會(huì)見與會(huì)談的區(qū)別課件

商務(wù)活動(dòng)

商務(wù)活動(dòng)1會(huì)見與會(huì)談

會(huì)見與會(huì)談2會(huì)見會(huì)見，國(guó)際上一般稱接見或拜會(huì)，凡身份較高的人士會(huì)見身份較低者，或是主人會(huì)見客人，一般都稱為接見。凡身份較低的人士會(huì)見身份較高者，或是客人會(huì)見主人，一般稱為拜會(huì)或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國(guó)不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會(huì)見，接見和拜見后的回訪稱回拜。就會(huì)見的內(nèi)容而言，有禮節(jié)性的、政治性的、私人事物性的會(huì)見。禮節(jié)性會(huì)見時(shí)間較短，通常是半個(gè)小時(shí)左右，話題較為廣泛，形式也比較隨便。政治性會(huì)見一般要談?wù)撾p邊關(guān)系、國(guó)際局勢(shì)等重大問題，話題較為嚴(yán)肅，形式較為正規(guī)。事物性會(huì)見則涉及一般外交交涉、業(yè)務(wù)商談和經(jīng)貿(mào)、科技、文化交流等內(nèi)容，有較強(qiáng)的專業(yè)性，時(shí)間較長(zhǎng)，也較嚴(yán)肅。商務(wù)組織主要參加的是事物性會(huì)見。會(huì)見3會(huì)談商務(wù)會(huì)談指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。會(huì)談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強(qiáng)。

會(huì)談4會(huì)見與會(huì)談的關(guān)系會(huì)見與會(huì)談往往相輔相成。上司出面會(huì)見客人，往往為正式會(huì)談定下基調(diào)，或創(chuàng)造條件。會(huì)見中雙方達(dá)成的原則性共識(shí)，往往要通過具體而細(xì)致的會(huì)談加以系統(tǒng)化、條文化；有時(shí)會(huì)談也是為上司之間的高峰會(huì)見做準(zhǔn)備。會(huì)見與會(huì)談的關(guān)系會(huì)見與會(huì)談往往相輔相成。上司出面5會(huì)見與會(huì)談的準(zhǔn)備學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠完成會(huì)見與會(huì)談活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，了解會(huì)見與會(huì)談的相關(guān)知識(shí)。會(huì)見與會(huì)談的準(zhǔn)備學(xué)習(xí)目標(biāo)6會(huì)見會(huì)談是企業(yè)常見的商務(wù)活動(dòng)，為上司做好會(huì)見會(huì)談準(zhǔn)備工作是秘書的必備技能之一。會(huì)見與會(huì)談前的充分準(zhǔn)備是保證會(huì)見與會(huì)談成功的關(guān)鍵。（案例）對(duì)會(huì)見與會(huì)談前的準(zhǔn)備做好全面檢查，以防工作中出現(xiàn)疏漏。一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)采取補(bǔ)救措施。（案例）會(huì)見會(huì)談是企業(yè)常見的商務(wù)活動(dòng)，為上司做好會(huì)見會(huì)7⒈收集對(duì)方的相關(guān)資料⑴對(duì)方求見目的⑵對(duì)方的求見對(duì)象。⑶對(duì)方相關(guān)社會(huì)背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀特征等。⑷對(duì)方參加會(huì)見（會(huì)談）的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。⑸主要求見人（對(duì)方主談人）的詳細(xì)資料等。⒈收集對(duì)方的相關(guān)資料8⒉通知主方參加會(huì)見與會(huì)談的人員⑴通知主方接見人⑵通知主方陪同人員⑶通知主談人⑷通知其他會(huì)談人員

在主方參加會(huì)見與會(huì)談的人員確定后，秘書人員要及早通知有關(guān)人員，并協(xié)助做好準(zhǔn)備。

⒉通知主方參加會(huì)見與會(huì)談的人員⑴通知主方接見人9⒊了解會(huì)見與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間⑴會(huì)見的地點(diǎn)和時(shí)間地點(diǎn)：主人的辦公室、會(huì)客室或小型會(huì)議室、客人的住所。會(huì)見的時(shí)間應(yīng)根據(jù)會(huì)見的性質(zhì)來定。禮節(jié)性的會(huì)見，一般安排在客人到達(dá)后的第二天或宴請(qǐng)之前；其他會(huì)見，則根據(jù)需要確定時(shí)間。⑵會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)談地點(diǎn)：客人所住的賓館會(huì)議室。會(huì)談時(shí)間：應(yīng)先征求對(duì)方的意見。⒊了解會(huì)見與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間10⒋通知對(duì)方

A、會(huì)見與會(huì)談的名單、地點(diǎn)、時(shí)間一旦確定，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方。B、了解客人抵達(dá)方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。C、重要的會(huì)見和會(huì)談，事先應(yīng)由秘書或其他工作人員進(jìn)行預(yù)備性磋商，確定會(huì)見、會(huì)談的具體日程。⒋通知對(duì)方

A、會(huì)見與會(huì)談的名單、地點(diǎn)、時(shí)間一旦確定，應(yīng)及時(shí)11⒌場(chǎng)所的布置及座位安排⑴場(chǎng)所的布置A、會(huì)見場(chǎng)所應(yīng)準(zhǔn)備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證干凈、清潔、大方。B、會(huì)談桌上有時(shí)需放置雙方標(biāo)志旗幟（如果是涉外談判，應(yīng)擺放兩國(guó)國(guó)旗）。C、現(xiàn)場(chǎng)可放置雙方主要人員座位卡，以便與會(huì)者對(duì)號(hào)入座。D、如果參加會(huì)見和會(huì)談的人數(shù)較多，主談人說話聲音較低，還應(yīng)安裝擴(kuò)音設(shè)備，并提前調(diào)試完備。E、場(chǎng)所周圍還應(yīng)具有完好的通訊、傳真、復(fù)印設(shè)備及必要的文具，以備工作需要。⒌場(chǎng)所的布置及座位安排12⑵會(huì)見和會(huì)談的座次安排會(huì)見的座次安排：遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會(huì)見還應(yīng)有譯員。⑵會(huì)見和會(huì)談的座次安排13如下圖所示：記錄{譯員}{譯員}□{□}{□}主客主人主客主人客□□主客□□主方□□方方方人□□人人□□人員□□員員員㈠㈡座位通常排成扇形或半圓形。如下圖所示：14會(huì)談的座位安排：

