公司記錄控制程序

記錄控制程序1目的對與管理體系運行有關(guān)的記錄進(jìn)行有效控制，以證實符合要求和為管理體系有效運行提供客觀證據(jù)，并為采取糾正和預(yù)防措施以及保持和改進(jìn)管理體系提供信息。2適用范圍適用于鋁業(yè)公司管理體系運行中形成的所有記錄的控制。3職責(zé)3.1安環(huán)科負(fù)責(zé)記錄的歸口管理工作，負(fù)責(zé)鋁廠記錄的標(biāo)識、檢索、保護與記錄指導(dǎo)的控制。3.2安環(huán)科是環(huán)境保護、安全文明生產(chǎn)等記錄的管理部門，負(fù)責(zé)鋁業(yè)公司環(huán)境管理、職業(yè)健康安全、文明生產(chǎn)等有關(guān)活動的記錄管理。3.3生技科是生產(chǎn)、設(shè)備記錄的管理部門，負(fù)責(zé)鋁業(yè)公司生產(chǎn)、設(shè)備、工藝的記錄管理。3.4各單位負(fù)責(zé)填寫本部門與管理體系有關(guān)的所有活動的記錄，負(fù)責(zé)記錄的標(biāo)識、貯存、檢索、保護和保存。4工作程序4.1記錄的分類和形式4.1.1分類：a)內(nèi)部記錄：日常工作中形成的所有記錄；b)外部記錄：相關(guān)方形成的記錄。4.1.2形式：記錄可以是文字的，也可以是電子媒體形式或照片等。4.2記錄表格的編制、更改、審批4.2.1記錄表格的編制、更改由各過程、要素的主管部門負(fù)責(zé)，由部門負(fù)責(zé)人審批。4.2.2記錄表格內(nèi)容一般包括：名稱、編號、內(nèi)容、編制人、日期等。4.2.3記錄表格需更改時，各單位上報安全安環(huán)科，安全安環(huán)科重新編制和審批后，下發(fā)《文件更改通知單》，自更改通知下達(dá)之日起，應(yīng)停止使用原表格。使用部門應(yīng)將作廢的表格予以標(biāo)識，隔離存放，以防止非預(yù)期使用。4.2.4安全安環(huán)科負(fù)責(zé)建立公司《記錄清單》，記錄的保存期限在《記錄清單》中規(guī)定。4.3記錄的標(biāo)識4.3記錄的標(biāo)識4.3記錄的標(biāo)識Q/-xjjr06JL****-2014發(fā)布年號JL：記錄代碼；**：車間（處）代碼**：記錄序號安環(huán)科代碼企業(yè)代碼企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代碼注：企業(yè)各二級單位代碼車間代碼安環(huán)科生技科電解車間組裝車間檢修車間鑄造車間整流所工藝車隊凈化車間代碼010２0３0４0５0６０７０８094.4記錄填寫要求各部門應(yīng)按照記錄表格規(guī)定的項目填寫，所有記錄填寫應(yīng)及時、完整、真實、準(zhǔn)確，字跡整潔，不得隨意涂改。4.5記錄的收集和歸檔4.5.1各種記錄的收集部門是：供方提供的記錄由驗收部門收集；各部門產(chǎn)生的記錄由本部門收集。4.5.2各部門根據(jù)實際情況確定收集記錄的時間間隔，但至少每年年初應(yīng)將上年度的記錄收集齊全，分類整理、裝訂、編目。4.6記錄的保存4.6.1記錄的保存應(yīng)做到防潮、防火、防蟲蛀、鼠害等，有專人保管，以防丟失。4.6.2各種記錄的保存期限最短應(yīng)不少于二年。與生產(chǎn)有關(guān)的記錄的保存，按公司的《檔案管理制度》執(zhí)行；與管理體系運行有關(guān)的記錄按照《記錄清單》中“保存期限”欄的要求執(zhí)行。4.7記錄的查閱4.7.1本公司內(nèi)部人員查閱記錄應(yīng)有查閱手續(xù)，填寫《文件資料借/查閱記錄》，方可查閱。4.7.2在合同要求下，在商定的期限內(nèi)，相關(guān)的記錄可提供給顧客查閱外，其它情況原則上不得提供外人查閱。如果因工作關(guān)系需要查閱，須經(jīng)管理者代表審批后方可查閱。4.8記錄的銷毀各部門保存的記錄已超出保存期限的，應(yīng)填寫《記錄銷毀申請單》，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。4.9電子媒體記錄的控制以電子媒體形式貯存的記錄