(修改)XX公司U8項目總結報告20140604 - 副本課件

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U8項目總結報告集團信息中心：XXXX2014-06-04一項目回顧1.1項目背景1.2項目過程1.3項目前后對比二項目成果簡述三管理改善點3.1存在的核心問題3.2需完善的要點U8項目總結報告一項目回顧

1.1項目背景2013年12月對XX公司基礎管理調研發(fā)現XX公司U8使用現狀存在一些比較突出的問題，主要表現在以下三個方面：

A.基礎檔案設置與XX公司實際管理需求不一致B.流程和單據不一致，造成供應鏈的進銷存數據與財務數據脫節(jié)C.財務科目設置不合理造成的財務報表標準化程度低基于以上問題層層分解.

1.成立ERP項目組來進行改進，并且詳細計劃落實到每部門與個人。

2.重新規(guī)劃U8基礎資料體系，使之與業(yè)務管理現狀一致

3.梳理流程，打通供應鏈與財務的斷點，使之一體化

4.盤點并啟動新系統(tǒng)1.2項目過程

項目各階段執(zhí)行結果

序號項目內容時間是否完成呈現狀態(tài)備注1項目調研2013年12月--2014年1月是文件《XXU8系統(tǒng)使用現狀及改善方案》2項目小組成立是文件《ERP項目組織架構>>

《ERP推行管理制度(XX公司)》3公司組織梳理與確認是文件《XXXX組織機構圖AQ》4基礎資料準備2014年2月是資料與文件《物料編碼規(guī)則》，新舊物料編碼轉換，客商資料5業(yè)務流程梳理2014年3月是文件與流程《XXXX業(yè)務流程--韓總》

《XXXX第一期ERP進銷存業(yè)務流程示意圖》

《ERP供應鏈常用單據編碼規(guī)則文件》6系統(tǒng)初始化2014年4月1日~7日是設置、期初系統(tǒng)各開關控制設置，期初庫存，金額，單據錄入7項目正式上線2014年4月8日是文件/應用《ERP系統(tǒng)資料維護職責分工》《項目上線通知》

《信息平臺（ERP數據查詢）》8系統(tǒng)盤點2014年4月30日是文件《XXXX４月底盤點總結》9４月前數據補錄2014年5月是文件《XXXX工程公司新舊ERP賬分析及數據補錄方案》

《XXXX工程XX621賬套補單計劃表》項目從13年12月份啟動到14年春節(jié)前把基礎資料（客戶、供應商、物料）準備完畢，經歷了2個月的時間，由于XX公司組織機構的調整與確認時間用了一個月，故ERP新帳套啟用時間定在了4月份。在4月份新帳套啟用后，財務管理部針對財務審計及財務數據合規(guī)性考慮，提出需要補充1-3月份數據，由于新帳套已經啟用，ERP軟件系統(tǒng)的初始化工作已經基本完成，在目前啟用的620帳套中補充1-3月份數據已經不可能實現，為了能夠滿足財務管理部對財務年度帳連續(xù)性和合規(guī)性的要求，我們又開啟一個新賬套621，初始化，并制定補單方案及計劃。目前XXU8已經在最新賬套使用，從1月到目前所有業(yè)務數據已經在U8中體現1.2項目過程

點評1.3項目前后對比業(yè)務項目前項目后結果基礎資料

（存貨檔案，會計科目，客戶檔案，供應商檔案等，組織）1.存貨檔案：產品種類，名稱規(guī)格不規(guī)范，單位為KG，入庫入KG，出庫時又未稱重，導致庫存不清，賬物不一至，一物多號問題導致財務核算庫存的不準確。

2.會計科目：設置不完整，導致核算業(yè)務難以準確，如，發(fā)出商品未區(qū)分直銷代銷等

3.客商資料：未明確分類，一個客商資料也存在多個檔案編號，并且區(qū)別分，直銷，委托代銷客戶，直接影響財務核算。

4.除以上基礎資料外的一些基礎資料設置未有統(tǒng)一口徑審核錄入。所有基礎資料重新梳理，盡量避免一物多料，一個客商資料多個檔案，新增基礎資料統(tǒng)一口徑審核后錄入。

1.如存貨檔案產品以米為單，進出統(tǒng)一單位，并且賬物一至，名稱規(guī)格規(guī)范統(tǒng)一。

2.客商資料分類清晰，區(qū)別直銷，委托代銷客戶。

3.會計科目：增加直銷發(fā)出商品，委托代銷發(fā)出商品等科目基礎資料的準確度提高，為后續(xù)的業(yè)務提供了很好的基礎

1.產品分類清晰，名稱規(guī)格規(guī)范化，減少一物多號

2.供應商，客戶檔案分類，統(tǒng)一管理組織架構組織架構平行，權責不清，未能有效監(jiān)督及管控組織架構層次分明，權責清晰，相互監(jiān)督，有效管控權責清晰，有效管控銷售業(yè)務1.未區(qū)別委托代銷與分期收款訂單

2.銷售臺賬未建立

3.客戶檔案未完全建立

4.發(fā)貨清單與銷售訂單未完全對應

5.庫存產品未能得到及時消耗，考核不明確1.梳理所有客戶案檔案并完善，后續(xù)有新增客戶，需寫客戶檔案申請，審核后錄入系統(tǒng)