雙方會(huì)談一般將談判桌排成長(zhǎng)方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)如圖（一），或進(jìn)門后的左側(cè)如圖（二），雙方主談人位于各方長(zhǎng)排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應(yīng)放置中文座位卡，涉外會(huì)談，要同時(shí)放置對(duì)方語種的座位卡。會(huì)談的座位安排：

雙方會(huì)談一般將談15{譯員}主賓64213577531246{譯員}主人（一）{譯員}主賓16————正門————

客主方（二）方————正門17會(huì)見與會(huì)談的基本程序㈠學(xué)習(xí)目標(biāo)通過學(xué)習(xí)，秘書人員要了解會(huì)見與會(huì)談的基本程序和要求，以便做好服務(wù)工作。會(huì)見與會(huì)談的基本程序18⒈迎接

會(huì)見、會(huì)談時(shí)，主人應(yīng)提前到達(dá)。⑴迎接地點(diǎn)：大樓正門口、接見廳、會(huì)見室門口迎候。⑵迎接人員：主任、接待人員。接待人員在大樓門口迎候客人，并引入會(huì)見廳。重要來賓進(jìn)門后，應(yīng)由代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)向主人一一介紹代表團(tuán)成員；對(duì)一般來賓可以在入座后分別介紹賓主雙方。⒈迎接

會(huì)見、會(huì)談時(shí)，主人應(yīng)提前到達(dá)。19⒉致辭、贈(zèng)禮、合影

⑴致辭：主賓雙方均可致辭。⑵贈(zèng)禮：雙方簡(jiǎn)單的致辭后，互贈(zèng)禮品，禮品不一定很昂貴，能表達(dá)敬意與友誼即可。⑶安排合影如有合影儀式，應(yīng)事先安排好合影圖，準(zhǔn)備好必需的攝影器材。合影圖一般是主人居中，主人的右側(cè)為上，主客雙方按禮賓順序排列合影。第一排人員既要考慮身份，也應(yīng)考慮能否都攝入鏡頭。通常由主方人員分站兩端。⒉致辭、贈(zèng)禮、合影

⑴致辭：主賓雙方均可致辭。20⒊會(huì)見或會(huì)談

合影完畢，參加會(huì)見、會(huì)談的人員即可落座。主人可請(qǐng)客人首先入座，或雙方一起落座，但主人不能夠自己搶先坐下。雙方入座安排就緒開始會(huì)談時(shí)，除陪同人員和必要的翻譯、記錄員之外，其他工作人員即應(yīng)退出。在會(huì)見、會(huì)談的整個(gè)過程中，不允許其他人員隨意出入。主談人交談時(shí)，其他人員不得交頭接耳，也不能翻看與次會(huì)談無關(guān)的材料，不允許打斷他人的發(fā)言，也不允許使用過于粗魯?shù)恼Z言。正式會(huì)談如允許新聞?dòng)浾卟稍L，通常也只是在正式談話開始前采訪幾分鐘，新聞攝影通常是在主人和主賓站立握手、面向新聞?dòng)浾邥r(shí)拍攝，然后，新聞?dòng)浾咭煌x開會(huì)場(chǎng)，會(huì)談?wù)介_始。秘書人員需在桌上備好茶水，夏天要加冷飲；會(huì)談時(shí)間過長(zhǎng)，可適當(dāng)準(zhǔn)備些咖啡或紅茶。⒊會(huì)見或會(huì)談

合影完畢，參加會(huì)見、會(huì)談的人員即可落座。21⒋記錄會(huì)見或會(huì)談時(shí)，均要有人做專門記錄。填寫情況匯報(bào)表。⒌會(huì)見與會(huì)談結(jié)束會(huì)見或會(huì)談結(jié)束后，主人應(yīng)將客人送至門口或車前，握手道別，目送客人離去后，才可退回室內(nèi)。整個(gè)會(huì)見、會(huì)談的程序工作暫告一段落。秘書人員要在整個(gè)會(huì)見與會(huì)談的過程中，做好會(huì)見（會(huì)談）人員的食、宿、交通、參觀訪問等一切事宜的服務(wù)工作。⒋記錄22㈢相關(guān)知識(shí)秘書人員在為會(huì)見與會(huì)談做準(zhǔn)備時(shí)，要重點(diǎn)注意技術(shù)和禮儀兩個(gè)方面。這里主要介紹技術(shù)準(zhǔn)備方面的要求。⒈了解相關(guān)政策和規(guī)定⒉客觀全面地準(zhǔn)備資料

㈢相關(guān)知識(shí)23能夠完成開放參觀活動(dòng)的準(zhǔn)備與接待工作學(xué)習(xí)目標(biāo)通過學(xué)習(xí)，能夠掌握開放參觀活動(dòng)準(zhǔn)備與接待工作的基本方法。能夠完成開放參觀活動(dòng)的準(zhǔn)備與接待工作24開放參觀活動(dòng)的準(zhǔn)備與接待工作的內(nèi)容

