行政公文處理及寫作前言與第一章概說公

行政公文處理及寫作——文秘與寫作課程補(bǔ)充教材馬定科編著廣州中醫(yī)藥大學(xué)2001.8行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第1頁!前言

文秘與寫作是我校公共事業(yè)管理專業(yè)（衛(wèi)生事業(yè)管理方向）的必修課程。文秘工作，顧名思義，就是文秘人員的工作。但文秘工作，又不僅僅與文秘人員有關(guān)；每一個管理工作者，都或多或少地要接觸到文秘工作。所以，作為未來的管理工作者，必須掌握文秘與寫作的基本知識。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第2頁!前言

文秘與寫作的基本知識應(yīng)當(dāng)包括哪些內(nèi)容呢？“文秘”和“寫作”是并列關(guān)系而不是偏正關(guān)系。這就是說，文秘與寫作的基本知識，除了作為一名文秘人員所必須掌握的寫作知識以外，還包括作為一名文秘人員所必須掌握的其他知識，如公文的收發(fā)辦理、歸檔和管理，即公文處理的其他有關(guān)知識（從嚴(yán)格意義上講，公文的處理包括發(fā)文辦理中的公文草擬，草擬就是寫作；所以公文的處理是把公文寫作包括在內(nèi)的）。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第3頁!前言本人幾乎所看到的教材、專著，都只講公文的寫作，不講或者極少講公文處理的其他內(nèi)容。另外，即使是2001年3月再次印刷的一本專著，講行政公文寫作，所依據(jù)的也是1993年11月21日國務(wù)院辦公廳發(fā)布、1994年1月1日起施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》；而2000年8月24日國務(wù)院已經(jīng)發(fā)布新的《辦法》并要求自2001年1月1日起施行，原《辦法》同時廢止。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第4頁!前言由于時間十分倉促，本書肯定有許多不當(dāng)之處，敬祈教正。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第5頁!節(jié)公文的含義和分類

一、公文的含義（1）

公文，簡單地說，就是公務(wù)文書。公務(wù)，可以理解為公共事務(wù)；所以，公文就是在處理公共事務(wù)中使用的文書。它的核心是“公”，是“公務(wù)”，是“公共事務(wù)”。抓住這個核心，就把公文與私人交往的文書區(qū)別開來了。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第6頁!公文的含義（3）《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對行政機(jī)關(guān)公文則下了這樣的定義：行政機(jī)關(guān)公文（包括電報(bào)），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第7頁!

（一）公文的作者公文的作者是“機(jī)關(guān)”，是黨的機(jī)關(guān)或者行政機(jī)關(guān)，都是法定的組織。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第8頁!

（三）公文的效力公文的效力是“法定”的，或者稱為“特定”的；法定的效力只有在履行法定程序的前提下才能產(chǎn)生，具有法定效力的公文對受文者自然有一定的強(qiáng)制性和約束力。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第9頁!

公文的含義（5）我們可以根據(jù)這4個要素，并稍為延伸一下，對公文下這樣的定義：公文是法定組織，包括黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位及其法定代表人，在行使管理職權(quán)、處理公共事務(wù)時使用的，具有直接效用和規(guī)范體式的文書。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第10頁!

（一）通用公文通用公文，也就是狹義的公文，一般是指行政機(jī)關(guān)公文（以下簡稱行政公文）和黨的機(jī)關(guān)公文（以下簡稱黨的公文）。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第11頁!

與原《辦法》比較與1993年11月21日國務(wù)院辦公廳發(fā)布、1994年1月1日施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱原《辦法》）相比，新《辦法》：少了“指示”，多了“意見”。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第12頁!

3.行政公文和黨的公文有9個種類是相同的（決定、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要），分別有4個[命令（令）、公告、通告、議案]和5個（決議、指示、公報(bào)、條例、規(guī)定）種類是不同的。這也就是說，通用公文總共有18個種類。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第13頁!

1.事務(wù)文書這一類包括：計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、工作規(guī)約文書（章程、辦法、細(xì)則、規(guī)則、準(zhǔn)則、制度、守則、公約等）、行政訴訟公文（訴訟當(dāng)事人公文、人民法院裁判公文）等。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第14頁!

