《人力資源管理基礎(chǔ)與實務(wù)》課件模塊三 工作分析與工作設(shè)計

1.對企業(yè)工作分析中的典型工作任務(wù)有一個感性的認(rèn)識。2.了解工作分析在人力資源管理中的重要性3.掌握工作分析內(nèi)容和程序。4.熟知工作再設(shè)計的原則和方法。知識目標(biāo)1.能夠熟練運用調(diào)查法、訪談法和觀察法采集工作分析所需信息。2.能夠就某一工作做出正確合理的工作分析并編寫崗位說明書。技能目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)1.人力資源部負(fù)責(zé)宣傳工作分析的重要性,為此項工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。2.人力資源部負(fù)責(zé)明確工作分析的目的,向各有關(guān)部門提出具體的工作目標(biāo)和要求。3.人力資源部組織公司相關(guān)部門的人員進(jìn)行培訓(xùn),把握工作分析的內(nèi)容和程序。4.人力資源部門和相關(guān)部門運用正確的工作分析方法開展工作分析活動。5.編寫職務(wù)說明書,形成工作分析成果。6.運用工作分析成果,并根據(jù)環(huán)境變化和工作要求進(jìn)行工作設(shè)計。典型工作任務(wù)1.看完這6項典型工作任務(wù),你認(rèn)為工作分析之前要做好哪些準(zhǔn)備工作?

2.你認(rèn)為用什么成果可以檢驗這一模塊的學(xué)習(xí)效果呢?這種成果你能不能從企業(yè)中收集到？討論：單元一認(rèn)識工作分析單元二工作分析程序和方法單元三

崗位工作說明書編寫單元四

工作設(shè)計

學(xué)習(xí)主要內(nèi)容單元一認(rèn)識工作分析

某公司在某個新品牌第一批次小批量投放市場后，公司銷售業(yè)代發(fā)現(xiàn)商標(biāo)竟然漏印了生產(chǎn)廠址，公司老總急令停止生產(chǎn)追究責(zé)任。公司責(zé)成相關(guān)部門組成調(diào)查小組追究是哪個環(huán)節(jié)出了問題。經(jīng)查發(fā)現(xiàn)，商標(biāo)設(shè)計的習(xí)慣做法是：市場部負(fù)責(zé)品牌策劃，一般是市場部先拿出設(shè)計稿，技術(shù)部審核文字，然后交采購部印小樣。市場部、技術(shù)部在審核簽字后，按需求計劃采購。市場部說，商標(biāo)版面的藝術(shù)設(shè)計歸我們管，文字部分是技術(shù)部把關(guān)。技術(shù)部說，我們只管技術(shù)性文字的審核，生產(chǎn)廠址不是技術(shù)性文字，應(yīng)由市場部負(fù)責(zé)。調(diào)查小組十分為難，因為公司沒有商標(biāo)從設(shè)計、審核、提交采購計劃、印刷的管理文件，責(zé)任很難認(rèn)定。小思考到底應(yīng)該處罰誰？與崗位職責(zé)相關(guān)問題總結(jié)

1.有人工作量很大,做也做不完；2.有人沒活干,整天喝茶、看報紙、上網(wǎng)、聊天、打游戲；3.有人工作相互重疊,有功勞大家爭,有責(zé)任沒人擔(dān)；4.有工作沒人去做,貽誤戰(zhàn)機；5.招聘的員工,常常會不符合要求；6.不能完成客觀的績效考核,勤無獎懶無罰；7.公司付出了巨大的薪資總額,而員工仍是抱怨工資太低、福利太少；8.員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機會；9.公司投入了培訓(xùn)卻沒有達(dá)到期望的效果；10.有的員工不知道自己該做些；11.主管難以確切地評價下屬員工的工作成績是好是壞。

1.我們并不了解每個人的工作量是多少；2.我們并不了解到底需要多少工作人員；3.我們并不了解每個崗位到底需要什么樣的人員；4.我們并不了解員工的工作職責(zé)；5.我們并不了解如何有效地發(fā)揮每個人的作用；6.我們并不了解員工的職業(yè)生涯；7.我們并不了解員工到底需要什么。一、工作分析的概念