⒈開放參觀的項(xiàng)目⑴組織的展覽室；⑵生產(chǎn)設(shè)備和工藝流程；⑶廠區(qū)環(huán)境；⑷員工的教育與培訓(xùn)設(shè)施；⑸組織的服務(wù)、娛樂、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。開放參觀活動(dòng)的準(zhǔn)備與接待工作的內(nèi)容⒈開放參觀的項(xiàng)目25⒉開放參觀活動(dòng)的操作流程準(zhǔn)備宣傳小冊(cè)子放映視聽材料觀看模型引導(dǎo)觀摩實(shí)物中途休息服務(wù)贈(zèng)送紀(jì)念品征求意見⒉開放參觀活動(dòng)的操作流程26⒊秘書在開放參觀活動(dòng)中的職責(zé)秘書主要職責(zé)就是做好準(zhǔn)備與接待工作。⑴準(zhǔn)備內(nèi)容：準(zhǔn)備與寄發(fā)請(qǐng)柬；為來賓準(zhǔn)備休息服務(wù)處；準(zhǔn)備介紹材料；準(zhǔn)備特殊的參觀用品，如衛(wèi)生服、安全帽等；準(zhǔn)備茶水飲料；準(zhǔn)備贈(zèng)送的禮品和紀(jì)念品。⒊秘書在開放參觀活動(dòng)中的職責(zé)27⑵接待服務(wù)與要求：可組成接待班子，具體負(fù)責(zé)開放參觀事宜。工作中要做到：來賓到達(dá)后熱情引導(dǎo)接待；放映視聽資料時(shí)認(rèn)真解說；參觀過程中為來賓做向?qū)?；做好招待來賓的餐飲服務(wù)；耐心解答來賓提出的各種問題；做好歡送工作。⑵接待服務(wù)與要求：28能夠擬訂開放參觀活動(dòng)的方案學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠擬訂開放參觀活動(dòng)方案。能夠擬訂開放參觀活動(dòng)的方案29近來，開放參觀越來越受到企業(yè)重視。一般來講，開放參觀可分為游覽參觀和組織參觀兩類。通過游覽參觀，可以進(jìn)一步了解合作對(duì)象；通過組織參觀，可以擴(kuò)大組織的社會(huì)知名度。近來，開放參觀越來越受到企業(yè)重視。一般來講，開30⒈確定開放參觀活動(dòng)的主題開放參觀活動(dòng)的主題，就是組織通過這一活動(dòng)所要達(dá)到的目的和希望取得的效果。

常見的開放參觀活動(dòng)主題有：⑴擴(kuò)大組織的知名度，提高美譽(yù)度；⑵促進(jìn)組織的業(yè)務(wù)拓展；(3)和諧組織與社區(qū)的關(guān)系；(4)增強(qiáng)員工或家屬的自豪感。⒈確定開放參觀活動(dòng)的主題31

2．安排開放參觀的內(nèi)容

要根據(jù)主題來安排開放參觀的內(nèi)容。參觀的內(nèi)容包括：⑴情況介紹，準(zhǔn)備好宣傳小冊(cè)子。⑵現(xiàn)場(chǎng)觀摩，讓參觀者參觀現(xiàn)場(chǎng)。⑶實(shí)物展覽，參觀組織的成果展覽室；可以陳列資料、模型、樣品等實(shí)物。此外，參觀活動(dòng)內(nèi)容的確定還要考慮到參觀者的需要和興趣。2．安排開放參觀的內(nèi)容32⒊選擇開放參觀的時(shí)機(jī)

最好安排在一些特殊的日子里，如周年紀(jì)念日、重大的節(jié)假日、開業(yè)慶典、社區(qū)節(jié)日等。⒋確定邀請(qǐng)對(duì)象一般性參觀常邀請(qǐng)員工家屬或一般市民等；特殊性參觀常邀請(qǐng)與本組織有特殊厲害關(guān)系的團(tuán)體和公眾，如政府官員、行政主管部門、同行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和專家、媒體記者等。⒊選擇開放參觀的時(shí)機(jī)33⒌選擇參觀路線參觀路線的選擇要求做到：⑴能引起參觀者的興趣；⑵能保證參觀者的安全；⑶對(duì)組織正常工作干擾小。⒌選擇參觀路線34⒍策劃宣傳工作參觀前，可準(zhǔn)備一份簡(jiǎn)明的說明書，發(fā)給參觀者，或放映電影、錄象片進(jìn)行介紹。參觀時(shí)，有向?qū)阃瑓⒂^者按事先安排好的參觀路線參觀，對(duì)于有些看不到的特殊事項(xiàng)，可以用圖表、數(shù)字表示。⒍策劃宣傳工作35⒎做好解說及接待準(zhǔn)備⑴挑選并培訓(xùn)導(dǎo)游或解說人員；⑵制作并寄發(fā)請(qǐng)柬；⑶設(shè)立接待服務(wù)處；⑷準(zhǔn)備特殊的參觀用品；⑸準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品。⒎做好解說及接待準(zhǔn)備36注意事項(xiàng)⒈目的明確整個(gè)開放參觀活動(dòng)，都要圍繞所確定的主題進(jìn)行策劃和組織。⒉時(shí)機(jī)選擇要得當(dāng)開放參觀活動(dòng)應(yīng)選擇春末或秋初的時(shí)節(jié)，不宜選擇雨天、酷暑或寒冬季節(jié)。最好安排在有紀(jì)念意義的特殊日子。⒊處理好公開與保密的關(guān)系要規(guī)定好參觀路線，選擇好參觀地點(diǎn)，盡量做到既給公眾留下坦誠(chéng)的印象，又不使組織機(jī)密外泄。⒋安排好細(xì)節(jié)問題對(duì)從策劃、組織到結(jié)束的全過程的每一個(gè)細(xì)節(jié)都要周密考慮，包括人員的具體安排、生活細(xì)節(jié)安排、資料和紀(jì)念品發(fā)放的安排、接待和陪同的安排等等。⒌精心做好展示工作包括：場(chǎng)景的布置，物品的陳列，文字說明的準(zhǔn)備，人員的準(zhǔn)備等。注意事項(xiàng)37能夠安排宴請(qǐng)活動(dòng)

