分公司辦事處工作規(guī)章制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔分公司辦事處工作規(guī)章制度1管理大綱總公司的規(guī)章制度為駐外機(jī)構(gòu)員工作業(yè)的基礎(chǔ)，駐外機(jī)構(gòu)章程是該員工的行為指南，各員工通過認(rèn)真學(xué)習(xí)，從而使得業(yè)務(wù)操作正規(guī)化、工作條理化，樹立公司良好的的公眾形象。1.1負(fù)責(zé)人職守a嚴(yán)于律已，做好表率；b心胸寬大，悉心聽取意見；c善于團(tuán)結(jié)員工，做好引導(dǎo)工作；d辦事公正，職責(zé)分明；e注重業(yè)績，重視開拓，做好市場管理工作；f要敢于承擔(dān)責(zé)任。1.2財務(wù)運(yùn)作（實(shí)行電算化管理）a資金流轉(zhuǎn)：用款先申請后使用，資金回籠及時；貨款管理：貨款管理：全部轉(zhuǎn)入總公司帳上，不得當(dāng)?shù)乜哿簦粦?yīng)收帳款管理：對應(yīng)收帳要每月定期核對，及時催收，業(yè)務(wù)員要做好清理工作。備用金管理：固定費(fèi)用：書面形式向總部傳真申請，由總公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，由總部匯出；辦公費(fèi)用：由總公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報銷，每月末由總公司財務(wù)部處理；采購費(fèi)用：小批量元件采購費(fèi)用管理，采購人員按獲總部批準(zhǔn)的額度填寫資金使用申請單，由總公司會計(jì)審批，并支付貨款即可當(dāng)?shù)貓?zhí)行；b物流監(jiān)控：做到“嚴(yán)格、準(zhǔn)確、安全、迅捷”每個關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須無一遺漏，貨物進(jìn)出倉庫必須憑有效的單據(jù)，做到“貨到有單，貨走單隨“。本公司產(chǎn)品（詳見倉管員職責(zé)）向總部申請發(fā)貨或通知收貨；發(fā)貨：銷售發(fā)貨；樣品發(fā)貨；退貨：客戶退貨回分公司或總公司；辦事處退貨回總公司；當(dāng)?shù)赝赓徫锲忿k公用品：集中統(tǒng)一購買，歸倉庫保管，領(lǐng)用時填寫領(lǐng)用單；生產(chǎn)用貨物品：原則上是需要時購買。1.3業(yè)務(wù)管理a銷售業(yè)務(wù)市場人員：嚴(yán)格業(yè)務(wù)作風(fēng)，培養(yǎng)技術(shù)型銷售工程師，控制業(yè)務(wù)費(fèi)用，每位業(yè)務(wù)必須掌握3~5個長期客戶；市場鞏固及開拓：對原有市場的鞏固和分析，開拓新的市場；市場信息收集及反饋：建立客戶源庫，做到行業(yè)資源共享，分析行業(yè)特點(diǎn)，便于市場定位，并及時反饋總部；建立權(quán)威雜志檔庫，同行業(yè)商家情報文檔庫，技術(shù)支持文樣庫；業(yè)務(wù)研討會，總結(jié)業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，對暴露出問題應(yīng)及時反饋并解決，制定計(jì)劃（日、周、月）；業(yè)務(wù)每日晚匯報當(dāng)天工作情況，集體參考，并作出下一步計(jì)劃，由經(jīng)理安排下日的工作；對疑難案例當(dāng)日填寫疑難案例反饋表傳回總部，總部產(chǎn)品部參考后作出方案，指導(dǎo)業(yè)務(wù)員的下一步行動。b執(zhí)行《XXX科技銷售人員職責(zé)》。1.4內(nèi)務(wù)管理a、宿舍管理：見宿舍管理規(guī)定；b、考勤管理及人事考核，詳見辦事處工作規(guī)章制度。1.5表格管理：因?yàn)楣芾砗徒y(tǒng)計(jì)的需要，制訂以下一套表格，各有關(guān)人員按要求填寫；a、每月財務(wù)部會計(jì)要完成各種表格的填寫，包括對外報送的各種稅務(wù)報表和內(nèi)部統(tǒng)計(jì)表格（月度費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報表、銷售回款情況統(tǒng)計(jì)表）；；b、出納員要填寫：存貨日報表、現(xiàn)金日報表（每日填寫）、進(jìn)銷存表、物料倉庫差異清單（每月末填寫）；c、業(yè)務(wù)人員填寫：——業(yè)務(wù)員銷售、回款情況統(tǒng)計(jì)表（每月）、一周工作總結(jié)樣品外借、收回情況統(tǒng)計(jì)、新客戶業(yè)務(wù)處理反饋單。1.6駐外機(jī)構(gòu)的財務(wù)直接受總公司的管理與監(jiān)督。

