會展旅游策劃步驟課件

第二章會展旅游策劃第一節(jié)會展旅游策劃步驟第二章會展旅游策劃第一節(jié)會展旅游策劃步驟1前言“預則立，不預則廢”，好的策劃是成功的基石，會展旅游策劃就是對會展旅游活動的全過程的計劃。

前言“預則立，不預則廢”，好的策劃是成功2一、工作實施1、準備工作※組建會展旅游策劃小組?！治霰敬螘孤糜蔚南嚓P(guān)信息?！_立本次會展旅游的活動目標。一、工作實施1、準備工作3一、工作實施2、工作步驟※第一步：分析目標群眾。初步圈定活動的參與者，分析目標公眾的主要來源地區(qū)、行業(yè)、年齡和性別結(jié)構(gòu)等群體性情況。※第二步：設計活動主題。策劃者需要重點考慮幾個因素，包括活動目標、信息個性、地方特色和公眾需求等?！谌剑簲M定初步方案。對整個會展旅游活動的形式、創(chuàng)意、思路及模式等進行深入思考，使總體構(gòu)想細化，具有可操作性?！谒牟剑贺攧帐罩ьA算。一、工作實施2、工作步驟4一、工作實施※第五步：審定所擬方案。由策劃者匯報活動方案，相關(guān)領導、專家和工作人員就策劃的內(nèi)容進行研討和審定。策劃者根據(jù)審定意見，對方案予以完善?！诹剑盒纬刹邉澪募?，撰寫會展旅游策劃書?！谄卟剑焊檿孤糜尾邉潟膶嵤?。對會展旅游活動進行跟蹤，了解策劃書實施情況，幫助解決實施過程中出現(xiàn)的問題。一、工作實施※第五步：審定所擬方案。由策劃者匯報活動方案，相5一、工作實施3、特別提示※一次會展活動，最好只有一個主題，這樣才能把組織者最想傳達的信息最充分地傳達給目標公眾，才能引起受眾群體的關(guān)注，并且比較容易記住主題所要表達的信息?！辽贉蕚鋬商壮醪椒桨福詡淝闆r有變化時，能夠在最短時間里作出相應的應急調(diào)整。一、工作實施3、特別提示6二、專業(yè)知識會展旅游的整個策劃過程可分為四個階段，即策劃準備階段、策劃進行階段、策劃完成階段和后續(xù)工作階段，各個階段又包括若干個具體步驟。二、專業(yè)知識會展旅游的整個策劃過程可分為四7會展旅游策劃流程圖分析相關(guān)信息審定初擬方案財物收支預算確立活動目標分析目標公眾擬定初步方案設計活動主題形成策劃文件跟蹤會展旅游策劃書的實施是否通過組建會展旅游策劃小組是否策劃準備階段策劃完成階段后續(xù)工作階段策劃進行階段會展旅游策劃流程圖分析相關(guān)信息審定初擬方案財物收支預算確立活8二、專業(yè)知識1、組建會展旅游策劃小組※在會展旅游策劃工作開展之前必須組建一個策劃小組，小組成員必須清楚組織者內(nèi)部各個部門的職能分工，并能依此統(tǒng)籌策劃出各個部門在本次會展旅游活動中的分工與協(xié)作。只有將每個部門的工作職責、每項工作的預期目標等事先明確列出，才能保證沒有無事可做的部門，也沒有無人去做的工作，從而使活動得以順利開展?！_到預期目標，對策劃小組人員的組成要有一定的要求。很多情況下，會展旅游活動的策劃小組由活動組織者直接領導，各部門派人員參加。二、專業(yè)知識1、組建會展旅游策劃小組9二、專業(yè)知識2、分析相關(guān)信息策劃者最初得到的信息量較大且無序，只有借助科學的分析方法，將信息篩選、歸類和總結(jié),取得由此及彼、由表及里的認識，才能有效地利用信息進行科學的策劃。會展旅游策劃者需要分析的信息主要有以下幾類。（1）組織者自身信息（2）旅游產(chǎn)品供需信息（3）社會背景信息二、專業(yè)知識2、分析相關(guān)信息10二、專業(yè)知識3、確立活動目標一次活動可能會有多個目標，這些目標在策劃準備階段就應該盡可能清晰、明確。只有明確了目標，才能為活動的策劃和實施設立標準，使策劃思維得以有序進行。會展旅游的活動目標大致包括以下幾個方面：促進具有共同興趣的人員之間的溝通與聯(lián)絡。提高旅游人員對某一具體問題的了解程度。