項目實施單位項目文件移交指南

項目實施單位項目文件

移交指南王云2017.10.項目實施單位項目文件移交指南

一、首次移交移交內容：紙質文件、電子文件、紙質目錄、電子目錄移交時間：階段性工作結束后次月內完成移交工作，以該部分文件最晚日期計算。.項目實施單位項目文件移交指南一、首次移交（一）紙質文件（二）制作目錄（紙質目錄、電子目錄）（三）電子文件.項目實施單位項目文件移交指南（一）紙質文件

1、收集、預整理

2、編制盒號.項目實施單位項目文件移交指南1、收集、預整理

（1）收集、分類、裝盒

（2）項目文件歸檔質量要求.項目實施單位項目文件移交指南

（一）紙質文件

1、收集、預整理（1）收集、分類、裝盒按《項目實施單位項目文件移交指南》中《***項目（第1－11部分）***文件收集移交目錄》（也可在天投集團檔案工作ＱＱ群（群號：557116162）群文件中下載該目錄）所列歸檔范圍及文件質量要求逐一收集、排序、按各部分歸檔內容分別裝盒。.項目實施單位項目文件移交指南（一）紙質文件

1、收集、預整理（2）項目文件歸檔質量要求

①總體要求：②具體要求：.項目實施單位項目文件移交指南（一）紙質文件

1、收集、預整理（2）項目文件歸檔質量要求

①總體要求：符合《成都天府新區(qū)投資集團有限公司基本建設項目檔案管理辦法》第六章“項目文件的歸檔時間和質量要求”規(guī)定的要求。紙質文件無破損、無污物、不缺頁，字跡工整、清晰，頁面整潔。特別是時間、簽字簽名、印章等齊全、完整、準確。.項目實施單位項目文件移交指南（一）紙質文件

1、收集、預整理（2）項目文件歸檔質量要求乙方（參建單位）提供的裝訂成冊（膠裝、線裝）的成果文件需在封面和扉頁加蓋形成單位印章并加蓋騎縫章。.項目實施單位項目文件移交指南（一）紙質文件

1、收集、預整理（2）項目文件歸檔質量要求小于A3且裝訂成冊（膠裝、線裝）的圖紙可只在封面和扉頁加蓋形成單位印章并加蓋騎縫章。大于A3的圖紙可簡單裝訂不作正式裝訂，每張圖紙都需加蓋出圖章、審圖章等印章，圖紙可不折疊，無法裝盒的可不裝盒，每冊視為一盒進行整理或著錄。.項目實施單位項目文件移交指南（一）紙質文件

1、收集、預整理（2）項目文件歸檔質量要求②具體要求：符合《***項目（第1－11部分）***文件收集移交目錄》每項歸檔內容的“文件質量要求”欄中的要求。.項目實施單位項目文件移交指南（一）紙質文件2、編制盒號用鉛筆編制盒號（每一個部分單獨從1開始編制盒號，如第一部分按1－1、1－2……1－Ｎ編制盒號，第二部分按2－1、2－2……2－Ｎ），如圖一所示。..項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄

2、制作紙質目錄.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（1）盒號（2）序號（3）文件編號（4）責任者（5）文件題名（6）日期（7）頁數（8）備注.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄紙質文件清理裝盒后，需對每份文件進行著錄。.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄在“天投集團檔案工作群”ＱＱ群文件中下載《***項目（第1部分立項及前期咨詢文件……第11部分竣工決算文件）文件收集移交目錄》，按移交目錄格式及錄入要求將收集的紙質文件相關內容進行著錄，形成電子目錄。.項目實施單位項目文件移交指南

