基于城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院的圖檔管理系統(tǒng)分析

內(nèi)容摘要本文提出的城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院的圖檔管理系統(tǒng)的分析，是根據(jù)我國國情和行業(yè)發(fā)展需要，吸取國內(nèi)外成功經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院具體情況而分析得出。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件大量產(chǎn)生，其重要性和利用的方便性日益凸現(xiàn)。檔案管理對象的數(shù)字化要求其管理手段的相應(yīng)變革。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)有效處理電子文件，利用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字通信技術(shù)快速傳輸電子文件，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)存儲大量電子文件，運(yùn)用信息檢索技術(shù)方便快捷地瀏覽、查詢電子文件，運(yùn)用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對電子文件的歸檔和利用過程。本文主要分析檔案管理在公司生產(chǎn)設(shè)計(jì)過程中的意義和實(shí)際運(yùn)用，通過檔案管理的手段、辦公局域網(wǎng)的支持和信息管理的技術(shù)控制和監(jiān)督設(shè)計(jì)圖紙的形成，發(fā)展，銷毀全過程。本文具體內(nèi)容結(jié)合城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院的CAD設(shè)計(jì)圖紙的檔案管理，分析檔案管理的業(yè)務(wù)流程,需求分析,完成對圖檔管理系統(tǒng)的系統(tǒng)分析工作。關(guān)鍵詞：電子文件、檔案管理、圖檔管理系統(tǒng)、系統(tǒng)分析ABSTRACTThisarticleproposedtheurban&ruralDesignInstitute’spicture,archivemanagementsystem’sanalysis,isaccordingtoourcountrynationalconditionandtheprofessiondevelopmentdemand,absorbsthedomesticandforeignsuccessfulexperiences,combinedtheurban&ruralDesignInstitutespecialdetailstoanalyzeobtains.Alongwiththepresentinformationtechnology'swidespreadapplication,theelectronicdocumentproducesmassively,itsimportantuseconveniencesinreliefdaybyday.Archivemanagementobject'sdigitizationrequestsitsmanagementtoolthecorrespondingtransformation.Usingcomputertechnologyeffectiveprocessingelectronicdocument,usetheInternetandthedigitalcommunicationtechnologiesrapidtransmissionofelectronicdocument,savesthemassiveelectronicdocumentusingthedatabasetechnology,theapplicationofinformationretrievaltechnologyforelectronicdocumentisquicklyandeasily.Usingtheinformationsystemtorealizestheelectronicdocumentfiling-upandtheuseprocess.Thisarticlemainanalysisarchivemanagementinthecompanyproductiondesignprocess'ssignificanceandtheactualutilization,througharchivemanagement'smethod,theworklocalareanetwork'ssupportandinformationmanagement’stechnologycontrolandsurveillancedesignpaper'sformation,thedevelopment,destroystheentireprocess.Thisarticleactualcontentunifiestheurban&ruralDesignInstitute’sCADdesigndrawing’sarchivemanagement,analysisarchivemanagementofbusinessprocesses,thedemandanalysis,completescarriesonthesystemanalysisworktothepicture,archivemanagementsystemmanagementsystem.KEYWORDS：Electronicdocument,Archivemanagement,picture,archivemanagementsystem,systemsanalysis正文目錄TOC\o"1-3"\p""\h\z\u第一章引言…………1第一節(jié)選題背景…………………1第二節(jié)選題意義…………………2第三節(jié)研究方法…………………3第二章檔案管理綜述………………4第一節(jié)檔案的發(fā)展……………4一、檔案的定義、分類………4二、檔案管理的意義…………5第二節(jié)檔案管理思想的概念…………………5一、文件生命周期理論的提出與內(nèi)容………5二、文件連續(xù)體理論的提出與內(nèi)容…………6三、文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論的關(guān)系……………7第三節(jié)電子檔案…………………8一、電子文件概念……………8二、電子文件（圖紙）的歸檔…………………8第三章圖紙管理需求分析……10第一節(jié)公司組織機(jī)構(gòu)的調(diào)研…………………10第二節(jié)設(shè)計(jì)圖紙的產(chǎn)生，發(fā)展，銷毀……12第三節(jié)公司圖紙管理業(yè)務(wù)流程的變化………13一、圖紙管理三階段………13二、圖紙管理業(yè)務(wù)流程和現(xiàn)有組織機(jī)構(gòu)的關(guān)系……………14第四節(jié)圖紙管理的信息需求…………………15第四章圖檔管理系統(tǒng)分析……16第一節(jié)系統(tǒng)總體規(guī)劃………16第二節(jié)系統(tǒng)可行性研究………16一、技術(shù)的可行性進(jìn)行分析…………………16二、經(jīng)濟(jì)的可行性進(jìn)行分析…………………16三、營運(yùn)的可行性進(jìn)行分析…………………17第三節(jié)系統(tǒng)邏輯模塊分析……………………17一、系統(tǒng)功能模塊分析……………………17二、系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)分析……………………22三、系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程規(guī)劃………23四、系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程分析………24第五章系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)…………32一、系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)……………32二、用戶界面設(shè)計(jì)…………32第六章系統(tǒng)評價(jià)與結(jié)論…………37第一節(jié)系統(tǒng)評價(jià)………………37第二節(jié)結(jié)論………………37【參考文獻(xiàn)】…………………38致謝…………39第一章引言第一節(jié)選題背景隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，推動(dòng)人們進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，中國作為一個(gè)發(fā)展中國家提出了國家信息化的目標(biāo)：在國家統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在農(nóng)業(yè)、工業(yè)、科學(xué)技術(shù)、國防和社會生活的各個(gè)方面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，深入開發(fā)、廣泛利用信息資源，加速實(shí)現(xiàn)國家信息現(xiàn)代化的進(jìn)程。十六大以來，我國信息化發(fā)展逐步加深，在經(jīng)濟(jì)，政務(wù)，社會，文化等領(lǐng)域取得一定的成果。經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和流通中的應(yīng)用進(jìn)一步加強(qiáng)；制造業(yè)信息化受到了廣泛的重視；解決高能耗，高污染，安全生產(chǎn)等方面不斷有新的成果涌現(xiàn)；金融，民航，電子商務(wù)等領(lǐng)域信息化成效顯著。政務(wù)領(lǐng)域，一批重點(diǎn)電子政務(wù)工程項(xiàng)目，如金稅，金關(guān)，金盾，金財(cái)，金水，金審等已經(jīng)開始發(fā)揮重要作用。政府網(wǎng)站總數(shù)已經(jīng)超過15000個(gè)，總體擁有率達(dá)到85.6%，網(wǎng)站內(nèi)容不斷豐富，功能逐步增強(qiáng)，整體績效水平顯著提高。社會領(lǐng)域，現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育漸成體系，教育信息資源開發(fā)利用已成規(guī)模，勞動(dòng)和社會保障信息化也在穩(wěn)步推進(jìn)之中，社區(qū)信息化已經(jīng)引起廣泛重視。文化領(lǐng)域，公共文化信息服務(wù)水平進(jìn)一步提升，數(shù)字圖書館資源建設(shè)取得新的進(jìn)展，市場化信息資源開發(fā)利用正在有序推進(jìn)?？偟膩砜葱畔⒒恼J(rèn)識和理解在不斷深入，信息化應(yīng)用開始向經(jīng)濟(jì)社會的各個(gè)領(lǐng)域滲透，信息化推進(jìn)的隊(duì)伍不斷擴(kuò)大，涌現(xiàn)了許多高水平的應(yīng)用成果。周宏仁.我國信息化發(fā)展的新形式和新任務(wù).中國信息界[J],2008,(1):44-45.