固定資產(chǎn)購買驗收流程-培訓版本課件

億和控股/ERP固定資產(chǎn)購買驗收管理流程2011-11周智勇0億和控股/ERP固定資產(chǎn)購買驗收管理流程2011-11周智勇目錄一、固定資產(chǎn)管理特性二、流程簡介三、模塊介紹

1目錄1固定資產(chǎn)管理特性1、資產(chǎn)編碼一物一碼

盡管是相同的設備，每臺設備都有單獨資產(chǎn)編碼。2、按合同購買基本所有資產(chǎn)都按合同購買，按合同條款跟進。3、多部門管理，使用時間長

每個資產(chǎn)都有使用部門、歸口管理部門、財務部三個部門

管理，且使用期限在5年以上，期間需要維修和保養(yǎng)；

資產(chǎn)由使用部門保管。

2固定資產(chǎn)管理特性1、資產(chǎn)編碼一物一碼2一、固定資產(chǎn)管理特性二、流程簡介三、模塊介紹

目錄3目錄3流程介紹---資產(chǎn)購買流程請購單提供編碼確定采購方案方案詢價分批付款收貨驗收初定采購方案使用部門財務部門采購部門歸口管理部門4流程介紹---資產(chǎn)購買流程請購單提供編碼確定方案詢價分批付款流程介紹---資產(chǎn)日常管理流程固定資產(chǎn)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移維修驗收維修報價使用部門財務部門采購部門歸口管理部門資產(chǎn)報廢維修申請維修付款虛線框內(nèi)部分第二期實行。5流程介紹---資產(chǎn)日常管理流程固定資產(chǎn)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移維修驗收維修報一、固定資產(chǎn)管理特性二、流程簡介三、模塊介紹

目錄6目錄6程序介紹7程序介紹7固定資產(chǎn)申請單維護系統(tǒng)菜單3.23.1編號自動生成黃色字段必須輸入可保存審批完成書面資料查看編碼情況請購單由請購部門作成，財務提供資產(chǎn)流水碼，采購部審核。8固定資產(chǎn)申請單維護固定資產(chǎn)申請單報表系統(tǒng)菜單3.23.19固定資產(chǎn)申請單報表固定資產(chǎn)申請單明細表系統(tǒng)菜單3.23.2可根據(jù)部門/日期查詢申請單明細清單。10固定資產(chǎn)申請單明細表系統(tǒng)固定資產(chǎn)基本資料維護系統(tǒng)菜單3.23.3資產(chǎn)流水號自動生成黃色字段根據(jù)申請單自動帶出選擇請購單，顯示申請數(shù)量收貨后反寫驗收后反寫收貨后根據(jù)采購方案反寫財務收到申請單后，首先維護資產(chǎn)流水號，錄入申請單，資產(chǎn)驗收后補錄固定資產(chǎn)編碼，機身序列編號信息，資產(chǎn)流水號永久有效。驗收財務錄入驗收歸口管理部門錄入11固定資產(chǎn)基本資料維護系統(tǒng)固定資產(chǎn)明細表系統(tǒng)菜單3.23.5根據(jù)下列條件查詢資產(chǎn)明細清單，即資產(chǎn)臺帳。12固定資產(chǎn)明細表采購方案維護—初定采購方案系統(tǒng)菜單3.23.10

編號自動生成申請單必須輸入F:準備狀態(tài)R:執(zhí)行狀態(tài)C:關(guān)閉狀態(tài)X:取消狀態(tài)請購單批準后，采購需根據(jù)請購單建立采購方案。如果請購單資產(chǎn)分不同供應商購買，方案需分開建立，主要錄入請購單及資產(chǎn)清單。13采購方案維護—初定采購方案系統(tǒng)菜單3.23.采購方案維護—初定采購方案系統(tǒng)菜單3.23.10

