企業(yè)行政管理人員培訓(xùn)課程課件

企業(yè)行政管理人員2013年5月企業(yè)行政管理人員課程目錄

行政實(shí)務(wù)（行政接待、電話接打）二

會(huì)務(wù)工作

文書工作

企業(yè)行政管理基礎(chǔ)知識(shí)一三四

保密、印信及辦公室管理工作五

檔案管理

六課程目錄行政實(shí)務(wù)（行政接待、電話接打）二會(huì)務(wù)工培訓(xùn)目標(biāo)提升技能通過(guò)考試結(jié)交朋友培訓(xùn)目標(biāo)提升技能4第四模塊：文書知識(shí)4第四模塊：文書知識(shí)案例導(dǎo)入

小林是某私企經(jīng)理的助理秘書，幾年來(lái)，她勤奮努力，事必躬親，卻發(fā)現(xiàn)總被一些瑣事包圍著。她生性優(yōu)柔寡斷，一件事總是掂量來(lái)掂量去，想出好多種結(jié)果，生怕引人不快。對(duì)一些重要又不太懂的事，她總是采取逃避的態(tài)度，非拖到不能再拖的時(shí)候，才動(dòng)手去處理，結(jié)果卻因時(shí)間倉(cāng)促，常常草草了事。一次老板出差，讓她起草一份在董事會(huì)上的發(fā)言報(bào)告。她想時(shí)間還有一周，不必著急，于是深思熟慮，決心好好給老板露一手。其后的幾天，她忙于完成另外幾件小事，突然一天上班之時(shí)，想到老板明天就要起程了，可是他要的報(bào)告還未見一字。結(jié)果，一份本想轟轟烈烈、一鳴驚人的報(bào)告變成了一份毫無(wú)特色、草草而就的文件。因此，盡管小林幾年來(lái)一直兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干，但工作卻起色不大，職位也一直沒有得到升遷。案例導(dǎo)入小林是某私企經(jīng)理的助理秘書，幾年來(lái)，她勤奮努一、

文書工作概述（一）文書的含義及作用

文書是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中為了傳遞、記載信息，而形成使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務(wù)的憑證性工具。一、文書工作概述（一）文書的含義及作用文書定義包含以下幾方面基本內(nèi)容：第一、文書形成的主體可以是各種社會(huì)組織，也可以是個(gè)人。第二、文書的形成是為了特定的目的。第三、文書是用一定的形式進(jìn)行信息的表達(dá)和存載。一、

文書工作概述文書定義包含以下幾方面基本內(nèi)容：一、文書工作概述（二）文書的作用1、傳遞信息。這是文書的首要作用。人們制作文書的目的就是要把一定的信息傳遞給接受者。2、憑證依據(jù)。文書真實(shí)地記錄了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是人們追溯歷史的憑證。

一、

文書工作概述（二）文書的作用一、文書工作概述文書、公文、文件的關(guān)系文件紙質(zhì)文件文書非紙質(zhì)文件照片文件電子文件聲像文件私人文書公務(wù)文書其他文字材料公文一、

文書工作概述文書、公文、文件的關(guān)系文件紙質(zhì)文書非紙質(zhì)照片文件電子（二）文書工作1、文書工作的含義

文書工作是指圍繞文書的撰制、傳遞、處理和管理而展開的一系列活動(dòng)的總稱。廣義上講，它包括從文書形成直至辦理完畢，單位的領(lǐng)導(dǎo)、文書人員以及其他有關(guān)業(yè)務(wù)人員、秘書人員共同參與的一系列工作。狹義上講，文書工作專指文書人員所從事的技術(shù)性和事務(wù)性的工作。一、

文書工作概述（二）文書工作一、文書工作概述2文書工作的內(nèi)容和要求文書工作的內(nèi)容主要包括三大環(huán)節(jié)：文書的形成文書的處理文書的管理一、

文書工作概述2文書工作的內(nèi)容和要求文書的形成文書的處理文書的管理一、3、文書工作機(jī)構(gòu)

文書工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)是各級(jí)各類機(jī)關(guān)、組織的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人。組織中的文秘部門和專職的文書人員負(fù)責(zé)處理文書事務(wù)。在某些單位，文書工作的某些環(huán)節(jié)會(huì)由某專門的部門承擔(dān)。一、

文書工作概述3、文書工作機(jī)構(gòu)一、文書工作概述（三）文書工作的基本原則1、準(zhǔn)確2、高效3、安全4、精簡(jiǎn)

2000年的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》指出：“公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全?！薄肮奶幚肀仨殗?yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全?！保ㄈ┪臅ぷ鞯幕驹瓌t1、準(zhǔn)確2000年的《國(guó)家時(shí)間價(jià)值tt+nvv+n文書工作的時(shí)效性：文書的價(jià)值與處理時(shí)間成反比例關(guān)系。文書工作要講究高效性時(shí)間價(jià)值tt+nvv+n文書工作的時(shí)效性：文書的價(jià)值與（四）文書工作“四化”1.科學(xué)化2.規(guī)范化3.制度化

4.自動(dòng)化一、

文書工作概述（四）文書工作“四化”一、文書工作概述（一）文書的種類1、公文類2、商務(wù)管理類：計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、分析報(bào)告等。3、商務(wù)業(yè)務(wù)類：商務(wù)函電、商務(wù)談判方案、談判協(xié)議、仲裁協(xié)議、仲裁申請(qǐng)書等。4、商情調(diào)研類：市場(chǎng)、商品、用戶、價(jià)格調(diào)研等。5、商務(wù)宣傳類：商務(wù)綜述、商務(wù)報(bào)道、商務(wù)通訊、商務(wù)評(píng)論等。6、商務(wù)信息類：廣告、商品說(shuō)明書、市場(chǎng)信息等。二、

