秘書理論-秘書學(xué)-教學(xué)課件

如秘書學(xué)學(xué)習(xí)目標(biāo)一、理解秘書學(xué)的基礎(chǔ)知識和基本理論。

二、掌握秘書實(shí)務(wù)和基本技能。

如秘書學(xué)學(xué)習(xí)目標(biāo)一、理解秘書學(xué)的基礎(chǔ)知識和基本理1如秘書學(xué)學(xué)習(xí)內(nèi)容一、秘書學(xué)的基礎(chǔ)知識和基本理論，內(nèi)容包括：秘書、秘書工作、秘書學(xué)的概念、歷史發(fā)展、秘書組織機(jī)構(gòu)、秘書人員的素養(yǎng)、智能、心理、性格、性別特征、培訓(xùn)、鑒定、秘書的社會活動、角色意識、人際關(guān)系等。二、秘書實(shí)務(wù)和基本技能，內(nèi)容辦公室管理、通訊、督查、保密、接待、值班、日程安排、信息與調(diào)查研究、會議組織、信訪工作、溝通與協(xié)調(diào)、公文寫作與處理、立卷歸檔工作等。如秘書學(xué)學(xué)習(xí)內(nèi)容一、秘書學(xué)的基礎(chǔ)知識和基本理論，內(nèi)容包括：秘2如秘書學(xué)概述

一、秘書學(xué)的涵義

秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科學(xué)，是一門綜合性、應(yīng)用性的科學(xué)。秘書工作是一種社會現(xiàn)象，因此秘書學(xué)屬于社會學(xué)范疇。秘書學(xué)是要告訴即將或已經(jīng)成為秘書的人們，要成為一個(gè)稱職的秘書，就必須怎樣去做。如秘書學(xué)概述一、秘書學(xué)的涵義3如秘書學(xué)概述二、秘書學(xué)研究的對象1、研究我國秘書工作的現(xiàn)狀，了解其內(nèi)容、性質(zhì)與作用，掌握其規(guī)律、程序與方法；2、研究中央秘書機(jī)關(guān)對秘書工作的指示、規(guī)范與要求；3、研究我國古代秘書工作和外國秘書工作經(jīng)驗(yàn)，批判地繼承古代秘書工作遺產(chǎn)，借鑒與吸收外國秘書工作的有益成分；4、研究秘書人員應(yīng)有的知識、能力、修養(yǎng)、素質(zhì)及職業(yè)道德，了解秘書的任職資格與要求；5、研究秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系，以促使秘書學(xué)的豐富與發(fā)展。如秘書學(xué)概述二、秘書學(xué)研究的對象4你認(rèn)為什么樣的人適合作秘書職業(yè)(至少寫出三個(gè)條件)？你認(rèn)為什么樣的人適合作秘書職業(yè)(至少寫出三個(gè)條件)？5小秘書腦袋裝著總經(jīng)理思維1993年畢業(yè)之后，他開始在曾被稱為“中國證券之父”的萬國證券總經(jīng)理管金生身邊做秘書。作為秘書，老板的生活瑣事都要打理好。老板的日程安排、生活瑣事以及來客接待，這些是秘書基本工作，做好這些是應(yīng)該的，但是除此之外要做的事，則可以看出秘書之間差異。小秘書腦袋裝著總經(jīng)理思維1993年畢業(yè)之后，他開始在曾被稱為6如百安居衛(wèi)哲：當(dāng)小秘書就在為十年后當(dāng)總裁做準(zhǔn)備比如為老板做口譯，衛(wèi)哲說，如果直接逐字逐句的翻譯，其中一些信息對老板并沒有用處，尤其是在商業(yè)談判中，對方言語中流露出來的傾向性遠(yuǎn)比表面意思重要。秘書的工作很煩瑣，但是衛(wèi)哲卻在這些細(xì)小的事情學(xué)到了管理知識。比如文件的傳閱，一般的秘書處理會按照時(shí)間先后順序，放在老板的桌子上；衛(wèi)哲的做法不一樣，他會按照自己理解的重要性來排序，并且找出文件之間關(guān)聯(lián)性，把內(nèi)容有關(guān)聯(lián)的文件放在一起?！安贿@么做，并沒有人認(rèn)為不對，但是如果能為老板的工作提高效率，那就是你分內(nèi)的事”衛(wèi)哲說：“更重要的是，如果你能以老板的視角，而不是老板秘書的視角來看那些文件，你也就學(xué)到了一些管理者的經(jīng)驗(yàn)。秘書生涯不到一年，衛(wèi)哲就被提升為萬國證券資產(chǎn)管理總部副總經(jīng)理，當(dāng)時(shí)他年僅23歲。如百安居衛(wèi)哲：比如為老板做口譯，衛(wèi)哲說，如果7秘書學(xué)

上編秘書理論秘書學(xué)

上編秘書理論8

第一章緒論

[學(xué)習(xí)目的]了解秘書的來由和類別，掌握秘書工作的原則和特點(diǎn)，理解秘書工作的作用。

第一章緒論9第一節(jié)秘書定義、類別、層次一、秘書的來由與定義

據(jù)史籍記載，“秘書”一詞在我國最早出現(xiàn)于漢代，最初的涵義不是指人，而是指物：

一是指宮中秘藏之書。如《漢書·敘傳》：“與劉向校秘書。”《漢書·劉向傳》：“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)秘書?！倍侵赣秒[語預(yù)卜吉兇或未來作出預(yù)言的讖諱、圖箓之書。如《后漢書·鄭玄傳》：“遂博稽六藝，粗覽傳記，時(shí)睹秘書緯術(shù)之奧?！钡搅斯?世紀(jì)，東漢桓帝時(shí)，“秘書”一詞才開始用來作為官員職務(wù)的名稱。第一節(jié)秘書定義、類別、層次10秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊助手，他們掌握了辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動顯示出主動性和正確的判斷能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。（光積昌等編譯的《現(xiàn)代社會·秘書》）秘書“是社會主義國家工作人員職務(wù)名稱之一。其職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信來訪、會務(wù)工作以及其他日常行政事務(wù)和交辦事項(xiàng)。在黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為秘書工作人員，或簡稱為秘書”。（王千弓等編著《秘書學(xué)與秘書工作》）“秘書，在我國現(xiàn)代主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職能是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調(diào)查研究、處理信息、辦理事務(wù)、參謀咨詢、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等等。”（袁維國主編《秘書學(xué)》）“秘書是身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或附著個(gè)人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務(wù)的服務(wù)人員?！保◤埣覂x《也談“秘書”的定義》，載《秘書》1986年第二期）秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊助手，他們掌握了辦公11根據(jù)中華人民共和國勞動和社會保障部制定的“秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”，把秘書視為一種職業(yè)名稱，秘書的定義為：“從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。”（勞動和社會保障部《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》北京：海潮出版社，2003年）

所謂秘書，在我國現(xiàn)代主要是指為黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體或個(gè)人提供輔助管理與綜合服務(wù)的人員。根據(jù)中華人民共和國勞動和社會保障部制定的“秘書12二、秘書的類別（一）從秘書服務(wù)的對象來劃分，可分為公務(wù)秘書和私人秘書兩類。1、公務(wù)秘書公務(wù)秘書是指為黨政機(jī)關(guān)、軍隊(duì)、社會團(tuán)體、國營（或集體）企事業(yè)單位服務(wù)的秘書。公務(wù)秘書是國家工作人員，由組織或人事部門選調(diào)，從國家或所在單位（集體企事業(yè)）領(lǐng)取工薪，在編制上屬于所服務(wù)的機(jī)關(guān)或單位。我國的秘書人員，多數(shù)屬于公務(wù)秘書。2、非公務(wù)秘書（私人秘書）非公務(wù)秘書是指由私人出資聘請并為聘請者服務(wù)的秘書。這類秘書又可分為外資企業(yè)秘書、中外合資企業(yè)秘書、中外合作企業(yè)秘書、民辦企事業(yè)秘書、民辦團(tuán)體秘書、專業(yè)戶或個(gè)體戶秘書以及其他個(gè)人聘用的秘書等。這類秘書不屬于國家編制的工作人員，其工薪由聘用者付給。

二、秘書的類別13（二）按照秘書人員所從事的工作內(nèi)容劃分，可分為文字秘書、機(jī)要秘書、信訪秘書、通訊秘書、事務(wù)秘書、生活秘書等等。

1、文字秘書文字秘書是指以撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的“筆桿子”、“秀才”。2、機(jī)要秘書機(jī)要秘書是指在黨、政、軍機(jī)關(guān)從事機(jī)密文電的翻譯、處理及保管的秘書。機(jī)要秘書通常包括譯電員、機(jī)要保密員等。3、信訪秘書信訪秘書是指辦理人民群眾來信工作的秘書人員。信訪秘書的職責(zé)是通過辦信、接訪，溝通領(lǐng)導(dǎo)與人民群眾的聯(lián)系，加速政策的貫徹落實(shí)。4、通訊秘書通訊秘書是指負(fù)責(zé)管理通訊事務(wù)以及各種通訊設(shè)備（如電話總機(jī)、電傳、傳真等）的秘書人員。5、事務(wù)秘書事務(wù)秘書是指負(fù)責(zé)總務(wù)、后勤以及機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)工作的秘書人員。6、生活秘書生活秘書是指在生活方面給領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書人員。生活秘書通常是專為較高級的領(lǐng)導(dǎo)人配備的。

