秘書會(huì)議組織與干事課件-第三章-會(huì)議準(zhǔn)備階段的會(huì)務(wù)操縱

第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第一節(jié)擬定會(huì)議計(jì)劃第二節(jié)擬定會(huì)議議程、日程與程序第三節(jié)制發(fā)會(huì)議通知第四節(jié)準(zhǔn)備會(huì)議材料第五節(jié)制發(fā)會(huì)議證件第六節(jié)布置會(huì)場(chǎng)平我哼挪鍍鈾相渡運(yùn)蕾琉咋吶宴庚微瀉狡蚊揀小缺蘆栽襯灰虹瑰鋸膀殃莊秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第一節(jié)擬定會(huì)議計(jì)劃平我哼挪鍍1本章要點(diǎn)與要求(一)本章要點(diǎn)擬定會(huì)議計(jì)劃擬定會(huì)議議程、日程與程序制發(fā)會(huì)議通知準(zhǔn)備會(huì)議材料制作會(huì)議證件布置會(huì)場(chǎng)(二)本章要求了解會(huì)議計(jì)劃的制作掌握制定會(huì)議議程、日程與程序掌握會(huì)議通知的基本寫法能夠給領(lǐng)導(dǎo)寫發(fā)言稿了解會(huì)議證件的種類與基本制作方法能夠熟練布置中小型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)審裳介艘嫡仙歸喬眉暑碩圍壁飽臼埃八拋門婦髓庫(kù)蛛米促坑窗氯湊洛蛙垛秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作本章要點(diǎn)與要求(一)本章要點(diǎn)(二)本章要求審裳介艘嫡仙歸2第一節(jié)擬定會(huì)議計(jì)劃一、制訂會(huì)議計(jì)劃的意義“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，雖然會(huì)議有多種類型，但任何一個(gè)會(huì)議都需有相應(yīng)的計(jì)劃，秘書在做會(huì)議的籌備工作時(shí)，首先要根據(jù)召開會(huì)議的基本情況，擬定詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃。盆籬埂冤陳跌學(xué)錘此臻參擇撰瞞暈鉛氫凍垮姜思媽庇鉛碌群似搔藝檄擰頓秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第一節(jié)擬定會(huì)議計(jì)劃盆籬埂冤陳跌學(xué)錘此臻參擇撰瞞暈鉛氫凍垮姜3二、會(huì)議計(jì)劃的主要內(nèi)容（一）擬定會(huì)議的基本要素，如名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等。（二）成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)，如有必要可對(duì)工作人員進(jìn)行分組。（三）制訂會(huì)議預(yù)算圍疆增遺答抽碑咽徘裸揖砍博筋沾七瘩柞飛翟徑碉撿便土黔盤退水愁皮脈秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作二、會(huì)議計(jì)劃的主要內(nèi)容圍疆增遺答抽碑咽徘裸揖砍博筋沾七瘩柞飛4（一）成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待簽到等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。秘書組：負(fù)責(zé)擬寫會(huì)議方案，準(zhǔn)備各種會(huì)議文件和資料，做好會(huì)議記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等工作。接待組：負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù)等工作。宣傳組：負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音錄像、娛樂活動(dòng)、照相服務(wù)和對(duì)外宣傳報(bào)道。財(cái)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付帳工作。保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)防火、防盜、人身安全和財(cái)務(wù)安全、保密工作?；仁岸蠊鲹?jù)隊(duì)喲草池?zé)峋啅暮蓽?zhǔn)戲鵬蛤篷次役穿化呼西振惑弧臂炔晰秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作（一）成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接5（二）制訂會(huì)議預(yù)算1．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的的構(gòu)成（1）交通費(fèi)用（2）會(huì)議室費(fèi)用（3）住宿費(fèi)用（4）餐飲費(fèi)用（5）旅游費(fèi)用（6）設(shè)備視聽費(fèi)用（7）宴請(qǐng)及演出費(fèi)用（8）培訓(xùn)費(fèi)或講演費(fèi)（9）預(yù)計(jì)外支出榨銀住俺掣鉚葡扭邯興僻訣者淺續(xù)棍眺抬噶陡又硯景檢隆疽靠狂塌捉漓景秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作（二）制訂會(huì)議預(yù)算1．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的的構(gòu)成榨銀住俺掣鉚葡扭邯興僻62．會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則（1）科學(xué)合理（2）總量控制（3）確保重點(diǎn)（4）精打細(xì)算（5）留有余地爸儡賢絮照掐灌砰誡晚沏排硼抗攫雪憤遂外褒誹窮紋取藍(lán)棕艙冉堡代吃譬秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作2．會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則（1）科學(xué)合理爸儡賢絮照掐灌砰誡晚沏73．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌措途徑（1）行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥（2）主辦者分擔(dān)（3）與會(huì)者分擔(dān)個(gè)人費(fèi)用（4）社會(huì)贊助（5）轉(zhuǎn)讓無(wú)形資產(chǎn)使用權(quán)濤獻(xiàn)租稗翔醛翠森古椰業(yè)避材毋釬攢孕春趣班縛呀昭肪奎外松剮爐內(nèi)志茬秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作3．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌措途徑（1）行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥濤獻(xiàn)租稗翔醛翠森8案例分析1.引入案例：“匯豐冠軍杯高爾夫賽”上海新聞發(fā)布會(huì)2.課堂練習(xí)示例：（1）2005年度全國(guó)熱作信息工作會(huì)議預(yù)算（2）政協(xié)嘉興市第五屆委員會(huì)第三次會(huì)議秘書處各組工作職責(zé)妖汾讓牟坎雜垮嗽誹價(jià)嫉脹嘿興鈉挑酣蔓階蹋獵佳擬村曼列笆淋便健屁庶秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作案例分析妖汾讓牟坎雜垮嗽誹價(jià)嫉脹嘿興鈉挑酣蔓階蹋獵佳擬村曼列9第二節(jié)擬定會(huì)議議程、日程、程序一、會(huì)議議程二、會(huì)議日程三、會(huì)議程序四、會(huì)議議程、日程和程序的聯(lián)系與區(qū)別茫航繪綱突墮由腫貓籽殖禹身咱廣旅依畢漓洛晤武賄挖丸耐抄昂鄧侍胸莖秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第二節(jié)擬定會(huì)議議程、日程、程序一、會(huì)議議程茫航繪綱突墮由10一、會(huì)議議程會(huì)議議程是會(huì)議主要活動(dòng)的安排順序，它主要是對(duì)議題性活動(dòng)的程序化，即將會(huì)議的議題按討論、審議和表決的次序編排起來并固定下來，反映議題的主次、輕重、先后。會(huì)議議程起著維持會(huì)議秩序的作用。須誘刻奪篩檄漣琵辰油服葷艱鈞疊員裸醞偽夠蕊揚(yáng)襟妖臟疽挑翌寞觀床泡秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作一、會(huì)議議程會(huì)議議程是會(huì)議主要活動(dòng)的安排順序，它主要是對(duì)議題11二、會(huì)議日程會(huì)議日程是把一天中會(huì)議議程規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)按單位時(shí)間具體落實(shí)安排，它不僅細(xì)化圍繞會(huì)議議題的全部活動(dòng)，還包括會(huì)議過程中其他的輔助活動(dòng)，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。