文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范

文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范前言為加強(qiáng)衛(wèi)生行政執(zhí)法文書（下簡(jiǎn)稱文書）的管理，根據(jù)衛(wèi)生部發(fā)布的《衛(wèi)生行政執(zhí)法文書規(guī)范》（衛(wèi)生部令第34號(hào)）及《廈衛(wèi)法監(jiān)[2003]311號(hào)》文的有關(guān)規(guī)定，本所特制定了文書的管理及制作規(guī)范。文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范綱要一、文書管理的四個(gè)環(huán)節(jié)：訂購(gòu)、發(fā)放、使用、回收二、文書制作要點(diǎn)三、制作文書需注意的時(shí)限問題文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范一、文書管理的四個(gè)環(huán)節(jié)文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范1、文書的訂購(gòu)

文書的訂購(gòu)工作由辦公室承擔(dān)。

文書的全年訂購(gòu)。辦公室于每年12月前根據(jù)稽查科的預(yù)算，訂購(gòu)次年文書。

文書的補(bǔ)充訂購(gòu)。由稽查科根據(jù)所需文書的種類和用量不定期報(bào)辦公室補(bǔ)充訂購(gòu)。文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范2、文書的發(fā)放（1）時(shí)間：稽查科于每年12月下旬將次年文書發(fā)放給各業(yè)務(wù)科室。（2）種類：具體發(fā)放種類包括除《強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書》、《行政處罰聽證通知書》、《聽證筆錄》、《聽證意見書》、《行政處罰決定書》外的26種文書。（3）手續(xù)：各業(yè)務(wù)科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書的管理工作。文書的領(lǐng)取需填寫《衛(wèi)生行政執(zhí)法文書對(duì)內(nèi)領(lǐng)用單》。文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范領(lǐng)用科室：領(lǐng)用人：時(shí)間：

衛(wèi)生行政執(zhí)法文書對(duì)內(nèi)領(lǐng)用單

有文號(hào)有編號(hào)無序號(hào)文書名稱領(lǐng)用數(shù)量序號(hào)文書名稱編號(hào)序號(hào)領(lǐng)用數(shù)量序號(hào)文書名稱領(lǐng)用數(shù)量03產(chǎn)品樣品確認(rèn)通知書01產(chǎn)品樣品采樣記錄04產(chǎn)品樣品確認(rèn)書05技術(shù)鑒定委托書12案件受理記錄06檢驗(yàn)結(jié)果告知書02非產(chǎn)品樣品采樣記錄13立案報(bào)告08職業(yè)禁忌人員調(diào)離通知書15現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄09衛(wèi)生行政控制決定書07衛(wèi)生監(jiān)督意見書16詢問筆錄10解除衛(wèi)生行政控制決定書19案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告14案件移送書28當(dāng)場(chǎng)行政處罰決定書17證據(jù)先行登記保存決定書20合議記錄18證據(jù)先行登記保存處理決定書11封條22陳述和申辯筆錄21行政處罰事先告知書29送達(dá)回執(zhí)23行政處罰聽證告知書31結(jié)案報(bào)告文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范3、文書的使用（1）關(guān)于文書的類別（2）關(guān)于文書的審批（3）關(guān)于未發(fā)放的文書文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范（1）文書的類別

按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，文書有不同的分類。①以文書的性質(zhì)來劃分，可分為：衛(wèi)生監(jiān)督類文書（如現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、衛(wèi)生監(jiān)督意見書、職業(yè)禁忌人員調(diào)離通知書）；衛(wèi)生行政處罰類文書（如行政處罰決定書、立案報(bào)告）；衛(wèi)生許可類文書（如衛(wèi)生許可證）；衛(wèi)生行政復(fù)議訴訟類文書（如行政復(fù)議決定書）。②以制作用途來劃分，可分為：證據(jù)類文書（如現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、采樣記錄）；執(zhí)行類文書（如各類通知書、決定書、許可證）；工作類文書（如案件受理記錄、合議記錄、案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告）；答辯上訴類文書（如答辯書、上訴狀）。③以制作方式來劃分，可分為筆錄類文書（如現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、詢問筆錄）；填寫類文書（如當(dāng)場(chǎng)行政處罰決定書、采樣記錄、送達(dá)回執(zhí)）；敘述類文書（如案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告、聽證意見書）。④以文號(hào)及編號(hào)的有無，分為有文號(hào)的文書、有編號(hào)的文書和既無文號(hào)也無編號(hào)的文書。文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范文號(hào)與編號(hào)★文號(hào)的形式為“地區(qū)簡(jiǎn)稱+衛(wèi)+執(zhí)法類別+執(zhí)法性質(zhì)+[年份]+序號(hào)”，其中各業(yè)務(wù)科室的執(zhí)法類別分別是：食品衛(wèi)生監(jiān)督科為“食”、環(huán)境與學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)督科為“環(huán)公A、環(huán)公B、環(huán)妝、環(huán)水或環(huán)學(xué)”、醫(yī)療與婦幼衛(wèi)生監(jiān)督科為“醫(yī)”、傳染病防治監(jiān)督科為“傳或消”、職業(yè)與放射衛(wèi)生監(jiān)督科為“職或放”。文號(hào)由各業(yè)務(wù)科室按順序自行編寫?！锞幪?hào)的形式為“年份+序號(hào)”，全所采用流水號(hào)。編號(hào)順序由稽查科統(tǒng)一掌握，領(lǐng)取的份數(shù)視各業(yè)務(wù)科室實(shí)際用量而定。

