管理溝通第九章復(fù)習(xí)資料

第1節(jié)面談與自發(fā)性交談的差異面談是指組織中有目的、有計(jì)劃地通過(guò)兩人（或更多人）之間面對(duì)面的交互式談話而交流信息的過(guò)程。簡(jiǎn)而言之，面談就是“有計(jì)劃的交談”。面談是發(fā)生在搜集信息者（面談?wù)撸┡c提供信息者（面談對(duì)象）之問(wèn)的直接溝通行為，是人們（通常是兩個(gè)人，有時(shí)是更多人）為了某些特定目的而相互搜集、交流信息的一種行為。面談能否成功，依賴(lài)于彼此間能否建立有效的互動(dòng)關(guān)系。面談與自發(fā)性交談不同。比如在公司的廠區(qū)、過(guò)道、電梯或小賣(mài)部里同事的偶然相遇，常常會(huì)引出話題，但這種自發(fā)性交談并不是面談。面談與其他面對(duì)面的交互方式也不同，因?yàn)槊嬲劦哪康脑谟谒鸭撤N特殊的信息，并舍棄無(wú)關(guān)的資料。自發(fā)性交談面談無(wú)目的的I有目的的I自發(fā)的I有計(jì)劃的歡迎無(wú)關(guān)信息I排除無(wú)關(guān)信息I非正式的I正式的I不受場(chǎng)所限制的I受場(chǎng)所限制的II禮貌的寒暄I具有面談的特征I不講究技巧性I講究技巧性I第2節(jié)面談的目標(biāo)面談的目標(biāo)通常是非常具體的，例如，為各種不同的工作招聘員工；選派員工擔(dān)任新的職務(wù)；對(duì)某人的錯(cuò)誤進(jìn)行批評(píng)、訓(xùn)導(dǎo)；對(duì)員工的績(jī)效作出評(píng)估；傾聽(tīng)某人的抱怨。歸納起來(lái)，面談大致包括五個(gè)基本目標(biāo)：傳遞信息（任命、績(jī)效評(píng)估）；尋求觀念和行為改變（勸告、訓(xùn)導(dǎo)、績(jī)效評(píng)估）；作出決策（招聘面試）；解決問(wèn)題（績(jī)效評(píng)估、糾正）；探求新信息（民意測(cè)驗(yàn)、調(diào)查研究、咨詢(xún)）。無(wú)論目標(biāo)是什么，大多數(shù)面談都與信息交流有關(guān)。這里“信息”不僅指事實(shí)、資料或數(shù)字，還包括個(gè)人的感受、判斷、意見(jiàn)和觀察結(jié)果。因此，可以將面談信息分為客觀信息和主觀信息兩大類(lèi)，又可細(xì)分為六種類(lèi)型：1．描述性信息。要求對(duì)方提供看到過(guò)或經(jīng)歷過(guò)的某些事的信息，面談?wù)吒鶕?jù)需求向面談對(duì)象提出許多問(wèn)題，有時(shí)就像律師對(duì)證人那樣提問(wèn)。2．驗(yàn)證性信息。要求面談對(duì)象對(duì)其所掌握的信息作出說(shuō)明，例如由內(nèi)行或?qū)＜疫M(jìn)行的面談。3．行為性信息。由面談對(duì)象解釋其過(guò)去、現(xiàn)在和將來(lái)的行為。4．觀念性信息。揭示態(tài)度、性格、抱負(fù)和動(dòng)機(jī)的一種較主觀的信息，代表了面談對(duì)象對(duì)事物的評(píng)價(jià)：好與壞，對(duì)與錯(cuò)。例如，“我認(rèn)為信守承諾是對(duì)的，不過(guò)??”；“這是基本要求，我認(rèn)為所有的工作人員都應(yīng)該掌握”。5．情感性信息。這類(lèi)信息揭示出個(gè)體的狀況，如身體狀況或情緒。例如“，我非常反感對(duì)我不尊重的人向我指手畫(huà)腳”；“我一點(diǎn)兒都不喜歡這個(gè)新崗位”。6．價(jià)值觀信息。這類(lèi)信息傳達(dá)了回答者非常珍視的長(zhǎng)期形成的價(jià)值觀。例如，“一個(gè)人的基本品質(zhì)是承擔(dān)義務(wù)，也就是在困難的情況下心甘情愿地堅(jiān)持工作，把事情辦好。沒(méi)有這一點(diǎn)，其他條件都是不可靠的”。在上述六種類(lèi)型的信息，特別是后三類(lèi)信息中，有不少與主觀意識(shí)相關(guān)。雖然要獲得這些信息既花精力又花錢(qián)，而且其可信度不一定高，但面談作為一種收集信息的工具被長(zhǎng)期使用，主要是因?yàn)樗且阎氖占饔^類(lèi)型信息的唯一方法，也因?yàn)檫@類(lèi)信息絕大多數(shù)是通過(guò)非語(yǔ)言信息傳達(dá)的。第3節(jié)面談的準(zhǔn)備成功的面談取決于溝通雙方的認(rèn)真計(jì)劃和準(zhǔn)備，那些沒(méi)有經(jīng)過(guò)充分準(zhǔn)備、目的不明的面談，往往不能達(dá)到預(yù)期的目的。曾經(jīng)有位主管借定期了解項(xiàng)目進(jìn)展情況的面談或績(jī)效反饋面談大訴其苦，員工被弄得丈二和尚摸不著頭腦。盡管面談的內(nèi)容具有多樣性，但溝通雙方仍然可以在目的、對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、大致內(nèi)容和方式等方面作準(zhǔn)備，也就是針對(duì)面談的總體框架作準(zhǔn)備。一、面談的目的你需要明確面談的目的。(1)你究竟希望實(shí)現(xiàn)什么?你需要尋求信息還是傳遞信息?你需要的是什么樣的信息?該面談尋求觀念或行為改變嗎?需要解決的問(wèn)題的性質(zhì)是什么?如果無(wú)法說(shuō)服對(duì)方，有無(wú)讓你滿(mǎn)意的退路?二、面談的對(duì)象你需要盡可能地了解你將與誰(shuí)面談，分析一下你的這位面談對(duì)象。(1)他的職位是什么?他與你是上下級(jí)關(guān)系，還是平級(jí)關(guān)系?(3)他是否對(duì)你心存偏見(jiàn)?他的個(gè)人情況和家庭情況如何?他對(duì)與你面談的可能反應(yīng)是什么?(6)他參與面談的能力如何?三、面談的地點(diǎn)和時(shí)間你需要根據(jù)你的面談目的和對(duì)象，選擇適合進(jìn)行有效溝通的時(shí)間和地點(diǎn)面談在一天的什么時(shí)間進(jìn)行?面談前是否應(yīng)該給自己和對(duì)方留出足夠的準(zhǔn)備時(shí)間?面談前后可能發(fā)生的事情是什么?面談在辦公室還是在健身房進(jìn)行?面談的場(chǎng)所是否會(huì)受到干擾?四、面談的內(nèi)容你需要考慮面談的大致內(nèi)容。(1)面談的主題是什么?需要向?qū)Ψ浇榻B事情的全貌，還是只需略作提示?