日程是表明會(huì)議發(fā)展的進(jìn)程，同時(shí)也是對(duì)完成各項(xiàng)議程需要時(shí)間的預(yù)測(cè)和必要的限制，以提高會(huì)議的效率。劫叔駭個(gè)藏衣妒渴彰餐擾輪舀眾召肚汲苗釜宛綠盧跋栓塢隨鄲胞氮穎促痔秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作二、會(huì)議日程劫叔駭個(gè)藏衣妒渴彰餐擾輪舀眾召肚汲苗釜宛綠盧跋栓12會(huì)議程序是指在一次具體的會(huì)議中按照時(shí)間先后排列的詳細(xì)的活動(dòng)步驟。會(huì)議程序可以讓與會(huì)者了解每次具體的會(huì)議活動(dòng)的內(nèi)容及時(shí)間順序，同時(shí)也是會(huì)議主持人掌握會(huì)議的操作依據(jù)。以舉行頒獎(jiǎng)、選舉、揭牌等儀式為主的會(huì)議活動(dòng)，一般只制定會(huì)議程序。三、會(huì)議程序撈產(chǎn)轍癸紗隘樟怕荔耶隕焊芬泉岡婉謬蘇鈴氮豈廚彬彪蒲隙皖訖諷穩(wěn)杯泉秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作會(huì)議程序是指在一次具體的會(huì)議中按照時(shí)間先后排列的詳細(xì)的活動(dòng)步13會(huì)議議程、日程和程序的關(guān)系會(huì)議議程、會(huì)議日程和會(huì)議程序都是關(guān)于會(huì)議活動(dòng)先后順序的安排。它們之間的區(qū)別在于：會(huì)議議程是整個(gè)會(huì)議活動(dòng)順序的總體安排，但不包括會(huì)議期間的輔助活動(dòng)，其特點(diǎn)是概括、明了；會(huì)議日程是將各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)(包括輔助活動(dòng))落實(shí)到單位時(shí)間，凡會(huì)期滿一天的會(huì)議都應(yīng)當(dāng)制定會(huì)議日程；會(huì)議程序則是一次具體會(huì)議活動(dòng)的詳細(xì)順序和步驟，是會(huì)期較短、議題較少并且較為靈活的會(huì)議只需制定一份會(huì)議議程即可。以舉行頒獎(jiǎng)、選舉、揭牌等一事為主的會(huì)議活動(dòng)，一般只制定會(huì)議程序。擄戍升臟丸鉛攪附廟陪窩脆零寇帚踩埂買俯底仟謬瓜署翹遠(yuǎn)泅靳顫涅然亭秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作會(huì)議議程、日程和程序的關(guān)系會(huì)議議程、會(huì)議日程和會(huì)議程序都是關(guān)14案例分析1.引入案例：2005年福建省旅游工作會(huì)議議程2.課堂練習(xí)示例：（1）美國(guó)某公司董事會(huì)會(huì)議議程（2）2005中國(guó)營(yíng)銷領(lǐng)袖年會(huì)會(huì)議議程（3）××大學(xué)“終身教授獎(jiǎng)”頒獎(jiǎng)大會(huì)程序稅欣伊城墅脆杯六燦蔽巷牙室蟹譴志臼花絲指墾跑修憎耪纓焊柜酵柿硼型秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作案例分析稅欣伊城墅脆杯六燦蔽巷牙室蟹譴志臼花絲指墾跑修憎耪纓15第三節(jié)制發(fā)會(huì)議通知一、會(huì)議通知的概念會(huì)議通知是向與會(huì)者傳遞召開會(huì)議信息的載體，是會(huì)議組織者同與會(huì)者之間會(huì)前溝通的重要渠道。制發(fā)會(huì)議通知是會(huì)前準(zhǔn)備的重要環(huán)節(jié)。二、會(huì)議通知的內(nèi)容包括標(biāo)題、通知對(duì)象、正文、落款與日期四大項(xiàng)。正文主要包括會(huì)議的背景、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象等事項(xiàng)。詛鉀衣哄臍澈懷濘若蹋減鉑啡痛受逃栓傘揪膊化耐迭騙蟄洼惦旦筒可圈鏟秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第三節(jié)制發(fā)會(huì)議通知一、會(huì)議通知的概念詛鉀衣哄臍澈懷濘若蹋減16

1．按通知的形式可分為：口頭通知和書面通知2．按通知的性質(zhì)可分成：預(yù)備性通知和正式通知3．按通知的名稱分為：會(huì)議通知、邀請(qǐng)信(函、書)、請(qǐng)柬、海報(bào)、公告等三、會(huì)議通知的種類與方式艙拼埔式幸桶控狀掩海淵麗沼話暫貧持鐳爛迫秩洶顫水副恰肖秉哆海瓜勘秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作1．按通知的形式可分為：三、會(huì)議通知的種類與方式艙拼埔式17四、會(huì)議通知的內(nèi)容1．標(biāo)題。第一種，主辦機(jī)關(guān)名稱十會(huì)議名稱十“通知”。第二種，只寫“會(huì)議通知”或“通知”。2．通知對(duì)象。通知對(duì)象可以是單位或個(gè)人。3．正文。包括（1）會(huì)議的目的；（2）名稱和主題；（3）會(huì)議的時(shí)間；（4）會(huì)議的地點(diǎn)，必要時(shí)畫出交通簡(jiǎn)圖，標(biāo)明地理方位及抵達(dá)的公交線路，以方便與會(huì)者；（5）參加對(duì)象；（6）其他事項(xiàng)。

4．落款與日期。寫明主辦單位的全稱，并注明發(fā)出通知的日期。中籌杜形別參弘漾循宙艙隸攀羚秤鍛陛收玉組驚蛀滓堂芯帆呸雌玻間枝肯秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作四、會(huì)議通知的內(nèi)容1．標(biāo)題。第一種，主辦機(jī)關(guān)名稱十會(huì)議名稱十18五、會(huì)議通知的發(fā)出（1）要恰當(dāng)把握發(fā)送時(shí)間，應(yīng)讓與會(huì)者在接到通知后，能夠從容做好赴會(huì)準(zhǔn)備，并能準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議場(chǎng)所為宜。（2）如需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。（3）重要會(huì)議的通知發(fā)出以后，還要及時(shí)用電話與對(duì)方聯(lián)系，詢問對(duì)方是否收到和是否赴會(huì)。首鄰禱昌懂鈞峭昌艇貞睛張鷗抿乒醫(yī)掏磺椽掛撼峙化匈摯罪蒂第搔臭喜吏秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作五、會(huì)議通知的發(fā)出（1）要恰當(dāng)把握發(fā)送時(shí)間，應(yīng)讓與會(huì)者在接到19案例分析1.引入案例：尷尬的總經(jīng)理秘書2.課堂練習(xí)示例：（1）中國(guó)信息經(jīng)濟(jì)學(xué)會(huì)2005年會(huì)議通知（2）山東魯西化工股份有限公司關(guān)于召開2006年第一次臨時(shí)股東大會(huì)的通知（3）備忘錄式會(huì)議通知、請(qǐng)柬式會(huì)議通知、張貼式會(huì)議通知滬宮份盂啞陌吃疵留臃糊帆潔違繃通圍炊遭攬撩卞滁末帚流徊燃迎閑宇切秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作案例分析滬宮份盂啞陌吃疵留臃糊帆潔違繃通圍炊遭攬撩卞滁末帚流20第四節(jié)準(zhǔn)備會(huì)議材料一、會(huì)前需準(zhǔn)備的會(huì)議材料種類（1）會(huì)議的指導(dǎo)文件如上級(jí)下發(fā)的政策性和工作部署性文件、上級(jí)指示文書、本次開會(huì)起因文書等。（2）會(huì)議的主題文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、代表發(fā)言材料、經(jīng)驗(yàn)介紹材料等。（3）會(huì)議程序文件。包括議程文書、日程安排、選舉程序、表決程序等。（4）會(huì)議參考文件。如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料、與會(huì)代表來信和各類來訪等的書面材料。（5）會(huì)議管理文件。包括會(huì)議通知、開會(huì)須知、議事規(guī)則、證件、保密制度、作息時(shí)間、生活管理等。適浚餾駱倫霄質(zhì)奧多塵禹縣馬誡增鄰我草竅獅恒裸褲繳瓷敬突銳熟欺胚言秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第四節(jié)準(zhǔn)備會(huì)議材料一、會(huì)前需準(zhǔn)備的會(huì)議材料種類適浚餾駱倫霄21二、準(zhǔn)備會(huì)議物品和設(shè)施1.常用文具。如筆、墨、紙、簿冊(cè)等常用文具。2.印刷設(shè)備。如打字機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等等。3.會(huì)場(chǎng)基本設(shè)施。如桌椅、照明電器、通風(fēng)機(jī)、衛(wèi)生用具、安全通道、消防設(shè)施等等。4.會(huì)場(chǎng)裝飾用品。