提升工作效率技巧教材課件

提升工作效率技巧講師：李薛2017年4月提升工作效率技巧講師：李薛工作效率決定個人成敗

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為什么很多人感覺自己工作很盡力，卻沒有達到預(yù)期的效果或者收效甚微？

為什么有的人工作很輕松，而且卻能保質(zhì)保量地完成工作？

工作效率決定個人成敗那么，什么是工作效率呢？工作效率就是指工作產(chǎn)出與投入之比，通俗地講就是在進行某任務(wù)時，取得的成績與所用時間、精力、金錢等比值。

產(chǎn)出大于投入，就是正效率

產(chǎn)出小于投入，就是負效率那么，什么是工作效率呢？工作效率就是指工作產(chǎn)出與

一天動物園管理員發(fā)現(xiàn)袋鼠從籠子里跑出來了,于是開會討論,一致認為是籠子的高度過低.所以他們決定將籠子的高度由原來的10米加高到20米.結(jié)果第二天他們發(fā)現(xiàn)袋鼠還是跑到外面來,所以他們又決定再將高度加高到30米.沒想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面,于是管理員大為緊張,決定一不做二步休,將籠子的高度加高到100米.一天長頸鹿和幾只袋鼠們在閑聊,“你們看,這些人會不會再繼續(xù)加高你們的籠子?”長頸鹿問.“很難講。”袋鼠說：“如果他們再繼續(xù)忘記關(guān)門的話！”討論：我們從這個故事中學(xué)到了什么？故事一天動物園管理員發(fā)現(xiàn)袋鼠從籠子里跑出來了,于是開提高個人工作效率巧干勝于苦干提高個人工作效率【案例】人力資源部任經(jīng)理為人誠懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自己應(yīng)該做的事情，每天都忙，卻忙的不是地方。讓我們來分析一下任經(jīng)理某一天的活動：8:30上司找任經(jīng)理談有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，一直到10:00。10:00正準備工作，又有電話詢問有關(guān)新員工薪資的問題，解釋了20分鐘。10:20給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進來請示匯報工作，一直到11:00。11:00處理文件報告等，到12:00，還有一部分沒有過目。吃過午飯，看了一會報紙，聊了一會天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報告還沒有完成，就急忙趕到辦公室。14:00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管不放心，本應(yīng)是他的職責(zé)，任經(jīng)理又全包了下來，包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等都由任經(jīng)理自己確定，這項工作又占去兩個小時。16:00剛要寫公司人力資源規(guī)劃報告，一個下屬又進來請示工作，順便聊了一會私事和公司最近的傳聞。16：30召集下屬開會，因為下屬反映部門內(nèi)部不團結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會議不僅沒有達到預(yù)期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到17:00。已經(jīng)沒有時間寫報告，只好把未寫完的報告和需要處理的文件帶回家。晚上又得加班了。【案例】人力資源部任經(jīng)理為人誠懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自仔細分析一下，任經(jīng)理的時間為什么不夠用？電話干擾——對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，是薪酬主管的職責(zé)。會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制。上司不定期召見使時間具有很大的隨意性。喜歡下屬事事請示匯報的官僚作風(fēng)，浪費了許多時間。對下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時間。工作沒有目標(biāo)和程序，就沒有主動性。沒有輕重緩急和主次之分，甚至本末倒置。不會說“不”，對隨機事件不加控制，浪費了許多時間。樂于做熟悉和喜歡做的事，對棘手問題過于拖延，只有通過加班來完成。仔細分析一下，任經(jīng)理的時間為什么不夠用？電話干擾——對公司你是否同時進行著多項工作，但似乎無法全部完成？你是否每晚回家的時候累得精疲力竭，卻又覺得好象有什么事沒有做完？你是否覺得總是沒有時間運動或休閑，甚至是隨便玩玩也沒空？心里的聲音常常對您說：“今天不做沒有關(guān)系，反正明天也能做！”每件事情都想依預(yù)定時間進行，但每次都無法準時開始、準時完成，陷于惡性循環(huán)中。常常把事情延到最后，使自己在時間上沒有變通的彈性。你是否同時進行著多項工作，但似乎無法全部完成？活動

