第六章秘書的日常事務(wù)工作匯編課件

第六章秘書的日常事務(wù)工作

引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)褂老帝梢秧蹈俐爍陷烴醚凳陶閨銥掂哈腕見潑壩梗蘆敘皆鄰社板利獻(xiàn)狂恃第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分1第一節(jié)辦公環(huán)境的管理第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第三節(jié)接打電話與處理郵件第四節(jié)印信與保密工作主要內(nèi)容第六章秘書的日常事務(wù)工作

頌扒紅枕擦柞邯字湍驢右蔽住鋁服織渝浸慈且熔偶桅戮妝癬坷犬烈欄截掃第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第一節(jié)辦公環(huán)境的管理主要內(nèi)容第六章秘書的日常事務(wù)工作2電子教案模版配色（1）學(xué)習(xí)提示（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)了解秘書日常事務(wù)工作的內(nèi)容熟悉工作環(huán)境的布置理解領(lǐng)導(dǎo)日程安排的原則掌握正確地接打電話及處理郵件理解印信與保密工作（二）學(xué)習(xí)重點了解日常事務(wù)工作的內(nèi)容正確處理日常事務(wù)工作（三）學(xué)習(xí)難點日常事務(wù)工作的靈活處理第六章秘書的日常事務(wù)工作

筐燦威鎂囂毯租網(wǎng)女盡爹臥創(chuàng)浦卓罰咨增昨泣艘故陜滇形壇港帳慘獵柳絞第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作電子教案模版配色（1）學(xué)習(xí)提示（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)第六章秘書的3引入案例第六章秘書的日常事務(wù)工作

梧輝秧周橋稼湯澡攙渦升心奶煙芒噴鴿豎遲隱膿阮瘓玩揉彌額詳陰懊窒嫡第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作引入案例第六章秘書的日常事務(wù)工作梧輝秧周橋稼湯澡攙渦升4第一節(jié)辦公環(huán)境的管理一、辦公室概述1.辦公室的種類（1）小辦公室。傳統(tǒng)的辦公樓多為中間一條走廊，兩邊是多間15—20平方米的小辦公室，其優(yōu)點是彼此獨立；缺點是溝通不便且及資源浪費(fèi)較大。（2）大辦公室。新式辦公室多為100至200平方米的大廳，留出過道，用高約1.2米的隔板，隔成3—4平方米的個人工作區(qū)。優(yōu)點是節(jié)省空間，空氣流通，共同采光好，人員之間聯(lián)系方便。但缺點是工作可能會相互干擾。(3)公寓式辦公室。規(guī)模小的單位如三五人的辦事處，聯(lián)絡(luò)處等往往租用公寓式辦公室。第六章秘書的日常事務(wù)工作

抑麗庶慫伴種君炒酮翼劈橋棒潮俏哎咋揍皂恥祝排業(yè)吏蓄審煽綁祝蚤友矣第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第一節(jié)辦公環(huán)境的管理一、辦公室概述第六章秘書的日常5第一節(jié)辦公環(huán)境的管理二、辦公室布置的原則辦公室的配置，就是辦公室的家具布置和設(shè)計，必須考慮到符合各種溝通，確保守密，心理調(diào)適，情緒轉(zhuǎn)換以及休息等要求。主要的原則有：1.辦公室空間布局的合理化原則2.色彩搭配相宜的原則3．辦公室設(shè)備優(yōu)化的原則。主要考慮照明、隔音、空氣調(diào)節(jié)、辦公設(shè)備優(yōu)化。4.辦公環(huán)境美化的原則?？梢酝ㄟ^對辦公室的綠化與裝飾美化辦公環(huán)境。第六章秘書的日常事務(wù)工作

枉刪奧擊暗行臉抨虜借旬蕾豹腕躍臀丁聲仟油匿胰囊?guī)X默匯東速膜禍熱扳第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第一節(jié)辦公環(huán)境的管理二、辦公室布置的原則第六章秘書6第一節(jié)辦公環(huán)境的管理三、辦公室的整理1．領(lǐng)導(dǎo)辦公室和接待室的整理辦公室整理的最基本的原則是整潔。應(yīng)主要注意以下幾個方面：桌子和辦公器械是否擺放平衡妥當(dāng)，有沒有歪斜和灰塵；時鐘是否拔準(zhǔn)，并保持走動；日歷上的日子是否準(zhǔn)確；辦公室內(nèi)溫度與濕度是否調(diào)到適意的程度；盆景、掛畫的掛置是否得體，并整理好了；花卉是否定期澆水并保持新鮮；報紙、雜志是否最新的一期；書架是否歸置妥當(dāng)；擺放在領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上的用品是否整理好了。第六章秘書的日常事務(wù)工作

昧繳咆該儉宮積承戍儈挨譏譏烙旋勛貪瞻發(fā)滾憎闌易加臻亨鋇聳奔蔥哆趴第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第一節(jié)辦公環(huán)境的管理三、辦公室的整理第六章秘書的日7第一節(jié)辦公環(huán)境的管理三、辦公室的整理2．秘書整理辦公室的注意事項（1）坐在辦公桌旁，面對桌子，伸直雙臂，再雙手合攏，在高于桌面15CM左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品。（2）電話一般放在左邊，電腦一般放在桌子的右邊。（3）多準(zhǔn)備一些存放各類文件的文件夾。處理完畢的文件應(yīng)該放在文件柜里。（4）把各種筆、剪刀、回形針等文具分門別類放在文具盒內(nèi)。（5）辦公桌抽屜里的物品擺放整齊，且要經(jīng)常清理，井然有序。（6）公章、介紹信、機(jī)密文件等應(yīng)該放在帶鎖的抽屜里。（7）辦公室內(nèi)各類文件柜要分門別類存放文件、資料和物品。（8）如果用架子，應(yīng)該把容易傾翻的墨水和較重的物品放置在底層。（9）每天下班前，要整理好自己的辦公桌，把文件收藏好以免丟失和泄密。要仔細(xì)檢查電腦、復(fù)印機(jī)、空調(diào)開關(guān)是否關(guān)上，抽屜、櫥門是否鎖好，確保萬無一失。第六章秘書的日常事務(wù)工作

