應用文培訓課件

一公司管理人員

應用文寫作培訓主講：莫金蘭二〇一一年九月二十七日一公司管理人員

應用文寫作培訓主講：1培訓主要內容一、應用文的含義、特點、用途及一些基本技巧。二、常用應用文的規(guī)范寫作要求。三、一公司行文格式的統(tǒng)一要求。培訓主要內容一、應用文的含義、特點、用途及一些基2第一部分

●

應用文的含義、特點、用途、寫作技巧第一部分3一、應用文的含義●“文書”是機關、團體、企事業(yè)單位和個人，在日常工作、生產、學習和生活中，辦理公私事務所使用的，具有直接實用價值和一定慣用文章體式的文字材料?！瘛皯梦摹庇纸袑嵱梦?，是以實際應用為目的，為人們處理公私事務時常用的一種文體，是行政管理的一種手段，是社會交往的一種工具?！瘛肮摹庇纸形募?，是黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位在管理過程中所形成的、按照規(guī)定程序辦理并在法定的范圍內使用的、具有法定效力和規(guī)范體式的文書。一、應用文的含義●“文書”是機關、團體、企事業(yè)單位4

一、

●“應用文”又叫實用文，是機關、團體、企事業(yè)單位和個人，在日常工作、生產、學習和生活中辦理事務和個人事務時常用的具有實有價值和某種慣用文種、格式的一類文章總稱。它是人們交流思想、互通情況、解決問題、處理事務的工具。

一、

●“應用文”又叫實用5二、應用文的特點1、因事而寫，內容真實；2、對象明確，非看不可；3、語言得體，文字簡約；4、時間性強，講求及時；5、格式固定，書寫規(guī)范。二、應用文的特點1、因事而寫，內容真實；6

三、應用文的主要用途1、傳遞信息；2、處理事務；3、交流感情；4、用作憑證。

三、應用文的主要用途1、傳遞信息；7

四、應用文寫作的一些基本技巧

（一）應用文的標題

1、除法規(guī)、規(guī)章加書名號，一般不用標點符號，但可加引號。

2、公文式標題中“關于”的用法，表示對事由在中心詞語起關涉、介紹、提示、隔離的作用，與事由部分組成介賓結構，大多數情況下不能省略。標題常用黑體或宋體，字號在三號至二號之間。四、應用文寫作的一些基本技巧8

（二）應用文的常用專用語

1、概述情況，說明根據的，常用“根據”、“遵照”等領起。

2、介紹目的，常用“為了”、“為”等領出下文。

3、交代原因的，常用“由于”、“因于”、“鑒于”等；4、表對象范圍的，常用“對”“向”、“關于”等。

5、要表達模糊語言的，如“基本上”、“大多數”等。6、“的”字短語，在規(guī)章中常用，如“情節(jié)嚴重的”。（二）應用文的常用專用語9（三）應用文正文結構層次

1、標點符號：第一層為“一、”，第二層“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”，第五層為“①”。

2、正文字體一般為三號仿宋體字，行距一般在25-35磅。用紙國際上通用A4紙，黨委機關常用16開紙。頁邊距左右常留2.8cm,上下常留2.5cm。頁碼常選“1”、“-1-”。（三）應用文正文結構層次10（四）應用文落款

1、單位名稱要寫全稱，或者規(guī)范化的簡稱。2、日期可用“二○一○年四月二十七日”、“2010年4月27日”，用文件頭發(fā)的公文只用能前一種。常見錯誤“二0一0年四月二十七日”中的零用阿拉伯數字“0”或英文字母“O”代替，另外，用“2010—4—27”、“二零一零年四月二十七日”也是錯誤的。

（四）應用文落款11（五）應用文蓋章

1、單一發(fā)文的印章，蓋章就代表單位，因此不再打單位名稱，將章直接蓋日期上。講究“上不壓正文，下騎年蓋月”。2、聯合發(fā)文印章，相互不交叉，不相切，不遠離。（五）應用文蓋章12第二部分●常用幾種應用文的規(guī)范寫作要求【通知、請示、報告、通報、會議記錄、會議紀要、計劃、總結】第二部分●常用幾種應用文的規(guī)范寫作要求13一、通知

（一）通知的含義及種類

1、含義：通知是一種最常用的公文，用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項。同時還適用于人事任免。

2、種類：按內容的性質可公為知照性通知、批示性通知、批轉性通知、發(fā)布性通知、會議通知。一、通知（一）通知的含義及種類14

（二）通知的結構及寫作

1、結構：由標題、主送對象、正文、落款構成。

2、寫作（1）標題：一是只寫“通知”、“ⅹⅹ通知”如“會議通知”、“改道通知”，必要時也可在通知前加定語，“緊急通知”、“重要通知”等字樣；二是發(fā)文機關、事由、文種“三要素”齊全，這種標題讓人一目了然，看標題就基本上知道通知的大概內容，如“一公司關于開展氣排球比賽的通知”。（二）通知的結構及寫作15