3.傳播（信息）文書這一類包括：消息、簡報(bào)、商業(yè)廣告、啟事、聲明、新聞短論等。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第15頁!

5.會務(wù)文書這一類包括：開幕詞、閉幕詞、講話稿、匯報(bào)提綱、會議提案、會議報(bào)告等。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第16頁!第二節(jié)公文最鮮明的特點(diǎn)

首先要說明的是，本節(jié)所講的公文，如果沒有特別說明，就是指通用公文，即狹義的公文。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第17頁!

我們的看法公文的特點(diǎn)，應(yīng)該是公文與其他文體相比較而顯得非常特別的那一點(diǎn)或者幾點(diǎn)，它有，而其他文體也有的那一些就說不上特點(diǎn)，起碼不能算是最鮮明的特點(diǎn)。以此作為衡量的尺度，我們以為能夠算是公文最鮮明特點(diǎn)的，應(yīng)該是公文作者的法定性和公文體式的規(guī)范性。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第18頁!怎樣理解公文作者的法定性（2）

2.以個人名義簽署發(fā)布的公文，它的法定作者仍然是他簽署發(fā)布公文時作為法人代表的那個機(jī)關(guān)。極個別公文文種，如命令（令），以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義簽署發(fā)布，簽署發(fā)布公文的領(lǐng)導(dǎo)人也不代表他個人而是代表機(jī)關(guān)；簽署發(fā)布公文的首長仍然不是公文的法定作者，而只是公文法定作者（機(jī)關(guān)）的代表，即類似于通常說的“法定代表人（法人代表）”。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第19頁!怎樣理解公文作者的法定性（4）

4.公文只有在用印以后才具有法定效力。公文制作過程是一個群體化工作過程，通常不能由一個人完成。在這個過程中，用印是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。發(fā)文機(jī)關(guān)印章被視為公文生效標(biāo)識，用印之后的公文即具有法定效力。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第20頁!

（1）審核關(guān)公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，公文格式是否符合《辦法》的規(guī)定等。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第21頁!

（3）復(fù)核關(guān)

公文正式印制之前，也就是在安排繕印以及繕印以后的用印之前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。一般情況下，負(fù)責(zé)人簽發(fā)過的公文，而未經(jīng)辦公廳（室）審核，就是手續(xù)不完備，就必須復(fù)審；在復(fù)核、復(fù)審過程，對文稿作了實(shí)質(zhì)性修改，就必須報(bào)原簽發(fā)負(fù)責(zé)人重新簽發(fā)。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第22頁!如何體現(xiàn)公文作者的法定性（2）

2.糾正一些不正確認(rèn)識（1）我們在日常工作中，不時遇到這么一些現(xiàn)象：有些下級機(jī)關(guān)呈送上來的請示、報(bào)告，已經(jīng)加蓋了公章，卻又以某位負(fù)責(zé)人的名義加具了意見，甚至這位負(fù)責(zé)人并不是主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第23頁!

糾正一些不正確認(rèn)識（3）有的下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)印發(fā)的某份公文有不同看法，反映到發(fā)文機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人那里去，他一聽也覺不妥，便以不是他簽發(fā)的為理由一推了事。凡此等等，都是對公文作者的法定性沒有正確認(rèn)識的表現(xiàn)。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第24頁!

二、公文體式的規(guī)范性我們要從兩個方面去理解公文體式的規(guī)范性這個鮮明特點(diǎn)，即從公文文體和公文格式去理解其特定的規(guī)范要求。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第25頁!

這一句話包含以下3層意思（1）

1.要根據(jù)需要和權(quán)限選擇適用的公文種類。如：“條例”和“規(guī)定”都是黨的公文中的法規(guī)性文種，但《條例》規(guī)定：“條例”用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度；“規(guī)定”用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。所以，黨的中央組織可以選擇“條例”這個文種，地方黨組織無權(quán)使用，要發(fā)布類似的法規(guī)，只能選擇“規(guī)定”這個文種。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第26頁!這一句話包含以下3層意思（3）

3.黨的公文和行政公文的文種不能混同使用。

如：國務(wù)院要發(fā)布《中華人民共和國外資金融機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例》這個行政法規(guī)，行政公文沒有“條例”這個文種，不能因?yàn)辄h的公文有“條例”這個文種而直接發(fā)布，就選擇了“令”這個行政公文文種作為載體，于1994年2月25日由總理李鵬發(fā)布了《中華人民共和國國務(wù)院令》（第148號）。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第27頁!