“十五”期間提出了全國檔案信息化建設(shè)的總體指導(dǎo)思想，即以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。..2000年12月10日全國檔案工作會議通過的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，明確提出將檔案信息化建設(shè)作為今后較長時(shí)間內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，檔案信息化就是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。目前我國檔案信息化建設(shè)的最主要任務(wù)是：在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，在各級各類檔案館廣泛推廣應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，深入開發(fā)檔案信息資源，推進(jìn)檔案信息上網(wǎng)，提高檔案管理工作的廣度和效率，加速檔案信息的利用。第二節(jié)選題意義現(xiàn)代化背景要求檔案管理事業(yè)與時(shí)俱進(jìn)，在社會信息化背景下，檔案管理逐步從檔案實(shí)體管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變。檔案工作信息化并不是簡單地用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)施代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工勞動(dòng)，也不是將傳統(tǒng)的管理方式復(fù)制到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)現(xiàn)代管理理念，對落后的管理方式、僵化的組織結(jié)構(gòu)、低效的管理流程等進(jìn)行符合信息原則所作的全面而又深刻的變革，以達(dá)到改進(jìn)檔案資源管理，促進(jìn)檔案資源社會共享的目的。20世紀(jì)90年代中后期，市場競爭迅速加劇，企業(yè)為了提高市場競爭能力，適應(yīng)市場競爭，采用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)，開發(fā)企業(yè)信息化。許多企業(yè)建立企業(yè)網(wǎng)站，發(fā)布企業(yè)信息，建立企業(yè)局域網(wǎng)，實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)），使得企業(yè)內(nèi)部工作產(chǎn)生大量的電子文件。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。據(jù)有關(guān)調(diào)查，在1998年，500家國有工業(yè)企業(yè)中已有88％的企業(yè)采用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理，％企業(yè)的建成了與國家或省級信息中心聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)。顯然，電子文件階段將是21世紀(jì)現(xiàn)代企業(yè)文獻(xiàn)信息管理的發(fā)展方向與必然趨勢。在城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院公司中，在辦公自動(dòng)化和公司局域網(wǎng)環(huán)境下，生產(chǎn)設(shè)計(jì)過程中生成大量的CAD電子文件，這些圖紙文件是科學(xué)技術(shù)的重要資料，也是企業(yè)賴以生存的重要資料。做好保管CAD電子文件工作對于公司的發(fā)展具有重要意義。公司不僅要求保管和搜集CAD圖紙數(shù)據(jù)文件，而且要求提供服務(wù)和利用。檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。我國檔案管理的主導(dǎo)思想是重管輕用，對于科技檔案是不適用的。公司需要用現(xiàn)代化檔案管理思想指導(dǎo)科技檔案的管理工作?？萍嘉募男纬删哂幸欢ǖ纳芷?，作為科技生產(chǎn)活動(dòng)的依據(jù)要求注重科技檔案的時(shí)效性、強(qiáng)調(diào)其現(xiàn)實(shí)使用性。企業(yè)檔案管理不僅使保存有用的企業(yè)生產(chǎn)文獻(xiàn)資料，對企業(yè)的成長發(fā)展起重要作用，而其企業(yè)的資源代表著一個(gè)行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，而眾多的行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r就決定著國家的發(fā)展?fàn)顩r。管理好一個(gè)企業(yè)的檔案管理，就等于管理好國家的眾多檔案的一個(gè)方面。所以企業(yè)的檔案管理是必要和必須的。選擇該題研究主要目是促進(jìn)企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。建立一套圖檔管理信息系統(tǒng)對于如何有效的把本單位生產(chǎn)資料及時(shí)、完整的收集、管理和利用，有著重要的意義。檔案管理部門是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的物資保障部門。從微觀上，建立圖檔管理系統(tǒng)能提高檔案管理部門的工作效率，降低工作失誤的風(fēng)險(xiǎn)，減少信息在傳遞過程中發(fā)生錯(cuò)誤的機(jī)會，正確及時(shí)的管理檔案的信息和檔案的實(shí)物。從宏觀上，對于企業(yè)建立圖檔管理信息系統(tǒng)可以根據(jù)檔案的信息，更好地管理整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)，設(shè)計(jì)過程，及時(shí)掌握信息，適應(yīng)市場化競爭的要求，真正做到以市場為導(dǎo)向。第三節(jié)研究方法本文通過查閱關(guān)于現(xiàn)代檔案管理的一些文章、書籍、報(bào)刊等進(jìn)行文獻(xiàn)的資料收集，整理，結(jié)合城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院檔案管理實(shí)際情況。最后，結(jié)合相關(guān)的的理論和方法對城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院的圖檔管理系統(tǒng)進(jìn)行了深入的分析研究。本文分成五大部分。第一部分，指出了有關(guān)檔案管理的基本問題，從檔案的定義與分類，檔案管理工作,電子檔案三個(gè)方面進(jìn)行論述；第二部分，闡述了公司圖紙管理需求分析，分別從公司的組織機(jī)構(gòu)，圖紙業(yè)務(wù)流程的變化，圖紙運(yùn)動(dòng)周期，以及檔案管理工作的調(diào)研三個(gè)方面進(jìn)行論述；第三部分，分析了圖紙管理系統(tǒng)，從可行性研究，總體規(guī)劃，邏輯模塊分析研究三個(gè)方面進(jìn)行敘述；第四部分，完成系統(tǒng)的評價(jià)工作。第二章檔案管理綜述第一節(jié)檔案的發(fā)展檔案的定義、分類《中華人民共和國檔案法》中是這樣定義檔案的，“檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。從中可以看出，檔案是人類在社會活動(dòng)中直接形成的歷史記錄，檔案是具有對國家和社會有保存價(jià)值的歷史記錄，檔案通過不同的形式如各種文字、圖表、聲像保存的歷史記錄。檔案具有原始性，內(nèi)容價(jià)值性，形式多樣性的特點(diǎn)。檔案和文件二者之間存在密切聯(lián)系，但又有顯著區(qū)別。文件是檔案的前身，是形成檔案的基礎(chǔ)。因?yàn)閲覚C(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人完成各種社會活動(dòng)形成的各種表達(dá)意圖的文件，這些文件日復(fù)一日地積累起來構(gòu)成了檔案的基礎(chǔ)。檔案是文件有條件轉(zhuǎn)化而來的。完成現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用的對于當(dāng)時(shí)和今后的社會實(shí)踐活動(dòng)具有參考利用價(jià)值的按照一定規(guī)律集中保存起來的文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。在社會生活中，有一種普遍的檔案分類方法，以內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，分為文書檔案、科技檔案和專門檔案（司法檔案、會計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案和外交檔案等）。文書檔案也稱黨政檔案、行政檔案，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企業(yè)事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的檔案材料。它具有涉及面廣、內(nèi)容豐富、形式規(guī)范、記錄方式與制成材料多樣等特點(diǎn)，內(nèi)容涉及國家、政黨、民族和社會的各個(gè)方面，是了解、研究國家社會政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展史，研究個(gè)體的機(jī)構(gòu)、組織歷史的基本依據(jù)。專門檔案是指一些社會機(jī)構(gòu)和組織在某些專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料?？萍紮n案是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。..科技文件是記錄和反映科學(xué)技術(shù)活動(dòng)，傳遞科技思想的文字，圖表、聲像等文件材料的總稱。人們在從事科技、生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的科技文件，為指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)科技，生產(chǎn)，建設(shè)活動(dòng)的依據(jù)，具有現(xiàn)行效用?？萍嘉募哂袑I(yè)技術(shù)性，成套性，更改性，通用性和現(xiàn)實(shí)性?？萍紮n案集中在工廠、礦山、設(shè)計(jì)院、研究院和地質(zhì)、測繪、水文、氣象、建筑等部門。本文中所提到的科技檔案是基本建設(shè)檔案（簡稱基建檔案），它是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中形成的科技檔案?；n案的特點(diǎn)是建設(shè)項(xiàng)目成套，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體。其中檔案內(nèi)容構(gòu)成一般包括：可行性研究、任務(wù)書、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料，設(shè)計(jì)文件，工程管理文件，施工文件，竣工文件，財(cái)務(wù)文件，財(cái)務(wù)管理，以及其他材料等。檔案管理的意義檔案是科學(xué)研究的物質(zhì)基礎(chǔ)和條件，檔案部門收藏的各種檔案原始、系統(tǒng)地記錄了人類同社會、同大自然抗?fàn)幍闹R經(jīng)驗(yàn)，能最大限度地滿足科學(xué)工作者的需要。