杯拉兵杰燙要嗓峰汪釬捅蠶瞇刁漁透鯨規(guī)恫蘑鄰種階玄磁魏蠶邱饞梢纖望第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第一節(jié)辦公環(huán)境的管理三、辦公室的整理第六章秘書的日8第一節(jié)辦公環(huán)境的管理四、辦公環(huán)境的安全管理（一）識別辦公室安全隱患辦公室常見的有礙健康和安全的隱患（內(nèi)容略，見教材第167頁）（二）正確處理安全問題秘書要定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患，做好風(fēng)險防范。第六章秘書的日常事務(wù)工作

疼淘鮮圃孔全趕鄂水渦滯敷門斯劈庚搖憶液膏訊游游手午艷朔胺琉財謂叭第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第一節(jié)辦公環(huán)境的管理四、辦公環(huán)境的安全管理第六章秘9第一節(jié)辦公環(huán)境的管理第六章秘書的日常事務(wù)工作

拒鉤繕鄙詐舒輕住瞳年嫡架鬃骸疙砸柑錘顧鑰唐藤坪設(shè)謠獸隙紅劫福叮腑第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第一節(jié)辦公環(huán)境的管理第六章秘書的日常事務(wù)工作拒鉤10一、安排領(lǐng)導(dǎo)日程的意義有利于科學(xué)的利用時間，提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率。有利于秘書部門主動做好各項輔助工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。有利于各領(lǐng)導(dǎo)、各部門互相配合，協(xié)調(diào)行動，提高整個單位的工作效率。第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常事務(wù)工作

懂怒奇位凡蟲雁沖盅棟逗忘肪轍劊多墳寥脫帆幻綸兌舟奈廁謠矚澇展歇奔第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作一、安排領(lǐng)導(dǎo)日程的意義第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日11二、編制領(lǐng)導(dǎo)日程表的原則1．注重實效，不搞形式主義2．注意張弛有度，勞逸結(jié)合3．要留有充分的機(jī)動時間4．要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)本人的意見5．要注意保守機(jī)密第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常事務(wù)工作

捌乒恨茲漸誼蝎羞澆甸研協(xié)紉俺趨懷槳晴肘掘蜜堿凡辰凸匝趾卵僑涉孰儀第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作二、編制領(lǐng)導(dǎo)日程表的原則第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的12三、編制日程表的方法（一）年度計劃表年度計劃表是本單位在新的一年中重要活動的時間安排一覽表，年度計劃屬于長期的日程安排，其內(nèi)容宜粗不宜細(xì)，一般只列出本單位在下一年涉及全局或本單位主要業(yè)務(wù)的重大活動。第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常事務(wù)工作

蕪螺魔溯展撼俘丈零驢瓣撫帥墩糙搞析慘退蕪坪沏墜節(jié)碌賤家例僚賬原搶第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作三、編制日程表的方法第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常13第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常事務(wù)工作

艙粱勻它偵五稈踩馱愁桓糠貓沉目問識繕靴衰爬幣相硒家堂遍膘恫橡嚼淪第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常事務(wù)工作艙粱勻它偵14二、日程表的編制（二）月工作日程表月工作日程表屬于中期的日程安排，一般應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)在一個月內(nèi)要參加的會議、會談、工作旅行等重要活動以日為時間單位記入表中。（三）周工作日程表周日程表屬于短期的活動計劃，其內(nèi)容要求更加詳細(xì)具體，在時間上要求盡可能精確，活動地點也要注明。（四）每天的工作日程表每天的工作日程是領(lǐng)導(dǎo)一天工作的計劃，其時間安排一般要精確到時、分。這種日程表應(yīng)盡可能詳細(xì)具體第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常事務(wù)工作

簿昌臆氫謠畸跪馬集炳擾曠佛恨吼壇胰綠汝側(cè)鍘摹簍墻廳挪紀(jì)總園校訣痢第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作二、日程表的編制第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常事務(wù)15第三節(jié)接打電話與處理郵件一、接打電話（一）拔打電話的流程（二）拔打電話的注意事項（三）接聽電話的流程（四）接聽電話的注意事項第六章秘書的日常事務(wù)工作

姜躊傀芬趁壁優(yōu)聯(lián)蝴棧佳悠領(lǐng)潘駐跡菩拭族藻稀殆撩弦外吻莊祟羔矩伶鈕第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第三節(jié)接打電話與處理郵件一、接打電話第六章秘書的日常事16（一）拔打電話的流程玻裁挺聰泊木歷支埃袒霍迸敘督攬護(hù)婁悠既相槍鵑誓攔探迫骯偽綜啟禹沖第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作（一）拔打電話的流程玻裁挺聰泊木歷支埃袒霍迸敘督攬護(hù)婁悠既相17蘊(yùn)衣持鎢工刷毆蛻劉仟悟俺匯擂姻祥奮掖紐樊披俘奇射宅漫過爪賃材丟途第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作蘊(yùn)衣持鎢工刷毆蛻劉仟悟俺匯擂姻祥奮掖紐樊披俘奇射宅漫過爪賃材18（二）拔打電話的要點1．打電話前的準(zhǔn)備和過程2．當(dāng)對方接聽電話時，先問好，接著告知自己的單位名稱、姓名，并請問對方姓名3．當(dāng)對方不在時，留言方要告知轉(zhuǎn)達(dá)者簡要的內(nèi)容，方便的話，請對方回電，重述自己的單位與姓名，并問清傳話人的姓名4．電話中途斷掉，由打電話的那方再打，可表示：“對不起，剛才電話突然斷了。”5．代領(lǐng)導(dǎo)撥打電話。秘書經(jīng)常會替領(lǐng)導(dǎo)撥通電話，這時，如果找的是領(lǐng)導(dǎo)的平級或下級，你可以讓要找的人先接電話，簡要自報家門，然后請對方稍等，把話筒交給領(lǐng)導(dǎo)，或?qū)㈦娫掁D(zhuǎn)接進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室。第六章秘書的日常事務(wù)工作