（二）按照秘書人員所從事的工作內(nèi)容劃分，可分為14（三）

按照秘書人員所從事的工作性質(zhì)來劃分，可分為黨務(wù)秘書、行政秘書、軍事秘書、司法秘書、外交秘書、新聞秘書、文化秘書、教學(xué)秘書、科技秘書等。（三）按照秘書人員所從事的工作性質(zhì)來劃分，可分為15三、秘書的層次我國黨政機(jī)關(guān)的秘書，按照其承擔(dān)職責(zé)范圍的大小和工作任務(wù)輕重的不同，在縱向上分為以下三個(gè)層次：1、高級秘書，是指秘書長、辦公廳（室）主任。雖然他們工作的機(jī)關(guān)、單位不同（有的是在中央機(jī)關(guān)、單位日常行政工作的負(fù)責(zé)人，其職責(zé)是“參與政務(wù)，管理事務(wù)”，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、掌握機(jī)要、推行工作，以及主持日常行政事務(wù)工作等。2、中級秘書中級秘書，是指辦公廳（室）主任及其下屬的秘書處長或秘書科長、秘書股長、文字秘書。他們負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、收集和整理信息資料等工作。其工作成效，對領(lǐng)導(dǎo)者的決策有重要作用。3、初級秘書初級秘書，是指在辦公廳（室）、秘書處（科）內(nèi)從事文件收發(fā)保管、打字、印校、接待、聯(lián)絡(luò)、會務(wù)工作和辦理其它事務(wù)工作的人員。他們不一定有秘書的職稱，但通常也被稱為秘書工作人員三、秘書的層次16對秘書層次的劃分，其他觀點(diǎn)，認(rèn)為“主要應(yīng)以秘書所承擔(dān)的工作對領(lǐng)導(dǎo)工作影響的深淺、作用的大小為依據(jù)，并結(jié)合有關(guān)的地位，秘書的個(gè)人條件來確定?！保愘t華《秘書工作論》）“按秘書人員擔(dān)任的職務(wù)來劃分，可分為秘書長、辦公廳（室）主任、秘書處長、科長、股長、辦事員等七個(gè)層次?！保ㄖ軇?lì)《實(shí)用秘書學(xué)》）對秘書層次的劃分，其他觀點(diǎn)，認(rèn)為“主要應(yīng)以秘書所承擔(dān)17“秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”則將秘書分為四個(gè)等級，分別為

五級秘書（國家職業(yè)資格五級，原初級）、四級秘書（國家職業(yè)資格四級，原中級）、三級秘書（國家職業(yè)資格三級，原高級）、二級秘書（國家職業(yè)資格二級）。取得大學(xué)本科畢業(yè)證書，并連續(xù)從事秘書職業(yè)工作4年以上者，可申報(bào)二級秘書（具備其他相應(yīng)條件、也可申報(bào)）?！懊貢鴩衣殬I(yè)標(biāo)準(zhǔn)”則將秘書分為四個(gè)等級，分別為18如

第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置一、秘書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則：精簡原則；縱向?qū)哟紊?；橫向幅度大。如第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置一、秘書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置19如

第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置二、秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則具體表現(xiàn)：1、凡獨(dú)立單位必須設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)；2、秘書機(jī)構(gòu)的組織形式、人員配備必須精簡、合理、高效；3、秘書機(jī)構(gòu)與所屬機(jī)關(guān)在工作性質(zhì)上必適應(yīng)。例如:中南大學(xué)辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置與內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)人員分布及聯(lián)系表.htm如第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置二、秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)20如

第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置三、各級各類秘書機(jī)構(gòu)大致如下：

根據(jù)各級機(jī)關(guān)級別的不同，秘書機(jī)構(gòu)分別稱為辦公廳、辦公室、秘書處、秘書科、秘書股等。各級秘書機(jī)構(gòu)（主要指黨政機(jī)關(guān)）大致如下：

1、中央機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu)；2、省、市、縣級的秘書機(jī)構(gòu)；3、基層單位的秘書機(jī)構(gòu)。各類秘書機(jī)構(gòu)大致如下：

1、人民解放軍的秘書機(jī)構(gòu)；2、企事業(yè)單位的秘書機(jī)構(gòu)；3、民主黨派和人民團(tuán)體的秘書機(jī)構(gòu)；4、臨時(shí)秘書機(jī)構(gòu)。如第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置三、各級各類秘書機(jī)構(gòu)21如

第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置四、秘書機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系：

1、秘書機(jī)構(gòu)只直接對所屬機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)；2、秘書機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系。如第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置四、秘書機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)22如

第三節(jié)秘書工作秘書和秘書工作，作為客觀存在的社會事物和社會現(xiàn)象，是歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物。如第三節(jié)秘書工作秘書和秘書工作，作為客觀23一、秘書工作的特點(diǎn)：

秘書工作的性質(zhì)與任務(wù)，決定了秘書工作具有下列特點(diǎn)：1．輔助性

2．被動性3．事務(wù)性4．綜合性。一、秘書工作的特點(diǎn)：24二、秘書工作的原則：1．準(zhǔn)確2．迅速3．求實(shí)4．保密。二、秘書工作的原則：25閱讀資料

女秘書偷資料泄漏機(jī)密

百事幫可口可樂抓家賊竊取公司的飲料配方、企圖出售給競爭對手，這種吃里爬外的事竟然發(fā)生在著名的可口可樂公司里。2006年7月6日，包括一名可口可樂公司高級雇員在內(nèi)的3名犯罪嫌疑人在亞特蘭大接受審訊。美國司法機(jī)關(guān)逮捕這3個(gè)人時(shí)表示，他們面臨的指控是商業(yè)欺詐、非法竊取并出售商業(yè)機(jī)密。掌握有可口可樂公司詳細(xì)和機(jī)密資料的男子承認(rèn)，這些文件都是可口可樂公司高級雇員41歲的女秘書威廉斯從公司內(nèi)部搞出來的。同時(shí)，調(diào)查人員通過監(jiān)視錄像也有了重大發(fā)現(xiàn)。在可口可樂總部工作的女秘書威廉斯經(jīng)常利用工作之便搜集公司文件，還把一些文件放入自己包里，并把一罐貼有白色標(biāo)簽的可口可樂新產(chǎn)品樣品偷偷塞到包里。可口可樂公司后來證實(shí)，這種飲料樣品確實(shí)是該公司正在研制的一種新產(chǎn)品。閱讀資料

女秘書偷資料泄漏機(jī)密26通過上述案例，我們發(fā)現(xiàn)，作為秘書，一定要有保守秘密的責(zé)任心，將公司的利益放在第一位。大公司的機(jī)密是機(jī)密，小公司的機(jī)密也是機(jī)密。所以秘書不要因?yàn)榉潘删杈蜔o視公司內(nèi)部資源價(jià)值，更不能利用職務(wù)之便，為自己謀取不正當(dāng)利益。從中給我們的啟示，值得秘書反思，更值得企業(yè)主關(guān)注。通過上述案例，我們發(fā)現(xiàn)，作為秘書，一定要有保守秘密的責(zé)任心，27三、秘書工作的內(nèi)容：秘書工作有廣義和狹義兩種。廣義的秘書工作即秘書部門的工作，也稱辦公室工作；狹義的秘書工作是指有正式秘書部門的人員所承擔(dān)的工作，即人們通常所說的秘書業(yè)務(wù)工作。廣義的秘書工作，其主要有以下幾方面：第一類是事務(wù)性工作，包括處理信件、接聽電話、撰寫公文、檔案管理、收發(fā)公文回復(fù)e-mail、整理報(bào)章雜志、操作傳真、接待訪客、安排上司約會、參加會議并紀(jì)錄、差旅安排；第二類是管理性工作，包括辦公室管理、操作電腦、會計(jì)與財(cái)務(wù)、設(shè)備采購等；第三類是溝通支援性工作，包括客戶服務(wù)、媒體應(yīng)對、公關(guān)策劃、主持公司慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作、其它主管臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。

三、秘書工作的內(nèi)容：28四、秘書工作的作用：1．樞紐作用：溝通上下、協(xié)調(diào)左右；2．參謀助手作用：領(lǐng)導(dǎo)的助手參謀、耳目；3．形象作用：領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的門面。

四、秘書工作的作用：29第四節(jié)秘書工作的發(fā)展趨勢

一、社會化二、現(xiàn)代化

三、專業(yè)化

四、女性化

第四節(jié)秘書工作的發(fā)展趨勢

30第二章秘書的職業(yè)道德與能力第二章31你認(rèn)為什么樣的人適合作秘書職業(yè)(至少寫出三個(gè)條件)？你認(rèn)為什么樣的人適合作秘書職業(yè)(至少寫出三個(gè)條件)？32秘書人員是秘書工作的主體，能否做好秘書工作，在很大程度上取決于秘書人員所應(yīng)具備較高層次的素質(zhì)修養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)。秘書人員是秘書工作的主體，能否做好秘書33一、職業(yè)道德要求主要有：忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)；服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀;兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄;謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù);遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私;恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密;實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新;刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想,科學(xué)文化素質(zhì);鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能。一、職業(yè)道德要求主要有：34二、職業(yè)能力要求主要有：表達(dá)能力（包括口頭、文字等表達(dá)能力）；

調(diào)研能力（包括調(diào)查能力和研究能力）；

辦事能力（包括熟悉職權(quán)范圍、知曉辦事渠道、熟悉辦事程序、了解有關(guān)業(yè)務(wù)、能區(qū)分輕重緩急）；

交際能力（包括善于跟不同年齡、文化程度、個(gè)性、愛好的人交往，注重禮節(jié)、禮儀、能妥善處理交際中的矛盾沖突，能控制自己的情緒）；

管理能力（包括輔助決策、調(diào)查、督查）；

應(yīng)變能力（能適應(yīng)不同環(huán)境，崗位和工作條件的變化，適應(yīng)突發(fā)事件）；

操作能力（包括辦公設(shè)備，通訊工具的使用和保管）；

學(xué)習(xí)能力（包括閱讀力、鑒賞力、記憶力、分析力、綜合概括力等）；

速記能力……二、職業(yè)能力要求主要有：35三、職業(yè)素養(yǎng)要求主要有：1、秘書應(yīng)具備的政治素養(yǎng)。堅(jiān)定正確的政治方向，思想敏銳;強(qiáng)烈的事業(yè)心;較高的理論政策水平;實(shí)事求是的思想作風(fēng);.淡泊明志，樂于奉獻(xiàn);.踏實(shí)細(xì)致，一絲不茍。2、秘書應(yīng)具備的知識素養(yǎng)。作為一個(gè)秘書主要應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的知識：.文化基礎(chǔ)知識（包括外語，計(jì)算機(jī),人文知識等）；相關(guān)專業(yè)知識（政治、經(jīng)濟(jì)、法律、財(cái)會管理等知識）；專業(yè)知識（文書、檔案、會議、信訪、公文寫作、機(jī)關(guān)事務(wù)工作等知識）。3、秘書人員應(yīng)具備心理素質(zhì)主要是指：要樹立正確的人生觀；確定適度的抱負(fù)水平；學(xué)會調(diào)節(jié)心理壓力；克服不良心理影響；培養(yǎng)健康的興趣和愛好；克服不良的嗜好，養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣；積極參加各種形式的體育鍛煉活動；做事有百折不回，堅(jiān)持到底的勇氣和毅力；具有自信、熱忱、沉著、樂觀飽滿的情緒，有幽默感。