(3)是否需要通報(bào)最新情況?(4)需要提出的問(wèn)題有哪些?(5)對(duì)方可能提及的問(wèn)題有哪些?你對(duì)面談內(nèi)容的控制程度如何?五、面談的方式你需要把握恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言和非語(yǔ)言表達(dá)方式。你的穿著打扮、言行舉止想給對(duì)方留下什么印象?你將營(yíng)造一個(gè)什么樣的面談氛圍?是以轉(zhuǎn)彎抹角好的方式開(kāi)始，還是開(kāi)門(mén)見(jiàn)山、直奔主題?你應(yīng)如何注意傾聽(tīng)和反饋?你對(duì)提問(wèn)的順序是如何考慮的?當(dāng)然，你還可以想出更多需要準(zhǔn)備的問(wèn)題。總之，只要你能做到每次面談前都快速地從上述五個(gè)方面作準(zhǔn)備，就可以避免面談時(shí)的盲目、恐懼和無(wú)所適從的尷尬，從而達(dá)到有效交流信息的目的。第4節(jié)面談的過(guò)程一旦做好了面談準(zhǔn)備，就可以實(shí)施面談了。面談的過(guò)程包括四個(gè)階段：營(yíng)造氛圍、闡明目的、交流信息和結(jié)束面談營(yíng)造氛圍、面談過(guò)程的四階段面談是一次相約的、互動(dòng)的溝通，因此營(yíng)造一個(gè)雙方認(rèn)可的、適合交流信息的氛圍頗為重要。在面談中，由于大多數(shù)處于被動(dòng)地位的面談對(duì)象難免會(huì)有緊張心理，因此面談?wù)哂斜匾诿嬲勔婚_(kāi)始就營(yíng)造一種開(kāi)放寬松的氣氛，這將有助于面談對(duì)象放松緊張的神經(jīng)，使雙方的溝通順暢，促進(jìn)信息交流，提高面談的有效性。下面介紹幾種常用的方法：1．簡(jiǎn)要概述面談對(duì)象和（或）面談?wù)咦陨硭媾R的問(wèn)題。當(dāng)面談對(duì)象對(duì)存在的問(wèn)題略知一二又不太了解時(shí)，這種方法非常有效，它有利于引發(fā)面談對(duì)象參與面談的興趣。2．闡述你（面談?wù)撸┦侨绾伟l(fā)現(xiàn)問(wèn)題的。建議面談對(duì)象與你討論問(wèn)題，這有助于建立起一種“問(wèn)題是共同的”的觀念，并鼓勵(lì)面談對(duì)象以一種合作的、客觀的意識(shí)參與討論，這有利于達(dá)成共識(shí)。3．就某個(gè)問(wèn)題征求意見(jiàn)或?qū)で髱椭?。態(tài)度必須誠(chéng)懇，否則將被視為僅僅是一次缺乏誠(chéng)意的走過(guò)場(chǎng)，達(dá)不到面談的目的。4．向面談對(duì)象列舉出采用你的建議解決問(wèn)題的好處。同樣，應(yīng)該努力使面談對(duì)象感到真實(shí)、可信、切實(shí)可行。5．以引人注目的事實(shí)開(kāi)始話題。這在出現(xiàn)緊急情況和面談對(duì)象相當(dāng)冷漠時(shí)很有效，有利于引起對(duì)面談的興趣或注意力。6．提及面談對(duì)象對(duì)某個(gè)問(wèn)題提出過(guò)的看法。當(dāng)面談對(duì)象已采取了某種眾所周知的立場(chǎng)，要求你提出建議，或強(qiáng)烈反對(duì)你的方案時(shí)，這種方法有助于拉近雙方的距離，消除或淡化對(duì)立情緒。7．不談問(wèn)題本身而談其背景、原因。當(dāng)你覺(jué)得面談對(duì)象可能對(duì)你的觀點(diǎn)抱有敵意時(shí)，這種方法有助于緩和對(duì)立情緒、增進(jìn)相互理解。8．說(shuō)出派你與面談對(duì)象見(jiàn)面的人的名字。當(dāng)你不認(rèn)識(shí)面談對(duì)象因而需要一位介紹人時(shí)，這種方法有助于得到被面談對(duì)象的認(rèn)可，拉近雙方的距離。但是介紹人必須是真實(shí)的，而且此人受到面談對(duì)象的尊重。9．說(shuō)出你代表的組織、公司或團(tuán)體。這能提高你的聲望，但同樣只有在該組織受到面談對(duì)象的尊重時(shí)才有效。這種方法也可以讓你避免為你的拜訪做過(guò)多的解釋。10．請(qǐng)求占用面談對(duì)象10分鐘或半小時(shí)時(shí)間。表示要明確，不要做過(guò)多的道歉。號(hào)虻碌的、急躁的或不耐煩的面談對(duì)象在一起時(shí)，請(qǐng)求占用一段短暫的時(shí)間可以獲得面談對(duì)象的允許和理解。11．以提問(wèn)為先導(dǎo)。問(wèn)題可以是引導(dǎo)性的、預(yù)先商定的或直接的，它可以使面談對(duì)象做出回答并漸漸主動(dòng)進(jìn)人談話。二、闡明目的當(dāng)面談的氣氛已調(diào)和得十分輕松時(shí)，你就應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要地向面談對(duì)象說(shuō)明面談的目的、步驟、進(jìn)度安排，以及你的期望等。應(yīng)該指出，在面談時(shí)一定要讓雙方明確面談的目的，切不可自認(rèn)為面談目的顯而易見(jiàn)而將其忽視，除非出于某些特殊的面談目的而故意不向面談對(duì)象透露這些信息，否則，不明示面談目的或單憑面談?wù)叩闹饔^臆斷，常常會(huì)導(dǎo)致面談對(duì)象因?qū)γ嬲勀康牟幻鞔_而感到困惑，使面談的效果不盡如人意。三、交流信息交流信息是面談的關(guān)鍵階段，它占據(jù)大約90％的面談時(shí)間，主要用于通過(guò)問(wèn)答獲取信息、傳遞信息和闡明信息。所以掌握提問(wèn)控制技巧和提問(wèn)方式顯得尤為重要。1．提問(wèn)控制。所謂提問(wèn)控制就是針對(duì)面談目的恰到好處地提問(wèn)，也就是把握提問(wèn)的數(shù)量和質(zhì)量。研究人員根據(jù)面談的提問(wèn)控制程度，將面談劃分為以下四類(lèi)：非結(jié)構(gòu)化的、一般結(jié)構(gòu)化的、高度結(jié)構(gòu)化的和高度結(jié)構(gòu)化標(biāo)準(zhǔn)化的。非結(jié)構(gòu)化的面談。它沒(méi)有十分周詳?shù)挠?jì)劃或問(wèn)題框架，你只需圍繞面談的目的，對(duì)幾個(gè)可能涉及的領(lǐng)域或問(wèn)題做一些思想準(zhǔn)備即可。