我的工作清單□□□□□活動我的工作清找出什么事情才最重要當(dāng)明白什么事情最重要，要確保將自己的時間和精力放在“最應(yīng)該做的事情”上，并切實執(zhí)行。什么事情最重要？組織的戰(zhàn)略遠景和目標(biāo)個人的工作表現(xiàn)和成績更接近自己的人生目標(biāo)找出什么事情才最重要當(dāng)明白什么事情最重要，要確保將自己的時間講述一個造成您工作效率低的因素或一個您想克服的造成低工作效率的壞習(xí)慣講述一個造成您工作效率低的因素或主要困難將任務(wù)過分簡化，低估完成任務(wù)所需時間，同時應(yīng)付所有事務(wù)，結(jié)果卻一事無成把事情復(fù)雜化，為了一項不太重要的決定，把3-5人牽涉其中做事欠缺效率，別人曾給你意見，說你原本可以更快更好地完成某項任務(wù)未能有效利用資源和支持，有多少次認為自己做會更好更快而謝絕他人的幫助任務(wù)清單上有太多不大重要的事項，沒有考慮任務(wù)的重要性便接受額外的任務(wù)或責(zé)任。主要困難將任務(wù)過分簡化，低估完成任務(wù)所需時間，同時應(yīng)付所有事就業(yè)競爭日趨激烈，學(xué)習(xí)與工作并存，只有在工作中不斷學(xué)習(xí)的人才不會被職場所淘汰。工作壓力大、任務(wù)繁重，如何提高工作效率呢？——提升工作效率技巧就業(yè)競爭日趨激烈，學(xué)習(xí)與工作并存，案例：有益的忠告

查爾斯.M.斯瓦伯,就是那個巴布斯雷漢姆鋼鐵公司經(jīng)營成世界上最大的獨立鋼鐵生產(chǎn)公司的英雄,曾經(jīng)在一次晚宴上向一個叫愛威.李的管理顧問提出了一個挑釁性的問題:”請告訴我怎樣才能用同樣的時間干更多的事情,如果你講得有道理,你要多少錢都行.“不久,斯瓦伯給愛威.李寄了一張3.5萬美元的支票.后來他說那是他有生以來最有益的一堂課.

案例案例：有益的忠告案例愛威.李遞給他一本空白便簽說:每天晚上寫出明天你要干的事,然后按他們的重要性編碼.早晨就開始干第一件事,直到完成.接著開始干第二件事,第三件……如果你沒能完成所有的項目,不要憂慮.如果你這種辦法不靈,別的方法也白費.不信,請你試試看.“

每天的計劃時間如同在使用杠桿來撬重物,四兩撥千斤,代價很小,10-15分鐘,但收益是整個一天的有序與高效.愛威.李遞給他一本空白便簽說:每天晚上寫出明天你

1、在睡覺前寫下第二天要做的事情

很多人喜歡早上起來寫下今天要做的事情。但是這樣做只是一個適應(yīng)性的計劃，因為今天其實已經(jīng)開始了，在你睜眼的那一刻。打仗的士兵不會在第二天早上才裝滿彈藥，這樣不用打也輸定了。所以，如果你能夠在前天晚上就做一個第二天任務(wù)列表，那么當(dāng)你醒來的時候，就會有目的性的奔跑了，回頭看看你會發(fā)現(xiàn)很多人還傻傻的在原地寫著”今天——工作計劃——”這個你昨天就必須搞定的東西。如果你的策略更高明一點，也許你可以試著挑戰(zhàn)為下一周的事情作安排。

1、在睡覺前寫下第二天要做的事情你的辦公桌上放了些什么﹖你的辦公桌上放了些什么﹖保持桌面整潔，只留正在做的事情和需要處理的文件；經(jīng)常要用的物品應(yīng)容易取用；每一件物品應(yīng)擺放在固定的位置，不再需要的東西應(yīng)堅決扔掉；每天下班回家前，要整理好辦公桌，使第二天的工作有個好的開始；及時處理文件，建立相應(yīng)的文檔系統(tǒng)。2、保持辦公環(huán)境整潔保持桌面整潔，只留正在做的事情和需要處理的文件；2、保持辦公道具：——鐵桶一只，大石頭兩塊，碎石若干，細沙一堆，水一罐方法：把以上物品裝進鐵桶。提問：如果請你做這個實驗，你將會按怎樣的順序把以上物品裝進鐵桶？小實驗道具：小實驗緊急不緊急重要A（碎石型的事務(wù)）危機急迫的問題有期限壓力的計劃B（石塊型的事務(wù)）發(fā)掘新機會規(guī)劃改進產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C（細沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動3、分清事件輕重緩急處理緊急不緊急重A（碎石型的事務(wù)）B（石塊型的事務(wù)）不C（細沙活動