向特定人士推薦新產(chǎn)品。促進目的地會展旅游業(yè)的發(fā)展。樹立并擴大組織者的影響。以舉辦會議或展覽的方式獲利。二、專業(yè)知識3、確立活動目標11二、專業(yè)知識4、分析目標公眾成功的活動通常都應該滿足特定公眾（活動參與者）的需求。會展旅游是以特定的方式（如會議、展覽、獎勵旅游等），針對特定的公眾展開的。因此，在策劃進行階段，最先需要做的工作就是分析目標公眾。（1）初步確定活動的參與者（2）分析其他情況二、專業(yè)知識4、分析目標公眾12二、專業(yè)知識5、設計活動主題主題是一次活動內(nèi)容的高度概括，是圍繞會展旅游活動目標、對整個會展旅游活動的策劃與操作起指導和規(guī)范作用的中心思想。一次會展旅游活動在具體執(zhí)行時由若干個項目組成，主題能連接所有具體項目，使之成為一個有機活動整體。主題對于策劃的重要性，決定了策劃者在分析目標公眾之后，必須精心設計活動的主題，找出活動的最大“賣點”。設計主題時，策劃者需要重點考慮策劃目標、信息特性、地方特色和公眾需求等幾個因素。二、專業(yè)知識5、設計活動主題13二、專業(yè)知識（1）策劃目標既然主題時目標的概念化，那么主題一定要服從和服務于目標，有了服從和服務于目標的主題，才能使策劃不至于無的放矢，不至于與組織的根本目標背離。（2）信息特性策劃者需要考慮如何使活動組織者打算向目標公眾傳播的信息擁有自己獨特新穎、有別于其他信息的個性特色。二、專業(yè)知識（1）策劃目標14二、專業(yè)知識（3）地方特色根據(jù)會議、展覽地區(qū)的旅游資源特點設計出來的會展旅游主題必定會有吸引力，尤其要注意發(fā)揮旅游地傳統(tǒng)文化對游客的吸引作用。因為歷史的發(fā)展使得很多旅游地由于濃厚的歷史文化積淀而釋放出非常顯著的文化吸引力。這種文化積淀所演繹成的旅游地的內(nèi)在吸引力對游客的影響非常強烈，值得策劃者給予高度重視。（4）公眾需求策劃者需要依據(jù)目標公眾特定的欣賞心理，把握市場脈搏，設計出能夠適應、引導、創(chuàng)造消費需求的會展旅游活動主題。二、專業(yè)知識（3）地方特色15二、專業(yè)知識6、擬訂初步方案擬定初步方案的內(nèi)容主要有：確定活動舉辦地和組織活動的中介機構(gòu)，策劃各項目的活動內(nèi)容與實施步驟，選擇旅游線路（景點），策劃營銷活動和來賓接待工作，組建應對突發(fā)事件的應急小組，確定活動效果評估標準和方法等?？傊?，擬定的方案要盡量詳細，考慮問題要盡可能周到。二、專業(yè)知識6、擬訂初步方案16二、專業(yè)知識7、財務收支預算一次會議、展覽以及相應旅游活動的組織和實施，所需費用必須有預算，做到組織者心中有數(shù)，是計劃具有可行性和現(xiàn)實操作性；通過預算，可以根據(jù)人力、物力、財力的可能性分清活動中各個環(huán)節(jié)的輕重緩急，從而使資金的投入取得最佳效果。哪些支出是必須的，哪些是多余的。二、專業(yè)知識7、財務收支預算17二、專業(yè)知識8、審定所擬方案（1）匯報方案策劃者應向會展旅游活動的主要領導、專家匯報初步的活動方案。匯報的內(nèi)容主要包括活動的背景資料、活動的主題思想、市場環(huán)境分析、活動方案的實施步驟和預期結(jié)果等。（2）咨詢答辯匯報后，可請相關(guān)領導、專家就活動的內(nèi)容進行詢問甚至提出質(zhì)疑，然后作出比較明確的解答，并認真記下各方面的意見和建議。（3）修改完善分析各方面反饋回來的意見和建議并進行整理，將方案予以完善。在分析相關(guān)信息時，要盡可能做到全面、詳細，多與領導和相關(guān)部門溝通、交流。二、專業(yè)知識8、審定所擬方案18二、專業(yè)知識9、形成策劃文件會展旅游策劃書是整個策劃過程最終形成的文件，是經(jīng)過選擇的最優(yōu)方案所形成的書面材料。