視頻會議系統(tǒng)管理制度

視頻會議系^管理制度第一章總則第一條為了正確、規(guī)范使用視頻會議系統(tǒng)，提高會議的效率及質(zhì)量，保證視頻會議能夠長期有效的進行，特制訂本規(guī)定。第二條本細(xì)則適用于內(nèi)部視頻會議系統(tǒng)的管理維護人員。第二章職責(zé)分工第三條總管理中心信息部是視頻會議系統(tǒng)日常維護的主要執(zhí)行者，其主要職責(zé)包括：(1)負(fù)責(zé)集團視頻會議設(shè)備和系統(tǒng)的日常管理和維護工作，保持系統(tǒng)處于良好的運行狀態(tài)；(2)對設(shè)備電路及系統(tǒng)進行日常維護、定期巡檢、檢修測試，包括視頻會議主機、視頻會議大屏幕及電視、攝像頭、麥克風(fēng)、調(diào)音臺、音響、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、系統(tǒng)軟件、系統(tǒng)優(yōu)化調(diào)整等的日常維護管理工作，并且要記錄巡檢記錄和維修記錄；(3)在巡檢過程中，要對視頻會議設(shè)備進行統(tǒng)計，維護，并且要現(xiàn)成對企業(yè)管理員進行現(xiàn)場培訓(xùn)，現(xiàn)場問題答疑，并且監(jiān)督和協(xié)助企業(yè)視頻管理員完成操作手冊；(4)在每次視頻會議調(diào)試前，要與各個會場逐項進行問題排查，詳見(視頻會議前問題排查表)并且做好相關(guān)排查記錄；(5)完整、準(zhǔn)確地記錄視頻會議系統(tǒng)的運行日志；(6)視頻會議管理員要及時解決和反饋視頻設(shè)備中存在的各種問題；(7)視頻會議系統(tǒng)的傳輸鏈路進行整體維護，確保正常運行。(8)對重要的會議和培訓(xùn)要及時的進行會議錄制，轉(zhuǎn)換、存檔；(9)及時的維護錄播設(shè)備的存儲空間，對視頻資料進行定期備份和導(dǎo)出。第四條成員企業(yè)視頻會議管理工程師職責(zé)：(1)各成員企業(yè)至少配備一名專職或兩名兼職視頻管理員；(2)視頻管理員需保持手機暢通，信息部需建立《各視頻責(zé)任人一覽表》(如附件一所示)；(3)負(fù)責(zé)本企業(yè)視頻會議設(shè)備和系統(tǒng)日常管理和維護工作，保持系統(tǒng)處于良好的運行狀態(tài);(4)對設(shè)備電路及系統(tǒng)進行日常維護、定期檢修測試，包括視頻會議主機、視頻會議大屏幕及電視、攝像頭、麥克風(fēng)、調(diào)音臺、音響、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、系統(tǒng)軟件、系統(tǒng)優(yōu)化調(diào)整等的日常維護管理工作；⑸每次視頻會議后向總管理中心信息部發(fā)送會議日志，如遇設(shè)備問題應(yīng)及時向總管理中心信息部匯報，信息部管理人員必須在一個工作日內(nèi)排查問題。第三章設(shè)備管理第五條視頻會議系統(tǒng)設(shè)備(1)視頻會議系統(tǒng)設(shè)備主要由攝像頭、話筒、會議專用電腦、圖像顯示設(shè)備、調(diào)音臺、音響設(shè)備等組成。(2)嚴(yán)禁在視頻會議專用電腦上安裝無關(guān)的軟件，并定期做好病毒防護等安全維護工作。(3)視頻會議系統(tǒng)管理員必須每周一次對相關(guān)設(shè)備進行常規(guī)檢查清理工作。在視頻會議召開前，應(yīng)對相關(guān)設(shè)備進行全面檢查。(4)視頻會議系統(tǒng)只能由系統(tǒng)管理員操作，嚴(yán)禁其他無關(guān)人員操作。第四章會議管理第六條視頻會議管理(1)各企業(yè)、各中心如使用視頻會議，需提前在OA系統(tǒng)中預(yù)訂會議室。