醫(yī)學院校檔案管理信息網(wǎng)絡建設的探索分析

醫(yī)學院校檔案管理信息網(wǎng)絡建設的探索分析摘要：隨著科學技術的發(fā)展，信息的傳播速度很快，且信息量大。在社會工作中，檔案是一種普遍的信息資源，在檔案記錄過程中經(jīng)常被限定。所以，在今天的信息網(wǎng)絡發(fā)展的時代，運用先進的網(wǎng)絡管理技術，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立醫(yī)學院檔案信息網(wǎng)絡，傳統(tǒng)的醫(yī)學院檔案信息資源不能被用戶及時共享。信息學會促使其必須朝著規(guī)模化方向發(fā)展，推動檔案管理進入一個新的發(fā)展階段。鑒于此，本文主要探索了醫(yī)學院校檔案管理信息網(wǎng)絡建設。首先分析了對醫(yī)學院檔案管理進行信息網(wǎng)絡建設的意義，其次重點闡述了醫(yī)學院校檔案管理信息網(wǎng)絡建設存在的問題與策略，以適應目前醫(yī)學院檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需要。關鍵詞：醫(yī)學院校；檔案管理；信息網(wǎng)絡；建設引言醫(yī)學院檔案是指具有歷史記錄意義和醫(yī)學價值，是醫(yī)學院教學質量的體現(xiàn)，也是醫(yī)學院管理水平的代表之一的醫(yī)學院教學活動、科研活動、管理活動中所保留的影像或秘書、圖表等檔案資料。在高等醫(yī)學院校蓬勃發(fā)展時期，醫(yī)學院校檔案的管理工作十分重要，標準化、規(guī)范化的醫(yī)學院檔案管理不僅有利于提升醫(yī)學院校的管理質量，還能夠發(fā)揮醫(yī)學院檔案的作用，為高等教育提供服務的同時，實現(xiàn)教育改革川?？梢姡t(yī)學院校檔案管理信息網(wǎng)絡建設意義重大。1對醫(yī)學院檔案管理進行信息網(wǎng)絡建設的意義與社會發(fā)展和科技進步需求相適應醫(yī)學院校以往檔案管理采取的是人工操作的方式，以紙為輔助進行檔案管理。這種模式可以在短時間內對信息進行簡單的存儲，找到醫(yī)療檔案的位置，但缺乏檢索功能和服務功能。例如：在信息化水平不斷提高的今天，不僅要求醫(yī)療檔案具有存取功能和服務功能，還要能夠提供檢索資料的功能。在這樣的形勢下，醫(yī)學院校檔案館一定要與社會發(fā)展需求相適應，積極整合現(xiàn)代科學技術。提高效率，提高檔案管理工作質量醫(yī)學院校的檔案管理與其他學院不同，醫(yī)學院的檔案對學生有很大的實際參考價值，而且醫(yī)學院校的檔案除了有紙質的材料外，還有實物、器官等，通過檔案中的記錄可以更多地汲取醫(yī)學知識。檔案管理工作非常重要，不僅要求工作人員要有一定的醫(yī)學經(jīng)驗，而且要求他們非常了解醫(yī)學院校檔案館的環(huán)境，醫(yī)學院校檔案管理對工作人員非常依賴⑵。隨著信息化管理水平的提高，醫(yī)學院校開始按照有關要求，將檔案列入有關程度，人工操作失誤率大大降低。雖然目前信息化管理水平還不夠完善，這種程序實際上是信息化管理體系。但已能簡單歸總檔案，形成電子文檔，并透過攝影機拍攝機關及物件，保留在系統(tǒng)內，使學生不必受時空限制，也能更清楚地了解檔案內容。提高相關工作人員對醫(yī)學檔案的利用率通過信息技術對醫(yī)學院檔案進行管理，最大的優(yōu)勢在于提升了檔案管理的效率，豐富了系統(tǒng)的功能。用戶在查找信息時跟我給便捷，且通過用戶信息的識別進行權限限制，操作流程簡單，授權輕松，實現(xiàn)了醫(yī)學檔案資料的共享。