辦公用品管理制度與表格

辦公用品管理制度為加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品領(lǐng)用程序，提高利用效率，降低辦公經(jīng)費(fèi)，根據(jù)公司實(shí)際情況，特制定本制度。一、辦公用品分類管理規(guī)定、規(guī)定中的辦公用品分為固定資產(chǎn)和一般辦公用品。固定資產(chǎn)主要指：桌椅、公文柜、電腦、電話機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。固定資產(chǎn)要遵守固定資產(chǎn)管理制度。一般辦公用品包括剪刀、膠條、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀、簽字筆、鉛筆、信箋、信封、筆記本、打印紙、復(fù)印紙、復(fù)寫紙、印刷品、印泥、訂書釘、大頭針、圖釘、夾子、名片、帳冊(cè)、卷宗、檔案袋(盒)、標(biāo)簽、衛(wèi)生杯、計(jì)算品、電池以及清潔用品等。2、員工對(duì)辦公用品應(yīng)本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費(fèi)的原則。對(duì)于消耗品第二次發(fā)放起，必須以舊換新。3、每位員工須建立個(gè)人領(lǐng)用臺(tái)帳。4、辦公用品為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪作私用。5、不得利用辦公設(shè)備干私活、謀私利。不得將辦公用品隨意丟棄廢置。精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程。二、辦公用品計(jì)劃規(guī)定1、各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況，每月 25日前提交下月辦公用品申用計(jì)劃至行政部。2、行政部核對(duì)申用計(jì)劃與辦公用品臺(tái)帳、庫(kù)存后，編制《辦公用品月申購(gòu)匯總表》（附件一），呈總經(jīng)理審批，經(jīng)董事長(zhǎng)簽字后，指派人員采購(gòu)。三、辦公用品購(gòu)置規(guī)定、采購(gòu)人員根據(jù)簽批的《辦公用品月申購(gòu)匯總表》實(shí)施購(gòu)買，于月底前完成。、采購(gòu)員須調(diào)查辦公用品供應(yīng)商及市場(chǎng)價(jià)格，保證最優(yōu)性價(jià)比和使用-1-質(zhì)量。、臨時(shí)急需辦公用品，由需求部門提出申請(qǐng)，行政部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，董事長(zhǎng)同意后購(gòu)置。四、辦公室用品的發(fā)放領(lǐng)用規(guī)定、個(gè)人辦公用品的發(fā)放領(lǐng)用●新員工入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配置簽字筆一支、筆記本一本、文件雙夾一個(gè)，本部門未有庫(kù)存則到行政部領(lǐng)取，但成本劃入新員工所在部門?！駛€(gè)人領(lǐng)用辦公用品應(yīng)據(jù)實(shí)填寫《辦公用品個(gè)人領(lǐng)用臺(tái)帳》（附近二），經(jīng)由部門主管審核后保管在本部門。、部門辦公用品的發(fā)放領(lǐng)用剪刀、膠帶、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀，按區(qū)域分配?！裼?jì)算器除財(cái)務(wù)部門按區(qū)域分配。●部門領(lǐng)用辦公用品應(yīng)填寫《部門辦公用品申領(lǐng)單》（附件四），經(jīng)部門主管確認(rèn)，由行政部依月用量申購(gòu)計(jì)劃表發(fā)放?！窆芾韱T根據(jù)申請(qǐng)單填寫《辦公用品領(lǐng)用記錄》（附件三）。、會(huì)議期間辦公用品的領(lǐng)用，由公司指派會(huì)務(wù)組組長(zhǎng)按部門辦公用品發(fā)放領(lǐng)用規(guī)定辦理。會(huì)議結(jié)束后，將領(lǐng)用物品交辦公室辦理入庫(kù)、移交手續(xù)。五、辦公用品管理員職責(zé)1、管理人員須建立和登記辦公用品臺(tái)賬，定期核查領(lǐng)用物品登記，做好辦公用品的購(gòu)置，發(fā)放和庫(kù)存管理。2、管理人員必須定期和不定期盤點(diǎn)，查對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。3、管理人員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。4、管理人員須根據(jù)辦公用品的消耗和領(lǐng)用情況，確定和保證合理的庫(kù)存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。六、辦公用品的交接和收回員工因離職或工作崗位變動(dòng)等原因需進(jìn)行辦公用品及固定資產(chǎn)的交接或收回時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守交接回收。