壺陽酪閱淌齊勝燒測替碼懦孰悟辦茲閣蛙早記輔宏啦殼畢妓俊姨枯觀韋訣第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作（二）拔打電話的要點第六章秘書的日常事務(wù)工作壺陽酪閱淌196．如果需要領(lǐng)導(dǎo)回電，領(lǐng)導(dǎo)回來后，盡快回復(fù)7．提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時打電話給上級或要人、忙人8．與一位很忙的人開始長談之前，應(yīng)問對方是否方便，然后言簡意賅地把話說清9．不要在工作時間與打電話來的朋友閑聊10．通話中當(dāng)需要對方等候時，應(yīng)該說：“我去查看一下，請稍等好嗎？”中途放下話筒時，應(yīng)輕放，但不要把話筒朝上放置，否則對方有可能聽到辦公室其他人的談話11．秘書代替領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)不利消息時，無論當(dāng)這個消息有多么不舒服，你還是必須立即行動12．秘書傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的信息要有分寸13．打出電話，而對方無人接聽，要等鈴聲響了六七聲再掛電話14．千萬不要讓打電話的人苦等，你卻離開電話機(jī)很長時間，以致你回來時，對方已經(jīng)掛上電話，留下了對你的不滿。15．最后結(jié)束談話。第六章秘書的日常事務(wù)工作

盧齊件式拷哪溺翁苛研靡泊骯垢泥殺搪冀榮長癬波夢哲娛谷否柳猜違推箱第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作6．如果需要領(lǐng)導(dǎo)回電，領(lǐng)導(dǎo)回來后，盡快回復(fù)第六章秘書的日20二、接聽電話柿拾撂央軌侍曼陀假跨碌醉耘構(gòu)靴皇沽喇噓蓋允鍍伏陋啥坍埃核卷攻棺殖第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作二、接聽電話柿拾撂央軌侍曼陀假跨碌醉耘構(gòu)靴皇沽喇噓蓋允鍍伏陋21接聽電話小指導(dǎo)畝脯譜淘葵癬弊戍援哨疆來雛稀虐防命欲溫鈕謀挺父籬到川至頤孝必箱岸第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作接聽電話小指導(dǎo)畝脯譜淘葵癬弊戍援哨疆來雛稀虐防命欲溫鈕謀挺父22篩選電話的方法與技巧1．秘書說了迎接詞后，在一兩秒內(nèi)辨別出對方，親切地打一聲招呼，不僅容易建立良好的人際關(guān)系，還可以幫助秘書本身的工作2．除了分辨聲音之外，秘書對名字的辨識一定要有相當(dāng)?shù)陌盐?．來電者尋找你的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)弄清對方的身份和來電目的，然后再通報領(lǐng)導(dǎo)4．秘書對待投訴電話要有禮貌、有責(zé)任心。第六章秘書的日常事務(wù)工作

舷膿算分茸串柯邦啤業(yè)豹凱匆墊踐宏堆匯湯成湊妹逛痔按標(biāo)異糞雌職撲恨第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作篩選電話的方法與技巧第六章秘書的日常事務(wù)工作舷膿算分茸23三、處理郵件1．郵件的分揀按照收件人、收件部門、收件的重要性分揀。

2．郵件的拆封判斷信件是否可拆；從右側(cè)剪開；檢查附件；將信封附在信的后面。3．郵件的轉(zhuǎn)交

標(biāo)明信件的要點后，交給領(lǐng)導(dǎo)；轉(zhuǎn)交他人。第六章秘書的日常事務(wù)工作

嬌罪布炊丈澄娶優(yōu)漆酮蘊(yùn)彰稼瓤訣亦堿擯通夸錯胰算波淖潤攤?cè)f扣撲穗搖第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作三、處理郵件第六章秘書的日常事務(wù)工作嬌罪布炊丈澄娶優(yōu)漆24第四節(jié)印信與保密工作一、印信的管理與使用“印”即印章，“信”即介紹信，印信工作即是印章及介紹信的制發(fā)、保管和使用工作。1．印章的管理（1）保管印章，必須指定政治上絕對可靠的專職或兼職秘書人員保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自委托他人代管。（2）印章的保管必須安全可靠，所有的印章都應(yīng)加鎖。（3）保持印章清晰，保管人員對所保管的印章應(yīng)經(jīng)常清洗。第六章秘書的日常事務(wù)工作

粕馮作飾虎藹刃授埔噓件織潮奴涅本振液墓從宅氫締后助影專蘇攏天劣致第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)印信與保密工作一、印信的管理與使用第六章秘書25第四節(jié)印信與保密工作2．印章的使用（1）審批檢查制度健全（2）用印都要進(jìn)行詳細(xì)的登記（3）蓋印要求端正、清楚，蓋在落款的單位和日期之上（所謂“騎年壓月”）第六章秘書的日常事務(wù)工作

鄒惰善辰籃頁欄吧贊噸彬津督舷偶磁抖趟孟拐邑豌趕兜被雨科極炯搶琴維第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)印信與保密工作2．印章的使用第六章秘書的日常26第六章秘書的日常事務(wù)工作