使醫(yī)學院校檔案管理工作得到了全方位的發(fā)展，給醫(yī)學院校檔案管理帶來了新的內容,迎來了檔案管理的新一輪變革⑶。2醫(yī)學院校檔案管理信息網(wǎng)絡建設的中存在的主要問題缺乏網(wǎng)絡化協(xié)調機構的統(tǒng)一性醫(yī)學院校因為受到學校管理機制的影響，有多個行政主觀部門和教育部門、實習部門等，這種分散的管理機制使得醫(yī)學院校檔案管理需建立模塊和不同的系統(tǒng)。從目前醫(yī)學院校檔案管理的實際可以看出，部分醫(yī)學院校檔案管理信息化網(wǎng)絡建設過程中各自為政，各個檔案管理的系統(tǒng)不同，無法保障資源共享。造成這種問題的主要原因是管理醫(yī)學院校的組織并未對檔案信息化建設進行設計和規(guī)劃，只是單純的將檔案納入到信息系統(tǒng)中。與此同時，在數(shù)據(jù)庫建設時尚且處于較低水平，重復構建數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)象仍舊存在，嚴重的浪費了人力和物力，對檔案管理的信息化進程造成了嚴重的影響。標準化水平不佳醫(yī)學院校檔案館信息化建設受到了軟硬件水平和質量的影響。目前檔案信息化管理的機型種類較多，但是水平差異較大，更新速度快。隨著檔案信息化系統(tǒng)軟件標準的提升，檔案管理的功能也在隨之提升，但是部分檔案信息化管理系統(tǒng)雖然符合國家標準，其功能卻相對單一。這就需要醫(yī)學院檔案管理人員從中選擇合適的系統(tǒng)和硬件設備實現(xiàn)標準化水平，而因為部分軟件的運行需要技術人員指導，醫(yī)學院大多為醫(yī)學專業(yè)的學生和教師，沒有技術經(jīng)驗，導致醫(yī)學院在選購軟件系統(tǒng)時只能選擇操作簡單的系統(tǒng)，無法選擇高端且共享性強的系統(tǒng)。與此同時,各個醫(yī)學院在建設信息化系統(tǒng)時并未考慮到共享問題，降低了醫(yī)學院檔案建設的標準。數(shù)據(jù)庫建設具有滯后性目前，大部分醫(yī)學院都建立了信息化系統(tǒng)，但是規(guī)模相對較小，部分醫(yī)學院檔案管理仍舊采用人工+信息系統(tǒng)的模式。在建設數(shù)據(jù)庫時，因為各個學科和院系存在差異性，數(shù)據(jù)庫規(guī)模大小不一，標準不一，沒有形成規(guī)范化的管理模式,服務水平低下。與此同時，部分數(shù)據(jù)庫只能供院校的領導和教師使用，對學生沒有開放線上使用權限，數(shù)據(jù)庫的利用率較低，多媒體數(shù)據(jù)缺失，無法滿足多個類型用戶群體的需求。經(jīng)費保障率低醫(yī)學院若是要建立一個完善且有共享功能的信息化管理系統(tǒng)，不僅需要投入大量的硬件設備，也需要針對醫(yī)學院的實際情況購買軟件系統(tǒng)。可見，信息化建設的經(jīng)費投入較高，而醫(yī)學院對檔案管理的經(jīng)費預算年均僅在5萬元左右⑷，其中包含人工費和檔案維修費用、信息化建設費用等，可以專門應用于信息化建設的經(jīng)費少之又少，導致其無法購置較好的軟硬件，這已經(jīng)成為醫(yī)學院檔案管理信息化建設的阻礙之一。25人員素質參差不齊醫(yī)學院檔案管理信息化建設的主要影響因素就是認為因素，各個管理階段都需要人工操作，而目前很多醫(yī)學館檔案管理人員為退休教師返聘或是沒有編制的外部合同工，對信息化技術的了解僅限于檔案信息輸入和檔案查詢。但是隨著信息化建設水平的提升也對醫(yī)學院的檔案管理提出了新的要求，檔案管理人員不僅要掌握傳統(tǒng)檔案業(yè)務，還需要了解信息化技術，能夠簡單的維護系統(tǒng)。但是因為檔案管理人員的素質普遍較低，無法適應信息化管理技術的有效應用，復合型人才十分短缺，不利于醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展⑸。II