學(xué)習(xí)目標(biāo)通過學(xué)習(xí)，掌握安排宴請(qǐng)活動(dòng)的方法與要求。會(huì)見與會(huì)談的區(qū)別課件38

1·列出賓客名單，發(fā)出正式請(qǐng)柬

(1)根據(jù)宴請(qǐng)的目的，與上司確認(rèn)被邀請(qǐng)的賓客名單；⑵根據(jù)宴請(qǐng)的目的和賓客的社會(huì)地位、職務(wù)身份，確定宴會(huì)的規(guī)格；⑶發(fā)出正式請(qǐng)柬：正式宴會(huì)或正式宴請(qǐng)大都需要向賓客發(fā)出正式請(qǐng)柬，事先口頭約定的或電話通知的也要補(bǔ)發(fā)，這是禮節(jié)上的要求。1·列出賓客名單，發(fā)出正式請(qǐng)柬39

⒉確定宴請(qǐng)時(shí)間，選好宴請(qǐng)場(chǎng)所⑴確定宴請(qǐng)時(shí)間①根據(jù)上司的提議；②根據(jù)其他因素而確定。③—般不選擇在重大節(jié)日、假日，涉外宴請(qǐng)還要注意避開對(duì)方的禁忌日。⑵確定地點(diǎn)①要考慮規(guī)格，規(guī)格高的要安排在高級(jí)酒店；一般規(guī)格的，則根據(jù)情況安排在適當(dāng)?shù)娘埖赀M(jìn)行。②要考慮宴請(qǐng)對(duì)象，對(duì)文化素質(zhì)高、有一定身份的賓客，宴請(qǐng)的衛(wèi)生和環(huán)境尤其要講究。⒉確定宴請(qǐng)時(shí)間，選好宴請(qǐng)場(chǎng)所40⒊確定菜單

(1)菜肴的精致可口、賞心悅目、特色突出；⑵客人的飲食習(xí)慣、禁忌；⑶冷熱、甜咸、色香味搭配。⒊確定菜單41⒋排定座次宴會(huì)一般都要事先安排好桌次和座次，使參加宴會(huì)的人都能各就其位。席位的安排也能體現(xiàn)出對(duì)客人的尊重。⑴排定桌次桌次地位的高低，一距主桌位置的遠(yuǎn)近而定。以主人的桌為基準(zhǔn)，右高左低，近高遠(yuǎn)低。⒋排定座次42會(huì)見與會(huì)談的區(qū)別課件43會(huì)見與會(huì)談的區(qū)別課件44會(huì)見與會(huì)談的區(qū)別課件45會(huì)見與會(huì)談的區(qū)別課件46⑵排定座位1.以主人的座位為中心。如有女主人參加時(shí)，則以主人和女人為基準(zhǔn)，以靠近者為上，依次排列；

2.要把主賓和夫人安排在最尊貴顯得的位置上。通常做法，以右為上，即主人的右手是最主要的位置；其余主客人員，按禮賓次序就座；

3.在遵照禮賓次序的前提下，盡可能使想鄰就座者便于交談。例如，在身份大體相同時(shí)，把使用同一語種的人排在鄰近。

4.主人方面的陪客，應(yīng)盡可能插在客人之間坐，以便同客人接觸交談，避免自己人坐在一起；

5.夫婦一般不相鄰而坐。西方習(xí)慣，女主人可坐在男主人對(duì)面，男女依次相間而坐。女主人面向上菜的門。我國(guó)和其它一些國(guó)家，不受此限。

6.譯員可安排在主賓的右側(cè),以便于翻譯。有些國(guó)家習(xí)慣，不給譯員安排席次，譯員坐在主人和主賓背后工作，另行安排用餐。

7.在多邊活動(dòng)場(chǎng)合，對(duì)關(guān)系緊張、相互敵視國(guó)家的人員，應(yīng)盡量避免把座次排在一起。

在具體實(shí)行時(shí)，還應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)氐牧?xí)慣和主客雙方的實(shí)際情況，妥為安排。例如，主賓偕夫人出席宴會(huì)，而主人的夫人因故不能出席，通?？砂才牌渌矸菹喈?dāng)?shù)呐魅嗽谥髻e夫人的鄰近就座，以便招呼攀談。有時(shí)還要根據(jù)客人臨時(shí)因故不能來等情況，在入席前將座次在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行調(diào)整。

座位排妥后，應(yīng)設(shè)法在入席前通知出席者，并現(xiàn)場(chǎng)對(duì)主要客人進(jìn)行引導(dǎo)。⑵排定座位47主人13578642主人副主人圖（一）12568743副主人圖（二）主人48主人

12345678副主人圖（三）

495．宴請(qǐng)程序⑴迎客主人一般在大門口迎接客人。視宴會(huì)重要程度，還可有其他主要人員陪同主人排列成行迎接客人。(2)入席主人陪主賓進(jìn)入宴會(huì)廳，全體人員落座，宴會(huì)開始。(3)敬酒人席后，主人應(yīng)招呼客人進(jìn)餐，并率先給客人敬酒。敬酒時(shí)可依序逐一敬遍全席，可以不分地位身份高低。(4)交談間主人要引導(dǎo)客人愉快地參與交談，巧妙地選擇話題，使席間充滿和諧愉快的氣氛。⑸散席吃完水果，主人與主賓起立，宴會(huì)即告結(jié)束。主賓告辭，主人送至門口，主賓離去后原迎賓人員順序排列與其他客人握別。5．宴請(qǐng)程序50