文書撰擬（一）文書的種類二、文書撰擬公文類決定--適用于對(duì)公司重大決策或重要事項(xiàng)進(jìn)行部署和安排。決議--對(duì)要求貫徹執(zhí)行的重要事項(xiàng)、經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)后形成的方案與意見。通知--適用于發(fā)布公司的行政和業(yè)務(wù)規(guī)章制度（包括規(guī)定、辦法、細(xì)則等）；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)構(gòu)或無(wú)隸屬關(guān)系機(jī)構(gòu)的公文；批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)構(gòu)的公文；傳達(dá)要求有關(guān)部門辦理、周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；獎(jiǎng)懲有關(guān)機(jī)構(gòu)和員工，任免和聘用人員；變更或撤銷公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。通報(bào)--適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況。報(bào)告--適用于向上級(jí)機(jī)構(gòu)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)構(gòu)的詢問(wèn)或報(bào)送文件。請(qǐng)示--適用于向上級(jí)機(jī)構(gòu)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。批復(fù)--適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)構(gòu)的請(qǐng)示事項(xiàng)。函--適用于不相隸屬單位或部門之間商洽工作、詢問(wèn)及答復(fù)問(wèn)題；請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要--適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。公文類決定--適用于對(duì)公司重大決策或重要事項(xiàng)進(jìn)行部署和安排。

文書撰擬就是起草文書。文書是管理的基本手段之一。撰擬是最核心的一個(gè)程序。并不是全部程序。1、交擬：領(lǐng)導(dǎo)交待起草，或根據(jù)工作計(jì)劃安排起草。這是公文起草的起點(diǎn)。（秘書不能想寫就寫）關(guān)鍵是確立主題2、擬議（構(gòu)思）：醞釀構(gòu)思，有時(shí)是辦公室集體討論如何起草。特別重要的文書，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)親自組織辦公室人員討論起草。關(guān)鍵：吃透領(lǐng)導(dǎo)的意圖（秘書不能想怎么寫就怎么寫）段落、層次、過(guò)渡、照應(yīng)、開頭和結(jié)尾（二）文書撰擬的程序文書撰擬就是起草文書。文書是管理的基本手段之一。3、撰稿：寫的過(guò)程。包括資料收集與準(zhǔn)備、初稿、自己修改。（秘書不能想何時(shí)寫就何時(shí)寫，不能有話則長(zhǎng)無(wú)話短）前面這三步是最辛苦的。3、撰稿：4、審核辦公室審核，有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)審核。重要公文經(jīng)常是反復(fù)討論修改，有改到面目全非的，有推倒重來(lái)的。在審核修改文章過(guò)程中，審核人與擬稿人之間，修改人與擬稿人之間，不同審核人之間都有可能有對(duì)立認(rèn)識(shí)。（1）有無(wú)發(fā)文的必要（2）主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)和發(fā)文機(jī)關(guān)有無(wú)錯(cuò)誤（3）內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，有無(wú)缺漏（4）格式文種是否符合規(guī)范（5）文字表達(dá)是否規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（6）審核手續(xù)是否完備4、審核5、簽發(fā)：

領(lǐng)導(dǎo)審閱定稿，并簽發(fā)。只有法定代表人才有權(quán)簽發(fā)。院是院長(zhǎng)、黨委是書記。如果一把手不在，要有授權(quán)才能簽發(fā)。簽發(fā)中易出現(xiàn)的矛盾主要是領(lǐng)導(dǎo)者的簽發(fā)意見不一致。（1）堅(jiān)持分層簽發(fā)制度，盡量減少集體簽發(fā)，處特殊情況外不重復(fù)簽發(fā)。（2）盡量減少核簽，已明確下屬代簽的不必核簽，處重要文件外，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不核簽已部門名義發(fā)出的文件。（3）以面對(duì)面形式集體簽發(fā)，意見盡可能一致后再簽注，必要時(shí)，請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)出面統(tǒng)一協(xié)調(diào)簽發(fā)意見。（4）聯(lián)合行文會(huì)簽文件時(shí)，堅(jiān)持主辦方先簽，對(duì)方簽發(fā)人有異議時(shí)，應(yīng)有層次對(duì)等的人員出面協(xié)調(diào)。（5）注意履行正常程序，堅(jiān)持“核后簽”。5、簽發(fā)：6、繕校：打印、校對(duì)、印制。文印與承辦人員之間，文印工作上下工序間的關(guān)系方面易出現(xiàn)矛盾。7、用印：8、封發(fā)：6、繕校：打印、校對(duì)、印制。

張小姐是從某雜志社跳槽到某集團(tuán)企業(yè)做秘書，負(fù)責(zé)內(nèi)部文件的起草、制作和傳送。她自以為做編輯時(shí)文字功夫已經(jīng)過(guò)關(guān)，便在校對(duì)文件時(shí)有些粗心。沒想到上班第二天就出錯(cuò)了，一份關(guān)于集團(tuán)講話的文件下發(fā)后，她一看文件，頓時(shí)傻了眼，原來(lái)，那份文件共出現(xiàn)4次“總裁”，其中兩處竟錯(cuò)成了“總栽”。犯下了如此低級(jí)的錯(cuò)誤，她在心里說(shuō)：“完了！完了！”。她猜想，一向嚴(yán)厲的總裁一定會(huì)讓她“下課”。在忐忑不安中度過(guò)了3天，出乎意料的是，總裁面對(duì)個(gè)別同事就此事打上去的“小報(bào)告”，只象征性地從張小姐工資中扣罰了10元錢，并讓人事部主任就此事與她作了詳談，告誡她別犯類似錯(cuò)誤。總裁的寬容和大度使她感激不盡。從那以后，她在工作中，走出了過(guò)去做編輯時(shí)的“輝煌心理”，對(duì)每一份文件的每一個(gè)細(xì)節(jié)都精益求精，業(yè)務(wù)上快速進(jìn)步，深得集團(tuán)上下好評(píng)。案例張小姐是從某雜志社跳槽到某集團(tuán)企業(yè)做秘書，負(fù)責(zé)內(nèi)（三）撰寫的文風(fēng)1、篇幅力求簡(jiǎn)短以實(shí)用為主，應(yīng)該節(jié)省人力、物力和時(shí)間，長(zhǎng)了也不計(jì)稿酬，還浪費(fèi)時(shí)間。如漢高祖劉邦在奪政權(quán)后發(fā)布的《入關(guān)告諭》，只用了99個(gè)字就全面、準(zhǔn)確地說(shuō)明了自己的政策，其中著名的約法三章“殺人者死，傷人及盜抵罪”更是僅10個(gè)虛字，但已樹立起了新政權(quán)威嚴(yán)公正、取信于民的形象。（三）撰寫的文風(fēng)1、篇幅力求簡(jiǎn)短徐榮凱當(dāng)選云南省省長(zhǎng)385字“就職演說(shuō)”令人欽佩