三、職業(yè)素養(yǎng)要求主要有：36四、秘書的性格要求：開朗、敏捷、穩(wěn)健、堅(jiān)毅、幽默、自制。秘書的心理調(diào)適：

如何用正確的心態(tài)面對你的工作心態(tài)的正確與否

決定你的個(gè)人績效

（1）博覽群書，開闊胸襟（2）培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活（3）善于反省，自我調(diào)適（4）傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒。四、秘書的性格要求：開朗、敏捷、穩(wěn)健、堅(jiān)毅、幽默、自制。37當(dāng)好秘書的絕活

秘書這個(gè)行業(yè)讓很多人羨慕,卻又讓很多人望而卻步,因?yàn)檫@個(gè)職業(yè)的性質(zhì)決定了要和老板直接接觸,稍有不慎就可能會惹“老虎”發(fā)威.下面是幾位“先行者”對于如何做個(gè)好秘書的經(jīng)驗(yàn)之談,相信會給想做秘書的朋友們一點(diǎn)幫助！

全能秘書的全部內(nèi)涵

Monica年齡：28歲任職：4年傳統(tǒng)觀念上覺得秘書是吃“青春飯”的,而我想澄清的是這是一種認(rèn)識上的誤區(qū).目前外資企業(yè)越來越多,秘書是一個(gè)企業(yè)運(yùn)作管理中不容忽視的環(huán)節(jié).所謂“行行出狀元”,我認(rèn)為做一個(gè)真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質(zhì).現(xiàn)在不是流行復(fù)合型人才嗎？我想我們秘書這一職業(yè)有時(shí)候也需要類似的人才,甚至可以說是“全能型”秘書.

當(dāng)好秘書的絕活38首先,硬件條件是必不可少的.掌握一門外語——通常指英語,這是最基本的條件；做文秘的人工作在辦公室,文字處理的工作特別多,所以對一些現(xiàn)代化機(jī)器的熟練掌握也是不用多說的最基本的能力,尤其是電腦.其次,秘書的職業(yè)道德備受重視,每一行有每一行的規(guī)矩,秘書也不例外.平時(shí)工作中不可避免地會接觸到公司的一些內(nèi)部的文件,保守秘密就顯得分外關(guān)鍵.另外,秘書是工作在老板身邊最親近的人,老板出差不便看郵件時(shí),我們要處理一些文件,有時(shí)需要立即替他批復(fù).所以一個(gè)好秘書,除了講一口流利的英語、熟練使用計(jì)算機(jī)和擬寫各種文件外,還有很重要的是應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見能力、一定的決策能力以及隨機(jī)應(yīng)變的能力.這些有時(shí)候需要多年的鍛煉和培養(yǎng).所以很多大公司在挑選秘書時(shí)會視其工作經(jīng)歷.最后,要講究公私分明.千萬別搞老板秘書戀,真正的好秘書是不會倚仗這種手段在職場上攀升的.

首先,硬件條件是必不可少的.掌握一門外語——通常指英語,這是39溝通最重要Jessy

年齡：22歲任職：1年時(shí)常聽到一些對秘書的普遍性描述：聰明、細(xì)心、謹(jǐn)慎、考慮周到.除此之外,秘書還應(yīng)該有靈氣、有悟性、有團(tuán)結(jié)能力；能提出有創(chuàng)造性的建議,并且凡事懂得分出輕重.而在我看來,最為重要的是交際和溝通能力.我和領(lǐng)導(dǎo)在一間辦公室,但是客戶們一進(jìn)門先瞅見我,形象當(dāng)然很重要.其實(shí)不用穿得很時(shí)尚、另類,只要大方得體就行,儀表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的溝通能力,不僅要和客戶打交道,還要和公司內(nèi)部的人員保持良好的人際關(guān)系.領(lǐng)導(dǎo)常說我可以算作是領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的橋梁,夾在上下兩級之間,一定要尋求到好的一個(gè)平衡點(diǎn),正確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思表示,不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會和矛盾.做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務(wù),其實(shí)還要求人員有較廣的知識面.在我的工作中,難以避免要打電話去催客戶支付費(fèi)用,說得難聽點(diǎn)有點(diǎn)“討債”的味道,但這是我工作的一部分,不得不直面.現(xiàn)在我也習(xí)慣了這些事務(wù),總結(jié)了一套經(jīng)驗(yàn)技巧,這也是一種溝通的能力.

溝通最重要Jessy年齡：22歲任職：1年40小心那些潛在的危機(jī)艾小姐年齡：26歲任職：3年

我曾經(jīng)在一家公司做文秘,老板是個(gè)臺灣人.工作辛苦點(diǎn)就算了,最怕上司是個(gè)好色的半老頭.當(dāng)我發(fā)現(xiàn)他想占自己便宜時(shí),深覺女秘書不好當(dāng),特別碰著這么一個(gè)上司,自己再怎么端莊嚴(yán)謹(jǐn),有時(shí)候也很無奈！上司不好伺候,更不好得罪,那時(shí)我就隱隱意識到潛在的危機(jī)：萬一工作出了什么紕漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威脅,要么就被炒魷魚.我不會因?yàn)橄氡Ｗ」ぷ鞫ピ瓌t,畢竟我知道我是為了什么而工作,所以我開始暗地尋找機(jī)會跳槽.一個(gè)月后,我就遞交了辭呈.現(xiàn)在我的老板是女的,讓我安心許多.我的工作重心是安排一些重大的會議和活動、銜接好各種差旅日程、起草財(cái)務(wù)或者人事方面的報(bào)告、有時(shí)候幫老板做一些決定.但也有煩心之事,我這個(gè)女老板性子急起來容易沖人發(fā)脾氣,通常情況而言,往往與工作有關(guān).我又一次意識到：萬一在老板心情不好時(shí)處理不當(dāng),要么使老板小看你,要么激化雙方的矛盾,后果都不好.然而,這還是有辦法避免的.我必須學(xué)會察言觀色,同時(shí)提高工作能力和辦事效率。小心那些潛在的危機(jī)艾小姐年齡：26歲任職：3年41“全美秘書章程”中是這樣描述秘書的：像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人，像政治家一樣有靈敏的頭腦，像外交官一樣有風(fēng)度。一個(gè)優(yōu)秀的秘書應(yīng)具備的條件絕不只是抄抄寫寫、整理文件、接聽電話之類的簡單工作。面對公司的內(nèi)外部客戶，我們一樣要不斷地提升秘書服務(wù)技能和服務(wù)質(zhì)量。對秘書職業(yè)的認(rèn)識“全美秘書章程”中是這樣描述秘書的：對秘書職業(yè)的認(rèn)識42作為一個(gè)秘書的基本條件：踏實(shí)敬業(yè)，講究實(shí)效；有較寬的知識面和辦事能力；除了秘書工作需要的專業(yè)知識、外語能力和掌握辦公自動化設(shè)備外，電腦能力要很強(qiáng)；講究禮儀禮貌，熟悉外事禮節(jié)，善于人際交往，情商較高。有人總結(jié)了秘書工作的十二字要訣：主動工作、彼此信任、辦事靈活。

作為一個(gè)秘書的基本條件：踏實(shí)敬業(yè)，講究實(shí)效；有較寬的知識面和43＝>＝>44當(dāng)今秘書今體會一絲不茍不卑不亢加加減減自覺”徹悟”勤筆勉思博采眾長大膽實(shí)踐如果你有能力潛力，腳踏實(shí)地．發(fā)揮主觀能動性．認(rèn)真地做好秘書工作，終將無怨無悔。（摘自《秘書》雜志１９９９.１１）當(dāng)今秘書今體會45如第三章秘書的社會活動與人際關(guān)系[學(xué)習(xí)目的和要求]通過學(xué)習(xí)了解秘書的社會地位，學(xué)會處理各種關(guān)系。[學(xué)習(xí)重點(diǎn)]秘書的社會地位，處理人際關(guān)系的準(zhǔn)則，如何處理好與上級和一般同事的關(guān)系。如第三章秘書的社會活動與人際關(guān)系[學(xué)習(xí)目的和要求]通過46如第一節(jié)秘書的社會活動與社會地位秘書的角色意識：1、共性意識和個(gè)性意識2、角色組合3、配角意識與主角意識。如第一節(jié)秘書的社會活動與社會地位秘書的角色意識：47閱讀資料

原河北省國稅局局長李真案分析“李真過去經(jīng)常以‘河北第一秘’自居，不擇手段地要當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)秘書?！睆埣铱谑幸晃活I(lǐng)導(dǎo)告訴記者。李真８０年代初在張家口時(shí)，不過是一個(gè)中專剛畢業(yè)的學(xué)生，從張家口到石家莊后，地位“跨越式”高升，除了其個(gè)人善于“活動”外，就是因?yàn)樗S的領(lǐng)導(dǎo)越來越大，某些領(lǐng)導(dǎo)不斷地為他“說話”，給李真提供了施展“才能”的政治舞臺。李真作風(fēng)一貫霸道，飛揚(yáng)跋扈，在群眾中口碑很不好。他多年來跟著領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)秘書，沒有學(xué)會對自身的嚴(yán)格要求，更談不上自覺地進(jìn)行思想改造，卻學(xué)會了“擺譜”，訓(xùn)人，儼然是“二書記”。他總是把自己放在一個(gè)“至高無上”的位置。李真極力利用當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)秘書這個(gè)特權(quán)往上爬，大肆撈錢，36歲的小小年紀(jì)就登上權(quán)力很大、眾目睽睽的省國稅局局長這個(gè)正廳級領(lǐng)導(dǎo)崗位。1997年前，他任省委辦公廳的處級秘書時(shí)，就已經(jīng)有了幾百萬的貪污罪行。閱讀資料