相關(guān)知識(shí)⒈宴請(qǐng)的形式根據(jù)宴請(qǐng)的目的、出席人員的身份和人數(shù)的多少，將宴請(qǐng)分為：正式宴會(huì)、便宴、酒會(huì)、冷餐會(huì)、茶會(huì)、工作餐等。2．宴請(qǐng)的目的，宴請(qǐng)的目的多種多樣，可以是為某一個(gè)人，也為某一件事。常見的有：為代表團(tuán)來訪；為慶祝某一節(jié)日、紀(jì)念日；為展覽會(huì)的開幕、閉幕；為某項(xiàng)工程動(dòng)工、竣工等等。相關(guān)知識(shí)51

注意事項(xiàng)1．秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，應(yīng)事先將座位卡及菜單擺上．⒉席位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)廳陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖，標(biāo)出全場(chǎng)席位圖及全體出席者位置；還可用卡片寫好姓名席次，發(fā)給本人。⒊如有講話，雙方通常事先交換講稿，由東道主先提供。答謝宴會(huì)則由客方先提供。有何人翻譯也應(yīng)事先談好。注意事項(xiàng)52商務(wù)活動(dòng)

商務(wù)活動(dòng)53會(huì)見與會(huì)談

會(huì)見與會(huì)談54會(huì)見會(huì)見，國(guó)際上一般稱接見或拜會(huì)，凡身份較高的人士會(huì)見身份較低者，或是主人會(huì)見客人，一般都稱為接見。凡身份較低的人士會(huì)見身份較高者，或是客人會(huì)見主人，一般稱為拜會(huì)或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國(guó)不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會(huì)見，接見和拜見后的回訪稱回拜。就會(huì)見的內(nèi)容而言，有禮節(jié)性的、政治性的、私人事物性的會(huì)見。禮節(jié)性會(huì)見時(shí)間較短，通常是半個(gè)小時(shí)左右，話題較為廣泛，形式也比較隨便。政治性會(huì)見一般要談?wù)撾p邊關(guān)系、國(guó)際局勢(shì)等重大問題，話題較為嚴(yán)肅，形式較為正規(guī)。事物性會(huì)見則涉及一般外交交涉、業(yè)務(wù)商談和經(jīng)貿(mào)、科技、文化交流等內(nèi)容，有較強(qiáng)的專業(yè)性，時(shí)間較長(zhǎng)，也較嚴(yán)肅。商務(wù)組織主要參加的是事物性會(huì)見。會(huì)見55會(huì)談商務(wù)會(huì)談指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。會(huì)談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強(qiáng)。

會(huì)談56會(huì)見與會(huì)談的關(guān)系會(huì)見與會(huì)談往往相輔相成。上司出面會(huì)見客人，往往為正式會(huì)談定下基調(diào)，或創(chuàng)造條件。會(huì)見中雙方達(dá)成的原則性共識(shí)，往往要通過具體而細(xì)致的會(huì)談加以系統(tǒng)化、條文化；有時(shí)會(huì)談也是為上司之間的高峰會(huì)見做準(zhǔn)備。會(huì)見與會(huì)談的關(guān)系會(huì)見與會(huì)談往往相輔相成。上司出面57會(huì)見與會(huì)談的準(zhǔn)備學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠完成會(huì)見與會(huì)談活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，了解會(huì)見與會(huì)談的相關(guān)知識(shí)。會(huì)見與會(huì)談的準(zhǔn)備學(xué)習(xí)目標(biāo)58會(huì)見會(huì)談是企業(yè)常見的商務(wù)活動(dòng)，為上司做好會(huì)見會(huì)談準(zhǔn)備工作是秘書的必備技能之一。會(huì)見與會(huì)談前的充分準(zhǔn)備是保證會(huì)見與會(huì)談成功的關(guān)鍵。（案例）對(duì)會(huì)見與會(huì)談前的準(zhǔn)備做好全面檢查，以防工作中出現(xiàn)疏漏。一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)采取補(bǔ)救措施。（案例）會(huì)見會(huì)談是企業(yè)常見的商務(wù)活動(dòng)，為上司做好會(huì)見會(huì)59⒈收集對(duì)方的相關(guān)資料⑴對(duì)方求見目的⑵對(duì)方的求見對(duì)象。⑶對(duì)方相關(guān)社會(huì)背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀特征等。⑷對(duì)方參加會(huì)見（會(huì)談）的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。⑸主要求見人（對(duì)方主談人）的詳細(xì)資料等。⒈收集對(duì)方的相關(guān)資料60⒉通知主方參加會(huì)見與會(huì)談的人員⑴通知主方接見人⑵通知主方陪同人員⑶通知主談人⑷通知其他會(huì)談人員

在主方參加會(huì)見與會(huì)談的人員確定后，秘書人員要及早通知有關(guān)人員，并協(xié)助做好準(zhǔn)備。

⒉通知主方參加會(huì)見與會(huì)談的人員⑴通知主方接見人61⒊了解會(huì)見與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間⑴會(huì)見的地點(diǎn)和時(shí)間地點(diǎn)：主人的辦公室、會(huì)客室或小型會(huì)議室、客人的住所。會(huì)見的時(shí)間應(yīng)根據(jù)會(huì)見的性質(zhì)來定。禮節(jié)性的會(huì)見，一般安排在客人到達(dá)后的第二天或宴請(qǐng)之前；其他會(huì)見，則根據(jù)需要確定時(shí)間。⑵會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)談地點(diǎn)：客人所住的賓館會(huì)議室。會(huì)談時(shí)間：應(yīng)先征求對(duì)方的意見。⒊了解會(huì)見與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間62⒋通知對(duì)方

A、會(huì)見與會(huì)談的名單、地點(diǎn)、時(shí)間一旦確定，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方。B、了解客人抵達(dá)方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。C、重要的會(huì)見和會(huì)談，事先應(yīng)由秘書或其他工作人員進(jìn)行預(yù)備性磋商，確定會(huì)見、會(huì)談的具體日程。⒋通知對(duì)方