（2）主送對象：主送對象一定要明確。非廣發(fā)性、周知性的通知，受通知的對象一般要寫全，如“金橋車隊”；普發(fā)性的通知，要按規(guī)范發(fā)布范圍，如“司屬各科室、車隊”

（3）正文：要交代發(fā)文的原因、意圖、目的，通知的什么事情，有哪些具體要求和意見，受文單位應如何辦理。

（4）落款：正文右下方注明發(fā)文機關和成文日期。（2）主送對象：主送對象一定要明確。非廣發(fā)性、16

（三）撰寫通知的注意事項

1、注意標題的撰寫，一般提倡標題應包含發(fā)文機關、事由、文種“三要素”齊全。2、通知事項要具體明確。事項是通知的基本內容，特別是指示、貫徹、周知性的通知，內容更在直接，闡述的理由、提出的事項、應采取的措施、辦法要寫得切實可行，以便于下級機關或有關人員執(zhí)行。3、語言文字要準確、簡明，防止重復拖沓、篇幅冗長等毛病。（三）撰寫通知的注意事項17一公司關于開展公文寫作培訓的通知

司屬各科室、車隊：為進一步規(guī)范我公司的文書寫作，提高管理人員的公文寫作水平，樹立良好的公司形象，一公司決定開展公文寫作培訓。現將培訓的具體事項通知如下：一、培訓時間：2010年4月27日15：00時。二、培訓地點：一公司XX辦公樓五樓會議室。三、培訓對象：一公司安全員以上管理人員（含安全員）。四、培訓要求1、參加培訓的人員須按時到會場，不得無故請假，如確有事需要請假的，要提前向一公司辦公室請假。2、要求自帶紙、筆，認真做好筆記。 南寧市XXXX總公司一公司 二〇一〇年四月二十一日一公司關于開展公文寫作培訓的通知18關于XX等同志任職的通知司屬各科室、車隊：經研究決定：任XX同志為XX車隊隊長（試用期6個月）；任XX同志為XX車隊副隊長；任XX同志為XX車隊副隊長（試用期6個月）。

南寧市XXXX總公司一公司二○○九年三月二十三日抄報：總公司領導、總公司各部門抄送：二公司、保修公司、物業(yè)公司、物供公司關于XX等同志任職的通知19二、請示

（一）含義及種類

1、含義：用于向上級機關請求批準或指示的一種上行公文。凡是下級無權解決、無力解決及按規(guī)定要經上級決斷的問題必須向上級行文請示。2、種類：按性質、功用和內容可分為批準性請示和批轉性請示。二、請示（一）含義及種類20

（二）結構及寫作

1、結構：一般由標題、主送機關、正文、落款四要素構成。2、寫作：

（1）標題：有兩種寫法，一是發(fā)文機關，事由和文種，如“望州車隊關于購買電話機的請示”。二是事由和文種，如“關于購買電話機的請示”。不能將“請示”誤寫成“請示報告”、“報告”或“申請”，不宜寫成“關于請求（或申請）XXX的請示”。

（二）結構及寫作21（2）主送機關：必須而且只能寫一個主送機關。（3）正文：一般由請示原因、事項和結語組成。①請示原因應簡明扼要而又充分地陳述請示的原因、依據，不宜太多太長。②請示事項是重點，請求上級機關給予指示、批復、答復的具體事項，所提建議和要求要切實可行，一般應寫“擬”怎么辦。③請示結語常用“妥否，請批示”、“以上請示，請予批準”

，不要用“可否（妥否、當否），請批準”不合邏輯的用語作結，而且結束語也不能出現“報告”字樣。（4）落款：發(fā)文機關和日期（2）主送機關：必須而且只能寫一個主送機關。22（三）撰寫請示的注意事項

1、請示的問題應是工作中亟待解決的問題。2、請示寫作要注意一文一事，切忌把幾件事寫在一起。3、每份請示應明確一個主送機關，不要搞多頭請示或越級請示。4、行文簡潔，條理清晰。（三）撰寫請示的注意事項23

例一：《XX車隊關于定點收取錢袋需安裝一盞探射燈的請示》改正：《XX車隊關于安裝探射燈的請示》

例二：《關于XX車場洗車臺地下水管爆裂需維修的請示》改正：《關于維修XX車場地下水管的請示》

例一：《XX車隊關于定點收取錢袋需安裝一盞探射燈24XX車隊關于需要購買職工用餐裝運用具的申請

一公司:我車隊現用的職工用餐裝運用具因是塑料的,由于使用時間已久，并已破裂，現向公司購買不銹鋼制作的共6只，其中35公分2只，40公分2只，45公分2只，每只價格分別為95元、120元、150元，6只共為730元左右。以上情況妥否，請批示。