(2)各參會單位管理員接到視頻會議召開的通知后，必須在視頻會議開始前1小時進行設(shè)備聯(lián)動調(diào)試，檢查本會場內(nèi)電源、麥克風(fēng)、音響、調(diào)音臺、視頻顯示設(shè)備是否正常，數(shù)據(jù)是否丟包，出現(xiàn)問題及時解決，保證會議視頻、音頻質(zhì)量，保障網(wǎng)絡(luò)傳輸效果穩(wěn)定正常，調(diào)試完畢后必須將麥克風(fēng)調(diào)至關(guān)閉狀態(tài)，以免影響會議效果。(3)系統(tǒng)管理員在會前和會中必須按正確的方法操作，會議中嚴(yán)禁插拔話筒電源、關(guān)閉視頻終端電源等非法操作，不準(zhǔn)擅自調(diào)動視頻設(shè)備，會議召開期間，管理員需在會議現(xiàn)場確保會議正常進行。(4)分會場會議中不發(fā)言時應(yīng)主動關(guān)閉本端麥克風(fēng)，避免產(chǎn)生雜音、噪音，影響會議音頻效果，主會場也要通過MCUB3對非發(fā)言會場進行靜音，以保證會議效果。(5)在會議開始前，各分會場將攝像頭取會場全景，會議進行中，及時調(diào)整攝像頭，取發(fā)言者近景鏡頭。(6)會議中如果有會場意外中斷，嚴(yán)禁自行更改配置，及時聯(lián)系主會場管理員把會場重新加入到會議中。(7)會議期間，針對各會場線路、音頻、視頻進行監(jiān)控并做好記錄，及時發(fā)現(xiàn)問題，在會議結(jié)束后針對問題查找原因，出書面故障報告，避免以后出現(xiàn)類似的問題。(8)會議期間，手機應(yīng)調(diào)整為靜音或震動狀態(tài)，重要會議禁止接打電話。(9)會議結(jié)束后，及時關(guān)閉各項設(shè)備電源，做好設(shè)備保養(yǎng)工作。(10)會議期間，視頻設(shè)備遙控器要嚴(yán)格保管，禁止管理員以外的人進行遙控器操作。第五章考核規(guī)定為了保證視頻會議系統(tǒng)正常運行，各單位必須配備一名名專職或兩名兼職管理員負(fù)責(zé)日常維護和具體操作，總管理中心將人員配備納入每月的信息化考核中，不符合要求的，將給予1分的扣分。各個視頻會場因為人為操作失誤導(dǎo)致視頻終斷，每發(fā)現(xiàn)一次給予1-5分的扣分。視頻管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行視頻會議的操作程序，不得隨意拆卸和挪用視頻會議系統(tǒng)設(shè)備，不得隨意更改視頻設(shè)備的配置，在會議期間，各單位視頻管理人員必須現(xiàn)場值守，不得擅離崗位，會議結(jié)束后，檢查話筒，關(guān)閉設(shè)備。如不符合要求的每發(fā)現(xiàn)一次給予1-10分的扣分。各個分會場的視頻管理員，必須在開會前30分-60分開啟設(shè)備，參加視頻會議設(shè)備聯(lián)調(diào)，如因視頻管理員沒有及時開啟視頻設(shè)備導(dǎo)致視頻無法召開或出現(xiàn)故障的，每發(fā)現(xiàn)一次給予1-10分的扣分。視頻管理人員必須做好視頻會議系統(tǒng)設(shè)備的日常維護和管理工作，如發(fā)生人為損壞或設(shè)備丟失等情況，須上報集團總管理中心，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并對相關(guān)單位給予1-10分的扣分。視頻會議管理員嚴(yán)格管理視頻設(shè)備，禁止非管理人員私自調(diào)試設(shè)備，已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，給予1分的扣分。視頻會議調(diào)試過程中要完成《視頻會議調(diào)試檢查表》（見附件二）。集團視頻管理員要定期到各個視