檔案不僅是國家珍貴的歷史文化財(cái)富，也是人類文明進(jìn)步的階梯。檔案管理是國家檔案工作的組成部分，檔案管理是為了更科學(xué)，更有效的管理檔案，發(fā)揮檔案文件中包含的信息，經(jīng)驗(yàn)，知識等資源，同時(shí)是為更好的社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供利用的保障。檔案管理的目標(biāo)在于，將人類在生產(chǎn)生活過程中凝集形成的各種資料中包含大量的經(jīng)驗(yàn)知識，不再停留在檔案文件中，而是能為更多的人提供利用服務(wù)。檔案業(yè)務(wù)工作基本內(nèi)容，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用這些方面。檔案收集工作是要將企業(yè)內(nèi)重要文書資料，檔案資料進(jìn)行集中保存的過程，收集起來的檔案來源廣泛，數(shù)量巨大，內(nèi)容復(fù)雜，需要檔案管理人員進(jìn)行整理和鑒定的工作，鑒定后的檔案編寫目錄，進(jìn)行合理保存，并采取保護(hù)措施。當(dāng)檔案數(shù)量大，內(nèi)容復(fù)雜時(shí)，為了科學(xué)地進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用，檔案管理部門要掌握檔案和檔案管理工作的基本情況，需要對有關(guān)情況進(jìn)行數(shù)據(jù)的登記、統(tǒng)計(jì)、分析工作。檔案的最終目的是提供相關(guān)資料給需要使用的人，實(shí)現(xiàn)檔案管理的一個(gè)重要目的，即提供服務(wù)。第二節(jié)檔案管理思想的概念文件生命周期理論的提出與內(nèi)容（一）文件生命周期理論的發(fā)展由美國檔案專家菲力浦·C·布魯克斯向檔案協(xié)會提交的《我們應(yīng)當(dāng)保存什么文件》的報(bào)告中首次提出“文件生命周期”的概念，以區(qū)分文件與檔案界限，控制文件進(jìn)檔案館的范圍。1950年英國檔案學(xué)者羅吉爾·艾利斯在巴黎召開的第一屆國際檔案學(xué)會上對文件生命周期作了“三階段論”的劃分。他認(rèn)為在文件向檔案的轉(zhuǎn)化過程中，文件一般要經(jīng)歷現(xiàn)行文件階段、暫時(shí)保存階段到永久保存階段這樣一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)周期?！叭A段論”的提出奠定了文件生命周期理論的研究起點(diǎn)。前國家檔案局長詹姆斯·B·羅茲為代表的一批歐美學(xué)者，對文件運(yùn)動(dòng)的形式、過程、特點(diǎn)進(jìn)行了全面系統(tǒng)的探討。詹姆斯·B·羅茲在《檔案管理和文件管理在國家信息系統(tǒng)中的作用》中認(rèn)為文件生命周期是指“從文件的產(chǎn)生、經(jīng)過作為履行組織職能的工具進(jìn)行活動(dòng)和工作階段，一直到實(shí)現(xiàn)效用的消失，或者當(dāng)其全部使用目的已經(jīng)達(dá)到時(shí)，對其進(jìn)行銷毀，或者因它們具有值得永久保存的價(jià)值，而把它們作為檔案，賦予新的使命”。黃存勛.文件生命周期理論三流派及在中國的“適用”之爭[J].北京檔案,2002(6):10.由于各個(gè)國家檔案學(xué)者不斷深入研究，使得文件生命周期理論逐漸成熟。文件生命周期理論是指導(dǎo)從文件到檔案全過程管理的基本理論，是現(xiàn)代檔案學(xué)重要理論之一。（二）“文件生命周期理論”的主要內(nèi)容1．文件是一個(gè)廣義的概念，無論其載體形式和記錄方式如何，都是人類社會實(shí)踐活動(dòng)中直接產(chǎn)生和使用的信息記錄。現(xiàn)行文件和歷史檔案都是廣義文件運(yùn)動(dòng)過程中的某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分。(2)文件運(yùn)動(dòng)現(xiàn)象如同生命現(xiàn)象一樣。從其最初產(chǎn)生到最終歸宿是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程。文件最初產(chǎn)生、保管和頻繁利用，然后是由于其偶爾的作用和潛在的價(jià)值被送往檔案室，最后當(dāng)文件的現(xiàn)行業(yè)務(wù)價(jià)值完全喪失后，除具有檔案價(jià)值的文件移交到檔案館永久保存外，其他一概銷毀。這一發(fā)展過程是連續(xù)的。2．文件價(jià)值狀態(tài)的變化過程可以劃分為若干階段(1)文件的整體運(yùn)動(dòng)過程具有階段性特征。從文件運(yùn)動(dòng)形態(tài)可分為現(xiàn)行、半現(xiàn)行、非現(xiàn)行三個(gè)階段；從文件保存場所可分為承辦單位留存、中間檔案館留存、總檔案館永久保存三個(gè)階段；從文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程可分為產(chǎn)生辦理、現(xiàn)行利用、過渡保存、歷史保存四個(gè)階段；從文件管理程序可分為文件形成、使用和維護(hù)、鑒定和選擇、檔案管理四個(gè)階段。劃分方法盡管不同，卻共同反映出文件的運(yùn)動(dòng)過程具有階段性的這一事實(shí)。(2)文件的各個(gè)階段各有不同的特點(diǎn)。如文件的運(yùn)動(dòng)形態(tài)的各個(gè)階段的特點(diǎn)：現(xiàn)行文件，現(xiàn)行作用突出，頻繁使用，在部門頻繁使用；半現(xiàn)行文件，現(xiàn)行作用減弱，利用率降低，部門使用為主，檢驗(yàn)歷史價(jià)值，存在本部門或檔案中心；非現(xiàn)行文件，現(xiàn)行作用消失，無歷史價(jià)值的淘汰，服務(wù)對象擴(kuò)展到社會，檔案館保存。(3)文件價(jià)值形態(tài)。第一價(jià)值，對形成機(jī)關(guān)的原始價(jià)值；第二價(jià)值，對其他機(jī)關(guān)和個(gè)人利用者的從屬價(jià)值。陰宏光.淺析“文件生命周期理論”在檔案管理中的應(yīng)用[J],云南檔案,2007,(5):16.文件連續(xù)體理論的提出與內(nèi)容1996年澳大利亞國家檔案標(biāo)準(zhǔn)中對“文件連續(xù)體”定義“從文件形成（包括形成前，文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式?！彼沂玖宋募纬伞⒈４媾c長久利用應(yīng)一體化管理的理念。文件連續(xù)體理論內(nèi)容豐富，它構(gòu)建了一個(gè)多維坐標(biāo)體系來描述文件的運(yùn)動(dòng)過程，這一體系主要構(gòu)建于四個(gè)軸之上：文件保存軸、憑證軸、業(yè)務(wù)活動(dòng)軸、形成者軸。每一個(gè)軸又代表了四個(gè)相關(guān)聯(lián)的維：第一維是單份文件，對應(yīng)的價(jià)值形式為具體的形為軌跡。第二維是案卷即文件的組合，對應(yīng)的形成者為機(jī)構(gòu)的部門。反映的業(yè)務(wù)活動(dòng)為若干行為的一個(gè)活動(dòng)，表現(xiàn)出的價(jià)值形成為憑證。第三維是全宗對應(yīng)的形成者是一個(gè)機(jī)構(gòu)，反映的業(yè)務(wù)活動(dòng)為某一機(jī)構(gòu)的活動(dòng)，表現(xiàn)出的價(jià)值形式為機(jī)構(gòu)、個(gè)人的記憶。第四維是全宗的集合，反映的業(yè)務(wù)活動(dòng)為整個(gè)社會，表現(xiàn)的價(jià)值形式為集體記憶。葉顯智.葉顯智.文件生命周期與文期件理連論續(xù)體理[J].科技檔案,2006,(3):22-23.文件連續(xù)體理論的基本內(nèi)容非常豐富，它的內(nèi)容主要表現(xiàn)在構(gòu)建一個(gè)多維坐標(biāo)體系來描述文件的運(yùn)動(dòng)過程。澳大利亞檔案學(xué)者阿普奧德和蘇·麥克米希構(gòu)建了這一保管模式，并進(jìn)行了闡述。文件運(yùn)動(dòng)過程的多維坐標(biāo)體系包括四個(gè)坐標(biāo)軸，文件保存形式軸，價(jià)值表現(xiàn)軸，業(yè)務(wù)活動(dòng)軸，形成者軸。文件連續(xù)體理論通過描述文件保管形式上四個(gè)坐標(biāo)的變化，引發(fā)形成者軸，價(jià)值表現(xiàn)軸，業(yè)務(wù)活動(dòng)軸上特定坐標(biāo)的相應(yīng)變化，揭示出文件的四維運(yùn)動(dòng)過程。第一，文件保管軸儲存了記錄人類活動(dòng)信息的過程，它的四個(gè)組成部分包括形成中的文件、檔案、全宗、檔案組合，表明了文件形式“數(shù)”的變化；第二，證據(jù)軸是由行為的過程、文件提供的證據(jù)和它們在機(jī)構(gòu)和社會記憶中的角色組成，表明文件憑證作用的擴(kuò)展方向——最后具有構(gòu)成社會憑證與記憶的屬性；第三，業(yè)務(wù)活動(dòng)軸代表了文件形成者的行為、活動(dòng)以及文件體現(xiàn)的功能和目的。強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)活動(dòng)軸的目的在于把文件管理納入到業(yè)務(wù)活動(dòng)中，使其成為業(yè)務(wù)活動(dòng)的一個(gè)組成部分，表示了文件的工具性傾向。第四，來源軸用來揭示文件權(quán)威性的來源，體現(xiàn)了形成者，與形成者相聯(lián)系的單位，與單位相聯(lián)系的組織以及整個(gè)社會的聯(lián)系，認(rèn)為與文件形成有關(guān)的機(jī)構(gòu)和個(gè)人的業(yè)務(wù)活動(dòng)形成了文件，并賦予了文件憑證和記憶的價(jià)值，同時(shí)也說明與文件來源相關(guān)的因素之間是統(tǒng)一的,是密切聯(lián)系在一起的。傅榮校,王相華.理論核心問題:原則與內(nèi)容——文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論比較研究之二[J].檔案學(xué)通訊,2004,(4):18.文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論的關(guān)系連續(xù)體理論是文件生命周期理論的補(bǔ)充和發(fā)展，連續(xù)體理論更具有優(yōu)勢。文件連續(xù)體理論被國際檔案界廣泛認(rèn)可，認(rèn)為可適用于檔案學(xué)背景下的一切文件管理，包括電子和非電子的檔案和文件管理。第三節(jié)電子檔案電子文件概念檔案的載體變革，經(jīng)歷了古代的甲骨，青銅器物，石料，竹木和絲綢錦緞，紙張，近現(xiàn)代的膠片、磁帶、磁片和光盤等。進(jìn)入21世紀(jì)，檔案載體將從紙張逐漸轉(zhuǎn)變成由計(jì)算機(jī)生成和處理，以二進(jìn)制數(shù)字代碼形式記錄和表示，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件，即電子文件。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中生成的社會活動(dòng)記錄，以數(shù)碼形式記錄在磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件，稱為電子文件。電子文件的格式多種多樣,如文本文件、圖形圖像文件、視頻文件、音頻文件等,不同格式的電子文件管理的方法也各不相同。