XX車隊2009年11月23日原文：XX車隊關于需要購買職工用餐裝運原文：25XX車隊關于購買不銹鋼圓桶的請示

一公司:我車隊現配送職工用餐的用具是6個方形塑料箱，由于長期使用現已破裂。為確保車隊職工的正常用餐，現擬購買6個不銹鋼圓桶作為職工用餐的配送用具，總費用為730元。具體規(guī)格及單價如下:1、直徑35cm2個，95元/個；2、直徑40cm2個，120元/個；3、直徑45cm2個，150元/個。妥否，請批示。XX車隊二〇〇九年十一月二十三日修改：XX車隊關于購買不銹鋼圓桶的請示修改：26XX車隊關于購買開水器和微波爐

的請示

一公司：XX車隊飯?zhí)玫拈_水器，長期供應著XX車隊和XX車間職工的飲水問題，由于年久失修，該開水器的內壁連接發(fā)熱管處，出現多處漏水，造成漏電無法使用，車隊已經無法再修復使用，正臨天氣寒冷，就沒有辦法保障XX車隊職工和XX車間職工的熱水飲用，為確保職工飲上熱水，車隊盼請公司協(xié)助解決，妥否，請批示。

XX車隊二00九年十一月三日原文：XX車隊關于購買開水器和微波爐

的請示原文：27XX車隊關于購買開水器的請示

一公司：

我車隊的開水器于2000年購買，由于使用年限已久，現內室面板現出霉爛、漏水問題，尤其是發(fā)熱管接口漏水嚴重，并導致短路，無法修復。為保證車隊職工的正常飲用水，我車隊申請購買一臺新的開水器。妥否，請批示。XX車隊二〇〇九年十一月三日

修改：XX車隊關于購買開水器的請示修改：28XX車隊關于安裝食堂活動紗窗的請示

一公司：目前XX車隊食堂購飯窗口沒有設置活動紗窗，對防止蒼蠅飛入食堂，致使食堂存在蒼蠅問題多次受到總公司的批評，為解決這一問題，建議一公司給予協(xié)調解決。

妥否，請批示。 XX車隊二00九年九月三日原文：XX車隊關于安裝食堂活動紗窗的請示原文：29 XX車隊關于安裝食堂活動紗窗的請示

一公司：

我車隊食堂分飯窗口是敞開式，沒有活動紗窗，經常有蒼蠅從分飯窗飛入食堂工作間內，車隊也因此多次被總公司批評。為提高食堂衛(wèi)生質量，我車隊擬在分飯窗口安裝活動紗窗。妥否，請批示。

XX車隊二〇〇九年九月三日修改： XX車隊關于安裝食堂活動紗窗的請示修改：30

三、報告

（一）含義及總類報告是用以向上級機關匯報工作、反映情況、答復詢問的一種陳述性上行公文。一般分工作報告、情況報告、答復報告、報送報告。

（二）結構及寫作1、結構：報告一般由標題、主送機關、正文、落款四要素構成。

三、報告31

2、寫作：

（1）標題：有兩種寫法，一是完整式，即發(fā)文機關、事由、文種三要素齊全“一公司關于開展學習實踐科學發(fā)展觀活動的報告”。二是省略式，省去發(fā)文機關，由事由和文種構成。（2）主送機關即受文機關，報告一般都有特定的受文機關（即上級機關或業(yè)務主管部門）

（3）正文：由報告緣由、內容、結語構成。緣由即開頭，一般先總述開展工作的背景、成績或發(fā)文依據，然后常用“現將有關情況報告如下”。結語一般以“特此報告”、“請審閱”等，也可不寫。

（4）落款：寫明機關和日期。2、寫作：32

（三）撰寫報告的注意事項

1、報告要不失時機，尤其是專題報告，一事一報，反映情況一定要及時，講究時效。2、內容真實可靠，有喜報喜，有憂報憂，既不夸大成績，也不掩蓋存在的缺點與問題。3、文字要精練，用詞要準確，行文要簡潔，匯報和反映的問題要簡述，直接了當。4、不要把報告與請示混淆在一起，凡屬請示性、上級機關必須答復的問題，不應寫作報告。即報告中不能夾帶請示事項。（三）撰寫報告的注意事項33

（三）常用幾種報告寫作注意事項

1、專題報告一文一事一報，專題總結工作經驗或教訓，可以工作中期寫，便于反饋情況。2、工作報告：向上反映經常性的工作情況，包括基本情況、主要成績、經驗體會、存在問題、基本教訓和今后意見等，根據實際情況各有側重。3、情況報告：常用于向上匯報偶發(fā)性的災害、事故、案情、敵情和重要社情、民情、商業(yè)行情，或督促辦理、檢查某工作，舉辦重大活動、會議，對某項工作失誤和問題進行檢討和反思等等。