對(duì)于那些勸告性面談來(lái)說(shuō)，這是一個(gè)非常有效的策略，當(dāng)然，應(yīng)該注意，如果時(shí)間充裕，還是應(yīng)盡量做好準(zhǔn)備，使面談更富有成效。一般結(jié)構(gòu)化的面談。它包括比較周全的面談?dòng)?jì)劃和準(zhǔn)備回答的主要問(wèn)題的框架，如果需要做進(jìn)一步調(diào)查，還應(yīng)該準(zhǔn)備一些更深入的問(wèn)題，但這些問(wèn)題只在面談對(duì)象沒(méi)有自愿提供所要求的信息時(shí)才使用。高度結(jié)構(gòu)化的面談。所有問(wèn)題都是經(jīng)過(guò)事先周全準(zhǔn)備的，這些問(wèn)題以完全相同的方式向每一個(gè)面談對(duì)象提出。這類(lèi)面談一般是封閉式的。當(dāng)你想在市場(chǎng)調(diào)查或輿論調(diào)查中系統(tǒng)地比較面談?wù)叩姆磻?yīng)時(shí)，這種方法十分有效，尤其對(duì)以了解事實(shí)真相或事實(shí)調(diào)查為目的的面談效果十分顯著。高度結(jié)構(gòu)化?標(biāo)準(zhǔn)化的面談。所有問(wèn)題都經(jīng)過(guò)事先周全的安排和計(jì)劃，但同時(shí)預(yù)先給出了各種可能的答案，面談對(duì)象可以從多項(xiàng)限定性答案中作出選擇，例如：“如果棉紗價(jià)格下降，你會(huì)多買(mǎi)、少買(mǎi)還是保持與現(xiàn)在相同的購(gòu)買(mǎi)量?”換言之，這些問(wèn)題都是封閉式的。2．提問(wèn)方式。面談主要由提問(wèn)和回答組成，但在大多數(shù)面談中，面談?wù)叩哪康氖沁M(jìn)行談話而非開(kāi)庭審問(wèn)，他們提出問(wèn)題的方式將直接影響面談的氣氛、面談對(duì)象的感情和由此而產(chǎn)生的面談結(jié)果。因此，面談?wù)咭煜ぬ釂?wèn)的基本方法。封閉式提問(wèn)。這類(lèi)提問(wèn)給面談對(duì)象選擇答案的自由度很小或沒(méi)有，通常只有一個(gè)明確的答案。例如：“你從事財(cái)務(wù)工作已有多久?”“你的出生地點(diǎn)在哪里?”是／非式提問(wèn)。如果面談?wù)呦雽?duì)直接提問(wèn)的有限答案作進(jìn)一步的限制，可以提出有兩種相反答案的問(wèn)題，這種問(wèn)題把答案限定在兩個(gè)可能答案或者簡(jiǎn)單的“是”或“不是”上。例如：“網(wǎng)絡(luò)中斷時(shí)你確實(shí)在機(jī)房嗎?”(是／不是)“你是坐火車(chē)還是坐長(zhǎng)途大巴來(lái)的?”“明天你能來(lái)加班嗎?”(A/B)引導(dǎo)式提問(wèn)。這類(lèi)提問(wèn)帶有一定的傾向性，常常有意無(wú)意地將面談對(duì)象的反應(yīng)導(dǎo)向面談?wù)咚谕姆矫?。例如：“你不認(rèn)為近年來(lái)他工作特別忙嗎?”“據(jù)說(shuō)人民幣可能進(jìn)一步升值，如果我們現(xiàn)在兌換一些人民幣，你不認(rèn)為這是個(gè)好主意嗎?”“像你這樣收入的人沒(méi)有理由會(huì)負(fù)擔(dān)不起每月2000元的房屋貸款還貸，是嗎?”這些是用否定語(yǔ)表達(dá)的引導(dǎo)性提問(wèn)的例子。通常它們得到“是”的回答，至少想要得到“肯定”的回答。開(kāi)放式提問(wèn)。與第一種提問(wèn)方式恰恰相反，這類(lèi)提問(wèn)允許面談對(duì)象在回答時(shí)有最大的自由的空間。例如：“請(qǐng)談?wù)勀闶侨绾谓?jīng)營(yíng)自己的企業(yè)的?！薄澳銓?duì)這個(gè)問(wèn)題怎么看?”“這次出訪歐洲您有何感想?”“這位教授說(shuō)他開(kāi)設(shè)的這門(mén)‘人際溝通'課程有助于你把工作做得更好，對(duì)此你怎么看?”正如你所看到的，這些問(wèn)題常常是以“為什么”、“什么”、“如何”和“什么地方”來(lái)引導(dǎo)的，這樣的提問(wèn)往往可以獲得多種答案。提示性提問(wèn)。對(duì)于那些似乎有心理障礙或?qū)δ闼f(shuō)的不完全明白的人，需要提示性提問(wèn)，這對(duì)面談對(duì)象有幫助。例如：“請(qǐng)談?wù)勀阕约??！薄白詈脧哪愕戒N(xiāo)售部后談起??”“在你一生中對(duì)你目前的發(fā)展產(chǎn)生過(guò)重大影響的有哪些人?”“你認(rèn)為在你擔(dān)任總裁期間發(fā)生過(guò)的重要事情有哪些?你做過(guò)的最重要的決定是什么?”重復(fù)性提問(wèn)。這類(lèi)提問(wèn)是面談?wù)呦蛎嬲剬?duì)象“重復(fù)”對(duì)其回答的理解，或?qū)γ嬲剬?duì)象的幾種不同表達(dá)加以總結(jié)。例如：“根據(jù)你的說(shuō)法，你是支持這種觀點(diǎn)的吧?”“聽(tīng)你這么說(shuō)，你應(yīng)該更適合到研發(fā)部門(mén)而不是公關(guān)部工作，是嗎?”探究式提問(wèn)。對(duì)一個(gè)問(wèn)題的最初回答常?？赡鼙容^簡(jiǎn)單，而且缺少細(xì)節(jié)，所以有必要提出進(jìn)一步的問(wèn)題。例如：“你說(shuō)最近員工表現(xiàn)出消極怠工的現(xiàn)象，能否舉出例子來(lái)?”“你說(shuō)你不是經(jīng)常遲到，那么上個(gè)月你遲到了多少次?”“我不太明白你的意思，能否舉些例子加以說(shuō)明?”“你認(rèn)為這些原因中哪個(gè)是最重要的?”深入調(diào)查的提問(wèn)常常將“為什么”插人面談對(duì)象的敘述中，或在面談對(duì)象的敘述正處于一個(gè)短暫的停頓中時(shí)提問(wèn)“為什么”。這種提問(wèn)方式特別適合于面談對(duì)象不希望談話被打斷的場(chǎng)合。假設(shè)式提問(wèn)。這類(lèi)提問(wèn)旨在確定面談對(duì)象處理某些問(wèn)題的能力，或了解面談對(duì)象對(duì)某一問(wèn)題的態(tài)度或見(jiàn)解，有助于了解面談對(duì)象的偏見(jiàn)、習(xí)慣及其態(tài)度、信念和價(jià)值觀等。例如：“假設(shè)你發(fā)現(xiàn)一個(gè)下屬酗酒并影響了工作，你將怎樣做?”