注：凡設(shè)定“文號(hào)”或“編號(hào)”的文書都必須加蓋衛(wèi)生局的公章。文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范各類文書使用要點(diǎn)之一文書類別文書名稱執(zhí)法性質(zhì)使用要點(diǎn)（文號(hào)：地區(qū)簡(jiǎn)稱+衛(wèi)+執(zhí)法類別+執(zhí)法性質(zhì)+[年份]+序號(hào)）有文號(hào)的文書產(chǎn)品樣品確認(rèn)通知書確適用于不能確認(rèn)所采集樣品的真實(shí)性并且條件允許的情況下。技術(shù)鑒定委托書鑒委通常在立案后，衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)與案件當(dāng)事人就某一問題或檢驗(yàn)結(jié)果發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，前者委托有資質(zhì)的鑒定人或機(jī)構(gòu)進(jìn)行專門檢驗(yàn)或鑒定時(shí)使用。檢驗(yàn)結(jié)果通知書檢告適用于《食品衛(wèi)生監(jiān)督程序》、《健康相關(guān)產(chǎn)品國(guó)家衛(wèi)生監(jiān)督抽檢規(guī)定》規(guī)定需要告知檢驗(yàn)結(jié)果的食品及健康相關(guān)產(chǎn)品。職業(yè)禁忌人員調(diào)離通知書調(diào)適用于各類衛(wèi)生監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)有職業(yè)禁忌人員（以具有資質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)出具的調(diào)離人員患有職業(yè)禁忌癥的體檢結(jié)果為準(zhǔn)），需要通知其所在單位將其調(diào)離原從事的作業(yè)崗位時(shí)。衛(wèi)生行政控制決定書控1、要有相關(guān)法律、法規(guī)作依據(jù)；2、要防止易腐敗變質(zhì)的物品在控制期內(nèi)發(fā)生物品變質(zhì)；3、采取控制措施時(shí)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；4、依法規(guī)定控制期限。（也有編號(hào)）解除衛(wèi)生行政控制決定書解控要送達(dá)當(dāng)事人才有效。（也有編號(hào)）案件移送書移兩種情況需要移送：1、移送有關(guān)的衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)，依據(jù)《行政處罰法》第二十條、《衛(wèi)生行政處罰程序》第九條；2、移送有關(guān)部門，依據(jù)《行政處罰法》第二十條及有關(guān)法律名稱。證據(jù)先行登記保存決定書證保決適用于衛(wèi)生行政執(zhí)法機(jī)關(guān)在案件證據(jù)可能滅失或以后難以取得的情況下，先行采取保全物證措施時(shí)使用。保存期限為衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)之日起七日內(nèi)。（也有編號(hào)）證據(jù)先行登記保存處理決定書證保處對(duì)經(jīng)查實(shí)未發(fā)現(xiàn)違法行為的，應(yīng)及時(shí)解除保存措施；對(duì)經(jīng)查實(shí)應(yīng)當(dāng)依法沒收或銷毀的，應(yīng)當(dāng)另行作出行政處罰決定書；對(duì)經(jīng)查實(shí)需對(duì)違法行為做進(jìn)一步確認(rèn)的，應(yīng)另行作出證據(jù)先行登記保存決定書或衛(wèi)生行政控制決定書，延長(zhǎng)證據(jù)登記保存時(shí)間。（也有編號(hào)）行政處罰事先告知書告適用于除適用簡(jiǎn)易程序和聽證程序?qū)嵤┬姓幜P的案件外的其他行政處罰案件。行政處罰聽證告知書聽告在作出責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)、吊銷衛(wèi)生許可證或執(zhí)業(yè)許可證、較大數(shù)額罰款（法人五萬元以上、公民五千元以上）的處罰決定前，告知當(dāng)事人對(duì)其處罰的事實(shí)、理由、依據(jù)和其享有的聽證權(quán)。行政處罰聽證通知書聽通在收到當(dāng)事人要求聽證的申請(qǐng)后，將舉行聽證會(huì)的具體時(shí)間、地點(diǎn)、方式等事項(xiàng)通知當(dāng)事人。行政處罰決定書罰適用于一般程序和聽證程序的衛(wèi)生行政處罰。強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書申執(zhí)適用于行政相對(duì)人逾期不履行或拒絕履行行政處罰決定，而相關(guān)衛(wèi)生法律法規(guī)未授予衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)強(qiáng)制執(zhí)行權(quán)的。文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范各類文書使用要點(diǎn)之二文書類別文書名稱使用要點(diǎn)（編號(hào)：年份+序號(hào)）有編號(hào)的文書產(chǎn)品采樣記錄對(duì)健康相關(guān)產(chǎn)品及其他產(chǎn)品采樣時(shí)所用，不論該產(chǎn)品有無包裝。非產(chǎn)品采樣記錄用于采集公共場(chǎng)所使用的公用物品或者在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所內(nèi)產(chǎn)生的有害因素等樣品的記錄。