（二）制作目錄

1、制作電子目錄藍色字體部分即為需要著錄區(qū)域，移交目錄命名為項目名稱（項目名稱填寫立項名稱）+第1部分立項及前期咨詢文件……第11部分竣工決算文件收集移交目錄，如圖二所示。.（圖二）.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（1）盒號可用“第幾部分編號+盒號”表示，每部分從“1”開始編盒號，如第1部分第1盒即為“1－1”，以此類推，如圖三、圖四、圖五所示。.（圖三）.（圖四）.（圖五）.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（2）序號每部分從“1”開始按每份文件編制流水號，如圖六、圖七所示。為方便移交清點和查找利用，可同時在紙質文件上用鉛筆編寫與電子目錄、電子文件相同的序號。.（圖六）.（圖七）.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（3）文件編號填寫文件或圖樣的文號或代字、代號，文件無文號或圖樣無代字、代號的不需填寫此項。如圖八、圖九所示。.（圖八）.（圖九）.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（4）責任者填寫文件形成部門或主要責任者全稱，二個及二個以上責任者的，填寫主要二個責任者全稱。如圖十、圖十一、圖十二、圖十三、圖十四所示。.（圖十）.（圖十一）.（圖十二）.（圖十三）.（圖十四）.項目實施單位項目文件移交指南

（二）制作目錄

1、制作電子目錄（5）文件題名填寫文件標題全稱，若文件標題中未涉及本項目名稱的，需在文件標題后加“[*****（本項目名稱）項目]”，如：關于2014-2015年重大建設項目前期工作的請示[興隆83路項目]。文件沒有題名的，應由立卷人根據文件內容擬寫題名，用[]標明，如

[關于**課題的進展情況]。如圖十五、圖十六、圖十七、圖十八所示。.（圖十五）.（圖十六）.（圖十七）.（圖十八）.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（6）日期填寫文件形成日期，用８位阿拉伯數字表示，如：20150518；不足8位的或具體日期無法考證的補“0”，如2015年4月，應寫成20150400。如圖十九、圖二十、圖二十一所示。.（圖十九）.（圖二十）.（圖二十一）.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（7）頁數填寫每件文件有圖文頁面的頁數。.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（8）備注

①備注欄不能為空。

②無文件的需注明“正在辦理”或“不產生此項內容”。.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（8）備注

③有文件的，需標注“原件”或“復印件”。

④“文件質量要求”欄中要求提供原件而只有復印件的需說明原因。如圖二十二所示。.（圖二十二）.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（9）同一歸檔內容有多份文件時，可插入多行進行著錄，如圖二十三所示。.（圖二十三）.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（10）多個項目共用一份（套）文件的著錄方法

①多個項目共用一份（套）文件的應將原件歸入該文件題名中明確了項目名稱的項目中，其它項目存放復印件，并在“備注”欄中注明“復印件，原件存于***項目中”，其它著錄項的著錄方法同（3）－（7）。.（二）制作目錄

1、制作電子目錄（10）多個項目共用一份（套）文件的著錄方法如《天府新區(qū)成都管委會規(guī)劃建設局興隆83路、106路（Ⅲ段）初步設計審查會會議紀要》其原件應歸入興隆83路項目中，106路（Ⅲ段）項目中存放復印件，并在“備注”欄中注明“復印件，原件存于興隆83路項目中”。如圖二十四、圖二十五、圖二十六所示。.（圖二十四）.（圖二十五）.（圖二十六）.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（10）多個項目共用一份（套）文件的著錄方法

②若題名中未涉及具體項目名稱的，該文件原件應歸入文件針對的第一個項目中，其它項目存放復印件，并在“備注”欄中注明“復印件，原件存于***項目中”，其它著錄項的著錄方法同（3）－（7.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（10）多個項目共用一份（套）文件的著錄方法

②如：《天府新區(qū)成都管委會經濟發(fā)展局關于同意開展2014－2015年重大建設項目前期工作的通知》原件應歸入“成自瀘底層、山東路北段項目”中，其余項目存放復印件，并在“備注”欄中注明“復印件，原件存于成自瀘底層、山東路北段項目中”。如圖二十七、圖二十八所示，著錄方法參見圖二十五、圖二十六。.（圖二十七）.（圖二十八）.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（10）多個項目共用一份（套）文件的著錄方法

