平安郵件文化課件

平安的郵件文化

平安普惠房交所山東省分公司平安的郵件文化

平安普惠房交所山東省分公司1目錄平安的郵件文化郵件禮儀OUTLOOK目錄平安的郵件文化OUTLOOK2平安的郵件文化平安的郵件文化3郵件文化是平安重要的核心競爭力之一，從根本上改變了公司內(nèi)部的溝通交流方式，大幅提升工作效率。全體員工都應(yīng)習(xí)慣并規(guī)范擬寫并發(fā)送郵件，全面掌握郵件處理技能。養(yǎng)成通過郵件開展工作、進行溝通交流的良好習(xí)慣，學(xué)會并習(xí)慣用郵件安排工作、匯報請示、交流重要信息、確認溝通結(jié)果、歸檔郵件并進行工作的交接傳承。郵件文化是平安重要的核心競爭力之一，從根本上改變了公4平安郵件文化課件5平安郵件文化課件6平安郵件文化課件7郵件禮儀郵件禮儀8一、主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

1．一定不要空白標題，這是最失禮的

2．標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…….才能顯示完你的標題

3.標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”

4．一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

5．可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

6．回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題，不要回復(fù)一大串。

一、主題9二、正確認識收件人，抄送，密件抄送

二、正確認識收件人，抄送，密件抄送

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1.收件人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而抄送的人則只是需要知道這回事，沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果抄送人有建議，當(dāng)然可以回Email。

3.而密送，即你不希望收信人看到你將此郵件發(fā)給的人。這個可能用在非常規(guī)場合，也是盡量不去使用的。

4.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。

5.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

如果有需要，還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。不要將回復(fù)了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

1.收件人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予11三、稱呼與問候

1．恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、各位。

如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“xx總”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“xx老師”。

2．Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫個”你好”；結(jié)尾寫個”祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

三、稱呼與問候

1．恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

12四、正文Email正文要簡明扼要，行文通順。如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長2.注意Email的論述語氣。根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系或者郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。3.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

4.合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

四、正文13五、附件

如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。4.附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用6.如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送，

五、附件

14六、回復(fù)技巧

1.及時回復(fù)Email

收到他人的電子郵件后，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2.進行針對性回復(fù)

當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。3.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

六、回復(fù)技巧

155．區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了

如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該回復(fù)全體，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

6.主動控制郵件的來往（點擊“回復(fù)全部”前，要三思而行?。?/p>

為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。5．區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體

如果只需要單獨一個人知道的16ERD謝謝大家ERD謝謝大家17平安的郵件文化

平安普惠房交所山東省分公司平安的郵件文化

平安普惠房交所山東省分公司18目錄平安的郵件文化郵件禮儀OUTLOOK目錄平安的郵件文化OUTLOOK19平安的郵件文化平安的郵件文化20郵件文化是平安重要的核心競爭力之一，從根本上改變了公司內(nèi)部的溝通交流方式，大幅提升工作效率。全體員工都應(yīng)習(xí)慣并規(guī)范擬寫并發(fā)送郵件，全面掌握郵件處理技能。養(yǎng)成通過郵件開展工作、進行溝通交流的良好習(xí)慣，學(xué)會并習(xí)慣用郵件安排工作、匯報請示、交流重要信息、確認溝通結(jié)果、歸檔郵件并進行工作的交接傳承。郵件文化是平安重要的核心競爭力之一，從根本上改變了公21平安郵件文化課件22平安郵件文化課件23平安郵件文化課件24郵件禮儀郵件禮儀25一、主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

1．一定不要空白標題，這是最失禮的

2．標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…….才能顯示完你的標題

3.標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”

4．一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

5．可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

6．回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題，不要回復(fù)一大串。

一、主題26二、正確認識收件人，抄送，密件抄送

二、正確認識收件人，抄送，密件抄送

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1.收件人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而抄送的人則只是需要知道這回事，沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果抄送人有建議，當(dāng)然可以回Email。

3.而密送，即你不希望收信人看到你將此郵件發(fā)給的人。這個可能用在非常規(guī)場合，也是盡量不去使用的。

4.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。

5.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

如果有需要，還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。不要將回復(fù)了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

1.收件人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予28三、稱呼與問候

1．恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、各位。

如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“xx總”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“xx老師”。

2．Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫個”你好”；結(jié)尾寫個”祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

三、稱呼與問候

1．恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

29四、正文Email正文要簡明扼要，行文通順。如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長2.注意Email的論述語氣。根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系或者郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。3.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

4.合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

四、正文30五、附件

如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。4.附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用6.如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送，

五、附件

31六、回復(fù)技巧

1.及時回復(fù)Email

收到他人的電子郵件后，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2.進行針對性回復(fù)

當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。3.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

六、回復(fù)技巧

325．區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了

如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該回復(fù)全體，讓大家都知道