我的工作清單（按輕重緩急列表）□1□2□3□4□5活動我的工作清案例

小李是一家房地產(chǎn)公司的行政助理，她曾一度陷入工作的困境。當(dāng)他正努力完成一個同事交給的工作時，另一個同事又打斷她，交給她一項更緊急的工作。她是應(yīng)該停下手頭工作去滿足第二個人的要求呢，還是應(yīng)該繼續(xù)完成第一項工作，滿足第一個人的要求呢？不管怎樣，總會有一個人對她不滿。當(dāng)她向上司求助時，已經(jīng)作好了辭職的準備，但最后還是決定試試上司的建議?，F(xiàn)在小李在她的桌子旁放了一個白板，板上寫著每個人的要求。當(dāng)同事有緊急要求時，他們自己向與之“沖突”的人解釋，獲得優(yōu)先處理權(quán)。既然整個團隊都看到了她的工作安排，小李可以將與每個人相關(guān)的工作列為最優(yōu)先。很快，由于各人的要求是公開的，需緊急處理的工作便大大減少了。案例4、排除外界干擾告訴你的同事你此刻很忙，這樣他們就不會打擾你了。當(dāng)你在做重要工作的時候，最好暫時關(guān)掉電腦屏幕、把手機打成震動，這樣你就不會因為無聊的電話、QQ、微信等等而分心了。讓自己安心坐在椅子上，直到你能夠完成工作。4、排除外界干擾當(dāng)一項工作很無聊的時候，我們大腦總是會找一些讓我們分心的理由來阻止我們完成工作。它會不斷暗示你“去刷個朋友圈吧，去看個小說吧或者干其他無關(guān)的事情?！边@一點，我相信是很多人的通病，這也不能怪我們：因為這是大腦的生理結(jié)構(gòu)決定的。我們能做的事就是暗示自己要“淡定”，然后堅持下去。我們會為戰(zhàn)勝自己而感到自豪的！提升工作效率技巧教材一年實際投入到工作中的時間？

溫馨提示：一年365天，52周，104天周末11天法定節(jié)假日春節(jié)放假1個月，相當(dāng)于公司春節(jié)年假多放16天上班時間：8：00-12：00；14:30-18:00相當(dāng)于一天上班7.5小時一年實際投入到工作中的時間？

溫馨提示：一年365天，52年工作日：365天-104天-11天-16天＝234天年實際工作日：234天×7.5小時/24小時=73天月實際工作日：73天÷12月＝6天年工作日：5、把有限的工作時間充分利用起來在有限的工作時間里就應(yīng)該工作，而不應(yīng)該去做一些與工作無關(guān)的事情。珍惜時間是為了創(chuàng)造更大的價值，要珍惜自己的時間，同時也要珍惜別人的時間。5、把有限的工作時間充分利用起來6、尋求他人的幫助

有時我們會發(fā)現(xiàn)，自己做的工作可能是其他員工已經(jīng)做過的。有時查找一些資料，辛辛苦苦查找到了，結(jié)果發(fā)現(xiàn)另一位員工以前已經(jīng)查找過了，如果當(dāng)初向他咨詢，就不必費這么大的勁了。將員工的工作成果共享，是一個很重要的問題。特別是對于員工較多的公司，這一點尤其顯得重要。管理者可以利用部門內(nèi)部的辦公例會讓大家介紹各自的工作情況；另外，對一些工作成果資料要妥善的分類和保管，這些都能達到工作成果共享的目的。6、尋求他人的幫助有時我們會發(fā)現(xiàn)，自己做的工作可能

有時我們會面臨一些難題，如果您陷在一個思路中，可能會空耗時間，這時不妨同他人溝通一下，聽聽別人的見解，或許有更多的解決思路。

如果遇到難題就一籌莫展，那就是在浪費時間。對復(fù)雜的工作，善于分解，分而治之。如果做不到，可以尋求他人的協(xié)助，或暫時擱置。等經(jīng)過醞釀之后有了思路再做，有些難題可能在你放松思考的時候會迎刃而解。

有時我們會面臨一些難題，如果您陷在一個思路中，謝謝~謝謝~提升工作效率技巧講師：李薛2017年4月提升工作效率技巧講師：李薛工作效率決定個人成敗

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為什么很多人感覺自己工作很盡力，卻沒有達到預(yù)期的效果或者收效甚微？

為什么有的人工作很輕松，而且卻能保質(zhì)保量地完成工作？

工作效率決定個人成敗那么，什么是工作效率呢？工作效率就是指工作產(chǎn)出與投入之比，通俗地講就是在進行某任務(wù)時，取得的成績與所用時間、精力、金錢等比值。