A、會(huì)見與會(huì)談的名單、地點(diǎn)、時(shí)間一旦確定，應(yīng)及時(shí)63⒌場(chǎng)所的布置及座位安排⑴場(chǎng)所的布置A、會(huì)見場(chǎng)所應(yīng)準(zhǔn)備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證干凈、清潔、大方。B、會(huì)談桌上有時(shí)需放置雙方標(biāo)志旗幟（如果是涉外談判，應(yīng)擺放兩國(guó)國(guó)旗）。C、現(xiàn)場(chǎng)可放置雙方主要人員座位卡，以便與會(huì)者對(duì)號(hào)入座。D、如果參加會(huì)見和會(huì)談的人數(shù)較多，主談人說話聲音較低，還應(yīng)安裝擴(kuò)音設(shè)備，并提前調(diào)試完備。E、場(chǎng)所周圍還應(yīng)具有完好的通訊、傳真、復(fù)印設(shè)備及必要的文具，以備工作需要。⒌場(chǎng)所的布置及座位安排64⑵會(huì)見和會(huì)談的座次安排會(huì)見的座次安排：遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會(huì)見還應(yīng)有譯員。⑵會(huì)見和會(huì)談的座次安排65如下圖所示：記錄{譯員}{譯員}□{□}{□}主客主人主客主人客□□主客□□主方□□方方方人□□人人□□人員□□員員員㈠㈡座位通常排成扇形或半圓形。如下圖所示：66會(huì)談的座位安排：

雙方會(huì)談一般將談判桌排成長(zhǎng)方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)如圖（一），或進(jìn)門后的左側(cè)如圖（二），雙方主談人位于各方長(zhǎng)排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應(yīng)放置中文座位卡，涉外會(huì)談，要同時(shí)放置對(duì)方語種的座位卡。會(huì)談的座位安排：

雙方會(huì)談一般將談67{譯員}主賓64213577531246{譯員}主人（一）{譯員}主賓68————正門————

客主方（二）方————正門69會(huì)見與會(huì)談的基本程序㈠學(xué)習(xí)目標(biāo)通過學(xué)習(xí)，秘書人員要了解會(huì)見與會(huì)談的基本程序和要求，以便做好服務(wù)工作。會(huì)見與會(huì)談的基本程序70⒈迎接

會(huì)見、會(huì)談時(shí)，主人應(yīng)提前到達(dá)。⑴迎接地點(diǎn)：大樓正門口、接見廳、會(huì)見室門口迎候。⑵迎接人員：主任、接待人員。接待人員在大樓門口迎候客人，并引入會(huì)見廳。重要來賓進(jìn)門后，應(yīng)由代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)向主人一一介紹代表團(tuán)成員；對(duì)一般來賓可以在入座后分別介紹賓主雙方。⒈迎接

會(huì)見、會(huì)談時(shí)，主人應(yīng)提前到達(dá)。71⒉致辭、贈(zèng)禮、合影

⑴致辭：主賓雙方均可致辭。⑵贈(zèng)禮：雙方簡(jiǎn)單的致辭后，互贈(zèng)禮品，禮品不一定很昂貴，能表達(dá)敬意與友誼即可。⑶安排合影如有合影儀式，應(yīng)事先安排好合影圖，準(zhǔn)備好必需的攝影器材。合影圖一般是主人居中，主人的右側(cè)為上，主客雙方按禮賓順序排列合影。第一排人員既要考慮身份，也應(yīng)考慮能否都攝入鏡頭。通常由主方人員分站兩端。⒉致辭、贈(zèng)禮、合影

⑴致辭：主賓雙方均可致辭。72⒊會(huì)見或會(huì)談

合影完畢，參加會(huì)見、會(huì)談的人員即可落座。主人可請(qǐng)客人首先入座，或雙方一起落座，但主人不能夠自己搶先坐下。雙方入座安排就緒開始會(huì)談時(shí)，除陪同人員和必要的翻譯、記錄員之外，其他工作人員即應(yīng)退出。在會(huì)見、會(huì)談的整個(gè)過程中，不允許其他人員隨意出入。主談人交談時(shí)，其他人員不得交頭接耳，也不能翻看與次會(huì)談無關(guān)的材料，不允許打斷他人的發(fā)言，也不允許使用過于粗魯?shù)恼Z言。正式會(huì)談如允許新聞?dòng)浾卟稍L，通常也只是在正式談話開始前采訪幾分鐘，新聞攝影通常是在主人和主賓站立握手、面向新聞?dòng)浾邥r(shí)拍攝，然后，新聞?dòng)浾咭煌x開會(huì)場(chǎng)，會(huì)談?wù)介_始。秘書人員需在桌上備好茶水，夏天要加冷飲；會(huì)談時(shí)間過長(zhǎng)，可適當(dāng)準(zhǔn)備些咖啡或紅茶。⒊會(huì)見或會(huì)談

合影完畢，參加會(huì)見、會(huì)談的人員即可落座。73⒋記錄會(huì)見或會(huì)談時(shí)，均要有人做專門記錄。填寫情況匯報(bào)表。⒌會(huì)見與會(huì)談結(jié)束會(huì)見或會(huì)談結(jié)束后，主人應(yīng)將客人送至門口或車前，握手道別，目送客人離去后，才可退回室內(nèi)。整個(gè)會(huì)見、會(huì)談的程序工作暫告一段落。秘書人員要在整個(gè)會(huì)見與會(huì)談的過程中，做好會(huì)見（會(huì)談）人員的食、宿、交通、參觀訪問等一切事宜的服務(wù)工作。⒋記錄74㈢相關(guān)知識(shí)秘書人員在為會(huì)見與會(huì)談做準(zhǔn)備時(shí)，要重點(diǎn)注意技術(shù)和禮儀兩個(gè)方面。這里主要介紹技術(shù)準(zhǔn)備方面的要求。⒈了解相關(guān)政策和規(guī)定⒉客觀全面地準(zhǔn)備資料