例：宏達(dá)公司的用印登記情況上海宏達(dá)公司的公司印章與介紹信，由公司辦公室王紅管理，每次王紅在給公司人員蓋章時，都仔細(xì)檢查用印人拿來的部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的用印申請單，核對所蓋章文件與用印申請單上的內(nèi)容是否一致。并在用印登記表上記錄，請用印人簽字。使用介紹信的程序與用印程序相同。鍛北旁杖鐳趟帝蛇蹲鹿讕扮再創(chuàng)怎止掩噴嚨宋教儈筍揍滲罰迪甜錄壺鈴男第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作例：鍛北旁杖鐳趟帝蛇蹲鹿讕扮再273．介紹信或證明信的管理和使用（1）介紹信的保管。正式介紹信通常專門印制并有編號；如聯(lián)系一般事務(wù)也有以單位信箋代替的。介紹和公章一般由同一人保管并使用，須與公章同等重視。（2）介紹信的使用。開介紹信須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，應(yīng)注意填寫有效期。嚴(yán)禁發(fā)出蓋有印章的空白介紹信。介紹信的存根要妥善保管，并加以歸檔。填寫錯的介紹信或證明信，應(yīng)在其上劃一斜線或打“/”號，并注明“廢“字，保留在原處，不得隨意撕下丟棄。第六章秘書的日常事務(wù)工作

傷妊初覆育扎沾撥饒泣貼盜遭函嚏臂鎮(zhèn)斗固涉烴誕畦怨勾姬對廂薊擾顴爐第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作3．介紹信或證明信的管理和使用第六章秘書的日常事務(wù)工作28微型案例第六章秘書的日常事務(wù)工作

第四節(jié)印信與保密工作旨哀鱉邪皖轟旋委稀孕聾屢澄喳迅竄劈泛惋蓋刊嚼害伊奶融迭烴眼子則紀(jì)第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作微型案例第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)印信與保密29二、保密工作（一）做好口頭信息的安全（二）做好紙面信息的安全（三）做好電子信息的安全第六章秘書的日常事務(wù)工作

第四節(jié)印信與保密工作梯鳳舷礫涎椿痊儲茸僚尚謎捍蓮堰難羊邵遙脾邊衍焉俱獰摯厲汛遁親步船第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作二、保密工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)印信與30第六章秘書的日常事務(wù)工作

第四節(jié)印信與保密工作百羚孟蹲笆燼署填彥潤灘傣鄙露曼晝沏確棕涪忻稽丘啪甄涂碩李撓抬兵單第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)印信與保密工作百羚31（一）做好口頭信息的安全1．不在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息，包括對其他工作人員、客戶、朋友或親屬；2．在沒有確認(rèn)電話對方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)給出保密信息；3．只向來訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應(yīng)向上司匯報；4．遵照會議的要求傳達(dá)會議信息。第六章秘書的日常事務(wù)工作

第四節(jié)印信與保密工作秘傈雇汛呢擦蠅匠盈匯管怖渾退轅罪垢摸琳程雜歇錠漳稈扼扇旭濃松團(tuán)宦第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作（一）做好口頭信息的安全第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)32（二）做好紙面信息的安全1．接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記；2．文件只發(fā)給或傳閱到被授權(quán)的人員，并要簽收；3．在傳遞保密文件或資料時，要放在文件夾中攜帶，以防失密或散落丟失；4．保密的信息應(yīng)歸類在專用文件夾中，并清楚標(biāo)明“機(jī)密”，保存在帶鎖的、防火的柜子里；5．離開辦公室時，不把機(jī)密信息和文件留在辦公桌上，應(yīng)鎖入抽屜或柜子；6．用郵件發(fā)送保密信息，信封要貼封口，并標(biāo)記“秘密或保密”；7．為了確保安全，高密級信息可以由工作人員親自送交收件人；8．當(dāng)傳真保密信息時，需使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等在傳真機(jī)旁即時收?。?．極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到保險柜里；10．不再需要的保密文檔要粉碎。第六章秘書的日常事務(wù)工作

第四節(jié)印信與保密工作缺竄壤瘟詫銹喧兜衣蠱撰鬼凜鋁愚萄固寧紙悟皖徐全必蘊(yùn)頗掉疚占伏尤慮第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作（二）做好紙面信息的安全第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)33（三）做好電子信息的安全1．計算機(jī)顯示器應(yīng)放置在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應(yīng)迅速滾動頁面或關(guān)閉顯示器；2．計算機(jī)打印保密材料要人不離機(jī)，負(fù)責(zé)保存和傳遞；3．不能提交電子信息給未被授權(quán)的人；4．應(yīng)該使用密碼來保護(hù)計算機(jī)數(shù)據(jù)，并定期更換；5．計算機(jī)必須經(jīng)常進(jìn)行查毒、殺毒。為了安全，使用正版的軟；6．重要的文件要做備份，并存儲在安全、加鎖的地方，第六章秘書的日常事務(wù)工作

第四節(jié)印信與保密工作醇鋁簾赫橋石際房閏寥沉玖嘗側(cè)搓捉酒死殊墊涪翔溝肺丑荊駐介垣荷粗另第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作（三）做好電子信息的安全第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)34（四）保密工作的措施1．健全保密制度2．開展保密教育3．進(jìn)行保密檢查4．處理失密事件第六章秘書的日常事務(wù)工作

第四節(jié)印信與保密工作覽霄務(wù)述題撫期大炎欠歷嬌讒澇零紹泣覺籃頭柑技押婦酌紉壯克資楊蓮芒第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作（四）保密工作的措施第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)35本章小結(jié)第六章秘書的日常事務(wù)工作

倉米捍掄伊柄勝秒酞匹穿陜契扎栗烯諄構(gòu)污碴榨溯匪消抓戳粕渣原奧夾碟第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作本章小結(jié)第六章秘書的日常事務(wù)工作倉米捍掄伊柄勝秒酞匹穿36案例一：手忙腳亂的秘書小張案例二：欠缺保密意識的秘書小江案例三：接電話不合格的大學(xué)畢業(yè)生內(nèi)容略，請見教材第188-189頁。案例分析第六章秘書的日常事務(wù)工作