工作分析是通過對工作內(nèi)容與工作責(zé)任的資料匯集、研究和分析,可以確定該項工作的任務(wù)、性質(zhì)和相對價值以及哪些類型的人適合從事這一工作。工作分析的結(jié)果通常會形成一份綜合性的文件材料——職務(wù)說明書(工作說明書)。二、工作分析的重點(6W1H)

(1)Who:誰來完成這項職務(wù)。(2)What:這項職務(wù)具體做什么事情。(3)When:職務(wù)時間的安排。(4)Where:職務(wù)地點在哪里。(5)Why:他為什么履行職務(wù)(職務(wù)的意義是什么)。(6)forWho:他在為誰履行職務(wù)。(7)How:他是如何履行職務(wù)的。三、工作分析相關(guān)術(shù)語(一)要素(二)任務(wù)(三)職責(zé)(四)工作(五)職務(wù)(六)職位(七)職系、職組、職級、職等小練習(xí)

請同學(xué)們以小組為單位,由組長牽頭組織討論。首先選定一個企業(yè)或一個組織,對照上述十個工作分析的相關(guān)術(shù)語,找出在這個企業(yè)或組織中對應(yīng)的具體人物或事項。三、工作分析的內(nèi)容

1．對崗位的名稱、性質(zhì)、任務(wù)、權(quán)責(zé)、程序、工作對象和工作資料，以及本崗位與相關(guān)崗位之間的聯(lián)系和制約方式等因素逐一進(jìn)行比較、分析和描述，并作出必要的總結(jié)和概括。2．明確崗位對員工的素質(zhì)要求，提出本崗位員工所應(yīng)具備的，諸如知識水平、工作經(jīng)驗、道德標(biāo)準(zhǔn)、心理品質(zhì)、身體狀況等方面的資格和條件。3．將上述崗位分析的研究成果，按照一定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，以文字和圖表的形式加以表述，最終制定出工作說明書、崗位規(guī)范等人事文件。四、工作分析在人力資源管理中的重要性

人力資源管理主要職能招聘培訓(xùn)職業(yè)生涯規(guī)劃績效評估薪酬設(shè)計基本資格工作經(jīng)驗工作技能任職培訓(xùn)特殊要求任職資格調(diào)查分析職位說明書工作說明工作職責(zé)工作內(nèi)容工作職權(quán)工作關(guān)系工作條件工作分析單元二

工作分析程序與方法一、工作分析程序（三）分析階段（二）調(diào)查階段靈活地運用訪談、問卷、觀察、小組集體討論等方法，廣泛深入地搜集有關(guān)崗位的各種數(shù)據(jù)資料。1.職務(wù)名稱分析:2.工作規(guī)范分析:3.工作環(huán)境分析4.工作執(zhí)行人員必備條件分析:1.掌握各種基本數(shù)據(jù)和資料。2．設(shè)計崗位調(diào)查方案。3.建立友好合作的關(guān)系，4.分解成若干工作單元和環(huán)節(jié)。5.組織有關(guān)人員，學(xué)習(xí)并掌握調(diào)查的內(nèi)容。(一)準(zhǔn)備階段（四）總結(jié)運用階段本階段在對調(diào)查的結(jié)果進(jìn)行深入細(xì)致的分析基礎(chǔ)上，再采用文字圖表等形式，作出全面的歸納和總結(jié)。（五）反饋調(diào)整階段二、工作分析的方法（一）問卷法問卷法是獲取工作分析信息的最常用方法。問卷法又稱間接調(diào)查法,也叫做自行分析法,通常被人們認(rèn)為是最快捷而最省時間的方法。缺點對問卷設(shè)計要求高。調(diào)查問卷的設(shè)計直接關(guān)系到問卷調(diào)查的成敗,所以問卷一定要設(shè)計得完整、科學(xué)、合理。優(yōu)點速度快,調(diào)查面廣,可以在較短的時間內(nèi),以較低的費用獲得大量與職務(wù)有關(guān)的信息,并可對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行多方式、多用途的分析。(1)該職務(wù)的各種職責(zé)以及花費在每種職責(zé)上的時間比例。(2)非經(jīng)常性的特殊職責(zé)。(3)外部和內(nèi)部交往。(4)工作協(xié)調(diào)和監(jiān)管責(zé)任。(5)所用物質(zhì)資料和儀器設(shè)備。(6)所做出的各種決定和所擁有的斟酌決定權(quán)。(7)所準(zhǔn)備的記錄和報告。(8)所運用的知識、技能和各種能力。(9)所需培訓(xùn)。(10)體力活動及特點。(11)工作條件。一個典型的工作分析調(diào)查問卷通常包括下列問題：（二）訪談法

