對科研人員出差住宿費報銷的探討

對科研人員出差住宿費報銷的探討

潘云洪Summary：出差住宿費報銷是科研單位財務(wù)工作中的重要組成部分，并且數(shù)額較大，在報銷過程中還經(jīng)常發(fā)生支出超標的情況。現(xiàn)在，啟用了新的出差住宿費管理辦法，但其具體的報銷活動因受到各種因素的影響，存在一些問題，給科研單位財務(wù)工作的順利開展造成了一些困惑。本文主要討論了科研人員出差住宿費報銷的方法，同時分析了當前出差住宿費報銷過程中一些問題，并根據(jù)實際情況提出了一些解決方案，期望給科研單位財務(wù)人員提供一些建議，以更好地為科研服務(wù)。Key：住宿費報銷；科研人員；出差一、前言農(nóng)業(yè)科研人員的研究試驗主要在田間地頭，在廣闊的鄉(xiāng)村大地上，他們嘔心瀝血、獻身科研、不辭辛勞、長期堅持在條件艱苦的農(nóng)村，為農(nóng)業(yè)科研貢獻著自己的力量，促進了我國農(nóng)業(yè)和農(nóng)業(yè)科技水平的發(fā)展。我國的農(nóng)業(yè)發(fā)展雖然有了長足的進步，但農(nóng)業(yè)科技水平還有待繼續(xù)加強，尤其是在廣大鄉(xiāng)間農(nóng)村，雖然基本解決了溫飽問題，但農(nóng)民還不是很富裕，鄉(xiāng)村還不是很發(fā)達，生活水平和生活環(huán)境與城鎮(zhèn)相比還有著較大的差距。目前我院科研人員到基層研究試驗，出差住宿費報銷是按照鄂財行發(fā)[2018]90號規(guī)定的標準執(zhí)行的，依照不同城市、地區(qū)住宿費標準進行審核報銷的。住宿費超過標準的按標準報銷，超額部分不予報銷；低于標準的按實際發(fā)生額報銷，低于部分不予補貼。國家近些年根據(jù)全國各地區(qū)賓館住宿費價格變動，以及實際工作需要對住宿費標準進行了調(diào)整，還引入淡旺季的概念，適當提高標準，保證順利入住，避免耽誤事情。我省也相應調(diào)整了住宿標準，是從實際出發(fā)的務(wù)實之舉?，F(xiàn)行出差住宿標準的調(diào)整，主要是針對大中城市和市州地區(qū)，為科研人員到這些地區(qū)出差住宿提供了便利條件?，F(xiàn)行住宿費報銷辦法，使得部分科研人員更愿意在符合住宿標準的地方出差住宿和進行研究試驗；而不太愿意到條件較差的地方去出差住宿和安排試驗。還有個別在甲地做試驗，到乙地住宿的現(xiàn)象，不僅增加了研究試驗的交通成本，也影響了試驗的系統(tǒng)連續(xù)性。農(nóng)業(yè)科研試驗大部分是需要在農(nóng)村基層的田間地頭進行的，這是農(nóng)業(yè)特性的要求，而農(nóng)村生活住宿環(huán)境比較艱苦。現(xiàn)行出差住宿費報銷辦法在一定程度上影響了科研人員長期穩(wěn)定的深入基層進行研究試驗的積極性。二、科研人員出差住宿費的報銷方法為促進科研發(fā)展，落實科技放管服政策，讓科研人員安心長期做好基層研究試驗工作，筆者對科研人員出差住宿費的報銷辦法提出以下幾種方式，供大家分析探討。（一）總額控制法總額是指按科研人員實際出差天數(shù)和住宿不同地區(qū)的報銷標準，確認在一個出差批次中可以報銷的住宿費總額。例如：甲地住宿標準500元，乙地住宿標準350元，在甲乙地各住宿一晚，則住宿費可報銷總額為500+350等于850元?？蒲腥藛T在出差回來實際報銷住宿費時，只要住宿費總額不超過可以報銷的住宿費總額850元，即可全額報銷。超過部分不予報銷。這在一定程度上減輕了科研人員出差選擇住宿的困難，只要總額不超標不計較單日是否超標。由于出差到達地的車站、碼頭等交通樞紐地區(qū)，人員比較集中，符合標準的住房比較難找，尤其是晚間到達、第二天又要走時，為尋找符合標準的房間而四處奔波，既浪費了時間又浪費了有限的精力?？傤~控制法在一定程度上解決了這個問題。財務(wù)核算也相應簡單，只要確認出差地區(qū)住宿標準和實際出差天數(shù)確定住宿費總額即可。但此方法并未真正解決科研人員下基層、到條件較差地方住宿的問題。（二）總額激勵法在確定出差住宿費可以報銷總額的基礎(chǔ)上，對沒有達到可報銷總額的差額部分，給予出差人員50%作為獎勵（獎勵部分仍由出差住宿費開支，獎勵比例可由單位自行確定）。超額部分不予報銷。就是說可以報銷住宿費總額為1000元，實際報銷住宿票據(jù)為700元時，則未超過部分300元給予出差人員50%作為獎勵，既實際報銷住宿費為700+300x50%等于850元。此方法在一定程度上鼓勵了科研人員下基層的積極性。（三）總額包干法在科研人員出差報銷住宿費時，按科研人員實際出差天數(shù)和住宿不同地區(qū)的報銷標準，確定可以報銷的住宿費總額給予報銷。