辦公室業(yè)務(wù)管理及管理知識(shí)培訓(xùn)

49/49爭(zhēng)做合格秘書，提高辦公室工作水平朱恩重關(guān)于辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)發(fā)言(2009年7月25日)辦公室的人員差不多上秘書人員，辦公室的工作確實(shí)是秘書工作，今天要緊圍繞辦公室人員如何爭(zhēng)當(dāng)合格秘書這一主旨，講三個(gè)問題：第一個(gè)問題，總體上介紹一下秘書工作；第二個(gè)問題，講講秘書的素養(yǎng)與職業(yè)道德；第三個(gè)問題，簡(jiǎn)要講一下秘書的文字工作。第一個(gè)問題，總體上介紹一下秘書工作秘書一、秘書的定義所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運(yùn)用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。秘書是為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人提供輔助治理、綜合服務(wù)的人員。（《秘書學(xué)》陳合宜著）秘書是專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理重要行政事務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。（1998.5勞動(dòng)和社會(huì)保障部《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》）所謂秘書專業(yè)，乃是辦公室內(nèi)特定主管的助手。其任務(wù)，是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，不必通過直接的督管，就能運(yùn)用辦公室的工具，從事該主管制定的行政性任務(wù)。（１９９８．８原國際職業(yè)秘書協(xié)會(huì)，現(xiàn)更名為：國際專業(yè)行政協(xié)會(huì)）二、秘書的職業(yè)特色與其他職業(yè)相比，秘書有著自己的特征:1.直接性秘書服務(wù)的直接性體現(xiàn)在以下三個(gè)方面:一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么;二是秘書做工作幾乎差不多上領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)的;三是秘書做工作是直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。2.穩(wěn)定性專門多職業(yè)的服務(wù)都有其“業(yè)緣性”和“偶然性”。比如營業(yè)員與顧客之間，一次商品交易完成后，其關(guān)系就結(jié)束了。而秘書與其服務(wù)對(duì)象之間的關(guān)系卻有相對(duì)的固定性，短至數(shù)月，長(zhǎng)達(dá)幾年甚至幾十年。秘書這種服務(wù)的穩(wěn)定性，再加上秘書與領(lǐng)導(dǎo)全面合作，朝夕相處，這就使得秘書與其服務(wù)對(duì)象在“業(yè)緣關(guān)系”之外，往往還有著更深的人情關(guān)系。3.知識(shí)化秘書工作需要為領(lǐng)導(dǎo)的決策和治理起到參謀和助手的作用,還要協(xié)調(diào)各方關(guān)系，使領(lǐng)導(dǎo)的決策得以正確執(zhí)行。秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識(shí)和專業(yè)知識(shí)。隨著秘書工作的進(jìn)一步完善和規(guī)范，對(duì)秘書知識(shí)化的要求會(huì)越來越高.4.年輕化從世界范圍來看，秘書隊(duì)伍比較年輕。發(fā)達(dá)國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為20～35歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向治理層的最好階梯。在秘書崗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或獨(dú)立工作。他們留下的秘書職位又會(huì)被更年輕的秘書接替?？陀^上講，秘書工作繁忙，對(duì)腦力、體力的要求都較高，尤其是經(jīng)歷力、靈敏性、準(zhǔn)確性等，這些差不多上年輕人的優(yōu)勢(shì)。因此，秘書的職業(yè)年齡比較短，“新陳代謝”也比較快。但少數(shù)高級(jí)秘書、秘書官員或私人秘書除外。5.女性化我國就歷史狀況來講，男性秘書仍占大多數(shù)。近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢(shì)，這是由女性的心理素養(yǎng)所決定的。許多心理學(xué)家的研究表明:大多數(shù)女性樂于做程序性、重復(fù)性的工作，適合做體力較輕而技術(shù)要求規(guī)范、單純的工作。而秘書尤其是初、中級(jí)秘書的工作正是這種性質(zhì)。因此西方國家的初、中級(jí)女性秘書占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。三、秘書的分類（一）秘書的縱向分類高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)秘書。北京秘書界有一種通俗的講法：高級(jí)秘書是動(dòng)腦子出點(diǎn)子的，中級(jí)秘書是動(dòng)手搖筆桿子的，初級(jí)秘書是跑腿辦事的。這形象地反映了人們對(duì)秘書人職員作性質(zhì)和所起作用的層次劃分。（二）秘書的橫向分類商務(wù)秘書、教學(xué)秘書、司法秘書、醫(yī)務(wù)秘書、政務(wù)秘書等。企業(yè)秘書、文字秘書、機(jī)要秘書、值班秘書、生活秘書等。具體如下：按服務(wù)對(duì)象劃分1、公務(wù)秘書①集體秘書。②專職秘書。2、私人秘書。按從事行業(yè)和職能劃分1、業(yè)務(wù)秘書。2、一般秘書。3、法律秘書。4、醫(yī)學(xué)秘書。5、教育秘書。6、廣告秘書。7、工程秘書。8、演藝秘書。按工作內(nèi)容劃分1、文字秘書。2、機(jī)要秘書。3、信訪秘書。4、通訊秘書。5、事務(wù)秘書。6、生活秘書。按職責(zé)范圍和工作任務(wù)劃分1、高級(jí)秘書。2、中級(jí)秘書。3、初級(jí)秘書。秘書部門一、秘書部門秘書部門又稱秘書機(jī)構(gòu)，是現(xiàn)代秘書工作的組織形式，是秘書人員從事秘書工作的地點(diǎn)。秘書機(jī)構(gòu)有廣義和狹義之分。廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)治理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。秘書機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人稱辦公廳(室)主任。省級(jí)以上機(jī)關(guān)還設(shè)秘書長(zhǎng)。狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會(huì)為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。那個(gè)地點(diǎn)所稱秘書機(jī)構(gòu)，是指廣義的秘書機(jī)構(gòu)。二、秘書部門的地位秘書部門不管是在黨政機(jī)關(guān)依舊在企事業(yè)單位，差不多上直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。秘書部門處于最貼近領(lǐng)導(dǎo)層的中樞位置。它的級(jí)不雖與直屬下級(jí)職能部門相平，但其作用實(shí)際上高于其他職能部門。假如把領(lǐng)導(dǎo)層比作人體的頭部，那么秘書部門確實(shí)是頸部。一般來講，高層的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、大型的企事業(yè)單位中，秘書機(jī)構(gòu)規(guī)模較大，分工較細(xì)，分設(shè)的處室較多。