郵件溝通技巧優(yōu)秀課件

淺談“郵件溝通”技巧1淺談“郵件溝通”技巧1目錄溝通要素郵件概要郵件技巧2目錄溝通要素2溝通要素一：有效溝通的5W1H1、Why（目的）我為什么要交流？我講話的動(dòng)機(jī)是什么？我的目的：告知？說(shuō)服？影響？教育？慰問(wèn)？娛樂(lè)？勸導(dǎo)？解釋?zhuān)看碳?？啟發(fā)？2、Who（對(duì)方是誰(shuí)？）誰(shuí)是受眾？他們是哪類(lèi)人？個(gè)性？受教育水平？年齡？地位？他們對(duì)我的信息反應(yīng)可能如何？他們對(duì)我的信息主題已經(jīng)了解多少？3、WhenandWhere在何時(shí)何地交流信息3溝通要素一：有效溝通的5W1H1、Why（目的）34、What（主題）我到底要談什么？他們了解什么？哪些信息必須省略或必須采用5、How（怎樣表達(dá)，語(yǔ)氣和風(fēng)格）我將如何傳遞信息？用文字？圖解？口頭？電話？書(shū)面報(bào)告？如何表達(dá)？采用何種語(yǔ)氣？命令式的？請(qǐng)求式的？用哪種詞匯？溝通要素一：有效溝通的5W1H44、What（主題）溝通要素一：有效溝通的5W1H4溝通要素二：有效交流的六各C1、清楚（clearly）2、簡(jiǎn)明扼要（chiefly）3、有禮貌（courtly）4、有建設(shè)性（constructly）5、正確（correctly）6、完整（completely）5溝通要素二：有效交流的六各C1、清楚（clearly）5溝通要素三：人際溝通的二要素1、以真誠(chéng)的贊賞與感謝為前提，對(duì)事對(duì)人。只要對(duì)方稍有改進(jìn)即予贊賞2、以委婉的方式指出他人的錯(cuò)誤。先說(shuō)自己錯(cuò)在哪里，然后再批評(píng)別人。說(shuō)話前一定要顧及他人的面子。6溝通要素三：人際溝通的二要素1、以真誠(chéng)的贊賞與感謝為前提，對(duì)目錄溝通要素郵件概述郵件技巧7目錄溝通要素71、什么情況用郵件哪些事情需要發(fā)送電子郵件

1、正式工作報(bào)告；2、難以簡(jiǎn)單用口頭表達(dá)說(shuō)明清楚的事項(xiàng)；3、知識(shí)推薦和信息傳遞；4、沒(méi)有見(jiàn)面交流條件的其他交流內(nèi)容；電子郵件的優(yōu)點(diǎn):我們可以重復(fù)的閱讀這些文字，往來(lái)的信件可以成為溝通的證據(jù)。電子郵件的缺點(diǎn):對(duì)方回信可快可慢，人家不回你也沒(méi)辦法。重要而緊急的急需對(duì)方回復(fù)的事情，最好打電話溝通或者一個(gè)電話配合一封email。81、什么情況用郵件哪些事情需要發(fā)送電子郵件82、收信人，抄送，暗抄釋義“to”，收件人，也就是要主要閱讀這郵件的人；“cc”即抄送（carboncopy）：需要了解信息相關(guān)人等；“bcc”即密送暗送（blindcarboncopy）。使用對(duì)象與選擇1、尋求跨部門(mén)支持的郵件：一般主送給尋求支持的人，抄送給他的直接上級(jí)；同時(shí)抄送本部門(mén)的直接上級(jí)；這樣往往可以獲得支持部門(mén)的更好的支持；2、項(xiàng)目通報(bào)類(lèi)的郵件，主送給項(xiàng)目小組成員，抄送給項(xiàng)目小組成員的直接上級(jí)、項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)；3、工作計(jì)劃的發(fā)送對(duì)象，經(jīng)理人的工作計(jì)劃主送工作計(jì)劃的下達(dá)對(duì)象，抄送直接上級(jí)、間接上級(jí)、部門(mén)內(nèi)部相關(guān)經(jīng)理人。為保持部門(mén)內(nèi)部計(jì)劃對(duì)外的一致性，部門(mén)內(nèi)部計(jì)劃原則上只有一個(gè)計(jì)劃可以跨部門(mén)傳達(dá)，特殊情況可以根據(jù)需要處理。