英語(yǔ)商務(wù)信函

英語(yǔ)商務(wù)信函英語(yǔ)商務(wù)信函英語(yǔ)商務(wù)信函xxx公司英語(yǔ)商務(wù)信函文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度商務(wù)信函Businessletter

英文信頭寫(xiě)法Heading

信頭也稱(chēng)信端，其內(nèi)容包括發(fā)件公司的名稱(chēng)、標(biāo)志、通信地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)、電子郵箱等。書(shū)寫(xiě)信頭的目的是為了方便收件人了解信函來(lái)自何處，并為回復(fù)提供聯(lián)系方式。很多公司都會(huì)印制帶信頭的信紙。一般來(lái)說(shuō)，人們喜歡將簡(jiǎn)單的信頭放在信紙上端居中，將復(fù)雜的信頭放在信紙的右側(cè)或上下兩端。在使用這種信紙打印信函時(shí)，一定要注意為信頭留出足夠的空間。

對(duì)于私人商務(wù)信函，如求職信等，信頭通常寫(xiě)在信紙的右上方。

如果信函的長(zhǎng)度超過(guò)兩頁(yè)，那么從第2頁(yè)開(kāi)始就不再需要信頭了，只需寫(xiě)上頁(yè)碼、收件人姓名及日期。

英文地址的書(shū)寫(xiě)和中文地址的書(shū)寫(xiě)有很大區(qū)別，應(yīng)遵循從小到大的原則。特別值得注意的是，地址中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)需正確使用。當(dāng)前的習(xí)慣做法是，行末一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但行中間該加標(biāo)點(diǎn)的地方，還是不應(yīng)省略。門(mén)牌號(hào)碼與街道名稱(chēng)之間不加標(biāo)點(diǎn)，但是在城市與國(guó)家名稱(chēng)之間必須用逗號(hào)分開(kāi)。英文信函編號(hào)寫(xiě)法Referencenumber

如果信函上有編號(hào)，收件人和發(fā)件人都能快速了解所指的是哪一封信。這樣既便于文件存檔，又便于日后查閱。信函編號(hào)常見(jiàn)的書(shū)寫(xiě)形式有兩種：

一種比較簡(jiǎn)單的形式“Re:XXX”，例如,Re:Invoice12345或Re:YourletterdatedJanuary20,2006。一種比較常用的形式“Yourref:XXX,Ourref:XXX”，提供一組縮寫(xiě)信息，包括：文件編號(hào)、起草人、錄入人的姓名縮寫(xiě)和部門(mén)代號(hào)等。例如一封由我方JuttaBrawn起草，由HughJohnDavies錄入的信函編號(hào)為“Ourref:JB/HJD”英文日期寫(xiě)法Date商務(wù)信函必須寫(xiě)日期，它對(duì)于文件存檔及信息查考都有重要意義。

書(shū)寫(xiě)日期應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1.“年”應(yīng)完全寫(xiě)出，如2006，不能簡(jiǎn)寫(xiě)成06；2.在正式信函中“月”最好不用縮寫(xiě)，而是完整地寫(xiě)出來(lái)；3.書(shū)寫(xiě)“日”可以用序數(shù)詞，但最好用基數(shù)詞；英式信函日期按日、月、年的順序，且中間沒(méi)有逗號(hào)，如：12July2006；美式信函日期按月、日、年的順序，中間加逗號(hào)，如：July12，2006。第五講：英文信內(nèi)地址寫(xiě)法Insideaddress由于不同國(guó)家書(shū)寫(xiě)地址的習(xí)慣不同，收件人地址應(yīng)按照對(duì)方公司信紙中的信頭書(shū)寫(xiě)，切勿擅自更改。寫(xiě)國(guó)際地址時(shí)，不要忘記在最后一行寫(xiě)上國(guó)家名。航空投遞的信函，要在信內(nèi)地址之上注明。以下為幾種信內(nèi)地址的寫(xiě)作實(shí)例：致某公司：Messrs.LakeKane＆Co.，Ltd.66MartinsLaneLondonEC3V7BH致公司中某職位：TheManagerEaglePressInc.66MartinsLaneLondonEC3V7BH

致公司某人：Mrs.JuttaBrownEaglePressInc.66MartinsLaneLondonEC3V7BH英文請(qǐng)某人注意行寫(xiě)法Attention/Attn.