產(chǎn)出大于投入，就是正效率

產(chǎn)出小于投入，就是負效率那么，什么是工作效率呢？工作效率就是指工作產(chǎn)出與

一天動物園管理員發(fā)現(xiàn)袋鼠從籠子里跑出來了,于是開會討論,一致認為是籠子的高度過低.所以他們決定將籠子的高度由原來的10米加高到20米.結(jié)果第二天他們發(fā)現(xiàn)袋鼠還是跑到外面來,所以他們又決定再將高度加高到30米.沒想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面,于是管理員大為緊張,決定一不做二步休,將籠子的高度加高到100米.一天長頸鹿和幾只袋鼠們在閑聊,“你們看,這些人會不會再繼續(xù)加高你們的籠子?”長頸鹿問.“很難講?！贝笳f：“如果他們再繼續(xù)忘記關(guān)門的話！”討論：我們從這個故事中學(xué)到了什么？故事一天動物園管理員發(fā)現(xiàn)袋鼠從籠子里跑出來了,于是開提高個人工作效率巧干勝于苦干提高個人工作效率【案例】人力資源部任經(jīng)理為人誠懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自己應(yīng)該做的事情，每天都忙，卻忙的不是地方。讓我們來分析一下任經(jīng)理某一天的活動：8:30上司找任經(jīng)理談有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，一直到10:00。10:00正準備工作，又有電話詢問有關(guān)新員工薪資的問題，解釋了20分鐘。10:20給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進來請示匯報工作，一直到11:00。11:00處理文件報告等，到12:00，還有一部分沒有過目。吃過午飯，看了一會報紙，聊了一會天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報告還沒有完成，就急忙趕到辦公室。14:00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管不放心，本應(yīng)是他的職責(zé)，任經(jīng)理又全包了下來，包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等都由任經(jīng)理自己確定，這項工作又占去兩個小時。16:00剛要寫公司人力資源規(guī)劃報告，一個下屬又進來請示工作，順便聊了一會私事和公司最近的傳聞。16：30召集下屬開會，因為下屬反映部門內(nèi)部不團結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會議不僅沒有達到預(yù)期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到17:00。已經(jīng)沒有時間寫報告，只好把未寫完的報告和需要處理的文件帶回家。晚上又得加班了。【案例】人力資源部任經(jīng)理為人誠懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自仔細分析一下，任經(jīng)理的時間為什么不夠用？電話干擾——對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，是薪酬主管的職責(zé)。會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制。上司不定期召見使時間具有很大的隨意性。喜歡下屬事事請示匯報的官僚作風(fēng)，浪費了許多時間。對下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時間。工作沒有目標(biāo)和程序，就沒有主動性。沒有輕重緩急和主次之分，甚至本末倒置。不會說“不”，對隨機事件不加控制，浪費了許多時間。樂于做熟悉和喜歡做的事，對棘手問題過于拖延，只有通過加班來完成。仔細分析一下，任經(jīng)理的時間為什么不夠用？電話干擾——對公司你是否同時進行著多項工作，但似乎無法全部完成？你是否每晚回家的時候累得精疲力竭，卻又覺得好象有什么事沒有做完？你是否覺得總是沒有時間運動或休閑，甚至是隨便玩玩也沒空？心里的聲音常常對您說：“今天不做沒有關(guān)系，反正明天也能做！”每件事情都想依預(yù)定時間進行，但每次都無法準時開始、準時完成，陷于惡性循環(huán)中。常常把事情延到最后，使自己在時間上沒有變通的彈性。你是否同時進行著多項工作，但似乎無法全部完成？活動

我的工作清單□□□□□活動我的工作清找出什么事情才最重要當(dāng)明白什么事情最重要，要確保將自己的時間和精力放在“最應(yīng)該做的事情”上，并切實執(zhí)行。什么事情最重要？組織的戰(zhàn)略遠景和目標(biāo)個人的工作表現(xiàn)和成績更接近自己的人生目標(biāo)找出什么事情才最重要當(dāng)明白什么事情最重要，要確保將自己的時間講述一個造成您工作效率低的因素或一個您想克服的造成低工作效率的壞習(xí)慣講述一個造成您工作效率低的因素或主要困難將任務(wù)過分簡化，低估完成任務(wù)所需時間，同時應(yīng)付所有事務(wù)，結(jié)果卻一事無成把事情復(fù)雜化，為了一項不太重要的決定，把3-5人牽涉其中做事欠缺效率，別人曾給你意見，說你原本可以更快更好地完成某項任務(wù)未能有效利用資源和支持，有多少次認為自己做會更好更快而謝絕他人的幫助任務(wù)清單上有太多不大重要的事項，沒有考慮任務(wù)的重要性便接受額外的任務(wù)或責(zé)任。主要困難將任務(wù)過分簡化，低估完成任務(wù)所需時間，同時應(yīng)付所有事就業(yè)競爭日趨激烈，學(xué)習(xí)與工作并存，只有在工作中不斷學(xué)習(xí)的人才不會被職場所淘汰。工作壓力大、任務(wù)繁重，如何提高工作效率呢？——提升工作效率技巧就業(yè)競爭日趨激烈，學(xué)習(xí)與工作并存，案例：有益的忠告