原河北省國稅局局長李真案分析“李48想當(dāng)年，年僅36歲的李真，就登上了河北省國稅局局長的寶座，真是“少年得志”、“意氣風(fēng)發(fā)”。李真在河北省國稅局當(dāng)局長時(shí)，有一個(gè)專用電梯。

想當(dāng)年，年僅36歲的李真，就登上了河北省國稅局局長的寶座，真49李真在位時(shí)，主持興建了造價(jià)超億元的陽光大廈。

成為階下囚的李真，早已沒有了當(dāng)年的威風(fēng)，如今又在想些什么呢？

李真在位時(shí)，主持興建了造價(jià)超億元的陽光大廈。成為階下囚的李50人們對領(lǐng)導(dǎo)的秘書“尊重”，關(guān)鍵是他們在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，與領(lǐng)導(dǎo)有一種特殊的關(guān)系，多數(shù)人抱有“得罪不起”的態(tài)度。雖然看起來這些秘書手中沒有權(quán)力，但他們“狐假虎威”，憑借領(lǐng)導(dǎo)的威望和影響為所欲為。各級領(lǐng)導(dǎo)包括秘書怎樣運(yùn)用自己手中的權(quán)利，這是個(gè)關(guān)系到我們政權(quán)存亡的大事。從李真案可以看出，領(lǐng)導(dǎo)不但應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求自己，而且應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求身邊的人。領(lǐng)導(dǎo)身邊的人有時(shí)打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號辦個(gè)人的事情，甚至干些違法亂紀(jì)的勾當(dāng)，而有些領(lǐng)導(dǎo)卻對他們的錯(cuò)誤行為采取不管不問、不加制止甚至放任縱容的態(tài)度，這樣必然要出大問題，最終還會影響到領(lǐng)導(dǎo)自己的威信。李真就是一個(gè)嚴(yán)重的教訓(xùn)。當(dāng)秘書時(shí)無人能監(jiān)督，當(dāng)局長時(shí)沒人敢監(jiān)督，這在黨內(nèi)政治生活中是極不正常的。李真案件再一次警示我們，必須加強(qiáng)對黨員干部特別是年輕領(lǐng)導(dǎo)干部的教育、管理和監(jiān)督。事實(shí)表明，嚴(yán)格要求、嚴(yán)格管理、嚴(yán)格監(jiān)督是年輕干部健康成長的重要保證。人們對領(lǐng)導(dǎo)的秘書“尊重”，關(guān)鍵是他們在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，與領(lǐng)導(dǎo)有51如第二節(jié)秘書人際關(guān)系的內(nèi)容、方式與準(zhǔn)則一、人際關(guān)系的涵義人際關(guān)系是指人與人之間在學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)、交際等社會活動中所發(fā)生的交往關(guān)系。二、人際關(guān)系的障礙心理障礙語言障礙地位障礙物理障礙三、處理人際關(guān)系的準(zhǔn)則尊重、禮貌和禮儀、樂于助人、贊美他人、寬容與體諒、公允。如第二節(jié)秘書人際關(guān)系的內(nèi)容、方式與準(zhǔn)則一、人際關(guān)系的涵52如秘書人際關(guān)系的內(nèi)容、方式與準(zhǔn)則四、秘書與上司關(guān)系的特征1、工作上的主從性2、知識、能力、體力、思維的補(bǔ)充性3、人際關(guān)系的首屬性4、人格上的平等性。五、秘書與上司關(guān)系的處理原則1、主動配合、適應(yīng)2、服從，但不盲從3、委婉提醒，適時(shí)規(guī)勸4、維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)。如秘書人際關(guān)系的內(nèi)容、方式與準(zhǔn)則四、秘書與上司關(guān)系的特征53如秘書人際關(guān)系的內(nèi)容、方式與準(zhǔn)則六、秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求

1、真誠地關(guān)心別人2、同等友好3、維護(hù)團(tuán)結(jié)。如秘書人際關(guān)系的內(nèi)容、方式與準(zhǔn)則六、秘書處理與一般同事關(guān)系的54

第四章關(guān)于公司秘書的職責(zé)和責(zé)任

第四章55

公司董事會秘書的職責(zé)和責(zé)任根據(jù)公司的規(guī)章制度而定,一般而言,（1）通知股東召開會議及撰寫會議記錄；

（2）為董事局?jǐn)M備公司的會議議程；

（3）保存公司之董事股東秘書及注冊地址等記錄；

（4）股份的轉(zhuǎn)讓分發(fā)等事宜；

（5）提交報(bào)表于公司注冊處，包括周年申報(bào)表、股份分配通知書及董事秘書資料等。

公司董事會秘書的職責(zé)和責(zé)任56

總公司文秘工作職責(zé)一、負(fù)責(zé)總公司行政公文的處理工作。作好總公司行政發(fā)文、登記、呈批、編號、打印、分發(fā)、保存以及院內(nèi)發(fā)文的收取、登記、傳遞、收存。分門別類妥善保管各種文件，隨時(shí)整理，以備查閱。二、負(fù)責(zé)文件回收及文書立卷、歸檔工作。及時(shí)回收、整理各類文件，按實(shí)體分類法要求分類、分期、立卷，按期送交檔案室。負(fù)責(zé)對各分公司文秘工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三、在辦公室主任的安排下，做好總公司會議資料準(zhǔn)備，下達(dá)會議通知，做好會議記錄，整理好會議紀(jì)要，并收集掌握貫徹落實(shí)的情況。四、負(fù)責(zé)總公司簡報(bào)、新聞稿件的編寫，對各分公司報(bào)送稿件進(jìn)行修改、編輯使用等具體的宣傳工作。五、負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)部的文印工作，妥善保管、使用文印設(shè)備及文印用品材料。六、負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站內(nèi)容、更新及信息跟蹤工作。七、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

總公司文秘工作職責(zé)57

行政秘書崗位職責(zé)

一、負(fù)責(zé)一般性行政公文、主任交辦的文字材料及行政領(lǐng)導(dǎo)講話和相關(guān)材料的起草工作；

二、負(fù)責(zé)由部門代單位起草的行政公文和有關(guān)文字材料的核稿工作；

三、負(fù)責(zé)組織大型行政工作會議的記錄及會議紀(jì)要的起草工作；

四、負(fù)責(zé)每周會議安排的編制工作，協(xié)助主任做好其他會議的組織通知等會務(wù)工作；

五、負(fù)責(zé)督促檢查行政工作計(jì)劃、辦公會決議事項(xiàng)的落實(shí)情況，將了解的情況及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)

六、負(fù)責(zé)辦公室日常政務(wù)接待，來訪客人接待及日常事務(wù)性工作；

七、負(fù)責(zé)印章保管和監(jiān)印、辦理各種介紹信

八、負(fù)責(zé)辦公用品、儀器設(shè)備、家具等購置、建帳、保管和發(fā)放；

九、負(fù)責(zé)辦公室安全防范工作；

十、負(fù)責(zé)各項(xiàng)信息統(tǒng)計(jì)和管理

十一、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作

行政秘書崗位職責(zé)58

貿(mào)易公司辦公室行政秘書職務(wù)說明書崗位名稱行政秘書

崗位編號所在部門辦公室

崗位定員直接上級辦公室主任職系七級

直接下級所轄人員崗位分析日期本職：協(xié)助管理層的工作，保證公司的良好運(yùn)作；公司形象維護(hù)與公關(guān)活動；公司企業(yè)文化建設(shè)；出差管理和印章管理。

職責(zé)與工作任務(wù)：

職責(zé)一

職責(zé)表述：協(xié)助組織和制定公司長期發(fā)展規(guī)劃和公司年度經(jīng)營計(jì)劃工作

任務(wù)

