煤礦采掘企業(yè)文件、記錄管理程序

煤礦采掘企業(yè)文件、記錄管理程序1目的為規(guī)范體系文件、記錄的管理，保證在體系運行的各個場所都能得到符合體系運行的有效文件、記錄，制定并實施本程序。2適用范圍礦屬各科室、區(qū)隊。3職責3.1安全風險預控管理體系辦公室負責礦風險預控管理體系文件、標準的編制、評審、更改、發(fā)放和使用。3.2風險預控管理委員會負責風險預控管理體系文件、標準的審核。3.3黨政辦公室負責礦文件的接受、識別、轉(zhuǎn)發(fā)和歸檔。以及礦內(nèi)部文件的標識、發(fā)放和歸檔。3.4各區(qū)隊科室負責風險預控管理體系文件的使用和保管，單位內(nèi)部文件的編制、審批、發(fā)放、整理和歸檔；并根據(jù)需要制定和評審本單位的體系文件。3.5各單位、科室負責對本單位管理體系記錄的標識和保存。4執(zhí)行程序4.1文件管理4.1.1文件的控制范圍包括風險預控管理過程中的體系文件、標準、管理制度、作業(yè)指導書、外來文件等。4.1.2文件的控制形式文件可以采用任何形式的載體，載體形式可以是紙張、磁盤、照片、電子媒體或其它形式。4.1.3文件的編制、審核、批準和發(fā)布4.1.3.1文件的編制1)風險預控體系文件、標準由安全風險預控管理體系辦公室組織人員依據(jù)獲取的最新法律、法規(guī)和其它要求規(guī)定進行編寫。2)管理制度及作業(yè)指導書由業(yè)務(wù)科室和使用單位編寫。4.1.3.2文件的審核、批準和發(fā)布1)風險預控體系文件、標準由風險預控管理委員會主任審核定稿，風險預控委員會主任審批后，正式發(fā)布實施。2)管理制度、作業(yè)指導書由相關(guān)單位或科室領(lǐng)導審核，分管礦領(lǐng)導審定，風險預控管理委員會主任批準后下發(fā)。4.1.4文件的標識所有文件都要進行標識，使文件狀態(tài)易于識別。4.1.4.1風險預控體系文件、標準、礦發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件由黨政辦公室采用編號或加蓋“受控”印記方式，以標識其現(xiàn)行有效且處于受控狀態(tài)。4.1.4.2管理制度、作業(yè)指導書等文件，應分級、分類統(tǒng)一編號標識。4.1.5文件的發(fā)放和接受4.1.5.1文件應保證字跡清晰，文字類文件應用打印機或復印機輸出。4.1.5.2風險預控體系文件、標準、礦級管理制度由黨政辦公室按確定范圍發(fā)放，建立《發(fā)文登記表》，保證文件及時發(fā)放到全部的使用單位和科室。4.1.5.3各單位和科室發(fā)放或傳遞文件時也應明確發(fā)放范圍，建立《發(fā)文登記表》，實行發(fā)放控制，保證文件及時發(fā)放到公司副總以上領(lǐng)導及全部使用的科室和區(qū)隊。4.1.5.4安全風險預控管理體系辦公室建立煤礦采掘企業(yè)《體系文件總清單》，各科室應建立相應的《體系文件清單》，對適用于本單位管理的法律法規(guī)、標準、上級來文和本單位現(xiàn)行使用的文件進行控制。4.1.5.5各科室、單位的文件、資料兼職管理人員應及時收集本單位適用的管理文件，納入《體系文件清單》。4.1.5.6黨政辦公室對接收到的國家和地方政府、相關(guān)行業(yè)和中國平煤神馬集團公司文件，建立《收文登記表》，識別其適用性，并轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)單位或科室。4.1.6文件的使用和保管4.1.6.1黨政辦公室負責全礦文件、記錄清單、法律法規(guī)的管理，并每半年進行一次更新。4.1.6.2各單位配備專（兼）職文件管理員，負責文件的接受和使用管理。4.1.6.3黨政辦公室負責對歸檔的文件按照《檔案管理制度》實施管理。4.1.6.4各單位或科室文件管理員負責文件的保管和傳閱，及時將失效和作廢的文件進行標識或銷毀。4.1.7文件的復制和提供文件需要復制或向外提供時，必須經(jīng)分管領(lǐng)導批準，向外提供的文件必須加蓋“非受控”標識。