利美食品有限公司行政事務(wù)管理制度

利美食品有限公司行政事務(wù)管理制度總則為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。本制度所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公用品及勞保用品管理、庫(kù)房管理、會(huì)議管理、打印復(fù)印管理、電話管理、網(wǎng)絡(luò)信息管理等。第一條檔案管理歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始材料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。檔案的借閱與索取：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總裁辦領(lǐng)導(dǎo)借閱檔案可通過(guò)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；2）公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)主管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制；一般內(nèi)部檔案經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。檔案的銷毀：1）任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；2）若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可銷毀；一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可銷毀；3）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫(xiě)、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。第二條印鑒管理.公司公章等印鑒由行政人事部副總裁負(fù)責(zé)保管，財(cái)務(wù)章由財(cái)務(wù)部總監(jiān)負(fù)責(zé)；.公司印鑒的使用由財(cái)務(wù)總監(jiān)、行政人事部總裁、總裁或董事長(zhǎng)簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)；.公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說(shuō)明及對(duì)外開(kāi)出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢、存檔；.公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開(kāi)具時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽字批條方可開(kāi)出。持空白介紹信外出工作回來(lái)必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途，未使用的必須交回；蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。第三條文件及收、發(fā)文管理規(guī)定文印管理規(guī)定1）私人資料或成冊(cè)發(fā)行的各類文稿、資料不予印制；2）各部室復(fù)印文件和資料要應(yīng)經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)；對(duì)公司重要文件進(jìn)行復(fù)印時(shí)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)?。?）所印文件、材料如屬保密性質(zhì)，送稿部門(mén)必須予以注明，并告知文印工作人員。否則因此造成的泄密，由送稿部門(mén)負(fù)責(zé)。收、發(fā)文管理規(guī)定1）各部門(mén)擬發(fā)文稿應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人把關(guān)，辦公室負(fù)責(zé)人審核，涉及公司整體事物的重要發(fā)文均由董事長(zhǎng)簽發(fā)；2）文件發(fā)出前填寫(xiě)《發(fā)文登記表》，文件交接時(shí)，由收發(fā)人員在《發(fā)文登記表》上簽字，重要發(fā)文復(fù)印后交收文人簽字確認(rèn)；3）公司各類文件要妥善保管，及時(shí)存檔。第四條辦公及勞保用品的管理辦公用品的購(gòu)發(fā)：每月月底前，各部、室負(fù)責(zé)人將該部門(mén)所需要的辦公用品制定計(jì)劃提交總經(jīng)理辦公室；總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算，經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購(gòu)回，根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃地分發(fā)給各個(gè)部、室，由部、室主任簽字領(lǐng)回；(3)除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可領(lǐng)用；⑷公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部、室負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；(5)負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫(kù)存合理、開(kāi)支適當(dāng)、用品保管好；(6)負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)一定要由領(lǐng)取人員簽字；⑺辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫(kù)房。第五條庫(kù)房管理潼.庫(kù)房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號(hào)分別建立帳卡；.采購(gòu)人員購(gòu)入的物品必須附有合格證及入庫(kù)單，收貨時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點(diǎn)數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與入庫(kù)單數(shù)量、規(guī)格不符時(shí)，庫(kù)房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人；.