㈢相關(guān)知識(shí)75能夠完成開放參觀活動(dòng)的準(zhǔn)備與接待工作學(xué)習(xí)目標(biāo)通過學(xué)習(xí)，能夠掌握開放參觀活動(dòng)準(zhǔn)備與接待工作的基本方法。能夠完成開放參觀活動(dòng)的準(zhǔn)備與接待工作76開放參觀活動(dòng)的準(zhǔn)備與接待工作的內(nèi)容

⒈開放參觀的項(xiàng)目⑴組織的展覽室；⑵生產(chǎn)設(shè)備和工藝流程；⑶廠區(qū)環(huán)境；⑷員工的教育與培訓(xùn)設(shè)施；⑸組織的服務(wù)、娛樂、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。開放參觀活動(dòng)的準(zhǔn)備與接待工作的內(nèi)容⒈開放參觀的項(xiàng)目77⒉開放參觀活動(dòng)的操作流程準(zhǔn)備宣傳小冊(cè)子放映視聽材料觀看模型引導(dǎo)觀摩實(shí)物中途休息服務(wù)贈(zèng)送紀(jì)念品征求意見⒉開放參觀活動(dòng)的操作流程78⒊秘書在開放參觀活動(dòng)中的職責(zé)秘書主要職責(zé)就是做好準(zhǔn)備與接待工作。⑴準(zhǔn)備內(nèi)容：準(zhǔn)備與寄發(fā)請(qǐng)柬；為來賓準(zhǔn)備休息服務(wù)處；準(zhǔn)備介紹材料；準(zhǔn)備特殊的參觀用品，如衛(wèi)生服、安全帽等；準(zhǔn)備茶水飲料；準(zhǔn)備贈(zèng)送的禮品和紀(jì)念品。⒊秘書在開放參觀活動(dòng)中的職責(zé)79⑵接待服務(wù)與要求：可組成接待班子，具體負(fù)責(zé)開放參觀事宜。工作中要做到：來賓到達(dá)后熱情引導(dǎo)接待；放映視聽資料時(shí)認(rèn)真解說；參觀過程中為來賓做向?qū)В蛔龊谜写齺碣e的餐飲服務(wù)；耐心解答來賓提出的各種問題；做好歡送工作。⑵接待服務(wù)與要求：80能夠擬訂開放參觀活動(dòng)的方案學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠擬訂開放參觀活動(dòng)方案。能夠擬訂開放參觀活動(dòng)的方案81近來，開放參觀越來越受到企業(yè)重視。一般來講，開放參觀可分為游覽參觀和組織參觀兩類。通過游覽參觀，可以進(jìn)一步了解合作對(duì)象；通過組織參觀，可以擴(kuò)大組織的社會(huì)知名度。近來，開放參觀越來越受到企業(yè)重視。一般來講，開82⒈確定開放參觀活動(dòng)的主題開放參觀活動(dòng)的主題，就是組織通過這一活動(dòng)所要達(dá)到的目的和希望取得的效果。

常見的開放參觀活動(dòng)主題有：⑴擴(kuò)大組織的知名度，提高美譽(yù)度；⑵促進(jìn)組織的業(yè)務(wù)拓展；(3)和諧組織與社區(qū)的關(guān)系；(4)增強(qiáng)員工或家屬的自豪感。⒈確定開放參觀活動(dòng)的主題83

2．安排開放參觀的內(nèi)容

要根據(jù)主題來安排開放參觀的內(nèi)容。參觀的內(nèi)容包括：⑴情況介紹，準(zhǔn)備好宣傳小冊(cè)子。⑵現(xiàn)場(chǎng)觀摩，讓參觀者參觀現(xiàn)場(chǎng)。⑶實(shí)物展覽，參觀組織的成果展覽室；可以陳列資料、模型、樣品等實(shí)物。此外，參觀活動(dòng)內(nèi)容的確定還要考慮到參觀者的需要和興趣。2．安排開放參觀的內(nèi)容84⒊選擇開放參觀的時(shí)機(jī)

最好安排在一些特殊的日子里，如周年紀(jì)念日、重大的節(jié)假日、開業(yè)慶典、社區(qū)節(jié)日等。⒋確定邀請(qǐng)對(duì)象一般性參觀常邀請(qǐng)員工家屬或一般市民等；特殊性參觀常邀請(qǐng)與本組織有特殊厲害關(guān)系的團(tuán)體和公眾，如政府官員、行政主管部門、同行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和專家、媒體記者等。⒊選擇開放參觀的時(shí)機(jī)85⒌選擇參觀路線參觀路線的選擇要求做到：⑴能引起參觀者的興趣；⑵能保證參觀者的安全；⑶對(duì)組織正常工作干擾小。⒌選擇參觀路線86⒍策劃宣傳工作參觀前，可準(zhǔn)備一份簡(jiǎn)明的說明書，發(fā)給參觀者，或放映電影、錄象片進(jìn)行介紹。參觀時(shí)，有向?qū)阃瑓⒂^者按事先安排好的參觀路線參觀，對(duì)于有些看不到的特殊事項(xiàng)，可以用圖表、數(shù)字表示。⒍策劃宣傳工作87⒎做好解說及接待準(zhǔn)備⑴挑選并培訓(xùn)導(dǎo)游或解說人員；⑵制作并寄發(fā)請(qǐng)柬；⑶設(shè)立接待服務(wù)處；⑷準(zhǔn)備特殊的參觀用品；⑸準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品。⒎做好解說及接待準(zhǔn)備88注意事項(xiàng)⒈目的明確整個(gè)開放參觀活動(dòng)，都要圍繞所確定的主題進(jìn)行策劃和組織。⒉時(shí)機(jī)選擇要得當(dāng)開放參觀活動(dòng)應(yīng)選擇春末或秋初的時(shí)節(jié)，不宜選擇雨天、酷暑或寒冬季節(jié)。最好安排在有紀(jì)念意義的特殊日子。⒊處理好公開與保密的關(guān)系要規(guī)定好參觀路線，選擇好參觀地點(diǎn)，盡量做到既給公眾留下坦誠(chéng)的印象，又不使組織機(jī)密外泄。⒋安排好細(xì)節(jié)問題對(duì)從策劃、組織到結(jié)束的全過程的每一個(gè)細(xì)節(jié)都要周密考慮，包括人員的具體安排、生活細(xì)節(jié)安排、資料和紀(jì)念品發(fā)放的安排、接待和陪同的安排等等。⒌精心做好展示工作包括：場(chǎng)景的布置，物品的陳列，文字說明的準(zhǔn)備，人員的準(zhǔn)備等。注意事項(xiàng)89能夠安排宴請(qǐng)活動(dòng)