2002年１月２９日上午，云南省第九屆人民代表大會(huì)第五次會(huì)議選舉徐榮凱為云南省省長(zhǎng)。下午，云南省九屆人大五次會(huì)議舉行閉幕式。按照會(huì)議議程，新當(dāng)選的省長(zhǎng)將發(fā)表講話。會(huì)前10分鐘，當(dāng)選省長(zhǎng)徐榮凱的講話稿發(fā)到記者手中。出乎記者意料的是，通篇講話只有薄薄的一頁(yè)紙。記者逐字逐句數(shù)了一遍，連標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在內(nèi)共385字。徐榮凱尚未開口講話，會(huì)場(chǎng)上已爆發(fā)出一陣熱烈的掌聲。不到一分鐘，徐榮凱的“就職演說(shuō)”就結(jié)束了。

走出會(huì)場(chǎng)，人大代表們?nèi)栽跓崃易h論：“文山會(huì)海已成公害。省長(zhǎng)帶頭講短話，開短會(huì)，求實(shí)效，從會(huì)風(fēng)我們看到了好作風(fēng)。徐榮凱當(dāng)選云南省省長(zhǎng)385字“就職演說(shuō)”令人欽佩2、文筆樸實(shí)莊重、樸素、自然、得體、平易一是結(jié)構(gòu)要自然。二是語(yǔ)氣和莊重。三是語(yǔ)言要樸素。公文還應(yīng)盡量使用大眾化語(yǔ)言，不用冷僻字。如在談到祖國(guó)統(tǒng)一大業(yè)時(shí)，鄧小平同志說(shuō)：“和平統(tǒng)一不是大陸把臺(tái)灣吃掉，當(dāng)然也不能是臺(tái)灣把大陸吃掉”，形象地闡明了大陸與臺(tái)灣不存在根本沖突，而要以中華民族利益為重，盡快實(shí)現(xiàn)和平統(tǒng)一的共同愿望。2、文筆樸實(shí)案例：元璋與興田的故事

朱元璋當(dāng)了皇帝以后，要找年輕時(shí)和他一起種田的老朋友田興出來(lái)，下令全國(guó)找這個(gè)人。田興卻硬不肯出來(lái)做官，只是到處在做好事。后來(lái)有人報(bào)告，一個(gè)縣里，有五只老虎出來(lái)吃人，厲害得很，而有一個(gè)人把那五只老虎都打死了。朱元璋接到這封公文，知道一定是他的老朋友田興做的好事。于是找來(lái)翰林院的進(jìn)士們，都是文學(xué)修養(yǎng)非常高的，以現(xiàn)在來(lái)說(shuō)，都是研究院中的博士。朱元璋要他們趕快寫信去把田興找來(lái)。于是翰林先生們之乎者也矣焉哉、孔子曰、孟子曰的，咬文嚼字。朱元璋看了半天，皺皺眉、搖搖頭，還是自己動(dòng)手寫。他寫的是白話，內(nèi)容大要說(shuō)：皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋。你不要以為我做了皇帝就不要老朋友。你不來(lái)，就沒有種。我們兩兄弟還是好兄弟，我今天不是以皇帝身份找你來(lái)。我們兩兄弟見面，皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋，有種的你過(guò)河來(lái)吧！和當(dāng)年兩個(gè)人放牛時(shí)，打架對(duì)罵的口吻一樣。田興看了這封信來(lái)了，來(lái)了但還是不做官，玩了一陣子走了。案例：元璋與興田的故事四是追求公文美。

公文也要求美感，要有"妙筆"。秘書稱為"筆桿子"，寫文章理所當(dāng)然是秘書必須掌握的基本功。恰當(dāng)?shù)匾暮瓦\(yùn)用修辭手法，可使公文語(yǔ)言富于美感。用典引故，是古代公文中常見的寫作手法，用以增強(qiáng)公文的分量和說(shuō)服力，現(xiàn)代公文中運(yùn)用較少。但在某些特定情況下，用得自然、貼切，常會(huì)收到非常好的效果。例如，1997年江總書記在俄羅斯總統(tǒng)葉利欽為他的到訪舉行的歡迎宴會(huì)上講話時(shí)說(shuō)：“俄羅斯偉大的作家列夫.托爾斯泰曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：‘一切美好的東西只有經(jīng)過(guò)努力才能獲得。’這句話蘊(yùn)涵著深刻的哲理。我們兩國(guó)關(guān)系在經(jīng)歷了多年的風(fēng)風(fēng)雨雨之后，終于結(jié)束過(guò)去，開辟未來(lái)?！痹谶@里引用托爾斯泰的話，意味深長(zhǎng)，恰到好處，極大地增加了講話的魅力。四是追求公文美。寫作的語(yǔ)言表述形式大體上有三種：書面式語(yǔ)言