92、收信人，抄送，暗抄釋義93、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)與郵遞設(shè)置reply（回復(fù)）和replytoall（回復(fù)全部）：reply會(huì)把回信發(fā)給from的那一個(gè)人，而replytoall會(huì)把回信寄給from,to和cc的所有人。forward的功能是把郵件（包括其附件）轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。一般作為證據(jù)或?qū)㈩I(lǐng)導(dǎo)的要求轉(zhuǎn)發(fā)實(shí)施人，但要考慮原發(fā)信人是否愿意你轉(zhuǎn)發(fā)；回執(zhí)設(shè)置的兩種情況：1.很重要的郵件，需要知道對(duì)方是否讀過(guò)，尤其群發(fā)郵件時(shí)；2.看收件人究竟打開(kāi)過(guò)沒(méi)有自己的郵件，有回執(zhí)的郵件對(duì)收件來(lái)說(shuō)一般都要回復(fù)的。禁止拷貝的設(shè)置：不希望對(duì)方轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，需要保密的郵件采用禁止拷貝的方式發(fā)送。103、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)與郵遞設(shè)置reply（回復(fù)）和replyt4、標(biāo)題（主題）郵件的標(biāo)題是郵件的主旨大意，需要簡(jiǎn)明扼要、信息完整；特點(diǎn)：郵件標(biāo)題應(yīng)讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解。郵件的標(biāo)題會(huì)用于檢索歸類(lèi)的依據(jù)：標(biāo)示郵件的重要性（工具-郵遞選項(xiàng)中設(shè)置）114、標(biāo)題（主題）郵件的標(biāo)題是郵件的主旨大意，需要簡(jiǎn)明扼要、5、正文語(yǔ)言得體寫(xiě)郵件抬頭稱呼對(duì)方，以示禮貌，并引起主要收件人的關(guān)注：內(nèi)容清晰1、如果帶有附件，盡量在郵件正文對(duì)附件內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單陳述，避免收件人打開(kāi)附件才能知悉溝通事項(xiàng)；要給附件起一個(gè)合適的文件名，別人下載后，不用另起名。2、控制郵件正文字?jǐn)?shù)，確保郵件正文層次清晰、內(nèi)容明確，避免長(zhǎng)篇大論。保持冷靜發(fā)信之前閉上眼睛想想125、正文語(yǔ)言得體126、找人幫忙四大忌1、一忌擺不正自己的位置沒(méi)擺正位置（或者完全沒(méi)位置意識(shí)）的求助，幾乎很難得到積極的回應(yīng)。2、二忌不知道要人家做什么你想找別人幫忙，首先自己得清楚需要對(duì)方做什么。3、三忌給人家的指示不夠清晰你讓人家?guī)兔?，是要浪費(fèi)別人的時(shí)間，應(yīng)該想方設(shè)法的節(jié)省人家的時(shí)間，讓人家能很容易的理解你的需要，并能夠盡量快速的達(dá)到你的期望。4、四忌事后沒(méi)有反饋你請(qǐng)人家?guī)兔Γ潞笠欢ㄒ答?，這是對(duì)幫忙人的尊重，也是對(duì)雙方關(guān)系的一種溫馨的正面回應(yīng)。只要一個(gè)電話、一個(gè)短信，說(shuō)“這次真多虧你了，要是沒(méi)有你，我真不知該怎么辦了?，F(xiàn)在事情做成了，第一個(gè)告訴你?！焙芏鄷r(shí)候就夠了。136、找人幫忙四大忌1、一忌擺不正自己的位置13目錄溝通要素郵件概要郵件技巧14目錄溝通要素14思想章節(jié)段落句子圖文章中的思想應(yīng)形成單一思想統(tǒng)領(lǐng)下的金字塔結(jié)構(gòu)金字塔結(jié)構(gòu)圖示