協(xié)助組織相關(guān)人員參與討論、研究和制定公司長期發(fā)展規(guī)劃

協(xié)助組織制定公司年度經(jīng)營計(jì)劃和部門經(jīng)營計(jì)劃

協(xié)助編制公司年度工作計(jì)劃

職責(zé)二

職責(zé)表述：協(xié)助辦公室主任保證公司內(nèi)部管理體系的完整和平穩(wěn)運(yùn)行工作

任務(wù)協(xié)助制定和完善公司內(nèi)部的管理體系和各項(xiàng)管理制度。

協(xié)助督促管理制度的有效執(zhí)行，協(xié)助評估和監(jiān)督公司內(nèi)部管理的規(guī)范性和有效性

貿(mào)易公司辦公室行政秘書職務(wù)說明書59

總經(jīng)理秘書職位說明書工作內(nèi)容：

1、起草公司年度工作總結(jié)及總經(jīng)理講話稿。

2、起草公司股東會和董事會的會議材料。

3、負(fù)責(zé)公司重要會議的記錄及會議紀(jì)要的整理。

4、負(fù)責(zé)總經(jīng)理簽發(fā)文件的起草、打印、登記和存檔工作。

5、協(xié)助辦公室主任做好公司來賓的接待工作。

6、接聽電話、妥當(dāng)應(yīng)答，如有必要，做好電話記錄。

7、掌握總經(jīng)理的日程安排，為總經(jīng)理接見訪客做好預(yù)約工作。

8、收發(fā)傳真，并及時(shí)交給總經(jīng)理處理。

9、完成總經(jīng)理或辦公室主任交辦的其他工作。權(quán)限與責(zé)任：

1、權(quán)限：沒有獨(dú)立的權(quán)限。

2、責(zé)任：信息傳達(dá)的準(zhǔn)確及時(shí)；總經(jīng)理簽署文件的傳遞。

總經(jīng)理秘書職位說明書60閱讀資料和技能訓(xùn)練

閱讀資料一《毛主席機(jī)要秘書高智談秘書工作》（摘要）當(dāng)時(shí)，我和羅光祿擔(dān)任主席的機(jī)要秘書，一天二十四小時(shí)值班，主要負(fù)責(zé)為主席篩選和傳遞文件、報(bào)紙、處理信件、接待客人、安排主席會客、召開會議等，有時(shí)也照顧主席的飲食起居，任務(wù)比較順利。我覺得跟主席在一起工作，要具備的條件不外乎兩條：一是要盡快地適應(yīng)他，熟悉他的脾性；二是要同他之間產(chǎn)生一種真摯的感情交流，取得他的信任。正如毛主席幾次和我說的“在工作上我是主動的，你們是被動的?！蔽覀儥C(jī)要秘書的職責(zé)理所當(dāng)然的就是圍繞著他考慮的問題轉(zhuǎn)。憑良心講，在這方面，我可是動透了腦筋，為了適應(yīng)他的需要，我特別注意他在每一段時(shí)間想什么，大的方面一般比較明確，但是具體到哪個(gè)省市，哪一件事上，就煞費(fèi)心思啦。但是這也不是沒有規(guī)律可循，毛主席所注重的是那些有典型意義、有指導(dǎo)意義的事，是那些在特殊中呈現(xiàn)出一般規(guī)律的事。機(jī)要秘書的一項(xiàng)重要工作就是為主席提供材料，因此我在閱讀、分析、歸納、總結(jié)各種報(bào)刊、簡報(bào)、文件和材料時(shí)，就特別注意這類問題。努力揣摸毛主席的需要，有時(shí)主席喊，估計(jì)是要找文件，我就把材料帶上去見他，有好多次他要什么，我當(dāng)場就拿出什么，毛主席很滿意。這樣我就在被動中獲得了一定的主動權(quán)。有一次毛主席笑著對我說：“你這個(gè)人，是懂得我心理的?！遍喿x資料和技能訓(xùn)練61跟隨期間，我們經(jīng)常陪他外出，到成都、回韶山、上廬山、去天津，我都在他身邊。他七次暢游長江，我就陪他游了好幾次。要做好隨行工作也是不容易的，比如和毛主席外出，途中他多次問我，現(xiàn)在到哪里了?從某地到某地需要多少時(shí)間?哪里可以停車?時(shí)間長了，我感覺到這是他外出必問的事，就請專列上鐵道部的同志為我制作了一張從北京到華東、華中各省市的里程及列車運(yùn)行時(shí)間表。此外，主席外出巡視，為了察看民情，了解莊稼長勢，以及和基層干部談話等，常常要中途停車。這樣為了保證其他列車的正常運(yùn)行，他的專列必須停在岔道上。而每停一處，毛主席總喜歡詢問岔道情況，所以我要他們制表時(shí)標(biāo)明主要岔道，并將其背得爛熟，以后主席再問我這方面的事，我就對答如流了。二十四小時(shí)都在主席身邊，朝夕相處，除了日常工作之外，有時(shí)也要照顧主席的生活起居，時(shí)間長了就像一家人似的；另一方面，主席對我們很親切，從來也不隨便發(fā)脾氣，又像長輩對待晚輩一樣；同時(shí)，我對主席非常敬重，他畢竟是一個(gè)領(lǐng)袖、一個(gè)偉人，而我只是他身邊的一個(gè)服務(wù)人員、工作人員。我在主席身邊學(xué)會了怎樣做人，懂得點(diǎn)道理。(原載《當(dāng)代秘書》1999年第5期)跟隨期間，我們經(jīng)常陪他外出，到成都、回韶山、上廬山、62閱讀資料二《一字值千金》中國有句成語，叫作一字千金，極言文章價(jià)值的高貴，難易一字。此乃文壇佳話，并非實(shí)指。然而在現(xiàn)實(shí)生活中卻確實(shí)存在因文字水平欠佳，或疏忽大意，寫錯(cuò)（打錯(cuò)）寫漏（打漏）一字而造成巨大經(jīng)濟(jì)損失，甚至不可彌補(bǔ)的損失的憾事。據(jù)報(bào)刊載：2000年5月，澳門郵電局舉行記者招待會，介紹即將發(fā)行的《文學(xué)與人物——西游記》新郵品事宜。會上有記者發(fā)現(xiàn)，一套共六枚的新郵票中，面值三元五角的郵票，小題應(yīng)為“佛祖鎮(zhèn)悟空”，但郵票上的“佛”字錯(cuò)為“”字。隨后澳門郵電局宣布延遲《文學(xué)與人物——西游記》郵品發(fā)行日期。由于在準(zhǔn)備發(fā)行前夕才發(fā)現(xiàn)此問題，可能使已印好的七十五萬套郵品就此報(bào)廢。新疆吐魯番市城市建設(shè)局市容環(huán)境衛(wèi)生管理處（甲方）同一個(gè)體戶（乙方）于1998年9月15日簽訂了一份合同。合同第一條規(guī)定：甲方將一幢臨街樓房租給乙方，租期5年，租金第1年交113000元，后4年交130000元。合同簽訂后乙方將第1年的租金一次交清。2001年初，甲方找到乙方說：房屋出租合同中后4年租金130000元這句話中少了一個(gè)“年”字，應(yīng)改為后4年年交130000元。乙方堅(jiān)決不同意加“年”字。閱讀資料二632001年6月5日甲方將乙方告上法庭。吐魯番市人民法院一審判決甲方勝訴。乙方不服此判決，于2001年9月22日向吐魯番地區(qū)中級人民法院上訴。吐魯番地區(qū)中級人民法院于2001年12月作出終審判決，因甲方未在法定期限一年內(nèi)提起訴訟，請求撤銷或變更合同，其撤銷和變更權(quán)已失效，故本院不支持被上訴人要求按每年支付130000元租金的請求。這樣，甲方因在合同中漏掉一個(gè)字而白白損失39萬元。今年8月，廣東博羅縣中學(xué)一位高考考生驚異地得知，其做體格檢查結(jié)論原本是“腹部可見6xlOem燙傷后陳舊疤痕”，但給高考錄取人員作為重要參考依據(jù)的體格檢查核對表中卻變成“臉部可見6xlOem燙傷后陳舊疤痕”。該考生自感此體格檢查核對表可能已給錄取人員造成該考生“五官不夠端正”的誤解，影響到對他的正常錄取，因?yàn)檫@一字之差錯(cuò)的太關(guān)鍵了。正所謂差之毫厘，謬之千里。一字之差，輕者貽笑大方，重者會造成巨大經(jīng)濟(jì)損失，甚至?xí)`人子弟，給人帶來終生的遺憾。文字工作不是雕蟲小技，而是一項(xiàng)既要有深厚扎實(shí)的功底，又要有高度責(zé)任心的重要工作，萬不可馬虎大意。但愿我們從事文字工作的同志對自己所從事的工作能夠做到引以為榮，熱愛有加；刻苦鉆研，提高水平；一絲不茍，精益求精。但愿上述類似憾事不再發(fā)生。（原載《秘書工作》2002年第12期）2001年6月5日甲方將乙方告上法庭。吐魯番市人民64技能訓(xùn)練

[訓(xùn)練目標(biāo)]通過訓(xùn)練熟練地掌握有效發(fā)揮秘書工作作用的技能。

季市長與他的秘書

與季市長接觸過的中外朋友，沒有一個(gè)不敬佩他學(xué)識淵博。和他見面后，文學(xué)藝術(shù)家會把他看做知己；工程技術(shù)專家把他看成同行；井下工人和他見面后說他是貼心人；種地的老農(nóng)樂意與他扳著手指談收成；就是那些有自己研究領(lǐng)域里入癡入迷的“怪人”，也會與季市長有共同語言。不少人稱季市長是全才、天才。只有他的妻子知道，老季不過是比別人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個(gè)不出名的、更勤奮的人——市長的秘書老許。

技能訓(xùn)練季市長與他的秘書65季市長上任伊始，就發(fā)現(xiàn)辦公廳秘書處老許學(xué)識淵博，功底深厚。俄羅斯曾派出一個(gè)宇航科技代表團(tuán)來市里訪問。市長要出面接待，許秘書為此準(zhǔn)備了談話提綱。會談中，季市長不僅對世界宇航領(lǐng)域的發(fā)展?fàn)顩r作了透徹的分析，而且展望了未來的發(fā)展，對人類共同開發(fā)宇宙資源提出了一些很有見解的看法。那些宇航專家一個(gè)個(gè)伸出大拇指贊口不絕，說季市長的見解精辟，有獨(dú)到之處，對宇宙尖端科學(xué)了解如此深刻的政府官員是不多見的。后來，季市長又接見了一個(gè)考古代表團(tuán)。季市長從許秘書準(zhǔn)備的材料中，不僅掌握了本省本市的古文化遺產(chǎn)，而且對我國最新考古成果也了解得比較全面，特別對該考古代表團(tuán)成員的成果都知曉得十分具體。有位專家私下問旁人，季市長是否是考古學(xué)者出身？當(dāng)他得知市長原來是搞建筑的專業(yè)人員時(shí)，他驚奇得目瞪口呆。一天，日本一個(gè)建筑代表團(tuán)要來訪問。季市長認(rèn)為自己是搞建筑出身，又當(dāng)城建系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)多年，對建筑行業(yè)的情況還是比較了解的。因?yàn)楣ぷ髅Γ詻]有去看許秘書為他準(zhǔn)備的資料。結(jié)果，在會談中客人問起中國園林建筑各流派的藝術(shù)風(fēng)格時(shí)，季市長一時(shí)難說清楚。好在許秘書在坐，禮貌而自然地接過話題，既回答了客人提出的問題，也顧及了領(lǐng)導(dǎo)的威信。從那以后，市長每天下班總要看看辦公桌上有沒有許秘書留下的資料。如果有，他一定要帶在身邊。哪怕工作到深夜，他也要把許秘書留下的資料讀完、記住。