而在基層單位，秘書機(jī)構(gòu)較小，分設(shè)的處室少一些，往往只是綜合性的辦公室。有的單位甚至不設(shè)秘書機(jī)構(gòu)，只設(shè)秘書崗位，配備一兩名專職的秘書人員。三、秘書部門的差不多特征秘書機(jī)構(gòu)的專門地位，決定了秘書機(jī)構(gòu)具有以下3個(gè)方面的差不多特征：1，從屬性秘書機(jī)構(gòu)在整個(gè)機(jī)構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。所從事的工作屬輔助性、服務(wù)性工作。秘書人員能夠向領(lǐng)導(dǎo)提出解決問題的意見和方法，但這些意見和方法只有經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可后，作為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的決定、決議執(zhí)行，而不是作為秘書部門的決定去執(zhí)行。2．中介性在企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。秘書機(jī)構(gòu)既不是決策機(jī)構(gòu)，也不是執(zhí)行機(jī)構(gòu)，而是介于二者之間起中介作用的部門，是領(lǐng)導(dǎo)層與職能部門之間的橋梁和紐帶。3．綜合性在機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)中，秘書機(jī)構(gòu)不承擔(dān)任何具體業(yè)務(wù)工作，但有些無法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，如在全局范圍內(nèi)給領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、處理事務(wù)等，都要由秘書機(jī)構(gòu)承擔(dān)。而且，秘書機(jī)構(gòu)的要緊活動(dòng)是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動(dòng)而展開的，活動(dòng)內(nèi)容涉及面廣，大至大政方針的制定，小至車輛交通、接待來訪，均需秘書部門的參與和辦理，因而屬于綜合性機(jī)構(gòu)。秘書工作秘書工作:是指協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策與治理時(shí)所進(jìn)行的各項(xiàng)輔助性工作。這一涵義，反映了現(xiàn)代秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的關(guān)系，準(zhǔn)確地指明了現(xiàn)代秘書工作的輔助性這一本質(zhì)特征。秘書工作總是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的全過程進(jìn)行的。有領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，就有為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)服務(wù)的秘書工作。領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，是制定并實(shí)施決策以掌管全局。而領(lǐng)導(dǎo)者不可能事必躬親，這就需要秘書人員做領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，以使領(lǐng)導(dǎo)能集中精力與時(shí)刻進(jìn)行決策與治理。總之，領(lǐng)導(dǎo)者在為掌管全局所進(jìn)行的組織、指揮、協(xié)調(diào)與操縱的行為過程中，離不開輔助性質(zhì)的秘書工作。否則，領(lǐng)導(dǎo)者就難以保證全局的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，難以進(jìn)行有效的治理。一、秘書工作內(nèi)容與形式（一）辦文：要緊圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分三項(xiàng)事務(wù)：1、文字工作，要緊指文書、文件、信函和新聞稿件的撰寫工作，以及領(lǐng)導(dǎo)同志需要的各種文字材料的預(yù)備和起草工作。2、文書處理和檔案工作，要緊指文書文件辦理方面的工作，包括文書的打印、制作，收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞工作，立卷、歸檔工作。3、圍繞文書文件需要秘書部門承辦的事務(wù)。比如一份文件要迅速復(fù)制多份下發(fā)，有的文書要傳真、發(fā)電子郵件。（二）辦會(huì)秘書“辦會(huì)工作”所指的“會(huì)”，是以“會(huì)”為代表的一系列相近事務(wù)。在程序上，包括會(huì)前的籌劃和預(yù)備、會(huì)中的組織和服務(wù)、會(huì)后的善后和落實(shí)。在內(nèi)容上，辦會(huì)工作既有討論研究工作、商恰談判合作的工作會(huì)議、會(huì)談事務(wù)，也有聯(lián)誼性的、禮節(jié)性的、溝通感情、展開公關(guān)的會(huì)見和會(huì)議事務(wù)或文娛活動(dòng)事務(wù)。在形式上，辦會(huì)工作既包括領(lǐng)導(dǎo)層召開的小型的常規(guī)性工作例會(huì)會(huì)務(wù)，也包括幾個(gè)單位聯(lián)合召開的、會(huì)期較長(zhǎng)的大型會(huì)議會(huì)務(wù)；既包括預(yù)備會(huì)議預(yù)案、議程、文字材料、促成會(huì)議結(jié)果、督辦落實(shí)的工作，也包括預(yù)備節(jié)目、聘請(qǐng)主持人、選定獎(jiǎng)品，甚至包括明確禮儀程序、鮮花的擺放等事務(wù)。（三）辦事要緊分三項(xiàng)，即信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。信息工作，是指圍繞信息處理展開的工作。公司企業(yè)的市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析和調(diào)查、情報(bào)動(dòng)態(tài)的每日分析整理、組織內(nèi)簡(jiǎn)報(bào)的編發(fā)，差不多上信息工作。收集資料摘要、編寫大事記、組織史志編寫、編制各種范圍的聯(lián)絡(luò)手冊(cè)、收集保管名片等等，也是信息工作。辦公室還有一項(xiàng)督辦查辦工作，要緊指秘書按照領(lǐng)導(dǎo)的批示和既定的工作安排，對(duì)負(fù)責(zé)承辦的部門和責(zé)任人員進(jìn)行定期的督促和檢查，協(xié)助做好必要的溝通工作，以保證承辦事項(xiàng)按時(shí)落實(shí)。負(fù)責(zé)查辦工作的秘書一般不親自辦案，不代替各部門的工作，而是從秘書的角度督促并協(xié)助具體事項(xiàng)的貫徹落實(shí)。督辦查辦工作在機(jī)關(guān)中常常對(duì)無人過問、推諉扯皮、久拖不決的情況起著重要的協(xié)調(diào)解決，督促落實(shí)的作用。事實(shí)上質(zhì)是秘書履行輔助治理職能，為領(lǐng)導(dǎo)提供反饋信息。技術(shù)工作，要緊指機(jī)要工作、計(jì)算機(jī)安全工作、專門的現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用維護(hù)工作。機(jī)要工作是機(jī)關(guān)機(jī)密文件的保管、傳遞，以及單位內(nèi)保密事務(wù)、保衛(wèi)工作的安排、檢查、落實(shí)等工作。計(jì)算機(jī)安全工作要緊指計(jì)算機(jī)信息安全工作，像設(shè)置防火墻、防黑客突擊、防計(jì)算機(jī)病毒等。專門的現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用和維護(hù)要緊指多媒體會(huì)議設(shè)備、數(shù)碼攝錄像設(shè)備、現(xiàn)代辦公環(huán)境的主控室設(shè)備的操作和日常維護(hù)等等。