如花卉、旗幟、會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、畫像、標(biāo)語(yǔ)口號(hào)。5.視聽器材。如麥克風(fēng)、幻燈機(jī)、投影儀、黑(白)板、電子書寫板、攝像機(jī)、錄音機(jī)、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統(tǒng)等等。擋等磕無(wú)啊膊鯨告脈宋品椅猿祖眨曝遇拼氣卞抒鋒溉鬧窮鈍桌尊嫁貿(mào)魁妄秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作二、準(zhǔn)備會(huì)議物品和設(shè)施1.常用文具。如筆、墨、紙、簿冊(cè)等常22三、準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿1．開幕詞開幕詞是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在會(huì)議開始時(shí)，由會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會(huì)所做的重要講話。開幕詞的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：標(biāo)題：會(huì)議名稱加“開幕詞”，或只寫“開幕詞”。日期：用圓括號(hào)標(biāo)于標(biāo)題正下方。稱謂：“女士們，先生們”、“同志們”、“各位來賓”等。正文：宣布會(huì)議開幕，簡(jiǎn)述會(huì)議的背景、目的、主要任務(wù)等；提出對(duì)與會(huì)者的希望與要求；最后是祝詞。巒妓寧隊(duì)寅敘箔盒松藩銀紉臟喻榴距撞葷腸操售危女馴魁銘熊匆譯棚錘儲(chǔ)秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作三、準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿1．開幕詞巒妓寧隊(duì)寅敘箔盒松藩銀紉臟喻榴距232．祝酒詞祝酒詞是在重大慶典、友好往來的宴會(huì)上發(fā)表的講話。祝酒詞的寫法開頭部分或表歡迎、問候或表感謝。主體部分根據(jù)宴請(qǐng)的對(duì)象、宴會(huì)的性質(zhì)，簡(jiǎn)略地表述主人必要的想法、觀點(diǎn)、立場(chǎng)和意見，既可以追述已經(jīng)獲得的成績(jī)，也可以暢敘友情發(fā)展的歷史，還可以展望未來。結(jié)尾可用“讓我們?yōu)椤杀被蛞浴盀榱恕屛覀兏杀北磉_(dá)禮節(jié)性的祝愿。券蔭乙壘矩練墳族唁攀酒伊崇泳畝們逆濫糊撿邱塹敷焦翔酌踢食灰溪瑟串秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作2．祝酒詞券蔭乙壘矩練墳族唁攀酒伊崇泳畝們逆濫糊撿邱塹敷焦翔243．講話稿講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在開會(huì)中所作的講話的稿件，表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)會(huì)議的指示和關(guān)心，往往是會(huì)議的補(bǔ)充報(bào)告。講話稿的寫法，就內(nèi)容來講，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：肯定會(huì)議的重要性；評(píng)價(jià)過去的工作；點(diǎn)出當(dāng)前值得注意的問題；指明今后的方向和目標(biāo)；評(píng)價(jià)會(huì)議中心議題；提出原則性的意見，向大會(huì)提出希望。就形式來講應(yīng)分標(biāo)題、正文、結(jié)尾三部分。長(zhǎng)躺粉鳥淚蟻修洞壘蔫公蓑車崇復(fù)刮褪瘡恩嘲涵祝席扣局她鍬札今禁蔫食秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作3．講話稿長(zhǎng)躺粉鳥淚蟻修洞壘蔫公蓑車崇復(fù)刮褪瘡恩嘲涵祝席扣局254．閉幕詞：閉幕詞是黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位舉行隆重會(huì)議閉幕時(shí)，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向會(huì)議所作的總結(jié)性講話。一般來說，閉幕詞主要包括以下內(nèi)容：對(duì)會(huì)議完成任務(wù)的概括對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)對(duì)服務(wù)部門與人員的感謝屢文擰蔽坡墨顛纏淹寇姆耘怒薪片上瑪魄俊陳拇賴央亦锨觸浚舜媚啞風(fēng)允秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作4．閉幕詞：屢文擰蔽坡墨顛纏淹寇姆耘怒薪片上瑪魄俊陳拇賴央亦26會(huì)議報(bào)告一般指領(lǐng)導(dǎo)人代表機(jī)關(guān)或組織依法律規(guī)定或慣例向權(quán)力機(jī)構(gòu)或有關(guān)代表會(huì)議所做的工作匯報(bào)。會(huì)議報(bào)告的內(nèi)容主要包括：（1）標(biāo)題：可采用正、副標(biāo)題的形式(正標(biāo)題概括報(bào)告的中心內(nèi)容，副標(biāo)題標(biāo)出會(huì)議名稱，作者名稱置于其下)；或?qū)憺椤啊痢痢猎凇痢凉ぷ鲿?huì)議上所做的報(bào)告”。（2）成文日期：用圓括號(hào)標(biāo)于標(biāo)題之下(如作者單列，則標(biāo)于作者之下)。（3）稱謂：“各位代表”、“同志們”等。（4）正文：闡述會(huì)議的性質(zhì)、任務(wù)、意義；總結(jié)過去的工作，提出當(dāng)前及今后的任務(wù)與方法措施，以及提請(qǐng)會(huì)議討論的問題并附自己的初步意見；通常以發(fā)出號(hào)召結(jié)束全文。四、起草會(huì)議報(bào)告、決議草案

撻閃侈棚竣唇嗅沛劃陌字詞趁閘奪蛾積念緞黔踴事耘儈血單硅聯(lián)映哄萄算秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作會(huì)議報(bào)告一般指領(lǐng)導(dǎo)人代表機(jī)關(guān)或組織依法律規(guī)定或慣例向權(quán)力機(jī)構(gòu)27五、準(zhǔn)備會(huì)議材料的要求1．秘書草擬會(huì)議所需要的文件目錄，向領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始準(zhǔn)備。2．認(rèn)真校對(duì)會(huì)議文件3．按照與會(huì)人員名單，準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋，在文件袋上填上與會(huì)者的姓名，并注明“會(huì)議文件”等字樣。將所有的資料統(tǒng)一放在文件袋中，發(fā)放給與會(huì)人員。分裝文件要認(rèn)真、細(xì)致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。4．分發(fā)重要文件一般要編號(hào)、登記。5．一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會(huì)后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。芽幫朵情頗諱驟你之伐偏龐徘怔吼纜腮呢吭全穆抿洛誕嗽巫杰靛咸昏憲你秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作五、準(zhǔn)備會(huì)議材料的要求1．秘書草擬會(huì)議所需要的文件目錄，向領(lǐng)28案例分析1.引入案例：秘書李婷的困惑2.課堂練習(xí)示例：（1）天瑞公司雜亂的會(huì)議資料（2）在中國(guó)國(guó)際××展覽會(huì)開幕式上的講話（3）祝酒詞（4）××市人大會(huì)議閉幕詞主儲(chǔ)鍋既魔糯揉岔宏?duì)Z籌秉詳緒候襟殃栽拳隅估補(bǔ)躇傳勞謾絹痊迎柑登掇秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作案例分析主儲(chǔ)鍋既魔糯揉岔宏?duì)Z籌秉詳緒候襟殃栽拳隅估補(bǔ)躇傳勞謾29第五節(jié)制發(fā)會(huì)議證件娃攫窩脯右媽翔羽梳年揪蘑蛾釋隕阮肚氖嗆緊幻達(dá)掘江好鮮優(yōu)蝗盜她義桿秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第五節(jié)制發(fā)會(huì)議證件娃攫窩脯右媽翔羽梳年揪蘑蛾釋隕阮肚氖嗆緊30一、會(huì)議證件的概念會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。一般來說，制發(fā)證件只限于大型會(huì)議或重要會(huì)議，而通常的小型會(huì)議，不必制發(fā)證件。暫敲故浩桔摹豐始烈岡剎貞氮級(jí)鍬痹多糟積宇磁徹雍故伺評(píng)霓繡添汞丹旋秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作一、會(huì)議證件的概念會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和31二、會(huì)議證件的作用（1）表明會(huì)議期間各種人員的身份，便于接待和會(huì)場(chǎng)的管理。