所謂書面式語(yǔ)言，是指在表述公文內(nèi)容的時(shí)候，不能用日常說(shuō)話的口語(yǔ)方式來(lái)表述公文內(nèi)容，而是要用符合書面材料語(yǔ)言要求的方式來(lái)表述內(nèi)容。

電影《林則徐》中寫林則徐召見外商，申明中國(guó)政府關(guān)于嚴(yán)禁販賣鴉片的命令，其中說(shuō)到如有違令者，“船貨交公，人即正法”。有外商問(wèn)：“什么叫‘正法’？”中國(guó)官員答：“正法就是殺頭。”在這段話中，“正法“用在中國(guó)政府的命令中，自然是書面語(yǔ)，而中國(guó)官員與外商是在觀看電影，屬于公共場(chǎng)合，應(yīng)該用口頭語(yǔ)，自然應(yīng)該用“殺頭”一詞。

寫作的語(yǔ)言表述形式大體上有三種：口語(yǔ)式語(yǔ)言所謂口語(yǔ)式語(yǔ)言，是指在表述公文內(nèi)容的時(shí)候，要用日常說(shuō)話的口語(yǔ)方式來(lái)表述公文內(nèi)容。還以公文中表述內(nèi)容的順序?yàn)槔?，比如用“一個(gè)是、再就是、另一個(gè)是，還有就是”來(lái)表述事物，這類語(yǔ)言表述方式就是口語(yǔ)式語(yǔ)言。應(yīng)用口語(yǔ)式語(yǔ)言表述的文種主要是“領(lǐng)導(dǎo)的專題講話”，這類文稿用口語(yǔ)式語(yǔ)言來(lái)表述，其作用是能夠把文稿寫得生動(dòng)，寫得活潑，使領(lǐng)導(dǎo)在講話的時(shí)候增強(qiáng)感染力。而“工作報(bào)告”、“調(diào)研報(bào)告”和“文件”公文不能用口語(yǔ)式語(yǔ)言來(lái)表述，必須要用書面式語(yǔ)言來(lái)表述。口語(yǔ)式語(yǔ)言程式化語(yǔ)言所謂程式化語(yǔ)言，是指語(yǔ)言表述形式的格式固定的語(yǔ)言表述方式。舉個(gè)例子，比如在一些文件的開頭部分，我們常?？吹竭@樣的句子：“根據(jù)┄┄為了┄現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下”、“為做好┅特制定┅”、“現(xiàn)將┅印發(fā)┅請(qǐng)┅”、“為加強(qiáng)┅公司就┅規(guī)定如下”，這類句子就是程式化語(yǔ)言。程式化語(yǔ)言主要適用于“通知”類公文和“規(guī)章制度”類公文的開頭部分的用語(yǔ)，其他類公文不能使用或不適用程式化語(yǔ)言表達(dá)。程式化語(yǔ)言3、內(nèi)涵明曉（觀點(diǎn)明確、內(nèi)容清楚）一是要“一文一事”。二是要講清基本觀點(diǎn)。三是要注意段落層次，遵守習(xí)慣格式。4、行文通暢條理清楚，語(yǔ)言流暢。

企業(yè)行政管理人員培訓(xùn)課程（四）常見文書的格式1、通知1）通知的含義

通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

2）通知的特點(diǎn)

（1）使用范圍的廣泛性。通知適用范圍的廣泛性主要表現(xiàn)在用途廣泛。大到全國(guó)性的重大活動(dòng)安排，批轉(zhuǎn)文件，發(fā)布規(guī)章制度，下達(dá)指示，小到機(jī)關(guān)單位內(nèi)部處理日常事務(wù)，告知一般事項(xiàng)，都可以使用通知。

（四）常見文書的格式1、通知

（2）具有曉諭功能。通知的主要功能首先在于告知，告訴受文對(duì)象有關(guān)事項(xiàng)；其次是提出要求，讓受文對(duì)象在知曉通知內(nèi)容后，按發(fā)文者的意圖去辦。（3）時(shí)效性較強(qiáng)。所謂時(shí)效性，包含著兩層意思：一是時(shí)間期限，要求辦理的事情，必須在限定的時(shí)間內(nèi)完成。即使是提出原則性規(guī)定的通知，也有其貫徹執(zhí)行的時(shí)間限要求，受文者不能拖著不辦。二是效力長(zhǎng)短不一，有的通知因安排公務(wù)活動(dòng)的具體事項(xiàng)而發(fā)，如開會(huì)通知，會(huì)期一到，通知也就失去了效力；而有的通知是用來(lái)部署某方面工作的，在這方面工作結(jié)束以前，無(wú)論時(shí)間長(zhǎng)短，它都是有效力的。企業(yè)行政管理人員培訓(xùn)課程通知的分類

1.批示式通知

這類通知根據(jù)用途的不同，又可以分為批轉(zhuǎn)式通知、轉(zhuǎn)發(fā)式通知和發(fā)布式通知三種。

（1）批轉(zhuǎn)式通知，用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文。如國(guó)務(wù)院于2008年6月15日發(fā)出的《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)發(fā)展改革委電監(jiān)會(huì)關(guān)于加強(qiáng)電力系統(tǒng)抗災(zāi)能力建設(shè)若干意見的通知》等。

（2）轉(zhuǎn)發(fā)式通知，用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。如遼寧省人民政府辦公廳2008年12月10日發(fā)出的《遼寧省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)省物價(jià)局關(guān)于運(yùn)用價(jià)格杠桿為經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整、下崗職工再就業(yè)和啟動(dòng)市場(chǎng)服務(wù)措施的通知》等。

（3）發(fā)布式通知，用于發(fā)布規(guī)范性文件。如《盤錦市人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)<盤錦市小額貸款公司監(jiān)督管理辦法（暫行）>的通知》等。