衛(wèi)生監(jiān)督意見書用途廣，凡是對(duì)被監(jiān)督對(duì)象提出衛(wèi)生要求、改進(jìn)意見、技術(shù)指導(dǎo)、衛(wèi)生學(xué)評(píng)價(jià)、產(chǎn)品衛(wèi)生質(zhì)量評(píng)價(jià)等均可使用。當(dāng)場(chǎng)行政處罰決定書依法對(duì)公民處以五十元以下、對(duì)法人或者其他組織處以一千元以下罰款或者警告的行政處罰。封條一般與《衛(wèi)生行政控制決定書》、《證據(jù)先行登記保存決定書》、《產(chǎn)品采樣記錄》等其他文書一起使用。一張封條不足以達(dá)到封存效果時(shí)可同時(shí)使用多張同樣的封條。文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范各類文書使用要點(diǎn)之三文書類別文書名稱使用要點(diǎn)無文號(hào)和編號(hào)的文書案件受理記錄內(nèi)部工作文書，來源四類：1、監(jiān)督管理；2、監(jiān)測(cè)報(bào)告；3、社會(huì)舉報(bào)；4、上級(jí)交辦或下級(jí)報(bào)請(qǐng)或有關(guān)部門移送。立案報(bào)告內(nèi)部工作文書，適用于衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)受理并需要立案調(diào)查的所有案件。兩種情況例外：1、當(dāng)場(chǎng)處罰（但必須在處罰后七日內(nèi)報(bào)備）；2、特殊情況需現(xiàn)場(chǎng)立案的（但必須在3日內(nèi)補(bǔ)辦立案報(bào)告手續(xù)）?，F(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄證據(jù)類文書，經(jīng)查證屬實(shí)后可作為定案的根據(jù)。書寫原則：1、客觀真實(shí)性原則。①?zèng)]有親眼看到的不能記；②分析判斷的不能記；③群眾舉報(bào)的不能記；④管理相對(duì)人所講的內(nèi)容不能記。2、相關(guān)性原則。記錄的違法事實(shí)、違法行為及衛(wèi)生狀況的內(nèi)容，要與查處的案件或與衛(wèi)生監(jiān)督類別相關(guān)。3、合法性原則。一是程序合法；二是手段合法。書寫注意事項(xiàng)：1、記錄順序。2、應(yīng)避免遺漏、重復(fù)和紊亂；2、重點(diǎn)記錄主要違法事實(shí)；3、記錄要準(zhǔn)確、具體，不能籠統(tǒng)、抽象。4、使用正確、書寫規(guī)范；5、要記錄現(xiàn)場(chǎng)調(diào)取的物證和現(xiàn)場(chǎng)的拍照；6、記錄現(xiàn)場(chǎng)采取的行政控制措施或保存證據(jù)措施。詢問筆錄證據(jù)類法律文書，經(jīng)查證屬實(shí)可作為處罰的根據(jù)之一，但不能作為定案的唯一證據(jù)。注意事項(xiàng)：1、詢問時(shí)須有兩名以上執(zhí)法人員同時(shí)在場(chǎng)并出示執(zhí)法證件；2詢問被詢問人應(yīng)個(gè)別進(jìn)行，筆錄也應(yīng)分別制作；3、筆錄必須當(dāng)場(chǎng)制作。案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告除當(dāng)場(chǎng)處罰的案件外，都必須制作。合議記錄對(duì)擬適用聽證程序或其他重大行政處罰案件，在調(diào)查終結(jié)后進(jìn)行合議時(shí)使用的文書。陳述和申辯筆錄適用于除按簡(jiǎn)易程序和聽證程序處理外的其他案件。聽證筆錄記錄聽證會(huì)的全過程及當(dāng)事人對(duì)案件的陳述申辯、質(zhì)證的全部?jī)?nèi)容。聽證意見書聽證會(huì)結(jié)束后衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)作出行政處罰決定之前，聽證人員就聽證情況對(duì)該案件的違法事實(shí)、證據(jù)、理由及適用法律等問題進(jìn)行復(fù)核后，向衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人提出書面意見而制作的。送達(dá)回執(zhí)主要用于送達(dá)決定書、通知書、告知書等對(duì)外使用的文書，用于直接送達(dá)、郵寄送達(dá)、留置送達(dá)等法定方式。結(jié)案報(bào)告適用于所有經(jīng)過立案調(diào)查的案件。文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范（2）關(guān)于文書的審批根據(jù)市衛(wèi)生局法監(jiān)處《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范衛(wèi)生行政執(zhí)法文書的通知》精神，“執(zhí)行機(jī)構(gòu)在執(zhí)法過程中的《立案報(bào)告》、《衛(wèi)生行政控制決定書》、《解除衛(wèi)生行政控制決定書》、《證據(jù)先行登記保存決定書》、《證據(jù)先行登記保存處理決定書》、《行政處罰決定書》、《結(jié)案報(bào)告》應(yīng)報(bào)衛(wèi)生行政部門審批?！彼械膶徟ぷ鞫加蓸I(yè)務(wù)科室自行操作。其中：★《立案報(bào)告》無需蓋章，只需送衛(wèi)生局審批?！铩缎l(wèi)生行政控制決定書》和《證據(jù)先行登記保存決定書》發(fā)放時(shí)已蓋好章，默認(rèn)為已審批。★《解除衛(wèi)生行政控制決定書》《證據(jù)先行登記保存處理決定書》、《行政處罰決定書》和《結(jié)案報(bào)告》需送衛(wèi)生局審批后再蓋章。文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范（3）關(guān)于未發(fā)放的文書