氣致蟹癌遍處饋冬殆置鮮耪抗杰肉蒙藻徹檬舵保繭揀器煮好砰東殼衷耘鋁第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作案例分析第六章秘書的日常事務(wù)工作氣致蟹癌遍處饋冬殆置鮮371．實訓(xùn)目標(biāo)通過場景模擬，訓(xùn)練學(xué)生接打聽電話的能力。2．實訓(xùn)內(nèi)容（1）請將課后案例分析中的案例三按原樣演練出來；（2）請對課后案例分析中的案例三中的錯誤改正，將正確的接聽電話的情景演練出來；（3）廣州藍(lán)天公司與美國艾地公司正在洽談一個項目。美國艾地公司副總經(jīng)理William準(zhǔn)備與技術(shù)總監(jiān)等一行5人，在11月20日到廣州藍(lán)天公司考察。廣州藍(lán)天公司總經(jīng)理李偉讓秘書張紅給美國的艾地公司打電話，詢問相關(guān)事宜。3．實訓(xùn)要求（1）教師將班級的學(xué)生分成三組，按照實訓(xùn)內(nèi)容的順序，依次演練。（2）學(xué)生演練完畢后，教師總結(jié)接打電話的要點，以及學(xué)生演練中的優(yōu)點與不足之處。實踐訓(xùn)練第六章秘書的日常事務(wù)工作

會奪憎蛇隙介墊褂倘舒蘆迎訖姚淪演汽嫩梭哎棺墻療總渡鹽替硬息帶滄覆第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作1．實訓(xùn)目標(biāo)實踐訓(xùn)練第六章秘書的日常事務(wù)工作會奪憎蛇隙381．辦公環(huán)境整理的要點是什么？2．安排領(lǐng)導(dǎo)日程的主要原則有哪些？3．接聽電話的基本程序是什么？4．打出電話的要點是什么？5．如何處理紙質(zhì)信件？6．一般公司使用印章的程序是什么？7．做好保密工作要注意哪些事項？課后練習(xí)第六章秘書的日常事務(wù)工作

酷赴觀楊累尿拋吮安櫻溫枕部朽圍宗科早縫琳洽暢梗實鑒鎮(zhèn)吮瀝紋出習(xí)怖第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作1．辦公環(huán)境整理的要點是什么？課后練習(xí)第六章秘書的日常事39謝謝觀看，再見！高等教育出版社高等教育電子音像出版社高職高專系列教材配套電子教案神鉚戍撞衛(wèi)伶火釬壽撅憚執(zhí)拄祖桃穩(wěn)宙履叛頗斟綽歪析嘯共蟹費(fèi)院墮盞玫第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作謝謝觀看，再見！高等教育出版社高等教育電子音像出版社高職高專40第六章秘書的日常事務(wù)工作

引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)褂老帝梢秧蹈俐爍陷烴醚凳陶閨銥掂哈腕見潑壩梗蘆敘皆鄰社板利獻(xiàn)狂恃第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分41第一節(jié)辦公環(huán)境的管理第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第三節(jié)接打電話與處理郵件第四節(jié)印信與保密工作主要內(nèi)容第六章秘書的日常事務(wù)工作

頌扒紅枕擦柞邯字湍驢右蔽住鋁服織渝浸慈且熔偶桅戮妝癬坷犬烈欄截掃第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第一節(jié)辦公環(huán)境的管理主要內(nèi)容第六章秘書的日常事務(wù)工作42電子教案模版配色（1）學(xué)習(xí)提示（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)了解秘書日常事務(wù)工作的內(nèi)容熟悉工作環(huán)境的布置理解領(lǐng)導(dǎo)日程安排的原則掌握正確地接打電話及處理郵件理解印信與保密工作（二）學(xué)習(xí)重點了解日常事務(wù)工作的內(nèi)容正確處理日常事務(wù)工作（三）學(xué)習(xí)難點日常事務(wù)工作的靈活處理第六章秘書的日常事務(wù)工作

筐燦威鎂囂毯租網(wǎng)女盡爹臥創(chuàng)浦卓罰咨增昨泣艘故陜滇形壇港帳慘獵柳絞第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作電子教案模版配色（1）學(xué)習(xí)提示（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)第六章秘書的43引入案例第六章秘書的日常事務(wù)工作

梧輝秧周橋稼湯澡攙渦升心奶煙芒噴鴿豎遲隱膿阮瘓玩揉彌額詳陰懊窒嫡第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作引入案例第六章秘書的日常事務(wù)工作梧輝秧周橋稼湯澡攙渦升44第一節(jié)辦公環(huán)境的管理一、辦公室概述1.辦公室的種類（1）小辦公室。傳統(tǒng)的辦公樓多為中間一條走廊，兩邊是多間15—20平方米的小辦公室，其優(yōu)點是彼此獨立；缺點是溝通不便且及資源浪費(fèi)較大。（2）大辦公室。新式辦公室多為100至200平方米的大廳，留出過道，用高約1.2米的隔板，隔成3—4平方米的個人工作區(qū)。優(yōu)點是節(jié)省空間，空氣流通，共同采光好，人員之間聯(lián)系方便。但缺點是工作可能會相互干擾。(3)公寓式辦公室。規(guī)模小的單位如三五人的辦事處，聯(lián)絡(luò)處等往往租用公寓式辦公室。第六章秘書的日常事務(wù)工作

抑麗庶慫伴種君炒酮翼劈橋棒潮俏哎咋揍皂恥祝排業(yè)吏蓄審煽綁祝蚤友矣第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第一節(jié)辦公環(huán)境的管理一、辦公室概述第六章秘書的日常45第一節(jié)辦公環(huán)境的管理二、辦公室布置的原則辦公室的配置，就是辦公室的家具布置和設(shè)計，必須考慮到符合各種溝通，確保守密，心理調(diào)適，情緒轉(zhuǎn)換以及休息等要求。主要的原則有：1.辦公室空間布局的合理化原則2.色彩搭配相宜的原則3．辦公室設(shè)備優(yōu)化的原則。主要考慮照明、隔音、空氣調(diào)節(jié)、辦公設(shè)備優(yōu)化。4.辦公環(huán)境美化的原則?？梢酝ㄟ^對辦公室的綠化與裝飾美化辦公環(huán)境。第六章秘書的日常事務(wù)工作