學(xué)習(xí)目標(biāo)通過學(xué)習(xí)，掌握安排宴請(qǐng)活動(dòng)的方法與要求。會(huì)見與會(huì)談的區(qū)別課件90

1·列出賓客名單，發(fā)出正式請(qǐng)柬

(1)根據(jù)宴請(qǐng)的目的，與上司確認(rèn)被邀請(qǐng)的賓客名單；⑵根據(jù)宴請(qǐng)的目的和賓客的社會(huì)地位、職務(wù)身份，確定宴會(huì)的規(guī)格；⑶發(fā)出正式請(qǐng)柬：正式宴會(huì)或正式宴請(qǐng)大都需要向賓客發(fā)出正式請(qǐng)柬，事先口頭約定的或電話通知的也要補(bǔ)發(fā)，這是禮節(jié)上的要求。1·列出賓客名單，發(fā)出正式請(qǐng)柬91

⒉確定宴請(qǐng)時(shí)間，選好宴請(qǐng)場(chǎng)所⑴確定宴請(qǐng)時(shí)間①根據(jù)上司的提議；②根據(jù)其他因素而確定。③—般不選擇在重大節(jié)日、假日，涉外宴請(qǐng)還要注意避開對(duì)方的禁忌日。⑵確定地點(diǎn)①要考慮規(guī)格，規(guī)格高的要安排在高級(jí)酒店；一般規(guī)格的，則根據(jù)情況安排在適當(dāng)?shù)娘埖赀M(jìn)行。②要考慮宴請(qǐng)對(duì)象，對(duì)文化素質(zhì)高、有一定身份的賓客，宴請(qǐng)的衛(wèi)生和環(huán)境尤其要講究。⒉確定宴請(qǐng)時(shí)間，選好宴請(qǐng)場(chǎng)所92⒊確定菜單

(1)菜肴的精致可口、賞心悅目、特色突出；⑵客人的飲食習(xí)慣、禁忌；⑶冷熱、甜咸、色香味搭配。⒊確定菜單93⒋排定座次宴會(huì)一般都要事先安排好桌次和座次，使參加宴會(huì)的人都能各就其位。席位的安排也能體現(xiàn)出對(duì)客人的尊重。⑴排定桌次桌次地位的高低，一距主桌位置的遠(yuǎn)近而定。以主人的桌為基準(zhǔn)，右高左低，近高遠(yuǎn)低。⒋排定座次94會(huì)見與會(huì)談的區(qū)別課件95會(huì)見與會(huì)談的區(qū)別課件96會(huì)見與會(huì)談的區(qū)別課件97會(huì)見與會(huì)談的區(qū)別課件98⑵排定座位1.以主人的座位為中心。如有女主人參加時(shí)，則以主人和女人為基準(zhǔn)，以靠近者為上，依次排列；

2.要把主賓和夫人安排在最尊貴顯得的位置上。通常做法，以右為上，即主人的右手是最主要的位置；其余主客人員，按禮賓次序就座；

3.在遵照禮賓次序的前提下，盡可能使想鄰就座者便于交談。例如，在身份大體相同時(shí)，把使用同一語種的人排在鄰近。

4.主人方面的陪客，應(yīng)盡可能插在客人之間坐，以便同客人接觸交談，避免自己人坐在一起；

5.夫婦一般不相鄰而坐。西方習(xí)慣，女主人可坐在男主人對(duì)面，男女依次相間而坐。女主人面向上菜的門。我國(guó)和其它一些國(guó)家，不受此限。

6.譯員可安排在主賓的右側(cè),以便于翻譯。有些國(guó)家習(xí)慣，不給譯員安排席次，譯員坐在主人和主賓背后工作，另行安排用餐。

7.在多邊活動(dòng)場(chǎng)合，對(duì)關(guān)系緊張、相互敵視國(guó)家的人員，應(yīng)盡量避免把座次排在一起。

在具體實(shí)行時(shí)，還應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)氐牧?xí)慣和主客雙方的實(shí)際情況，妥為安排。例如，主賓偕夫人出席宴會(huì)，而主人的夫人因故不能出席，通?？砂才牌渌矸菹喈?dāng)?shù)呐魅嗽谥髻e夫人的鄰近就座，以便招呼攀談。有時(shí)還要根據(jù)客人臨時(shí)因故不能來等情況，在入席前將座次在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行調(diào)整。

座位排妥后，應(yīng)設(shè)法在入席前通知出席者，并現(xiàn)場(chǎng)對(duì)主要客人進(jìn)行引導(dǎo)。⑵排定座位99主人135786