季市長上任伊始，就發(fā)現(xiàn)辦公廳秘書處老許學(xué)識淵博，功底66前不久，許秘書積勞成疾住院了。恰巧這時(shí)美國水生物代表團(tuán)前來訪問。市政府辦公廳為了搞一份市長參考的資料，請來了高校和科研單位的水生物方面的專家，結(jié)果搞了兩天因意見不統(tǒng)一而寫不出一份材料來。明天就要與美國朋友會談，市長下班時(shí)習(xí)慣地看看自己的辦公桌，只見一份水生物研究方面的綜合資料，照例放那兒。許秘書病中還沒有忘記自己的職責(zé)。第二天，那些專家們沒寫出綜合材料，辦公廳只得安排他們一起出席座談，以便幫助領(lǐng)導(dǎo)回答專業(yè)性很強(qiáng)的問題。沒想到市長談吐自如，旁征博引，毫無外行窘態(tài)。不僅美國專家對市長的學(xué)識感到吃驚，連本市的學(xué)者也大為贊嘆。老許與市長配合了四年，市長的書籍和資料增加了五倍。市長升任省長后，每晚睡覺前看第二天需要的資料的習(xí)慣沒變。秘書已經(jīng)退休了，但被他畫著各種符號的各類資料，還經(jīng)常在原任市長、現(xiàn)在的省長的手中、枕下和書桌上。[分析思考]1、通過案例分析，如何理解市長夫人對市長的評價(jià)：“老季不過是個(gè)比別人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個(gè)不出名的、更勤奮的人——市長的秘書老許。”2、從案例中可以看出許秘書在幕后的辛勤工作，對領(lǐng)導(dǎo)人季市長起了哪些積極作用？3、若你擔(dān)任市長秘書，要產(chǎn)生像許秘書這樣有效的輔助效果，你將做哪些方面的準(zhǔn)備？前不久，許秘書積勞成疾住院了。恰巧這時(shí)美國水生物代表67秘書的離職個(gè)案分析研究生小汪，畢業(yè)后，應(yīng)聘至某公司任總經(jīng)理秘書。月薪豐厚，讓同學(xué)羨慕不已。但兩年不到，她就辭職了。原因在于在原來的工作中，她總是會出錯(cuò)，如裝錯(cuò)材料等?！斑@點(diǎn)小事都做不好，還能做什么大事！”她會因此而受到類似的批評。自己究竟能干什么呢？她帶著這個(gè)問題做了整套職業(yè)心理測評。這是由國家人事部考試中心組織開發(fā)的測評軟件。小汪的測評結(jié)果如下：秘書的離職個(gè)案分析研究生小汪，畢業(yè)后，應(yīng)聘至某公司任總經(jīng)理秘68職業(yè)心理測評結(jié)果能力傾向

言語理解判斷推理數(shù)量關(guān)系資料分析思維策略總分458777997581社會愿望權(quán)利動機(jī)回避失敗爭取成功風(fēng)險(xiǎn)決策親和動機(jī)

1553716291行為風(fēng)格外向直覺思考知覺情緒穩(wěn)定

61386143

職業(yè)興趣藝術(shù)事務(wù)經(jīng)營研究技能社交83375161897職業(yè)心理測評結(jié)果言語理解判斷推理數(shù)量關(guān)系資料分析思維策略總分69從測試內(nèi)容來看，涉及了職業(yè)心理的三個(gè)系統(tǒng)：職業(yè)興趣、社會愿望(動機(jī))屬于動力系統(tǒng)，能力傾向?qū)儆谛芟到y(tǒng)，行為風(fēng)格屬于風(fēng)格系統(tǒng)。分?jǐn)?shù)都是以百分等級表示。

(2)從分項(xiàng)測驗(yàn)結(jié)果來看首先，小汪的基本能力素質(zhì)良好。其次，小汪的職業(yè)興趣分化比較明顯第三，就行為而言，小汪的風(fēng)格極為鮮明，典型的ENTP型，她比較習(xí)慣從宏觀的角度發(fā)現(xiàn)和認(rèn)識問題，十分關(guān)心事物的總體變化，處理問題講求客觀公正，開放性、適應(yīng)性較強(qiáng)，但順從性、細(xì)致性不夠。從測試內(nèi)容來看，涉及了職業(yè)心理的三個(gè)系統(tǒng)：職業(yè)興趣、社會愿望70

(3)

就總體而言，她的能力較強(qiáng)，適應(yīng)面較廣，但她對事務(wù)性工作毫無興趣，順從性、細(xì)致性不是她的優(yōu)勢，但她所任的秘書工作對于這些特征的要求是比較高的，既無興趣，有不適合，這正是她對工作感覺不好的內(nèi)在原因。小汪適宜那些管理規(guī)則明確、創(chuàng)造空間大、自由度大、節(jié)奏快、多變化的職業(yè)領(lǐng)域。如計(jì)劃與開發(fā)、銷售與創(chuàng)造等。小汪最終離開了她原先的單位。秘書理論-秘書學(xué)-教學(xué)課件71自我評價(jià)訓(xùn)練法準(zhǔn)秘書自我評價(jià)測量表.doc：目的：通過自測，找出差距．制定計(jì)劃，堅(jiān)持訓(xùn)練，逐步鍛煉成為一名合格的秘書人員。自我評價(jià)訓(xùn)練法726673如秘書學(xué)學(xué)習(xí)目標(biāo)一、理解秘書學(xué)的基礎(chǔ)知識和基本理論。

二、掌握秘書實(shí)務(wù)和基本技能。

如秘書學(xué)學(xué)習(xí)目標(biāo)一、理解秘書學(xué)的基礎(chǔ)知識和基本理74如秘書學(xué)學(xué)習(xí)內(nèi)容一、秘書學(xué)的基礎(chǔ)知識和基本理論，內(nèi)容包括：秘書、秘書工作、秘書學(xué)的概念、歷史發(fā)展、秘書組織機(jī)構(gòu)、秘書人員的素養(yǎng)、智能、心理、性格、性別特征、培訓(xùn)、鑒定、秘書的社會活動、角色意識、人際關(guān)系等。二、秘書實(shí)務(wù)和基本技能，內(nèi)容辦公室管理、通訊、督查、保密、接待、值班、日程安排、信息與調(diào)查研究、會議組織、信訪工作、溝通與協(xié)調(diào)、公文寫作與處理、立卷歸檔工作等。如秘書學(xué)學(xué)習(xí)內(nèi)容一、秘書學(xué)的基礎(chǔ)知識和基本理論，內(nèi)容包括：秘75如秘書學(xué)概述

一、秘書學(xué)的涵義

秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科學(xué)，是一門綜合性、應(yīng)用性的科學(xué)。秘書工作是一種社會現(xiàn)象，因此秘書學(xué)屬于社會學(xué)范疇。秘書學(xué)是要告訴即將或已經(jīng)成為秘書的人們，要成為一個(gè)稱職的秘書，就必須怎樣去做。如秘書學(xué)概述一、秘書學(xué)的涵義76如秘書學(xué)概述二、秘書學(xué)研究的對象1、研究我國秘書工作的現(xiàn)狀，了解其內(nèi)容、性質(zhì)與作用，掌握其規(guī)律、程序與方法；2、研究中央秘書機(jī)關(guān)對秘書工作的指示、規(guī)范與要求；3、研究我國古代秘書工作和外國秘書工作經(jīng)驗(yàn)，批判地繼承古代秘書工作遺產(chǎn)，借鑒與吸收外國秘書工作的有益成分；4、研究秘書人員應(yīng)有的知識、能力、修養(yǎng)、素質(zhì)及職業(yè)道德，了解秘書的任職資格與要求；5、研究秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系，以促使秘書學(xué)的豐富與發(fā)展。如秘書學(xué)概述二、秘書學(xué)研究的對象77你認(rèn)為什么樣的人適合作秘書職業(yè)(至少寫出三個(gè)條件)？你認(rèn)為什么樣的人適合作秘書職業(yè)(至少寫出三個(gè)條件)？78小秘書腦袋裝著總經(jīng)理思維1993年畢業(yè)之后，他開始在曾被稱為“中國證券之父”的萬國證券總經(jīng)理管金生身邊做秘書。作為秘書，老板的生活瑣事都要打理好。老板的日程安排、生活瑣事以及來客接待，這些是秘書基本工作，做好這些是應(yīng)該的，但是除此之外要做的事，則可以看出秘書之間差異。小秘書腦袋裝著總經(jīng)理思維1993年畢業(yè)之后，他開始在曾被稱為79如百安居衛(wèi)哲：當(dāng)小秘書就在為十年后當(dāng)總裁做準(zhǔn)備比如為老板做口譯，衛(wèi)哲說，如果直接逐字逐句的翻譯，其中一些信息對老板并沒有用處，尤其是在商業(yè)談判中，對方言語中流露出來的傾向性遠(yuǎn)比表面意思重要。秘書的工作很煩瑣，但是衛(wèi)哲卻在這些細(xì)小的事情學(xué)到了管理知識。比如文件的傳閱，一般的秘書處理會按照時(shí)間先后順序，放在老板的桌子上；衛(wèi)哲的做法不一樣，他會按照自己理解的重要性來排序，并且找出文件之間關(guān)聯(lián)性，把內(nèi)容有關(guān)聯(lián)的文件放在一起。“不這么做，并沒有人認(rèn)為不對，但是如果能為老板的工作提高效率，那就是你分內(nèi)的事”衛(wèi)哲說：“更重要的是，如果你能以老板的視角，而不是老板秘書的視角來看那些文件，你也就學(xué)到了一些管理者的經(jīng)驗(yàn)。秘書生涯不到一年，衛(wèi)哲就被提升為萬國證券資產(chǎn)管理總部副總經(jīng)理，當(dāng)時(shí)他年僅23歲。如百安居衛(wèi)哲：比如為老板做口譯，衛(wèi)哲說，如果80秘書學(xué)

上編秘書理論秘書學(xué)