“假設(shè)我必須引進(jìn)一種新的設(shè)備或工序，它將會(huì)影響員工的工作習(xí)慣，對(duì)此你有何建議?”四、結(jié)束面談如果該談的話都講完了，例如已獲得所需信息，或者已設(shè)法說(shuō)服面談對(duì)象接受你的建議或購(gòu)買(mǎi)你的產(chǎn)品，或者面談時(shí)問(wèn)已到，面談就應(yīng)該結(jié)束。在結(jié)束面談時(shí)，應(yīng)該對(duì)面談的內(nèi)容作簡(jiǎn)要?dú)w納，這有助于確認(rèn)面談雙方對(duì)問(wèn)題的理解與認(rèn)識(shí)，提高所獲信息的準(zhǔn)確度，從而有效避免誤解。結(jié)束面談的方式應(yīng)該盡量讓面談對(duì)象感到欣慰。同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)為面談對(duì)象提供向面談?wù)甙l(fā)問(wèn)的機(jī)會(huì)，對(duì)其提出的問(wèn)題應(yīng)給予盡可能全面、誠(chéng)懇的答復(fù)。最后應(yīng)該感謝面談對(duì)象的合作，同時(shí)為面談對(duì)象提供了解相關(guān)信息的機(jī)會(huì)。第5節(jié)面談的種類(lèi)面談的種類(lèi)有很多，如招聘、績(jī)效評(píng)估、勸告、訓(xùn)導(dǎo)、解聘、上崗、咨詢(xún)、數(shù)據(jù)收集、發(fā)布指示等。歸納起來(lái)包括以下幾類(lèi)：1．招聘面試。作為挑選員工的一個(gè)有效辦法，招聘面試最為常見(jiàn)。如何有效地認(rèn)識(shí)與把握面試的技巧和方法，是管理者的一項(xiàng)很重要的溝通技能，也是招聘中很關(guān)鍵的一環(huán)。通過(guò)面試者與應(yīng)聘者面對(duì)面的接觸和問(wèn)答式的交談，招聘單位可以進(jìn)一步了解應(yīng)聘者的各方面情況，從而作出正確的錄用決策。2．績(jī)效反饋面談?？?jī)效反饋面談的目的通常是向員工反饋關(guān)于企業(yè)對(duì)于員工工作表現(xiàn)評(píng)價(jià)的信息。具體說(shuō)來(lái)，可以包括回顧被評(píng)估者在某一特定時(shí)期內(nèi)的表現(xiàn)；指明其將來(lái)提高績(jī)效的方法；制定其個(gè)人績(jī)效目標(biāo)；以及評(píng)估其培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)的需要?？?jī)效反饋面談的具體目標(biāo)因人而異，它依賴(lài)于被評(píng)估者的工作表現(xiàn)。3．獲取信息的面談。獲取信息的面談通常包括通過(guò)面對(duì)面的溝通了解有關(guān)數(shù)據(jù)、客觀事實(shí)、主觀評(píng)價(jià)和個(gè)體感受方面的信息，為組織制定和完善各項(xiàng)方針政策尋找依據(jù)。這類(lèi)面談的結(jié)果常常以報(bào)告或研究文件的形式來(lái)展現(xiàn)。4．傳遞信息的面談。傳遞信息的面談是以面談?wù)呦蛎嬲剬?duì)象發(fā)送信息為主要內(nèi)容的面談形式。例如，向新進(jìn)入公司的員工介紹本公司情況與其特定崗位職責(zé)的迎新面談。迎新面談的目的是幫助新員工明確職責(zé)、快速適應(yīng)新的工作環(huán)境與工作風(fēng)格。迎新面談會(huì)影響新員工對(duì)企業(yè)的最初看法、態(tài)度與期望。5．解決問(wèn)題的面談。顧名思義，這類(lèi)面談旨在通過(guò)交互式溝通，以達(dá)到解決某個(gè)問(wèn)題的目的。在這種面談中，面談的雙方對(duì)面談的順利進(jìn)行至少起著同等重要的作用。雖然面談?wù)叩闹饕蝿?wù)是陳述事實(shí)和尋找解決問(wèn)題的方式方法，但同時(shí)要意識(shí)到面談對(duì)象在其中所扮演的重要角色。在解決問(wèn)題的面談中，面談對(duì)象一般是問(wèn)題的相關(guān)者，甚至關(guān)鍵人物，解決問(wèn)題的方案有賴(lài)于面談對(duì)象的認(rèn)同，而問(wèn)題的最終解決也離不開(kāi)面談對(duì)象的參與。因此，這類(lèi)會(huì)談最需要面談雙方以平等的方式參與其中，也最需要運(yùn)用面談溝通技巧。下面就組織中最常見(jiàn)的兩種面談?lì)愋汀?jī)效反饋面談和招聘面試展開(kāi)深入的討論。第6節(jié)績(jī)效反饋面談績(jī)效反饋面談是績(jī)效評(píng)估結(jié)果反饋?zhàn)钪饕那?，也是管理溝通的一?xiàng)重要任務(wù)。一、績(jī)效反饋面談的準(zhǔn)備1．確定面談?wù)?。參與面談的雙方通常是某部門(mén)的員工和該部門(mén)的管理者，也就是員工與其管理者。至于管理者，則由其上級(jí)部門(mén)的管理者進(jìn)行績(jī)效評(píng)估面談。在某些情況下，也可由人力資源管理部門(mén)的專(zhuān)門(mén)人員代替管理者對(duì)其下屬進(jìn)行績(jī)效反饋面談。2．收集與分析信息?？?jī)效反饋面談?wù)咭坏┐_定，就要著手收集和分析面談對(duì)象的有關(guān)信息和材料。這些信息與材料主要包括：面談對(duì)象的工作崗位及其職責(zé)、年初工作計(jì)劃及其工作目標(biāo)、有關(guān)績(jī)效評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、面談對(duì)象完成任務(wù)的情況等。3．?dāng)M定績(jī)效反饋面談提綱。為了使反饋面談全面而有序地展開(kāi)，應(yīng)該事先擬定面談提綱，注意突出績(jī)效反饋面談的重點(diǎn)，留意那些需要澄清的事情，設(shè)計(jì)合適的面談開(kāi)場(chǎng)白與結(jié)束語(yǔ)。4．選擇面談的時(shí)間、地點(diǎn)并通知面談對(duì)象。當(dāng)工作進(jìn)行到某一階段，如年終的時(shí)候，就應(yīng)該適時(shí)進(jìn)行績(jī)效反饋面談，具體面談時(shí)間宜選擇在面談雙方都比較清閑的時(shí)候。選擇合適的地點(diǎn)也很重要，通常選擇在比較安靜的場(chǎng)所，避免干擾。