選擇資產(chǎn)流水號選擇資產(chǎn)流水號必須是該申請單號申請的資產(chǎn)流水號。14采購方案維護—初定采購方案系統(tǒng)菜單3.23.采購方案詢價維護系統(tǒng)菜單3.23.7編號自動生成選擇方案編號錄入供應商詳細信息根據(jù)方案生成明細錄入相應單價可保存書面報價文件根據(jù)采購方案詢價，詢價明細根據(jù)采購方案自動生成，審核后，相關(guān)供應商信息，單價信息將反寫至采購方案。根據(jù)采購方案自動生成明細數(shù)據(jù)15采購方案詢價維護采購方案詢價報表系統(tǒng)菜單3.23.7選擇任意詢價單，預覽可查看該方案最多4家供應商的比價明細表。16采購方案詢價報表采購方案維護-確定采購方案系統(tǒng)菜單3.23.10灰色信息詢價單審核后自動更新狀態(tài)F可以修改，R執(zhí)行狀態(tài)付款需用到合同編號由財務確定，上傳單價及合同確認后，采購需完善采購方案相應資料，如黃色所示；合同編號、上傳及方案狀態(tài)更改由財務操作；R狀態(tài)采購方案不能再修改。17采購方案維護-確定采購方案系統(tǒng)菜單3.23采購方案維護-確定采購方案系統(tǒng)菜單3.23.10收貨單審核后自動更新驗收單審核后自動更新詢價單審核后自動更新保修信息必須維護詳細完整，后續(xù)設備維護保養(yǎng)需參考。根據(jù)合同維護詳細保修信息18采購方案維護-確定采購方案系統(tǒng)菜單3.23采購方案維護-確定采購方案系統(tǒng)菜單3.23.10

驗收單審核后自動更新設定該筆付款是否驗收合格才付嚴格按合同維護付款條件，至少存在一筆付款需在驗收后支付。19采購方案維護-確定采購方案系統(tǒng)菜單3.23固定資產(chǎn)采購方案報表系統(tǒng)菜單3.23.11根據(jù)下列條件查詢采購方案清單。20固定資產(chǎn)采購方案報表系統(tǒng)固定資產(chǎn)收貨維護系統(tǒng)菜單3.23.13輸入收貨數(shù)量單據(jù)編號自動生成資產(chǎn)到貨后，由采購維護收貨單，歸口管理部門確認過帳?？筛鶕?jù)方案自動生成21固定資產(chǎn)收貨維護固定資產(chǎn)收貨單系統(tǒng)菜單3.23.13收貨后需打印收貨單。22固定資產(chǎn)收貨單固定資產(chǎn)收貨明細表系統(tǒng)菜單3.23.1523固定資產(chǎn)收貨明細表固定資產(chǎn)驗收維護系統(tǒng)菜單3.23.17輸入驗收結(jié)果單據(jù)編號自動生成必須收貨后才能驗收資產(chǎn)安裝使用正常后，使用部門作成資產(chǎn)驗收單，經(jīng)相關(guān)職能部門審批后，由采購部門過帳。24固定資產(chǎn)驗收維護固定資產(chǎn)驗收報表系統(tǒng)菜單3.23.1725固定資產(chǎn)驗收報表固定資產(chǎn)付款維護系統(tǒng)菜單3.23.20輸入申請付款金額單據(jù)編號自動生成財務錄入實際付款金額/日期付款申請資料由采購部門維護，財務需維護實際付款金額和付款日期。申請單及發(fā)票可以掃描保存至服務器。26固定資產(chǎn)付款維護固定資產(chǎn)付款報表系統(tǒng)菜單3.23.2027固定資產(chǎn)付款報表固定資產(chǎn)付款明細表系統(tǒng)菜單3.23.2128固定資產(chǎn)付款明細表固定資產(chǎn)調(diào)撥維護系統(tǒng)菜單3.23.25調(diào)出調(diào)入部門維護單據(jù)編號自動生成調(diào)撥原因必須輸入資產(chǎn)轉(zhuǎn)移必須作資產(chǎn)調(diào)撥，調(diào)撥單使用部門作成，財務審核過帳。29固定資產(chǎn)調(diào)撥維護固定資產(chǎn)調(diào)撥單系統(tǒng)菜單3.23.2530固定資產(chǎn)調(diào)撥單固定資產(chǎn)報廢維護系統(tǒng)菜單3.23.28申請報廢部門，必須是資產(chǎn)使用部門單據(jù)編號自動生成報廢原因必須輸入資產(chǎn)報廢需維護報廢單，申請部門為資產(chǎn)使用部門，報廢單由財務審核過帳，報廢后資產(chǎn)不能再使用。31固定資產(chǎn)報廢維護固定資產(chǎn)報廢單系統(tǒng)菜單3.23.2832固定資產(chǎn)報廢單固定資產(chǎn)報廢明細表系統(tǒng)菜單3.23.2933固定資產(chǎn)報廢明細表固定資產(chǎn)控制文件系統(tǒng)菜單3.23.50設置相關(guān)審核的權(quán)限設置后有該單據(jù)審核的權(quán)限此處控制固定資產(chǎn)基礎資料相關(guān)字段的權(quán)限此處設置文檔保存路徑34固定資產(chǎn)控制文件固定資產(chǎn)控制文件系統(tǒng)菜單3.23.50文件夾設置Checklist驗收單Contract合同Invoice發(fā)票Payment付款申請單Qoute報價單Requisitions申請單Scrap報廢單Trac調(diào)撥單35固定資產(chǎn)控制系統(tǒng)啟用1、系統(tǒng)從2011年12月1日開始啟用，目前在購買的固