電子文件具有如下特性，電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài)，電子文件對設(shè)備的依賴性，電子文件載體的非直接讀取性，電子文件的信息與載體相分離性，電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性，電子文件對元數(shù)據(jù)的依賴性，電子文件信息的共享性及不安全性，電子文件的高保真性，電子文件的易修改性，以及對標(biāo)準(zhǔn)的依賴性、非實(shí)體歸檔的可能性。電子文件的特性給保管和開發(fā)利用帶來方便，電子文件的記錄密度極大，存儲空間則極小，電子文件易增刪，將給電子文件管理、開發(fā)利用帶來方便，同時(shí)也帶來不安全因素。電子文件可共享性，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，方便快捷地同時(shí)提供給眾多用戶利用，電子文件的非實(shí)體性歸檔，可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務(wù)。電子文件（圖紙）的歸檔電子文件的歸檔，就是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將整理好的電子文件及其相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。電子檔案是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)稱。電子文件歸檔要在電子文件整個(gè)生命周期內(nèi)展開。電子文件生命周期包括三個(gè)階段：設(shè)計(jì)，形成，使用維護(hù)。在設(shè)計(jì)電子文件生成系統(tǒng)時(shí)，檔案管理部門要強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)所生成的電子文件應(yīng)能有效的保存并能成為責(zé)任者活動(dòng)的可靠證明，還要使具有檔案價(jià)值的電子文件得到確認(rèn)并有效地歸檔和維護(hù)。電子檔案要求保障電子文件的真實(shí)性。電子文件歸檔時(shí)必須注意鑒別并收集與該電子文件的原始性、真實(shí)性相關(guān)的各種材料。對于物理歸檔的電子文件，要通過有無登記、記錄等管理制度來確認(rèn)它的原始性、真實(shí)性、對于邏輯歸檔的電子文件，可以用檔案管理信息系統(tǒng)記載的形成、修改、批準(zhǔn)時(shí)間等來進(jìn)行對照，并依據(jù)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的功能來鑒別它的原始性、真實(shí)性。同時(shí)要嚴(yán)格審定歸檔文件的版本。對于文本，應(yīng)以最后定稿歸檔，對于圖形文件，應(yīng)將與產(chǎn)品的技術(shù)狀況一致的版本歸檔，對于技術(shù)手段較為完善的部門，采用過程安全控制和電子簽名等技術(shù)，以保證電子文件的真實(shí)性。保障電子文件的完整性，要求包括電子文件和其他相關(guān)文件數(shù)量齊全，內(nèi)容完整。在電子文件收集過程中，對收集的資料進(jìn)行登記，并且明確電子文件的收集和積累制度。保障電子文件的可讀性，電子文件的可讀性是電子檔案管理的基本要求，指文件經(jīng)過加密，壓縮，傳輸，遷移，轉(zhuǎn)換等處理能夠讀取，展示其內(nèi)容的真實(shí)和完整。保障電子文件的安全性，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中都存在不安全因素，要保證電子文件不受外界因素干擾。在開放的系統(tǒng)背景下，做到這一點(diǎn)需要對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在的黑客攻擊，網(wǎng)絡(luò)病毒，信息竊取，制度不完善等客觀因素防范和治理。薛四新，楊艷，黃存勛等主編.現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社薛四新，楊艷，黃存勛等主編.現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社,.電子檔案作為新型的檔案載體，電子檔案的保存時(shí)間受到載體壽命因素的影響。電子檔案的載體材料主要是磁性物質(zhì)和光盤。磁性物質(zhì)的特性決定，它容易產(chǎn)生靜電，引起灰塵堆積，導(dǎo)致磁性材料的不可恢復(fù)的物理變化。其中磁性氧化物顆粒具有剩磁感應(yīng)，當(dāng)受外界磁場影響產(chǎn)生退磁后，嚴(yán)重影響信息再現(xiàn)。光盤的材料也存在不穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子檔案載體材料的壽命短，一般僅為5-15年。電子檔案的保存過程中，還要受到環(huán)境條件因素的影響，如溫度、濕度，灰塵、外來磁場、機(jī)械震動(dòng)、光線、有害氣體等。電子檔案還受到技術(shù)革新的影響。電子檔案是通過計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計(jì)算機(jī)才能識讀。而軟硬件發(fā)展使得電子檔案的讀取的過程產(chǎn)生不確定因素，保存電子檔案的同時(shí)還要保存相應(yīng)的閱讀電子檔案的設(shè)備和軟件。正因?yàn)殡娮訖n案的保存壽命和技術(shù)革新的影響，公司檔案管理以電子檔案為主要管理對象，一時(shí)還不能實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)在采用“雙軌制”，電子文件與紙質(zhì)文件的同時(shí)存檔的方法可以在現(xiàn)階段解決問題。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。第三章圖紙管理需求分析第一節(jié)公司組織機(jī)構(gòu)的調(diào)研杭州市城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院是由杭州市市政市容管理局所屬七家大、中型國有企事業(yè)單位的設(shè)計(jì)院、所，根據(jù)深化改革步伐，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，合并組建成立。具有技術(shù)力量雄厚、經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)齊全的優(yōu)勢，在社會上有較高的知名度和信譽(yù)。該公司設(shè)置了燃?xì)鉄崃Σ?，市政部，建筑環(huán)境部，行政部，院部五大部門。公司又可劃分為生產(chǎn)部門和職能部門,生產(chǎn)部門包括燃?xì)鉄崃Σ浚姓?，建筑環(huán)境部的各設(shè)計(jì)室，職能部門包括總師室，人力資源部，財(cái)務(wù)室，行政辦公處，生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)室，黨工團(tuán)。設(shè)計(jì)院現(xiàn)有在編員工132人，其中專業(yè)技術(shù)人員125人，具有高級工程師以上職稱46人，擁有先進(jìn)的各種技術(shù)裝備和良好的工作場所。主要從事燃?xì)鉄崃こ獭⒔o排水工程、市政道橋工程、環(huán)境衛(wèi)生工程、建筑工程及公共交通工程的設(shè)計(jì)和規(guī)劃、可研、咨詢等工作。同時(shí)還從事技術(shù)開發(fā)、新技術(shù)、新設(shè)備、新材料、新工藝的技術(shù)研究與應(yīng)用。城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院的組織結(jié)構(gòu)如下圖3-1所示：杭州市城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院杭州市城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院燃?xì)鉄崃κ聵I(yè)部黨，工，團(tuán)市政事業(yè)部財(cái)務(wù)室行政辦公處建筑環(huán)境事業(yè)部總師室各地辦事處人力資源部生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)室發(fā)展研究室設(shè)計(jì)二室設(shè)計(jì)一室設(shè)計(jì)三室發(fā)展研究室設(shè)計(jì)二室設(shè)計(jì)一室設(shè)計(jì)三室發(fā)展研究室設(shè)計(jì)二室設(shè)計(jì)一室設(shè)計(jì)三室寧波辦事處臺州辦事處圖3-1企業(yè)組織結(jié)構(gòu)其中，各個(gè)部門都具有各自的領(lǐng)導(dǎo)小組，各個(gè)部門的專業(yè)設(shè)計(jì)人員通力合作，為我們城市基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)做出了很大的貢獻(xiàn)。燃?xì)鈱I(yè)主要進(jìn)行燃?xì)鈭稣?，燃?xì)夤芫€，燃?xì)庖?guī)劃，熱力站，熱力管線的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，該專業(yè)具有較高的權(quán)威性，資歷深，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富，直接承擔(dān)浙江省內(nèi)90%的設(shè)計(jì)任務(wù)。市政專業(yè)主要進(jìn)行道路，橋梁，給排水廠站，給排水管網(wǎng)，管網(wǎng)規(guī)劃方面的規(guī)劃與設(shè)計(jì)。建筑專業(yè)可進(jìn)行工業(yè)與民用建筑，公共建筑，建筑規(guī)劃等方面的規(guī)劃設(shè)計(jì)。環(huán)衛(wèi)專業(yè)進(jìn)行固廢物處理，環(huán)衛(wèi)中轉(zhuǎn)站，公共廁所，環(huán)衛(wèi)規(guī)劃等方面的規(guī)劃設(shè)計(jì)工作。專業(yè)設(shè)計(jì)人員對于生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)室的需求是完成設(shè)計(jì)圖紙的交曬，歸檔和檔案利用過程。他們需要公司提供設(shè)計(jì)出圖后的圖紙的各項(xiàng)管理工作。職能部門也執(zhí)行各自的職責(zé)，完成各自任務(wù)。如總師室是全院技術(shù)工作的管理部門，對全院生產(chǎn)部門的技術(shù)安全工作負(fù)責(zé)，監(jiān)督和檢查工程技術(shù)資料（規(guī)劃、方案、施工圖等）生產(chǎn)成品的生產(chǎn)，解決設(shè)計(jì)工程中遇到的技術(shù)難題，處理和協(xié)調(diào)技術(shù)質(zhì)量抽查中存在的問題，并制定技術(shù)培訓(xùn)計(jì)劃（包括技術(shù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)程等），不斷提高設(shè)計(jì)人員的技能水平和專業(yè)水平。在一個(gè)專業(yè)性的設(shè)計(jì)院中，一般會設(shè)立科技檔案室。在該公司下，設(shè)有存放科學(xué)技術(shù)檔案的檔案室以及實(shí)現(xiàn)檔案管理的生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)部門。