日常行政事務(wù)工作，要緊指值班工作、接待工作、印章治理、財(cái)務(wù)治理、后勤治理、環(huán)境治理、車輛治理以及對(duì)外聯(lián)絡(luò)等工作。在黨政機(jī)關(guān)，專門設(shè)立信訪辦公室，要緊辦理群眾來信和群眾來訪的接待和相關(guān)事項(xiàng)的處理工作，同時(shí)也負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)刊上的批判、建議的處理工作。其他組織單位一般不另設(shè)立信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。在不另設(shè)公關(guān)部的公司企業(yè)，秘書工作還包括公關(guān)事務(wù)。二、秘書工作原則1.準(zhǔn)確原則準(zhǔn)確原則，是對(duì)秘書工作的質(zhì)量要求。秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，秘書工作直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作負(fù)責(zé)。因此，秘書工作質(zhì)量的優(yōu)劣，與領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的權(quán)威息息相關(guān)。而衡量秘書工作質(zhì)量的首要標(biāo)準(zhǔn)，確實(shí)是準(zhǔn)確無誤,也確實(shí)是沒有差錯(cuò)和疏漏。堅(jiān)持秘書工作的準(zhǔn)確原則，必須做到如下事項(xiàng):要準(zhǔn)確地理解和執(zhí)行黨和國家的現(xiàn)行方針政策，做到有令則行，令止則止;要準(zhǔn)確地收集和提供領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息資料，做到有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂;要準(zhǔn)確地推斷和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，做到不誤解，不走樣;要準(zhǔn)確地處理各種秘書事務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)者交辦的事項(xiàng)，做到事前有請(qǐng)示，事后有報(bào)告;要準(zhǔn)確地進(jìn)行文字表達(dá)和口頭表達(dá)，做到語言規(guī)范，合乎邏輯。2.及時(shí)原則及時(shí)原則，是對(duì)秘書工作的效率要求。秘書工作大都具有較強(qiáng)的時(shí)限性，務(wù)必在規(guī)定的時(shí)刻內(nèi)處理完各項(xiàng)事務(wù)，做到不積壓，不拖延，不扯皮。關(guān)于關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的重要事項(xiàng)，如重大決策、中心工作、重要部署和突發(fā)性事件，秘書人員更要反應(yīng)靈敏，講究效率，注意速度。堅(jiān)持秘書工作的及時(shí)原則，必須做到如下事項(xiàng):要確立正確的時(shí)刻觀念，以適時(shí)為本，該快則快，該慢則慢，快慢適中，只要符合領(lǐng)導(dǎo)工作的需要即可;要講究工作效率，以較少的人力、物力和時(shí)刻，去獵取較大的工作效果;要分辨輕重緩急，重要的工作，緊急的工作，要首先去做，下工夫去做，直到取得中意的成果為止;要變被動(dòng)為主動(dòng)，關(guān)于常規(guī)性秘書工作，應(yīng)積極主動(dòng)，盡可能做到快捷、迅速，及時(shí)著手。3.嚴(yán)謹(jǐn)原則嚴(yán)謹(jǐn)原則，是對(duì)秘書工作的作風(fēng)要求。從某種意義上講，秘書工作屬于事務(wù)性工作，要處理好紛繁復(fù)雜的、瑣碎具體的日常工作。由于秘書工作同領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作密不可分，哪怕是一件微不足道的瑣事，假如處理不當(dāng)，也會(huì)對(duì)涉及全局的領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作產(chǎn)生不良阻礙。因此，嚴(yán)密、周詳和慎重是秘書工作的優(yōu)良作風(fēng)。經(jīng)驗(yàn)表明，粗枝大葉、拖拖拉拉和忘乎因此的人，是絕對(duì)做不行秘書工作的。堅(jiān)持秘書工作的嚴(yán)謹(jǐn)原則，必須做到如下事項(xiàng):要嚴(yán)密地考慮，秘書工作不論巨細(xì)，均有“牽一發(fā)而動(dòng)全身”之勢(shì)，這就需要秘書人員在處理每一件情況之前，多想幾種可能，多想幾種方案，多想幾種后果，盡量做到?jīng)]有疏漏;要周詳?shù)剡\(yùn)作，在事務(wù)處理的過程中，由于內(nèi)外部條件的變化，即使事前差不多做了嚴(yán)密的考慮和預(yù)備，也會(huì)有始料不及的情況發(fā)生，這就需要秘書人員進(jìn)行周詳?shù)陌才?、周詳?shù)慕M織、周詳?shù)膮f(xié)調(diào)，盡量做到萬無一失;要慎重地行事，秘書工作的專門意義和秘書機(jī)構(gòu)的專門地位，要求秘書人員要格外地慎重行事，嚴(yán)以律己。不論是待人接物，依舊為人處世，特不是與同事相處，都要謙和包容，平易近人，盡量做到謙虛而又慎重。4.同步原則同步原則，是對(duì)秘書工作的態(tài)勢(shì)要求。秘書工作的輔助性質(zhì)，決定了領(lǐng)導(dǎo)工作與秘書工作的關(guān)系是一種工作上的主輔關(guān)系。確實(shí)是講，秘書工作的運(yùn)行及其態(tài)勢(shì)，必須以領(lǐng)導(dǎo)工作為主導(dǎo)，以滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求為目標(biāo)，而不能在領(lǐng)導(dǎo)工作之外“另起爐灶”，也不能我行我素，或“你動(dòng)我不動(dòng)”。堅(jiān)持秘書工作的同步原則，必須做到如下事項(xiàng):要同步思維，大凡有作為的領(lǐng)導(dǎo)者，都有獨(dú)到的工作思路，既有對(duì)當(dāng)前和今后工作的宏觀考慮，又有對(duì)具體工作的微觀考慮，一位合格的秘書，要想領(lǐng)導(dǎo)者之所想，急領(lǐng)導(dǎo)者之所急，盡量做到與領(lǐng)導(dǎo)者同步思維;要同步行動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)工作確定之后，接著便是一系列的領(lǐng)導(dǎo)行動(dòng)，對(duì)此，秘書工作要及時(shí)到位，同步運(yùn)行，盡量做到招之即來,揮之即去;要同步提高，秘書人員必須努力提高自己的綜合素養(yǎng)，以便與領(lǐng)導(dǎo)者綜合素養(yǎng)的提高保持同步，否則，秘書工作就無法適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要和進(jìn)展。5.保密原則保密原則，是對(duì)秘書工作的紀(jì)律要求。保守秘密，特不是保守商業(yè)秘密，是秘書工作的原則，也是秘書工作的紀(jì)律。任何一位從事秘書工作的人員，都必須嚴(yán)守企業(yè)的秘密，不得有失密、泄密的行為發(fā)生。堅(jiān)持秘書工作的保密原則，必須做到如下事項(xiàng):要強(qiáng)化保密意識(shí)，關(guān)于保密的意義和泄密的危害，以及當(dāng)今社會(huì)保密與竊密、間諜與反間諜的斗爭(zhēng)情況，秘書人員應(yīng)有清醒的認(rèn)識(shí)和深刻的了解，以保持高度的警惕性;要具備法律知識(shí)，熟知國家頒發(fā)的一系列保密法規(guī)，明確國家秘密的定義、范圍和等級(jí)，以及保密工作的方針、制度和法律責(zé)任;要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，并敢于同一切泄密和竊密行為作斗爭(zhēng)。