II建立醫(yī)學院信息化建設協(xié)調機構醫(yī)學院校檔案管理信息化建設，需要由醫(yī)學院管理部門牽頭，集合行政部分,組建一支既能維護醫(yī)學院校信息化系統(tǒng)，又能保障醫(yī)學院校整體信息化系統(tǒng)建設的院校系統(tǒng)維護技術隊伍，提出規(guī)范化、標準化的檔案信息網(wǎng)絡方案，并在信息化建設的各個階段設定基礎性目標，對整個醫(yī)學院的數(shù)據(jù)庫和文獻資料庫，以及檔案庫等進行實質性的推進工作，形成統(tǒng)一的、條塊化的大數(shù)據(jù)，以利于醫(yī)學院校檔案工作整體的信息化建設。將原有的分割模塊整合成一個系統(tǒng)，同時邀請地方法務部門管理醫(yī)學院校檔案，保證檔案安全⑹。由于醫(yī)學院校的資料有些是機要資料,不能外泄,所以要求檔案管理人員在要求檔案管理人員簽訂保密協(xié)議后,還要在法律工作人員的協(xié)助下，設計好法律防線，做到檔案管理工作的標準化。3.2強化標準化建設標準化醫(yī)學院檔案管理建設必須在信息技術的扶持下，之后這樣才能貴州的錄入、規(guī)范的設計準則，使得系統(tǒng)軟硬件更新速度控制在合理范圍內。故此，統(tǒng)一信息化建設的相關任務和技術手段，以及設備的管理原則等都應按照國內的統(tǒng)一標準進行。購買設備和軟件系統(tǒng)時遵循各個指標，例如，在網(wǎng)絡通訊數(shù)據(jù)庫的建立過程中，以網(wǎng)路傳輸速度、機讀模式和著錄規(guī)則等為基礎條件，這些內容必須符合檔案設計的標準，并且在醫(yī)學院上層領導的協(xié)調組織下，完成標準化數(shù)據(jù)庫的建設。要開發(fā)出能被醫(yī)學院應用的檔案管理信息軟件，使檔案信息實現(xiàn)信息化管理。需要制定比較統(tǒng)一的軟件開發(fā)管理制度和相應的行業(yè)準則，以規(guī)范整個行業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)，使其在使用和管理過程中更加簡便、方便。一款優(yōu)秀的檔案管理軟件，不僅要能適應各種不同類型的檔案管理，還要具備良好的適應能力，以適應相關操作人員的不同素質和操作水平⑺。這樣就需要把各種因素都考慮到軟件的開發(fā)設計階段，有針對性地開發(fā)、設計，結合上述因素，找到適合實際的檔案管理軟件，需要眾多不同學科的研究者共同研發(fā)，使之不斷發(fā)現(xiàn)問題，并在研制過程中加以解決。整合數(shù)據(jù)庫功能數(shù)據(jù)庫在醫(yī)學院檔案信息建設中占據(jù)舉足輕重的位置，無論是網(wǎng)絡信息資源共享還是多媒體數(shù)據(jù)等都需要數(shù)據(jù)庫的加持，在這樣的情況下，醫(yī)學院必須集中人力和物力，揚長避短，針對醫(yī)學院的實際情況，將重復的操作形態(tài)轉變?yōu)榧械牧α浚瑢⑿⌒偷臄?shù)據(jù)庫整合成標準化數(shù)據(jù)庫，增加數(shù)據(jù)庫容量的同時提升服務效率，并且強化對數(shù)據(jù)庫的維護工作。豐富經(jīng)費來源上文提到，部分醫(yī)學院針對檔案管理的經(jīng)費有限，為了解決這一問題，醫(yī)學院可根據(jù)自身情況調整經(jīng)費額度，若是經(jīng)費額度無法保障，可轉變醫(yī)學院檔案信息化建設的目標，跟上時代發(fā)展的步伐，通過社會服務項目吸收資金，用于檔案信息化的建設。