請(qǐng)某人注意行（Attention，縮寫(xiě)：Attn.）用于寫(xiě)信人在把信寄給一個(gè)單位時(shí)，希望把信遞交給某人或某部門(mén)處理。Attention位于信內(nèi)地址下空一行，加上底線；寫(xiě)法分英式和美式兩種，例如：FortheattentionofMr.DavidSchiller（英式），Attention:Mr.DavidSchiller（美式）。使用Attention時(shí)，因?yàn)樾藕瘜?shí)際上是寄給公司的，所以開(kāi)頭的稱(chēng)呼（Salutation）為DearSirs,（英式）和Gentlemen（美式）。英文稱(chēng)呼寫(xiě)法Salutation

如果信是寫(xiě)給公司的，并沒(méi)有直接的聯(lián)系人，稱(chēng)呼應(yīng)為：“DearSirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能確定收信人性別的情況下，還可以使用ToWhomItMayConcern或DearSirorMadam。在寫(xiě)信給特定的組織時(shí)，更愿意使用DearMember,DearCustomer,和DearHumanResourcesManager這樣的稱(chēng)呼。如果知道收件人的姓名，就應(yīng)該直接把姓名用入稱(chēng)呼里。

商務(wù)信函一般用DearMissBrown，DearMr.Smith。Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。寫(xiě)給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用Dear或Mydear再加上表示親屬關(guān)系的稱(chēng)呼或直稱(chēng)其名。例如：Mydearfather，DearTom等。英文主題寫(xiě)法Subject

書(shū)寫(xiě)Subject能便于收件人迅速了解信的主要內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)如果信內(nèi)有ReferenceNumber，就不一定再寫(xiě)Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三種書(shū)寫(xiě)形式：直接書(shū)寫(xiě)、Subject:和Re:。為了突出還可以加底線、加粗、全大寫(xiě)等，例如：INVOICE12345Re:Invoice12345Subject:Invoice12345英文信正文寫(xiě)法Body正文是信函的核心內(nèi)容。一封內(nèi)容得體的商務(wù)信函，不僅能夠達(dá)到把事情辦好的目的，而且還能促進(jìn)雙方的友誼。在商業(yè)界人們通常用5個(gè)C來(lái)衡量一封信函的好壞：Conciseness(簡(jiǎn)潔)、Clarity(明了)、Correctness(正確)、Completeness(完整)、Courtesy(禮貌)。DearMr.Smith,

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Yourssincerely，MingLi英文結(jié)尾敬辭寫(xiě)法Complimentaryclose

幾乎所有的商務(wù)信函都會(huì)用到結(jié)尾敬辭。它寫(xiě)在正文下面，第一個(gè)字母要大寫(xiě)，最后一個(gè)詞的后面有逗號(hào)。

至于要選用怎樣的字句，通常由作者自行決定，一般來(lái)說(shuō)結(jié)尾敬辭和開(kāi)頭的稱(chēng)呼有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，例如：1.如果不知到收件人的姓名，開(kāi)頭的稱(chēng)呼是DearSirs，（英式）或Gentelmen:（美式），則結(jié)尾敬辭采用Yoursfaithfully，（英式）或Yourstruly，（美式）；2.如果知到收件人的姓名，開(kāi)頭的稱(chēng)呼是DearMr.Brown，則結(jié)尾敬辭采用Yourssincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。3.如果是寫(xiě)給朋友，家人或同事，開(kāi)頭的稱(chēng)呼是DearDavid，則結(jié)尾敬辭采用Bestwishes英文簽名、附件寫(xiě)法Signature/Enclosure