1.公文的基本構(gòu)成（1）對公文的基本構(gòu)成，《條例》在第三章第八條、《辦法》在第三章第十條都作了明確規(guī)定?！稐l例》第八條指出：“黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成?！比缓笤谶@一條里，用17款對上述17項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行了具體說明。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第28頁!

2.公文的樣式公文的樣式，主要包括文字及其排列方法、用紙和裝訂?！稐l例》和《辦法》也都在各自的第三章提出了規(guī)范要求。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第29頁!前言當(dāng)然，公文寫作是文秘人員最為重要的一項(xiàng)任務(wù)；因此，文秘與寫作基本知識的重點(diǎn)也就是公文寫作知識。公文寫作，作為一種寫作，就具有寫作的共性：主題的確定，材料的選擇，結(jié)構(gòu)的安排，語言的運(yùn)用，等等；但公文寫作也有自己的個性，這種個性是由其固有的特點(diǎn)而形成的。所以，學(xué)習(xí)公文寫作知識，應(yīng)當(dāng)把重點(diǎn)放在掌握公文寫作的個性上，并把對一般的寫作原理和知識的了解融于對各種公文特點(diǎn)、寫作要求和方法的學(xué)習(xí)之中。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第30頁!前言為了使我校公共事業(yè)管理專業(yè)（衛(wèi)生事業(yè)管理方向）的學(xué)生及時了解新《辦法》，本人編寫了《行政公文處理及寫作》這本書，作為文秘與寫作課程的補(bǔ)充教材。本書依據(jù)自2001年1月1日起施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日專門就《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》發(fā)布的《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T9704—1999），又參考了本課程基本教材以及其他專著的有關(guān)內(nèi)容。在此，向被參考教材、專著的作者、編者表示謝意。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第31頁!章概說公文顯而易見，行政公文包括在公文里面。簡要地了解有關(guān)公文的知識，對于學(xué)習(xí)與掌握行政公文的處理及寫作很有幫助。所以，本章將主要圍繞廣義的公文進(jìn)行概要的說明。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第32頁!

公文的含義（2）《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》對黨的機(jī)關(guān)公文下了這樣的定義：黨的機(jī)關(guān)公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的工具。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第33頁!

公文的含義（4）把兩者結(jié)合起來，把黨的公文和行政公文兩個定義的共同點(diǎn)歸納出來，可以看出公文定義中有這么一些要素：公文的作者公文的用途公文的效力公文的體式行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第34頁!

（二）公文的用途公文的用途是“公務(wù)”，是用來實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)或者依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第35頁!

（四）公文的體式公文的體式是“規(guī)范”的；不管是文體還是格式，都是規(guī)范的。對這個要素的表述，黨的機(jī)關(guān)公文和行政機(jī)關(guān)公文沒有絲毫差別。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第36頁!

二、公文的分類

公文的分類方法很多，一般有廣義公文與狹義公文之分。廣義的公文，包括通用公文和專用文書；狹義的公文，就是通用公文。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第37頁!

1.行政公文是《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》中規(guī)定的公文，共13個種類：（1）命令（令）（2）決定（3）公告（4）通告（5）通知（6）通報(bào)（7）議案（8）報(bào)告（9）請示（10）批復(fù)（11）意見（12）函（13）會議紀(jì)要行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第38頁!

2.黨的公文是《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（以下簡稱《條例》）中規(guī)定的公文，共14個種類：（1）決議（2）決定（3）指示（4）意見（5）通知（6）通報(bào)（7）公報(bào)（8）報(bào)告（9）請示（10）批復(fù)（11）條例

（12）規(guī)定（13）函（14）會議紀(jì)要行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第39頁!

（二）專用文書說專用文書不計(jì)其數(shù)，這話一點(diǎn)也不夸張；僅就對專用文書進(jìn)行分類而言，就五花八門，足夠令人眼花繚亂的。我們把專用文書分成以下6類：

事務(wù)文書經(jīng)濟(jì)文書傳播（信息）文書社交文書

會務(wù)文書考核文書行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第40頁!