一旦確定了要進(jìn)行績(jī)效反饋面談，就應(yīng)該提前將面談的目的、時(shí)間和地點(diǎn)通知面談對(duì)象，以便對(duì)方做好充分的準(zhǔn)備。二、績(jī)效反饋面談的程序績(jī)效反饋面談不拘程序，形式各式各樣，其中最常用的程序?yàn)椋?．面談開(kāi)場(chǎng)白。面談開(kāi)場(chǎng)白通常由面談?wù)吆?jiǎn)短地向面談對(duì)象說(shuō)明面談的目的和基本程序。此時(shí)，面談?wù)咭⒁庹{(diào)節(jié)氣氛，例如，以輕松的寒暄作為開(kāi)場(chǎng)白，盡量讓面談對(duì)象消除緊張心理，使雙方十分自然地過(guò)渡到正式面談。2．面談對(duì)象自我評(píng)估。面談對(duì)象可以參照年初制定的工作計(jì)劃和工作目標(biāo)，簡(jiǎn)明扼要地匯報(bào)評(píng)估時(shí)段中的工作情況。此時(shí)，面談?wù)邞?yīng)該努力做到：注意傾聽(tīng)，不要輕易插話，不要隨意打斷面談對(duì)象的陳述；關(guān)注面談對(duì)象的工作實(shí)績(jī)，并留意其失誤的事實(shí)；對(duì)于不清楚的地方，應(yīng)適時(shí)詢(xún)問(wèn)以及時(shí)澄清與確認(rèn)。當(dāng)面談對(duì)象的自我評(píng)估結(jié)束后，即可就其自我評(píng)估進(jìn)行小結(jié)。3．對(duì)面談對(duì)象進(jìn)行評(píng)估。在此階段，面談?wù)呖梢罁?jù)年初的工作計(jì)劃和工作目標(biāo)對(duì)面談對(duì)象的工作績(jī)效逐條進(jìn)行評(píng)估或打分，對(duì)于所評(píng)估的等級(jí)或給出的分?jǐn)?shù)都應(yīng)給予必要的說(shuō)明，要有充分的理由和依據(jù)。在評(píng)估過(guò)程中，面談?wù)邞?yīng)該本著實(shí)事求是的精神，不帶任何偏見(jiàn)，避免感情用事，既要肯定面談對(duì)象的工作實(shí)績(jī)，又要客觀地指出其缺點(diǎn)。4．交換意見(jiàn)。在這個(gè)過(guò)程中，應(yīng)該聽(tīng)取面談對(duì)象對(duì)績(jī)效評(píng)估結(jié)果的意見(jiàn)，讓面談對(duì)象對(duì)有出入的信息作必要的說(shuō)明和澄清。接下來(lái)要就評(píng)估對(duì)象在今后的工作中有哪些需要改進(jìn)以及如何進(jìn)行改進(jìn)交換意見(jiàn)。經(jīng)過(guò)交換意見(jiàn)后，就可以為評(píng)估對(duì)象今后如何改善工作績(jī)效確定具體行動(dòng)意向，例如，改進(jìn)工作方法，參加崗位培訓(xùn)，甚至調(diào)整工作目標(biāo)等。5．深入討論達(dá)成共識(shí)。經(jīng)過(guò)充分交換意見(jiàn)后，面談雙方在彼此的要求和期望等方面達(dá)成共識(shí)，如管理者對(duì)下屬今后工作的要求和期望，下屬在今后工作中的發(fā)展需要組織提供的必要條件和支持等。在這一階段，面談?wù)咭J(rèn)真聽(tīng)取下屬的建議，對(duì)于下屬為今后發(fā)展提出的合理要求和建議應(yīng)該給予積極的肯定和支持。最后，雙方應(yīng)就下屬今后一年的工作目標(biāo)達(dá)成共識(shí)。6．確認(rèn)績(jī)效評(píng)估結(jié)果。填寫(xiě)有關(guān)績(jī)效評(píng)估表格，將績(jī)效評(píng)估最終結(jié)果交評(píng)估對(duì)象簽字認(rèn)可。“7．面談結(jié)束。在績(jī)效評(píng)估結(jié)束之際，面談?wù)邞?yīng)當(dāng)利用這個(gè)機(jī)會(huì)給下屬以積極的鼓勵(lì)和悉心指導(dǎo)，使下屬在績(jī)效反饋面談結(jié)束后，信心十足，干勁倍增。三、績(jī)效反饋面談的原則在績(jī)效反饋面談時(shí)，如果評(píng)估對(duì)象是一個(gè)優(yōu)秀工作者，通常雙方在面談時(shí)都很愉快。如果面談對(duì)象的工作狀態(tài)不盡如人意，在面談時(shí)就要特別注意防止發(fā)生沖突，否則就會(huì)使績(jī)效反饋面談失去意義，達(dá)不到預(yù)期的目的。因此，在績(jī)效反饋面談的過(guò)程中，面談?wù)邞?yīng)該注意：1．認(rèn)真傾聽(tīng)，真誠(chéng)友好。績(jī)效反饋面談的過(guò)程也是傾聽(tīng)下屬意見(jiàn)的一個(gè)機(jī)會(huì)。在面談過(guò)程中應(yīng)該采取換位思考的方式，以鼓勵(lì)下屬改善工作績(jī)效為目標(biāo)，認(rèn)真傾聽(tīng)、坦減相待。2．先肯定成績(jī)，再指出缺點(diǎn)?？?jī)效反饋面談的目的是為了考核過(guò)去、鼓舞信心，面談的基調(diào)是鼓勵(lì)，因此，面談時(shí)首先要肯定下屬的成績(jī)和貢獻(xiàn)，然后，再實(shí)事求是地指出其不足，并對(duì)其提出改進(jìn)意見(jiàn)。當(dāng)然，在指出面談對(duì)象的缺點(diǎn)之前，也可以先就那些沒(méi)有爭(zhēng)議的事情進(jìn)行評(píng)估，然后再就可能有異議的問(wèn)題交換意見(jiàn)。此時(shí)，一定要注意：不要感情用事，要給下屬充分解釋的機(jī)會(huì)，不要一味說(shuō)教，應(yīng)該善于發(fā)現(xiàn)對(duì)方的優(yōu)點(diǎn)。3．實(shí)事求是，客觀評(píng)估。在績(jī)效反饋面談過(guò)程中，應(yīng)注意評(píng)估的時(shí)間段。面談?wù)咚占膯T工的績(jī)效評(píng)估材料和信息應(yīng)該反映此時(shí)問(wèn)段內(nèi)的業(yè)績(jī)，再參照該時(shí)間段的工作計(jì)劃、目標(biāo)，客觀地對(duì)下屬的工作進(jìn)行逐條評(píng)估。避免翻陳年老賬，要實(shí)事求是，縱向比較，善于尋找和發(fā)現(xiàn)對(duì)方的優(yōu)點(diǎn)，不要輕易將評(píng)估對(duì)象與他人作橫向比較。4．