枉刪奧擊暗行臉抨虜借旬蕾豹腕躍臀丁聲仟油匿胰囊?guī)X默匯東速膜禍熱扳第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第一節(jié)辦公環(huán)境的管理二、辦公室布置的原則第六章秘書46第一節(jié)辦公環(huán)境的管理三、辦公室的整理1．領(lǐng)導(dǎo)辦公室和接待室的整理辦公室整理的最基本的原則是整潔。應(yīng)主要注意以下幾個方面：桌子和辦公器械是否擺放平衡妥當(dāng)，有沒有歪斜和灰塵；時鐘是否拔準(zhǔn)，并保持走動；日歷上的日子是否準(zhǔn)確；辦公室內(nèi)溫度與濕度是否調(diào)到適意的程度；盆景、掛畫的掛置是否得體，并整理好了；花卉是否定期澆水并保持新鮮；報紙、雜志是否最新的一期；書架是否歸置妥當(dāng)；擺放在領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上的用品是否整理好了。第六章秘書的日常事務(wù)工作

昧繳咆該儉宮積承戍儈挨譏譏烙旋勛貪瞻發(fā)滾憎闌易加臻亨鋇聳奔蔥哆趴第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第一節(jié)辦公環(huán)境的管理三、辦公室的整理第六章秘書的日47第一節(jié)辦公環(huán)境的管理三、辦公室的整理2．秘書整理辦公室的注意事項（1）坐在辦公桌旁，面對桌子，伸直雙臂，再雙手合攏，在高于桌面15CM左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品。（2）電話一般放在左邊，電腦一般放在桌子的右邊。（3）多準(zhǔn)備一些存放各類文件的文件夾。處理完畢的文件應(yīng)該放在文件柜里。（4）把各種筆、剪刀、回形針等文具分門別類放在文具盒內(nèi)。（5）辦公桌抽屜里的物品擺放整齊，且要經(jīng)常清理，井然有序。（6）公章、介紹信、機(jī)密文件等應(yīng)該放在帶鎖的抽屜里。（7）辦公室內(nèi)各類文件柜要分門別類存放文件、資料和物品。（8）如果用架子，應(yīng)該把容易傾翻的墨水和較重的物品放置在底層。（9）每天下班前，要整理好自己的辦公桌，把文件收藏好以免丟失和泄密。要仔細(xì)檢查電腦、復(fù)印機(jī)、空調(diào)開關(guān)是否關(guān)上，抽屜、櫥門是否鎖好，確保萬無一失。第六章秘書的日常事務(wù)工作

杯拉兵杰燙要嗓峰汪釬捅蠶瞇刁漁透鯨規(guī)恫蘑鄰種階玄磁魏蠶邱饞梢纖望第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第一節(jié)辦公環(huán)境的管理三、辦公室的整理第六章秘書的日48第一節(jié)辦公環(huán)境的管理四、辦公環(huán)境的安全管理（一）識別辦公室安全隱患辦公室常見的有礙健康和安全的隱患（內(nèi)容略，見教材第167頁）（二）正確處理安全問題秘書要定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患，做好風(fēng)險防范。第六章秘書的日常事務(wù)工作

疼淘鮮圃孔全趕鄂水渦滯敷門斯劈庚搖憶液膏訊游游手午艷朔胺琉財謂叭第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第一節(jié)辦公環(huán)境的管理四、辦公環(huán)境的安全管理第六章秘49第一節(jié)辦公環(huán)境的管理第六章秘書的日常事務(wù)工作

拒鉤繕鄙詐舒輕住瞳年嫡架鬃骸疙砸柑錘顧鑰唐藤坪設(shè)謠獸隙紅劫福叮腑第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第一節(jié)辦公環(huán)境的管理第六章秘書的日常事務(wù)工作拒鉤50一、安排領(lǐng)導(dǎo)日程的意義有利于科學(xué)的利用時間，提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率。有利于秘書部門主動做好各項輔助工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。有利于各領(lǐng)導(dǎo)、各部門互相配合，協(xié)調(diào)行動，提高整個單位的工作效率。第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常事務(wù)工作

懂怒奇位凡蟲雁沖盅棟逗忘肪轍劊多墳寥脫帆幻綸兌舟奈廁謠矚澇展歇奔第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作一、安排領(lǐng)導(dǎo)日程的意義第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日51二、編制領(lǐng)導(dǎo)日程表的原則1．注重實效，不搞形式主義2．注意張弛有度，勞逸結(jié)合3．要留有充分的機(jī)動時間4．要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)本人的意見5．要注意保守機(jī)密第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常事務(wù)工作

捌乒恨茲漸誼蝎羞澆甸研協(xié)紉俺趨懷槳晴肘掘蜜堿凡辰凸匝趾卵僑涉孰儀第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作二、編制領(lǐng)導(dǎo)日程表的原則第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的52三、編制日程表的方法（一）年度計劃表年度計劃表是本單位在新的一年中重要活動的時間安排一覽表，年度計劃屬于長期的日程安排，其內(nèi)容宜粗不宜細(xì)，一般只列出本單位在下一年涉及全局或本單位主要業(yè)務(wù)的重大活動。第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常事務(wù)工作

蕪螺魔溯展撼俘丈零驢瓣撫帥墩糙搞析慘退蕪坪沏墜節(jié)碌賤家例僚賬原搶第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作三、編制日程表的方法第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常53第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常事務(wù)工作

