工程檔案管理

工程檔案管理辦法1目的和范圍為加公司工程檔案歸檔管理工作，統(tǒng)一工程檔案的驗收標準，建立完整的工程檔案制定本管理辦法。本規(guī)定適用于公司工程文件的歸檔整理以及工程檔案的驗收。2術(shù)語工程檔案在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、照片等各種形式的歷史記錄。單位工程具有獨立的設計文件，竣工后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設工程項目的組成部分。分部工程單位工程中可以獨立組織施工的工程。立卷按照一定的原則和方法，將保存價值的文件分門別類整理成案卷。歸檔文件形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。3歸檔職責項目法人負責本項目在建設活動中形成的工程文件的收集、整理、立卷、及時歸檔工作，并及時向檔案室歸檔。工程管理部負責監(jiān)督、檢查工程施工及交工階段中所形成文件的積累、整理、立卷的進展情況。負責審核歸檔工程文件（竣工資料）內(nèi)容的及時性、真實性、準確性、完整性，并負責工程業(yè)績、獲獎文件、證書等其他資料的歸檔工作。檔案室負責公司承建項目工程檔案的保管、統(tǒng)計、檢索、使用工作；對項目工程文件的立卷指導及案卷質(zhì)量的驗收工作。負責本部門承建項目的工程檔案收集、保管、借閱工作。4工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求工程文件的歸檔范圍對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。工程文件的質(zhì)量要求歸檔的工程文件應為原件或者復印件加蓋公章。工程文件的內(nèi)容必須真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況。工程文件應采用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料；文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mmX210mm)。工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。5工程文件的立卷立卷的原則和方法工程文件立卷要遵循文件的自然形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，分類科學，立卷合理，法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求，便于工程檔案的保管和利用。一個工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷。工程文件以單位工程為基本單位后，按分部工程、專業(yè)、階段等組卷。案卷不宜過厚，一般不超過40mm。案卷內(nèi)不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷。卷內(nèi)文件排列管理性文件按問題、時間或重要程度排列。施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。卷內(nèi)文件排列一般文字在前，圖樣在后；批復在前，請示在后；正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后。卷內(nèi)是同一類材料一般按時間先后排列。案卷封面的編制案卷封面的內(nèi)容包括:檔號、案卷題名、編制單位、起止日期。檔號由檔案保管單位填寫。案卷題名應簡明、準確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應包括工程名稱、參見單位名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。編制單位應填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責任者。起止日期應填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。保管期限分為永久、長期、短期三種期限，同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。案卷裝訂案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用膠裝法，要整齊、牢固、便于保管和利用。卷盒案卷裝具一般采用卷盒，應采用無酸紙制作的卷盒。卷盒脊背應填寫案卷題名。6工程文件的歸檔工程文件應由項目法人在工程通過竣工驗收后六個月內(nèi)向檔案室歸檔，工程管理部歸檔同時將該工程相應的文件材料向檔案室歸檔。移交工程文件時，應將整理好的案卷填寫文件移交清單，由工程管理部審核簽字后，移交檔案室。文件移交清單一式三份，三方在移交清單上簽字、蓋章后交接。一份由工程管理部留存，一份由項目法人留存，一份由檔案室存檔。7考核工程檔案歸檔工作納入公司工程管理考核制度及項目法人考核中，明確工程檔案歸檔職責考核。未按時間節(jié)點向檔案室歸檔及歸檔內(nèi)容不真實、不準確、不完整的，按公司相關考核制度進行處罰；反之，若及時有效的按照檔案管理流程執(zhí)行到位，應予以項目法人相應的考核獎勵。8附件附件1：工程檔案歸檔管理流程圖附件2：工程檔案歸檔范圍及保管期限表附件3：工程檔案案卷封皮附件4：卷內(nèi)目錄附件5：文件移交清單