③多個項目共用一份（套）大型文件的（主要指打捆招投標時文件套數不夠但頁數較多不方便復制的文件如：“***項目招標文件”“***項目投標文件”等），該文件存放在本文件題名中明確的項目中，其它項目可只著錄目錄（盒號、序號不需著錄），但須在備注欄中注明“存于***項目中”，其它著錄項的著錄方法同（3）－（7）。.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（10）多個項目共用一份（套）文件的著錄方法

③多個項目共用一份（套）大型文件的，如：興隆83路項目與漢州路北段等8個項目打捆招標投標，招標投標名稱為“漢州路北段等8個項目”，則共用的文件原件應存放在漢州路北段項目中，其它項目應照常進行文件著錄（盒號、序號不需著錄）并在“備注欄”中注明“存于漢州路北段項目中”，如圖二十九所示。.（圖二十九）.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（11）項目文件第1－11部分文件著錄范例祥見附件1。.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

1、制作電子目錄（12）電子目錄命名方式每部分文件著錄后，分別保存為一個電子文檔，電子文檔同收集移交目錄名稱，如圖三十、圖三十一所示。.（圖三十）.（圖三十一）.項目實施單位項目文件移交指南（二）制作目錄

2、制作紙質目錄電子目錄準確無誤后，分部分打印成紙質目錄（紙質目錄用A4紙橫向排版打印），并按要求填寫移交相關內容。如圖三十二所示。.（圖三十二）.項目實施單位項目文件移交指南（三）電子文件

1、制作電子文件將所有紙質文件以單份文件為單位按1：1的比例掃描成ＰＤＦ格式文件，并按文件所屬部分分別裝入相應文件夾中。.項目實施單位項目文件移交指南（三）電子文件

1、制作電子文件乙方（參建單位）提供的電子文件的基本要求。乙方需提供與紙質文件同一版本的2種格式的電子文件。.項目實施單位項目文件移交指南（三）電子文件

1、制作電子文件項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響報告書、投標文件、概算書等文本文件，一套為可修改的Word格式、Excel格式，一套為ＰＤＦ格式，ＰＤＦ格式的文件封面、扉頁加蓋印章頁掃描成PDF格式，其它頁可直接轉換成PDF格式。.項目實施單位項目文件移交指南（三）電子文件

1、制作電子文件施工圖等圖形文件，一套為DWG格式的

AutoCAD電子文件，一套為ＰＤＦ格式，ＰＤＦ格式的文件封面、扉頁加蓋印章頁掃描成PDF格式，其它頁可直接轉換成PDF格式。.項目實施單位項目文件移交指南（三）電子文件

1、制作電子文件Word格式、Excel格式等相關Microsoftoffice電子文件保存為2003及以上版本格式，DWG格式的圖形文件保存為AutoCAD2004及以上版本格式。.項目實施單位項目文件移交指南（三）電子文件

2、電子文件命名（1）掃描的電子文件需重新進行命名，命名方式是“本部分序號-文件標題.后綴”，如圖三十三、圖三十四所示。.（圖三十三）.（圖三十四）.項目實施單位項目文件移交指南（三）電子文件

2、電子文件命名圖形文件每張圖紙為一個dwg文件，以“圖號+圖名”命名dwg文件，如圖三十五所示。.（三十五）.項目實施單位項目文件移交指南（三）電子文件

2、電子文件命名（2）共用同一份（套）文件的其它多個項目，因該文件著錄時不需編寫序號，故其電子文件也不需編寫序號，直接按文件標題命名。如圖三十六、圖三十七所示。.（圖三十六）.（圖三十七）.項目實施單位項目文件移交指南（三）電子文件

3、文件夾編號、命名（1）一級文件夾編號、命名一級文件夾命名為“項目編號－***項目”，如：5－伏龍橋項目。如圖三十八所示。.項目實施單位項目文件移交指南（三）電子文件

3、文件夾編號、命名（1）一級文件夾編號、命名項目編號由集團檔案中心統(tǒng)一編制，編號可在天投集團檔案工作ＱＱ群（群號：557116162）群文件中查找。項目名稱使用相關行政部門在立項批復文件中明確的項目名稱。.（圖三十八）.項目實施單位項目文件移交指南（三）電子文件