三、秘書工作的特點(diǎn)?從屬性從屬性是現(xiàn)代秘書工作最全然的屬性和特點(diǎn)。?被動(dòng)性秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動(dòng)性。?事務(wù)性秘書工作絕大多數(shù)差不多上具體的事務(wù)工作。?綜合性秘書機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作也就具有鮮亮的綜合性。?機(jī)要性指秘書工作的機(jī)密性和重要性。四、秘書工作的作用?樞紐作用秘書部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。?參謀助手作用秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個(gè)過程中。?形象作用秘書人員在工作中的一舉一動(dòng)、一言一行以及辦事風(fēng)格，都代表本單位的形象。五、秘書工作的差不多方法1.授意授意，確實(shí)是秘書同意和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)意圖確實(shí)是領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)某一問題的意見、傾向和企圖，即領(lǐng)導(dǎo)工作的差不多思想。秘書工作的一個(gè)重要特點(diǎn)確實(shí)是“遵旨行事”，它是對(duì)秘書的差不多要求，是秘書發(fā)揮參謀助手作用的前提和基礎(chǔ)，是提高秘書工作效率和質(zhì)量的重要保證。（1）從把握領(lǐng)導(dǎo)工作的熱點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖領(lǐng)導(dǎo)工作的熱點(diǎn)是領(lǐng)導(dǎo)者在一定時(shí)期內(nèi)工作意圖最為集中的表現(xiàn)。抓住了熱點(diǎn)，就等于抓住了領(lǐng)導(dǎo)意圖的核心，就能與領(lǐng)導(dǎo)工作同步。為此，秘書還必須連續(xù)不斷地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。（2）從把握領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖一般來講，領(lǐng)導(dǎo)者所提出的意見是比較完備和深刻的。但對(duì)某項(xiàng)新的工作或在臨時(shí)處理某個(gè)問題的時(shí)候，常常是有感而發(fā)，提出的意見往往是零散的、片斷的。秘書要善于從這些零散的、片斷的意見中抓住領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點(diǎn)，對(duì)其認(rèn)真領(lǐng)會(huì)并加以深化，以進(jìn)一步完善領(lǐng)導(dǎo)意圖。（3）從不同角度捕捉和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖秘書要做到以下兩點(diǎn):一是要善于緊緊抓住領(lǐng)導(dǎo)意圖的要點(diǎn)與核心，把領(lǐng)導(dǎo)意圖同上級(jí)指示精神和下級(jí)實(shí)際情況進(jìn)行比較分析，做到上下一致，有理有據(jù)。二是要善于以要緊領(lǐng)導(dǎo)者的思想為主線，多方面汲取其他領(lǐng)導(dǎo)者的意見，集思廣益，綜合歸納，以形成領(lǐng)導(dǎo)集體的意圖.（4）從把握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性特點(diǎn)中領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖由于領(lǐng)導(dǎo)者各自的氣質(zhì)、性格、能力和工作方式的不同，其授意的方法也不盡相同。從授意程度上看，有簡(jiǎn)潔式和詳細(xì)式的;從授意內(nèi)容上看，有觀點(diǎn)式和素材式的;從授意方式上看，有直接式和間接式的;從授意頻率上看，有一次性和多次性的。（5）從把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的實(shí)質(zhì)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖領(lǐng)導(dǎo)意圖有明示性意圖和暗示性意圖、確定性意圖和非確定性意圖、總體性意圖和具體性意圖之分。不管哪種領(lǐng)導(dǎo)意圖，秘書都要注意把握其精神實(shí)質(zhì)，認(rèn)真貫徹落實(shí)。秘書應(yīng)注意:對(duì)明示性意圖，要堅(jiān)決照辦;對(duì)暗示性意圖，要心領(lǐng)神會(huì);對(duì)確定性意圖，要如實(shí)貫徹;對(duì)非確定性意圖，要補(bǔ)充完善;對(duì)總體性意圖，要始終遵循;對(duì)具體性意圖，要靈活執(zhí)行。2.請(qǐng)示請(qǐng)示:確實(shí)是秘書在工作中有疑難而無法處置時(shí)，向領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)求指示;或無權(quán)處理時(shí)，向領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)求批準(zhǔn)。對(duì)此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該做出答復(fù)或批復(fù)。秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的工作助手，必須按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，不得擅作主張，更無決策之權(quán)，多請(qǐng)示，既是對(duì)秘書工作紀(jì)律的要求,又是防止秘書工作出現(xiàn)差錯(cuò)和失誤的重要保證。請(qǐng)示時(shí)需注意:（1）請(qǐng)示的對(duì)象要選準(zhǔn)秘書請(qǐng)示工作，要遵守按領(lǐng)導(dǎo)分工、對(duì)口請(qǐng)示的原則。一般只向分管領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)示有關(guān)工作，以幸免多頭請(qǐng)示和越級(jí)請(qǐng)示。對(duì)涉及多方面的綜合性工作，秘書應(yīng)向主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)示，并將有關(guān)情況通報(bào)其他分管領(lǐng)導(dǎo)者。（2）請(qǐng)示的內(nèi)容要單一秘書請(qǐng)示的內(nèi)容必須是自己難以處理或無權(quán)處理的情況，必須由領(lǐng)導(dǎo)者給予指示或授權(quán)辦理。秘書請(qǐng)示要盡量做到內(nèi)容單一，尤其在對(duì)重要事項(xiàng)需以書面形式請(qǐng)示時(shí)，一定要遵守一文一事的規(guī)則，不得將多項(xiàng)事務(wù)寫在同一份請(qǐng)示的公文內(nèi)。(3）請(qǐng)示的形式要靈活秘書請(qǐng)示，能夠是口頭形式，也能夠是書面形式。一般情況下，重大的事、涉及政策方面的事、需要授權(quán)批準(zhǔn)的事，秘書要作書面請(qǐng)示，領(lǐng)導(dǎo)者則應(yīng)作書面批復(fù)，以示慎重，并便于日后查證;一般情況、事務(wù)性工作、只需解決一些疑難的事，秘書可用口頭請(qǐng)示，領(lǐng)導(dǎo)者只作口頭答復(fù)或指示;緊急的事，秘書可先口頭請(qǐng)示，及時(shí)辦理，事后再補(bǔ)寫書面請(qǐng)示，以便存檔備查。（4）請(qǐng)示的時(shí)機(jī)要適當(dāng)一般情況下，秘書請(qǐng)示必須在事前進(jìn)行，待領(lǐng)導(dǎo)者指示或批準(zhǔn)后方可行動(dòng)。只有在專門情況下，才能采取邊做邊請(qǐng)示或“先斬后奏”的方法。