辦公室公文處理課件

辦公室公文處理

安徽省疾病預(yù)防控制中心姚琪

二〇〇六年十月二十日

辦公室公文處理一、公文的定義二、公文格式三、法定公文文種四、公文處理五、公文管理六、印章管理規(guī)定七、校對符號及其用法八、公文中的常見錯誤1辦公室公文處理

辦公室公文處理一、公文的定義

（1993年11月21日國務(wù)院辦公廳發(fā)布，1994年1月1日起施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》同時廢止）

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二條：行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報，下同)，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。一、公文的定義《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布2001年1月1日起施行2（1993年11月21日國務(wù)院辦公廳發(fā)布，1994年(一)、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》二、公文格式(二)、《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》(三)、公文中各要素3(一)、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》二、公文格式(二)、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國務(wù)院辦公廳秘書局編二000年十一月(國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日批準(zhǔn))(一)、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國標(biāo)：GB/T9704-1999本標(biāo)準(zhǔn)的

適用范圍：本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機(jī)關(guān)的公文，其他機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的公文可參照執(zhí)行。所謂參照執(zhí)行就是可以結(jié)合自己的實際執(zhí)行。4《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》(一)、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國標(biāo)(二)、《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》①排版規(guī)格：②公文用紙：③公文用紙幅面：⑥裝訂要求：⑤圖文顏色：④頁邊和版心：5(二)、《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》①排版規(guī)格：②公文①排版規(guī)格：★每面22行，每行28個字。(Word文檔頁邊距：上下左右均為2.5厘米)★字間距為“標(biāo)準(zhǔn)”字距，指一個漢字所占的空

間，即兩個字節(jié)。以3號字高度加3號字高度7/8

倍的距離為一基準(zhǔn)行，即“段落”中的單倍行距。6①排版規(guī)格：★每面22行，每行28個字。6②公文用紙：★紙張定量：

60g/m2-80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)?。弧锛垙埌锥龋?5%-90%；★橫向耐折度：≥15次；★不透明度：≥85%★

PH值：7.5-9.5：通常情況是用70克膠版印刷紙或復(fù)印紙。7②公文用紙：★紙張定量：

60g/m2-80g/③公文用紙幅面：國準(zhǔn)中規(guī)定用國際標(biāo)準(zhǔn)紙型：A4幅面尺寸為：210mm×297mm8③公文用紙幅面：國準(zhǔn)中規(guī)定用國際標(biāo)準(zhǔn)紙型：A48④頁邊和版心：★公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：

37mm±1mm

★公文用紙訂口（左白邊）為：

28mm±1mm

★版心尺寸為：

156mm×225mm（不含頁碼）9④頁邊和版心：★公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：9⑤圖文顏色：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、反線、印章為紅色其余部分均為黑色10⑤圖文顏色：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、反線、印章為紅色10⑥裝訂要求：★騎馬訂或平訂的訂位為：兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處；★平訂釘鋸與書脊間的距離為：

3mm-5mm11⑥裝訂要求：★騎馬訂或平訂的訂位為：11《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

★

置于公文首頁紅色反線（寬度同版芯，即156mm）以上的各要素。

★

置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素。

★

置于主題詞以下的各要素。眉首主體版記(三)、公文中各要素12《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》將組成公文的各要素劃分為眉首、主眉首眉首的要素包括：1、公文份數(shù)序號2、秘密等級和保密期限3、緊急程度4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識5、發(fā)文字號6、簽發(fā)人7、反線13眉首眉首的要素包括：1、公文份數(shù)序號2、秘密等級和保密1、公文份數(shù)序號★

并不是所有的公文都要編制份數(shù),《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十條第一款第一項：涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號?！?/p>

公文份數(shù)序號用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。一般至少編兩位，即“01”。如果只編壹位“1”會使人不知其意，以為是誤印上去的。141、公文份數(shù)序號★并不是所有的公文都要編制份數(shù),《國家行政2、秘密等級和保密期限

“絕密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；

“機(jī)密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；

“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。①秘密等級包括：絕密、機(jī)密、秘密152、秘密等級和保密期限“絕密”是最重要的國家秘密，泄露保密期限是對密級公文時效的說明。國家保密機(jī)構(gòu)的要求是在密級程度后標(biāo)注保密期限，并在秘密等級和保密期限之間用★隔開，此時秘密等級兩字之間不空1字距離，以免字段過長。如：絕密★三個月②秘密等級秘密等級用3號黑體字頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。16保密期限是對密級公文時效的說明。國家保密機(jī)構(gòu)的要求是3、緊急程度

★

緊急程度主要是對公文送達(dá)時限的要求。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。

★

緊急程度用3號黑體字頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如果同時標(biāo)識秘密等級和緊急程度時，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。173、緊急程度★緊急程度主要是對公文送達(dá)時限的要求?！秶?、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”兩字組成。聯(lián)合行文時，主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。發(fā)文機(jī)關(guān)過多時，必須保證首頁顯示正文，可采用縮小發(fā)文機(jī)關(guān)字號，縮小行距的辦法。184、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)★

平行文或下行文：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣25mm（約2行），這2行用于標(biāo)識份數(shù)序號、密級、緊急程度，即使這3項要素均不需要標(biāo)識，也要留出這段空白。因此，在設(shè)計文件紅頭時，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭：37mm+25mm=62mm的位置。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識位置19★平行文或下行文：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識位置19★

上行文：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣80mm，即要留出80mm-25mm=55mm的空白供上級機(jī)關(guān)批示文件用。也就是說上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭：37mm+25mm+55mm=117mm

20★上行文：205、發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號組成。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。發(fā)文字號應(yīng)盡量簡化。發(fā)文字號在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，反線之上4mm處用3號仿宋體字居中排布。

發(fā)文字號位置：215、發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序

★

年份要用全稱：〔2005〕，不能簡化為：“04”、“05”。

★

年份要用六角括號“〔〕”括起來。注意不要用圓特號，因為當(dāng)引用公文時，標(biāo)題后面的發(fā)文字號要用圓括號“()”括起。發(fā)文字號要求：★

序號是發(fā)文的流水號，序號不編虛位，即1不編為001，不加“第”、“字”等虛字。22★年份要用全稱：〔2005〕，不能簡化為：“04”、“6、簽發(fā)人