-2-1、移交人需逐項(xiàng)列出物品清單，辦公室主任清點(diǎn)核對(duì)臺(tái)賬確保辦公用品損耗程度，書面標(biāo)明，移交接收人。2、管理人員需根據(jù)清單核實(shí)填寫《辦公用品交接登記表》 （附件五），存檔備查。七、成本管控1、各部門預(yù)算每月辦公用品用量成本，并在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行月用量計(jì)劃申購(gòu)，因特殊情況超出預(yù)算的需總經(jīng)理核準(zhǔn)方可購(gòu)買。2、行政部依各部門預(yù)算作全廠辦公用品月用量預(yù)算，并在呈簽的《辦公用品月用量申購(gòu)單》上注明各部門申購(gòu)金額及總金額。3、對(duì)辦公用品成本管控成績(jī)優(yōu)異部門及相關(guān)負(fù)責(zé)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，每月辦公用品成本最低且未超出預(yù)算范圍的部門，部門主管記小功一次；連續(xù)三個(gè)月未超出預(yù)算部門，全體部門成員各記小功一次；年度辦公用品成本最低且未超出預(yù)算范圍的部門，部門主管記大功一次，全體部門成員記小功兩次；全年12個(gè)月辦公用品成本都未超出預(yù)算部門，部門主管記大功一次，全體部門成員記小功兩次；全廠年度辦公用品成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)或低于上年度5%以上者，行政主管及辦公用品管理員各記大功一次。八、違紀(jì)處罰1、公司的辦公用品應(yīng)為辦公所用，私用或帶出公司者，公司將按辦公用品兩倍價(jià)格從當(dāng)月工資中扣出，并給予 50元的罰款處理。2、公司辦公用品應(yīng)本著節(jié)約的原則，如有浪費(fèi)者經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以責(zé)任者 50元罰款處理。3、員工應(yīng)自覺愛護(hù)各類辦公用品，如有不正當(dāng)或不合理使用造成損壞應(yīng)照價(jià)賠償，并予以責(zé)任者 50元罰款處理。4、辦公用品管理員應(yīng)遵章辦理各項(xiàng)辦公用品管理操作制度，如有違章辦理經(jīng)發(fā)現(xiàn)公司將視情節(jié)輕重給予 50元-500元罰款處理。為了加強(qiáng)辦公用品管理制度的貫徹實(shí)施，公司實(shí)行扣罰連帶責(zé)任制。各部門員工因違反管理制度形成罰金處理的部門主管追責(zé)雙倍罰金。本制度自公布之日起實(shí)施。-3-流程圖流程 說(shuō)明 職責(zé) 使用表單 時(shí)間節(jié)點(diǎn)月用量申購(gòu)依本部門實(shí)各部門主管/《月用量申每月25日前計(jì)劃提報(bào)際需求提報(bào)文員購(gòu)計(jì)劃表》月申購(gòu)計(jì) 劃 統(tǒng)計(jì)各用品 行政部 《月用量申 每月26日前匯總呈簽 數(shù)量及部門 購(gòu)匯總表》金額必須由總經(jīng)《月用量申每月30日前總經(jīng)理月申購(gòu)計(jì)劃理審批后方購(gòu)匯總》核準(zhǔn)可購(gòu)買采購(gòu)由行政部統(tǒng)行政部《月用量申當(dāng)月5日前一安排采購(gòu)購(gòu)匯總表》一次性領(lǐng)取各部門/行政《領(lǐng)料單》日前領(lǐng)用當(dāng)月8本部門月申部購(gòu)物品登記入帳將采購(gòu)單、各行政部《辦公用品當(dāng)月12日前部門領(lǐng)料單領(lǐng)用登記表》等整理造冊(cè)附件：附件一：《辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃單》附件二：《個(gè)人辦公用品領(lǐng)用臺(tái)帳》附加三：《辦公用品領(lǐng)用記錄》附件四：《部門辦公用品申領(lǐng)單》附件五：《辦公用品交接登記單》二○一一年十二月十二日-4-附件一：辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃單序號(hào)申購(gòu)用品規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算額度各部門申實(shí)際金額購(gòu)金額1234567891011121314151617行政主管審核 管理員總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批 采購(gòu)員-5-附件二：個(gè)人辦公用品領(lǐng)用臺(tái)帳姓名： 部門： 入職時(shí)間：序 領(lǐng)用時(shí)間 物品 規(guī)格 單位 數(shù) 以舊 領(lǐng)用人 備注號(hào) 型號(hào) 量 換新 簽名1234567891011121314說(shuō)明：1.辦公用品領(lǐng)用填寫《個(gè)人辦公用品領(lǐng)用臺(tái)帳》 ，一人一帳。錄音筆、U盤、插線板、計(jì)算器、剪刀、訂書機(jī)等非消耗性物品需以舊換新。非新入職人員原則上只允許領(lǐng)用筆蕊。-6-員工離職時(shí)需上交非消耗性用品，庫(kù)管人員簽字，并將本表上交人資部保管。附件三：辦公用品領(lǐng)用記錄領(lǐng)