4.1.8文件評審、更改4.1.8.1當使用者對文件不理解時，使用者應及時將信息反饋到有關(guān)科室，以便得到解釋。4.1.8.2礦井的組織機構(gòu)、法律與其他要求、生產(chǎn)工藝、設(shè)備發(fā)生重大變化時，黨政辦公室要及時組織評審，確定是否需要修改，對審批修改后的文件，安全風險預控管理體系辦公室以《文件更改通知單》發(fā)放到使用單位和場所。4.1.8.3更改方式1)在原文處劃改更改內(nèi)容為字、詞、句時，將要修改的內(nèi)容單線劃掉后，在適當?shù)目瞻滋幪顚懜膬?nèi)容，并由更改人簽字確認。2)換頁、換版再次更改同一內(nèi)容，或該頁更改超過五處時，要進行換頁更改，并在該頁右上角加蓋“換頁”印章標識；一次換頁數(shù)超過總頁數(shù)50％時，該文件應重新?lián)Q版印刷，換版時，應注明版本號。3)補充補充的內(nèi)容較多須附加頁時，可在原件后加附頁，在該附頁右上角加蓋“附加頁”印章標識。4.1.8.4文件更改后，應由相應的主管領(lǐng)導或主管科室進行再次批準后方可下發(fā)。4.1.9文件的作廢銷毀4.1.9.1若文件有了新的版本或保存年限已到，由黨政辦公室聲明原文件作廢。4.1.9.2由黨政辦公室銷毀作廢文件，并登記造冊填寫《檔案資料銷毀鑒定工作單》，經(jīng)科室負責人批準后進行。4.1.9.3作廢的文件銷毀時，指定專人監(jiān)銷。4.1.9.4銷毀了的文件，要在原目錄下注銷。4.1.9.5因法律或保留信息需要保留失效文件時，保留文件必須單獨存放，并在文件上加蓋“此件作廢，僅供參考”的標識，防止誤用。4.2記錄管理4.2.1記錄包括4.2.1.1與風險預控體系運行有關(guān)的記錄；4.2.1.2與各單位相關(guān)的記錄。4.2.2記錄的載體形式有紙張、磁盤、照片和其它電子媒體等。4.2.3記錄標識記錄采用編號進行標識，執(zhí)行煤礦采掘企業(yè)《文件記錄統(tǒng)一編號辦法》。4.2.4記錄的填寫記錄的填寫要真實正確、字跡清晰、內(nèi)容完整，應用鋼筆或碳素筆填寫，要寫清記錄人、審核人的姓名和填寫日期。4.2.5記錄的收集、整理和保管4.2.5.1安全風險預控管理體系辦公室建立煤礦采掘企業(yè)《體系記錄總清單》，各單位、科室應建立相應的《體系記錄清單》，清單的內(nèi)容包括：序號、記錄名稱、記錄編號、建立、保存單位、保存期限、備注等欄目，并明確專（兼）職人員管理記錄。4.2.5.2各單位、科室負責按煤礦采掘企業(yè)《檔案管理制度》的要求，按年、季、月及時收集整理記錄，并分類裝訂成冊，編制目錄，按要求歸檔保存。4.2.5.3保存記錄應有良好的庫房環(huán)境和安全措施，要做到防潮、防火、防蟲蛀、防鼠害、防變質(zhì)、防損壞和防丟失。4.2.5.4保存期1)記錄的保存期限應根據(jù)生產(chǎn)實際、法律法規(guī)要求和合同要求決定；2)各種記錄的保存期見《記錄總清單》。4.2.6查閱查閱記錄時，記錄保管科室要做到有效提供利用。一般查閱記錄可由科室負責人批準，顧客或外單位查閱須經(jīng)分管領(lǐng)導批準，并填寫《文件查閱登記表》。4.2.7記錄的處理記錄在保存期后需銷毀時，由保存單位鑒定并填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)指定負責人批準后銷毀。5相關(guān)文件★《文件記錄統(tǒng)一編號辦法》★《檔案管理制度》6相關(guān)記錄★《收文登記表》★《發(fā)文登記表》★《體系記錄清單》★《體系文件清單》★《文件修改申請表》★《文件更改通知單》★《檔案資料銷毀鑒定工作單》★《文件查閱登記表》7附件文件管理程序流程圖結(jié)束結(jié)束開始編制文件文件的標識、發(fā)放審核文件文件的使用與保管文件的復制與提供（向外提供時須批準并加“非受控”標識）文件的評審、更改（原文處劃改、換頁、換版、補充等）文件的作廢銷毀是否合格文件的控制形式（紙張、磁盤、照片、電子媒體等）文件控制范圍等）信息反饋否是