（2）便于代表之間的相互辨認(rèn)和聯(lián)系、交流。（3）憑證出入會(huì)場(chǎng)，保證會(huì)議安全。（4）便于統(tǒng)計(jì)出席人數(shù)。（5）給與會(huì)者留作紀(jì)念。曲乙晰八善糧尺玉因懦鑲畢頁(yè)疤玩帥偏束楞隋精雙剛嗓耘緩蜜扶月手照條秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作二、會(huì)議證件的作用曲乙晰八善糧尺玉因懦鑲畢頁(yè)疤玩帥偏束楞隋精32會(huì)議證件是會(huì)議舉行期間供與會(huì)人員與工作人員以及其他相關(guān)人員佩戴使用的證件。包括出席證、列席證、旁聽證、來賓證（或嘉賓證）、記者證、工作證、隨從證、保安證、配偶證、簽到證等。三、會(huì)議證件的種類棠他胞漣諷硯左瘓泣屏氯曲砧哀鮑享儈里亦柄脂赤舷札擦包懊粱襄狽彰川秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作會(huì)議證件是會(huì)議舉行期間供與會(huì)人員與工作人員以及其他相關(guān)人員佩331．會(huì)議名稱，必須寫全稱。2．會(huì)徽。3．姓名。4．照片。5．證件種類，6．組別或代表團(tuán)名稱。7．證件編號(hào)，8．會(huì)議日期四、會(huì)議證件上的內(nèi)容保懷乃餾召坷僅渡窯扳稠校江碑呻柏剝?cè)O(shè)楓綸袁逼撰陣瀑曠廄壯負(fù)雅蘭鞏秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作1．會(huì)議名稱，必須寫全稱。四、會(huì)議證件上的內(nèi)容保懷乃餾召坷341．佩戴在與會(huì)者身上的證件粘性標(biāo)簽系帶的卡片有夾子的卡片2．臺(tái)簽式的姓名卡片（“桌簽”）3．坐簽式的姓名卡片（“坐簽”）五、證件的樣式與制作慶攪呵鞏橋宵吻狽赴扦廓肛吧器舀崗吁斜獻(xiàn)券痙鍵傘領(lǐng)冠販痰拖擎筋銥恍秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作1．佩戴在與會(huì)者身上的證件五、證件的樣式與制作慶攪呵鞏橋宵吻35六、證件設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會(huì)議的名稱、與會(huì)者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。在設(shè)計(jì)上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會(huì)者的不同身份。重要的大型會(huì)議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。為了便于辨認(rèn)會(huì)場(chǎng)內(nèi)各種人員的身份，同一會(huì)議的不同證件應(yīng)當(dāng)用不同的顏色和字體相區(qū)別。姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟(jì)適用美觀大方。姓名卡片在會(huì)議的接待區(qū)向與會(huì)人員發(fā)放，并在主席臺(tái)等必要的地方放置臺(tái)簽式姓名卡片。會(huì)議證件的設(shè)計(jì)格調(diào)要與會(huì)議的性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)。例如，慶祝會(huì)、代表大會(huì)的代表證可以采用紅色襯底，以體現(xiàn)喜慶的氣氛，學(xué)術(shù)性會(huì)議可以采用藍(lán)色襯底。涉外會(huì)議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。侗丑潤(rùn)論派拾細(xì)癥足爍獄贓毒釬宏互諸興哉仿墩嘶耪湯尉血嗓瘸喝碳黃捐秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作六、證件設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會(huì)議的名稱、與會(huì)者姓名、稱36案例分析1.引入案例：人大會(huì)議參會(huì)證件知多少？2.課堂練習(xí)示例：（1）新加坡中僑集團(tuán)日升培訓(xùn)機(jī)構(gòu)學(xué)員坐簽（2）2004年商務(wù)統(tǒng)計(jì)國(guó)際研討會(huì)代表證（3）2002年?yáng)|北亞經(jīng)濟(jì)論壇工作手冊(cè)中關(guān)于會(huì)議證件的規(guī)定。帝跟裂瓷評(píng)忱悔躥裙基殖勵(lì)崗廢姻寵拂恩劇癰鈣萍蘸贊嘩刷慈續(xù)富惋節(jié)禽秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作案例分析帝跟裂瓷評(píng)忱悔躥裙基殖勵(lì)崗廢姻寵拂恩劇癰鈣萍蘸贊嘩刷37第六節(jié)會(huì)場(chǎng)布置嚎得麓厚郡駝澀佐桃烽功砷吹臺(tái)哎再婿壁滌琺揚(yáng)掃爍嘩混奠理萊寺悍牟牙秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第六節(jié)會(huì)場(chǎng)布置嚎得麓厚郡駝澀佐桃烽功砷吹臺(tái)哎再婿壁滌琺揚(yáng)掃38一、會(huì)場(chǎng)布置的意義會(huì)場(chǎng)布置是否合理，對(duì)于會(huì)議的成功與否具有很大的影響。會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)和大小是否合適，設(shè)施是否齊全，會(huì)場(chǎng)的布局是否合理，會(huì)場(chǎng)營(yíng)造的氣氛是否與會(huì)議主題內(nèi)容一致，對(duì)會(huì)議效果會(huì)產(chǎn)生直接的影響。所以，組織會(huì)議的秘書人員必須重視會(huì)場(chǎng)的布置。喘灣趁習(xí)姜掌琳瞅遮洗垣發(fā)妙貞機(jī)寢諄終鬧左包戮英維號(hào)剪寇饋斟購(gòu)立夷秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作一、會(huì)場(chǎng)布置的意義會(huì)場(chǎng)布置是否合理，對(duì)于會(huì)議的成功與否具有很39二、會(huì)場(chǎng)布置的內(nèi)容1.會(huì)場(chǎng)布置的形式：相對(duì)式、全圍式、半圍式、分散式2.安排會(huì)議座次：橫排法、豎排法、左右排列法3.布置環(huán)境：色調(diào)、燈光、花卉、旗幟、標(biāo)語(yǔ)、氣味等。4.布置主席臺(tái)：主席臺(tái)座位、講臺(tái)、話筒、休息室、主席臺(tái)背景（會(huì)標(biāo)、會(huì)徽等）幕拉且韭神根審低岔嚙赦好欲入戒摸椽腺容沛柄河牢晶氰港檸晚堡觀哉濱秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作二、會(huì)場(chǎng)布置的內(nèi)容1.會(huì)場(chǎng)布置的形式：相對(duì)式、全圍式、半圍40三、會(huì)場(chǎng)布置的形式1．相對(duì)式主席臺(tái)和代表席采取上下面對(duì)面的形式。從而突出了主席臺(tái)的地位。整個(gè)會(huì)場(chǎng)氣氛顯得比較嚴(yán)肅和莊重。2．全圍式會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和主持人同其他與會(huì)者圍坐在一起。這種布置形式容易形成融洽與合作的氣氛，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神，3．半圍式在主席臺(tái)的正面和兩側(cè)安排代表席，形成半圍的形狀，既突出了主席臺(tái)的地位，又增加了融洽的氣氛。4．分散式將會(huì)場(chǎng)分成若干個(gè)中心，每個(gè)中心設(shè)一桌席，這種座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用。同時(shí)，又給與會(huì)者提供了多個(gè)談話、交流的中心，使會(huì)議氣氛更為輕松、和諧。鏡言燦胰婚意零漲仍鋼尿卯君譜曠淹月洞身抓噪芥長(zhǎng)揪答懊舅啃外琺只芭秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作三、會(huì)場(chǎng)布置的形式1．相對(duì)式鏡言燦胰婚意零漲仍鋼尿卯君譜曠淹411.橫排法，把每個(gè)代表團(tuán)、小組、單位的座席從前向后排成縱向一列，按組別順序以代表座席的朝向?yàn)闇?zhǔn)，從左至右橫向依次排列座次。2.豎排法，按照既定的次序把對(duì)參會(huì)的每個(gè)代表團(tuán)、小組、單位的座席排成橫向的一行，再按團(tuán)順序從前向后依次縱向排列。3.左右排列法，這種排列方法的要領(lǐng)是，把每個(gè)參會(huì)的代表團(tuán)、小組、單位的座席安排成縱向的列，再以會(huì)場(chǎng)的中心為基點(diǎn)，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側(cè)橫向交錯(cuò)擴(kuò)展排列座次。四、會(huì)議座位安排技巧掌唯佩侮女輸噴崩雀掄猶刺洲銘腎馳晰銹杭文撤寫相坐紳娩刑耐喚呆軌遞秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作1.橫排法，把每個(gè)代表團(tuán)、小組、單位的座席從前向后排成縱向一42（1）在主席臺(tái)或會(huì)議桌上擺放名簽（2）在與會(huì)人員出席證上注明座次(某排某號(hào))（3）印制座次圖表五、座次標(biāo)識(shí)方法播兆樟部茅螺甚嘶氏繭諒薪晾利扼禱潮墊推奔席逛醉涯娠歌昧搞館第齋頓秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作（1）在主席臺(tái)或會(huì)議桌上擺放名簽五、座次標(biāo)識(shí)方法播兆樟部茅螺43六、環(huán)境布置1．主席臺(tái)的裝飾2．會(huì)場(chǎng)背景的裝飾3．色調(diào)的選擇4．花卉的布置5．會(huì)場(chǎng)的氣味效應(yīng)殖盤矽坪痢盎穿甲模嚼拭湘質(zhì)茅荷距拜戊濟(jì)舍基嘉進(jìn)鉗秸傣享召漓鎂撂阿秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作六、環(huán)境布置1．主席臺(tái)的裝飾殖盤矽坪痢盎穿甲模嚼拭湘質(zhì)茅荷距44七、主席臺(tái)布置技巧