（三）常用幾種報告寫作注意事項34四、通報

（一）通報含義及種類通報是在一定范圍內表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或交流重要情況的知照性下行公文，按內容一般分表彰通報、批評通報和情況通報。

四、通報（一）通報含義及種類35

（二）通報的結構及寫作

1、結構：通報一般由標題、主送機關、正文、落款四要素構成。2、寫作：

（1）標題：一般有兩種寫法，一是完整式，即發(fā)文機關名稱、事由和文種三要素齊全，如“一公司關于表彰ⅩⅩⅩ同志的通報”。二是省略式，即由事由和文種兩要素構成，如“事故通報”。

（2）主送機關：除極少數廣發(fā)性或周知性通報外，一般單位形式開文的通報都明確的主送機關。

（3）正文：一般應包括緣由、通報事項、處理意見或希望和要求這些內容。

（4）落款：注明發(fā)文單位和發(fā)文日期。（二）通報的結構及寫作36（三）常用通報的寫法

1、“表彰性通報”包括先進事跡、評價、表彰決定、希望和要求四部分。2、“批評性通報”除批評處理錯誤外，還要著重從中吸取教訓，引起有關方面警覺，防止類似事件再發(fā)生。3、“情況通報”多為一事一報，靈活自如，因文而定。主要是據實反映情況，分析問題，針對問題提出要求和希望。（三）常用通報的寫法37

（四）撰寫通報的注意事項

1、情況要真實。2、觀點要鮮明。3、分析要透徹。4、文風要樸實，詳略要得當。

38五、會議記錄

（一）含義：會議記錄是開會的過程中由專門記錄人員把會議的基本情況、研究和討論的問題、報告和發(fā)言的內容、形成的決議和各方面的意見，如實記錄下來的書面材料。

（二）會議記錄注意的幾個問題1、標題：單位+事由+名稱2、會議組織情況：時間、地點、出席人、主持人、記錄人等等。3、記錄時把握三點：一是記載會議中爭議的問題時應將爭議的觀點要詳細記錄；二是關鍵問題、要害問題要詳細記錄；三是最重要發(fā)言人或主持人的歸結性發(fā)言要記錄清楚。五、會議記錄（一）含義：會議記錄是開會的39六、會議紀要

（一）含義：會議紀要是記載和表達會議主要精神和議定事項的公文文體。

（二）有五個特點，適用對象的特定性，撰寫內容的紀實性，表達方式的紀要性，作用范圍的特定性，行文用語的規(guī)定性。

（二）會議紀要是記述會議成果的，紀會議之“要”，在分析綜合之后提煉“要”。一般用“會議討論了以下幾個問題”、“現將會議紀要如下”或與會同志認為、會議提出、會議指出、會議決定、會議強調、會議要求、之類語言。六、會議紀要40

（三）撰寫會議紀要的幾個注意事項：1、忠實于會議主旨，客觀地反映會議內容。2、注意做好與有關部門的會簽工作，取得一致意見之后才能定稿。3、會議紀要應體現“要”字，圍繞會議中心，突出主題，抓住重點，提煉要點。4、寫作文字要簡樸，語氣要準確、得體。（三）撰寫會議紀要的幾個注意事項：41七、計劃

（一）計劃的含義

計劃是機關、單位、個人為做好某階段工作，完成某項任務，事先寫出工作目標、相應措施辦法和完成任務的步驟、時間的應用文休。

（二）特點

計劃具有預見性、可行性和模糊性。

（三）種類（1）按內容和性質分，有工作計劃、生產計劃、學習計劃、科研計劃等；（2）按時間分，有年度計劃、季度計劃、月計劃等；（3）按范圍分，有國家計劃、單位計劃、個人計劃等七、計劃（一）計劃的含義42

（四）計劃的四要素

目標和任務、措施和辦法、步驟和時間、檢查和督促。

（五）計劃的格式

1、標題：單位+事由+文種，如：“一公司關于2010年黨建工作計劃”2、正文常分開頭、主體、結尾三部分。開頭主要交待制訂計劃的依據、目的和要求、指導思想或背景材料等。主體部分可采取條文式、分部式、貫通式寫法，也有表格式。結尾提出希望和號召或提出問題和困難，提醒防患于未然，也可不寫。3、落款：寫單位和日期。（四）計劃的四要素43八、總結