其中，生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)室的檔案管理人員負(fù)責(zé)管理科技文檔。檔案室的主要職責(zé)：履行收集、整理、編目、分類、歸檔、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等檔案管理的職能，確保公司歸檔文件材料的真實(shí)性、完整性和有效性。檔案查詢工具可以提供公司的管理，生產(chǎn)和科研的資料。積累檔案資源，完成共享技術(shù)文檔，最終形成公司的核心競爭力。薛四新，彭榮，陳永生等主編.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社薛四新，彭榮，陳永生等主編.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社,.按檔案分類，公司檔案包括科技檔案，文書檔案，專門檔案。其中科技檔案包括藍(lán)圖、底圖、文本、電子檔案、技術(shù)資料、生產(chǎn)經(jīng)營管理等。文書檔案包括黨群工作類、行政管理類。專門檔案包括會計(jì)檔案，人事檔案，聲像、實(shí)物類檔案。檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級分類管理。所以，科技檔案由生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)室負(fù)責(zé)管理，文書檔案由行政辦公處管理，會計(jì)和人事分別由財(cái)務(wù)處和人力資源處管理。隨著公司辦公自動(dòng)化的建立和應(yīng)用，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)的推廣，電子圖紙會日益增多，電子圖紙將成為檔案管理的重要對象。根據(jù)《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》的規(guī)定，企業(yè)在基建工程中形成了大量的CAD文件（包括圖形文件、圖像文件、數(shù)據(jù)文件、文本文件、計(jì)算機(jī)程序等），對電子文件的形成、積累、整理、歸檔應(yīng)實(shí)施全過程管理，保證電子檔案質(zhì)量。第二節(jié)設(shè)計(jì)圖紙的產(chǎn)生，發(fā)展，銷毀公司的設(shè)計(jì)圖紙從產(chǎn)生到銷毀或最終轉(zhuǎn)化為科技檔案是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程。符合“生成—處理—收集整理—移交歸檔—檔案管理—檢索利用”全過程管理。設(shè)計(jì)圖紙的生成，處理，收集整理階段在文件生命周期理論中屬于文件前端運(yùn)動(dòng)，設(shè)計(jì)圖紙的檔案管理、檢索利用在文件生命周期理論中屬于文件的后端運(yùn)動(dòng)。但是依據(jù)文件連續(xù)體理論，科技檔案仍處于文件的現(xiàn)行期或半現(xiàn)行期，對它們的更改和補(bǔ)充，其實(shí)是針對現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的。由于科技活動(dòng)不斷發(fā)展、靜態(tài)的科技檔案內(nèi)容難以反映科技活動(dòng)的動(dòng)態(tài)變化，科技檔案的產(chǎn)生、積累、形成是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、不斷完善的過程。所以科技檔案與文書檔案比較，它具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和記錄對象的實(shí)存性。設(shè)計(jì)圖紙的產(chǎn)生，發(fā)展和銷毀由以下的設(shè)計(jì)過程說明：1．當(dāng)公司簽定設(shè)計(jì)合同（設(shè)計(jì)委托）后，事業(yè)部下達(dá)《設(shè)計(jì)項(xiàng)目任務(wù)書》，在事業(yè)部下屬的設(shè)計(jì)室中確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和設(shè)計(jì)人員，不同專業(yè)的設(shè)計(jì)人員首先收集基礎(chǔ)資料，然后熟悉和掌握相應(yīng)資料，最后編寫《開工報(bào)告》，開工報(bào)告只有通過主管院長的審核，設(shè)計(jì)人員才能真正開始設(shè)計(jì)。2．設(shè)計(jì)開始的階段，設(shè)計(jì)人員做好設(shè)計(jì)進(jìn)度控制，記錄工作時(shí)間，設(shè)計(jì)圖紙中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行中期審查，填寫《中期審查卡片》。當(dāng)設(shè)計(jì)圖紙完成后，主管院長確定評審方式并由事業(yè)部負(fù)責(zé)組織進(jìn)行成品評審，要求填寫《設(shè)計(jì)評審紀(jì)要》，成品不符合要求時(shí)需重新設(shè)計(jì)，直到設(shè)計(jì)的成品通過成品評審。審核、審定圖紙合格后成為設(shè)計(jì)成品。3．圖紙?jiān)O(shè)計(jì)完成后出圖，進(jìn)行圖紙的交曬和歸檔工作以及成品發(fā)放工作。4．當(dāng)情況不符時(shí)，施工單位要求變更圖紙的設(shè)計(jì)時(shí)，可以開出《工程設(shè)計(jì)聯(lián)系單》，經(jīng)過施工單位，設(shè)計(jì)單位和建設(shè)單位三方的核實(shí)同意后，設(shè)計(jì)單位在原來設(shè)計(jì)的圖紙的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)生成修改圖。設(shè)計(jì)步驟如步驟2，3。5．存放入資料庫的圖紙要求保存20年以上，當(dāng)庫存很大，超過保存期限時(shí)，可以進(jìn)行過期圖紙的銷毀工作。設(shè)計(jì)圖紙的生命周期中，圖紙文件（科技文件）的歸檔保存管理是十分重要的。檔案人員如果不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用，參照國家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《檔案管理制度》，企業(yè)檔案工作要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。設(shè)計(jì)圖紙可能根據(jù)需要進(jìn)行修改，所以圖紙版本需要明確標(biāo)明，才能給檔案管理人員和檔案利用者帶來方便。第三節(jié)公司圖紙管理業(yè)務(wù)流程的變化圖紙管理三階段第一階段，手工繪圖階段（1992年~1999年），計(jì)算機(jī)這種新型科技產(chǎn)物剛剛被引入時(shí)，公司只在關(guān)鍵部門使用計(jì)算機(jī)。設(shè)計(jì)人員用筆和紙繪制設(shè)計(jì)圖紙。圖紙繪制完成后，描圖員將圖紙描畫在硫酸紙上并且保存圖樣作為圖紙檔案。硫酸紙是一種防水防腐蝕的特殊紙質(zhì)材料，具有紙質(zhì)純凈、強(qiáng)度高、透明好、不變形、耐曬、耐高溫、抗老化等特點(diǎn)。繪制在硫酸紙上的文字，圖像可以保存較長時(shí)間。這樣就能將設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)成果保留下來。該階段的特點(diǎn)：該階段沒有系統(tǒng)的圖紙管理的思想，只停留在圖紙繪制和交曬的工作層面上。描畫過程是手工描繪，描畫過程出錯(cuò)可能性高，工作效率低。而且圖紙的保存利用都不能很好地實(shí)現(xiàn)。第二階段，圖紙管理初級階段（2000~2006年），隨著計(jì)算機(jī)的技術(shù)快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，企業(yè)使用制圖的軟硬件設(shè)備，包括AUTOCAD制圖軟件，打印機(jī)、繪圖儀等。采用這些設(shè)備大大加快公司業(yè)務(wù)流程的運(yùn)轉(zhuǎn)，提高了公司生產(chǎn)能力。但是隨著公司實(shí)力不斷壯大，公司工作業(yè)務(wù)數(shù)量增加，圖紙的數(shù)量大量增加，圖紙管理的需求不斷增強(qiáng)，所以生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)室聘用圖紙管理人員，配備專門的科技檔案室，使用各種檔案器具用于圖紙的實(shí)物管理，建立案卷目錄用于檔案條目的信息管理。該階段的圖紙管理業(yè)務(wù)流程如圖3-2：圖紙圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，形成圖紙打印輸出曬圖底圖藍(lán)圖存檔編寫科技目錄設(shè)計(jì)成品發(fā)放檔案查詢利用設(shè)計(jì)人員圖紙管理人員圖3-2圖紙管理業(yè)務(wù)流程該流程中存在以下幾個(gè)問題：1．檔案管理人員對設(shè)計(jì)出圖情況不能及時(shí)掌握。一般，檔案管理人員只是圖紙來了歸檔，不會主動(dòng)收集掌握資料。2．當(dāng)設(shè)計(jì)圖紙數(shù)量很大，圖紙?jiān)跁駡D過程中容易發(fā)生錯(cuò)誤，導(dǎo)致圖紙多曬或少曬。而且曬圖過程很難實(shí)現(xiàn)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)曬圖成本，不能提供曬圖成本給公司財(cái)務(wù)管理的有效依據(jù)。3．圖紙存檔管理不規(guī)范導(dǎo)致檔案借閱利用過程需要花費(fèi)時(shí)間和人力查找。4．各專業(yè)部門的圖紙數(shù)據(jù)和信息資料不能共享，造成設(shè)計(jì)過程互相脫節(jié)、資料，重復(fù)記載等問題，給經(jīng)營決策帶來困難。從以上存在的這些問題中不難看出圖紙管理流程的不足。因此，搞好檔案管理，不僅可以大大減少出錯(cuò)機(jī)會，不斷提高工作效率，而且保障生產(chǎn)合理有序地運(yùn)行。第三階段，圖紙信息管理階段，如今圖紙信息可以存儲于各種介質(zhì)，可以是紙張，各種光盤和磁性介質(zhì)等。當(dāng)公司自動(dòng)化辦公的時(shí)候，設(shè)計(jì)圖紙以電子圖紙的形式在網(wǎng)絡(luò)上傳遞加工，對于這些大量的以數(shù)字形式存在的電子圖紙，圖紙檔案管理的工作方式、工作理念都將改變。新環(huán)境新形式下，對于檔案管理提出了更高的要求：檔案管理不能坐等資料，應(yīng)該主動(dòng)收集掌握資料，收集及時(shí)有用的資料，提高檔案室的作用。該階段，檔案管理人員要加強(qiáng)公司電子圖紙的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證公司產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子圖紙完整和有效，實(shí)現(xiàn)電子圖紙加工和利用的過程。圖紙管理業(yè)務(wù)流程和現(xiàn)有組織機(jī)構(gòu)的關(guān)系表3-1流程/組織矩陣表流程組織設(shè)計(jì)部門總師室生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)室財(cái)務(wù)室文印室圖紙?jiān)O(shè)計(jì)形成★☆