訪談法是分析者通過與分析對象面對面談話來搜集信息資料的方法,是獲取工作分析信息的通用方法。

有三種訪談的形式可用來收集工作分析資料:個別面談、集體面談、管理人員面談。訪談法適合于腦力職務(wù)者,如開發(fā)人員、設(shè)計人員、高層管理人員等。優(yōu)點可獲得完全的工作數(shù)據(jù)以免去員工填寫工作說明書的麻煩;可進(jìn)一步使員工和管理者溝通,以獲取諒解和信任;可以不拘形式,問句內(nèi)容較有彈性,可隨時補充和反問,這是填表法所不能辦到的;收集方式簡單。缺點信息可能受到扭曲；一般非常耗費時間；專業(yè)性和管理性的職務(wù)一般更為復(fù)雜和較難分析,從而往往需要更長的時間;占去員工工作時間,妨礙生產(chǎn)。

（三）觀察法

研究者們主張采用觀察法對工作人員的工作過程進(jìn)行觀察,記錄工作行為的各方面特點;同時,了解工作中所使用的工具設(shè)備;了解工作程序、工作環(huán)境和體力消耗。思考：觀察法的優(yōu)點和缺點？小案例

在工作實踐中,這樣的情況很普遍:有的員工工作十分投入,十分認(rèn)真,但是工作效率不高。南京某IT企業(yè)有十幾名業(yè)務(wù)人員,業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)相差不大,但業(yè)績差異十分巨大。其中最明顯的兩個人,員工小王與員工小李,他們一個月的績效有5倍之差。但在對全部員工的調(diào)查問卷中,大家一致認(rèn)為小李比小王更能吃苦、更認(rèn)真。于是人力資源部對兩個人作了一周5個工作日的跟蹤觀察。當(dāng)時公司規(guī)定是上午8:30上班,下午17:30下班,中午休息1小時。一周跟蹤下來的情況如下:小王平均是8:21到公司,小李是8:05到公司?！粜⊥跻惶斓墓ぷ髑闆r:到公司后花5分鐘時間做衛(wèi)生工作,然后開始電話聯(lián)系新客戶。平均到9:40分電話聯(lián)系結(jié)束,這期間平均打電話為21個,找到對方負(fù)責(zé)人的電話為15個。9:40~11:00,處理前一天老客戶的成交單據(jù),同時預(yù)約下午的老客戶拜訪。上午11:00~11:40以及下午13:30~14:30,平均又有大約18個開拓新客戶的電話,找到單位負(fù)責(zé)人的電話為12個。14:30~17:00,外出進(jìn)行客戶的約定拜訪,平均走訪4家客戶,成功拜訪(指能見到分管業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人)平均為3.6家。17:00~17:30,回公司處理一些雜務(wù),下班離開公司的平均時間是17:43分?！粜±钜惶斓墓ぷ髑闆r:到公司后平均花15分鐘時間做衛(wèi)生工作(其中還會幫其他同事做一些事)。8:20開始處理前一天老客戶的業(yè)務(wù)事務(wù),平均處理1小時,到9:20結(jié)束。9:20~11:50,電話聯(lián)系開拓新客戶的工作。其間,平均打34個電話,成功找到單位負(fù)責(zé)人的電話為9個。13:20~17:10,走訪老客戶,平均走訪5家,平均成功訪問為1~2家。17:10~18:30,回公司處理一些雜務(wù),平均下班時間為18:35分。分析

對小王、小李的專業(yè)業(yè)務(wù)掌握進(jìn)行了綜合測試,小李得91分,小王得84分。對小王、小李的溝通技巧進(jìn)行了面試,5個評委,小李得81分,小王得89分。