思維順序從最底部的層次開(kāi)始，句子間按某種邏輯順序組織成段落，將段落組織成章節(jié)，將章節(jié)組織成文章，金字塔最頂部是全文的思想?？偨Y(jié)：每篇文章的結(jié)構(gòu)都必定只支持一個(gè)思想，在其之下的思想越往下越詳細(xì)，并且都對(duì)希望表達(dá)的主題思想起著解釋和支持的作用。15思想章節(jié)段句圖文章中的思想應(yīng)形成單一思想統(tǒng)領(lǐng)下的金字塔淺談“郵件溝通”技巧16淺談“郵件溝通”技巧1目錄溝通要素郵件概要郵件技巧17目錄溝通要素2溝通要素一：有效溝通的5W1H1、Why（目的）我為什么要交流？我講話的動(dòng)機(jī)是什么？我的目的：告知？說(shuō)服？影響？教育？慰問(wèn)？娛樂(lè)？勸導(dǎo)？解釋?zhuān)看碳?？啟發(fā)？2、Who（對(duì)方是誰(shuí)？）誰(shuí)是受眾？他們是哪類(lèi)人？個(gè)性？受教育水平？年齡？地位？他們對(duì)我的信息反應(yīng)可能如何？他們對(duì)我的信息主題已經(jīng)了解多少？3、WhenandWhere在何時(shí)何地交流信息18溝通要素一：有效溝通的5W1H1、Why（目的）34、What（主題）我到底要談什么？他們了解什么？哪些信息必須省略或必須采用5、How（怎樣表達(dá)，語(yǔ)氣和風(fēng)格）我將如何傳遞信息？用文字？圖解？口頭？電話？書(shū)面報(bào)告？如何表達(dá)？采用何種語(yǔ)氣？命令式的？請(qǐng)求式的？用哪種詞匯？溝通要素一：有效溝通的5W1H194、What（主題）溝通要素一：有效溝通的5W1H4溝通要素二：有效交流的六各C1、清楚（clearly）2、簡(jiǎn)明扼要（chiefly）3、有禮貌（courtly）4、有建設(shè)性（constructly）5、正確（correctly）6、完整（completely）20溝通要素二：有效交流的六各C1、清楚（clearly）5溝通要素三：人際溝通的二要素1、以真誠(chéng)的贊賞與感謝為前提，對(duì)事對(duì)人。只要對(duì)方稍有改進(jìn)即予贊賞2、以委婉的方式指出他人的錯(cuò)誤。先說(shuō)自己錯(cuò)在哪里，然后再批評(píng)別人。說(shuō)話前一定要顧及他人的面子。21溝通要素三：人際溝通的二要素1、以真誠(chéng)的贊賞與感謝為前提，對(duì)目錄溝通要素郵件概述郵件技巧22目錄溝通要素71、什么情況用郵件哪些事情需要發(fā)送電子郵件

1、正式工作報(bào)告；2、難以簡(jiǎn)單用口頭表達(dá)說(shuō)明清楚的事項(xiàng)；3、知識(shí)推薦和信息傳遞；4、沒(méi)有見(jiàn)面交流條件的其他交流內(nèi)容；電子郵件的優(yōu)點(diǎn):我們可以重復(fù)的閱讀這些文字，往來(lái)的信件可以成為溝通的證據(jù)。電子郵件的缺點(diǎn):對(duì)方回信可快可慢，人家不回你也沒(méi)辦法。重要而緊急的急需對(duì)方回復(fù)的事情，最好打電話溝通或者一個(gè)電話配合一封email。231、什么情況用郵件哪些事情需要發(fā)送電子郵件82、收信人，抄送，暗抄釋義“to”，收件人，也就是要主要閱讀這郵件的人；“cc”即抄送（carboncopy）：需要了解信息相關(guān)人等；“bcc”即密送暗送（blindcarboncopy）。使用對(duì)象與選擇1、尋求跨部門(mén)支持的郵件：一般主送給尋求支持的人，抄送給他的直接上級(jí)；同時(shí)抄送本部門(mén)的直接上級(jí)；這樣往往可以獲得支持部門(mén)的更好的支持；2、項(xiàng)目通報(bào)類(lèi)的郵件，主送給項(xiàng)目小組成員，抄送給項(xiàng)目小組成員的直接上級(jí)、項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)；3、工作計(jì)劃的發(fā)送對(duì)象，經(jīng)理人的工作計(jì)劃主送工作計(jì)劃的下達(dá)對(duì)象，抄送直接上級(jí)、間接上級(jí)、部門(mén)內(nèi)部相關(guān)經(jīng)理人。