通知的分類

2.指示性通知

對(duì)某一事項(xiàng)作出具體規(guī)定或?qū)μ幚砟骋粏?wèn)題作出具體指示的通知。它一般都是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或所屬單位下達(dá)指示時(shí)使用的。這類通知的政策性和指導(dǎo)性較強(qiáng)，如國(guó)務(wù)院2008年8月12日發(fā)出的《國(guó)務(wù)院關(guān)于做好免除城市義務(wù)教育階段學(xué)生學(xué)雜費(fèi)工作的通知》，要求下級(jí)機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

3.事務(wù)性通知

用于安排一般具體事務(wù)的通知。如調(diào)整機(jī)構(gòu)、啟用印章、變更作息時(shí)間、安排節(jié)假日值班等。如《關(guān)于2010年下半年節(jié)假日時(shí)間安排的通知》。2.指示性通知

4.會(huì)議通知

各機(jī)關(guān)單位用以發(fā)出召開會(huì)議的通知。如鐵嶺市保密辦的《關(guān)于召開保密工作協(xié)作組會(huì)議的通知》。

5.任免通知

上級(jí)機(jī)關(guān)任免下級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員，或上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項(xiàng)需要下級(jí)機(jī)關(guān)知曉時(shí)所發(fā)出的通知。如鐵嶺市人民政府發(fā)出的《鐵嶺市人民政府關(guān)于曾科等同志職務(wù)任免的通知》等。4.會(huì)議通知三、通知的寫法案例分析：2010年6月行政文書制作考題《麗匯貨運(yùn)公司來(lái)客訪問(wèn)登記管理》2010年10月行政文書制作考題《上海加華公司辦公用品管理》2011年10月行政文書制作考題《伊迪亞公司的報(bào)刊管理》三、通知的寫法注意事項(xiàng)：1、標(biāo)題應(yīng)該有發(fā)文機(jī)關(guān)、名稱、事由2、發(fā)文對(duì)象明確3、通知事由、轉(zhuǎn)折點(diǎn)4、最后“特此通知”不要忘以上通知請(qǐng)認(rèn)貫徹執(zhí)行。本通知從下發(fā)之日起開始執(zhí)行。6、落款（公章）不要丟7、時(shí)間日期里的0在藝術(shù)字里找39注意事項(xiàng)：392、請(qǐng)示

請(qǐng)示的含義請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)。屬上行文，只用于下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)示工作。請(qǐng)示的適用范圍大致有4種情況：一是因職權(quán)范圍所限不能解決的問(wèn)題或上級(jí)明確規(guī)定經(jīng)請(qǐng)示批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng)；二是因特殊情況不能執(zhí)行上級(jí)的統(tǒng)一規(guī)定和安排，需要作變通處理的；三是因方針政策的規(guī)定或依據(jù)不明確，本機(jī)關(guān)、本單位沒有把握處理的新情況、新問(wèn)題；四是本機(jī)關(guān)、本單位無(wú)力解決或難以解決而又亟需解決的問(wèn)題和事項(xiàng)。2、請(qǐng)示請(qǐng)示的含義請(qǐng)示的特點(diǎn)（1）請(qǐng)示必須是下級(jí)向上級(jí)行文。其他如平行機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文都不能用請(qǐng)示。（2）請(qǐng)示必須是自己職權(quán)范圍內(nèi)無(wú)法解決或無(wú)法處理的事項(xiàng)，行文機(jī)關(guān)既不要請(qǐng)示與自己職權(quán)無(wú)關(guān)的事，也不要請(qǐng)示本應(yīng)自己處理并有條件、有可能處理的事；前者超越職權(quán)范圍，會(huì)給工作帶來(lái)混亂，后者則屬于把矛盾上交。（3）請(qǐng)示要求上級(jí)必須明確表態(tài)或者批復(fù)。請(qǐng)示是有針對(duì)性的上行文，上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的請(qǐng)示事項(xiàng)，無(wú)論同意與否，都必須給予明確的答復(fù)。

請(qǐng)示的特點(diǎn)公文一般由秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)單位、聯(lián)系人、聯(lián)系電話和印發(fā)日期等要素組成。標(biāo)題2號(hào)黑體發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人3號(hào)仿宋正文、抄送印制單位等3號(hào)仿宋主題詞3號(hào)黑體公文一般由秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字紅頭發(fā)文單位全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱

聯(lián)合行文，主辦單位排列在前簽發(fā)人應(yīng)使用中文姓名，不得使用英文姓名。簽發(fā)人在發(fā)文字號(hào)下列居右排列。發(fā)文字號(hào)包括發(fā)文單位代字、年號(hào)、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。紅頭發(fā)文單位全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱

聯(lián)合行文，主辦單位排列在前簽發(fā)請(qǐng)示的分類請(qǐng)示大體有三種：請(qǐng)求指示、請(qǐng)求解決、請(qǐng)求批準(zhǔn)。

1.請(qǐng)求指示此類請(qǐng)示為就某一問(wèn)題或事項(xiàng)請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示該怎么辦或詢問(wèn)政策、精神。多是下級(jí)機(jī)關(guān)、部門執(zhí)行政策時(shí)有不明白之處或遇到困難、問(wèn)題需要變通處理，卻又不清楚政策界限、不知該怎么處理或執(zhí)行，請(qǐng)求上級(jí)給予明確的指示意見。如：《關(guān)于商業(yè)企業(yè)增值稅有關(guān)問(wèn)題的請(qǐng)示》。請(qǐng)示的分類

2.請(qǐng)求解決

下級(jí)機(jī)關(guān)遇到自身人力、財(cái)力、物力無(wú)法解決的困難或問(wèn)題時(shí)，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予幫助解決的。如：《關(guān)于西豐縣計(jì)量測(cè)試所改造維修辦公樓所需資金的請(qǐng)示》3.請(qǐng)求批準(zhǔn)