（一）含義：總結是對前一階段工作回顧、反思和分析研究，找出成績和問題、經驗與教訓，用來指導今后工作的應用文。

（二）種類：總結分為綜合總結、專題總結和個人總結。（三）特點：總結是自身實踐的本質反映，是對客觀事物規(guī)律的認識反映，必須實事求是，有群眾基礎，闡明“為什么做得這樣”。通過總結可以肯定成績，發(fā)現問題，分析成功與失敗的經驗或教訓，認識客觀事物發(fā)展規(guī)律，便于制訂工作計劃，為領導機關提供決策參考。八、總結44

（四）寫作格式1、標題：一是四項式標題，單位+時限+事項+文種；二是新聞式雙標題；三是公文式標題。2、正文：通常包括開頭、主體和結尾三部分。開頭簡明扼要，緊扣中心，有吸引力。主體包括一是做法、成績和經驗；二是問題與教訓；三是今后工作設想和努力方向（也可作為結尾）。主體部分寫作結構常用“情況—成績—經驗—問題—意見”、“主旨—做法—效果—體會”。3、落款：寫總結單位和時間。（四）寫作格式45

（五）總結的寫作要求

總結根據側重點不同可分為成績總結和經驗總結，各有所長。但總結一要實事求是，切忌虛假；二要突出重點，切忌平淡；三要寫出特色，切忌平庸；四要注重分析，切忌膚淺。（五）總結的寫作要求46第四部分●一公司行文格式的統(tǒng)一要求第四部分●一公司行文格式的統(tǒng)一要求471、公文標題：小二號，“華文中宋”字體，加粗。2、正文：四號，“仿宋”字體。3、行間距：23磅左右（可根據具體情況而定）。4、字間距：標準。5、紙張：A4紙。1、公文標題：小二號，“華文中宋”字體，加粗。48

6、頁邊距：上2cm，下2cm，左2cm，右2cm。7、落款：（1）日期用漢字大寫或阿拉伯數字均可，年、月、日齊全。（2）單位和日期位于頁面右下方，對齊格式有兩種：

①南寧市XXXX總公司一公司二〇一〇年四月二十七日②XX車隊二〇一〇年四月二十七日6、頁邊距：上2cm，下2cm，左2cm，右49培訓到此結束，

感謝大家的支持！

培訓到此結束，

感謝大家的支持！

50一公司管理人員

應用文寫作培訓主講：莫金蘭二〇一一年九月二十七日一公司管理人員

應用文寫作培訓主講：51培訓主要內容一、應用文的含義、特點、用途及一些基本技巧。二、常用應用文的規(guī)范寫作要求。三、一公司行文格式的統(tǒng)一要求。培訓主要內容一、應用文的含義、特點、用途及一些基52第一部分

●

應用文的含義、特點、用途、寫作技巧第一部分53一、應用文的含義●“文書”是機關、團體、企事業(yè)單位和個人，在日常工作、生產、學習和生活中，辦理公私事務所使用的，具有直接實用價值和一定慣用文章體式的文字材料?！瘛皯梦摹庇纸袑嵱梦?，是以實際應用為目的，為人們處理公私事務時常用的一種文體，是行政管理的一種手段，是社會交往的一種工具?！瘛肮摹庇纸形募?，是黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位在管理過程中所形成的、按照規(guī)定程序辦理并在法定的范圍內使用的、具有法定效力和規(guī)范體式的文書。一、應用文的含義●“文書”是機關、團體、企事業(yè)單位54

一、

●“應用文”又叫實用文，是機關、團體、企事業(yè)單位和個人，在日常工作、生產、學習和生活中辦理事務和個人事務時常用的具有實有價值和某種慣用文種、格式的一類文章總稱。它是人們交流思想、互通情況、解決問題、處理事務的工具。

一、

●“應用文”又叫實用55二、應用文的特點1、因事而寫，內容真實；2、對象明確，非看不可；3、語言得體，文字簡約；4、時間性強，講求及時；5、格式固定，書寫規(guī)范。二、應用文的特點1、因事而寫，內容真實；56

三、應用文的主要用途1、傳遞信息；2、處理事務；3、交流感情；4、用作憑證。

三、應用文的主要用途1、傳遞信息；57

四、應用文寫作的一些基本技巧

（一）應用文的標題

1、除法規(guī)、規(guī)章加書名號，一般不用標點符號，但可加引號。

2、公文式標題中“關于”的用法，表示對事由在中心詞語起關涉、介紹、提示、隔離的作用，與事由部分組成介賓結構，大多數情況下不能省略。標題常用黑體或宋體，字號在三號至二號之間。四、應用文寫作的一些基本技巧58