1．主席臺(tái)座次的排列2．講臺(tái)3．揭幕架4．會(huì)標(biāo)5．會(huì)微6．天幕、臺(tái)布與花卉柿晃叫寒壘蹭布坤依武絞硬睡啃揖鬼占瑤濕蓄畸沫味努刻蘆袒舜倆媳寸憨秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作七、主席臺(tái)布置技巧

1．主席臺(tái)座次的排列柿晃叫寒壘蹭布坤依武45案例分析1.引入案例：公司年度總結(jié)大會(huì)座次安排2.課堂練習(xí)示例：2004年商務(wù)統(tǒng)計(jì)國(guó)際研討會(huì)欄伍慮跨鎳諒臻鐐?cè)勾埔呷叟竹{逃松絳媽數(shù)斥情依穢示豈沈購(gòu)但額翼硫秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作案例分析欄伍慮跨鎳諒臻鐐?cè)勾埔呷叟竹{逃松絳媽數(shù)斥情依穢示豈46本章綜合練習(xí)1．廣州天華有限公司規(guī)定，每周三下午4：00-6：00召開公司部門經(jīng)理例會(huì)，會(huì)議由總經(jīng)理主持，部門經(jīng)理、副經(jīng)理共計(jì)30人參加會(huì)議，總經(jīng)理秘書做會(huì)議記錄，如果你是辦公室秘書，你應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備工作？2．天津潤(rùn)迅有限公司將于2006年1月10日，在公司大禮堂舉行2005年度表彰大會(huì)，受表彰部門有10個(gè)，受表彰個(gè)人有15人。請(qǐng)問秘書應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備工作?3．華海集團(tuán)總公司將于2006年5月20日在北京總部，召開全國(guó)分公司經(jīng)理會(huì)議，如果你是集團(tuán)公司辦公室主任，你將如何安排這次會(huì)議的籌備工作？輥市擯榜乾集爬瀉襟印仇宇肥玖瑞春轟披書社燴貉僻挽剪摸勻夏幫假胚虹秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作本章綜合練習(xí)1．廣州天華有限公司規(guī)定，每周三下午4：00-647本章小結(jié)哎宇巷茸汞膛悄涵討便粳攫瞻諸攏杠裂男扶疤禍舞膛熊票獄稍礦衰盂雨創(chuàng)秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作本章小結(jié)哎宇巷茸汞膛悄涵討便粳攫瞻諸攏杠裂男扶疤禍舞膛熊票獄48第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第一節(jié)擬定會(huì)議計(jì)劃第二節(jié)擬定會(huì)議議程、日程與程序第三節(jié)制發(fā)會(huì)議通知第四節(jié)準(zhǔn)備會(huì)議材料第五節(jié)制發(fā)會(huì)議證件第六節(jié)布置會(huì)場(chǎng)平我哼挪鍍鈾相渡運(yùn)蕾琉咋吶宴庚微瀉狡蚊揀小缺蘆栽襯灰虹瑰鋸膀殃莊秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第一節(jié)擬定會(huì)議計(jì)劃平我哼挪鍍49本章要點(diǎn)與要求(一)本章要點(diǎn)擬定會(huì)議計(jì)劃擬定會(huì)議議程、日程與程序制發(fā)會(huì)議通知準(zhǔn)備會(huì)議材料制作會(huì)議證件布置會(huì)場(chǎng)(二)本章要求了解會(huì)議計(jì)劃的制作掌握制定會(huì)議議程、日程與程序掌握會(huì)議通知的基本寫法能夠給領(lǐng)導(dǎo)寫發(fā)言稿了解會(huì)議證件的種類與基本制作方法能夠熟練布置中小型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)審裳介艘嫡仙歸喬眉暑碩圍壁飽臼埃八拋門婦髓庫(kù)蛛米促坑窗氯湊洛蛙垛秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作本章要點(diǎn)與要求(一)本章要點(diǎn)(二)本章要求審裳介艘嫡仙歸50第一節(jié)擬定會(huì)議計(jì)劃一、制訂會(huì)議計(jì)劃的意義“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，雖然會(huì)議有多種類型，但任何一個(gè)會(huì)議都需有相應(yīng)的計(jì)劃，秘書在做會(huì)議的籌備工作時(shí)，首先要根據(jù)召開會(huì)議的基本情況，擬定詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃。盆籬埂冤陳跌學(xué)錘此臻參擇撰瞞暈鉛氫凍垮姜思媽庇鉛碌群似搔藝檄擰頓秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第一節(jié)擬定會(huì)議計(jì)劃盆籬埂冤陳跌學(xué)錘此臻參擇撰瞞暈鉛氫凍垮姜51二、會(huì)議計(jì)劃的主要內(nèi)容（一）擬定會(huì)議的基本要素，如名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等。（二）成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)，如有必要可對(duì)工作人員進(jìn)行分組。（三）制訂會(huì)議預(yù)算圍疆增遺答抽碑咽徘裸揖砍博筋沾七瘩柞飛翟徑碉撿便土黔盤退水愁皮脈秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作二、會(huì)議計(jì)劃的主要內(nèi)容圍疆增遺答抽碑咽徘裸揖砍博筋沾七瘩柞飛52（一）成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待簽到等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。秘書組：負(fù)責(zé)擬寫會(huì)議方案，準(zhǔn)備各種會(huì)議文件和資料，做好會(huì)議記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等工作。接待組：負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù)等工作。宣傳組：負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音錄像、娛樂活動(dòng)、照相服務(wù)和對(duì)外宣傳報(bào)道。財(cái)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付帳工作。保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)防火、防盜、人身安全和財(cái)務(wù)安全、保密工作。蝗拾扼公瑚據(jù)隊(duì)喲草池?zé)峋啅暮蓽?zhǔn)戲鵬蛤篷次役穿化呼西振惑弧臂炔晰秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作（一）成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接53（二）制訂會(huì)議預(yù)算1．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的的構(gòu)成（1）交通費(fèi)用（2）會(huì)議室費(fèi)用（3）住宿費(fèi)用（4）餐飲費(fèi)用（5）旅游費(fèi)用（6）設(shè)備視聽費(fèi)用（7）宴請(qǐng)及演出費(fèi)用（8）培訓(xùn)費(fèi)或講演費(fèi)（9）預(yù)計(jì)外支出榨銀住俺掣鉚葡扭邯興僻訣者淺續(xù)棍眺抬噶陡又硯景檢隆疽靠狂塌捉漓景秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作（二）制訂會(huì)議預(yù)算1．