本機(jī)關(guān)、本部門關(guān)于某一問(wèn)題或事項(xiàng)已有處理意見，但因職權(quán)所限必須請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)、同意。這類請(qǐng)示，主要是呈請(qǐng)上級(jí)認(rèn)定或批準(zhǔn)，與前兩類請(qǐng)示有明顯區(qū)別。如：《關(guān)于購(gòu)買車輛的請(qǐng)示》（鐵市質(zhì)監(jiān)[2010]37號(hào)）。2.請(qǐng)求解決請(qǐng)示的寫法請(qǐng)示一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款四部分組成。

1.標(biāo)題。請(qǐng)示的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。首先，標(biāo)題應(yīng)做到一題一事，指事具體?！耙晃囊皇隆笔钦?qǐng)示行文的規(guī)則，因此，標(biāo)題中應(yīng)該避免以“和”、“及”連及兩事或多事的錯(cuò)誤；同時(shí)，標(biāo)題應(yīng)指事具體，即要明確請(qǐng)示的具體內(nèi)容，不能籠統(tǒng)含糊。其次，請(qǐng)示的標(biāo)題應(yīng)用詞準(zhǔn)確、表意完整。一份請(qǐng)示到底是請(qǐng)求指示、請(qǐng)求解決還請(qǐng)求批準(zhǔn)，標(biāo)題中應(yīng)該反映出來(lái)，讓上級(jí)機(jī)關(guān)一看標(biāo)題就能明了請(qǐng)示內(nèi)容。

請(qǐng)示的寫法

最后，請(qǐng)示標(biāo)題應(yīng)該避免出現(xiàn)“雙請(qǐng)”情況，即在一個(gè)標(biāo)題中出現(xiàn)兩次“請(qǐng)”字，如《×××關(guān)于請(qǐng)求（申請(qǐng)）解決擴(kuò)建教學(xué)樓經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》，前邊的“請(qǐng)求”應(yīng)該去掉，寫成《×××關(guān)于解決擴(kuò)建教學(xué)樓經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》請(qǐng)示文種本身包含了請(qǐng)求、申請(qǐng)等含義。

2.主送機(jī)關(guān)。原則上一份請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)只能是一個(gè)，這是由文種的性質(zhì)和用途決定的。如果主送機(jī)關(guān)有兩個(gè)或多個(gè)，由于沒有明確的牽頭部門，就容易貽誤工作。或上級(jí)機(jī)關(guān)互相推諉不及時(shí)答復(fù)甚至不復(fù)，或因上級(jí)機(jī)關(guān)各有答復(fù)，出現(xiàn)分歧而無(wú)法執(zhí)行。因此應(yīng)杜絕請(qǐng)示的多頭主送現(xiàn)象。對(duì)主送機(jī)關(guān)以外的有關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)可用“抄送”處理。最后，請(qǐng)示標(biāo)題應(yīng)該避免出現(xiàn)“雙請(qǐng)”情況，即在一個(gè)

3.正文。主要包括請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ)等項(xiàng)內(nèi)容。（1）請(qǐng)示緣由。即正文的開頭部分，需要明確“為什么請(qǐng)示”的問(wèn)題。一般需要簡(jiǎn)要陳述情況，寫明請(qǐng)示的原因和理由。正文的緣由部分，是上級(jí)機(jī)關(guān)作出答復(fù)的重要根據(jù)，因此，這部分在寫法中要求情況真實(shí)、理由充分；同時(shí)，緣由部分也是提出請(qǐng)示事項(xiàng)的依據(jù)和立足點(diǎn)，如情況不真實(shí)，理由不充分，所請(qǐng)示事項(xiàng)就難以立得住，也由此降低了解決問(wèn)題的可能性。尤其是請(qǐng)求解決的請(qǐng)示，緣由部分要盡量寫得詳盡些。緣由部分寫完，一般用“現(xiàn)就有關(guān)問(wèn)題請(qǐng)示如下”過(guò)渡。3.正文。主要包括請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ)等項(xiàng)內(nèi)容。（2）請(qǐng)示事項(xiàng)。請(qǐng)示事項(xiàng)是正文的主體和核心部門。每個(gè)請(qǐng)示只能是一個(gè)事項(xiàng)，而且要寫得具體、明確。這部分主要寫請(qǐng)示的具體內(nèi)容。①請(qǐng)求指示的，事項(xiàng)部分要明確提出問(wèn)題和要求。②請(qǐng)求解決的，正文主體部分則應(yīng)明確提出需要上級(jí)支持、幫助或解決的具體事項(xiàng)，同時(shí)還應(yīng)充分考慮到解決的必要性和可能性，解決的要求應(yīng)提得合理、適度。③請(qǐng)求批準(zhǔn)的，主體部分應(yīng)提供本機(jī)關(guān)、部門的具體意見、措施、方案，要避免以決斷的口吻行文，對(duì)本機(jī)關(guān)的意見、措施、方案等均應(yīng)表述為“擬”怎么辦，而不能表述為“決定”怎么辦。（2）請(qǐng)示事項(xiàng)。請(qǐng)示事項(xiàng)是正文的主體和核心部門。每個(gè)請(qǐng)示（3）請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)。常另起占行。慣用的請(qǐng)示用語(yǔ)有“請(qǐng)予審批”、“請(qǐng)予批準(zhǔn)”、“當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”等。但不能使用“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)××執(zhí)行”或“當(dāng)否，請(qǐng)批轉(zhuǎn)”之類的呈轉(zhuǎn)性用語(yǔ)。

4、落款。請(qǐng)示的落款為請(qǐng)示單位名稱和成文日期，請(qǐng)示單位名稱一般為加蓋請(qǐng)示單位公章。成文日期為漢字的年、月、日。請(qǐng)示還應(yīng)該在附注處標(biāo)明聯(lián)系人和聯(lián)系電話，以便于上級(jí)機(jī)關(guān)與請(qǐng)示機(jī)關(guān)及時(shí)溝通。（3）請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)。常另起占行。慣用的請(qǐng)示用語(yǔ)有“請(qǐng)予審批”（四）請(qǐng)示寫作的注意事項(xiàng)