關(guān)注員工的工作績(jī)效。在進(jìn)行績(jī)效反饋面談時(shí)應(yīng)該注意突出績(jī)效反饋面談的重點(diǎn)，避免涉及與此無(wú)關(guān)的問(wèn)題。5．把握面談的局面。通過(guò)交替運(yùn)用開(kāi)放式提問(wèn)以及封閉式提問(wèn)等技巧，主動(dòng)掌控面談局面，避免冷場(chǎng)。在面談過(guò)程中，要特別注意營(yíng)造輕松愉快、坦誠(chéng)相待的和諧氣氛，避免出現(xiàn)雙方對(duì)立和沖突，甚至不歡而散的情形。第7節(jié)招聘面試招聘面試是組織物色合適人選，并作出招聘決策的一個(gè)重要途徑，也是管理者的一項(xiàng)很重要的工作職責(zé)。通過(guò)面對(duì)面的溝通，面試者可以近距離地觀察應(yīng)聘者，了解其生理特征、知識(shí)、能力、氣質(zhì)、談吐舉止及其他方面的信息，從而比較客觀地作出判斷。一、招聘面試的基本程序面試是一種主觀的評(píng)價(jià)方法，主持面試者難免將自己的思維定式帶人面試過(guò)程，從而影響面試的實(shí)效。但是，如果有經(jīng)過(guò)科學(xué)嚴(yán)格設(shè)計(jì)的招聘面試程序，并按程序?qū)嵤湍苡行岣呙嬖嚨目尚哦?。招聘面試的基本程序主要包括五個(gè)步驟：工作分析、確定目的、擬定面試問(wèn)題、確定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、組成面試小組并實(shí)施面試。1．工作分析。首先，面試者應(yīng)該對(duì)招聘崗位的工作作一番細(xì)致的了解與分析，從工作職責(zé)、所需知識(shí)、技能和能力，以及其他任職條件的角度撰寫(xiě)崗位職責(zé)說(shuō)明。這一步驟是招聘全過(guò)程的出發(fā)點(diǎn)，也是整個(gè)面試工作的基礎(chǔ)。2．明確目的。招聘面試開(kāi)始前，面試者就應(yīng)該明確目的：通過(guò)這次面試我應(yīng)該獲得什么信息，達(dá)到什么目的。通常，面試的目的有：遴選適合擔(dān)任招聘崗位工作的應(yīng)聘者。這是進(jìn)行面試的主要目的，也是最基本的目的。向應(yīng)聘者說(shuō)明招聘崗位工作的職責(zé)。招聘面試過(guò)程不僅是面試者了解應(yīng)聘者的過(guò)程，也是應(yīng)聘者了解招聘崗位工作的過(guò)程。面試者向應(yīng)聘者詳細(xì)說(shuō)明招聘崗位的工作，不僅有助于應(yīng)聘者對(duì)信息的全面把握，也有利于應(yīng)聘者自己對(duì)該崗位工作的興趣及能否勝任做出正確的判斷。事實(shí)上，招聘面試過(guò)程也是一個(gè)雙向選擇的過(guò)程。當(dāng)然，應(yīng)聘者一旦被錄用，招聘面談時(shí)所作的崗位工作說(shuō)明也有助于應(yīng)聘者迅速進(jìn)入角色，縮短適應(yīng)期。樹(shù)立良好的企業(yè)形象。招聘面試過(guò)程不僅是一個(gè)招兵買(mǎi)馬的過(guò)程，從一定意義上來(lái)講，更是一個(gè)樹(shù)立良好的企業(yè)形象的宣傳過(guò)程。對(duì)于應(yīng)聘者來(lái)說(shuō)，面試者是招聘企業(yè)的代言人。即使未被錄用，面試者的行為、態(tài)度、風(fēng)格也會(huì)影響到應(yīng)聘者今后對(duì)公司的產(chǎn)品與服務(wù)的看法。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，面試人數(shù)與實(shí)際錄用人數(shù)的平均比例為37：1，因此這種影響力應(yīng)該受到重視。3．?dāng)M定面試問(wèn)題。面試問(wèn)題的擬定因招聘的要求不同而不同，應(yīng)聘不同職位工作的面試內(nèi)容也會(huì)因事而異。如果面試是招聘中對(duì)應(yīng)聘者唯一的評(píng)估手段，而且應(yīng)聘者的申請(qǐng)材料提供的信息并不充分，則面試的內(nèi)容應(yīng)盡可能豐富；反之，如果面試只是安排在其他測(cè)試之后的補(bǔ)充手段，或應(yīng)聘者的申請(qǐng)材料中已包含了大量信息，那么面試的內(nèi)容可相對(duì)簡(jiǎn)單。一個(gè)好的面試問(wèn)題，應(yīng)能使應(yīng)試者充分展示其能力。通常，面試問(wèn)題可以涉及以下內(nèi)容：(1)個(gè)人背景：家庭情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等；個(gè)人成就：學(xué)業(yè)成績(jī)、工作成績(jī)、獎(jiǎng)賞情況、專(zhuān)長(zhǎng)等；理論知識(shí)：實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)面或有關(guān)常識(shí)等；興趣愛(ài)好：職業(yè)興趣、知識(shí)興趣、生活情趣等；邏輯思維能力：分析問(wèn)題能力、語(yǔ)言表達(dá)能力等；價(jià)值觀念：是非標(biāo)準(zhǔn)、個(gè)人理想等；求職動(dòng)機(jī)及意愿：應(yīng)聘動(dòng)因、就職期望、工作要求等。4．確定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。幾乎是在面試問(wèn)題擬定的同時(shí)，就應(yīng)該考慮其評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。尤其是在大批招聘員工的面試過(guò)程中，招聘面試是由幾個(gè)面試者分頭進(jìn)行的，面試者對(duì)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)更應(yīng)該有一個(gè)明確統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，因此確定標(biāo)準(zhǔn)答案十分必要。這樣做不僅有助于提高面試的公正性，更有利于遴選合格人才，而且可以做到應(yīng)聘者在面對(duì)不同的面試者時(shí)機(jī)會(huì)均等。