所謂“事前請(qǐng)示，事后報(bào)告”，就講明了請(qǐng)示和報(bào)告在時(shí)機(jī)選擇上的不同特點(diǎn)，對(duì)此，秘書應(yīng)牢記在心。（5）請(qǐng)示的態(tài)度要謙恭凡是請(qǐng)示，差不多上下級(jí)向上級(jí)提出請(qǐng)求。秘書向領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)示，實(shí)際上也反映了上下級(jí)之間的工作關(guān)系。因此，不管是口頭請(qǐng)示，依舊書面請(qǐng)示，秘書都必須擺正自己的角色位置，在請(qǐng)示的態(tài)度上要表示出對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的尊敬，態(tài)度一定要謙和，言語一定要得體，做到彬彬有禮。3.報(bào)告報(bào)告:確實(shí)是秘書向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者反映情況，提出建議,或應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者要求做出匯報(bào)。其目的是便于領(lǐng)導(dǎo)者了解情況，掌握進(jìn)程。關(guān)于秘書的報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)者不一定做出答復(fù)或批示。報(bào)告時(shí)應(yīng)注意:（1）報(bào)告的內(nèi)容要客觀真實(shí)秘書向領(lǐng)導(dǎo)者報(bào)告的內(nèi)容:一是報(bào)告當(dāng)前工作的情況和進(jìn)程，讓領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)了解下情并做出指導(dǎo);二是報(bào)告工作中發(fā)生的重大問題，讓領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)做出處理;三是提出合理化意見和建議，供領(lǐng)導(dǎo)者改進(jìn)工作時(shí)參考;四是應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的要求匯報(bào)有關(guān)情況。（2）報(bào)告的方式要靈活秘書向領(lǐng)導(dǎo)者報(bào)告的方式要緊有以下幾種:一是口頭報(bào)告。優(yōu)點(diǎn)是能夠和領(lǐng)導(dǎo)者直接進(jìn)行多方面的雙向交流，有利于克服文牘主義，適用于向喜愛務(wù)實(shí)作風(fēng)的領(lǐng)導(dǎo)者做報(bào)告;缺點(diǎn)是可重復(fù)性差，受口語表達(dá)能力的限制較多。二是書面報(bào)告。優(yōu)點(diǎn)是比較正規(guī)，便于領(lǐng)導(dǎo)者過目和考慮,也便于保存?zhèn)洳?缺點(diǎn)是不能與領(lǐng)導(dǎo)者當(dāng)面進(jìn)行雙向交流。此外，還有會(huì)議報(bào)告、單獨(dú)報(bào)告、電話報(bào)告、臨機(jī)報(bào)告等多種方式。每種方式各有所長(zhǎng)，秘書應(yīng)依照實(shí)際情況，靈活運(yùn)用。（3）報(bào)告要區(qū)分不同對(duì)象由于領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)、能力、文化程度、性格特征和工作適應(yīng)各不相同，對(duì)秘書報(bào)告工作的要求也不一樣。同時(shí)還應(yīng)處理好幾個(gè)關(guān)系:一是要緊領(lǐng)導(dǎo)者和分管領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系。重大情況，要向正、副職領(lǐng)導(dǎo)者都報(bào)告;日常事務(wù)，只報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)者即可。二是在家領(lǐng)導(dǎo)者和外出領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系。秘書要隨時(shí)將在家主持工作的領(lǐng)導(dǎo)者就一些重大問題的處理意見，適時(shí)報(bào)告給在外工作的要緊領(lǐng)導(dǎo)者，并轉(zhuǎn)達(dá)要緊領(lǐng)導(dǎo)者的意見，以保持信息的暢通。（4）報(bào)告的時(shí)機(jī)要恰到好處那個(gè)地點(diǎn)所講的時(shí)機(jī)，是指要適時(shí)報(bào)告，以獲得較好的時(shí)效價(jià)值.秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的耳目，諸如群眾對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的批判和反映，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的建議和要求等，秘書有責(zé)任如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)者報(bào)告，但需要恰到好處地掌握時(shí)機(jī)，應(yīng)選擇領(lǐng)導(dǎo)者樂意聽取報(bào)告的時(shí)機(jī)進(jìn)行報(bào)告。秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的近身人員，報(bào)告工作十分方便，然而，不能事無巨細(xì)都去請(qǐng)示報(bào)告，過于頻繁的報(bào)告勢(shì)必會(huì)干擾領(lǐng)導(dǎo)者的精力。即使是必須向領(lǐng)導(dǎo)者報(bào)告的事項(xiàng)，也要選擇時(shí)機(jī)進(jìn)行報(bào)告，如此，才能取得良好的效果。（5）報(bào)告的語言要簡(jiǎn)明扼要報(bào)告，不管是口頭報(bào)告依舊書面報(bào)告，都要主旨明確，條理清晰，語言精練，文字簡(jiǎn)短，以節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)者的時(shí)刻，減輕領(lǐng)導(dǎo)者的負(fù)擔(dān)。這就要求秘書在報(bào)告前要充分預(yù)備，報(bào)告時(shí)要言簡(jiǎn)意賅，杜絕煩瑣冗長(zhǎng)?！締栴}討論】1.你對(duì)秘書這一職業(yè)是如何看的?2.秘書工作的原則有哪些?3.秘書工作有什么作用?第二個(gè)問題，講講秘書的素養(yǎng)與職業(yè)道德秘書的素養(yǎng)素養(yǎng)通常指一個(gè)人的氣質(zhì)、性格、毅力、愛好、意志、氣度等；修養(yǎng)通常指一個(gè)人在政治、思想、作風(fēng)、知識(shí)、技能等方面長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)與實(shí)踐所達(dá)到的水平。素養(yǎng)與修養(yǎng)關(guān)系緊密，素養(yǎng)是修養(yǎng)的基礎(chǔ)，一個(gè)人具有良好的素養(yǎng)，就容易形成高水平的修養(yǎng)；修養(yǎng)則能夠彌補(bǔ)素養(yǎng)的不足，就如同先天羸弱的人，通過長(zhǎng)期刻苦的鍛煉，也會(huì)體魄健壯一樣。秘書的素養(yǎng)修養(yǎng)是指秘書人員在政治、思想、作風(fēng)、道德品質(zhì)、知識(shí)、能力、心理諸方面的綜合素養(yǎng)。一、秘書的素養(yǎng)要求（一）政治素養(yǎng)1、良好的政治素養(yǎng)；2、強(qiáng)烈的事業(yè)心；3、較高的理論政策水平；4、實(shí)事求是的思想作風(fēng)；5、淡泊明志，樂于奉獻(xiàn)；6、踏實(shí)細(xì)致，一絲不茍。（二）知識(shí)素養(yǎng)秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識(shí)面；秘書工作又有自己的專業(yè)特點(diǎn)，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業(yè)知識(shí)。