1.要嚴(yán)格遵守行文規(guī)則。請(qǐng)示公文具有固定的行文規(guī)則，必須嚴(yán)格遵守。這些規(guī)則主要包括：一文一事、只能主送一個(gè)機(jī)關(guān)、不得越級(jí)請(qǐng)示、不得將請(qǐng)示直接主送領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人等。

2.嚴(yán)格遵循請(qǐng)示內(nèi)容真實(shí)、理由充分的原則。內(nèi)容真實(shí)，就是不能為了讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況或片面地講情況、提問(wèn)題；理由充分，就是請(qǐng)示的原因必須講清楚，這是上級(jí)機(jī)關(guān)能否批復(fù)的依據(jù)。

3.請(qǐng)示的語(yǔ)氣要平實(shí)、懇切，用詞準(zhǔn)確，以事實(shí)引起上級(jí)機(jī)關(guān)的重視。（四）請(qǐng)示寫作的注意事項(xiàng)3、函（一）函的含義和特點(diǎn)

1.函的含義。

函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函作為公文中的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上比較靈活，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文，還可以在不相隸屬機(jī)關(guān)之間行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題外，還用于向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)和主管部門答復(fù)審批事項(xiàng)。沒有版頭、標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)的函，屬便函，不列為正式公文。3、函（一）函的含義和特點(diǎn)

2.函的特點(diǎn)。

（1）用途的多屬性。如詢問(wèn)或向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)，這一點(diǎn)與請(qǐng)示相似；主管部門答復(fù)有關(guān)部門請(qǐng)求的審批事項(xiàng)，與批復(fù)相似。用作答復(fù)有關(guān)部門請(qǐng)求的批準(zhǔn)功能，具有指揮作用；但就與有關(guān)部門商洽工作或?qū)δ骋粏?wèn)題的回答這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)，又沒有指揮功能。（2）內(nèi)容的單一性。函的主體內(nèi)容具有單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫一個(gè)事項(xiàng)。（3）寫作使用多種語(yǔ)氣。由于行文方向不一，功能各異，因而函沒有統(tǒng)一的語(yǔ)氣：商洽工作用商量語(yǔ)氣，請(qǐng)求對(duì)方回答問(wèn)題用詢問(wèn)語(yǔ)氣，答復(fù)對(duì)方問(wèn)題用肯定或否定語(yǔ)氣，需要主管部門批準(zhǔn)用請(qǐng)求語(yǔ)氣。2.函的特點(diǎn)。（二）函的分類

正因?yàn)楹哂卸鄬傩缘奶攸c(diǎn)，所以它成為公文中最輕便、快捷的一個(gè)文種。實(shí)際工作中這一文種的使用頻率特別高，常見的主要有以下幾種類型：

1.商洽函。用于平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商量和接洽工作，如商調(diào)工作人員、聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)、商請(qǐng)?zhí)峁椭椭г?。這是實(shí)際工作中最常用的一類函。

2.詢問(wèn)函。用于平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間詢問(wèn)事宜或征求意見。

3.告知函。用于主動(dòng)告知對(duì)方某一情況或事項(xiàng)。這是不一定需要對(duì)方答復(fù)的一類函，目的只在于讓對(duì)方知悉情況及了解發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖和要求。這類函的作用及功能與通知相同。

4.請(qǐng)批函。用于向有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)。這類函的作用、功能與請(qǐng)示相近，區(qū)別在于：“函”是請(qǐng)示“有關(guān)主管部門”，“請(qǐng)示”是請(qǐng)示“上級(jí)機(jī)關(guān)”。請(qǐng)批函不具備請(qǐng)求指示的功能。

5.復(fù)函。用于回復(fù)對(duì)方的詢問(wèn)函、請(qǐng)批函和商洽函，即對(duì)對(duì)方詢問(wèn)的事項(xiàng)、請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)及商洽事項(xiàng)作出答復(fù)。企業(yè)行政管理人員培訓(xùn)課程三、函的寫法函一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款等四部分組成。

1.標(biāo)題。分為去函（詢問(wèn)函、商洽函、告知函、請(qǐng)批函）和復(fù)函兩種標(biāo)題。去函的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成，如《遼寧省人民政府關(guān)于與國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局共建遼寧工程技術(shù)大學(xué)的函》。復(fù)函的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成，標(biāo)題最后的文種為“復(fù)函”。

2.主送機(jī)關(guān)。即受文單位，寫明全稱或者是標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱，后面加冒號(hào)。企業(yè)行政管理人員培訓(xùn)課程

3.正文。這是函的主體部分。主要包括緣由、事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ)三項(xiàng)內(nèi)容。（1）緣由。概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題函復(fù)如下：”或“現(xiàn)就有關(guān)問(wèn)題提出如下建議”等過(guò)渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文。（2）事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事。無(wú)論是相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)，都要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對(duì)方的問(wèn)題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。有的公函，事項(xiàng)涉及的內(nèi)容比較多，也可以分條列明。（3）結(jié)語(yǔ)。一般根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語(yǔ)。如“請(qǐng)予函告”、“特此函復(fù)”等。有的函可以不用結(jié)束語(yǔ)。

4.落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。署名寫上機(jī)關(guān)單位的名稱，一般使用機(jī)關(guān)全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱，并加蓋公章；成文時(shí)間用漢字寫明年、月、日。3.正文。這是函的主體部分。主要包括緣由、事項(xiàng)四、函的寫作注意事項(xiàng)