2駐外機(jī)構(gòu)倉庫職責(zé)2.1對庫存物進(jìn)行妥善保管，保證物料堆放整齊，不混雜、不變質(zhì)，有明確的名稱、存放地和記錄物量的收發(fā)卡；2.2對物料實(shí)施“先進(jìn)先出”式的管理方法，入庫顏色按春夏秋冬四種顏色警示。超過三個月的物品應(yīng)重新檢測，重新將當(dāng)季顏色貼在盒子上，有問題的應(yīng)及時返回總公司；2.3區(qū)分不同出入庫方式，向總部申請收貨，銷售發(fā)貨、樣品發(fā)貨、客戶退貨回辦事處，辦事處退貨回總公司、當(dāng)?shù)夭少徣霂斓雀鞣N記錄出入庫憑證，保證憑單據(jù)出入庫，按憑證入帳。具體操作：a、以總部標(biāo)準(zhǔn)品的安全量為參照，實(shí)行安全庫存量（各地根據(jù)具體情況制定）調(diào)度管理，具體樣例附后；b、財務(wù)部出納兼?zhèn)}管員，出入庫單據(jù)實(shí)行電腦管理，電腦打單，會計(jì)負(fù)責(zé)打單。c、中小客戶貨品物流控制：業(yè)務(wù)員遞交正規(guī)合同 財務(wù)部審批 分公司經(jīng)理審財務(wù)部開具出庫單業(yè)務(wù)員或客戶簽單出庫d大宗貨品物流控制：業(yè)務(wù)員遞交正規(guī)合同財務(wù)部審批分公司經(jīng)理審批總部審批財務(wù)部開具出庫單業(yè)務(wù)員或客戶簽單出庫e、新產(chǎn)品（OEM）及庫虛產(chǎn)品物流控制：需求加工意向需求加工意向客戶 業(yè)務(wù)員 分公司經(jīng)理審批 總部產(chǎn)品部審批轉(zhuǎn)60%定金、全額貨款60%定金、全額貨款財務(wù)部開具出庫單工廠生產(chǎn)或倉庫（總部）備貨 業(yè)務(wù)員或客戶簽單出庫f、當(dāng)?shù)夭少徫锪骺刂疲翰少徤暾垎畏止窘?jīng)理審批總部采購部審批總公司財務(wù)審批分公司采購驗(yàn)收入庫保存完整的出庫憑證；2.4對出入庫的物料進(jìn)行數(shù)量和品質(zhì)上的核查；2.5進(jìn)行每月一次的月底盤存工作，核查帳、卡、物是否相符，發(fā)現(xiàn)問題及時向財務(wù)部匯報并查明原因；2.6對倉庫進(jìn)行定期清理，針對死庫存、庫存過大或少的情況向分公司經(jīng)理及時的反映，使庫存趨于合理。根據(jù)周轉(zhuǎn)時間，設(shè)置合理間段，采用經(jīng)黃牌報警。（紅牌返回總公司，黃牌抓緊出售）；2.7每月末配合總部財務(wù)部進(jìn)行盤點(diǎn)，盤盈盤虧及時查明原因，并拿出處理意見交審計(jì)；2.8對出入庫單的記錄要求有明確的物料來源（供應(yīng)商）、去向（用戶）及其他標(biāo)注，并保存完整的出庫憑證；2.9外借樣品返回時，須檢查配件說明書是否齊全，是否有損壞等不良情況，產(chǎn)品配件說明書不齊全者，存放倉庫暫存區(qū)并督促經(jīng)辦人打欠條。外借或外購產(chǎn)品無技術(shù)部簽字時，不得辦理正式入庫手續(xù)（可停放暫存區(qū)）；2.10設(shè)立樣品專柜，每種產(chǎn)品至少需保存樣品一塊，貼“樣品”標(biāo)簽，并有技術(shù)部人員加貼的“合格”標(biāo)志。2.11對出入庫的物品須做全面的開箱檢查；2.12對元器件的存放應(yīng)注意同一品種的單件包裝數(shù)量要一致；2.13物品出入庫必須有書面憑證，內(nèi)部領(lǐng)用填寫借貨單，銷售人員借貨必須有財務(wù)部的單據(jù)，退貨時必須有合同；2.14出貨單處理：a送貨上門的業(yè)務(wù)情況分公司會計(jì)據(jù)經(jīng)審批的銷售合同打印一式五聯(lián)出貨單，并由分公司經(jīng)理據(jù)合同驗(yàn)單簽名后將單據(jù)交給倉管員，倉管員對一式五聯(lián)的出貨單確認(rèn)并簽字認(rèn)可，一聯(lián)返回財務(wù)存根，四聯(lián)隨貨交付發(fā)貨員，發(fā)貨員對于接收的貨物清點(diǎn)確認(rèn)無誤后在出貨單簽字認(rèn)可，其中一聯(lián)返還倉管，三聯(lián)隨貨同行，要求客戶簽名蓋章后，一聯(lián)返回財務(wù)做帳，一聯(lián)發(fā)貨員留存，一聯(lián)給客戶。