★

上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

★

簽發(fā)人標(biāo)識僅在上行文中才出現(xiàn)，其目的是讓上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報的事項負(fù)責(zé)。236、簽發(fā)人★上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文7、反線反線位于發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色線條，線寬約2.25磅。247、反線反線位于發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬主體正文主體包括：1、標(biāo)題2、主送機(jī)關(guān)3、正文4、附件6、公文生效標(biāo)識7、附注25主體正文主體包括：1、標(biāo)題2、主送機(jī)關(guān)3、正文4、附件紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布。

注意標(biāo)題的斷行。

考慮到許多機(jī)器中沒有小標(biāo)宋字體，可變通采用宋體字。省疾控中心公文標(biāo)題字采用小2號宋體字加粗。

公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，不用標(biāo)點符號。1、標(biāo)題26紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居

標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體標(biāo)識，回行時仍頂格。最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。

標(biāo)識主送機(jī)關(guān)時應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化的簡稱，同類型的主送機(jī)關(guān)可標(biāo)統(tǒng)稱，如：各市、縣(區(qū))疾病預(yù)防控制中心。2、主送機(jī)關(guān)27標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體標(biāo)識，回行時仍頂格

如果主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移到版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

如果僅差1行就可以不擠出正文時，主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下可不空1行。

布告、公告、通告等公布性公文，不寫主送機(jī)關(guān)；非法定公文之外的各種計劃、報表、規(guī)章、條例等不寫主送機(jī)關(guān)。28如果主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送3、正文

位置：主送機(jī)關(guān)名稱下1行，第個自然段左空2字，回行頂格。

結(jié)構(gòu)：正文的結(jié)構(gòu)一般由開頭(導(dǎo)語)、主體、結(jié)語三部分組成。

字體字號：3號仿宋。正文中的小標(biāo)題用3號小標(biāo)宋體字或黑體字。

正文中的數(shù)字、年份不能回行。

要求文字簡練，觀點明確，邏輯嚴(yán)密，文理通順，標(biāo)點符號準(zhǔn)確。293、正文位置：主送機(jī)關(guān)名稱下1行，第個自然段左空2字4、附件

公文正文中有些圖表、名單等內(nèi)容，若穿插在正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系，造成閱讀上的不便，此時應(yīng)從正文中抽出這些內(nèi)容，作為附件單獨表述。

附件應(yīng)在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號和名稱。

附件序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱后不加標(biāo)點符號。如：附件：1、×××××××××××××

2、×××××××××××××304、附件公文正文中有些圖表、名單等內(nèi)容，若穿插在正文5、公文生效標(biāo)識公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章、簽署人姓名、生效時間。公文生效標(biāo)識有兩種情況，一種是單一發(fā)文，另一種是聯(lián)合發(fā)文。

成文日期

特殊情況說明

印章

單一發(fā)文

聯(lián)合發(fā)文315、公文生效標(biāo)識公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式

成文日期成文日期是公文生效的時間，是公文的重要內(nèi)容，公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“O”。由于印章要蓋在成文日期上，所以成文日期要依印章的位置而定。Word文檔在菜單欄點擊“插入”中的“日期和時間”，選擇中文格式。32成文日期成文日期是公文生效的時間，是公文的重要內(nèi)

印章印章是公文生效標(biāo)志，是鑒定公文真?zhèn)蔚闹匾獦?biāo)志，除會議紀(jì)要以外，不加蓋印章的公文為無效公文。

單一發(fā)文單一機(jī)關(guān)印發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字，加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正，居中下壓成文日期。上距正文1行之內(nèi)也就是不到1行的空白，這是為了防止變造公文，因為如果空白過大，就容易被人私自加入其他內(nèi)容。33印章印章是公文生效標(biāo)志，是鑒定公文真?zhèn)蔚闹匾獦?biāo)志

聯(lián)合發(fā)文當(dāng)聯(lián)合發(fā)文需加蓋2個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交、相切，相距不超過3mm。只能采用同種加蓋印章方式，要下套均下套，要中套均中套，以保證印章排列整齊、美觀。當(dāng)聯(lián)合發(fā)文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上，印章之間互不相交、相切。每排最多排3個印章，兩端不得超出版心。最后一排如余1個或2個印章時，居中排布。在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。34聯(lián)合發(fā)文34附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明。如：此件發(fā)至縣團(tuán)級、此件可見報等。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下1行。7、附注注意：附注不是對公文內(nèi)容作出解釋或注釋。對公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號或句外括號的方式解決。35附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明。版記版記的要素包括：1、主題詞2、抄送機(jī)關(guān)3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期4、版記的位置5、版記中的反線6、頁碼7、表格36版記版記的要素包括：1、主題詞2、抄送機(jī)關(guān)3、印發(fā)機(jī)關(guān)1、主題詞“主題詞”三字用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。主題詞依次以類別詞、類屬詞、文種三部分標(biāo)注，一般不超過5個，不少于3個。如《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的主題詞是：文秘工作、公文、辦法、通知，“文秘工作”是類別詞，“公文”、“辦法”是類屬詞，“通知”是文種。371、主題詞“主題詞”三字用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，2、抄送機(jī)關(guān)主題詞之下1行，左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識?！俺汀焙髽?biāo)全角冒號，抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。若主送機(jī)關(guān)過多或使用“會議紀(jì)要”文種時，要在主題詞之下，抄送之上標(biāo)識主送機(jī)關(guān)，標(biāo)識方法同抄送。382、抄送機(jī)關(guān)主題詞之下1行，左右各空1字，用3號仿宋體3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)時在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

393、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)時4、版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一面（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。版記各個要素之下均要加一條反線，寬度同版心。加反線的目的一是區(qū)別版記中的各要素，二是美觀。5、版記中的反線404、版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一面（封四），版記的6、頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。這是為了防止在空白頁私加文字。416、頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣7、表格橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)。單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角；單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。這樣放置可保證連續(xù)編排的表格可以依次順序向下看，否則有可能出現(xiàn)單雙頁表格全部放在釘口一邊或切口一邊，閱讀公文時就要反復(fù)顛倒著看，很不方便。公文如需A3型表格，而且是作為公文正文的最后一頁時，為避免表格的脫落，應(yīng)使表格處于封三之前位置，而不應(yīng)將表格粘貼在封四上。427、表格橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)。單三、法定公文文種疾控機(jī)構(gòu)常用的公文種類：通知、報告、請示、函、通報、會議紀(jì)要等。（一）通知（二）報告（三）請示（四）函（五）通報（六）會議紀(jì)要43三、法定公文文種疾控機(jī)構(gòu)常用的公文種類：通知通知大多屬于下行公文