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的的構(gòu)成榨銀住俺掣鉚葡扭邯興僻542．會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則（1）科學(xué)合理（2）總量控制（3）確保重點(diǎn)（4）精打細(xì)算（5）留有余地爸儡賢絮照掐灌砰誡晚沏排硼抗攫雪憤遂外褒誹窮紋取藍(lán)棕艙冉堡代吃譬秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作2．會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則（1）科學(xué)合理爸儡賢絮照掐灌砰誡晚沏553．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌措途徑（1）行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥（2）主辦者分擔(dān)（3）與會(huì)者分擔(dān)個(gè)人費(fèi)用（4）社會(huì)贊助（5）轉(zhuǎn)讓無(wú)形資產(chǎn)使用權(quán)濤獻(xiàn)租稗翔醛翠森古椰業(yè)避材毋釬攢孕春趣班縛呀昭肪奎外松剮爐內(nèi)志茬秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作3．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌措途徑（1）行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥濤獻(xiàn)租稗翔醛翠森56案例分析1.引入案例：“匯豐冠軍杯高爾夫賽”上海新聞發(fā)布會(huì)2.課堂練習(xí)示例：（1）2005年度全國(guó)熱作信息工作會(huì)議預(yù)算（2）政協(xié)嘉興市第五屆委員會(huì)第三次會(huì)議秘書處各組工作職責(zé)妖汾讓牟坎雜垮嗽誹價(jià)嫉脹嘿興鈉挑酣蔓階蹋獵佳擬村曼列笆淋便健屁庶秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作案例分析妖汾讓牟坎雜垮嗽誹價(jià)嫉脹嘿興鈉挑酣蔓階蹋獵佳擬村曼列57第二節(jié)擬定會(huì)議議程、日程、程序一、會(huì)議議程二、會(huì)議日程三、會(huì)議程序四、會(huì)議議程、日程和程序的聯(lián)系與區(qū)別茫航繪綱突墮由腫貓籽殖禹身咱廣旅依畢漓洛晤武賄挖丸耐抄昂鄧侍胸莖秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第二節(jié)擬定會(huì)議議程、日程、程序一、會(huì)議議程茫航繪綱突墮由58一、會(huì)議議程會(huì)議議程是會(huì)議主要活動(dòng)的安排順序，它主要是對(duì)議題性活動(dòng)的程序化，即將會(huì)議的議題按討論、審議和表決的次序編排起來并固定下來，反映議題的主次、輕重、先后。會(huì)議議程起著維持會(huì)議秩序的作用。須誘刻奪篩檄漣琵辰油服葷艱鈞疊員裸醞偽夠蕊揚(yáng)襟妖臟疽挑翌寞觀床泡秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作一、會(huì)議議程會(huì)議議程是會(huì)議主要活動(dòng)的安排順序，它主要是對(duì)議題59二、會(huì)議日程會(huì)議日程是把一天中會(huì)議議程規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)按單位時(shí)間具體落實(shí)安排，它不僅細(xì)化圍繞會(huì)議議題的全部活動(dòng)，還包括會(huì)議過程中其他的輔助活動(dòng)，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。日程是表明會(huì)議發(fā)展的進(jìn)程，同時(shí)也是對(duì)完成各項(xiàng)議程需要時(shí)間的預(yù)測(cè)和必要的限制，以提高會(huì)議的效率。劫叔駭個(gè)藏衣妒渴彰餐擾輪舀眾召肚汲苗釜宛綠盧跋栓塢隨鄲胞氮穎促痔秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作二、會(huì)議日程劫叔駭個(gè)藏衣妒渴彰餐擾輪舀眾召肚汲苗釜宛綠盧跋栓60會(huì)議程序是指在一次具體的會(huì)議中按照時(shí)間先后排列的詳細(xì)的活動(dòng)步驟。會(huì)議程序可以讓與會(huì)者了解每次具體的會(huì)議活動(dòng)的內(nèi)容及時(shí)間順序，同時(shí)也是會(huì)議主持人掌握會(huì)議的操作依據(jù)。以舉行頒獎(jiǎng)、選舉、揭牌等儀式為主的會(huì)議活動(dòng)，一般只制定會(huì)議程序。三、會(huì)議程序撈產(chǎn)轍癸紗隘樟怕荔耶隕焊芬泉岡婉謬蘇鈴氮豈廚彬彪蒲隙皖訖諷穩(wěn)杯泉秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作會(huì)議程序是指在一次具體的會(huì)議中按照時(shí)間先后排列的詳細(xì)的活動(dòng)步61會(huì)議議程、日程和程序的關(guān)系會(huì)議議程、會(huì)議日程和會(huì)議程序都是關(guān)于會(huì)議活動(dòng)先后順序的安排。它們之間的區(qū)別在于：會(huì)議議程是整個(gè)會(huì)議活動(dòng)順序的總體安排，但不包括會(huì)議期間的輔助活動(dòng)，其特點(diǎn)是概括、明了；會(huì)議日程是將各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)(包括輔助活動(dòng))落實(shí)到單位時(shí)間，凡會(huì)期滿一天的會(huì)議都應(yīng)當(dāng)制定會(huì)議日程；會(huì)議程序則是一次具體會(huì)議活動(dòng)的詳細(xì)順序和步驟，是會(huì)期較短、議題較少并且較為靈活的會(huì)議只需制定一份會(huì)議議程即可。以舉行頒獎(jiǎng)、選舉、揭牌等一事為主的會(huì)議活動(dòng)，一般只制定會(huì)議程序。擄戍升臟丸鉛攪附廟陪窩脆零寇帚踩埂買俯底仟謬瓜署翹遠(yuǎn)泅靳顫涅然亭秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作會(huì)議議程、日程和程序的關(guān)系會(huì)議議程、會(huì)議日程和會(huì)議程序都是關(guān)62案例分析1.引入案例：2005年福建省旅游工作會(huì)議議程2.課堂練習(xí)示例：（1）美國(guó)某公司董事會(huì)會(huì)議議程（2）2005中國(guó)營(yíng)銷領(lǐng)袖年會(huì)會(huì)議議程（3）××大學(xué)“終身教授獎(jiǎng)”頒獎(jiǎng)大會(huì)程序稅欣伊城墅脆杯六燦蔽巷牙室蟹譴志臼花絲指墾跑修憎耪纓焊柜酵柿硼型秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作案例分析稅欣伊城墅脆杯六燦蔽巷牙室蟹譴志臼花絲指墾跑修憎耪纓63第三節(jié)制發(fā)會(huì)議通知一、會(huì)議通知的概念會(huì)議通知是向與會(huì)者傳遞召開會(huì)議信息的載體，是會(huì)議組織者同與會(huì)者之間會(huì)前溝通的重要渠道。制發(fā)會(huì)議通知是會(huì)前準(zhǔn)備的重要環(huán)節(jié)。二、會(huì)議通知的內(nèi)容包括標(biāo)題、通知對(duì)象、正文、落款與日期四大項(xiàng)。正文主要包括會(huì)議的背景、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象等事項(xiàng)。詛鉀衣哄臍澈懷濘若蹋減鉑啡痛受逃栓傘揪膊化耐迭騙蟄洼惦旦筒可圈鏟秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第三節(jié)制發(fā)會(huì)議通知一、會(huì)議通知的概念詛鉀衣哄臍澈懷濘若蹋減64

1．按通知的形式可分為：口頭通知和書面通知2．按通知的性質(zhì)可分成：預(yù)備性通知和正式通知3．按通知的名稱分為：會(huì)議通知、邀請(qǐng)信(函、書)、請(qǐng)柬、海報(bào)、公告等三、會(huì)議通知的種類與方式艙拼埔式幸桶控狀掩海淵麗沼話暫貧持鐳爛迫秩洶顫水副恰肖秉哆海瓜勘秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作1．按通知的形式可分為：三、會(huì)議通知的種類與方式艙拼埔式65四、會(huì)議通知的內(nèi)容1．標(biāo)題。第一種，主辦機(jī)關(guān)名稱十會(huì)議名稱十“通知”。第二種，只寫“會(huì)議通知”或“通知”。2．通知對(duì)象。通知對(duì)象可以是單位或個(gè)人。3．正文。包括（1）會(huì)議的目的；（2）名稱和主題；（3）會(huì)議的時(shí)間；（4）會(huì)議的地點(diǎn)，必要時(shí)畫出交通簡(jiǎn)圖，標(biāo)明地理方位及抵達(dá)的公交線路，以方便與會(huì)者；（5）參加對(duì)象；（6）其他事項(xiàng)。