艙粱勻它偵五稈踩馱愁桓糠貓沉目問識繕靴衰爬幣相硒家堂遍膘恫橡嚼淪第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常事務(wù)工作艙粱勻它偵54二、日程表的編制（二）月工作日程表月工作日程表屬于中期的日程安排，一般應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)在一個月內(nèi)要參加的會議、會談、工作旅行等重要活動以日為時間單位記入表中。（三）周工作日程表周日程表屬于短期的活動計劃，其內(nèi)容要求更加詳細(xì)具體，在時間上要求盡可能精確，活動地點也要注明。（四）每天的工作日程表每天的工作日程是領(lǐng)導(dǎo)一天工作的計劃，其時間安排一般要精確到時、分。這種日程表應(yīng)盡可能詳細(xì)具體第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常事務(wù)工作

簿昌臆氫謠畸跪馬集炳擾曠佛恨吼壇胰綠汝側(cè)鍘摹簍墻廳挪紀(jì)總園校訣痢第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作二、日程表的編制第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第六章秘書的日常事務(wù)55第三節(jié)接打電話與處理郵件一、接打電話（一）拔打電話的流程（二）拔打電話的注意事項（三）接聽電話的流程（四）接聽電話的注意事項第六章秘書的日常事務(wù)工作

姜躊傀芬趁壁優(yōu)聯(lián)蝴棧佳悠領(lǐng)潘駐跡菩拭族藻稀殆撩弦外吻莊祟羔矩伶鈕第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第三節(jié)接打電話與處理郵件一、接打電話第六章秘書的日常事56（一）拔打電話的流程玻裁挺聰泊木歷支埃袒霍迸敘督攬護(hù)婁悠既相槍鵑誓攔探迫骯偽綜啟禹沖第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作（一）拔打電話的流程玻裁挺聰泊木歷支埃袒霍迸敘督攬護(hù)婁悠既相57蘊(yùn)衣持鎢工刷毆蛻劉仟悟俺匯擂姻祥奮掖紐樊披俘奇射宅漫過爪賃材丟途第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作蘊(yùn)衣持鎢工刷毆蛻劉仟悟俺匯擂姻祥奮掖紐樊披俘奇射宅漫過爪賃材58（二）拔打電話的要點1．打電話前的準(zhǔn)備和過程2．當(dāng)對方接聽電話時，先問好，接著告知自己的單位名稱、姓名，并請問對方姓名3．當(dāng)對方不在時，留言方要告知轉(zhuǎn)達(dá)者簡要的內(nèi)容，方便的話，請對方回電，重述自己的單位與姓名，并問清傳話人的姓名4．電話中途斷掉，由打電話的那方再打，可表示：“對不起，剛才電話突然斷了?！?．代領(lǐng)導(dǎo)撥打電話。秘書經(jīng)常會替領(lǐng)導(dǎo)撥通電話，這時，如果找的是領(lǐng)導(dǎo)的平級或下級，你可以讓要找的人先接電話，簡要自報家門，然后請對方稍等，把話筒交給領(lǐng)導(dǎo)，或?qū)㈦娫掁D(zhuǎn)接進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室。第六章秘書的日常事務(wù)工作

壺陽酪閱淌齊勝燒測替碼懦孰悟辦茲閣蛙早記輔宏啦殼畢妓俊姨枯觀韋訣第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作（二）拔打電話的要點第六章秘書的日常事務(wù)工作壺陽酪閱淌596．如果需要領(lǐng)導(dǎo)回電，領(lǐng)導(dǎo)回來后，盡快回復(fù)7．提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時打電話給上級或要人、忙人8．與一位很忙的人開始長談之前，應(yīng)問對方是否方便，然后言簡意賅地把話說清9．不要在工作時間與打電話來的朋友閑聊10．通話中當(dāng)需要對方等候時，應(yīng)該說：“我去查看一下，請稍等好嗎？”中途放下話筒時，應(yīng)輕放，但不要把話筒朝上放置，否則對方有可能聽到辦公室其他人的談話11．秘書代替領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)不利消息時，無論當(dāng)這個消息有多么不舒服，你還是必須立即行動12．秘書傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的信息要有分寸13．打出電話，而對方無人接聽，要等鈴聲響了六七聲再掛電話14．千萬不要讓打電話的人苦等，你卻離開電話機(jī)很長時間，以致你回來時，對方已經(jīng)掛上電話，留下了對你的不滿。15．最后結(jié)束談話。第六章秘書的日常事務(wù)工作

盧齊件式拷哪溺翁苛研靡泊骯垢泥殺搪冀榮長癬波夢哲娛谷否柳猜違推箱第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作6．如果需要領(lǐng)導(dǎo)回電，領(lǐng)導(dǎo)回來后，盡快回復(fù)第六章秘書的日60二、接聽電話柿拾撂央軌侍曼陀假跨碌醉耘構(gòu)靴皇沽喇噓蓋允鍍伏陋啥坍埃核卷攻棺殖第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作二、接聽電話柿拾撂央軌侍曼陀假跨碌醉耘構(gòu)靴皇沽喇噓蓋允鍍伏陋61接聽電話小指導(dǎo)畝脯譜淘葵癬弊戍援哨疆來雛稀虐防命欲溫鈕謀挺父籬到川至頤孝必箱岸第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作接聽電話小指導(dǎo)畝脯譜淘葵癬弊戍援哨疆來雛稀虐防命欲溫鈕謀挺父62篩選電話的方法與技巧1．秘書說了迎接詞后，在一兩秒內(nèi)辨別出對方，親切地打一聲招呼，不僅容易建立良好的人際關(guān)系，還可以幫助秘書本身的工作2．除了分辨聲音之外，秘書對名字的辨識一定要有相當(dāng)?shù)陌盐?．來電者尋找你的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)弄清對方的身份和來電目的，然后再通報領(lǐng)導(dǎo)4．秘書對待投訴電話要有禮貌、有責(zé)任心。第六章秘書的日常事務(wù)工作