上編秘書理論81

第一章緒論

[學(xué)習(xí)目的]了解秘書的來由和類別，掌握秘書工作的原則和特點(diǎn)，理解秘書工作的作用。

第一章緒論82第一節(jié)秘書定義、類別、層次一、秘書的來由與定義

據(jù)史籍記載，“秘書”一詞在我國最早出現(xiàn)于漢代，最初的涵義不是指人，而是指物：

一是指宮中秘藏之書。如《漢書·敘傳》：“與劉向校秘書?！薄稘h書·劉向傳》：“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)秘書?！倍侵赣秒[語預(yù)卜吉兇或未來作出預(yù)言的讖諱、圖箓之書。如《后漢書·鄭玄傳》：“遂博稽六藝，粗覽傳記，時(shí)睹秘書緯術(shù)之奧?！钡搅斯?世紀(jì)，東漢桓帝時(shí)，“秘書”一詞才開始用來作為官員職務(wù)的名稱。第一節(jié)秘書定義、類別、層次83秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊助手，他們掌握了辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動顯示出主動性和正確的判斷能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。（光積昌等編譯的《現(xiàn)代社會·秘書》）秘書“是社會主義國家工作人員職務(wù)名稱之一。其職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信來訪、會務(wù)工作以及其他日常行政事務(wù)和交辦事項(xiàng)。在黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為秘書工作人員，或簡稱為秘書”。（王千弓等編著《秘書學(xué)與秘書工作》）“秘書，在我國現(xiàn)代主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職能是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調(diào)查研究、處理信息、辦理事務(wù)、參謀咨詢、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等等?！保ㄔS國主編《秘書學(xué)》）“秘書是身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或附著個(gè)人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務(wù)的服務(wù)人員?！保◤埣覂x《也談“秘書”的定義》，載《秘書》1986年第二期）秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊助手，他們掌握了辦公84根據(jù)中華人民共和國勞動和社會保障部制定的“秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”，把秘書視為一種職業(yè)名稱，秘書的定義為：“從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。”（勞動和社會保障部《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》北京：海潮出版社，2003年）

所謂秘書，在我國現(xiàn)代主要是指為黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體或個(gè)人提供輔助管理與綜合服務(wù)的人員。根據(jù)中華人民共和國勞動和社會保障部制定的“秘書85二、秘書的類別（一）從秘書服務(wù)的對象來劃分，可分為公務(wù)秘書和私人秘書兩類。1、公務(wù)秘書公務(wù)秘書是指為黨政機(jī)關(guān)、軍隊(duì)、社會團(tuán)體、國營（或集體）企事業(yè)單位服務(wù)的秘書。公務(wù)秘書是國家工作人員，由組織或人事部門選調(diào)，從國家或所在單位（集體企事業(yè)）領(lǐng)取工薪，在編制上屬于所服務(wù)的機(jī)關(guān)或單位。我國的秘書人員，多數(shù)屬于公務(wù)秘書。2、非公務(wù)秘書（私人秘書）非公務(wù)秘書是指由私人出資聘請并為聘請者服務(wù)的秘書。這類秘書又可分為外資企業(yè)秘書、中外合資企業(yè)秘書、中外合作企業(yè)秘書、民辦企事業(yè)秘書、民辦團(tuán)體秘書、專業(yè)戶或個(gè)體戶秘書以及其他個(gè)人聘用的秘書等。這類秘書不屬于國家編制的工作人員，其工薪由聘用者付給。

二、秘書的類別86（二）按照秘書人員所從事的工作內(nèi)容劃分，可分為文字秘書、機(jī)要秘書、信訪秘書、通訊秘書、事務(wù)秘書、生活秘書等等。

1、文字秘書文字秘書是指以撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的“筆桿子”、“秀才”。2、機(jī)要秘書機(jī)要秘書是指在黨、政、軍機(jī)關(guān)從事機(jī)密文電的翻譯、處理及保管的秘書。機(jī)要秘書通常包括譯電員、機(jī)要保密員等。3、信訪秘書信訪秘書是指辦理人民群眾來信工作的秘書人員。信訪秘書的職責(zé)是通過辦信、接訪，溝通領(lǐng)導(dǎo)與人民群眾的聯(lián)系，加速政策的貫徹落實(shí)。4、通訊秘書通訊秘書是指負(fù)責(zé)管理通訊事務(wù)以及各種通訊設(shè)備（如電話總機(jī)、電傳、傳真等）的秘書人員。5、事務(wù)秘書事務(wù)秘書是指負(fù)責(zé)總務(wù)、后勤以及機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)工作的秘書人員。6、生活秘書生活秘書是指在生活方面給領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書人員。生活秘書通常是專為較高級的領(lǐng)導(dǎo)人配備的。

（二）按照秘書人員所從事的工作內(nèi)容劃分，可分為87（三）

按照秘書人員所從事的工作性質(zhì)來劃分，可分為黨務(wù)秘書、行政秘書、軍事秘書、司法秘書、外交秘書、新聞秘書、文化秘書、教學(xué)秘書、科技秘書等。（三）按照秘書人員所從事的工作性質(zhì)來劃分，可分為88三、秘書的層次我國黨政機(jī)關(guān)的秘書，按照其承擔(dān)職責(zé)范圍的大小和工作任務(wù)輕重的不同，在縱向上分為以下三個(gè)層次：1、高級秘書，是指秘書長、辦公廳（室）主任。雖然他們工作的機(jī)關(guān)、單位不同（有的是在中央機(jī)關(guān)、單位日常行政工作的負(fù)責(zé)人，其職責(zé)是“參與政務(wù)，管理事務(wù)”，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、掌握機(jī)要、推行工作，以及主持日常行政事務(wù)工作等。2、中級秘書中級秘書，是指辦公廳（室）主任及其下屬的秘書處長或秘書科長、秘書股長、文字秘書。他們負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、收集和整理信息資料等工作。其工作成效，對領(lǐng)導(dǎo)者的決策有重要作用。3、初級秘書初級秘書，是指在辦公廳（室）、秘書處（科）內(nèi)從事文件收發(fā)保管、打字、印校、接待、聯(lián)絡(luò)、會務(wù)工作和辦理其它事務(wù)工作的人員。他們不一定有秘書的職稱，但通常也被稱為秘書工作人員三、秘書的層次89對秘書層次的劃分，其他觀點(diǎn)，認(rèn)為“主要應(yīng)以秘書所承擔(dān)的工作對領(lǐng)導(dǎo)工作影響的深淺、作用的大小為依據(jù)，并結(jié)合有關(guān)的地位，秘書的個(gè)人條件來確定?！保愘t華《秘書工作論》）“按秘書人員擔(dān)任的職務(wù)來劃分，可分為秘書長、辦公廳（室）主任、秘書處長、科長、股長、辦事員等七個(gè)層次?！保ㄖ軇?lì)《實(shí)用秘書學(xué)》）對秘書層次的劃分，其他觀點(diǎn)，認(rèn)為“主要應(yīng)以秘書所承擔(dān)90“秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”則將秘書分為四個(gè)等級，分別為

五級秘書（國家職業(yè)資格五級，原初級）、四級秘書（國家職業(yè)資格四級，原中級）、三級秘書（國家職業(yè)資格三級，原高級）、二級秘書（國家職業(yè)資格二級）。取得大學(xué)本科畢業(yè)證書，并連續(xù)從事秘書職業(yè)工作4年以上者，可申報(bào)二級秘書（具備其他相應(yīng)條件、也可申報(bào)）?！懊貢鴩衣殬I(yè)標(biāo)準(zhǔn)”則將秘書分為四個(gè)等級，分別為91如

第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置一、秘書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則：精簡原則；縱向?qū)哟紊?；橫向幅度大。如第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置一、秘書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置92如

第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置二、秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則具體表現(xiàn)：1、凡獨(dú)立單位必須設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)；2、秘書機(jī)構(gòu)的組織形式、人員配備必須精簡、合理、高效；3、秘書機(jī)構(gòu)與所屬機(jī)關(guān)在工作性質(zhì)上必適應(yīng)。例如:中南大學(xué)辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置與內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)人員分布及聯(lián)系表.htm如第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置二、秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)93如

第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置三、各級各類秘書機(jī)構(gòu)大致如下：

根據(jù)各級機(jī)關(guān)級別的不同，秘書機(jī)構(gòu)分別稱為辦公廳、辦公室、秘書處、秘書科、秘書股等。各級秘書機(jī)構(gòu)（主要指黨政機(jī)關(guān)）大致如下：

1、中央機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu)；2、省、市、縣級的秘書機(jī)構(gòu)；3、基層單位的秘書機(jī)構(gòu)。各類秘書機(jī)構(gòu)大致如下：

1、人民解放軍的秘書機(jī)構(gòu)；2、企事業(yè)單位的秘書機(jī)構(gòu)；3、民主黨派和人民團(tuán)體的秘書機(jī)構(gòu)；4、臨時(shí)秘書機(jī)構(gòu)。如第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置三、各級各類秘書機(jī)構(gòu)94如

第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置四、秘書機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系：

1、秘書機(jī)構(gòu)只直接對所屬機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)；2、秘書機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系。如第二節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置四、秘書機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)95如

第三節(jié)秘書工作秘書和秘書工作，作為客觀存在的社會事物和社會現(xiàn)象，是歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物。如第三節(jié)秘書工作秘書和秘書工作，作為客觀96一、秘書工作的特點(diǎn)：

秘書工作的性質(zhì)與任務(wù)，決定了秘書工作具有下列特點(diǎn)：1．輔助性

2．被動性3．事務(wù)性4．綜合性。一、秘書工作的特點(diǎn)：97二、秘書工作的原則：1．準(zhǔn)確2．迅速3．求實(shí)4．保密。二、秘書工作的原則：98閱讀資料