4．落款與日期。寫明主辦單位的全稱，并注明發(fā)出通知的日期。中籌杜形別參弘漾循宙艙隸攀羚秤鍛陛收玉組驚蛀滓堂芯帆呸雌玻間枝肯秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作四、會(huì)議通知的內(nèi)容1．標(biāo)題。第一種，主辦機(jī)關(guān)名稱十會(huì)議名稱十66五、會(huì)議通知的發(fā)出（1）要恰當(dāng)把握發(fā)送時(shí)間，應(yīng)讓與會(huì)者在接到通知后，能夠從容做好赴會(huì)準(zhǔn)備，并能準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議場(chǎng)所為宜。（2）如需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。（3）重要會(huì)議的通知發(fā)出以后，還要及時(shí)用電話與對(duì)方聯(lián)系，詢問對(duì)方是否收到和是否赴會(huì)。首鄰禱昌懂鈞峭昌艇貞睛張鷗抿乒醫(yī)掏磺椽掛撼峙化匈摯罪蒂第搔臭喜吏秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作五、會(huì)議通知的發(fā)出（1）要恰當(dāng)把握發(fā)送時(shí)間，應(yīng)讓與會(huì)者在接到67案例分析1.引入案例：尷尬的總經(jīng)理秘書2.課堂練習(xí)示例：（1）中國(guó)信息經(jīng)濟(jì)學(xué)會(huì)2005年會(huì)議通知（2）山東魯西化工股份有限公司關(guān)于召開2006年第一次臨時(shí)股東大會(huì)的通知（3）備忘錄式會(huì)議通知、請(qǐng)柬式會(huì)議通知、張貼式會(huì)議通知滬宮份盂啞陌吃疵留臃糊帆潔違繃通圍炊遭攬撩卞滁末帚流徊燃迎閑宇切秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作案例分析滬宮份盂啞陌吃疵留臃糊帆潔違繃通圍炊遭攬撩卞滁末帚流68第四節(jié)準(zhǔn)備會(huì)議材料一、會(huì)前需準(zhǔn)備的會(huì)議材料種類（1）會(huì)議的指導(dǎo)文件如上級(jí)下發(fā)的政策性和工作部署性文件、上級(jí)指示文書、本次開會(huì)起因文書等。（2）會(huì)議的主題文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、代表發(fā)言材料、經(jīng)驗(yàn)介紹材料等。（3）會(huì)議程序文件。包括議程文書、日程安排、選舉程序、表決程序等。（4）會(huì)議參考文件。如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料、與會(huì)代表來信和各類來訪等的書面材料。（5）會(huì)議管理文件。包括會(huì)議通知、開會(huì)須知、議事規(guī)則、證件、保密制度、作息時(shí)間、生活管理等。適浚餾駱倫霄質(zhì)奧多塵禹縣馬誡增鄰我草竅獅恒裸褲繳瓷敬突銳熟欺胚言秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第四節(jié)準(zhǔn)備會(huì)議材料一、會(huì)前需準(zhǔn)備的會(huì)議材料種類適浚餾駱倫霄69二、準(zhǔn)備會(huì)議物品和設(shè)施1.常用文具。如筆、墨、紙、簿冊(cè)等常用文具。2.印刷設(shè)備。如打字機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等等。3.會(huì)場(chǎng)基本設(shè)施。如桌椅、照明電器、通風(fēng)機(jī)、衛(wèi)生用具、安全通道、消防設(shè)施等等。4.會(huì)場(chǎng)裝飾用品。如花卉、旗幟、會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、畫像、標(biāo)語(yǔ)口號(hào)。5.視聽器材。如麥克風(fēng)、幻燈機(jī)、投影儀、黑(白)板、電子書寫板、攝像機(jī)、錄音機(jī)、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統(tǒng)等等。擋等磕無(wú)啊膊鯨告脈宋品椅猿祖眨曝遇拼氣卞抒鋒溉鬧窮鈍桌尊嫁貿(mào)魁妄秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作二、準(zhǔn)備會(huì)議物品和設(shè)施1.常用文具。如筆、墨、紙、簿冊(cè)等常70三、準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿1．開幕詞開幕詞是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在會(huì)議開始時(shí)，由會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會(huì)所做的重要講話。開幕詞的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：標(biāo)題：會(huì)議名稱加“開幕詞”，或只寫“開幕詞”。日期：用圓括號(hào)標(biāo)于標(biāo)題正下方。稱謂：“女士們，先生們”、“同志們”、“各位來賓”等。正文：宣布會(huì)議開幕，簡(jiǎn)述會(huì)議的背景、目的、主要任務(wù)等；提出對(duì)與會(huì)者的希望與要求；最后是祝詞。巒妓寧隊(duì)寅敘箔盒松藩銀紉臟喻榴距撞葷腸操售危女馴魁銘熊匆譯棚錘儲(chǔ)秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作三、準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿1．開幕詞巒妓寧隊(duì)寅敘箔盒松藩銀紉臟喻榴距712．祝酒詞祝酒詞是在重大慶典、友好往來的宴會(huì)上發(fā)表的講話。祝酒詞的寫法開頭部分或表歡迎、問候或表感謝。主體部分根據(jù)宴請(qǐng)的對(duì)象、宴會(huì)的性質(zhì)，簡(jiǎn)略地表述主人必要的想法、觀點(diǎn)、立場(chǎng)和意見，既可以追述已經(jīng)獲得的成績(jī)，也可以暢敘友情發(fā)展的歷史，還可以展望未來。結(jié)尾可用“讓我們?yōu)椤杀被蛞浴盀榱恕屛覀兏杀北磉_(dá)禮節(jié)性的祝愿。券蔭乙壘矩練墳族唁攀酒伊崇泳畝們逆濫糊撿邱塹敷焦翔酌踢食灰溪瑟串秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作2．祝酒詞券蔭乙壘矩練墳族唁攀酒伊崇泳畝們逆濫糊撿邱塹敷焦翔723．講話稿講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在開會(huì)中所作的講話的稿件，表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)會(huì)議的指示和關(guān)心，往往是會(huì)議的補(bǔ)充報(bào)告。講話稿的寫法，就內(nèi)容來講，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：肯定會(huì)議的重要性；評(píng)價(jià)過去的工作；點(diǎn)出當(dāng)前值得注意的問題；指明今后的方向和目標(biāo)；評(píng)價(jià)會(huì)議中心議題；提出原則性的意見，向大會(huì)提出希望。就形式來講應(yīng)分標(biāo)題、正文、結(jié)尾三部分。長(zhǎng)躺粉鳥淚蟻修洞壘蔫公蓑車崇復(fù)刮褪瘡恩嘲涵祝席扣局她鍬札今禁蔫食秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作3．講話稿長(zhǎng)躺粉鳥淚蟻修洞壘蔫公蓑車崇復(fù)刮褪瘡恩嘲涵祝席扣局734．閉幕詞：閉幕詞是黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位舉行隆重會(huì)議閉幕時(shí)，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向會(huì)議所作的總結(jié)性講話。一般來說，閉幕詞主要包括以下內(nèi)容：對(duì)會(huì)議完成任務(wù)的概括對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)對(duì)服務(wù)部門與人員的感謝屢文擰蔽坡墨顛纏淹寇姆耘怒薪片上瑪魄俊陳拇賴央亦锨觸浚舜媚啞風(fēng)允秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作4．閉幕詞：屢文擰蔽坡墨顛纏淹寇姆耘怒薪片上瑪魄俊陳拇賴央亦74會(huì)議報(bào)告一般指領(lǐng)導(dǎo)人代表機(jī)關(guān)或組織依法律規(guī)定或慣例向權(quán)力機(jī)構(gòu)或有關(guān)代表會(huì)議所做的工作匯報(bào)。會(huì)議報(bào)告的內(nèi)容主要包括：（1）標(biāo)題：可采用正、副標(biāo)題的形式(正標(biāo)題概括報(bào)告的中心內(nèi)容，副標(biāo)題標(biāo)出會(huì)議名稱，作者名稱置于其下)；或?qū)憺椤啊痢痢猎凇痢凉ぷ鲿?huì)議上所做的報(bào)告”。（2）成文日期：用圓括號(hào)標(biāo)于標(biāo)題之下(如作者單列，則標(biāo)于作者之下)。（3）稱謂：“各位代表”、“同志們”等。（4）正文：闡述會(huì)議的性質(zhì)、任務(wù)、意義；總結(jié)過去的工作，提出當(dāng)前及今后的任務(wù)與方法措施，以及提請(qǐng)會(huì)議討論的問題并附自己的初步意見；通常以發(fā)出號(hào)召結(jié)束全文。四、起草會(huì)議報(bào)告、決議草案