2.經(jīng)濟(jì)文書這一類包括：經(jīng)濟(jì)合同、經(jīng)濟(jì)活動分析報(bào)告、市場預(yù)測報(bào)告、可行性研究報(bào)告、經(jīng)濟(jì)論文、涉外商務(wù)文書（涉外商務(wù)信函、涉外商務(wù)電文、涉外商務(wù)行政管理文書、涉外商務(wù)契約、涉外訴訟文書、涉外商務(wù)禮儀文書）等。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第41頁!

4.社交文書這一類包括：慶賀辭、祭吊辭、邀聘辭、感謝辭、迎送辭、題贈辭、演說辭等。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第42頁!

6.考核文書這一類包括：述職報(bào)告、考核材料、組織鑒定、處分決定等。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第43頁!

別人的看法談到公文的特點(diǎn)，不同教材、專著對它的概括也都有所不同。有的把它概括為政策性、實(shí)用性、可靠性、定向性、時間性、規(guī)范性；有的又概括為宗旨的政治性、作者讀者的法定性、內(nèi)容的權(quán)威性、體式的規(guī)范性。這些概括都有一定道理，也都基本反映了公文的性質(zhì)。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第44頁!

一、公文作者的法定性（一）怎樣理解公文作者的法定性（1）我們可以從以下幾個方面去理解：

1.公文的法定作者是公文末尾加蓋的印章上所標(biāo)定的機(jī)關(guān)。這就是說，公文的作者是一個（聯(lián)合行文則是幾個）依法成立登記并具有法定職權(quán)的組織，而不是某一個個人。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第45頁!怎樣理解公文作者的法定性（3）

3.草擬公文的人不是公文的法定作者而只是一個代言人。

草擬公文的人，有時是作為法定作者的那一個組織的文秘人員，有時是那一個組織下屬機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人或者一般工作人員，有時是那一個組織的領(lǐng)導(dǎo)人。但不管他們是什么身份，都只是一個代言人，代表那一個組織在說話。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第46頁!（二）如何體現(xiàn)公文作者的法定性（1）

1.嚴(yán)格把好用印關(guān)。印章（指通常所稱的公章）是法定組織的標(biāo)志，公文用印以后，便表示公文法定作者已經(jīng)認(rèn)可，也即刻產(chǎn)生法定效力。所以，不管是《條例》還是《辦法》，對用印前的相關(guān)程序都作了明確規(guī)定?！掇k法》規(guī)定，用印前要經(jīng)過審核、簽發(fā)、復(fù)核3關(guān)。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第47頁!

（2）簽發(fā)關(guān)以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，即報(bào)告、請示等，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文（關(guān)于上行文、下行文、平行文，下文將要講到），由主要負(fù)責(zé)人或者主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第48頁!

一般說來上述3關(guān)，缺少一關(guān)，公文都不能印制。只有嚴(yán)格把好這3關(guān)，公文作者的法定性才能較好地體現(xiàn)出來。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第49頁!

糾正一些不正確認(rèn)識（2）有些下級機(jī)關(guān)呈送上來請示、報(bào)告，上級機(jī)關(guān)有關(guān)人員需要弄清楚其中一些問題，給發(fā)文機(jī)關(guān)的主要負(fù)責(zé)人打電話詢問，那位主要負(fù)責(zé)人或者說不知道有呈文的事，或者說那份公文是誰誰誰寫的，他也不知道是什么意思。行政公文處理及寫作前言與章概說公共56頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第50頁!

糾正一些不正確認(rèn)識（4）因?yàn)楣牡姆ǘㄗ髡呔褪前l(fā)文機(jī)關(guān)，只要公文的印發(fā)是符合法定程序的，發(fā)文機(jī)關(guān)的主要負(fù)責(zé)人就負(fù)有法定責(zé)任；但即使公文是主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)的，主要負(fù)責(zé)人要對公文負(fù)法定責(zé)任也并不是因?yàn)樗呛灠l(fā)人，而是因?yàn)樗欠ǘㄗ髡撸òl(fā)文機(jī)關(guān)）的代表。