簽名代表了寫(xiě)信人，所以其形體和寫(xiě)法應(yīng)保持固定。簽名最好用鋼筆。署名既要難以模仿又要清晰易解。為便于辨認(rèn)，一般商務(wù)書(shū)信，還應(yīng)在簽名下方將發(fā)信人的姓名用打字形式打出。簽名格式和規(guī)則有以下一些約定：

1.簽名者代表公司、某單位名義時(shí)，應(yīng)在結(jié)束詞下方打出全部大寫(xiě)的單位名稱(chēng)，然后再簽名。

2.女性簽名時(shí)，為便于回信人正確使用稱(chēng)呼，應(yīng)在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3.當(dāng)負(fù)責(zé)人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時(shí)，要加上by,for,perpro或P.P.字樣。

如果信函中有附件，在信紙的左下角，與簽名間隔1行或是2行的位置打上“Enclosure”或其縮寫(xiě)Encl.或Enc.。如果附件不止一項(xiàng)，應(yīng)寫(xiě)成Encls.或Encs.，并應(yīng)注明有幾個(gè)附件，以便收信人查點(diǎn)，例如：Encl.OnecheckEncls.Catalogueand2PhotosEncl.a/s（指附件如信中所述，a/s即Asstated）英文抄送、附言寫(xiě)法Carboncopy/Postscript