圖紙打印輸出★

☆曬圖☆

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設(shè)計(jì)成品發(fā)放☆

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曬圖成本計(jì)算

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歸檔資料存檔☆

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歸檔資料收集☆

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檔案查詢利用☆☆★

檔案借閱☆☆★

檔案歸還☆☆★

★：主要負(fù)責(zé)與決策者☆：主要涉及者

：相關(guān)者第四節(jié)圖紙管理的信息需求在檔案庫房內(nèi)存放著2000年以來公司所有的設(shè)計(jì)圖紙，分設(shè)計(jì)底圖和案卷文檔。公司每年要承擔(dān)大量的工程項(xiàng)目，平均一年出圖總共達(dá)10000張，這么多圖紙僅靠幾個(gè)目錄管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，電子文件的出現(xiàn)迫使現(xiàn)代檔案管理方法和手段發(fā)生變化。發(fā)展圖檔管理信息系統(tǒng)就成為公司檔案工作的急切要求。1．部門領(lǐng)導(dǎo)的信息需求：部門領(lǐng)導(dǎo)需要掌握其部門設(shè)計(jì)人員的實(shí)際工作情況（包括設(shè)計(jì)項(xiàng)目數(shù)量，設(shè)計(jì)圖紙數(shù)量），了解設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)內(nèi)容。2．檔案管理人員的信息需求：圖紙的信息包括設(shè)計(jì)人，工程名稱，工程號，項(xiàng)目名稱，圖號，圖紙大小等，檔案管理方面的信息（分類原則），檔案借閱信息（包括借閱人，工程名稱，工程號，檔案號，借閱時(shí)間，借閱數(shù)量，領(lǐng)導(dǎo)簽字）3．設(shè)計(jì)人員的信息需求：利用科技檔案的內(nèi)容，完成資料查詢。所以，需要建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)，可以對電子文件的生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理，到轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程進(jìn)行管理，完成電子檔案信息的管理與提供利用過程。該系統(tǒng)能自動(dòng)記錄電子文件的元數(shù)據(jù)和各種背景信息，能對電子文件和電子檔案進(jìn)行管理和提供利用，能保證電子文件和電子檔案的有效性，系統(tǒng)也能錄入紙質(zhì)檔案等的信息并對其進(jìn)行管理。第四章圖檔管理系統(tǒng)分析第一節(jié)系統(tǒng)總體規(guī)劃根據(jù)圖紙管理的需求分析，公司概況分析，規(guī)劃一個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)CAD電子圖紙管理和利用。在打印出圖階段，系統(tǒng)自動(dòng)采集圖紙信息、尺寸等信息，將提取圖紙信息輸入數(shù)據(jù)庫，幫助檔案管理人員快速歸檔，通過條形碼將解決了紙質(zhì)圖紙與電子圖紙不一致的問題，同時(shí)可以實(shí)時(shí)對打印費(fèi)用按項(xiàng)目、部門、個(gè)人、繪圖儀、時(shí)間等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。在檔案管理階段，檔案管理人員能夠?qū)γ恳粡垐D紙按照工程名稱、工程號歸檔，形成一份檔案管理清單。實(shí)時(shí)管理實(shí)體檔案和電子信息檔案。在檔案利用中，該系統(tǒng)能查詢，瀏覽電子文件，通過操作進(jìn)行檔案的借閱和電子文件的下載利用。真正做到對每一張圖紙的產(chǎn)生，變化，歸檔，利用的使用過程的管理。第二節(jié)系統(tǒng)可行性研究技術(shù)的可行性進(jìn)行分析圖檔管理系統(tǒng)的工作主要是在檔案管理人員能及時(shí)收集信息和處理信息。這一特點(diǎn)非常適合計(jì)算機(jī)的特性，通過網(wǎng)絡(luò)連接，發(fā)揮計(jì)算機(jī)的信息傳輸速度快、準(zhǔn)確度高的優(yōu)勢。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)主要指對各種圖紙信息進(jìn)行綜合分析處理，提取主要信息要素，按一定的規(guī)范格式存貯到計(jì)算機(jī)中，從而將擁有的圖紙信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)信息的過程。實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。本系統(tǒng)可擬采用服務(wù)器2臺、計(jì)算機(jī)5臺、網(wǎng)卡5塊、8口集線器、針式打印機(jī)1臺、激光繪圖儀3臺、掃描儀1臺，條碼掃描器2臺、UPS電源5臺等硬件配備。本系統(tǒng)客戶端擬采用Window2000操作系統(tǒng)，服務(wù)器采用Windows2000sever操作系統(tǒng)，使用SQLsever2000數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等軟件平臺。計(jì)算機(jī)硬件和軟件技術(shù)滿足系統(tǒng)開發(fā)的需要。從技術(shù)角度考慮,此系統(tǒng)開發(fā)可行。經(jīng)濟(jì)的可行性進(jìn)行分析主要是支出的費(fèi)用：其中包括設(shè)備購置費(fèi)、軟件開發(fā)費(fèi)用、管理和維護(hù)費(fèi)、人員工資，辦公用品費(fèi)用等。由于檔案管理人員數(shù)量少，只有3名，所以人員工資，維護(hù)費(fèi)用相對較少，前期的資金投入主要集中于購置設(shè)備上。而且使用該系統(tǒng)后，工作效率將大大提高，建立電子信息中心，可將來自各方面的信息集中管理，提高圖檔管理的實(shí)時(shí)性和有效性。從經(jīng)濟(jì)角度考慮,此系統(tǒng)開發(fā)可行。營運(yùn)的可行性進(jìn)行分析舊的圖檔管理模式完全是手工操作，從圖紙的整理、編碼、入庫，到借閱、續(xù)借、歸還、查詢，無一不是人工處理，需要大量的勞動(dòng)力，常因?yàn)槿藶榈脑蛟斐梢恍╁e(cuò)誤,而且舊的圖紙管理模式效率低，不利于檔案管理的發(fā)展需要。新的圖檔管理系統(tǒng)充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的強(qiáng)大功能，從整體上改善了檔案的管理工作，提高了檔案服務(wù)利用的功能、質(zhì)量和工作效率，節(jié)約了人力、財(cái)力上的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化。設(shè)計(jì)人員的需求是查詢系統(tǒng)所存的圖紙信息、個(gè)人借閱情況，圖檔管理系統(tǒng)可以滿足設(shè)計(jì)人員的需求，因此該圖檔管理系統(tǒng)的營運(yùn)的是可行的。通過對經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、管理可行性的充分研究，確定了圖檔管理系統(tǒng)的開發(fā)是必要的、可行的。第三節(jié)系統(tǒng)邏輯模塊分析系統(tǒng)功能模塊分析該系統(tǒng)分為系統(tǒng)，視圖，操作，窗口，幫助五大模塊，系統(tǒng)模塊包括修改口令，鎖定，注銷，退出等功能，視圖包括顯示狀態(tài)欄，窗口包括各種顯示狀態(tài)，層疊，水平平鋪，垂直平鋪，最小化所有窗口，排列所有窗口，操作又可分為曬圖管理，圖檔管理，入庫歸檔，借閱下載，統(tǒng)計(jì)分析，管理維護(hù)子系統(tǒng)。圖檔管理圖檔管理管理維護(hù)嗮圖管理圖檔管理入庫歸檔借閱下載統(tǒng)計(jì)分析圖4-1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖曬圖管理模塊曬圖管理模塊包括條行碼掃描，曬圖管理，曬圖成本三部分。曬圖管理模塊，檔案管理人員通過刷入條行碼將圖紙信息錄入圖檔管理系統(tǒng)中，檔案管理人員通過編輯，修改圖紙信息和尺寸等，確保圖紙信息的正確性和完整性。曬圖管理中，系統(tǒng)提供了添加、修改、刪除、查找、導(dǎo)出列表等操作來管理曬圖信息。錄入工作完成，系統(tǒng)生成相應(yīng)的曬圖單，管理人員按實(shí)際需要填寫加曬圖紙的套數(shù)，保存曬圖單后用針式打印機(jī)打印出曬圖單。曬圖單的內(nèi)容包括部門，編號，工程號，工程名稱，不同大小的圖紙數(shù)量，要加曬的套數(shù)，交曬人，以及要求完成時(shí)間。設(shè)計(jì)圖紙（底圖）連同加曬單一起拿到圖文公司加曬。完成加曬后，設(shè)計(jì)圖紙（底圖）和藍(lán)圖拿回來，將藍(lán)圖發(fā)給建設(shè)單位，完成發(fā)圖過程。在曬圖成本中可以統(tǒng)計(jì)圖文公司曬圖的費(fèi)用，為財(cái)務(wù)部門核算提供依據(jù)。電子文件信息數(shù)據(jù)庫電子文件信息數(shù)據(jù)庫曬圖管理曬圖成本檢驗(yàn)核對核算刷入條形碼生成曬圖單圖4-2曬圖管理模塊流程圖（二）檔案管理模塊檔案管理模塊實(shí)現(xiàn)了未歸檔圖紙的管理、存儲和分類組卷，并為檔案管理人員提供未歸檔圖紙的檢索、查詢和利用。設(shè)計(jì)過程中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)圖紙，由檔案人員先錄入到電子文件信息數(shù)據(jù)庫中，到一定階段由檔案管理人員進(jìn)行整理編目，編目后提供檢索利用。設(shè)計(jì)圖紙?jiān)诖蛴〕鰣D前獲得條形碼，這個(gè)條形碼就能唯一標(biāo)識這張圖紙。當(dāng)在曬圖管理的時(shí)候，條形碼將圖紙信息錄入圖檔管理系統(tǒng)中。檔案管理人員可以利用系統(tǒng)提供的已整理的案卷和待編目的案卷功能中的添加、修改、刪除、銷毀，查找，案卷歸并，條目歸并等操作，對歸檔圖紙進(jìn)行歸檔和存儲。同時(shí)檔案管理人員可以對未歸檔的圖紙信息進(jìn)行審核，審核合格的條目和案卷通過編目操作進(jìn)行歸檔，歸檔后的圖紙底圖存入檔案室中。未歸檔條目未歸檔條目案卷歸檔審核正確審核錯(cuò)誤電子文件信息數(shù)據(jù)庫修改返回電子文件原件數(shù)據(jù)庫鏈接底圖保存修改信息圖4-3檔案管理模塊流程圖（三）入庫歸檔模塊入庫歸檔模塊可實(shí)現(xiàn)圖紙、文件等檔案的信息入庫。管理人員先選擇分類，即確定數(shù)據(jù)庫，然后通過添加、修改、刪除等功能錄入信息和設(shè)置附件等關(guān)聯(lián)信息。錄入工作完成，還可以實(shí)現(xiàn)歸檔管理。由于公司的圖檔管理系統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容以圖紙為主，該模塊的功能可以由曬圖和檔案管理模塊實(shí)現(xiàn)。但是入庫歸檔模塊，可以將會計(jì)檔案，人事檔案，文書檔案，其他各類檔案信息錄入并統(tǒng)一管理。而這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展信息管理集成。檔案附件分類檔案附件分類數(shù)據(jù)庫歸檔管理各類檔案信息圖4-4入庫歸檔模塊流程圖借閱下載模塊借閱下載模塊分預(yù)約管理，借閱管理，下載反饋，下載審核四部分。借閱檔案之前，可先進(jìn)行檔案查詢工作。檔案管理中按案卷號、工程名稱、工程號、項(xiàng)目名稱等項(xiàng)進(jìn)行條件檢索，還可以進(jìn)行關(guān)鍵字檢索。當(dāng)檢索到滿足條件的檔案，系統(tǒng)可顯示出檔案案卷的詳細(xì)信息和可以詳細(xì)瀏覽電子文件（圖紙）。借閱下載模塊可實(shí)現(xiàn)檔案的借閱，圖紙的下載的功能，首先，借閱人提出借閱預(yù)約或下載申請。預(yù)約內(nèi)容分為預(yù)約人，預(yù)約時(shí)間，預(yù)約內(nèi)容，有效時(shí)間，備注，狀態(tài)等項(xiàng)，檔案管理人員通過修改、提交、取消等功能管理預(yù)約內(nèi)容。接著，提交成功的預(yù)約信息進(jìn)入預(yù)約單中，檔案管理人員通過審核預(yù)約內(nèi)容，查看檔案是否可以檔案利用者是否有權(quán)借閱預(yù)約內(nèi)容，審核過后形成借閱單，借閱單包括部門、借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、借閱說明、借閱內(nèi)容、審核人、審核時(shí)間、狀態(tài)等項(xiàng)。借閱管理不僅管理借閱情況，還管理歸還和續(xù)借情況。還有下載反饋模塊進(jìn)行下載申請的信息管理，通過申請、修改、提交、取消等管理下載申請單。因?yàn)閳D紙的下載需要嚴(yán)格的控制，在下載審核中，管理人員需要將下載條目進(jìn)行審核，審核通過后，設(shè)計(jì)人員就可以在一定的時(shí)間內(nèi)下載保存在數(shù)據(jù)庫中的圖紙的原件。審核不通過或過期、取消，系統(tǒng)管理員不設(shè)置設(shè)計(jì)人員文件下載權(quán)限，則設(shè)計(jì)人員不能下載圖紙。