5.0日常事務管理規(guī)定

日常事務管理規(guī)定第一章總則第一條加強公司行政事務的管理，使辦公室管理系統(tǒng)化、標準化，保證各項日常工作有序開展。第二章適用范圍和細則第二條上下班管理各部門上下班時間根據(jù)部門規(guī)定執(zhí)行，嚴格執(zhí)行上下班打卡規(guī)定；自覺維護自身形象，保持良好儀容儀貌；上班時間不得串崗、吃零食、干私活，與同事交流時要放低聲音，不得大聲喧嘩或說臟話影響其他同事工作；上班時間內(nèi)因故需要離崗時需要向部門領(lǐng)導匯報同意并向部門同事做好工作交接后方可離崗，并在規(guī)定時間內(nèi)返崗工作；上下班遲到、早退、曠工、請假按人事部相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；上班前一律不準飲酒，員工因飲酒而影響工作時，部門領(lǐng)導有責任勸告其先休息后工作。第三條文件打印復印辦公室全體人員都有責任、義務開展好文件打印復印工作；打印、復印過程中必須認真仔細，保證文字、數(shù)字、標點無誤；與工作相關(guān)的文件、資料可在公司進行打印、復印，私人資料不得在公司打印、復?。淮蛴?、復印完成后各部門人員應將原件、打印件、復印件、多余紙張一并帶回，作廢的紙張應及時處理或銷毀，不得隨意丟棄；文件資料打印、復印應根據(jù)工作需要進行，不得私自打印、復印公司資料或?qū)⒋蛴?、復印資料私自攜帶出公司；記錄打印、復印的次數(shù)，需要歸檔文件在一周內(nèi)歸檔至檔案管理處。第四條接打電話打電話前要先就需要說明的事項組織好語言，確保打電話時將事情說得清楚、明白，說電話時話語要簡練、有條理，挑重點說，切忌籠統(tǒng)、語焉不詳、雜亂無章；接電話一般控制在鈴響三聲之內(nèi)接聽，使用禮貌用語“你好，這里是金鑫公司某某部門，請問您找誰”；如果對方要找的人不在，要試著詢問對方有無重要事情，或者試著了解對方來電的目的，再看情況決定處理的方式；聽不清楚對方說話內(nèi)容時應確切地將情況告訴對方，并請對方補充說明；接打電話時，左手拿聽筒，右手準備備忘錄，記錄好日期、時間、對象、事項，需要進行傳達的，還要記錄對方部門、姓名、電話，第一時間進行傳達；禁止使用辦公室座機接打私人電話，禁止上班時間在辦公區(qū)域接打私人電話和在其他區(qū)域長時間接打私人電話。第五條來訪人員接待接待應遵循〃來訪人員-詢問來意，需要找的人-通知被訪者一引領(lǐng)會見-奉上茶水一送客一客人走后整理清潔”的流程進行；有人來訪時，各部門人員應積極上前，熱情問好，了解來訪者的意圖，確定被訪部門、領(lǐng)導、事項；將來訪者引領(lǐng)至接待室，如被訪的為業(yè)務部門的，直接通知到該業(yè)務部門；如被訪的為領(lǐng)導，請來訪者稍候，為其奉上茶水，向被訪領(lǐng)導進行匯報，根據(jù)領(lǐng)導指示引領(lǐng)會見/請其稍等/沒有空閑下次再預約；來訪者結(jié)束來訪準備離開時，應主動上前禮貌送客，及時對會客室進行清潔。第六條名片制作行政部安排專人負責公司領(lǐng)導、員工的名片制作、發(fā)放、回收工作，確保名片樣式和公司對外宣傳形象統(tǒng)一；2?名片格式、尺寸、LOGO、字體、顏色、紙張、版式應統(tǒng)一，不能隨意調(diào)換，名片內(nèi)容應包含公司名稱、LOGO圖文、姓名、部門/職位、電話、郵箱、地址等信息；名片所含內(nèi)容變更時要統(tǒng)一制作新的名片，并對舊名片回收銷毀處理；正常情況每年每季度首落實需補充、新增名片人員名單、印制數(shù)量，在1、4、7、9月內(nèi)完成名片印制工作。