印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于印發(fā)本級機(jī)關(guān)，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。（一）通知

發(fā)布規(guī)章

任免、聘用通知：用于任免或聘用工作人員等。

事務(wù)性通知：用于上級機(jī)關(guān)對下級就某一具體事項布置工作，交待任務(wù)。

知照性通知：用于告之各有關(guān)方面周知的事項。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、平級均可發(fā)送。

批示性通知：上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)某一項工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時，可使用通知。44通知大多屬于下行公文（一）通知發(fā)布規(guī)章任免、（二）報告報告屬于上行公文向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問等。一般產(chǎn)生于事后或事情過程中。

報告的特點：上級對下級的報告通常情況下不答復(fù)，因為你是向我報告，我知道了。因此切忌將報告提出的建議或意見當(dāng)作請示，要求上級指示或批準(zhǔn)?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。

報告的種類：綜合性報告、專題性報告、回復(fù)性報告45（二）報告報告屬于上行公文45（三）請示請示屬于上行公文，向上級機(jī)關(guān)請求指導(dǎo)、批準(zhǔn)。請示產(chǎn)生于事前，不可“先斬后奏”，這是區(qū)別于報告的主要特征之一。

請示的用法：

上級明確規(guī)定必須請示批準(zhǔn)才能辦理的事項；

對現(xiàn)行方針、政策、規(guī)章、制度不甚了解；

工作中發(fā)生了新情況、新問題，而又無章可循；

因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級重新指示；

因意見分歧，無法統(tǒng)一，難于工作，有待上級裁決；超出本級權(quán)限，需要上級機(jī)關(guān)明確指示的；

因事關(guān)重大，為防止工作失誤，需上級審核的事項。46（三）請示請示屬于上行公文，向上級機(jī)關(guān)請求指導(dǎo)、批準(zhǔn)。（四）函公文分為“文件式”公文和“信函式”公文，兩者最明顯的標(biāo)志是：信函式公文發(fā)文機(jī)關(guān)名稱不標(biāo)識“文件”二字。函俗稱信件。公函與私函的區(qū)別：公函談的是公務(wù)，主要內(nèi)容多用標(biāo)題揭示，而私函談的是個人私事，無標(biāo)題。

公函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

函是平行文，多數(shù)用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間，但除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。47（四）函公文分為“文件式”公文和“信函式”公文，兩者最

函可分為洽談事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報送材料函等等。

按性質(zhì)分，可以分為公函和便函。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動往來；便函用于日常事務(wù)性工作的處理，不屬于正式公文，沒有公文格式要求，一般采用書信格式，不擬標(biāo)題，不用發(fā)文字號，只有上下款和日期，發(fā)出時可蓋公章，也可簽個人姓名。

按發(fā)文目的分，可分為發(fā)函和復(fù)函。發(fā)函即主動提出公事事項所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。48函可分為洽談事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、發(fā)文字號：位于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識?！靶藕健惫暮苌偻瑫r出現(xiàn)份數(shù)序號、密級、緊急程度，如有，位于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識。標(biāo)題：發(fā)文字號下空1行標(biāo)識。首頁不顯示頁碼。每行居中排28個字。最后一行（第22行）文字下邊緣與文武線距離6mm。其他各要素的標(biāo)識方法同“文件式”公文格式。49發(fā)文字號：位于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識。49（五）通報通報屬于下行公文

表彰性通報：用來表彰先進(jìn)，介紹單位或個人成功的經(jīng)驗。

批評性通報：用來批評后進(jìn)，糾正錯誤，打擊歪風(fēng)，指出有關(guān)單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

情況性通報：用于傳達(dá)上級重要精神，溝通信息，互通情況。50（五）通報通報屬于下行公文50（六）會議紀(jì)要會議紀(jì)要是根據(jù)會議情況、記錄等各種材料，經(jīng)過綜合整理而形成的概括性強(qiáng)、凝煉度高的文件，具有情況通報、執(zhí)行依據(jù)等作用。會議紀(jì)要屬紀(jì)實性公文，產(chǎn)生于會議后期或會后，具有廣泛的實用價值，尚待決議的、不同意見等，均可寫入紀(jì)要。

特點

紀(jì)實性：會議紀(jì)要必須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀(jì)實，不能隨意增減和更改內(nèi)容，任何不真實的材料都不能寫進(jìn)紀(jì)要。

概括性：以極為簡潔精煉的文字高度概括會議的內(nèi)容和結(jié)論。51（六）會議紀(jì)要會議紀(jì)要是根據(jù)會議情況、記錄等各種材料，四、公文處理《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三條：公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文辦理分收文和發(fā)文兩個部分。(一)、收文(二)、發(fā)文(三)、行文規(guī)則及要求(四)、公文常用詞組(五)、公文送達(dá)52四、公文處理《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三條(一)、收文《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十條：收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

收文的原則：及時、準(zhǔn)確、安全。因此文秘人員在收文辦理中必須做到：

講究時效、準(zhǔn)確無誤、安全保密。

1、簽收公文簽收一般由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)，簽收的目的是為了明確公文交接雙方的責(zé)任，意味著公文已經(jīng)送達(dá)。53(一)、收文《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十條：收

2、登記收到應(yīng)當(dāng)?shù)怯浀奈募?，要對文件的來源、編號、主要?nèi)容、處理意見、去向等情況進(jìn)行記錄，這是來文的“戶口簿”。登記的形式：簿式、卡片式、聯(lián)單式。（省中心采用簿式）

登記的方法：有流水登記法、分類登記法。（省中心采用流水登記法）

登記的范圍：上級機(jī)關(guān)文件、平級機(jī)關(guān)商洽問題并需要回復(fù)的文件、下級機(jī)關(guān)文件。

3、審核《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十一條：收到下級機(jī)關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。542、登記54

4、擬辦對符合本辦法規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示。（省疾控中心由辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見）

5、批辦是在擬辦基礎(chǔ)上進(jìn)行的，一般由領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人批辦。有的機(jī)關(guān)也可采取擬辦和批辦相結(jié)合，直接批辦。

批辦應(yīng)注意：

①批辦的意見要直接、明確、簡明扼要，指明承辦部門或具體承辦人；

②批辦人要在批辦意見之后署名注明批辦日期；

③批辦意見必須寫在“文件處理單”中的批辦欄內(nèi)554、擬辦55

6、承辦有關(guān)部門或人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見，處理公文，是具體解決問題的關(guān)鍵階段，也是檢驗一個單位工作質(zhì)量和效率的重要標(biāo)志。承辦部門對交辦的批件必須件件有著落，事事有回音。