（不需要住宿發(fā)票）。此辦法較完整地解決了科研人員出差住宿費報銷的問題。以上辦法在住宿費報銷總量上沒有超出現(xiàn)行住宿費控制標準，但總額激勵法和總額包干法，是否符合審計、紀檢相關(guān)檢查規(guī)定還有待探討。尤其是總額包干法，涉及到無票報銷，還需要認真研究探討。三、差旅費報銷慣例和一般原則（1）出差住宿費標準必須限制在一定的金額內(nèi)，這個限制的金額會根據(jù)物價水平和目的地的經(jīng)濟狀況而有所不同。對于超過標準的一部分，出差人員必須自己負擔一部分。對于節(jié)省的金額，出差人員還會得到一定比例的獎勵，從而實現(xiàn)獎勵和懲罰公平的原則。（2）如果出差過程中，票據(jù)遺失，出差人員必須書面說明情況（即聲明），并經(jīng)單位負責人同意，將“聲明”可視為原始憑證。（3）出差期間的個人消費，如購買紀念品，購買當?shù)靥厣a(chǎn)品，參觀當?shù)芈糜尉皡^(qū)，探望朋友、老師、同學、兄弟姐妹、父母等產(chǎn)生的交通住宿費等，必須由個人承擔。四、科研人員出差住宿費報銷中存在的問題（一）住宿費“真票虛開”現(xiàn)象嚴重如果不超過相關(guān)標準，則以發(fā)票為基礎(chǔ)報銷住宿費用。一些出差人員會鉆標準住宿費用的漏洞，在實際住宿費用與最高標準費用有差距的情況下，他們繼續(xù)按最高限額開發(fā)票。部分工作人員將收取住宿期間自己應該負擔的部分費用，合并到住宿費用中，開具虛假發(fā)票。（二）票據(jù)不全，增加報銷審核難度公司員工在出差時有時會發(fā)生乘坐順風車的情況，有些人沒有住宿費票據(jù)。而差旅費管理辦法對此并沒有明確的聲明。這使得出差包干補助的核定發(fā)放比較麻煩。另外，由于個人原因，一些住宿費用票據(jù)找不到，造成財務(wù)審計難以核實。（三）內(nèi)部監(jiān)督不力在實際工作中，由于缺乏對財務(wù)收支相關(guān)的內(nèi)部審計工作的重視，對財務(wù)報銷缺乏監(jiān)督和核查，沒有完善的內(nèi)部監(jiān)督和核算賬戶管理機制。有時，即使發(fā)現(xiàn)違反財務(wù)報銷的情況，在大多數(shù)情況下只采取糾正措施，而不采取嚴厲措施來處罰。責任人不會承擔嚴重后果，因此導致住宿費用的違規(guī)使用。五、改善出差住宿費報銷的策略（一）雙管齊下，杜絕住宿費虛開虛開住宿費發(fā)票是雙方的民事行為，要想不發(fā)生這種情況，有必要同時使用以下兩種方法。一方面，加大懲罰力度。對于已經(jīng)虛開住宿費用的酒店，經(jīng)過核實確有發(fā)生這種情況的，嚴格處理，讓他們知道后果的嚴重性，從而讓他們以后謹慎對待，并且不敢觸及紅線。另一方面，在支付住宿費時，單位員工除了提供支付住宿費用的發(fā)票外，還必須提供正式的卡消費收據(jù)，并禁止使用現(xiàn)金付款。如果使用微信或支付寶付款，支付方式必須選擇公務(wù)卡賬戶，并拿出相關(guān)的交易詳情作為額外的輔助憑證。（二）加強公眾監(jiān)督，增加透明度根據(jù)相關(guān)規(guī)定，住宿費用由單位支付，不得轉(zhuǎn)讓給下級單位，公司或其他單位。公共監(jiān)督是監(jiān)督機制的重要組成部分。監(jiān)測的強度在很大程度上取決于公共審計的參與。必須充分發(fā)揮公共監(jiān)督機制的作用。如果不違反規(guī)則，可以根據(jù)“5W”原則清楚地標明相關(guān)的住宿費用。（Who-誰，包括非單位，when-時間，Where-何地，無處不在，why-為什么）-在某種程度上，開放的實施，將漏洞公布出來。（三）強化內(nèi)部審計及監(jiān)督管理從內(nèi)部控制開始，加強內(nèi)部審計，為內(nèi)部業(yè)務(wù)流程建立共同監(jiān)督和控制機制，杜絕錯誤和舞弊現(xiàn)象。根據(jù)財政部的《關(guān)于財務(wù)審計實施辦法的通知》要求，每年至少應進行一次內(nèi)部審計，以確定通過內(nèi)部審計報銷住宿費的問題和不足，并應及時采取糾正措施，規(guī)范化和合理化住宿費用的報銷。同時，必須加強內(nèi)部控制，加強監(jiān)督和責任管理，嚴格查明和消除違法行為，監(jiān)督整改，切實改善問題，發(fā)現(xiàn)違反規(guī)章的所有資金必須歸還，并嚴懲。六、結(jié)束語科研經(jīng)費管理是為科研工作服務(wù)的。鼓勵、激勵科研人員做好科研工作，多下基層、多做試驗、多出成果，也是科研財務(wù)管理服務(wù)科研、落實放管服的體現(xiàn)。筆者認為，只要單位明確出差住宿報銷原則，制定詳細的出差住宿費報