未發(fā)放的文書包括：《強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書》、《行政處罰聽證通知書》、《聽證筆錄》、《聽證意見書》和《行政處罰決定書》。前四種文書因涉及到強(qiáng)制執(zhí)行和聽證程序，需稽查科配合開展工作，故這四種文書的使用由稽查科操作。為方便統(tǒng)計(jì)管理《行政處罰決定書》統(tǒng)一用電腦打印。文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范4、文書的回收

每年年終，各科室應(yīng)將本年度已編號(hào)未使用的文書交稽查科回收。設(shè)有存根的文書，存根應(yīng)于次季度第一個(gè)月15日前送交稽查科。

文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范二、文書制作要點(diǎn)文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范1、文書制作過程要嚴(yán)謹(jǐn)，遵循起草、審核、簽發(fā)制度。2、按照規(guī)定的格式準(zhǔn)確制作文書，寫清楚每一部分的必備要素，準(zhǔn)確引用所依據(jù)的法律條文，作出符合法律規(guī)定的結(jié)論。3、文書內(nèi)容擬制時(shí)要求項(xiàng)目填寫齊全，正文書寫嚴(yán)謹(jǐn)。4、使用公文語體，語言莊重、嚴(yán)肅、科學(xué)、完整，文理結(jié)構(gòu)有邏輯性。文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范2004年

制作目錄（號(hào)～號(hào)）序號(hào)制作對(duì)象制作人備注文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范三、制作文書需注意的時(shí)限問題文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范1、3日★在日常監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)有違法案件，因情況特殊需要先行調(diào)查取證的，可先不制作立案報(bào)告，但須在3日內(nèi)補(bǔ)辦立案報(bào)告手續(xù)?！铩缎姓幜P聽證告知書》中，告知當(dāng)事人提出聽證要求的期限為3日?！铩缎姓幜P事先告知書》中，告知當(dāng)事人進(jìn)行陳述申辯的期限可比照聽證告知的期限，即3日。文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范2、7日★衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)對(duì)符合受理?xiàng)l件的案件應(yīng)當(dāng)在7日內(nèi)立案?！锸占C據(jù)時(shí)需要先行登記保存的，衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)在7日內(nèi)作出處理決定，法律、法規(guī)另有規(guī)定的除外?！镄姓幜P決定書應(yīng)當(dāng)在7日內(nèi)送達(dá)當(dāng)事人。文書管理及書寫規(guī)范-衛(wèi)生行政執(zhí)法文書管理及使用規(guī)范3、15日★《食品衛(wèi)生監(jiān)督程序》規(guī)定對(duì)食品的衛(wèi)生行政控制期限為15天?！铩吨腥A人民共和國(guó)食品衛(wèi)生法》規(guī)