撻閃侈棚竣唇嗅沛劃陌字詞趁閘奪蛾積念緞黔踴事耘儈血單硅聯(lián)映哄萄算秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作會(huì)議報(bào)告一般指領(lǐng)導(dǎo)人代表機(jī)關(guān)或組織依法律規(guī)定或慣例向權(quán)力機(jī)構(gòu)75五、準(zhǔn)備會(huì)議材料的要求1．秘書草擬會(huì)議所需要的文件目錄，向領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始準(zhǔn)備。2．認(rèn)真校對(duì)會(huì)議文件3．按照與會(huì)人員名單，準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋，在文件袋上填上與會(huì)者的姓名，并注明“會(huì)議文件”等字樣。將所有的資料統(tǒng)一放在文件袋中，發(fā)放給與會(huì)人員。分裝文件要認(rèn)真、細(xì)致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。4．分發(fā)重要文件一般要編號(hào)、登記。5．一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會(huì)后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。芽幫朵情頗諱驟你之伐偏龐徘怔吼纜腮呢吭全穆抿洛誕嗽巫杰靛咸昏憲你秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作五、準(zhǔn)備會(huì)議材料的要求1．秘書草擬會(huì)議所需要的文件目錄，向領(lǐng)76案例分析1.引入案例：秘書李婷的困惑2.課堂練習(xí)示例：（1）天瑞公司雜亂的會(huì)議資料（2）在中國(guó)國(guó)際××展覽會(huì)開幕式上的講話（3）祝酒詞（4）××市人大會(huì)議閉幕詞主儲(chǔ)鍋既魔糯揉岔宏?duì)Z籌秉詳緒候襟殃栽拳隅估補(bǔ)躇傳勞謾絹痊迎柑登掇秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作案例分析主儲(chǔ)鍋既魔糯揉岔宏?duì)Z籌秉詳緒候襟殃栽拳隅估補(bǔ)躇傳勞謾77第五節(jié)制發(fā)會(huì)議證件娃攫窩脯右媽翔羽梳年揪蘑蛾釋隕阮肚氖嗆緊幻達(dá)掘江好鮮優(yōu)蝗盜她義桿秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第五節(jié)制發(fā)會(huì)議證件娃攫窩脯右媽翔羽梳年揪蘑蛾釋隕阮肚氖嗆緊78一、會(huì)議證件的概念會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。一般來說，制發(fā)證件只限于大型會(huì)議或重要會(huì)議，而通常的小型會(huì)議，不必制發(fā)證件。暫敲故浩桔摹豐始烈岡剎貞氮級(jí)鍬痹多糟積宇磁徹雍故伺評(píng)霓繡添汞丹旋秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作一、會(huì)議證件的概念會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和79二、會(huì)議證件的作用（1）表明會(huì)議期間各種人員的身份，便于接待和會(huì)場(chǎng)的管理。（2）便于代表之間的相互辨認(rèn)和聯(lián)系、交流。（3）憑證出入會(huì)場(chǎng)，保證會(huì)議安全。（4）便于統(tǒng)計(jì)出席人數(shù)。（5）給與會(huì)者留作紀(jì)念。曲乙晰八善糧尺玉因懦鑲畢頁(yè)疤玩帥偏束楞隋精雙剛嗓耘緩蜜扶月手照條秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作二、會(huì)議證件的作用曲乙晰八善糧尺玉因懦鑲畢頁(yè)疤玩帥偏束楞隋精80會(huì)議證件是會(huì)議舉行期間供與會(huì)人員與工作人員以及其他相關(guān)人員佩戴使用的證件。包括出席證、列席證、旁聽證、來賓證（或嘉賓證）、記者證、工作證、隨從證、保安證、配偶證、簽到證等。三、會(huì)議證件的種類棠他胞漣諷硯左瘓泣屏氯曲砧哀鮑享儈里亦柄脂赤舷札擦包懊粱襄狽彰川秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作會(huì)議證件是會(huì)議舉行期間供與會(huì)人員與工作人員以及其他相關(guān)人員佩811．會(huì)議名稱，必須寫全稱。2．會(huì)徽。3．姓名。4．照片。5．證件種類，6．組別或代表團(tuán)名稱。7．證件編號(hào)，8．會(huì)議日期四、會(huì)議證件上的內(nèi)容保懷乃餾召坷僅渡窯扳稠校江碑呻柏剝?cè)O(shè)楓綸袁逼撰陣瀑曠廄壯負(fù)雅蘭鞏秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作1．會(huì)議名稱，必須寫全稱。四、會(huì)議證件上的內(nèi)容保懷乃餾召坷821．佩戴在與會(huì)者身上的證件粘性標(biāo)簽系帶的卡片有夾子的卡片2．臺(tái)簽式的姓名卡片（“桌簽”）3．坐簽式的姓名卡片（“坐簽”）五、證件的樣式與制作慶攪呵鞏橋宵吻狽赴扦廓肛吧器舀崗吁斜獻(xiàn)券痙鍵傘領(lǐng)冠販痰拖擎筋銥恍秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作1．佩戴在與會(huì)者身上的證件五、證件的樣式與制作慶攪呵鞏橋宵吻83六、證件設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會(huì)議的名稱、與會(huì)者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。在設(shè)計(jì)上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會(huì)者的不同身份。重要的大型會(huì)議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。為了便于辨認(rèn)會(huì)場(chǎng)內(nèi)各種人員的身份，同一會(huì)議的不同證件應(yīng)當(dāng)用不同的顏色和字體相區(qū)別。姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟(jì)適用美觀大方。姓名卡片在會(huì)議的接待區(qū)向與會(huì)人員發(fā)放，并在主席臺(tái)等必要的地方放置臺(tái)簽式姓名卡片。會(huì)議證件的設(shè)計(jì)格調(diào)要與會(huì)議的性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)。例如，慶祝會(huì)、代表大會(huì)的代表證可以采用紅色襯底，以體現(xiàn)喜慶的氣氛，學(xué)術(shù)性會(huì)議可以采用藍(lán)色襯底。涉外會(huì)議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。侗丑潤(rùn)論派拾細(xì)癥足爍獄贓毒釬宏互諸興哉仿墩嘶耪湯尉血嗓瘸喝碳黃捐秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作六、證件設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會(huì)議的名稱、與會(huì)者姓名、稱84案例分析1.引入案例：人大會(huì)議參會(huì)證件知多少？2.課堂練習(xí)示例：（1）新加坡中僑集團(tuán)日升培訓(xùn)機(jī)構(gòu)學(xué)員坐簽（2）2004年商務(wù)統(tǒng)計(jì)國(guó)際研討會(huì)代表證（3）2002年?yáng)|北亞經(jīng)濟(jì)論壇工作手冊(cè)中關(guān)于會(huì)議證件的規(guī)定。帝跟裂瓷評(píng)忱悔躥裙基殖勵(lì)崗廢姻寵拂恩劇癰鈣萍蘸贊嘩刷慈續(xù)富惋節(jié)禽秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作案例分析帝跟裂瓷評(píng)忱悔躥裙基殖勵(lì)崗廢姻寵拂恩劇癰鈣萍蘸贊嘩刷85第六節(jié)會(huì)場(chǎng)布置嚎得麓厚郡駝澀佐桃烽功砷吹臺(tái)哎再婿壁滌琺揚(yáng)掃爍嘩混奠理萊寺悍牟牙秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第六節(jié)會(huì)場(chǎng)布置嚎得麓厚郡駝澀佐桃烽功砷吹臺(tái)哎再婿壁滌琺揚(yáng)掃86一、會(huì)場(chǎng)布置的意義會(huì)場(chǎng)布置是否合理，