定資產(chǎn)需補錄入系統(tǒng)2、年終盤點后，2012年1月10日前所有固定資產(chǎn)清單必須錄入系統(tǒng)。36系統(tǒng)啟用36Thanks!37Thanks!37億和控股/ERP固定資產(chǎn)購買驗收管理流程2011-11周智勇38億和控股/ERP固定資產(chǎn)購買驗收管理流程2011-11周智勇目錄一、固定資產(chǎn)管理特性二、流程簡介三、模塊介紹

39目錄1固定資產(chǎn)管理特性1、資產(chǎn)編碼一物一碼

盡管是相同的設備，每臺設備都有單獨資產(chǎn)編碼。2、按合同購買基本所有資產(chǎn)都按合同購買，按合同條款跟進。3、多部門管理，使用時間長

每個資產(chǎn)都有使用部門、歸口管理部門、財務部三個部門

管理，且使用期限在5年以上，期間需要維修和保養(yǎng)；

資產(chǎn)由使用部門保管。

40固定資產(chǎn)管理特性1、資產(chǎn)編碼一物一碼2一、固定資產(chǎn)管理特性二、流程簡介三、模塊介紹

目錄41目錄3流程介紹---資產(chǎn)購買流程請購單提供編碼確定采購方案方案詢價分批付款收貨驗收初定采購方案使用部門財務部門采購部門歸口管理部門42流程介紹---資產(chǎn)購買流程請購單提供編碼確定方案詢價分批付款流程介紹---資產(chǎn)日常管理流程固定資產(chǎn)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移維修驗收維修報價使用部門財務部門采購部門歸口管理部門資產(chǎn)報廢維修申請維修付款虛線框內(nèi)部分第二期實行。43流程介紹---資產(chǎn)日常管理流程固定資產(chǎn)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移維修驗收維修報一、固定資產(chǎn)管理特性二、流程簡介三、模塊介紹

目錄44目錄6程序介紹45程序介紹7固定資產(chǎn)申請單維護系統(tǒng)菜單3.23.1編號自動生成黃色字段必須輸入可保存審批完成書面資料查看編碼情況請購單由請購部門作成，財務提供資產(chǎn)流水碼，采購部審核。46固定資產(chǎn)申請單維護固定資產(chǎn)申請單報表系統(tǒng)菜單3.23.147固定資產(chǎn)申請單報表固定資產(chǎn)申請單明細表系統(tǒng)菜單3.23.2可根據(jù)部門/日期查詢申請單明細清單。48固定資產(chǎn)申請單明細表系統(tǒng)固定資產(chǎn)基本資料維護系統(tǒng)菜單3.23.3資產(chǎn)流水號自動生成黃色字段根據(jù)申請單自動帶出選擇請購單，顯示申請數(shù)量收貨后反寫驗收后反寫收貨后根據(jù)采購方案反寫財務收到申請單后，首先維護資產(chǎn)流水號，錄入申請單，資產(chǎn)驗收后補錄固定資產(chǎn)編碼，機身序列編號信息，資產(chǎn)流水號永久有效。驗收財務錄入驗收歸口管理部門錄入49固定資產(chǎn)基本資料維護系統(tǒng)固定資產(chǎn)明細表系統(tǒng)菜單3.23.5根據(jù)下列條件查詢資產(chǎn)明細清單，即資產(chǎn)臺帳。50固定資產(chǎn)明細表采購方案維護—初定采購方案系統(tǒng)菜單3.23.10

編號自動生成申請單必須輸入F:準備狀態(tài)R:執(zhí)行狀態(tài)C:關(guān)閉狀態(tài)X:取消狀態(tài)請購單批準后，采購需根據(jù)請購單建立采購方案。如果請購單資產(chǎn)分不同供應商購買，方案需分開建立，主要錄入請購單及資產(chǎn)清單。51采購方案維護—初定采購方案系統(tǒng)菜單3.23.采購方案維護—初定采購方案系統(tǒng)菜單3.23.10