確定標(biāo)準(zhǔn)答案，就是要明確：應(yīng)聘者怎樣回答是正確的，怎樣回答是錯(cuò)誤的，并根據(jù)約定的記分標(biāo)準(zhǔn)記分。例如，按照5分制評(píng)分，最佳答案記為5分，3分為及格。5．組成面試小組并實(shí)施面試。在招聘面試的準(zhǔn)備過(guò)程中，除了設(shè)計(jì)試題外，選擇合格的面試者也是非常重要的。在面試過(guò)程中，面試者要有控制面試進(jìn)程的能力。面試者要根據(jù)招聘要求對(duì)應(yīng)聘者提問(wèn)，還要根據(jù)應(yīng)聘者的回答調(diào)整追問(wèn)的問(wèn)題。顯然，作為合格的面試者，不僅要掌握面試的基本理論和方法，而且要了解招聘崗位工作的主要業(yè)務(wù)以及相關(guān)知識(shí)。一般來(lái)講，面試小組最好由參與工作分析并撰寫(xiě)面試問(wèn)題和答案的人組成，當(dāng)然，招聘崗位的主管以及人力資源部門(mén)的主管也可參與其中。在招聘同一職位候選人的整個(gè)面試過(guò)程中，面試小組成員應(yīng)該保持一致，以確保對(duì)不同應(yīng)聘者進(jìn)行客觀的比較。在面試前，有關(guān)工作職責(zé)、問(wèn)題及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該得N/J,組成員的認(rèn)可。如果參與的面試者比較多，特別是當(dāng)有新手參與時(shí)，有必要對(duì)面試小組成員進(jìn)行培訓(xùn)。為了保證面試不受干擾，面試應(yīng)該安排在一個(gè)安靜、寬松的環(huán)境中進(jìn)行。二、 招聘面試者須知為了提高面試的效果，面試者應(yīng)遵循以下原則：1．關(guān)注主要問(wèn)題。面試時(shí)，主持面試者應(yīng)關(guān)注主要問(wèn)題，只問(wèn)與工作有關(guān)的問(wèn)題，不要偏題，尤其是不要受應(yīng)試者的影響而問(wèn)些無(wú)關(guān)要緊的問(wèn)題。2．不要輕易下結(jié)論。統(tǒng)計(jì)表明，面試者常常在面試的最初幾分鐘內(nèi)就對(duì)求職者作出判斷。在這種情況下，很多有價(jià)值的信息就會(huì)被遺漏。3．對(duì)應(yīng)聘者一視同仁。先緊后松或先松后緊的現(xiàn)象在面試中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)。剛開(kāi)始時(shí)由于面試者精力較旺盛，思想較集中，提問(wèn)較仔細(xì)，對(duì)應(yīng)聘者的評(píng)價(jià)比較準(zhǔn)確。到后來(lái)，由于長(zhǎng)時(shí)間的工作，面試者可能因疲倦而草草了事，這樣面試的結(jié)果就不一定理想了。4．尊重應(yīng)聘者。有時(shí)面試者在面試中會(huì)表現(xiàn)出對(duì)應(yīng)聘者漫不經(jīng)心的態(tài)度，這樣會(huì)使應(yīng)聘者感覺(jué)到自己受了冷落，其反饋可能會(huì)顯得消極，從而無(wú)法了解其真正的心理素質(zhì)和潛在能力。另外，在提問(wèn)時(shí)，還應(yīng)尊重應(yīng)聘者的習(xí)慣與意愿，不過(guò)分糾纏于應(yīng)聘者不愿回答的問(wèn)題。5．注意營(yíng)造寬松的面試氛圍，避免讓?xiě)?yīng)聘者過(guò)于緊張。6．注重非語(yǔ)言信息。通常，人們的語(yǔ)言往往是在經(jīng)過(guò)深思熟慮后才說(shuō)出來(lái)的，尤其在面試時(shí)，應(yīng)聘者往往事先做過(guò)充分準(zhǔn)備，在回答的時(shí)候常常把最好的一面反映出來(lái)。因此，要真正了解應(yīng)聘者的素質(zhì)，還需要仔細(xì)觀察求職者的表情、動(dòng)作、語(yǔ)調(diào)及其他非語(yǔ)言行為。三、 應(yīng)聘者須知作為應(yīng)聘者，參加招聘面試的目的主要是為了讓面試者了解你，看你是否符合某一工作崗位的要求。在這個(gè)過(guò)程中，應(yīng)聘者應(yīng)充分展示自己的優(yōu)勢(shì)。不要緊張，盡量做到自然、自信，從容不迫地面對(duì)面試者。與此同時(shí)，應(yīng)聘者也要注意收集有關(guān)工作和企業(yè)的信息，并據(jù)此作出應(yīng)聘與否的決定。通常，應(yīng)聘者應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的準(zhǔn)備：1．準(zhǔn)備面試問(wèn)題。面試中會(huì)遇到許多標(biāo)準(zhǔn)化的提問(wèn)，換言之，面試者提問(wèn)的意圖、需要了解的信息是大致相同的，只是具體的提問(wèn)方式有所差異。因此，應(yīng)聘者可以通過(guò)預(yù)先的準(zhǔn)備來(lái)?yè)P(yáng)長(zhǎng)避短，充分展示自己的才能。作為應(yīng)聘者，回答問(wèn)題要緊緊圍繞主題。因?yàn)槊嬖囌哒峭ㄟ^(guò)你的回答來(lái)判斷你的表達(dá)能力與邏輯思維能力的。2．注意傾聽(tīng)，認(rèn)真作答。要仔細(xì)傾聽(tīng)，努力了解面試者的意圖，即他究竟希望招聘到什么樣的人。在面試過(guò)程中，你也可以適當(dāng)提問(wèn)，比如問(wèn)諸如“你能告訴我更多的情況嗎?”這種開(kāi)放性問(wèn)題。在面對(duì)問(wèn)題的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)冷靜思考，認(rèn)真回答。3．留下良好的第一印象。良好的第一印象在面試中非常重要。很多情況下，面試者在面試的最初時(shí)刻就對(duì)應(yīng)聘者形成了判斷，而且，這種印象一旦形成往往很難改變。因此，應(yīng)聘者在面試時(shí)應(yīng)該注意：(1)得體的著裝；(2)良好的修飾；有力的握手；表現(xiàn)出控制力；恰當(dāng)?shù)挠哪臀⑿?；保持適當(dāng)?shù)哪抗饨佑|；對(duì)面試者的尊重與關(guān)注；對(duì)公司的了解和愿意效力的意識(shí)。4．回避不必要的提問(wèn)。作為應(yīng)聘者，你也可以委婉地拒絕回答面試者提出的某些問(wèn)題，特別是一些易帶來(lái)歧視性印象的問(wèn)題，不必有問(wèn)必答。