秘書應(yīng)有四方面知識(shí)的縱橫結(jié)合，其結(jié)構(gòu)能夠用羅馬字母“Ⅱ”來表示。1．基礎(chǔ)知識(shí)秘書應(yīng)具有的基礎(chǔ)知識(shí)分為兩個(gè)方面：一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，即相當(dāng)于高中水平的語文、政治、歷史、地理、外語知識(shí)；另一方面是自然科學(xué)知識(shí)，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物等知識(shí)。高中文化程度，是國家對(duì)政府機(jī)關(guān)干部的最低要求，也是秘書人員應(yīng)有知識(shí)的差不多層次，是“Ⅱ”的底線。2．專業(yè)知識(shí)專業(yè)知識(shí)是指所有秘書人員都應(yīng)具有的秘書業(yè)務(wù)知識(shí)，包括：公文和應(yīng)用文寫作知識(shí)，文書制作和文書處理知識(shí)，檔案保管知識(shí)，辦公室治理知識(shí)，調(diào)查研究知識(shí)，會(huì)議組織知識(shí)，信訪工作知識(shí)，信息科學(xué)知識(shí)，行為科學(xué)知識(shí)和公共關(guān)系知識(shí)等等。3．行業(yè)知識(shí)行業(yè)知識(shí)是秘書人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)，如在政府機(jī)關(guān)工作的.必須具有行政治理知識(shí)，在工商企業(yè)工作的必須具有企業(yè)治理知識(shí)、市場(chǎng)營銷知識(shí)。其他處在教育、軍事、外事、科學(xué)、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員，也應(yīng)分不具有各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。專業(yè)知識(shí)和行業(yè)知識(shí)是秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的中間層次，是“Ⅱ”的兩根支撐線。4.相關(guān)知識(shí)這一部分是秘書人員為適應(yīng)時(shí)代需要，做好工作，應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識(shí)，是秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次，有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。學(xué)習(xí)這些知識(shí)，能夠使秘書人員從更寬敞的領(lǐng)域去從事秘書工作。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，各項(xiàng)改革措施不斷深化，不管是哪行哪業(yè)的秘書人員，不明白得點(diǎn)經(jīng)濟(jì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)是不行的。為把我國建設(shè)成法治國家，全國都進(jìn)行法制教育，秘書也不能例外。有些知識(shí)能夠使秘書人員從更深的角度去認(rèn)識(shí)秘書工作和秘書活動(dòng)。比如社會(huì)學(xué)、心理學(xué)，它有助于秘書人員認(rèn)識(shí)自己的社會(huì)地位和社會(huì)價(jià)值，調(diào)整自己的心理狀態(tài)，運(yùn)用科學(xué)的方法更自覺地、更有效地適應(yīng)秘書工作和秘書活動(dòng)。還有些知識(shí)能夠關(guān)心秘書人員從更好更先進(jìn)的角度去考慮和從事秘書工作，比如領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、信息傳播學(xué)等等。相關(guān)知識(shí)是“Ⅱ”的頂線。（三）心理素養(yǎng)1、樹立正確的人生觀；2、確定適度的抱負(fù)水平；3、學(xué)會(huì)調(diào)節(jié)心理壓力；4、克服不良心理阻礙；5、培養(yǎng)健康的興趣和愛好；6、養(yǎng)成良好的生活適應(yīng)；7、積極參加體育鍛煉；8、做事有百折不悔、堅(jiān)持到底的勇氣和毅力；9、具有自信、熱忱、樂觀、沉著、飽滿的情緒及幽默感。（四）、能力要求秘書的能力要求秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動(dòng)的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。要緊是：1．寫作能力具體是指公文和事務(wù)應(yīng)用文的寫作能力，這和對(duì)記者、作家的寫作能力要求不同。秘書人員要寫好公文和應(yīng)用文，應(yīng)具有語法、修辭、邏輯知識(shí)，應(yīng)掌握大量的詞匯和不同的句式，應(yīng)具有公文和應(yīng)用文文體知識(shí)，應(yīng)掌握常用漢字和簡(jiǎn)化字，掌握標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法，并通過長(zhǎng)期實(shí)踐，將這些知識(shí)綜合起來轉(zhuǎn)化為寫作能力。應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，寫作能力并不僅僅是文字表達(dá)能力，還反映了一個(gè)人的思維能力、觀看能力和語言組織能力。這同樣是需要加以鍛煉、培養(yǎng)才能提高的。秘書還要練習(xí)書法，雖不必成為書法家，但要求把字寫得端正、勻稱、流利。2，口頭表達(dá)能力秘書不僅要會(huì)寫文章，還要能講會(huì)道。秘書應(yīng)會(huì)講一口標(biāo)準(zhǔn)而且流利的一般話，要口齒清晰，不緊不慢。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話語言要簡(jiǎn)明扼要，對(duì)群眾講話也切忌嚕蘇冗長(zhǎng)，更不要拖音帶腔。同樣，思維清晰才能講話清晰。要使講話有條有理，秘書要多考慮，講話前要善于打腹稿，不要信口開河，滔滔不絕，也不能沉默寡言，問一句答一句。3．聽知能力秘書要善于耐心傾聽和正確理解不人的發(fā)言，要能從不人的冗長(zhǎng)、反復(fù)的發(fā)言中拎出要領(lǐng)，或是從眾口交加、激烈爭(zhēng)論中抓住重點(diǎn)，同時(shí)能轉(zhuǎn)化為自己清晰簡(jiǎn)明的語言加以復(fù)述。聽知能力還意味著秘書應(yīng)努力掌握方言、外語和民族語言。我國疆土寬闊、民族眾多，現(xiàn)在實(shí)行開放政策，橫向聯(lián)系和國際交流日益增多，秘書多明白一種方言、多明白一種民族語言或外語，確實(shí)是多了一樣交際工具，多了一條信息渠道。4．閱讀概括能力秘書要善于閱讀，既善于精讀，如對(duì)重要文件或經(jīng)典文本逐字逐句研究，從字里行間領(lǐng)會(huì)其微言大義；又要善于快讀和泛讀，善于從連篇累牘之中摘出其重要的警句或關(guān)鍵詞，或是提煉濃縮，寫成提綱或摘要。5．社交活動(dòng)能力現(xiàn)代社會(huì)中的秘書已不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫作，而是經(jīng)常要參加各種社會(huì)活動(dòng)，外出聯(lián)系工作，調(diào)查情況，收集信息，進(jìn)行協(xié)調(diào)，參加各種會(huì)議、會(huì)談或宴會(huì)，甚至有參加外事活動(dòng)的機(jī)會(huì)。秘書人員必須具有一定的社會(huì)活動(dòng)能力，明白得各種場(chǎng)合的禮儀、禮節(jié)，善于待人接物，善于處理復(fù)雜的人際關(guān)系。6．