為保持部門(mén)內(nèi)部計(jì)劃對(duì)外的一致性，部門(mén)內(nèi)部計(jì)劃原則上只有一個(gè)計(jì)劃可以跨部門(mén)傳達(dá)，特殊情況可以根據(jù)需要處理。242、收信人，抄送，暗抄釋義93、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)與郵遞設(shè)置reply（回復(fù)）和replytoall（回復(fù)全部）：reply會(huì)把回信發(fā)給from的那一個(gè)人，而replytoall會(huì)把回信寄給from,to和cc的所有人。forward的功能是把郵件（包括其附件）轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。一般作為證據(jù)或?qū)㈩I(lǐng)導(dǎo)的要求轉(zhuǎn)發(fā)實(shí)施人，但要考慮原發(fā)信人是否愿意你轉(zhuǎn)發(fā)；回執(zhí)設(shè)置的兩種情況：1.很重要的郵件，需要知道對(duì)方是否讀過(guò)，尤其群發(fā)郵件時(shí)；2.看收件人究竟打開(kāi)過(guò)沒(méi)有自己的郵件，有回執(zhí)的郵件對(duì)收件來(lái)說(shuō)一般都要回復(fù)的。禁止拷貝的設(shè)置：不希望對(duì)方轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，需要保密的郵件采用禁止拷貝的方式發(fā)送。253、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)與郵遞設(shè)置reply（回復(fù)）和replyt4、標(biāo)題（主題）郵件的標(biāo)題是郵件的主旨大意，需要簡(jiǎn)明扼要、信息完整；特點(diǎn)：郵件標(biāo)題應(yīng)讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解。郵件的標(biāo)題會(huì)用于檢索歸類(lèi)的依據(jù)：標(biāo)示郵件的重要性（工具-郵遞選項(xiàng)中設(shè)置）264、標(biāo)題（主題）郵件的標(biāo)題是郵件的主旨大意，需要簡(jiǎn)明扼要、5、正文語(yǔ)言得體寫(xiě)郵件抬頭稱呼對(duì)方，以示禮貌，并引起主要收件人的關(guān)注：內(nèi)容清晰1、如果帶有附件，盡量在郵件正文對(duì)附件內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單陳述，避免收件人打開(kāi)附件才能知悉溝通事項(xiàng)；要給附件起一個(gè)合適的文件名，別人下載后，不用另起名。2、控制郵件正文字?jǐn)?shù)，確保郵件正文層次清晰、內(nèi)容明確，避免長(zhǎng)篇大論。保持冷靜發(fā)信之前閉上眼睛想想275、正文語(yǔ)言得體126、找人幫忙四大忌1、一忌擺不正自己的位置沒(méi)擺正位置（或者完全沒(méi)位置意識(shí)）的求助，幾乎很難得到積極的回應(yīng)。2、二忌不知道要人家做什么你想找別人幫忙，首先自己得清楚需要對(duì)方做什么。3、三忌給人家的指示不夠清晰你讓人家?guī)兔?，是要浪費(fèi)別人的時(shí)間，應(yīng)該想方設(shè)法的節(jié)省人家的時(shí)間，讓人家能很容易的理解你的需要，并能夠盡量快速的達(dá)到你的期望。4、四忌事后沒(méi)有反饋你請(qǐng)人家?guī)兔Γ潞笠欢ㄒ答?，這是對(duì)幫忙人的尊重，也是對(duì)雙方關(guān)系的一種溫馨的正面回應(yīng)。只要一個(gè)電話、一個(gè)短信，說(shuō)“這次真多虧你了，要是沒(méi)有你，我真不知該怎么辦了。現(xiàn)在事情做成了，第一個(gè)告訴你?！焙芏鄷r(shí)候就夠了。286、找人幫忙四大忌1、一忌擺不