附件1:工程檔案歸檔管理流程圖

附件2：工程檔案歸檔范圍及保管期限表工程檔案歸檔范圍及保管期限表序號歸檔內(nèi)容保管期限備注工程準備階段文件1發(fā)改委批文長期2規(guī)劃許可證長期3土地相關手續(xù)資料長期4施工許可證長期5中標文件長期6合同（施工合同、監(jiān)理合同、設計合同）長期施工文件 -建筑安裝工程（一）土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程1施工技術(shù)準備文件①施工組織設計（方案）及報批文件長期②技術(shù)交底長期③圖紙會審記錄長期④施工預算的編制和審查短期⑤施工日志短期2施工現(xiàn)場準備①控制網(wǎng)設置資料長期②工程定位測量資料長期③基槽開挖線測量資料長期④施工安全措施短期⑤施工環(huán)保措施短期3地基處理記錄①地基釬探記錄和釬探平面布點圖長期②驗槽記錄和地基處理記錄長期③樁基施工記錄長期④試樁記錄長期4工程圖紙變更記錄①設計會議會審記錄長期②設計變更記錄長期③工程洽商記錄長期5隱蔽工程檢查記錄①基礎和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程長期②防水工程長期③高控工程長期6施工記錄①工程定位測量檢查記錄長期②工程竣工測量長期③新型建筑材料長期④施工新技術(shù)長期7工程質(zhì)量檢驗記錄①檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期

序號歸檔內(nèi)容保管期限備注②分項工程質(zhì)量驗收記錄長期③基礎、主體工程驗收記錄長期④幕墻工程驗收記錄長期⑤分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄長期（二）電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程、設備安裝工程1一般施工記錄①施工組織設計（方案）及報批文件長期②技術(shù)交底長期③施工日志短期2圖紙變更記錄①圖紙會審②設計變更長期③工程洽商長期3設備安裝記錄長期4隱蔽工程檢查記錄長期5質(zhì)量事故處理記錄長期6工程質(zhì)量檢驗記錄①檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期②分項工程質(zhì)量驗收記錄長期③分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄長期二市政基礎設施工程（一）施工技術(shù)準備文件1施工組織設計（方案）及報批文件長期2技術(shù)交底長期3圖紙會審記錄長期4施工預算的編制和審查短期（二）施工現(xiàn)場準備1工程定位測量資料長期2工程定位測量復核記錄長期3導線點、水準點測量復核記錄長期4工程軸線、定位樁、高程測量復核記錄長期5施工安全措施短期6施工環(huán)保措施短期（三）設計變更、洽商記錄1設計變更通知單長期2洽商記錄長期（四）施工記錄1地基與基槽驗收記錄長期①地基釬探記錄和釬探平面布點圖長期②地基與基槽驗收記錄長期③地基處理記錄2樁基施工記錄①樁基位置平面示意圖長期②打樁記錄長期

序號歸檔內(nèi)容保管期限備注③鉆孔樁鉆進記錄及成孔質(zhì)量檢查記錄長期④鉆孔（挖孔）樁混凝土澆灌記錄長期3構(gòu)件設備安裝和調(diào)試記錄①鋼筋混凝土大型預制構(gòu)件、鋼結(jié)構(gòu)等吊裝記錄長期②廠（場）、站工程大型設備安裝調(diào)試記錄長期（五）隱蔽工程檢查記錄長期（六）工程質(zhì)量檢查評定記錄1工序工程質(zhì)量評定記錄長期2部位工程質(zhì)量評定記錄長期3分部工程質(zhì)量評定記錄長期（七）質(zhì)量事故處理記錄1工程質(zhì)量事故報告長期2工程質(zhì)量事故處理記錄長期（八）竣工測量資料1建筑物、構(gòu)筑物竣工測量記錄及測量示意圖長期2地下管線工程竣工測量記錄長期竣工驗收文件 -工程竣工總結(jié)1工程概況表永久2工程竣工總結(jié)永久二竣工驗收記錄（一）建筑安裝工程1單位（子單位）工程質(zhì)量驗收記錄長期2竣工驗收證明書長期3竣工驗收報告長期4工程質(zhì)量保修書長期（二）市政基礎設施工程1單位工程質(zhì)量評定表及報驗單長期2竣工驗收證明書長期3竣工驗收報告長期4竣工驗收備案表（包括各項驗收認可文