物資入庫(kù)后，應(yīng)當(dāng)日填寫(xiě)帳卡；.嚴(yán)格執(zhí)行出入庫(kù)手續(xù)，物資出庫(kù)必須填寫(xiě)出庫(kù)單，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可出庫(kù)；.庫(kù)房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)；.嚴(yán)格管理帳單資料，所有帳冊(cè)、帳單要填寫(xiě)整潔、清楚、計(jì)算準(zhǔn)確，不得隨意涂改；.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止無(wú)關(guān)工作人員入內(nèi)，庫(kù)內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮；第六條會(huì)議管理及督辦制度.公司會(huì)議主要有：周例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議、年終大會(huì)；.行政人事部做好各類會(huì)議的組織工作，包括會(huì)前的通知，會(huì)上記錄等；.會(huì)后行政人事部形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后，下發(fā)《會(huì)議紀(jì)要》；.行政人事部負(fù)責(zé)按《會(huì)議紀(jì)要》對(duì)會(huì)議議定事宜及所安排工作進(jìn)行追蹤，對(duì)相關(guān)部門(mén)限時(shí)督辦，并將督辦情況及時(shí)反給領(lǐng)導(dǎo)；第七條辦公固定電話使用規(guī)范⑴禁止因私撥打長(zhǎng)途電話；⑵通話應(yīng)簡(jiǎn)潔扼要，以免耗時(shí)占線、浪費(fèi)話費(fèi)；⑶注意禮貌，體現(xiàn)公司員工良好的文化素質(zhì)和精神風(fēng)貌；⑷禁止未經(jīng)允許到其他辦公室打電話；⑸熟記常用電話號(hào)碼。第八條計(jì)算機(jī)管理.如半小時(shí)內(nèi)部返回辦公，則電腦應(yīng)設(shè)置轉(zhuǎn)入睡眠狀態(tài)或關(guān)閉；.辦公電腦使用開(kāi)機(jī)時(shí)先開(kāi)顯示器，再開(kāi)主機(jī)，關(guān)閉時(shí)先關(guān)主機(jī)，在關(guān)顯示器；.未經(jīng)其他人允許嚴(yán)禁使用他人辦公電腦進(jìn)行任何操作；.各內(nèi)部辦公應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布的信息由各分公司安排人員負(fù)責(zé)維護(hù)和更新，其他部門(mén)或個(gè)人不得擅自更改。人事部門(mén)應(yīng)在員工到職或者離職的當(dāng)天及時(shí)進(jìn)行信息的變更補(bǔ)充保密協(xié)議總則：為保障公司合法權(quán)益不受侵犯，維護(hù)公司正常經(jīng)營(yíng)管理秩序，特制定本條例：一、保密級(jí)別劃分為：.絕密：一旦泄密會(huì)使公司利益遭受特別嚴(yán)重的損害；.機(jī)密：一旦泄密會(huì)使公司利益遭受嚴(yán)重的損害；.秘密：一旦泄密會(huì)使公司利益遭受較大的損害；.內(nèi)部資料：一旦泄密會(huì)使公司利益遭受一般損害；.公開(kāi)資料：公開(kāi)有助于公司利益。合理劃分、確立密級(jí)、該保密的必須保密，該公開(kāi)的必須公開(kāi)。二、保密管理實(shí)行全員保密教育和保密知識(shí)系統(tǒng)培訓(xùn)，確保公司秘密不被泄露：公司設(shè)專人分管保密工作，有條件的專門(mén)設(shè)立保密室。公司各部門(mén)備專人或兼管負(fù)責(zé)保存保密材料；公司全體員必須貫徹執(zhí)國(guó)家有關(guān)安全和保密法律、行政法規(guī)和紀(jì)律；保密檔案室（柜）為公司重要工作場(chǎng)所，任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得接觸；檔案室（柜）內(nèi)一切設(shè)備、設(shè)施，未經(jīng)許可不得使用或隨意翻動(dòng)；定期檢查保密場(chǎng)所的電器設(shè)備、防盜、消防器材的完好狀態(tài)，確保秘密檔案材料的安全；對(duì)保密材料須專門(mén)登記入冊(cè)，并定期清查，防止丟失和錯(cuò)漏；傳閱保密材料由機(jī)要人員統(tǒng)一掌握，劃定傳閱范圍，不得自行擴(kuò)大，不得讓無(wú)關(guān)人員閱看，控制傳閱件的行蹤，以防丟失；保密材料不得私自復(fù)制，復(fù)印件視同原件管理，復(fù)印過(guò)程的廢紙應(yīng)及時(shí)銷毀。保密材料嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的份數(shù)打印的印刷，不得擅自多印多留；草稿視同原件一樣管理。打印過(guò)程形成的廢紙、廢件應(yīng)及時(shí)銷毀；密件由機(jī)要人員另行打印、復(fù)?。粋鬟f保密材料要有保密措施，傳遞應(yīng)專送，不得辦理無(wú)關(guān)事項(xiàng)，密件不得攜入不利于保密的場(chǎng)所；外出工作須攜帶保密材料，要經(jīng)公司部門(mén)以上主管批準(zhǔn)；做好公司重要會(huì)議的保密工作。會(huì)址應(yīng)選擇有利于保密的地方，嚴(yán)格控制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，嚴(yán)禁濫發(fā)會(huì)議文件，檢查有無(wú)遺留材料、筆記本；注意在通訊和辦公自動(dòng)化中的保密工作。不在無(wú)保密措施的電話、傳真機(jī)上傳遞保密材料；嚴(yán)格限定密件的接觸范圍。凡查閱公司密件，一律須辦理申請(qǐng)批準(zhǔn)手續(xù)和登記手續(xù)，方可使用文件調(diào)閱單；對(duì)保密內(nèi)容未經(jīng)許可，不得擅自摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞；否則由此造成的后果由當(dāng)事人承擔(dān)責(zé)任；公司保證員工的穩(wěn)私權(quán)不受侵犯，個(gè)人資料不被有意泄露。三、保密紀(jì)律.不該說(shuō)的話，不要說(shuō)；.不該問(wèn)的事，不要問(wèn)；.不該看的文件，不要看；.不該記（攝、錄）的事，不要記（攝、錄）；.不得擅自攜帶密件外出；.不得在公共場(chǎng)合談?wù)摴久孛埽?不得在私人通信中涉及公司秘密；.不在不利于保密的地方放置密件；.不得利用公用電話、明碼電報(bào)，以及郵局辦理秘密事項(xiàng);.發(fā)現(xiàn)泄密及時(shí)報(bào)告，采取補(bǔ)救措施，避免或減輕損害；.客人問(wèn)及公司秘密，應(yīng)予以婉拒、避談。另附：三級(jí)工