第七條通訊錄更新、印制行政部安排專人對接人事助理負責更新通訊錄，保證不因各部門人員新增、崗位調(diào)動、離職而影響正常工作聯(lián)系；通訊錄電子版及時更新，紙質(zhì)版3、9月印制一次；通訊錄按照部門順序記錄以下內(nèi)容：部門名稱、姓名、崗位、分機、手機、固定電話、傳真、郵箱等信息；通訊錄分為“內(nèi)部”和“外部”二個版本。“內(nèi)部”通訊錄記錄公司所有人員的通訊信息，僅發(fā)放于公司總部相關(guān)部門；“外部”通訊錄記錄部門負責人、部門助理，及經(jīng)常與辦事處溝通人員的通訊信息，發(fā)放于各個部門和辦事處。第八條出差管理公司員工因公需要出差時，依規(guī)填寫“出差申請”，明確出差時間、地點、事由、人數(shù)、交通方式、借款，經(jīng)部門負責人審查，總經(jīng)辦審核后方能出差；行政部收到領(lǐng)導、員工出差申請時，確認出差人員、時間、地點，安排專人負責落實機/車票預定、酒店預定、車輛接送、工作交接等事項；注意出差時的天氣情況，提醒領(lǐng)導攜帶名片、合適衣物等；需要協(xié)調(diào)安排接送的，要提前落實安排，以便合理安排出行；落實領(lǐng)導的機票/車票預訂時，要先了解行程的距離、乘坐時間，行程遠、夜間出行、乘坐時間久的應優(yōu)先選擇舒適、安靜的商務艙，以便領(lǐng)導能較好的休息，保持良好的精神；預訂酒店時，考慮環(huán)境好、停車方便、交通便捷、離辦理事務地點近、收費合理的星級酒店；員工出差涉及工作交接的，要落實到專人負責跟進，并按時將工作完成情況和存在問題向領(lǐng)導進行匯報；6員工出差途中除患病及不可抗力等原因，不得隨意改變起程日期、既定路線或延長出差時間；確需改變路線或延長出差時間的，要向部門領(lǐng)導匯報同意后方可執(zhí)行。第九條酒店、機票、車票、餐廳預定/登記管理行政部安排專人對本地酒店每月了解一次價格，注意價格的波動，安排接待時必須能馬上回答出價格以供篩選；整理登記常去餐廳的名稱、地址、訂餐聯(lián)系人、訂餐電話、接待量、有幾人桌等信息臺賬，在安排接待時必須能馬上做出回答以供篩選；建立酒店、機票、車票、餐廳預定/登記臺賬，在進行預定并發(fā)生費用后3天內(nèi)完成臺賬登記。第十條隨同領(lǐng)導出差隨同領(lǐng)導出差前，要清楚明白出差時間、地點、事項，提前做好機票/酒店預訂、接送、餐飲和涉及材料的對接、準備、落實，提醒領(lǐng)導攜帶名片、適應氣候的衣物；隨同領(lǐng)導出差前還要將手頭工作處理好，需要轉(zhuǎn)交其他同事跟進的，要做好交接，并隨時跟進工作進展情況；及時關(guān)注天氣、交通等情況，合理行程安排，照顧好領(lǐng)導的飲食和起居，做好出差期間文件收集、照片拍攝的收集、整理；出差結(jié)束后3個工作日內(nèi)整理上報總結(jié)完成事項和未落實事宜的跟進情況，相關(guān)文件一周內(nèi)歸檔。第十一條節(jié)假日管理1.針對元旦節(jié)、春節(jié)、清明節(jié)、勞動節(jié)、端午節(jié)、中秋節(jié)、國慶節(jié)的法定節(jié)假日，在放假前一周知悉領(lǐng)導國務院關(guān)于該法定節(jié)假日的放假安排；在領(lǐng)導明確公司放假安排后，發(fā)放放假通知，明確放假和補班時間、注意事項、值班人員和電話；各部門在收到放假通知時，做好工作安排，涉及值班的要落實值班人員，保證放假期間電話暢