選擇資產(chǎn)流水號選擇資產(chǎn)流水號必須是該申請單號申請的資產(chǎn)流水號。52采購方案維護—初定采購方案系統(tǒng)菜單3.23.采購方案詢價維護系統(tǒng)菜單3.23.7編號自動生成選擇方案編號錄入供應商詳細信息根據(jù)方案生成明細錄入相應單價可保存書面報價文件根據(jù)采購方案詢價，詢價明細根據(jù)采購方案自動生成，審核后，相關(guān)供應商信息，單價信息將反寫至采購方案。根據(jù)采購方案自動生成明細數(shù)據(jù)53采購方案詢價維護采購方案詢價報表系統(tǒng)菜單3.23.7選擇任意詢價單，預覽可查看該方案最多4家供應商的比價明細表。54采購方案詢價報表采購方案維護-確定采購方案系統(tǒng)菜單3.23.10灰色信息詢價單審核后自動更新狀態(tài)F可以修改，R執(zhí)行狀態(tài)付款需用到合同編號由財務確定，上傳單價及合同確認后，采購需完善采購方案相應資料，如黃色所示；合同編號、上傳及方案狀態(tài)更改由財務操作；R狀態(tài)采購方案不能再修改。55采購方案維護-確定采購方案系統(tǒng)菜單3.23采購方案維護-確定采購方案系統(tǒng)菜單3.23.10收貨單審核后自動更新驗收單審核后自動更新詢價單審核后自動更新保修信息必須維護詳細完整，后續(xù)設備維護保養(yǎng)需參考。根據(jù)合同維護詳細保修信息56采購方案維護-確定采購方案系統(tǒng)菜單3.23采購方案維護-確定采購方案系統(tǒng)菜單3.23.10

驗收單審核后自動更新設定該筆付款是否驗收合格才付嚴格按合同維護付款條件，至少存在一筆付款需在驗收后支付。57采購方案維護-確定采購方案系統(tǒng)菜單3.23固定資產(chǎn)采購方案報表系統(tǒng)菜單3.23.11根據(jù)下列條件查詢采購方案清單。58固定資產(chǎn)采購方案報表系統(tǒng)固定資產(chǎn)收貨維護系統(tǒng)菜單3.23.13輸入收貨數(shù)量單據(jù)編號自動生成資產(chǎn)到貨后，由采購維護收貨單，歸口管理部門確認過帳?？筛鶕?jù)方案自動生成59固定資產(chǎn)收貨維護固定資產(chǎn)收貨單系統(tǒng)菜單3.23.13收貨后需打印收貨單。60固定資產(chǎn)收貨單固定資產(chǎn)收貨明細表系統(tǒng)菜單3.23.1561固定資產(chǎn)收貨明細表固定資產(chǎn)驗收維護系統(tǒng)菜單3.23.17輸入驗收結(jié)果單據(jù)編號自動生成必須收貨后才能驗收資產(chǎn)安裝使用正常后，使用部門作成資產(chǎn)驗收單，經(jīng)相關(guān)職能部門審批后，由采購部門過帳。62固定資產(chǎn)驗收維護固定資產(chǎn)驗收報表系統(tǒng)菜單3.23.1763固定資產(chǎn)驗收報表固定資產(chǎn)付款維護系統(tǒng)菜單3.23.20輸入申請付款金額單據(jù)編號自動生成財務錄入實際付款金額/日期付款申請資料由采購部門維護，財務需維護實際付款金額和付款日期。申請單及發(fā)票可以掃描保存至服務器。64固定資產(chǎn)付款維護固定資產(chǎn)付款報表系統(tǒng)菜單3.23.2065固定資產(chǎn)付款報表固定資產(chǎn)付款明細表系統(tǒng)菜單3.23.2166固定資產(chǎn)付款明細表固定資產(chǎn)調(diào)撥維護系統(tǒng)菜單3.23.25調(diào)出調(diào)入部門維護單據(jù)編號自動生成調(diào)撥原因必須輸入資產(chǎn)轉(zhuǎn)移必須作資產(chǎn)調(diào)撥，調(diào)撥單使用部門作成，財務審核過帳。67固定資產(chǎn)調(diào)撥維護固定資產(chǎn)調(diào)撥單系統(tǒng)菜單3.23.2568固定資產(chǎn)調(diào)撥單