3、文件夾編號、命名（2）二級文件夾編號、命名在一級文件夾中建立2個二級文件夾，文件夾1命名為“項目編號－項目名稱+電子目錄”，文件夾2命名為“項目編號－項目名稱+電子文件”，如圖三十九所示。.（圖三十九）.項目實施單位項目文件移交指南電子目錄直接裝入中，如四十所示：.項目實施單位項目文件移交指南（三）電子文件

3、文件夾編號、命名（3）三級文件夾編號、命名在二級文件夾下建立11個三級文件夾，命名為“項目編號－***項目第*部分電子文件”，如：“59－興隆83路項目第1部分電子文件”。如圖四十一、四十二所示。.（圖四十一）.（圖四十二）.掃描的電子文件按部分分別裝入相應三級文件中。文件夾層級關系如圖四十三所示。.項目實施單位項目文件移交指南二、補充移交補充移交時，移交目錄可只著錄補充文件的相應目錄，文件序號接上次已移交文件的序號，紙質文件盒號按各部分盒號連續(xù)編號，其它內容及程序與首次移交相同。.項目實施單位項目文件移交指南三、整改確認收到《***項目文件整改確認通知單》后，對“備注”欄標為黃色的歸檔內容按以下要求逐項進行整改補充和確認。（一）按整改確認目錄“歸檔范圍”、“文件質量要求”欄中的要求逐一清理核對，對該項目不產生的歸檔文件，需在“整改說明欄”中注明“不產生此項內容”字樣，如圖四十四所示。.（圖四十四）.項目實施單位項目文件移交指南三、整改確認（二）“復印件”不同情況的處理

1、“備注欄”中已標注為“復印件”的若“文件質量要求”欄中注明可以是復印件的，則不需要整改，如四十五所示。.（圖四十五）.項目實施單位項目文件移交指南三、整改確認

2、“文件質量要求”欄中要求提供原件而只有復印件的這種情況需說明原因或注明“原件存于**項目中”，如圖四十六所示。.（圖四十六）.項目實施單位項目文件移交指南三、整改確認

3、多個項目共用一套文件的多個項目共用一套文件主要是指打捆招投標時文件套數不夠但頁數較多不方便復制的文件的情形（如：“***項目招標文件”“***項目投標文件”等），則該文件存放在本文件題名中明確的項目中，其它項目可只著錄目錄（不編序號），但須在備注欄中注明“存于***項目中”，如圖四十七所示。.（圖四十七）.項目實施單位項目文件移交指南三、整改確認（三）文件正在辦理的，需在“整改說明欄”中標注“正在辦理中”，辦理結束后要即時移交，如圖四十八所示。.（圖四十八）.項目實施單位項目文件移交指南三、整改確認（四）對“備注”欄中列出的“缺文件、需加蓋印章或缺印章”等問題，需按要求進行整改完善，并在“整改說明欄”中說明整改情況及方式。整改情況或需要說明的事項均在“整改說明”欄中進行說明，不需修改其它內容及格式。.項目實施單位項目文件移交指南三、整改確認（五）清理移交目錄中未列出或未移交的其它應歸檔文件，制作補充移交目錄進行補充移交。.項目實施單位項目文件移交指南三、整改確認

確認整改完畢后，請將電子目錄打印成紙質目錄，相關人員在紙質整改確認目錄上簽字確認本部分應歸檔文件已全部收集歸檔，對所移交文件的真實性、準確性、完整性進行確認后，連同電子目錄和補充的文件材料（補充的文件還需提供同版本電子文件）送交集團檔案中心檢查驗收，驗收合格后由檔案中心簽字確認。如圖四十九所示。.（圖四十九）.項目實施單位項目文件移交指南三、整改確認

特殊情況下，有重要文件缺失或為復印件確實無法補辦或補充原件的，需另行制作《整改確認回復單》說明相關情況，并經公司法人代表簽認后加蓋公司公章。如圖五十所示。.（圖五十）.項目實施單位項目文件移交指南