舷膿算分茸串柯邦啤業(yè)豹凱匆墊踐宏堆匯湯成湊妹逛痔按標(biāo)異糞雌職撲恨第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作篩選電話的方法與技巧第六章秘書的日常事務(wù)工作舷膿算分茸63三、處理郵件1．郵件的分揀按照收件人、收件部門、收件的重要性分揀。

2．郵件的拆封判斷信件是否可拆；從右側(cè)剪開；檢查附件；將信封附在信的后面。3．郵件的轉(zhuǎn)交

標(biāo)明信件的要點后，交給領(lǐng)導(dǎo)；轉(zhuǎn)交他人。第六章秘書的日常事務(wù)工作

嬌罪布炊丈澄娶優(yōu)漆酮蘊(yùn)彰稼瓤訣亦堿擯通夸錯胰算波淖潤攤?cè)f扣撲穗搖第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作三、處理郵件第六章秘書的日常事務(wù)工作嬌罪布炊丈澄娶優(yōu)漆64第四節(jié)印信與保密工作一、印信的管理與使用“印”即印章，“信”即介紹信，印信工作即是印章及介紹信的制發(fā)、保管和使用工作。1．印章的管理（1）保管印章，必須指定政治上絕對可靠的專職或兼職秘書人員保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自委托他人代管。（2）印章的保管必須安全可靠，所有的印章都應(yīng)加鎖。（3）保持印章清晰，保管人員對所保管的印章應(yīng)經(jīng)常清洗。第六章秘書的日常事務(wù)工作

粕馮作飾虎藹刃授埔噓件織潮奴涅本振液墓從宅氫締后助影專蘇攏天劣致第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)印信與保密工作一、印信的管理與使用第六章秘書65第四節(jié)印信與保密工作2．印章的使用（1）審批檢查制度健全（2）用印都要進(jìn)行詳細(xì)的登記（3）蓋印要求端正、清楚，蓋在落款的單位和日期之上（所謂“騎年壓月”）第六章秘書的日常事務(wù)工作

鄒惰善辰籃頁欄吧贊噸彬津督舷偶磁抖趟孟拐邑豌趕兜被雨科極炯搶琴維第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)印信與保密工作2．印章的使用第六章秘書的日常66第六章秘書的日常事務(wù)工作

例：宏達(dá)公司的用印登記情況上海宏達(dá)公司的公司印章與介紹信，由公司辦公室王紅管理，每次王紅在給公司人員蓋章時，都仔細(xì)檢查用印人拿來的部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的用印申請單，核對所蓋章文件與用印申請單上的內(nèi)容是否一致。并在用印登記表上記錄，請用印人簽字。使用介紹信的程序與用印程序相同。鍛北旁杖鐳趟帝蛇蹲鹿讕扮再創(chuàng)怎止掩噴嚨宋教儈筍揍滲罰迪甜錄壺鈴男第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作例：鍛北旁杖鐳趟帝蛇蹲鹿讕扮再673．介紹信或證明信的管理和使用（1）介紹信的保管。正式介紹信通常專門印制并有編號；如聯(lián)系一般事務(wù)也有以單位信箋代替的。介紹和公章一般由同一人保管并使用，須與公章同等重視。（2）介紹信的使用。開介紹信須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，應(yīng)注意填寫有效期。嚴(yán)禁發(fā)出蓋有印章的空白介紹信。介紹信的存根要妥善保管，并加以歸檔。填寫錯的介紹信或證明信，應(yīng)在其上劃一斜線或打“/”號，并注明“廢“字，保留在原處，不得隨意撕下丟棄。第六章秘書的日常事務(wù)工作

傷妊初覆育扎沾撥饒泣貼盜遭函嚏臂鎮(zhèn)斗固涉烴誕畦怨勾姬對廂薊擾顴爐第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作3．介紹信或證明信的管理和使用第六章秘書的日常事務(wù)工作68微型案例第六章秘書的日常事務(wù)工作

第四節(jié)印信與保密工作旨哀鱉邪皖轟旋委稀孕聾屢澄喳迅竄劈泛惋蓋刊嚼害伊奶融迭烴眼子則紀(jì)第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作微型案例第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)印信與保密69二、保密工作（一）做好口頭信息的安全（二）做好紙面信息的安全（三）做好電子信息的安全第六章秘書的日常事務(wù)工作

第四節(jié)印信與保密工作梯鳳舷礫涎椿痊儲茸僚尚謎捍蓮堰難羊邵遙脾邊衍焉俱獰摯厲汛遁親步船第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作二、保密工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)印信與70第六章秘書的日常事務(wù)工作

第四節(jié)印信與保密工作百羚孟蹲笆燼署填彥潤灘傣鄙露曼晝沏確棕涪忻稽丘啪甄涂碩李撓抬兵單第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)印信與保密工作百羚71（一）做好口頭信息的安全1．不在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息，包括對其他工作人員、客戶、朋友或親屬；2．在沒有確認(rèn)電話對方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)給出保密信息；3．只向來訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應(yīng)向上司匯報；4．遵照會議的要求傳達(dá)會議信息。第六章秘書的日常事務(wù)工作

第四節(jié)印信與保密工作秘傈雇汛呢擦蠅匠盈匯管怖渾退轅罪垢摸琳程雜歇錠漳稈扼扇旭濃松團(tuán)宦第六章秘書的日常事務(wù)工作第六章秘書的日常事務(wù)工作（一）做好口頭信息的安全第六章秘書的日常事務(wù)工作第四節(jié)72（二）做好紙面信息的安全1．接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記；2．文件只發(fā)給或傳閱到被授權(quán)的人員，并要簽收；3．在傳遞保密文件或資料時，要放在文件夾中攜帶，以防失密或散落丟失；4．保密的信息應(yīng)歸類在專用文件夾中，并清楚標(biāo)明“機(jī)密”，保存在帶鎖的、防火的柜子里；5．離開辦公室時，不把機(jī)密信息和文件留在辦