查爾斯.M.斯瓦伯,就是那個巴布斯雷漢姆鋼鐵公司經(jīng)營成世界上最大的獨立鋼鐵生產(chǎn)公司的英雄,曾經(jīng)在一次晚宴上向一個叫愛威.李的管理顧問提出了一個挑釁性的問題:”請告訴我怎樣才能用同樣的時間干更多的事情,如果你講得有道理,你要多少錢都行.“不久,斯瓦伯給愛威.李寄了一張3.5萬美元的支票.后來他說那是他有生以來最有益的一堂課.

案例案例：有益的忠告案例愛威.李遞給他一本空白便簽說:每天晚上寫出明天你要干的事,然后按他們的重要性編碼.早晨就開始干第一件事,直到完成.接著開始干第二件事,第三件……如果你沒能完成所有的項目,不要憂慮.如果你這種辦法不靈,別的方法也白費.不信,請你試試看.“

每天的計劃時間如同在使用杠桿來撬重物,四兩撥千斤,代價很小,10-15分鐘,但收益是整個一天的有序與高效.愛威.李遞給他一本空白便簽說:每天晚上寫出明天你

1、在睡覺前寫下第二天要做的事情

很多人喜歡早上起來寫下今天要做的事情。但是這樣做只是一個適應(yīng)性的計劃，因為今天其實已經(jīng)開始了，在你睜眼的那一刻。打仗的士兵不會在第二天早上才裝滿彈藥，這樣不用打也輸定了。所以，如果你能夠在前天晚上就做一個第二天任務(wù)列表，那么當(dāng)你醒來的時候，就會有目的性的奔跑了，回頭看看你會發(fā)現(xiàn)很多人還傻傻的在原地寫著”今天——工作計劃——”這個你昨天就必須搞定的東西。如果你的策略更高明一點，也許你可以試著挑戰(zhàn)為下一周的事情作安排。

1、在睡覺前寫下第二天要做的事情你的辦公桌上放了些什么﹖你的辦公桌上放了些什么﹖保持桌面整潔，只留正在做的事情和需要處理的文件；經(jīng)常要用的物品應(yīng)容易取用；每一件物品應(yīng)擺放在固定的位置，不再需要的東西應(yīng)堅決扔掉；每天下班回家前，要整理好辦公桌，使第二天的工作有個好的開始；及時處理文件，建立相應(yīng)的文檔系統(tǒng)。2、保持辦公環(huán)境整潔保持桌面整潔，只留正在做的事情和需要處理的文件；2、保持辦公道具：——鐵桶一只，大石頭兩塊，碎石若干，細沙一堆，水一罐方法：把以上物品裝進鐵桶。提問：如果請你做這個實驗，你將會按怎樣的順序把以上物品裝進鐵桶？小實驗道具：小實驗緊急不緊急重要A（碎石型的事務(wù)）危機急迫的問題有期限壓力的計劃B（石塊型的事務(wù)）發(fā)掘新機會規(guī)劃改進產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C（細沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動3、分清事件輕重緩急處理緊急不緊急重A（碎石型的事務(wù)）B（石塊型的事務(wù)）不C（細沙活動

我的工作清單（按輕重緩急列表）□1□2□3□4□5活動我的工作清案例

小李是一家房地產(chǎn)公司的行政助理，她曾一度陷入工作的困境。當(dāng)他正努力完成一個同事交給的工作時，另一個同事又打斷她，交給她一項更緊急的工作。她是應(yīng)該停下手頭工作去滿足第二個人的要求呢，還是應(yīng)該繼續(xù)完成第一項工作，滿足第一個人的要求呢？不管怎樣，總會有一個人對她不滿。當(dāng)她向上司求助時，已經(jīng)作好了辭職的準備，但最后還是決定試試上司的建議?，F(xiàn)在小李在她的桌子旁放了一個白板，板上寫著每個人的要求。當(dāng)同事有緊急要求時，他們自己向與之“沖突”的人解釋，獲得優(yōu)先處理權(quán)。既然整個團隊都看到了她的工作安排，小李可以將與每個人相關(guān)的工作列為最優(yōu)先。很快，由于各人的要求是公開的，需緊急處理的工作便大大減少了。案例4、排除外界干擾告訴你的同事你此刻很忙，這樣他們就不會打擾你了。當(dāng)你在做重要工作的時候，最好暫時關(guān)