一份詳細的策劃書可以為會展旅游活動提供依據(jù)，以確?；顒拥臅r間安排、人力配備和資金使用等。二、專業(yè)知識9、形成策劃文件19二、專業(yè)知識10、跟蹤會展旅游策劃書的實施會展旅游策劃方案實施過程中，策劃者必須保證主題方案的執(zhí)行，除非遇到特殊情況，否則不應擅自變更方案。實施過程中，策劃者還應本著對客戶負責和對會展旅游活動負責的態(tài)度做好跟蹤服務，過問方案實施情況，幫助解決實施過程中出現(xiàn)的新問題。二、專業(yè)知識10、跟蹤會展旅游策劃書的實施20三、課后作業(yè)1、簡述會展旅游的策劃步驟。2、請擬定一次旅游或會展活動的初步方案。3、談談會展旅游策劃書的作用。三、課后作業(yè)1、簡述會展旅游的策劃步驟。21第二章會展旅游策劃第一節(jié)會展旅游策劃步驟第二章會展旅游策劃第一節(jié)會展旅游策劃步驟22前言“預則立，不預則廢”，好的策劃是成功的基石，會展旅游策劃就是對會展旅游活動的全過程的計劃。

前言“預則立，不預則廢”，好的策劃是成功23一、工作實施1、準備工作※組建會展旅游策劃小組?！治霰敬螘孤糜蔚南嚓P(guān)信息?！_立本次會展旅游的活動目標。一、工作實施1、準備工作24一、工作實施2、工作步驟※第一步：分析目標群眾。初步圈定活動的參與者，分析目標公眾的主要來源地區(qū)、行業(yè)、年齡和性別結(jié)構(gòu)等群體性情況。※第二步：設計活動主題。策劃者需要重點考慮幾個因素，包括活動目標、信息個性、地方特色和公眾需求等?！谌剑簲M定初步方案。對整個會展旅游活動的形式、創(chuàng)意、思路及模式等進行深入思考，使總體構(gòu)想細化，具有可操作性。※第四步：財務收支預算。一、工作實施2、工作步驟25一、工作實施※第五步：審定所擬方案。由策劃者匯報活動方案，相關(guān)領導、專家和工作人員就策劃的內(nèi)容進行研討和審定。策劃者根據(jù)審定意見，對方案予以完善?！诹剑盒纬刹邉澪募?，撰寫會展旅游策劃書?！谄卟剑焊檿孤糜尾邉潟膶嵤?。對會展旅游活動進行跟蹤，了解策劃書實施情況，幫助解決實施過程中出現(xiàn)的問題。一、工作實施※第五步：審定所擬方案。由策劃者匯報活動方案，相26一、工作實施3、特別提示※一次會展活動，最好只有一個主題，這樣才能把組織者最想傳達的信息最充分地傳達給目標公眾，才能引起受眾群體的關(guān)注，并且比較容易記住主題所要表達的信息。※至少準備兩套初步方案，以備情況有變化時，能夠在最短時間里作出相應的應急調(diào)整。一、工作實施3、特別提示27二、專業(yè)知識會展旅游的整個策劃過程可分為四個階段，即策劃準備階段、策劃進行階段、策劃完成階段和后續(xù)工作階段，各個階段又包括若干個具體步驟。二、專業(yè)知識會展旅游的整個策劃過程可分為四28會展旅游策劃流程圖分析相關(guān)信息審定初擬方案財物收支預算確立活動目標分析目標公眾擬定初步方案設計活動主題形成策劃文件跟蹤會展旅游策劃書的實施是否通過組建會展旅游策劃小組是否策劃準備階段策劃完成階段后續(xù)工作階段策劃進行階段會展旅游策劃流程圖分析相關(guān)信息審定初擬方案財物收支預算確立活29二、專業(yè)知識1、組建會展旅游策劃小組※在會展旅游策劃工作開展之前必須組建一個策劃小組，小組成員必須清楚組織者內(nèi)部各個部門的職能分工，并能依此統(tǒng)籌策劃出各個部門在本次會展旅游活動中的分工與協(xié)作。只有將每個部門的工作職責、每項工作的預期目標等事先明確列出，才能保證沒有無事可做的部門，也沒有無人去做的工作，從而使活動得以順利開展?！_到預期目標，對策劃小組人員的組成要有一定的要求。很多情況下，會展旅游活動的策劃小組由活動組織者直接領導，各部門派人員參加。