7、催辦緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。

催辦方法：電話催辦、發(fā)函催辦、登門催辦、約請承辦部門來人匯報。566、承辦56(二)、發(fā)文《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十四條：發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核（校對）、繕(shàn)印、用印、登記、分發(fā)等程序。1、草擬公文2、核稿3、簽發(fā)4、復(fù)核（校對）5、繕(shàn)印57(二)、發(fā)文《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十四條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

⑴符合國家的法律、法規(guī)及上級機(jī)關(guān)的指示精神，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。⑵全面、準(zhǔn)確地反映客觀實際情況，提出的要求、措施切實可行。⑶開門見山，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清晰，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅簡短。1、草擬公文58草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：1、草擬公文58⑷正確使用格式、文種。公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。公文種類主要有：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。⑸重要公文應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)人親自動手或親自主持、指導(dǎo)。⑹對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)當(dāng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文，并請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽。⑺聯(lián)合發(fā)文時，公文一般由主辦單位起草。59⑷正確使用格式、文種。公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十七條：公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點：

①是否確實需要行文

②行文方式是否妥當(dāng)

③是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求

④公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。2、核稿60《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十七條：公文送負(fù)責(zé)人簽簽發(fā)是發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿進(jìn)行最后審定、簽署印發(fā)，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人履行職權(quán)、承擔(dān)責(zé)任的體現(xiàn)?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十八條：以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3、簽發(fā)61簽發(fā)是發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿進(jìn)行最后審定、簽署印發(fā)，是公文正式印制前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的重點：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。復(fù)核工作多數(shù)情況是和校對同步進(jìn)行的。校對是以簽發(fā)文稿為依據(jù)，對準(zhǔn)備繕印的文件清樣（底版）進(jìn)行校訂，以保證公文質(zhì)量。校對一般要進(jìn)行三次。4、復(fù)核（校對）62公文正式印制前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的重點：4、復(fù)核經(jīng)過簽發(fā)、審核、校對程序后，對定稿的公文進(jìn)行繕印?？樣〉男问剑嚎槍?、打印、復(fù)印、膠印等。用印、登記、分發(fā)（略）5、繕(shàn)印63經(jīng)過簽發(fā)、審核、校對程序后，對定稿的公文進(jìn)行繕印。（三）、行文規(guī)則及要求1、向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機(jī)關(guān)。（《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十條）2、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。（第二十三條）3、政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。（第十六條）64（三）、行文規(guī)則及要求1、向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行4、公文中應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字的之外）。

5、應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。6、引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。7、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。8、引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。9、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”、第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。10、不得越級請示和報告。（第十四條）654、公文中應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層11、“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。（第二十一條）12、“報告”中不得夾帶請示事項。

（第二十一條）13、除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。（第二十二條）14、部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外，不得對外正式行文。（第十五條）15、擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合公文存檔要求。6611、“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要（五）、公文送達(dá)公文送達(dá)也稱公文傳遞，是指通過一定的方式把文件傳送到收文單位。分內(nèi)傳遞和外傳遞。1、內(nèi)傳遞是通過收發(fā)室或文件交換站進(jìn)行傳遞2、外傳遞是通過機(jī)要、郵電部門或?qū)Ｈ送哆f。3、公文傳遞過程要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件的安全。4、除一般公文可以通過事后確認(rèn)的方法外，公文送達(dá)時應(yīng)當(dāng)簽收。67（五）、公文送達(dá)公文送達(dá)也稱公文傳遞，是指通過一定的1、公文由文秘部門（辦公室）或?qū)Ｂ毴藛T管理。統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。2、除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公廳(室)主任批準(zhǔn)，公文可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。3、公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。五、公文管理681、公文由文秘部門（辦公室）或?qū)Ｂ毴藛T管理。統(tǒng)一收發(fā)、4、不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公廳(室)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文(含密碼電報)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。5、公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。6、歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。694、不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公廳(室7、聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理(立卷)、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。8、本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理(立卷)、歸檔。9、歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。707、聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理(立卷)、歸檔，六、印章管理規(guī)定(一)法律依據(jù)(二)印章規(guī)格(三)制作要求(四)印章的管理和使用71六、印章管理規(guī)定(一)法律依據(jù)711993年國務(wù)院印發(fā)的《國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位印章的規(guī)定》(國發(fā)〔1993〕21號)文件同時廢止。(一)法律依據(jù)關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團(tuán)體印章管理的規(guī)定國發(fā)〔1999〕25號1999年10月31日起施行721993年國務(wù)院印發(fā)的《國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)(二)印章規(guī)格圓形

1、國務(wù)院直徑6厘米，中央刊國徽，國徽外刊機(jī)關(guān)名稱，自左而右環(huán)形，國務(wù)院自制。

2、各省、自治區(qū)、直轄市人民政府和國務(wù)院辦公廳、各部委直徑5厘米，中央刊國徽，國徽外刊機(jī)關(guān)名稱，自左而右環(huán)形，由國務(wù)院制發(fā)。

3、國務(wù)院直屬機(jī)構(gòu)、辦事機(jī)構(gòu)直徑:正部級5厘米、副部級4.5厘米，中央刊國徽，國徽外刊機(jī)關(guān)名稱，自左而右環(huán)形，由國務(wù)院制發(fā)。

4、國務(wù)院直屬事業(yè)單位直徑:正部級5厘米、副部級4.5厘米，中央:有行政職能的刊國徽，無行政職能的刊五角星，外刊機(jī)關(guān)名稱，自左而右環(huán)形，由國務(wù)院制發(fā)。73(二)印章規(guī)格圓形73

5、自治州、市、縣(區(qū))級政府直徑4.5厘米，中央刊國徽，國徽外刊機(jī)關(guān)名稱，自左而右環(huán)形，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府制發(fā)。

6、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))政府直徑4.2厘米，中央刊五角星，五角星外刊機(jī)關(guān)名稱，自左而右環(huán)形，由縣人民政府制發(fā)。

7、企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體直徑不大于4.5厘米，中央刊五角星，五角星外刊機(jī)關(guān)名稱，自左而右環(huán)形，制發(fā)辦法由公安部門規(guī)定。