（二）應用文的常用專用語

1、概述情況，說明根據的，常用“根據”、“遵照”等領起。

2、介紹目的，常用“為了”、“為”等領出下文。

3、交代原因的，常用“由于”、“因于”、“鑒于”等；4、表對象范圍的，常用“對”“向”、“關于”等。

5、要表達模糊語言的，如“基本上”、“大多數”等。6、“的”字短語，在規(guī)章中常用，如“情節(jié)嚴重的”。（二）應用文的常用專用語59（三）應用文正文結構層次

1、標點符號：第一層為“一、”，第二層“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”，第五層為“①”。

2、正文字體一般為三號仿宋體字，行距一般在25-35磅。用紙國際上通用A4紙，黨委機關常用16開紙。頁邊距左右常留2.8cm,上下常留2.5cm。頁碼常選“1”、“-1-”。（三）應用文正文結構層次60（四）應用文落款

1、單位名稱要寫全稱，或者規(guī)范化的簡稱。2、日期可用“二○一○年四月二十七日”、“2010年4月27日”，用文件頭發(fā)的公文只用能前一種。常見錯誤“二0一0年四月二十七日”中的零用阿拉伯數字“0”或英文字母“O”代替，另外，用“2010—4—27”、“二零一零年四月二十七日”也是錯誤的。

（四）應用文落款61（五）應用文蓋章

1、單一發(fā)文的印章，蓋章就代表單位，因此不再打單位名稱，將章直接蓋日期上。講究“上不壓正文，下騎年蓋月”。2、聯合發(fā)文印章，相互不交叉，不相切，不遠離。（五）應用文蓋章62第二部分●常用幾種應用文的規(guī)范寫作要求【通知、請示、報告、通報、會議記錄、會議紀要、計劃、總結】第二部分●常用幾種應用文的規(guī)范寫作要求63一、通知

（一）通知的含義及種類

1、含義：通知是一種最常用的公文，用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項。同時還適用于人事任免。

2、種類：按內容的性質可公為知照性通知、批示性通知、批轉性通知、發(fā)布性通知、會議通知。一、通知（一）通知的含義及種類64

（二）通知的結構及寫作

1、結構：由標題、主送對象、正文、落款構成。

2、寫作（1）標題：一是只寫“通知”、“ⅹⅹ通知”如“會議通知”、“改道通知”，必要時也可在通知前加定語，“緊急通知”、“重要通知”等字樣；二是發(fā)文機關、事由、文種“三要素”齊全，這種標題讓人一目了然，看標題就基本上知道通知的大概內容，如“一公司關于開展氣排球比賽的通知”。（二）通知的結構及寫作65

（2）主送對象：主送對象一定要明確。非廣發(fā)性、周知性的通知，受通知的對象一般要寫全，如“金橋車隊”；普發(fā)性的通知，要按規(guī)范發(fā)布范圍，如“司屬各科室、車隊”

（3）正文：要交代發(fā)文的原因、意圖、目的，通知的什么事情，有哪些具體要求和意見，受文單位應如何辦理。

（4）落款：正文右下方注明發(fā)文機關和成文日期。（2）主送對象：主送對象一定要明確。非廣發(fā)性、66

（三）撰寫通知的注意事項

1、注意標題的撰寫，一般提倡標題應包含發(fā)文機關、事由、文種“三要素”齊全。2、通知事項要具體明確。事項是通知的基本內容，特別是指示、貫徹、周知性的通知，內容更在直接，闡述的理由、提出的事項、應采取的措施、辦法要寫得切實可行，以便于下級機關或有關人員執(zhí)行。3、語言文字要準確、簡明，防止重復拖沓、篇幅冗長等毛病。（三）撰寫通知的注意事項67一公司關于開展公文寫作培訓的通知

司屬各科室、車隊：為進一步規(guī)范我公司的文書寫作，提高管理人員的公文寫作水平，樹立良好的公司形象，一公司決定開展公文寫作培訓?，F將培訓的具體事項通知如下：一、培訓時間：2010年4月27日15：00時。二、培訓地點：一公司XX辦公樓五樓會議室。三、培訓對象：一公司安全員以上管理人員（含安全員）。四、培訓要求1、參加培訓的人員須按時到會場，不得無故請假，如確有事需要請假的，要提前向一公司辦公室請假。2、要求自帶紙、筆，認真做好筆記。 南寧市XXXX總公司一公司 二〇一〇年四月二十一日一公司關于開展公文寫作培訓的通知68關于XX等同志任職的通知司屬各科室、車隊：經研究決定：任XX同志為XX車隊隊長（試用期6個月）；任XX同志為XX車隊副隊長；任XX同志為XX車隊副隊長（試用期6個月）。

南寧市XXXX總公司一公司二○○九年三月二十三日抄報：總公司領導、總公司各部門抄送：二公司、保修公司、物業(yè)公司、物供公司關于XX等同志任職的通知69二、請示