如：“你與男朋友的關(guān)系是否會(huì)影響工作?”因?yàn)檫@是可能暗含著性別歧視的提問(wèn)。5．注意非言語(yǔ)行為的作用。與面試者保持適當(dāng)?shù)哪抗饨佑|非常重要，回答問(wèn)題時(shí)，眼睛不要東張西望，說(shuō)話要有力量，聲音要清晰流暢。第8節(jié)面談?wù)叩募记擅嬲勈且豁?xiàng)技巧性很強(qiáng)的工作。雖然面談至少發(fā)生在兩個(gè)人之間，但是這兩個(gè)人扮演的角色是不同的，其中，面談?wù)叩慕巧鄬?duì)要重要一些，因?yàn)樗且龑?dǎo)面談溝通的人，處于主導(dǎo)地位，要引導(dǎo)面談的開(kāi)始，同時(shí)還要保證面談的持續(xù)進(jìn)行。因此，對(duì)于面談?wù)叨裕缪莺眠@一角色，掌握技巧相當(dāng)重要。當(dāng)你扮演面談?wù)叩慕巧珪r(shí)，應(yīng)該特別注意以下幾點(diǎn)。一、了解聽(tīng)眾你至少應(yīng)猜想對(duì)方在這種情況下會(huì)有什么表現(xiàn)?他會(huì)怎樣想?他的態(tài)度如何?感覺(jué)怎么樣?他會(huì)期望什么形式的面談?你應(yīng)盡量設(shè)身處地為對(duì)方著想，如果你能預(yù)知對(duì)方的感覺(jué)和期望，則可據(jù)以調(diào)整溝通方式，拉近彼此間的距離，營(yíng)造良好的溝通氛圍。有經(jīng)驗(yàn)的面談?wù)叱３?huì)發(fā)現(xiàn)，認(rèn)同面談對(duì)象的觀點(diǎn)而不予以任何反面評(píng)價(jià)是拉近彼此間距離的有效方法。這種做法使面談對(duì)象在心理上感到自在，有利于掃除面談對(duì)象向你透露信息的障礙。二、闡明目的如果沒(méi)有什么特別的顧慮，在面談開(kāi)始時(shí)就應(yīng)該開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地向?qū)Ψ奖砻髡勗挼哪康模@樣更有利于讓雙方迅速進(jìn)入面談主題。如果需要對(duì)方提供相關(guān)信息，也應(yīng)該直截了當(dāng)?shù)卣f(shuō)出你的需求，同時(shí)說(shuō)明需要的原因。如果有可能，應(yīng)事先通知對(duì)方，使其能夠提前準(zhǔn)備好你所需要的資料。當(dāng)然，在使對(duì)方明確面談目的的同時(shí)，還應(yīng)盡量避免面談對(duì)象對(duì)面談目的的誤解。你可能有過(guò)被通知參加面談的經(jīng)驗(yàn)，如果事先沒(méi)有人告訴你面談的性質(zhì)，你在心理上是否仍處于安然自若的狀態(tài)?也許你會(huì)忐忑不安，也許你會(huì)擔(dān)心“是不是我過(guò)去犯的錯(cuò)誤現(xiàn)在被他發(fā)現(xiàn)了?”此時(shí)，你甚至開(kāi)始為那個(gè)錯(cuò)誤尋找借口而惶惶不安。面談的日子終于到了，你卻發(fā)現(xiàn)完全不是那么回事，老板非但沒(méi)有指責(zé)你，而且還好好地夸獎(jiǎng)了你一番。這種感覺(jué)是不是讓人有些啼笑皆非?因此，在面談之前，作為面談?wù)?，你最好能在發(fā)送面談通知時(shí)將面談目的一并告知。三、營(yíng)造氛圍作為面談?wù)撸瑧?yīng)該能夠營(yíng)造良好的溝通氣氛，使面談對(duì)象感覺(jué)到你理解他，從而樂(lè)意與你接近，愿意與你交談。如何營(yíng)造這樣和諧的溝通氛圍呢?首先，應(yīng)該選擇一個(gè)安靜的地方作為面談的場(chǎng)所，盡可能使面談不受外界干擾，如避免電話鈴聲以及其他人的打擾等，使對(duì)方感覺(jué)安全和舒適。場(chǎng)所內(nèi)的家具陳設(shè)應(yīng)布置協(xié)調(diào)，既美觀大方，又不失莊重典雅。當(dāng)然，面談并不一定要在辦公室內(nèi)進(jìn)行。但是，無(wú)論面談在哪里進(jìn)行，都應(yīng)滿(mǎn)足一定的私密性要求。如果要想與面談對(duì)象保持比較近的距離，那么在面談?wù)吆兔嬲剬?duì)象之間應(yīng)盡量避免桌、椅等障礙物，因?yàn)檫@些障礙物會(huì)在面談雙方之間形成一道無(wú)形的心理屏障，在一定程度上增加面談對(duì)象的緊張感。如果面談?wù)咦谵k公桌后，而面談對(duì)象站在書(shū)桌前，容易讓人想起過(guò)去老師在辦公室里訓(xùn)導(dǎo)學(xué)生的情景。對(duì)大多數(shù)人而言，這些心理暗示都會(huì)讓人感覺(jué)不快。另外，除了要注意面談場(chǎng)所中辦公家具陳設(shè)的協(xié)調(diào)以外，還要特別注意不要在面談地點(diǎn)放置那些會(huì)制造緊張氣氛的物品。通常，人們對(duì)于一些不熟悉的物品容易產(chǎn)生緊張情緒。在面談中，如果要使用錄音機(jī)或照相機(jī)等設(shè)備，應(yīng)事先加以說(shuō)明。如果還有其他人參與面談，應(yīng)該事先介紹，并說(shuō)明他到場(chǎng)的原因。在面談時(shí)營(yíng)造一種友好、寬松、舒適的氣氛是非常重要的。因?yàn)槊嬲剬?duì)象只有在這樣的氣氛下才不會(huì)有壓抑感。面談對(duì)象會(huì)感到自己的人格受到尊敬，雙方的溝通距離很快就會(huì)縮短。如果面談對(duì)象有了這種感覺(jué)，面談就會(huì)在愉快的氣氛中進(jìn)行。四、恰當(dāng)提問(wèn)恰當(dāng)?shù)靥岢鰡?wèn)題、適時(shí)地轉(zhuǎn)換話題，是面談?wù)弑仨氄莆盏臏贤记?。如果面談一時(shí)“卡殼”，適時(shí)地提出一個(gè)好問(wèn)題，不僅可以打破一時(shí)沉默的尷尬，而且還可以引導(dǎo)面談的方向。如何才能做到恰當(dāng)提問(wèn)呢?首先你應(yīng)該了解下列因素：面談對(duì)象的心情如何?他在期待什么?他的反應(yīng)如何?他是否跟隨你的引導(dǎo)?他提供信息的能力如何?他疲倦嗎?他可以自由發(fā)表意見(jiàn)嗎?他想得到幫助嗎?當(dāng)然，最重要的還是要了解你自己，即：你的目的是什么?你想的是什么?當(dāng)你明白了這些，就知道應(yīng)該提出什么問(wèn)題了。盡管時(shí)機(jī)的控制、話題的把握會(huì)受到許多因素