8、鋼印國務(wù)院鋼印直徑4.2厘米，其他不得大于4.2厘米，小于3.5厘米。

9、經(jīng)濟(jì)合同章、財務(wù)專用章樣式、名稱應(yīng)與本單位印章有所區(qū)別，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)同意后刻制。745、自治州、市、縣(區(qū))級政府直徑4.5厘米，中央刊文字：簡化漢字或簡化漢字并刊相應(yīng)的民族文字。字體：宋體(三)制作要求75文字：簡化漢字(三)制作要求75

①建立健全印章管理制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得使用單位印章。

②單位印章和法定代表人名章必須由辦公室管理，指定專人保管印章。

③遵守印章與印章專管人同步出現(xiàn)的規(guī)定。非經(jīng)特別許可，不得將印章帶出辦公室。

④嚴(yán)禁在沒有填寫內(nèi)容的空白介紹信、白紙、表格上加蓋印章。(四)印章的管理和使用76①建立健全印章管理制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批七、校對符號及其用法文件從寫作到結(jié)束，有一個修改過程，刪節(jié)或增補(bǔ)等等，需要有公認(rèn)的符號來表明，以便接受者清楚地會意。校對符號所代表的不是所傳播的信息內(nèi)容本身，而是表達(dá)信息內(nèi)容改動的符號。編輯、修改稿件必須按照《中華人民共和國專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)校對符號及其用法》，方能保證信息的準(zhǔn)確傳遞。

校對符號原本用于編輯和校對人員以及排版工人之間所用的“聯(lián)絡(luò)語言”，但實際運用范圍已經(jīng)擴(kuò)大。特別是現(xiàn)在廣泛應(yīng)用電腦，許多稿件都是電腦打印的，行距、字距都較窄，在中間修改就顯得雜亂不清，特別是要增添內(nèi)容不容易。如用校對符號來修改，就顯得比較清楚、規(guī)范，也便于電腦錄入人員操作。77七、校對符號及其用法文件從寫作到結(jié)束，有一個常用校對符號改正：刪除：增補(bǔ)：轉(zhuǎn)正：對調(diào)：轉(zhuǎn)移：接排：另起段：移動：排齊：加大空距：減小空距：分開：保留：替換：說明：改正上下角：空字距：78常用校對符號改正：刪除：增補(bǔ)：轉(zhuǎn)正：對調(diào)：轉(zhuǎn)移：接排：另起段八、公文中的常見錯誤（一）公文標(biāo)題常見病例（二）發(fā)文字號常見病例（三）公文常見錯字詞（四）公文用語誤區(qū)（五）公文常見的邏輯錯誤79八、公文中的常見錯誤（一）公文標(biāo)題常見病例（二）發(fā)文字號常見（一）公文標(biāo)題常見病例1、要素不全2、亂用文種3、隸屬不清4、提煉不精5、題不達(dá)義6、用詞重疊7、濫用符號8、標(biāo)注不規(guī)范80（一）公文標(biāo)題常見病例1、要素不全80（二）發(fā)文字號常見病例6、字體、字號、位置不標(biāo)準(zhǔn)

(3號仿宋，“文中函右”)

1、搭配虛字如：皖疾控地字〔2005〕第5號

這里的“字”“第”屬多余，應(yīng)刪除2、要素顛倒如：〔2005〕皖疾控地5號3、年號不全如：衛(wèi)防辦〔99〕5號4、用錯括號如：皖疾控地(2005)5號衛(wèi)防辦［1999］5號。5、亂設(shè)虛位如：皖疾控地〔2005〕005號81（二）發(fā)文字號常見病例6、字體、字號、位置不標(biāo)準(zhǔn)1、搭配虛（三）公文常見錯字詞有一篇公文原本是寫“堅定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策”，由于校對疏忽，寫成了“堅定不夠地執(zhí)行黨的路線、方針、政策”。一字之差，意思卻截然相反。又如把“務(wù)必”寫成“忽必”“倍受親睞”寫成了“備受親睞”“切忌”寫成了“切記”“下榻”寫成了“下塌”“即使”寫成了“既使”82（三）公文常見錯字詞有一篇公文原本是寫“堅定不移地執(zhí)（四）公文用語誤區(qū)公文應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的書面語言，使用口語不僅不規(guī)范，而且含義模糊，1、使用口語化語言結(jié)構(gòu)公式化最顯著的特點就是八股腔。還有所謂：堅持一個×字，突出一個×字，把握一個×字，牢記一個×字，圍繞一個×字，落實一個×字?！坝捎诜N種原因”，究竟是什么原因，讀者不得而知，其實就是不愿說實話，想蒙混過關(guān)。2、公式化結(jié)構(gòu)83（四）公文用語誤區(qū)公文應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的書面語言，使用口提問與解答環(huán)節(jié)QuestionsAndAnswers84提問與解答環(huán)節(jié)84謝謝聆聽·學(xué)習(xí)就是為了達(dá)到一定目的而努力去干,是為一個目標(biāo)去戰(zhàn)勝各種困難的過程,這個過程會充滿壓力、痛苦和挫折LearningIsToAchieveACertainGoalAndWorkHard,IsAProcessToOvercomeVariousDifficultiesForAGoal85謝謝聆聽LearningIsToAchieveAC辦公室公文處理

安徽省疾病預(yù)防控制中心姚琪

二〇〇六年十月二十日

辦公室公文處理一、公文的定義二、公文格式三、法定公文文種四、公文處理五、公文管理六、印章管理規(guī)定七、校對符號及其用法八、公文中的常見錯誤86辦公室公文處理

辦公室公文處理一、公文的定義

（1993年11月21日國務(wù)院辦公廳發(fā)布，1994年1月1日起施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》同時廢止）

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二條：行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報，下同)，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。一、公文的定義《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布2001年1月1日起施行87（1993年11月21日國務(wù)院辦公廳發(fā)布，1994年(一)、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》二、公文格式(二)、《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》(三)、公文中各要素88(一)、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》二、公文格式(二)、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國務(wù)院辦公廳秘書局編二000年十一月(國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日批準(zhǔn))(一)、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國標(biāo)：GB/T9704-1999本標(biāo)準(zhǔn)的

適用范圍：本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機(jī)關(guān)的公文，其他機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的公文可參照執(zhí)行。所謂參照執(zhí)行就是可以結(jié)合自己的實際執(zhí)行。89《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》(一)、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國標(biāo)(二)、《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》①排版規(guī)格：②公文用紙：③公文用紙幅面：⑥裝訂要求：⑤圖文顏色：④頁邊和版心：90(二)、《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》①排版規(guī)格：②公文①排版規(guī)格：★每面22行，每行28個字。(Word文檔頁邊距：上下左右均為2.5厘米)★字間距為“標(biāo)準(zhǔn)”字距，指一個漢字所占的空