人力資源部對小李電話訪問成功率低的原因進(jìn)行了分析,發(fā)現(xiàn)小李電話開拓新客戶的時間,正好是多數(shù)客戶的負(fù)責(zé)人外出辦事的時間,而小王打電話的時間多數(shù)客戶的負(fù)責(zé)人還在公司。小李走訪客戶沒有事先預(yù)約,所以成功率低,多數(shù)客戶的負(fù)責(zé)人不在,僅有的一點成功率也多是在下午17:00左右的最后一兩個拜訪中出現(xiàn)的,而小王的走訪多是事先預(yù)約的。人力資源部認(rèn)為以上兩點是小王、小李業(yè)績差異的主要問題。

根據(jù)這一結(jié)論,人力資源部讓小李先調(diào)整工作時間的分配,采用小王的工作時間分配形式。調(diào)整后,經(jīng)過一周的磨合,到第二周,發(fā)現(xiàn)小李的成功率有了大幅度的上升,工作量反而有了一些下降。電話開拓新客戶的數(shù)量為每天36個,成功數(shù)上升到22個,客戶走訪量仍是5家,成功率上升到4家。兩個月后,小李的業(yè)績已經(jīng)達(dá)到小王的90%。

上面這一案例,說明員工的工作行為對員工的工作業(yè)績是有較大影響的。在工作分析時,通過跟蹤觀察,對員工的工作行為進(jìn)行記錄,并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)分析,據(jù)以調(diào)整和引導(dǎo)員工的工作行為。（四）技術(shù)會議法（五）工作日記法（六）工作參與法（七）關(guān)鍵事件法單元三崗位說明書的編寫一、設(shè)計框架二、崗位說明書內(nèi)容編寫三、職務(wù)說明書編寫注意事項

1.清晰。2.具體。

3.內(nèi)容可簡可繁。

4.由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)、典型職務(wù)代表、人力資源管理部門代表、外聘的崗位分析專家與顧問共同組成工作小組或委員會，協(xié)同工作，完成此任務(wù)?；拘畔⒙毼幻Q行政秘書職位編號7所屬部門行政部直接上級辦公室主任職位概述負(fù)責(zé)會議安排、電話轉(zhuǎn)接、郵件收發(fā)、文檔管理、來訪接待等日常行政事務(wù)工作任職資格學(xué)歷大專以上專業(yè)文秘、中文等相關(guān)專業(yè)工作經(jīng)驗1年以上相關(guān)工作經(jīng)驗?zāi)芰λ刭|(zhì)具有較強的溝通能力、表達(dá)能力、時間管理能力，條理性強，工作積極主動業(yè)務(wù)了解范圍掌握公司行政管理、文檔管理及公關(guān)禮儀知識；了解公司內(nèi)部工作及業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)經(jīng)歷受過文書寫作、檔案管理等方面的培訓(xùn)知識具備文秘、公共關(guān)系、行政管理等相關(guān)知識職責(zé)細(xì)化描述崗位職責(zé)職責(zé)一行政事務(wù)處理工作任務(wù)1．來訪接待2．負(fù)責(zé)電話、郵件、傳真等各種渠道信息的處理3．協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排公司各種工作會議4．按照上級指示列席會議，并做好會議記錄5．相關(guān)文件的起草、打印、登記、存檔管理職責(zé)二辦公設(shè)備管理工作任務(wù)1．負(fù)責(zé)辦公室辦公設(shè)備、用品的使用與管理并建立管理臺賬2．協(xié)助相關(guān)工作人員定期對辦公設(shè)備進(jìn)行檢查、檢修，確保辦公設(shè)備正常使用職責(zé)三溝通協(xié)調(diào)工作任務(wù)1．負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)上級與各部門的聯(lián)絡(luò)與交流2．協(xié)助完成對外聯(lián)絡(luò)事宜職責(zé)四文檔資料管理工作任務(wù)1．協(xié)助制定公司文檔管理制度2．做好公司文件登記、歸檔管理工作

四、職位說明書范例單元四

工作設(shè)計一、工作設(shè)計概念

工作設(shè)計又稱崗位設(shè)計，是指根據(jù)組織需要，并兼顧個人的需要，規(guī)定每個崗位的任務(wù)、責(zé)任、權(quán)力以及組織中與其它崗位關(guān)系的過程。它是把工作的內(nèi)容、工作的資格條件和報酬結(jié)合起來，目的是滿足員工和組織的需要。案例

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