檢索檔案檢索檔案借閱預(yù)約下載申請預(yù)約單提交成功審核成功借閱單審核失敗借閱管理下載審核審核成功歸還管理續(xù)借管理下載利用圖4-5借閱下載模塊流程圖（五）系統(tǒng)計(jì)分析模塊在該模塊中管理人員可以進(jìn)行圖檔統(tǒng)計(jì)、借閱統(tǒng)計(jì)、下載統(tǒng)計(jì)。按照統(tǒng)計(jì)條件，選擇部門，設(shè)計(jì)人，工程號，工程名稱，時(shí)間范圍進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，形成統(tǒng)計(jì)列表和統(tǒng)計(jì)圖。通過系統(tǒng)導(dǎo)出功能，將統(tǒng)計(jì)列表和統(tǒng)計(jì)圖導(dǎo)出供主管領(lǐng)導(dǎo)查閱。圖檔統(tǒng)計(jì)圖檔統(tǒng)計(jì)借閱統(tǒng)計(jì)下載統(tǒng)計(jì)導(dǎo)出統(tǒng)計(jì)列表統(tǒng)計(jì)圖圖4-6統(tǒng)計(jì)分析模塊流程圖系統(tǒng)維護(hù)模塊系統(tǒng)維護(hù)模塊主要由分類管理、檔案權(quán)限管理和圖檔權(quán)限管理三部分組成。分類模塊所屬分類為技術(shù)檔案，分類名稱硫酸紙，分類編號1，分類標(biāo)記為條形碼。檔案權(quán)限管理和圖檔權(quán)限管理可保證有權(quán)限的用戶對檔案的有效利用和管理操作。限制用戶對檔案的使用權(quán)限，保障了檔案的安全性。檔案管理人員可通過檔案和圖檔權(quán)限管理模塊對公司的每一個(gè)用戶的權(quán)限進(jìn)行靈活設(shè)置，并細(xì)化到某一案卷和圖紙的權(quán)限（如：該文件是否可瀏覽、下載、借閱等）。檔案權(quán)限管理和圖檔權(quán)限管理中，按照部門分，用戶分為系統(tǒng)管理組，公司各部門，如院部，燃?xì)猓姓_州，寧波。按照角色分，分為系統(tǒng)角色和職務(wù)類角色，具體分為系統(tǒng)管理員，院領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)計(jì)人員，檔案管理員。其中系統(tǒng)管理員是賦予權(quán)限的人，其他人的權(quán)限需要系統(tǒng)管理員的權(quán)限設(shè)置，權(quán)限包括查看基本信息，查看詳細(xì)信息，查看縮略圖，詳細(xì)瀏覽，文件下載。系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)維護(hù)分類管理檔案權(quán)限管理圖檔權(quán)限管理圖4-7系統(tǒng)維護(hù)模塊流程圖系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)分析建立一個(gè)圖檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)各項(xiàng)功能，必須對圖檔管理系統(tǒng)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等進(jìn)行分析。根據(jù)企業(yè)圖檔管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程和功能分析，系統(tǒng)采用客戶端/服務(wù)器C/S的體系結(jié)構(gòu)。此結(jié)構(gòu)把數(shù)據(jù)庫內(nèi)容放在遠(yuǎn)程的服務(wù)器上，客戶機(jī)上安裝相應(yīng)軟件。軟件的使用界面接受用戶的請求，向數(shù)據(jù)庫服務(wù)器提出請求，遠(yuǎn)程服務(wù)器將數(shù)據(jù)提交給客戶端，客戶端將數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算后結(jié)果反饋給用戶。該體系結(jié)構(gòu)滿足多用戶同時(shí)訪問同一個(gè)數(shù)據(jù)庫。C/S結(jié)構(gòu)（Client/Server結(jié)構(gòu)）可以充分利用兩端硬件環(huán)境的優(yōu)勢，將任務(wù)合理分配到Client端和Server端來實(shí)現(xiàn)，降低了系統(tǒng)的通訊開銷。采用C/S結(jié)構(gòu)時(shí)，客戶端和服務(wù)器端都能夠處理任務(wù)。象該系統(tǒng)中，客戶端采用SQLserver2000數(shù)據(jù)庫，服務(wù)器收集圖紙信息，錄入電子文件信息數(shù)據(jù)庫，并且分配條形碼，客戶端主要進(jìn)行曬圖管理，檔案管理，借閱，分析統(tǒng)計(jì)等工作。采用C/S結(jié)構(gòu)體系，可以實(shí)現(xiàn)檔案工作的集中管理的原則，檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化離不開各種網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)，各種軟硬件的支持，C/S結(jié)構(gòu)體系又是比較成熟的體系結(jié)構(gòu)，在該體系結(jié)構(gòu)上開發(fā)的軟件，更具有實(shí)際意義和使用價(jià)值。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器檔案人員客戶端檔案人員客戶端圖4-數(shù)據(jù)庫服務(wù)器檔案人員客戶端檔案人員客戶端系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)硬件組成，擬采用服務(wù)器2臺、計(jì)算機(jī)5臺、網(wǎng)卡5塊、8口集線器、針式打印機(jī)1臺、激光繪圖儀3臺、掃描儀1臺，條碼掃描器2臺、UPS電源5臺等硬件配備。本系統(tǒng)客戶端擬采用Window2000操作系統(tǒng)，服務(wù)器采用Windows2000sever操作系統(tǒng)，使用SQLsever2000數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等軟件平臺。圖4-9系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)硬件圖系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程規(guī)劃加入圖檔管理系統(tǒng)的圖紙管理，實(shí)現(xiàn)了圖紙從設(shè)計(jì)形成，到圖紙信息采集，到圖紙檔案數(shù)據(jù)管理，檔案實(shí)體保存，檔案開發(fā)利用的整個(gè)管理過程。圖紙管理分為生成階段，采集階段，曬圖階段，檔案管理階段，檔案利用階段。電子電子圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，形成收集，整理電子圖紙積累鑒定、編目電子圖紙信息數(shù)據(jù)庫建立索引保存，備份歸檔管理圖檔管理系統(tǒng)信息傳遞設(shè)計(jì)人員電子圖紙?jiān)?shù)據(jù)庫圖紙打印出圖拷貝直接利用圖紙檔案開發(fā)利用檔案管理應(yīng)用平臺C/S結(jié)構(gòu)曬圖管理實(shí)體檔案保存電子檔案保存拷貝遷移銷毀銷毀圖紙信息采集圖紙檔案數(shù)據(jù)管理圖4-10系統(tǒng)流程圖系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程分析（一）數(shù)據(jù)流圖在深入調(diào)查、詳細(xì)占有材料的基礎(chǔ)上，集中分析組織活動(dòng)中信息運(yùn)動(dòng)的規(guī)律和存在的問題，研究如何改善信息流的運(yùn)動(dòng)、滿足用戶管理決策活動(dòng)中的信息需求。因此，要對調(diào)查材料進(jìn)行加工、提煉，抽取其中只反映企業(yè)中信息運(yùn)動(dòng)規(guī)律的部分，把用戶的需求“翻譯”成對信息處理功能的需求。數(shù)據(jù)流圖是組織中信息運(yùn)動(dòng)的抽象，是信息系統(tǒng)邏輯模型的主要形式。這個(gè)模型不涉及硬件、軟件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與文件組織，它與對系統(tǒng)的物理描述無關(guān)，用一種圖形及與此相關(guān)的注釋來表示系統(tǒng)的邏輯功能。首先，對該圖檔系統(tǒng)的總體情況進(jìn)行分析，繪制出如下的數(shù)據(jù)流圖的關(guān)聯(lián)圖。其中，外部（外部實(shí)體）用表示，加工（處理邏輯）用表示，數(shù)據(jù)流用表示，數(shù)據(jù)存儲用表示。圖檔管理系統(tǒng)圖檔管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)部門主管領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)部門F3各類明細(xì)表F2曬圖單F1圖紙信息圖4-11關(guān)聯(lián)圖1．圖檔管理系統(tǒng)的頂層圖：11曬圖管理2圖檔管理5入庫歸檔4借閱下載3統(tǒng)計(jì)分析6管理維護(hù)D1曬圖條目信息D2檔案條目信息D3檔案入庫條目信息F5其他檔案信息設(shè)計(jì)部門D4借閱信息F6權(quán)限分配F4借閱利用設(shè)計(jì)部門財(cái)務(wù)部門F2曬圖單主管領(lǐng)導(dǎo)F1圖紙信息F3各類明細(xì)表圖4-12頂層圖2．圖檔管理系統(tǒng)的第一層數(shù)據(jù)流程圖：刷入條碼刷入條碼曬圖管理檔案信息管理D5生成曬圖單D1曬圖條目信息曬圖成本統(tǒng)計(jì)D2案卷，條目信息實(shí)物管理D6卡片條目信息D7科技條目信息打印曬圖單F2曬圖單F1圖紙信息電子檔案管理預(yù)約管理借閱管理下載審核D6預(yù)約單信息D4借閱單信息F4借閱3統(tǒng)計(jì)分析D7下載審核信息主管領(lǐng)導(dǎo)F3各類明細(xì)表5入庫歸檔D3檔案入庫條目信息F5設(shè)計(jì)部門財(cái)務(wù)部門設(shè)計(jì)部門設(shè)計(jì)部門圖4-13第一層數(shù)據(jù)流程圖（二）數(shù)據(jù)流的描述在系統(tǒng)分析中產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)字典，這里僅就數(shù)據(jù)流，數(shù)據(jù)存儲，數(shù)據(jù)元素和加工舉例說明：表4-1數(shù)據(jù)流數(shù)據(jù)流系統(tǒng)名：圖檔管理系統(tǒng)編號：F1條目名：圖紙信息別名：來源：“設(shè)計(jì)部門“外部實(shí)體去處：“刷入條碼”加工數(shù)據(jù)流結(jié)構(gòu)：圖紙信息=n{分類＋圖號＋圖名＋文件名稱＋文件擴(kuò)展名＋條形碼＋（版本＋保密等級＋工程號＋部門＋類型＋工程名稱＋項(xiàng)目＋設(shè)計(jì)階段＋項(xiàng)目類別）＋（頁面大?。L＋寬＋比例＋頁次＋日期）＋（工程負(fù)責(zé)＋專業(yè)負(fù)責(zé)＋設(shè)計(jì)人＋審核人＋校對人＋審定人）}有效條行碼簡要說明：說明圖紙信息。修改記錄：編寫馬冬瓊?cè)掌?00審核馬冬瓊?cè)掌?00表4-2數(shù)據(jù)流數(shù)據(jù)流系統(tǒng)名：圖檔管理系統(tǒng)編號：F2條目名：曬圖單別名：來源：“打印曬圖單“加工去處：財(cái)務(wù)部門數(shù)據(jù)流結(jié)構(gòu)：曬圖單={曬圖編號＋部門＋工程號＋工程名稱＋項(xiàng)目＋設(shè)計(jì)階段＋項(xiàng)目類型＋套數(shù)＋（工程負(fù)責(zé)＋專業(yè)負(fù)責(zé)＋設(shè)計(jì)人＋審核人＋校對人＋審定人）＋要求完成時(shí)間＋交曬人＋n{頁面大小}刷入條形碼}簡要說明：曬圖管理中，打印出的曬圖單是曬圖和發(fā)圖的依據(jù)。修改記錄：編寫馬冬瓊?cè)掌?00審核馬冬瓊?cè)掌?00表4-3數(shù)據(jù)流數(shù)據(jù)流系統(tǒng)名：圖檔管理系統(tǒng)編號：F3條目名：圖檔統(tǒng)計(jì)表別名：來源：“統(tǒng)計(jì)分析“加工去處：“主管領(lǐng)導(dǎo)“外部實(shí)體數(shù)據(jù)流結(jié)構(gòu)：圖檔統(tǒng)計(jì)表={部門+設(shè)計(jì)人+工程號+工程名稱}簡要說明：統(tǒng)計(jì)分析各個(gè)工程項(xiàng)目的出圖情況。修改記錄：編寫馬冬瓊?cè)掌?00審核馬冬瓊?cè)掌?00表4-4數(shù)據(jù)流數(shù)據(jù)流系統(tǒng)名：圖檔管理系統(tǒng)編號：F4條目名：借閱別名：來源：“設(shè)計(jì)部門“外部實(shí)體去處：“預(yù)約管理“加工數(shù)據(jù)流結(jié)構(gòu)：借閱={預(yù)約人+預(yù)約時(shí)間+有效時(shí)間+內(nèi)容+狀態(tài)+備注}簡要說明：說明借閱信息修改記錄：編寫馬冬瓊?cè)掌?00審核馬冬瓊?cè)掌?00表4-5數(shù)據(jù)流數(shù)據(jù)流系統(tǒng)名：圖檔管理系統(tǒng)編號：F5條目名：其他檔案信息別名：來源：“設(shè)計(jì)部門“外部實(shí)體去處：“入庫管理“加工數(shù)據(jù)流結(jié)構(gòu)：其他檔案信息={序號+分類名稱+申請人+申請時(shí)間+申請描述}簡要說明：其他檔案信息錄入入庫管理模塊所需信息。修改記錄：編寫馬冬瓊?cè)掌?00審核馬冬瓊?cè)掌?00表4-6數(shù)據(jù)元素?cái)?shù)據(jù)元素系統(tǒng)名：圖檔管理系統(tǒng)編號：條目名：工程號別名：屬于數(shù)據(jù)流：F1–F3存儲處：D1、D2、D4、D7數(shù)據(jù)元素值：代碼類型：字符型長度：11例如：××××××××－××意義：第一段——管理類別