2.銷售訂單區(qū)分委托代銷與分期收款訂單，財務核算與開票清晰

3.所有發(fā)貨單必需是以銷售訂單為源頭，方可出貨單，作為銷售與財務對賬的依據。

4.以上業(yè)務完成，銷售臺賬的建立，清楚了解銷售情況以及回款情況

銷售流程及數據的建立采購業(yè)務1.各部門手工寫申請單，經過相關部門領導審核后，由采購找供應商采購。此過程未在系統(tǒng)中體現，導致其它部門無法查詢相關統(tǒng)計資料，由采購手工做電子檔

2.供應商檔案未完全建立

3.采購入庫：用供應商提供手手寫送貨清單交由倉庫辦理入庫1.申購采購流程統(tǒng)一，由申購部門在系統(tǒng)做申購單，打印，審核.若申購時無物料編碼，由專人統(tǒng)一審核錄入系統(tǒng)。

2.采購必需按申購單形成采購單。若是無供應商檔案，填寫供應商資料申請，由專人統(tǒng)一審核錄入系統(tǒng)。

3.采購入庫：供應商送貨到時，由采購員根據采購訂單生成到貨通知單，通知到倉庫辦理入庫申購，采購流程建立與規(guī)范A.業(yè)務管控對比（表1）1.3項目前后對比A.業(yè)務管控對比（表2）業(yè)務項目前項目后結果生產業(yè)務1.生產領料，由任意人員手寫單據，簽字后到倉庫領料，并且由倉庫只員用調撥形式，調撥物料到虛擬的生產車間倉庫，但實際耗用后并未及時做生產車間倉庫的扣賬。

2.產品入庫，每天交產品報檢單到倉庫，由倉庫主動催促生產入庫1.生產領料：生產部門做生產領料申請，審核后，交倉庫發(fā)料，并且有倉庫發(fā)料的憑證，材料出庫單回一聯到生產

2.品檢檢驗后，生產車間根據品檢單上的規(guī)格型號及數量，在系統(tǒng)中錄產品入庫單，由倉庫審核后完成辦理入庫建立生產部門的申購，領料，入庫的標準流程，使之有責任心對這一業(yè)務的負責，并不是只是生產產品。倉庫業(yè)務1.生產發(fā)料：根據手工單作調撥到生產車間虛擬倉庫

2.生產產品良品入庫與報廢入庫：根據手工報檢單催促或是主動辦理入庫。

3.采購來料入庫：根據供應商手工送貨單辦理入庫，未有供應商檔案或是存貨檔案時，尋財務錄入后才可以辦理入庫，這樣直接導致賬物不一致，業(yè)務與賬不及時的問題，也導致檔案的錯誤增多。

4.盤點手工盤點，并且是以KG盤點，也不能所有的產品都稱重盤點，一直不能夠做到賬物一至1.生產發(fā)料：根據生產的領料申請單發(fā)料，并且必需有申請單生成材料出庫單，并打印，回聯到生產部門。

2.產品入庫：根據生產部門提供的入庫單號，對照單據上的數量對實物進行清點后審核，完成入庫交接手續(xù)。

3.采購來料入庫：除供應商的送貨清單外，必需要根據采購部的到貨通知單辦理入庫。

4.月未盤點：月未盤點時由系統(tǒng)生成盤點單，透過盤點實物與盤點單上的賬面數對比，清楚了解差異，并查出原因后進行相應的調整，從而做賬物一至。倉庫管理，物品進出規(guī)范化，賬物一至。財務業(yè)務1.余額中未能體現哪些是直銷發(fā)出商品，委托代銷發(fā)出商品

2.月未核算成本時，未有具體的實際耗用數據，只有由財務根據物料清單加上產品入庫數，算出大約耗用，然后用材料出庫單扣減車間虛擬倉庫存，但此時車間的物料與賬已經不相符。

3.物流系統(tǒng)未很好與總賬系統(tǒng)集成，導致總賬與存貨系統(tǒng)賬不平1.增加區(qū)分直銷發(fā)出商品，委托代銷發(fā)出商品，成本核算方式改為銷售發(fā)票。

2.月未核算時根據各部門發(fā)生的業(yè)務單據傳遞到存貨后進行核算，無需財務做物流單據

3.嚴格設置好物流，存貨，總賬的接口，進行高度集成，保持總賬與存貨系統(tǒng)賬一至。財務核算標準化，做到有證可依，數據由供應鏈拋轉到財務系統(tǒng)，使財務人員可以追蹤問題所在，并起到監(jiān)督作用。簽核流程無統(tǒng)一單據格式，或是單據缺失，且簽核流程不清規(guī)范統(tǒng)一，并新增相關單據，制定簽核流程，做好內控規(guī)范所有單據打印格式，審核流程1.進銷存業(yè)務與流程的標準化XX公司ERP項目從4月正式上線，透過此ERP項目的執(zhí)行已經規(guī)范XX公司進銷存業(yè)務與流程的標準化，如大宗原料申購，采購，領料，倉庫，銷售等流程，2XX公司組織及簽核流程逐漸清晰化對XX公司的內控及管理水平有了定的一些改善，人員的工作也得到規(guī)范，比如：目前成品倉庫、原材料倉庫與備品備件倉庫的現存量與倉庫實物已經基本做到了帳實相符，但這只是萬里長征第一步，需要堅持，不斷的改善，有些環(huán)節(jié)，特別是生產、成本流程方面還是不能有效銜接，特別是物料配方、生產計劃的按配方領料，物控，呆滯料等等問需要進一步加強與提升。二項目成果簡述產品標準BOM配方的建立計劃生產體系建立