（一）含義及種類

1、含義：用于向上級機關請求批準或指示的一種上行公文。凡是下級無權解決、無力解決及按規(guī)定要經上級決斷的問題必須向上級行文請示。2、種類：按性質、功用和內容可分為批準性請示和批轉性請示。二、請示（一）含義及種類70

（二）結構及寫作

1、結構：一般由標題、主送機關、正文、落款四要素構成。2、寫作：

（1）標題：有兩種寫法，一是發(fā)文機關，事由和文種，如“望州車隊關于購買電話機的請示”。二是事由和文種，如“關于購買電話機的請示”。不能將“請示”誤寫成“請示報告”、“報告”或“申請”，不宜寫成“關于請求（或申請）XXX的請示”。

（二）結構及寫作71（2）主送機關：必須而且只能寫一個主送機關。（3）正文：一般由請示原因、事項和結語組成。①請示原因應簡明扼要而又充分地陳述請示的原因、依據，不宜太多太長。②請示事項是重點，請求上級機關給予指示、批復、答復的具體事項，所提建議和要求要切實可行，一般應寫“擬”怎么辦。③請示結語常用“妥否，請批示”、“以上請示，請予批準”

，不要用“可否（妥否、當否），請批準”不合邏輯的用語作結，而且結束語也不能出現“報告”字樣。（4）落款：發(fā)文機關和日期（2）主送機關：必須而且只能寫一個主送機關。72（三）撰寫請示的注意事項

1、請示的問題應是工作中亟待解決的問題。2、請示寫作要注意一文一事，切忌把幾件事寫在一起。3、每份請示應明確一個主送機關，不要搞多頭請示或越級請示。4、行文簡潔，條理清晰。（三）撰寫請示的注意事項73

例一：《XX車隊關于定點收取錢袋需安裝一盞探射燈的請示》改正：《XX車隊關于安裝探射燈的請示》

例二：《關于XX車場洗車臺地下水管爆裂需維修的請示》改正：《關于維修XX車場地下水管的請示》

例一：《XX車隊關于定點收取錢袋需安裝一盞探射燈74XX車隊關于需要購買職工用餐裝運用具的申請

一公司:我車隊現用的職工用餐裝運用具因是塑料的,由于使用時間已久，并已破裂，現向公司購買不銹鋼制作的共6只，其中35公分2只，40公分2只，45公分2只，每只價格分別為95元、120元、150元，6只共為730元左右。以上情況妥否，請批示。

XX車隊2009年11月23日原文：XX車隊關于需要購買職工用餐裝運原文：75XX車隊關于購買不銹鋼圓桶的請示

一公司:我車隊現配送職工用餐的用具是6個方形塑料箱，由于長期使用現已破裂。為確保車隊職工的正常用餐，現擬購買6個不銹鋼圓桶作為職工用餐的配送用具，總費用為730元。具體規(guī)格及單價如下:1、直徑35cm2個，95元/個；2、直徑40cm2個，120元/個；3、直徑45cm2個，150元/個。妥否，請批示。XX車隊二〇〇九年十一月二十三日修改：XX車隊關于購買不銹鋼圓桶的請示修改：76XX車隊關于購買開水器和微波爐

的請示

一公司：XX車隊飯?zhí)玫拈_水器，長期供應著XX車隊和XX車間職工的飲水問題，由于年久失修，該開水器的內壁連接發(fā)熱管處，出現多處漏水，造成漏電無法使用，車隊已經無法再修復使用，正臨天氣寒冷，就沒有辦法保障XX車隊職工和XX車間職工的熱水飲用，為確保職工飲上熱水，車隊盼請公司協(xié)助解決，妥否，請批示。

XX車隊二00九年十一月三日原文：XX車隊關于購買開水器和微波爐

的請示原文：77XX車隊關于購買開水器的請示

一公司：

我車隊的開水器于2000年購買，由于使用年限已久，現內室面板現出霉爛、漏水問題，尤其是發(fā)熱管接口漏水嚴重，并導致短路，無法修復。為保證車隊職工的正常飲用水，我車隊申請購買一臺新的開水器。妥否，請批示。XX車隊二〇〇九年十一月三日

修改：XX車隊關于購買開水器的請示修改：78XX車隊關于安裝食堂活動紗窗的請示

一公司：目前XX車隊食堂購飯窗口沒有設置活動紗窗，對防止蒼蠅飛入食堂，致使食堂存在蒼蠅問題多次受到總公司的批評，為解決這一問題，建議一公司給予協(xié)調解決。

妥否，請批示。 XX車隊二00九年九月三日原文：XX車隊關于安裝食堂活動紗窗的請示原文：79 XX車隊關于安裝食堂活動紗窗的請示

一公司：

我車隊食堂分飯窗口是敞開式，沒有活動紗窗，經常有蒼蠅從分飯窗飛入食堂工作間內，車隊也因此多次被總公司批評。為提高食堂衛(wèi)生質量，我車隊擬在分飯窗口安裝活動紗窗。妥否，請批示。