b通過貨運(yùn)公司的業(yè)務(wù)辦事處經(jīng)理據(jù)經(jīng)審批的銷售合同打印一式五聯(lián)出貨單，并由分公司以理據(jù)合同驗(yàn)單簽名后將單據(jù)交給倉管員，倉管員對一式五聯(lián)的出貨單確認(rèn)并簽字認(rèn)可，二聯(lián)返回財務(wù)（其中一聯(lián)為存根，一聯(lián)做帳），三聯(lián)隨貨交付發(fā)貨員，發(fā)貨員對于接收的貨物清點(diǎn)確認(rèn)無誤后在出貨單上簽字認(rèn)可，其中一聯(lián)返回給倉管員，自己留存一聯(lián)，一聯(lián)隨貨同行。隨貨同行聯(lián)要求客戶簽字蓋章后傳真回公司。若在發(fā)貨10天內(nèi)還沒收到由客戶簽名蓋章的出貨單傳真件，由發(fā)貨員打電話確認(rèn)客戶是否已收到貨物，發(fā)貨員在電話確認(rèn)客戶收到貨物后，在出貨單上寫明何時打電話確認(rèn)并簽字認(rèn)可，將此單復(fù)印交財務(wù)。若客戶未收到貨應(yīng)與貨運(yùn)公司聯(lián)系并查實(shí)貨物下落情況。2.15對于無入庫單的貨物不得入庫，禁止倉管員不允許私自存放任何物品。2.16貨物發(fā)運(yùn)時要保單價的80%以上，否則后果誰辦誰負(fù)責(zé)。3辦公區(qū)域劃分和職能機(jī)構(gòu)設(shè)置外人員組成3.1辦公區(qū)域劃分a接待區(qū)、展示區(qū)（內(nèi)墻貼裝公司形象燈片；設(shè)立展示架）b業(yè)務(wù)區(qū)、辦公室c經(jīng)理室dOQC區(qū)e倉庫區(qū)3.2職能機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員組成（見職能機(jī)構(gòu)圖）4分公司辦事處經(jīng)理職責(zé)4.1對公司的發(fā)展方向，以經(jīng)營方針進(jìn)行分析總結(jié)并交公司總經(jīng)理過行決策；4.2推行公司制定的政策及相關(guān)的制度，使之落到實(shí)處；4.3每日晚聽取各部門人員的工作匯報，每周六上午召開市場會議，中午12：00將情況傳回總部，并保持對他們工作的指派和監(jiān)察；4.4具有對公司人員的考察權(quán)，可把人事任免計(jì)劃提交總經(jīng)理批示；4.5對轄區(qū)范圍的市場環(huán)境分析并提出開拓方案；4.6主管辦事處的重大外交事務(wù)；4.7協(xié)調(diào)各部門的運(yùn)作關(guān)系；4.8處理內(nèi)外的重大突發(fā)事件；4.9有隨時召集召開各部門會議的權(quán)力，并作出會議記錄；4.10負(fù)責(zé)市場人員也差情況的安排并對出差時限審批；4.11負(fù)責(zé)客戶投訴處理；4.12處理一些特殊訂單（低價單、大客戶、特殊行業(yè)用戶、特殊行業(yè)貿(mào)易）4.13質(zhì)量、防火第一責(zé)任人；4.14對公司的人、財、物負(fù)全面責(zé)任；4.15負(fù)責(zé)所有管理表格（月度費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表格、銷售回款統(tǒng)計(jì)表、三天內(nèi)預(yù)計(jì)四項(xiàng)計(jì)劃、存貨日報表、進(jìn)銷存表、業(yè)務(wù)員銷售回款情況統(tǒng)計(jì)表、一周工作總結(jié)、新客戶業(yè)務(wù)處理反饋清單、樣品外借、收回情況統(tǒng)計(jì)表）的審核和按時傳回總公司；4.16每月15、30日檢查倉庫壞品區(qū)，對壞品交加回總部處理。5辦事處技術(shù)部職責(zé)5.1負(fù)責(zé)處理公司對客戶的技術(shù)支持；a客戶購買公司產(chǎn)品后，不會使用；b客戶使用公司產(chǎn)品時，出現(xiàn)技術(shù)問題；5.2負(fù)責(zé)處理對辦事處內(nèi)部的技術(shù)支持；a臨時性的整機(jī)裝配；b對外購品的入庫檢測；c客戶退貨品由業(yè)務(wù)員和技術(shù)人員共同判斷是否為本公司產(chǎn)品，對屬于本公司的產(chǎn)品進(jìn)檢測。