倉庫管理程序

目的：確保進庫和庫存物資能滿足生產需要，對倉庫物資進行有效管理和利用.范圍：采購部所有倉庫內存放的物資職責：采購部倉庫管理員負責日常管理程序：收貨《參見倉庫接收作業(yè)程序》.拒收原輔材料.1原輔材料送貨如果數量上多于訂單5%,倉庫管理員通知采購員聯(lián)系供應商協(xié)商解決，退運多余材料.如低于訂單要求，倉庫管理員與采購員確認是否再發(fā)貨，如果訂單不再履行,要與時關閉..2驗證不合格的原輔材料，倉庫管理員通知采購員，可能的話立即拒收.對于已經暫時收下的物資做好"不合格"標識隔離.，填寫《原輔材料不合格品評審表》，交相關部門討論處理意見，退貨或讓步接受.需要時，采購員與供應商討論索賠事宜.其他物資.1其他物資如備件、PPE等送貨如果數量上不超過訂單的5%,可以接收；超過5%的，倉庫管理員通知采購員聯(lián)系供應商退運多余材料..2如果驗證不合格，倉庫管理員通知采購員,可能的話立即拒收.對于已經暫時收下的物資做好"不合格"標識隔離..3對拒收的物料，倉庫管理員要憑借檢驗結果聯(lián)系相關部門做出處理意見..4建議拒收的，由采購員負責聯(lián)系供應商協(xié)商退運與補發(fā)貨或取消訂單等事宜，有預付款的取消訂單的必須追回預付款.需要的話根據合同/訂單要求索賠..5建議讓步接受的，倉庫管理員填寫《非原輔材料不合格品評審表》交給申購人并通知采購員..6申購人填寫讓步接收和處理方法，取得經理的同意后，將批準的《非原輔材料不合格品評估表》轉采購員..7根據合同/訂單條款需要索賠的，采購員將索賠金額填入《非原輔材料不合格品評估表》，取得采購經理的批準后，給財務部,倉庫各一份..8倉庫管理員接到單子后可按照正常發(fā)貨流程發(fā)貨..9財務部從貨款中扣除賠償金,或采購員幫助追回賠償金..10申購人跟蹤貨物在生產中的使用情況.4.3物料貯存〔物資入庫〕合格的物資應按類別和進貨先后順序放入指定貨位，物料接收后應在24小時內將其放到與系統(tǒng)貨位一致的物理貨位上；物料對方遵循新在下舊在上，新在后舊在前的原則.倉庫貨位的編制規(guī)則參見《渤海倉庫貨位編碼規(guī)則.doc》.倉庫管理員應按物品的特性放置.對于恒溫、恒濕要求的備品備件等物資應放入有條件恒溫或恒濕的倉庫內.倉庫內恒溫控制在15度~25室，低于15度或高于25度就會打開空調機調節(jié)室內溫度.倉庫要有適當的安保措施，倉庫要有可以防盜的門窗，要指定專人保管鑰匙，可能的情況下，要安裝電子防盜和消防設施等裝置.在非工作時間，公司保衛(wèi)部門要定期巡邏.以保證倉庫的安全.4.3.4倉庫管理員應時常檢查物資的存放情況維護存放環(huán)境，并填寫檢查記錄與保管保養(yǎng)臺賬.倉庫保管員對在現有條件下受潮的物料或備件要與時除潮、除銹必要時要在技術方面咨詢專業(yè)人員.對于庫存物資超過保質期或規(guī)定的儲存周期，管理員應給這些物資做好"閑"標識，按《閑置物資處理規(guī)定》處理.庫存物資經發(fā)現有異常情況，倉庫管理員應與時報請復驗,復驗不合格，則應立即做好"不合格"標識以示隔離，并通知倉庫主管后，做好書面記錄，經相關人員審批后，交系統(tǒng)錄入員做相應調整.物資堆放高度可依類別、種類分別列之.需要人工搬運的大、重物件堆放不超過1.2米,重量不超過25公斤，超高超重要用各種工具或叉車搬運.發(fā)貨〔物資出庫〕倉庫管理員憑各部門經過批準的《領料單》給領料人發(fā)料，實際的發(fā)料數量不能超過領料單的數量、根據實際發(fā)出的數量填寫《物料出庫單》，出庫單要詳細寫明：成本中心，物料編碼，貨位，數量，用途等信息，并有領料人簽名.發(fā)料遵循先進先出，后進后出的原則.如有生產、維修在沒有任何手續(xù)急需要領用物資，領用人在得到相關部門經理的頭或其他方式的確認下，向倉庫管理員直接填寫《物料出庫單》，倉庫管理員要要求領用人在隨后的兩個工作日之內將有負責人簽字的《領料單》送到倉庫，倉庫管理員在月底裝訂單據時要保證每一筆物料出庫都有對應的《物料出庫單》和《領料單》.正常情況下倉庫物料不允許外借，如果特殊情況需要借用，則借用人在取得其負責人的批準下,先填寫《物料出庫單》方可借用出庫，并寫明期限，如果超期不還，則視為領用，不能再退回倉庫；歸還時如果外觀或品質發(fā)生變化，則不能退回倉庫.退料〔物資退倉〕各部門用紅色填寫《領料單》作為退倉單，并取得部門經理的批準，可對于暫時不用的物資要求退倉，需首先確認這些物料的編碼，并保證物料沒有使用過.倉庫管理員根據紅色《領料單》的內容，在驗收退貨物料符合退庫條件后，填寫《物料退庫單》寫明退庫原因，經倉庫主管簽字后方可退庫.對于各部門退庫的物料，屬于質量原因的，在保修期內的物料，要通知采購員聯(lián)系供應商，決定換貨或退貨，需要退貨的，填寫《物料退貨單》，寫明原因，并經倉庫主管簽字后方可辦理.超過保質期的物料，可依據《不符物料處理程序》處理.倉庫管理員與時將整理好的單據交系統(tǒng)錄入員輸入系統(tǒng)中，調整庫存帳目.庫存盤點為保證庫存物料實物與系統(tǒng)的相符，倉庫要對庫存物料進行盤點，盤點的方法有循環(huán)盤點和實物盤點.倉庫每月執(zhí)行循環(huán)盤點.倉庫設兼職盤點管理人員，負責每月根據庫存現有量，導出系統(tǒng)數據，根據全年1%物料全部盤點一次的原則，每月制定循環(huán)盤點抽檢單〔目前每月所選物料不低于4種〕，所有的盤點應該是盲盤，盤點表不能包含系統(tǒng)實際數量.盤點管理員每月將盤點單分配給倉庫各管理人員盤點，并將盤點完成的數量與系統(tǒng)數量核對，對差異原因進行分析.每年年底參加財務部組織的年終庫存盤點，這項盤點為實物盤點，需要對所有庫存全部盤點一次，并接受審計部門的抽檢.對于經盤點發(fā)現的實際庫存和系統(tǒng)庫存之間的差異,需要對系統(tǒng)數量進行調整的，要制作盤點差異報表，并在得到采購經理、財務經理和財務總監(jiān)的批準才可調整.