二、專業(yè)知識1、組建會展旅游策劃小組30二、專業(yè)知識2、分析相關(guān)信息策劃者最初得到的信息量較大且無序，只有借助科學的分析方法，將信息篩選、歸類和總結(jié),取得由此及彼、由表及里的認識，才能有效地利用信息進行科學的策劃。會展旅游策劃者需要分析的信息主要有以下幾類。（1）組織者自身信息（2）旅游產(chǎn)品供需信息（3）社會背景信息二、專業(yè)知識2、分析相關(guān)信息31二、專業(yè)知識3、確立活動目標一次活動可能會有多個目標，這些目標在策劃準備階段就應該盡可能清晰、明確。只有明確了目標，才能為活動的策劃和實施設立標準，使策劃思維得以有序進行。會展旅游的活動目標大致包括以下幾個方面：促進具有共同興趣的人員之間的溝通與聯(lián)絡。提高旅游人員對某一具體問題的了解程度。向特定人士推薦新產(chǎn)品。促進目的地會展旅游業(yè)的發(fā)展。樹立并擴大組織者的影響。以舉辦會議或展覽的方式獲利。二、專業(yè)知識3、確立活動目標32二、專業(yè)知識4、分析目標公眾成功的活動通常都應該滿足特定公眾（活動參與者）的需求。會展旅游是以特定的方式（如會議、展覽、獎勵旅游等），針對特定的公眾展開的。因此，在策劃進行階段，最先需要做的工作就是分析目標公眾。（1）初步確定活動的參與者（2）分析其他情況二、專業(yè)知識4、分析目標公眾33二、專業(yè)知識5、設計活動主題主題是一次活動內(nèi)容的高度概括，是圍繞會展旅游活動目標、對整個會展旅游活動的策劃與操作起指導和規(guī)范作用的中心思想。一次會展旅游活動在具體執(zhí)行時由若干個項目組成，主題能連接所有具體項目，使之成為一個有機活動整體。主題對于策劃的重要性，決定了策劃者在分析目標公眾之后，必須精心設計活動的主題，找出活動的最大“賣點”。設計主題時，策劃者需要重點考慮策劃目標、信息特性、地方特色和公眾需求等幾個因素。二、專業(yè)知識5、設計活動主題34二、專業(yè)知識（1）策劃目標既然主題時目標的概念化，那么主題一定要服從和服務于目標，有了服從和服務于目標的主題，才能使策劃不至于無的放矢，不至于與組織的根本目標背離。（2）信息特性策劃者需要考慮如何使活動組織者打算向目標公眾傳播的信息擁有自己獨特新穎、有別于其他信息的個性特色。二、專業(yè)知識（1）策劃目標35二、專業(yè)知識（3）地方特色根據(jù)會議、展覽地區(qū)的旅游資源特點設計出來的會展旅游主題必定會有吸引力，尤其要注意發(fā)揮旅游地傳統(tǒng)文化對游客的吸引作用。因為歷史的發(fā)展使得很多旅游地由于濃厚的歷史文化積淀而釋放出非常顯著的文化吸引力。這種文化積淀所演繹成的旅游地的內(nèi)在吸引力對游客的影響非常強烈，值得策劃者給予高度重視。（4）公眾需求策劃者需要依據(jù)目標公眾特定的欣賞心理，把握市場脈搏，設計出能夠適應、引導、創(chuàng)造消費需求的會展旅游活動主題。二、專業(yè)知識（3）地方特色36二、專業(yè)知識6、擬訂初步方案擬定初步方案的內(nèi)容主要有：確定活動舉辦地和組織活動的中介機構(gòu)，策劃各項目的活動內(nèi)容與實施步驟，選擇旅游線路（景點），策劃營銷活動和來賓接待工作，組建應對突發(fā)事件的應急小組，確定活動效果評估標準和方法等?？傊瑪M定的方案要盡量詳細，考慮問題要盡可能周到。二、專業(yè)知識6、擬訂初步方案37二、專業(yè)知識7、財務收支預算一次會議、展覽以及相應旅游活動的組織和實施，所需費用必須有預算，做到組織者心中有數(shù)，是計劃具有可行性和現(xiàn)實操作性；通過預算，可以根據(jù)人力、物力、財力的可能性分清活動中各個環(huán)節(jié)的輕重緩急，從而使資金的投入取得最佳效果。哪些支出是必須