XX車隊二〇〇九年九月三日修改： XX車隊關于安裝食堂活動紗窗的請示修改：80

三、報告

（一）含義及總類報告是用以向上級機關匯報工作、反映情況、答復詢問的一種陳述性上行公文。一般分工作報告、情況報告、答復報告、報送報告。

（二）結構及寫作1、結構：報告一般由標題、主送機關、正文、落款四要素構成。

三、報告81

2、寫作：

（1）標題：有兩種寫法，一是完整式，即發(fā)文機關、事由、文種三要素齊全“一公司關于開展學習實踐科學發(fā)展觀活動的報告”。二是省略式，省去發(fā)文機關，由事由和文種構成。（2）主送機關即受文機關，報告一般都有特定的受文機關（即上級機關或業(yè)務主管部門）

（3）正文：由報告緣由、內容、結語構成。緣由即開頭，一般先總述開展工作的背景、成績或發(fā)文依據，然后常用“現將有關情況報告如下”。結語一般以“特此報告”、“請審閱”等，也可不寫。

（4）落款：寫明機關和日期。2、寫作：82

（三）撰寫報告的注意事項

1、報告要不失時機，尤其是專題報告，一事一報，反映情況一定要及時，講究時效。2、內容真實可靠，有喜報喜，有憂報憂，既不夸大成績，也不掩蓋存在的缺點與問題。3、文字要精練，用詞要準確，行文要簡潔，匯報和反映的問題要簡述，直接了當。4、不要把報告與請示混淆在一起，凡屬請示性、上級機關必須答復的問題，不應寫作報告。即報告中不能夾帶請示事項。（三）撰寫報告的注意事項83

（三）常用幾種報告寫作注意事項

1、專題報告一文一事一報，專題總結工作經驗或教訓，可以工作中期寫，便于反饋情況。2、工作報告：向上反映經常性的工作情況，包括基本情況、主要成績、經驗體會、存在問題、基本教訓和今后意見等，根據實際情況各有側重。3、情況報告：常用于向上匯報偶發(fā)性的災害、事故、案情、敵情和重要社情、民情、商業(yè)行情，或督促辦理、檢查某工作，舉辦重大活動、會議，對某項工作失誤和問題進行檢討和反思等等。

（三）常用幾種報告寫作注意事項84四、通報

（一）通報含義及種類通報是在一定范圍內表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或交流重要情況的知照性下行公文，按內容一般分表彰通報、批評通報和情況通報。

四、通報（一）通報含義及種類85

（二）通報的結構及寫作

1、結構：通報一般由標題、主送機關、正文、落款四要素構成。2、寫作：

（1）標題：一般有兩種寫法，一是完整式，即發(fā)文機關名稱、事由和文種三要素齊全，如“一公司關于表彰ⅩⅩⅩ同志的通報”。二是省略式，即由事由和文種兩要素構成，如“事故通報”。

（2）主送機關：除極少數廣發(fā)性或周知性通報外，一般單位形式開文的通報都明確的主送機關。

（3）正文：一般應包括緣由、通報事項、處理意見或希望和要求這些內容。

（4）落款：注明發(fā)文單位和發(fā)文日期。（二）通報的結構及寫作86（三）常用通報的寫法

1、“表彰性通報”包括先進事跡、評價、表彰決定、希望和要求四部分。2、“批評性通報”除批評處理錯誤外，還要著重從中吸取教訓，引起有關方面警覺，防止類似事件再發(fā)生。3、“情況通報”多為一事一報，靈活自如，因文而定。主要是據實反映情況，分析問題，針對問題提出要求和希望。（三）常用通報的寫法87

（四）撰寫通報的注意事項

1、情況要真實。2、觀點要鮮明。3、分析要透徹。4、文風要樸實，詳略要得當。

88五、會議記錄

（一）含義：會議記錄是開會的過程中由專門記錄人員把會議的基本情況、研究和討論的問題、報告和發(fā)言的內容、形成的決議和各方面的意見，如實記錄下來的書面材料。

（二）會議記錄注意的幾個問題1、標題：單位+事由+名稱2、會議組織情況：時間、地點、出席人、主持人、記錄人等等。3、記錄時把握三點：一是記載會議中爭議的問題時應將爭議的觀點要詳細記錄；二是關鍵問題、要害問題要詳細記錄；三是最重要發(fā)言人或主持人的歸結性發(fā)言要記錄清楚。五、會議記錄（一）含義：會議記錄是開會的89六、會議紀要

（一）含義：會議紀要是記載和表達會議主要精神和議定事項的