第二段——年份

第三段——主體專業(yè)代號第四段——當(dāng)年某主體專業(yè)項(xiàng)目序號第五段——子項(xiàng)序號簡要說明：每一個(gè)項(xiàng)目都有唯一工程號修改記錄：編寫馬冬瓊?cè)掌?00審核馬冬瓊?cè)掌?00表4-7數(shù)據(jù)元素?cái)?shù)據(jù)元素系統(tǒng)名：圖檔管理系統(tǒng)編號：條目名：圖號別名：屬于數(shù)據(jù)流：F1–F3存儲處：D1、D2、D4、D7數(shù)據(jù)元素值：代碼類型：字符型長度：9例如：××××-××意義：第一段——專業(yè)代號

第二段——設(shè)計(jì)階段代號

第三段——當(dāng)年某主體專業(yè)項(xiàng)目序號第四段——子項(xiàng)序號簡要說明：每一個(gè)項(xiàng)目中圖紙都有唯一圖號修改記錄：編寫馬冬瓊?cè)掌?00審核馬冬瓊?cè)掌?00表4-8數(shù)據(jù)存儲數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)名：圖檔管理系統(tǒng)編號：Ｄ1條目名：曬圖條目信息別名：存儲組織：每個(gè)曬圖記錄一條記錄記錄數(shù)：約1000條主關(guān)鍵字：工程號記錄組成：項(xiàng)名：曬圖編號，項(xiàng)目編號，項(xiàng)目，部門，設(shè)計(jì)階段，設(shè)計(jì)任務(wù)，設(shè)計(jì)類型，套數(shù)，近似長度81240410882（字節(jié)）項(xiàng)名：創(chuàng)建時(shí)間，已完成，發(fā)圖標(biāo)記，發(fā)圖時(shí)間，相關(guān)人員，尺寸信息近似長度8118158（字節(jié)）簡要說明：當(dāng)圖紙信息錄入時(shí)，生成曬圖單，同時(shí)記錄曬圖條目信息。修改記錄：編寫馬冬瓊?cè)掌?00審核馬冬瓊?cè)掌?00表4-9數(shù)據(jù)存儲數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)名：圖檔管理系統(tǒng)編號：Ｄ2條目名：案卷?xiàng)l目信息別名：存儲組織：每個(gè)案卷記錄一條記錄記錄數(shù)：約1000條主關(guān)鍵字：工程號記錄組成：項(xiàng)名：卷編號工程號工程名稱項(xiàng)目部門類型拖尾工程號近似長度61140404812（字節(jié)）簡要說明：當(dāng)圖紙歸檔時(shí)顯示的曬圖條目信息。修改記錄：編寫馬冬瓊?cè)掌?00審核馬冬瓊?cè)掌?00表4-10加工加工系統(tǒng)名：圖檔管理系統(tǒng)編號：1條目名：曬圖管理別名：輸入數(shù)據(jù)流：圖紙信息輸出數(shù)據(jù)流：曬圖單加工邏輯：將“圖紙信息”存儲在“曬圖條目信息”中。簡要說明：本處理要提供系統(tǒng)圖紙基本信息的輸入、存儲。修改記錄：編寫馬冬瓊?cè)掌?00審核馬冬瓊?cè)掌?00表4-11加工外部項(xiàng)系統(tǒng)名：圖書館信息系統(tǒng)編號：條目名：設(shè)計(jì)部門