因為一些檔案是保密資料，可在信息化建設時將這些檔案做加密處理。將可以外放的檔案放置在網(wǎng)絡上，獲得一定的盈利，將其反作用于檔案管理中，提升信息化建設的水平。與此同時，教育部門和衛(wèi)生健康部門有一定的資金支持，針對醫(yī)學院的科研檔案管理方面,衛(wèi)生健康部門會定期的下方一些資金，雖然我國目前這一機構的組織尚不完善，但是也可作為申請項目，獲得資金后提升現(xiàn)代化裝備的水平，和衛(wèi)生健康部門及教育部門聯(lián)網(wǎng)，構建強大的信息平臺，實現(xiàn)檔案的精準管理。培養(yǎng)檔案信息管理人才檔案管理人才的培養(yǎng)十分迫切，急切地需要專業(yè)復合型人才，這里的復合型人才指的是了解醫(yī)學知識、有過教師經(jīng)驗且能夠熟練掌握信息技術的高層次人才。從現(xiàn)有的醫(yī)學院檔案管理人員中抽調部分人員進行培訓I,豐富其知識結構的同時使得其快速的掌握信息技術知識。而后通過考核的形式，篩選檔案管理人員。另外，為了提升檔案管理的水平，降低信息化管理的成本，可在互聯(lián)網(wǎng)上招聘兼職人員，專門完成檔案信息化系統(tǒng)的維護工作，和外部兼職人員簽訂保密協(xié)議，給予其一定的權限，要求其一旦出現(xiàn)系統(tǒng)問題，及時維護網(wǎng)。這樣不僅可以降低信息化管理對經(jīng)費的需求，也能讓系統(tǒng)更新更為及時，提升維護水平。①樹立現(xiàn)代檔案管理的服務性理念，不斷發(fā)揮其在工作中的功能。管理部門要積極適應服務社會的需要，轉變單一的檔案管理理念，將其融入到服務人才的整個過程中，切實樹立以人為本、以人為本的服務性觀念。②積極反應人才建設的各個方面，使檔案管理對人才建設的倒逼、服務作用、引領作用得到最大程度的拓展，不斷擴大檔案管理內容,整合創(chuàng)新工作方式，考核監(jiān)督。醫(yī)學院檔案管理涉及到各種問題，要積極將人才建設中的問題納入到工作項目中，納入人才建設的規(guī)劃、目標。③充分利用干部人事檔案管理的各種資料，進行人才建設，使人才建設理論價值在檔案管理中得以充分發(fā)揮。人才建設必須具有一定的理論指導，而不能僅僅是對實踐的影響。管理部門要滿足人才建設理論的追求，積極運用人事檔案及其管理的信息和資料，積極探索人才管理、建設和服務的理論和經(jīng)驗，努力為建設單位人才建設理論體系盡綿薄之力，為醫(yī)學院人才建設理論體系提供科學的依據(jù)［叫結束語：綜上所述，21世紀，面對信息化的到來，醫(yī)學院的檔案管理要真正實現(xiàn)信息網(wǎng)絡化，大力推進信息網(wǎng)絡資源建設，并與現(xiàn)代網(wǎng)絡接軌，全面實現(xiàn)醫(yī)學院檔案資源共享，為各社會提供豐富的檔案信息資源和最優(yōu)質的醫(yī)療衛(wèi)生服務、教學服務，使醫(yī)學院的檔案管理工作走向全方位、現(xiàn)代化，提升了現(xiàn)代化高校檔案管理的水平。參考文獻［1］韓偉.信息時代職業(yè)院校人事、文書檔案管理創(chuàng)新路徑［J］.蘭臺內外,2022(10):13-15.⑵余亞浩.高職院校學生檔案信息化管理調查問卷分析一一以河南護理職業(yè)學院為例［J］.辦公室業(yè)務,2022(07):104-106.［3］鄧雪娟.高職院校人事檔案信息化管理探究［J］.黑龍江檔案,2022(01):123-125.［4］李敏.高職院校學籍檔案信息化管理的路徑探究［J］.黑龍江檔案,2021(04):24-25.