醒有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。六、項(xiàng)目文件立卷與歸檔（一）、文件的歸檔范圍：1.凡下列文件統(tǒng)一分別由資料員負(fù)責(zé)歸檔：(1)上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對項(xiàng)目部報(bào)告、申請的批復(fù)；(2)項(xiàng)目部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；(3)各種例會記錄；(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報(bào)材料等；(5)上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；(6)反映本單位生產(chǎn)活動、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；(8)項(xiàng)目部向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。2.業(yè)務(wù)部分：各分部日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)組和各分部負(fù)責(zé)立卷歸檔。各分部要建立健全文件管理制度，分部文件由分部業(yè)務(wù)組統(tǒng)一管理。（二）、立卷要求1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅(jiān)持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議或涉及造價形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4.竣工驗(yàn)收前，各業(yè)務(wù)組文件要按竣工驗(yàn)收資料規(guī)范和城建檔案要求整理，交資料員統(tǒng)一歸檔。七、項(xiàng)目資料移交1、項(xiàng)目竣工初驗(yàn)后，根據(jù)驗(yàn)收意見全面整理竣工移交資料。