間，即兩個字節(jié)。以3號字高度加3號字高度7/8

倍的距離為一基準(zhǔn)行，即“段落”中的單倍行距。91①排版規(guī)格：★每面22行，每行28個字。6②公文用紙：★紙張定量：

60g/m2-80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印；★紙張白度：85%-90%；★橫向耐折度：≥15次；★不透明度：≥85%★

PH值：7.5-9.5：通常情況是用70克膠版印刷紙或復(fù)印紙。92②公文用紙：★紙張定量：

60g/m2-80g/③公文用紙幅面：國準(zhǔn)中規(guī)定用國際標(biāo)準(zhǔn)紙型：A4幅面尺寸為：210mm×297mm93③公文用紙幅面：國準(zhǔn)中規(guī)定用國際標(biāo)準(zhǔn)紙型：A48④頁邊和版心：★公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：

37mm±1mm

★公文用紙訂口（左白邊）為：

28mm±1mm

★版心尺寸為：

156mm×225mm（不含頁碼）94④頁邊和版心：★公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：9⑤圖文顏色：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、反線、印章為紅色其余部分均為黑色95⑤圖文顏色：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、反線、印章為紅色10⑥裝訂要求：★騎馬訂或平訂的訂位為：兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處；★平訂釘鋸與書脊間的距離為：

3mm-5mm96⑥裝訂要求：★騎馬訂或平訂的訂位為：11《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

★

置于公文首頁紅色反線（寬度同版芯，即156mm）以上的各要素。

★

置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素。

★

置于主題詞以下的各要素。眉首主體版記(三)、公文中各要素97《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》將組成公文的各要素劃分為眉首、主眉首眉首的要素包括：1、公文份數(shù)序號2、秘密等級和保密期限3、緊急程度4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識5、發(fā)文字號6、簽發(fā)人7、反線98眉首眉首的要素包括：1、公文份數(shù)序號2、秘密等級和保密1、公文份數(shù)序號★

并不是所有的公文都要編制份數(shù),《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十條第一款第一項：涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號?！?/p>

公文份數(shù)序號用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。一般至少編兩位，即“01”。如果只編壹位“1”會使人不知其意，以為是誤印上去的。991、公文份數(shù)序號★并不是所有的公文都要編制份數(shù),《國家行政2、秘密等級和保密期限

“絕密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；

“機(jī)密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；

“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。①秘密等級包括：絕密、機(jī)密、秘密1002、秘密等級和保密期限“絕密”是最重要的國家秘密，泄露保密期限是對密級公文時效的說明。國家保密機(jī)構(gòu)的要求是在密級程度后標(biāo)注保密期限，并在秘密等級和保密期限之間用★隔開，此時秘密等級兩字之間不空1字距離，以免字段過長。如：絕密★三個月②秘密等級秘密等級用3號黑體字頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。101保密期限是對密級公文時效的說明。國家保密機(jī)構(gòu)的要求是3、緊急程度

★

緊急程度主要是對公文送達(dá)時限的要求?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。

★

緊急程度用3號黑體字頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如果同時標(biāo)識秘密等級和緊急程度時，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。1023、緊急程度★緊急程度主要是對公文送達(dá)時限的要求。《國4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”兩字組成。聯(lián)合行文時，主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。發(fā)文機(jī)關(guān)過多時，必須保證首頁顯示正文，可采用縮小發(fā)文機(jī)關(guān)字號，縮小行距的辦法。1034、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)★

平行文或下行文：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣25mm（約2行），這2行用于標(biāo)識份數(shù)序號、密級、緊急程度，即使這3項要素均不需要標(biāo)識，也要留出這段空白。因此，在設(shè)計文件紅頭時，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭：37mm+25mm=62mm的位置。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識位置104★平行文或下行文：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識位置19★

上行文：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣80mm，即要留出80mm-25mm=55mm的空白供上級機(jī)關(guān)批示文件用。也就是說上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭：37mm+25mm+55mm=117mm

105★上行文：205、發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號組成。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。發(fā)文字號應(yīng)盡量簡化。發(fā)文字號在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，反線之上4mm處用3號仿宋體字居中排布。

發(fā)文字號位置：1065、發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序

★

年份要用全稱：〔2005〕，不能簡化為：“04”、“05”。

★

年份要用六角括號“〔〕”括起來。注意不要用圓特號，因為當(dāng)引用公文時，標(biāo)題后面的發(fā)文字號要用圓括號“()”括起。發(fā)文字號要求：★

序號是發(fā)文的流水號，序號不編虛位，即1不編為001，不加“第”、“字”等虛字。107★年份要用全稱：〔2005〕，不能簡化為：“04”、“6、簽發(fā)人

★

上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

★

簽發(fā)人標(biāo)識僅在上行文中才出現(xiàn)，其目的是讓上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報的事項負(fù)責(zé)。1086、簽發(fā)人★上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文7、反線反線位于發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色線條，線寬約2.25磅。1097、反線反線位于發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬主體正文主體包括：1、標(biāo)題2、主送機(jī)關(guān)3、正文4、附件6、公文生效標(biāo)識7、附注110主體正文主體包括：1、標(biāo)題2、主送機(jī)關(guān)3、正文4、附件紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布。

注意標(biāo)題的斷行。

考慮到許多機(jī)器中沒有小標(biāo)宋字體，可變通采用宋體字。省疾控中心公文標(biāo)題字采用小2號宋體字加粗。

公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，不用標(biāo)點符號。1、標(biāo)題111紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居

標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體標(biāo)識，回行時仍頂格。最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。

標(biāo)識主送機(jī)關(guān)時應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化的簡稱，同類型的主送機(jī)關(guān)可標(biāo)統(tǒng)稱，如：各市、縣(區(qū))疾病預(yù)防控制中心。2、主送機(jī)關(guān)112標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體標(biāo)識，回行時仍頂格

如果主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移到版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

如果僅差1行就可以不擠出正文時，主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下可不空1行。

布告、公告、通告等公布性公文，不寫主送機(jī)關(guān)；非法定公文之外的各種計劃、報表、規(guī)章、條例等不寫主送機(jī)關(guān)。113如果主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送3、正文