協(xié)調(diào)能力秘書要善于發(fā)覺機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間、部門與部門之間、機(jī)關(guān)與基層之間工作上的矛盾或不平衡；要善于發(fā)覺文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致；要善于發(fā)覺領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、干部與干部之間的誤解或不和，并及時(shí)加以溝通、協(xié)調(diào)。7．觀看分析能力秘書在工作中要時(shí)時(shí)、事事、處處做有心人，善于觀看，善于發(fā)覺“死角”，及時(shí)提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)注意，要善于做拾遺補(bǔ)闕工作。不僅善于發(fā)覺問題，而且要善于分析問題、提出解決問題的方法供領(lǐng)導(dǎo)擇用、實(shí)施。觀看分析能力是秘書工作由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)的前提條件。8．應(yīng)變能力秘書的大部分工作都有章可循，應(yīng)嚴(yán)格按照政策和規(guī)章制度辦事。但有些工作，尤其是事務(wù)性工作，在專門的時(shí)刻、地點(diǎn)、條件下，也常會(huì)出現(xiàn)意想不到的情況。秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事平復(fù)的應(yīng)變能力，處理問題既要符合原則，又要有一定的機(jī)動(dòng)性和靈活性。9．使用先進(jìn)辦公器械的能力諸如電話機(jī)、錄音機(jī)、擴(kuò)音機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等等。凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備，秘書人員都應(yīng)學(xué)會(huì)使用。盡管部門內(nèi)可能有專門的操作人員，但秘書人員如具有使用能力，能夠備工作上的不時(shí)之需。10．預(yù)測(cè)能力預(yù)測(cè)是在大量事實(shí)和信息的基礎(chǔ)上，對(duì)可能發(fā)生或立即發(fā)生的情況作出科學(xué)的可能。有經(jīng)驗(yàn)并富有制造精神的秘書人員應(yīng)培養(yǎng)和鍛煉自己的預(yù)測(cè)能力，這有助于進(jìn)行主動(dòng)服務(wù)和預(yù)防工作差錯(cuò)，也有助于秘書人員獲得晉升為治理者、決策者的機(jī)會(huì)。11、經(jīng)歷力準(zhǔn)確經(jīng)歷事物的能力。假如連續(xù)不記得相同的事物，那么不僅會(huì)降低工作的效率，而且還可能會(huì)令上司感到困惑。因此，為了促使上司對(duì)自己更加信任，應(yīng)努力做到一次性地記牢上司講過的話。此外，還有一個(gè)重要的問題，確實(shí)是必須做筆記。12、執(zhí)行力以適當(dāng)?shù)姆绞窖杆偬幚順I(yè)務(wù)的能力。盡管在進(jìn)行工作時(shí)擅自作出決定可能會(huì)產(chǎn)生問題，然而沒有上司的指示就不行動(dòng)問題更大。秘書應(yīng)具備在必要的時(shí)候推斷狀況并迅速作出處理的能力。二、秘書性格要求盡管作為上司的助手是秘書的要緊職責(zé)，然而秘書同時(shí)還承擔(dān)著代表公司形象的職責(zé)。秘書給人的印象通常是與上司或公司的形象緊密相連的。因此必須有意地培養(yǎng)這種性格。秘書應(yīng)具備的性格如下所述。1、掌握職務(wù)范圍、謙虛2、擁有團(tuán)隊(duì)精神，能夠和任何人構(gòu)筑良好的合作關(guān)系3、待人接物和氣有禮4、沉穩(wěn)，鎮(zhèn)定5、責(zé)任感強(qiáng)、能夠忠實(shí)執(zhí)行指示6、能夠靈活應(yīng)對(duì)各種不同情況7、老實(shí)、爽朗、幽默、自制8、始終保有上進(jìn)心三、秘書的心理修養(yǎng)1、秘書的心理修養(yǎng)秘書心理健康的差不多品質(zhì)；(1)秘書心理的調(diào)適。秘書的心理健康是指秘書個(gè)體能以良好的心理狀態(tài)適應(yīng)職業(yè)活動(dòng)的環(huán)境，它包括以下幾個(gè)方面的差不多品質(zhì)：①忠誠②機(jī)敏（思維機(jī)敏、動(dòng)作機(jī)敏）③穩(wěn)重（處世穩(wěn)重、辦事穩(wěn)當(dāng)、應(yīng)急穩(wěn)妥）④堅(jiān)強(qiáng)⑤隨和⑥幽默⑦自制:在成功面前要自制、在挫折面前要自制、在屈辱面前要自制、在權(quán)力和欲望面前要自制。（2）秘書的心理調(diào)適①、秘書的心理障礙常有：壓抑心理、焦慮心理、厭煩心理、依靠心理、羞怯心理、自負(fù)和自卑心理②秘書心理調(diào)適的方法博覽群書，開闊胸襟。培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。善于反省，自我調(diào)適。傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情趣。增強(qiáng)自信心，科學(xué)安排工作。培養(yǎng)自己的交往能力，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性。2.女性秘書的自我愛護(hù)自尊自重自愛。有正確的認(rèn)識(shí)和心態(tài)。把握交往的尺寸。采取有力有效的方法。秘書的職業(yè)道德一、秘書的職業(yè)道德規(guī)范1、文明禮貌；2、愛崗敬業(yè)3；老實(shí)守信；4、辦事公道。5、勤勞節(jié)儉；6、遵紀(jì)守法；7、團(tuán)結(jié)互助；8、開拓創(chuàng)新；、二、秘書的職業(yè)守則謙虛慎重，文明禮貌；辦事公道，熱情服務(wù)；實(shí)事求是，講究實(shí)效；兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄；忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)；鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能；奉公守法，不假借上司名義以權(quán)謀私。1．忠于職守秘書應(yīng)忠于職守,大而言之是忠于國家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本機(jī)關(guān)、本單位的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益。忠于職守的另一個(gè)含義是對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍’。忠于職守還意味著恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)無名英雄。不僭權(quán)、不越權(quán)，不以二首長(zhǎng)自居，不狐假虎威。2．嚴(yán)守機(jī)密秘書人員接觸機(jī)密文件多，參加重要會(huì)議多，在領(lǐng)導(dǎo)周圍的機(jī)會(huì)多，總而言之，接觸機(jī)密多。秘書人員要嚴(yán)守黨和國家機(jī)密，也不得泄露或出賣本單位的政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技情報(bào)。秘書人員還應(yīng)做到不泄露領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系群眾利益的事，也不得議論不人的隱私，以免制造矛盾、破壞團(tuán)結(jié)。3．恪守信用秘書工作嚴(yán)謹(jǐn)縝密，而又責(zé)任重大。秘書人員為忠于職守必須在工作中、人際交往中恪守信用。包括約定會(huì)晤、安排會(huì)議、組織會(huì)議、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時(shí)；同意任務(wù)如不能按期完成，必須及時(shí)匯報(bào)，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕易答允不人所托而自己又力所不能及的情況，一旦答允就應(yīng)該盡一切力量去辦到。