女秘書偷資料泄漏機(jī)密

百事幫可口可樂抓家賊竊取公司的飲料配方、企圖出售給競爭對手，這種吃里爬外的事竟然發(fā)生在著名的可口可樂公司里。2006年7月6日，包括一名可口可樂公司高級雇員在內(nèi)的3名犯罪嫌疑人在亞特蘭大接受審訊。美國司法機(jī)關(guān)逮捕這3個(gè)人時(shí)表示，他們面臨的指控是商業(yè)欺詐、非法竊取并出售商業(yè)機(jī)密。掌握有可口可樂公司詳細(xì)和機(jī)密資料的男子承認(rèn)，這些文件都是可口可樂公司高級雇員41歲的女秘書威廉斯從公司內(nèi)部搞出來的。同時(shí)，調(diào)查人員通過監(jiān)視錄像也有了重大發(fā)現(xiàn)。在可口可樂總部工作的女秘書威廉斯經(jīng)常利用工作之便搜集公司文件，還把一些文件放入自己包里，并把一罐貼有白色標(biāo)簽的可口可樂新產(chǎn)品樣品偷偷塞到包里?？煽诳蓸饭竞髞碜C實(shí)，這種飲料樣品確實(shí)是該公司正在研制的一種新產(chǎn)品。閱讀資料

女秘書偷資料泄漏機(jī)密99通過上述案例，我們發(fā)現(xiàn)，作為秘書，一定要有保守秘密的責(zé)任心，將公司的利益放在第一位。大公司的機(jī)密是機(jī)密，小公司的機(jī)密也是機(jī)密。所以秘書不要因?yàn)榉潘删杈蜔o視公司內(nèi)部資源價(jià)值，更不能利用職務(wù)之便，為自己謀取不正當(dāng)利益。從中給我們的啟示，值得秘書反思，更值得企業(yè)主關(guān)注。通過上述案例，我們發(fā)現(xiàn)，作為秘書，一定要有保守秘密的責(zé)任心，100三、秘書工作的內(nèi)容：秘書工作有廣義和狹義兩種。廣義的秘書工作即秘書部門的工作，也稱辦公室工作；狹義的秘書工作是指有正式秘書部門的人員所承擔(dān)的工作，即人們通常所說的秘書業(yè)務(wù)工作。廣義的秘書工作，其主要有以下幾方面：第一類是事務(wù)性工作，包括處理信件、接聽電話、撰寫公文、檔案管理、收發(fā)公文回復(fù)e-mail、整理報(bào)章雜志、操作傳真、接待訪客、安排上司約會、參加會議并紀(jì)錄、差旅安排；第二類是管理性工作，包括辦公室管理、操作電腦、會計(jì)與財(cái)務(wù)、設(shè)備采購等；第三類是溝通支援性工作，包括客戶服務(wù)、媒體應(yīng)對、公關(guān)策劃、主持公司慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作、其它主管臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。

三、秘書工作的內(nèi)容：101四、秘書工作的作用：1．樞紐作用：溝通上下、協(xié)調(diào)左右；2．參謀助手作用：領(lǐng)導(dǎo)的助手參謀、耳目；3．形象作用：領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的門面。

四、秘書工作的作用：102第四節(jié)秘書工作的發(fā)展趨勢

一、社會化二、現(xiàn)代化

三、專業(yè)化

四、女性化

第四節(jié)秘書工作的發(fā)展趨勢

103第二章秘書的職業(yè)道德與能力第二章104你認(rèn)為什么樣的人適合作秘書職業(yè)(至少寫出三個(gè)條件)？你認(rèn)為什么樣的人適合作秘書職業(yè)(至少寫出三個(gè)條件)？105秘書人員是秘書工作的主體，能否做好秘書工作，在很大程度上取決于秘書人員所應(yīng)具備較高層次的素質(zhì)修養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)。秘書人員是秘書工作的主體，能否做好秘書106一、職業(yè)道德要求主要有：忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)；服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀;兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄;謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù);遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私;恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密;實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新;刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想,科學(xué)文化素質(zhì);鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能。一、職業(yè)道德要求主要有：107二、職業(yè)能力要求主要有：表達(dá)能力（包括口頭、文字等表達(dá)能力）；

調(diào)研能力（包括調(diào)查能力和研究能力）；

辦事能力（包括熟悉職權(quán)范圍、知曉辦事渠道、熟悉辦事程序、了解有關(guān)業(yè)務(wù)、能區(qū)分輕重緩急）；

交際能力（包括善于跟不同年齡、文化程度、個(gè)性、愛好的人交往，注重禮節(jié)、禮儀、能妥善處理交際中的矛盾沖突，能控制自己的情緒）；

管理能力（包括輔助決策、調(diào)查、督查）；

應(yīng)變能力（能適應(yīng)不同環(huán)境，崗位和工作條件的變化，適應(yīng)突發(fā)事件）；

操作能力（包括辦公設(shè)備，通訊工具的使用和保管）；

學(xué)習(xí)能力（包括閱讀力、鑒賞力、記憶力、分析力、綜合概括力等）；

速記能力……二、職業(yè)能力要求主要有：108三、職業(yè)素養(yǎng)要求主要有：1、秘書應(yīng)具備的政治素養(yǎng)。堅(jiān)定正確的政治方向，思想敏銳;強(qiáng)烈的事業(yè)心;較高的理論政策水平;實(shí)事求是的思想作風(fēng);.淡泊明志，樂于奉獻(xiàn);.踏實(shí)細(xì)致，一絲不茍。2、秘書應(yīng)具備的知識素養(yǎng)。作為一個(gè)秘書主要應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的知識：.文化基礎(chǔ)知識（包括外語，計(jì)算機(jī),人文知識等）；相關(guān)專業(yè)知識（政治、經(jīng)濟(jì)、法律、財(cái)會管理等知識）；專業(yè)知識（文書、檔案、會議、信訪、公文寫作、機(jī)關(guān)事務(wù)工作等知識）。3、秘書人員應(yīng)具備心理素質(zhì)主要是指：要樹立正確的人生觀；確定適度的抱負(fù)水平；學(xué)會調(diào)節(jié)心理壓力；克服不良心理影響；培養(yǎng)健康的興趣和愛好；克服不良的嗜好，養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣；積極參加各種形式的體育鍛煉活動；做事有百折不回，堅(jiān)持到底的勇氣和毅力；具有自信、熱忱、沉著、樂觀飽滿的情緒，有幽默感。

三、職業(yè)素養(yǎng)要求主要有：109四、秘書的性格要求：開朗、敏捷、穩(wěn)健、堅(jiān)毅、幽默、自制。秘書的心理調(diào)適：

如何用正確的心態(tài)面對你的工作心態(tài)的正確與否

決定你的個(gè)人績效

（1）博覽群書，開闊胸襟（2）培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活（3）善于反省，自我調(diào)適（4）傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒。四、秘書的性格要求：開朗、敏捷、穩(wěn)健、堅(jiān)毅、幽默、自制。110當(dāng)好秘書的絕活

秘書這個(gè)行業(yè)讓很多人羨慕,卻又讓很多人望而卻步,因?yàn)檫@個(gè)職業(yè)的性質(zhì)決定了要和老板直接接觸,稍有不慎就可能會惹“老虎”發(fā)威.下面是幾位“先行者”對于如何做個(gè)好秘書的經(jīng)驗(yàn)之談,相信會給想做秘書的朋友們一點(diǎn)幫助！

全能秘書的全部內(nèi)涵

Monica年齡：28歲任職：4年傳統(tǒng)觀念上覺得秘書是吃“青春飯”的,而我想澄清的是這是一種認(rèn)識上的誤區(qū).目前外資企業(yè)越來越多,秘書是一個(gè)企業(yè)運(yùn)作管理中不容忽視的環(huán)節(jié).所謂“行行出狀元”,我認(rèn)為做一個(gè)真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質(zhì).現(xiàn)在不是流行復(fù)合型人才嗎？我想我們秘書這一職業(yè)有時(shí)候也需要類似的人才,甚至可以說是“全能型”秘書.

當(dāng)好秘書的絕活111首先,硬件條件是必不可少的.掌握一門外語——通常指英語,這是最基本的條件；做文秘的人工作在辦公室,文字處理的工作特別多,所以對一些現(xiàn)代化機(jī)器的熟練掌握也是不用多說的最基本的能力,尤其是電腦.其次,秘書的職業(yè)道德備受重視,每一行有每一行的規(guī)矩,秘書也不例外.平時(shí)工作中不可避免地會接觸到公司的一些內(nèi)部的文件,保守秘密就顯得分外關(guān)鍵.另外,秘書是工作在老板身邊最親近的人,老板出差不便看郵件時(shí),我們要處理一些文件,有時(shí)需要立即替他批復(fù).所以一個(gè)好秘書,除了講一口流利的英語、熟練使用計(jì)算機(jī)和擬寫各種文件外,還有很重要的是應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見能力、一定的決策能力以及隨機(jī)應(yīng)變的能力.這些有時(shí)候需要多年的鍛煉和培養(yǎng).所以很多大公司在挑選秘書時(shí)會視其工作經(jīng)歷.最后,要講究公私分明.千萬別搞老板秘書戀,真正的好秘書是不會倚仗這種手段在職場上攀升的.

首先,硬件條件是必不可少的.掌握一門外語——通常指英語,這是112溝通最重要Jessy

年齡：22歲任職：1年時(shí)常聽到一些對秘書的普遍性描述：聰明、細(xì)心、謹(jǐn)慎、考慮周到.除此之外,秘書還應(yīng)該有靈氣、有悟性、有團(tuán)結(jié)能力；能提出有創(chuàng)造性的建議,并且凡事懂得分出輕重.而在我看來,最為重要的是交際和溝通能力.我和領(lǐng)導(dǎo)在一間辦公室,但是客戶們一進(jìn)門先瞅見我,形象當(dāng)然很重要.其實(shí)不用穿得很時(shí)尚、另類,只要大方得體就行,儀表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的溝通能力,不僅要和客戶打交道,還要和公司內(nèi)部的人員保持良好的人際關(guān)系.領(lǐng)導(dǎo)常說我可以算作是領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的橋梁,夾在上下兩級之間,一定要尋求到好的一個(gè)平衡點(diǎn),正確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思表示,不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會和矛盾.做助理、秘書這