位置：主送機(jī)關(guān)名稱下1行，第個自然段左空2字，回行頂格。

結(jié)構(gòu)：正文的結(jié)構(gòu)一般由開頭(導(dǎo)語)、主體、結(jié)語三部分組成。

字體字號：3號仿宋。正文中的小標(biāo)題用3號小標(biāo)宋體字或黑體字。

正文中的數(shù)字、年份不能回行。

要求文字簡練，觀點明確，邏輯嚴(yán)密，文理通順，標(biāo)點符號準(zhǔn)確。1143、正文位置：主送機(jī)關(guān)名稱下1行，第個自然段左空2字4、附件

公文正文中有些圖表、名單等內(nèi)容，若穿插在正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系，造成閱讀上的不便，此時應(yīng)從正文中抽出這些內(nèi)容，作為附件單獨表述。

附件應(yīng)在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號和名稱。

附件序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱后不加標(biāo)點符號。如：附件：1、×××××××××××××

2、×××××××××××××1154、附件公文正文中有些圖表、名單等內(nèi)容，若穿插在正文5、公文生效標(biāo)識公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章、簽署人姓名、生效時間。公文生效標(biāo)識有兩種情況，一種是單一發(fā)文，另一種是聯(lián)合發(fā)文。

成文日期

特殊情況說明

印章

單一發(fā)文

聯(lián)合發(fā)文1165、公文生效標(biāo)識公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式

成文日期成文日期是公文生效的時間，是公文的重要內(nèi)容，公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“O”。由于印章要蓋在成文日期上，所以成文日期要依印章的位置而定。Word文檔在菜單欄點擊“插入”中的“日期和時間”，選擇中文格式。117成文日期成文日期是公文生效的時間，是公文的重要內(nèi)

印章印章是公文生效標(biāo)志，是鑒定公文真?zhèn)蔚闹匾獦?biāo)志，除會議紀(jì)要以外，不加蓋印章的公文為無效公文。

單一發(fā)文單一機(jī)關(guān)印發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字，加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正，居中下壓成文日期。上距正文1行之內(nèi)也就是不到1行的空白，這是為了防止變造公文，因為如果空白過大，就容易被人私自加入其他內(nèi)容。118印章印章是公文生效標(biāo)志，是鑒定公文真?zhèn)蔚闹匾獦?biāo)志

聯(lián)合發(fā)文當(dāng)聯(lián)合發(fā)文需加蓋2個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交、相切，相距不超過3mm。只能采用同種加蓋印章方式，要下套均下套，要中套均中套，以保證印章排列整齊、美觀。當(dāng)聯(lián)合發(fā)文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上，印章之間互不相交、相切。每排最多排3個印章，兩端不得超出版心。最后一排如余1個或2個印章時，居中排布。在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。119聯(lián)合發(fā)文34附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明。如：此件發(fā)至縣團(tuán)級、此件可見報等。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下1行。7、附注注意：附注不是對公文內(nèi)容作出解釋或注釋。對公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號或句外括號的方式解決。120附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明。版記版記的要素包括：1、主題詞2、抄送機(jī)關(guān)3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期4、版記的位置5、版記中的反線6、頁碼7、表格121版記版記的要素包括：1、主題詞2、抄送機(jī)關(guān)3、印發(fā)機(jī)關(guān)1、主題詞“主題詞”三字用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。主題詞依次以類別詞、類屬詞、文種三部分標(biāo)注，一般不超過5個，不少于3個。如《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的主題詞是：文秘工作、公文、辦法、通知，“文秘工作”是類別詞，“公文”、“辦法”是類屬詞，“通知”是文種。1221、主題詞“主題詞”三字用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，2、抄送機(jī)關(guān)主題詞之下1行，左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識?！俺汀焙髽?biāo)全角冒號，抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。若主送機(jī)關(guān)過多或使用“會議紀(jì)要”文種時，要在主題詞之下，抄送之上標(biāo)識主送機(jī)關(guān)，標(biāo)識方法同抄送。1232、抄送機(jī)關(guān)主題詞之下1行，左右各空1字，用3號仿宋體3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)時在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

1243、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)時4、版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一面（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。版記各個要素之下均要加一條反線，寬度同版心。加反線的目的一是區(qū)別版記中的各要素，二是美觀。5、版記中的反線1254、版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一面（封四），版記的6、頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。這是為了防止在空白頁私加文字。1266、頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣7、表格橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)。單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角；單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。這樣放置可保證連續(xù)編排的表格可以依次順序向下看，否則有可能出現(xiàn)單雙頁表格全部放在釘口一邊或切口一邊，閱讀公文時就要反復(fù)顛倒著看，很不方便。公文如需A3型表格，而且是作為公文正文的最后一頁時，為避免表格的脫落，應(yīng)使表格處于封三之前位置，而不應(yīng)將表格粘貼在封四上。1277、表格橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)。單三、法定公文文種疾控機(jī)構(gòu)常用的公文種類：通知、報告、請示、函、通報、會議紀(jì)要等。（一）通知（二）報告（三）請示（四）函（五）通報（六）會議紀(jì)要128三、法定公文文種疾控機(jī)構(gòu)常用的公文種類：通知通知大多屬于下行公文

印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于印發(fā)本級機(jī)關(guān)，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。（一）通知

發(fā)布規(guī)章

任免、聘用通知：用于任免或聘用工作人員等。

事務(wù)性通知：用于上級機(jī)關(guān)對下級就某一具體事項布置工作，交待任務(wù)。

知照性通知：用于告之各有關(guān)方面周知的事項。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、平級均可發(fā)送。

批示性通知：上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)某一項工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時，可使用通知。129通知大多屬于下行公文（一）通知發(fā)布規(guī)章任免、（二）報告報告屬于上行公文向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問等。一般產(chǎn)生于事后或事情過程中。

報告的特點：上級對下級的報告通常情況下不答復(fù)，因為你是向我報告，我知道了。因此切忌將報告提出的建議或意見當(dāng)作請示，要求上級指示或批準(zhǔn)?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。

報告的種類：綜合性報告、專題性報告、回復(fù)性報告130（二）報告報告屬于上行公文45（三）請示請示屬于上行公文，向上級機(jī)關(guān)請求指導(dǎo)、批準(zhǔn)。請示產(chǎn)生于事前，不可“先斬后奏”，這是區(qū)別于報告的主要特征之一。