4．文明禮貌秘書在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。禮貌要求秘書與人談話要凝視對(duì)方，用心傾聽；而不能漫不經(jīng)心、左顧右盼或同時(shí)做其他工作。禮貌還要求秘書的舉止言談得體，既不傲慢、冷淡，又不顯得阿諛、做作。5．廉潔奉公秘書應(yīng)做到奉公守法、廉潔清白，不以權(quán)謀私，不同意賄賂。廉潔奉公的秘書既是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位糾正不正之風(fēng)的得力干部，又是關(guān)心首長(zhǎng)廉正清明的有力助手。三、問題討論1.秘書應(yīng)具有如何樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)？2.秘書應(yīng)具有哪些能力？3.秘書應(yīng)具有哪些職業(yè)道德？4.你認(rèn)為秘書應(yīng)具有哪些性格？第三個(gè)問題，簡(jiǎn)要講一下秘書的文字工作關(guān)于調(diào)查研究與調(diào)研報(bào)告的寫作一、調(diào)查研究是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)和做好辦公室工作的成功之道（一）何謂調(diào)查研究所謂調(diào)查，確實(shí)是客觀地了解情況；所謂研究，確實(shí)是科學(xué)地探求事物的本質(zhì)和規(guī)律。調(diào)查研究，確實(shí)是人們?cè)趯?shí)踐中對(duì)客觀情況的了解，對(duì)事物本質(zhì)的分析。（二）首領(lǐng)人物有關(guān)調(diào)查研究的論述毛澤東：1936年在《反對(duì)本本主義》一文中提出“沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)”的聞名論斷，他多次提倡領(lǐng)導(dǎo)干部要自己動(dòng)手寫文章，并把這點(diǎn)提高到學(xué)風(fēng)、黨風(fēng)的高度來認(rèn)識(shí)。鄧小平：1956年指出：離開調(diào)查研究，不可能有正確的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)同志要學(xué)會(huì)拿筆，拿筆桿是實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)的要緊方法。：1993年講過，堅(jiān)持做好調(diào)查研究這篇大文章，是我們的謀事之基、成事之道。：2004年提出，要堅(jiān)持和完善調(diào)查研究制度。（三）調(diào)查研究的重要性調(diào)查研究是一門科學(xué)，是一項(xiàng)實(shí)踐，是一項(xiàng)差不多功。調(diào)查研究是一種方法，認(rèn)識(shí)世界、改造世界的差不多方法。沒有調(diào)查研究，就沒有發(fā)言權(quán)、領(lǐng)導(dǎo)權(quán)、決策權(quán)、治理權(quán)、監(jiān)督權(quán)，沒有文稿起草權(quán)。二、搞好調(diào)查研究需要把握的三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)調(diào)研前的預(yù)備調(diào)研中的實(shí)施調(diào)研后的處理（一）調(diào)研前的預(yù)備1、搜集調(diào)研信息，包括學(xué)習(xí)有關(guān)文件、資料；2、提出調(diào)研方案，宗旨、時(shí)刻、地點(diǎn)、部門、調(diào)研后處理、從哪些方面調(diào)研；3、形成調(diào)研提綱（最核心的）。（二）調(diào)研中的實(shí)施四種方法：1、小型座談會(huì)2、個(gè)不交談3、現(xiàn)場(chǎng)考察4、調(diào)閱文檔（三）調(diào)研后的處理1、寫作調(diào)研報(bào)告2、發(fā)送調(diào)研信息3、推廣典型經(jīng)驗(yàn)4、確定課題研究5、轉(zhuǎn)化調(diào)研成果三、道德文章功夫在外（如何樣提高調(diào)研水平）（一）提高自身素養(yǎng)字如其人，文如其人。字者，氣也；文者，人也。詩言志，文即人。研究文字，必先研究人。做好文章，必先做好人。（二）養(yǎng)成良好適應(yīng)1、讀書讀書破萬卷，下筆如有神。板凳要做十年冷，文章不寫一句空。（范文瀾）書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟。熟讀唐詩三百首，可不能寫來也會(huì)吟。精讀馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論、三個(gè)代表重要思想、科學(xué)進(jìn)展觀等理論書籍、文件、資料、文章及秘書等專業(yè)知識(shí)。泛讀政治學(xué)、法學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、社會(huì)學(xué)、治理學(xué)、心理學(xué)、文學(xué)、美學(xué)、數(shù)學(xué)、歷史學(xué)、地理學(xué)、生物學(xué)、建筑學(xué)等等。2、積存（1）積存的必要性書到用時(shí)方恨少厚積而薄發(fā)好記性不如爛筆頭量變到質(zhì)變（2）積存資料的途徑做讀書筆記做摘錄卡片剪報(bào)建立數(shù)據(jù)庫三個(gè)倉庫（秦牧）直接材料倉庫（從生活中得來的）間接材料倉庫（從書籍資料中得來的）民間資料倉庫（從老百姓哪兒得來的）3、考慮（1）考慮的必要性業(yè)精于勤荒于嬉行成于思?xì)в陔S（韓愈）思維是最大的歡樂（馬克思）（2）考慮的方法從思維方向分：逆向思維、線性思維、發(fā)散思維從思維性質(zhì)分：理性思維、非理性思維從思維類不分：邏輯思維、形象思維4、交友居必?fù)襦l(xiāng)，游必就士與君一席話，勝讀十年書與肝膽人相處，從無字句處讀書四、如何樣起草調(diào)查報(bào)告？（一）合理構(gòu)架，提綱挈領(lǐng)提綱是起草調(diào)研報(bào)告等文稿的首要環(huán)節(jié)。一個(gè)好的提綱，往往意味著調(diào)研報(bào)告成功的一半。主題一級(jí)標(biāo)題二級(jí)標(biāo)題三級(jí)標(biāo)題（二）體現(xiàn)意旨，力圖創(chuàng)新創(chuàng)新是調(diào)研報(bào)告等文稿寫作的靈魂，是文稿能否出彩的關(guān)鍵，也是做好調(diào)查研究工作的一種境地和追求。立意創(chuàng)新，以體現(xiàn)高遠(yuǎn)意境；構(gòu)架創(chuàng)新，以體現(xiàn)結(jié)構(gòu)引力；觀點(diǎn)創(chuàng)新，以體現(xiàn)視覺沖擊；素材創(chuàng)新，以體現(xiàn)再造活力；表述創(chuàng)新，以體現(xiàn)感人文采。（三）文字凝煉，語言明晰語言凝煉而不失規(guī)范表達(dá)準(zhǔn)確而不顯呆板文字爽朗而不覺花哨數(shù)據(jù)精確而不列繁多（四）切脈準(zhǔn)確，吃透兩頭所謂吃透兩頭，確實(shí)是上頭和下頭的結(jié)合。（五）消化汲取，捕捉靈感消化是一種背對(duì)背的溝通與交流，是打通思路、講究文采，提高非理性思維能力的重要途徑。靈感、頓悟、直覺、聯(lián)想（六）選材精當(dāng)，畫龍點(diǎn)睛（七）一以貫之，前后照顧呼應(yīng)看起來是一種文字技巧，實(shí)質(zhì)上反映的是一個(gè)文字工作者應(yīng)有的素養(yǎng)和功底。開頭與結(jié)尾要相呼應(yīng)成績(jī)與問題要相照顧問題與對(duì)策要相對(duì)應(yīng)論據(jù)與論點(diǎn)要相適應(yīng)（八）磨煉角度，選好標(biāo)題（九）學(xué)點(diǎn)哲學(xué)，多點(diǎn)哲理（十）舉一反三，提升層次（十一）龍頭豹尾，熊腹唯實(shí)講究文采而不失真實(shí)是調(diào)研報(bào)告等文稿起草的成功基石。關(guān)于新聞寫作的差不多知識(shí)一、關(guān)于新聞的差不多概念1、新聞的定義