如果本信函需要抄送他人閱覽，則須注明抄送人的名稱(chēng)，例如：cc.Mr.DavidSchiller,ExecutingManager

附言（Postscript，簡(jiǎn)寫(xiě)為P.S.）用來(lái)說(shuō)明沒(méi)有包括在信中的想法和內(nèi)容。有時(shí)一封信寫(xiě)完了，突然又想起遺漏的事情，這時(shí)可用附言填補(bǔ)遺漏內(nèi)容。在促銷(xiāo)和私人信件中，附言也可以用來(lái)強(qiáng)調(diào)寫(xiě)信人請(qǐng)求收信人采取的行動(dòng)和做出的考慮。附言應(yīng)盡量做到簡(jiǎn)明扼要。附言通常在簽名下方，從左側(cè)頂格書(shū)寫(xiě)，例如：P.S.Eachindividual’sE-mailaddressremainsunchanged英文書(shū)信格式及英美差異英文書(shū)信通常由下列五個(gè)部分組成：A信頭（Heading）信頭包括寫(xiě)信人地址和寫(xiě)信日期，通常寫(xiě)在信箋的右上角。在比較熟識(shí)的朋友之間的通信，寫(xiě)信人的地址?？陕匀ァ１菊n的信頭就只寫(xiě)了寫(xiě)信日期，而沒(méi)有寫(xiě)信人的地址。日期通常有下列兩種定法：（a）月、日、年：如August15,200__（b）日、月、年：如15thaugust,200__地址的寫(xiě)法通常是由小到大，如：門(mén)牌號(hào)、街道名、市（縣）名、省名、國(guó)名（郵政編碼通常寫(xiě)在城市名之后）。這同中文書(shū)信的地址寫(xiě)法完全相反。地址可以寫(xiě)1～3行，日期寫(xiě)在地址的下方（見(jiàn)信箋格式）。B稱(chēng)呼（Salutation）稱(chēng)呼指寫(xiě)信人對(duì)收信人的稱(chēng)呼，如DearXiaojun，寫(xiě)在信頭的下方和信箋的左邊。稱(chēng)呼一般用Dear…或Mydear…開(kāi)頭，稱(chēng)呼后一般用逗號(hào)。C正文（Body）這是書(shū)信的主體部分，即寫(xiě)信人要表達(dá)的內(nèi)容。正文要求文字通順，層次分明，表意清楚?？梢允謺?shū)，也可以打?qū)?。D結(jié)束語(yǔ)（ComplimentaryClose）它是書(shū)信結(jié)尾的恭維話，相當(dāng)于文中書(shū)信最后的“祝好”、“致禮”之類(lèi)的話語(yǔ)。本課書(shū)信中的“Bestwishes”（致以最好的祝愿）就是結(jié)束語(yǔ)。E簽名（Signature）簽名通常簽在結(jié)束語(yǔ)下方的中間偏右的位置，如本課信中的Charlie.簽名應(yīng)是親筆書(shū)寫(xiě)，即使是打?qū)憴C(jī)打出的信件，最后仍需親筆簽名。在簽名的上方可根據(jù)寫(xiě)信人和收信人的關(guān)系寫(xiě)上Sincerelyyours/Yourssincerely（用于長(zhǎng)輩或朋友之間），或Respectfullyyours/Yoursrespectfully（用于對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí)）。英文書(shū)信格式稱(chēng)謂差異商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信（BusinessorCommercialEnglishCorrespondence）是指交易時(shí)所使用的通信。在美國(guó)，常用Businesswriting，它包括書(shū)信、電報(bào)、電話、電傳、報(bào)告書(shū)、明信片等。英語(yǔ)和美語(yǔ)在書(shū)信體例方面存在著一定的差異，比如信頭和稱(chēng)呼、書(shū)信格式、遣詞、結(jié)尾客套語(yǔ)等均有所不同。一般來(lái)說(shuō)，英國(guó)書(shū)信較為保守，許多英國(guó)人喜歡用老式書(shū)信體，用詞較為正式刻板，而美國(guó)書(shū)信語(yǔ)言非常生氣、有活力，格式也較為簡(jiǎn)便。因此當(dāng)我們寫(xiě)信的對(duì)象是英國(guó)或其舊殖民地國(guó)家時(shí)，要使用標(biāo)準(zhǔn)式英語(yǔ)Queen'sEnglish；如果寫(xiě)信的對(duì)象是美國(guó)或美國(guó)勢(shì)力范圍的地區(qū)時(shí)，就要用美國(guó)英語(yǔ)。當(dāng)然，英國(guó)式的語(yǔ)言文化近年來(lái)也有變化，但總體來(lái)說(shuō)，兩者間的差異是很明顯的。商業(yè)英文書(shū)信，一般都要求用打字機(jī)或電腦整齊地打印，左邊各行開(kāi)頭垂直的，稱(chēng)為垂直式或齊頭式（Blockstyle），美國(guó)常用這種格式；每段的第一個(gè)詞縮進(jìn)去，稱(chēng)為縮進(jìn)式或鋸齒式（indentedstyle），英國(guó)常用此格式。垂直式的職務(wù)及簽名都在左邊的邊欄界線，這種格式，在極度尊重工作效率的美國(guó)公司，已普遍采用。正式的商業(yè)英語(yǔ)書(shū)信要在稱(chēng)呼的上方寫(xiě)上收信公司名稱(chēng)和地址或收信人的名字全稱(chēng)、職務(wù)及地址，稱(chēng)為信內(nèi)地址（Insideaddress）。信內(nèi)地址的寫(xiě)法也有垂直式和縮進(jìn)式之分，垂直式和稱(chēng)美國(guó)式將各行并列，縮進(jìn)式或稱(chēng)英國(guó)式將各行依次退縮。不過(guò)，近來(lái)英國(guó)商業(yè)書(shū)信信內(nèi)地址并未依次縮進(jìn)，似乎與美國(guó)式相同。此外，在美國(guó)還流行一種普通收信人地址的寫(xiě)法，就是在書(shū)信的InsideAddress中，把門(mén)牌號(hào)和街名都省略掉。在英文書(shū)信中要使用敬語(yǔ)，最普遍的敬語(yǔ)是Mr,Mrs和Miss（用于未婚女性）。英國(guó)人常