5.3銷售業(yè)務(wù)市場人員：嚴(yán)格業(yè)務(wù)作風(fēng)，培養(yǎng)技術(shù)型銷售工程師，控制業(yè)務(wù)費(fèi)用，每位業(yè)務(wù)必須掌握3~5個長期客戶；市場鞏固及開拓：對原有市場的鞏固和分析，開拓新的市場；市場信息收集及反饋：建立客戶源庫，做到行業(yè)資源共享，分析行業(yè)特點(diǎn)，便于市場定位，并及時反饋總部；建立權(quán)威雜志檔庫，同行業(yè)商家情報文檔庫，技術(shù)支持文檔庫；業(yè)務(wù)研討會，總結(jié)業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，對暴露出問題應(yīng)及時反饋并解決，制定計(jì)劃（日、周、月）；業(yè)務(wù)每日晚匯報當(dāng)天工作情況，集體參考，并作出下一步計(jì)劃，由經(jīng)理安排下日的工作；對疑難案例當(dāng)日填寫疑難案例反饋表傳回總部，總部負(fù)責(zé)人員集體參考后作出方案，指導(dǎo)業(yè)務(wù)員的下一步行動。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔十一、公司保密制度（一）總則第一條為保守公司秘密，維護(hù)公司權(quán)益，特制定本制度。第二條公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。第三條公司附屬組織和分支機(jī)構(gòu)以及職員都有保守公司秘密的義務(wù)。第四條公司保密工作，實(shí)行既確保秘密又便利工作的方針。第五條對保守、保護(hù)公司秘密以及改進(jìn)保密技術(shù)、措施等方面成績顯著的部門或職員實(shí)行獎勵。（二）保密范圍和密級確定第六條公司秘密包括本制度第二條規(guī)定的下列秘密事項(xiàng)：1．公司重大決策中的秘密事項(xiàng)；2．公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策；3．公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄；4．公司財務(wù)預(yù)決算報告及各類財務(wù)報表、統(tǒng)計(jì)報表；5．公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息；6．公司職員人事檔案工資性勞務(wù)性收入及資料；7．其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。第七條公司秘密的密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受損害。第八條公司秘級的確定1．公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級；2．公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機(jī)密級；3．公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。第九條屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)依據(jù)本制度第七條、第八條的規(guī)定標(biāo)明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。（三）保密措施第十條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由總經(jīng)理辦公室或主管副總經(jīng)理委托專人執(zhí)行；采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦負(fù)責(zé)保密。第十一條對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施：1．非經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄；2．收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施；3．在設(shè)備完善的保險裝置中保存。第十二條屬于公司秘密的設(shè)備或者產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)、運(yùn)輸、使用、保存、維修和銷毀，由公司指定專門部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，并采用相應(yīng)的保密措施。第十三條在對外交往與合