請示的用法：

上級明確規(guī)定必須請示批準(zhǔn)才能辦理的事項；

對現(xiàn)行方針、政策、規(guī)章、制度不甚了解；

工作中發(fā)生了新情況、新問題，而又無章可循；

因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級重新指示；

因意見分歧，無法統(tǒng)一，難于工作，有待上級裁決；超出本級權(quán)限，需要上級機(jī)關(guān)明確指示的；

因事關(guān)重大，為防止工作失誤，需上級審核的事項。131（三）請示請示屬于上行公文，向上級機(jī)關(guān)請求指導(dǎo)、批準(zhǔn)。（四）函公文分為“文件式”公文和“信函式”公文，兩者最明顯的標(biāo)志是：信函式公文發(fā)文機(jī)關(guān)名稱不標(biāo)識“文件”二字。函俗稱信件。公函與私函的區(qū)別：公函談的是公務(wù)，主要內(nèi)容多用標(biāo)題揭示，而私函談的是個人私事，無標(biāo)題。

公函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

函是平行文，多數(shù)用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間，但除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。132（四）函公文分為“文件式”公文和“信函式”公文，兩者最

函可分為洽談事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報送材料函等等。

按性質(zhì)分，可以分為公函和便函。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動往來；便函用于日常事務(wù)性工作的處理，不屬于正式公文，沒有公文格式要求，一般采用書信格式，不擬標(biāo)題，不用發(fā)文字號，只有上下款和日期，發(fā)出時可蓋公章，也可簽個人姓名。

按發(fā)文目的分，可分為發(fā)函和復(fù)函。發(fā)函即主動提出公事事項所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。133函可分為洽談事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、發(fā)文字號：位于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識?！靶藕健惫暮苌偻瑫r出現(xiàn)份數(shù)序號、密級、緊急程度，如有，位于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識。標(biāo)題：發(fā)文字號下空1行標(biāo)識。首頁不顯示頁碼。每行居中排28個字。最后一行（第22行）文字下邊緣與文武線距離6mm。其他各要素的標(biāo)識方法同“文件式”公文格式。134發(fā)文字號：位于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識。49（五）通報通報屬于下行公文

表彰性通報：用來表彰先進(jìn)，介紹單位或個人成功的經(jīng)驗。

批評性通報：用來批評后進(jìn)，糾正錯誤，打擊歪風(fēng)，指出有關(guān)單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

情況性通報：用于傳達(dá)上級重要精神，溝通信息，互通情況。135（五）通報通報屬于下行公文50（六）會議紀(jì)要會議紀(jì)要是根據(jù)會議情況、記錄等各種材料，經(jīng)過綜合整理而形成的概括性強(qiáng)、凝煉度高的文件，具有情況通報、執(zhí)行依據(jù)等作用。會議紀(jì)要屬紀(jì)實性公文，產(chǎn)生于會議后期或會后，具有廣泛的實用價值，尚待決議的、不同意見等，均可寫入紀(jì)要。

特點

紀(jì)實性：會議紀(jì)要必須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀(jì)實，不能隨意增減和更改內(nèi)容，任何不真實的材料都不能寫進(jìn)紀(jì)要。

概括性：以極為簡潔精煉的文字高度概括會議的內(nèi)容和結(jié)論。136（六）會議紀(jì)要會議紀(jì)要是根據(jù)會議情況、記錄等各種材料，四、公文處理《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三條：公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文辦理分收文和發(fā)文兩個部分。(一)、收文(二)、發(fā)文(三)、行文規(guī)則及要求(四)、公文常用詞組(五)、公文送達(dá)137四、公文處理《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三條(一)、收文《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十條：收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

收文的原則：及時、準(zhǔn)確、安全。因此文秘人員在收文辦理中必須做到：

講究時效、準(zhǔn)確無誤、安全保密。

1、簽收公文簽收一般由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)，簽收的目的是為了明確公文交接雙方的責(zé)任，意味著公文已經(jīng)送達(dá)。138(一)、收文《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十條：收

2、登記收到應(yīng)當(dāng)?shù)怯浀奈募?，要對文件的來源、編號、主要?nèi)容、處理意見、去向等情況進(jìn)行記錄，這是來文的“戶口簿”。登記的形式：簿式、卡片式、聯(lián)單式。（省中心采用簿式）

登記的方法：有流水登記法、分類登記法。（省中心采用流水登記法）

登記的范圍：上級機(jī)關(guān)文件、平級機(jī)關(guān)商洽問題并需要回復(fù)的文件、下級機(jī)關(guān)文件。

3、審核《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十一條：收到下級機(jī)關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。1392、登記54

4、擬辦對符合本辦法規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示。（省疾控中心由辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見）

5、批辦是在擬辦基礎(chǔ)上進(jìn)行的，一般由領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人批辦。有的機(jī)關(guān)也可采取擬辦和批辦相結(jié)合，直接批辦。

批辦應(yīng)注意：

①批辦的意見要直接、明確、簡明扼要，指明承辦部門或具體承辦人；

②批辦人要在批辦意見之后署名注明批辦日期；

③批辦意見必須寫在“文件處理單”中的批辦欄內(nèi)1404、擬辦55

6、承辦有關(guān)部門或人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見，處理公文，是具體解決問題的關(guān)鍵階段，也是檢驗一個單位工作質(zhì)量和效率的重要標(biāo)志。承辦部門對交辦的批件必須件件有著落，事事有回音。

7、催辦緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。

催辦方法：電話催辦、發(fā)函催辦、登門催辦、約請承辦部門來人匯報。1416、承辦56(二)、發(fā)文《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十四條：發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核（校對）、繕(shàn)印、用印、登記、分發(fā)等程序。1、草擬公文2、核稿3、簽發(fā)4、復(fù)核（校對）5、繕(shàn)印142(二)、發(fā)文《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十四條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

⑴符合國家的法律、法規(guī)及上級機(jī)關(guān)的指示精神，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。⑵全面、準(zhǔn)確地反映客觀實際情況，提出的要求、措施切實可行。⑶開門見山，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清晰，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅簡短。1、草擬公文143草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：1、草擬公文58⑷正確使用格式、文種。公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。公文種類主要有：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。⑸重要公文應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)人親自動手或親自主持、指導(dǎo)。⑹對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)當(dāng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文，并請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽。⑺聯(lián)合發(fā)文時，公文一般由主辦單位起草。144⑷正確使用格式、文種。公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十七條：公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點：

①是否確實需要行文

②行文方式是否妥當(dāng)

③是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求

④公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。2、核稿145《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十七條：公文送負(fù)責(zé)人簽簽發(fā)是發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿進(jìn)行最后審定、簽署印發(fā)，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人履行職權(quán)、承擔(dān)責(zé)任的體現(xiàn)。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十八條：以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)