1.函的寫作應(yīng)注意與相關(guān)文種的區(qū)別，特別是要區(qū)分開與請(qǐng)示的區(qū)別。實(shí)際工作中，請(qǐng)批函與請(qǐng)示相互錯(cuò)用的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。一些部門或單位總以為請(qǐng)求批準(zhǔn)時(shí)使用“函”顯得隨便，發(fā)文單位覺得不足以表示謙恭，會(huì)影響問(wèn)題的解決；而受文單位似乎也嫌對(duì)方?jīng)]有敬意，小看了受文機(jī)關(guān)。這樣，本該以請(qǐng)批函行文的，去有意用成了請(qǐng)示。另外，錯(cuò)用函與請(qǐng)示，也是分辨不清到底該用什么文種的原因。因此，有必要明確，必須按行文規(guī)則，根據(jù)各自的用途和功能，正確使用請(qǐng)批函與請(qǐng)示。

2.函的寫作。還要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。特別是平行機(jī)關(guān)之間的行文，一定要注意語(yǔ)氣平和有禮，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維，謹(jǐn)小慎微。至于復(fù)函，要注意行文的針對(duì)性和答復(fù)的明確性。

3.函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。不少單位在處理函件時(shí)，誤以為它的時(shí)效性不強(qiáng)，于是就緩辦，有的甚至不辦，這樣勢(shì)必會(huì)給工作造成損失。所以，函雖然不像“命令”、“通知”等文種那樣具有權(quán)威性，但它是公務(wù)活動(dòng)中不可或缺的文種，我們應(yīng)該像對(duì)待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行。四、函的寫作注意事項(xiàng)4、報(bào)告（一）報(bào)告的含義和特點(diǎn)

1.報(bào)告的含義報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)。在日常公務(wù)活動(dòng)中，經(jīng)常有把報(bào)告和請(qǐng)示弄混的情況。行文時(shí)報(bào)告、請(qǐng)示不分，由于報(bào)告和請(qǐng)求同屬上行文，結(jié)構(gòu)形態(tài)相似，而有關(guān)人員對(duì)“報(bào)告”、“請(qǐng)示”的概念、特點(diǎn)、性質(zhì)、適用范圍等基本知識(shí)不夠清楚，所以該用“請(qǐng)示”的用了“報(bào)告”。鑒于這種情況，有必要在這里將“報(bào)告”和“請(qǐng)示”作一比較。4、報(bào)告（一）報(bào)告的含義和特點(diǎn)

“報(bào)告”和“請(qǐng)示”是為數(shù)不多的上行文文種，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的公文。但是，兩個(gè)文種在以下幾個(gè)方面卻有不同：（1）行文目的不同

“報(bào)告”的目的在于匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，回答上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)，以便上級(jí)機(jī)關(guān)了解本單位情況，能夠有針對(duì)性地予以指導(dǎo)；而“請(qǐng)示“的目的，是為解決某一問(wèn)題，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)作出指示或予以批準(zhǔn)。所以，報(bào)告是陳述性公文，請(qǐng)示則是呈批性公文。（2）行文時(shí)間不同

“報(bào)告”是在工作結(jié)束后或工作正在進(jìn)行中行文；而“請(qǐng)示”則必須要在事前行文，不能先斬后奏。（3）答復(fù)的形式不同

“報(bào)告”不要求上級(jí)機(jī)關(guān)回復(fù)。而“請(qǐng)示”則要求上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)批示或批復(fù)?！皥?bào)告”和“請(qǐng)示”是為數(shù)不多的上行文文種，是下級(jí)

2.報(bào)告的特點(diǎn)（1）應(yīng)用范圍的廣泛性報(bào)告屬于上行公文，應(yīng)用相當(dāng)廣泛。它可以用于定期或不定期地向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映本地區(qū)、本單位貫徹執(zhí)行各項(xiàng)方針、政策、指示的情況，反映實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題，為上級(jí)機(jī)關(guān)制定方針、政策、或者作決策、發(fā)指示提供依；還可以用于答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)，使上級(jí)機(jī)關(guān)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上，準(zhǔn)確、有效地指導(dǎo)工作。（2）行文的單向性。報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，旨在為上級(jí)機(jī)關(guān)提供情況，屬于單向行文，不需要受文機(jī)關(guān)答復(fù)或?qū)徟?.報(bào)告的特點(diǎn)（3）表達(dá)的陳述性報(bào)告是用于匯報(bào)工作、反映情況的，上級(jí)機(jī)關(guān)能否比較全面了解下級(jí)機(jī)關(guān)的情況，并綜合各下屬單位的情況對(duì)全局工作作出決策，在很大程度上取決于下級(jí)機(jī)關(guān)能否適時(shí)地匯報(bào)工作，真實(shí)、全面、具體地陳述本部門、本單位貫徹執(zhí)行各項(xiàng)方針、政策的情況。譬如某一階段做了哪些工作，每項(xiàng)工作是怎樣開展的，取得了哪些成績(jī)，存在什么問(wèn)題等。即使是提出建議，或者在答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn)時(shí)會(huì)有一些議論文字，也是在大量陳述情況的基礎(chǔ)上所作的適當(dāng)分析，其基本表達(dá)手段仍是敘述和說(shuō)明。（3）表達(dá)的陳述性（二）報(bào)告的分類

1.工作報(bào)告

用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)本機(jī)關(guān)工作進(jìn)展情況、工作成績(jī)、工作經(jīng)驗(yàn)、存在的問(wèn)題以及下一步工作安排和設(shè)想等。具體又包括綜合性的、專項(xiàng)性的工作報(bào)告兩種。綜合性工作報(bào)告是同時(shí)匯報(bào)幾方面工作的報(bào)告，內(nèi)容綜合、全面，總結(jié)性的特點(diǎn)比較明顯，且多為定期匯報(bào)，如季度工作報(bào)告、年度工作報(bào)告等。專項(xiàng)性工作報(bào)告是匯報(bào)某一項(xiàng)工作的，內(nèi)容單一、特定，問(wèn)題集中，不定期，多是在此項(xiàng)工作進(jìn)行中或結(jié)束時(shí)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)。（二）報(bào)告的分類

2.情況報(bào)告

用于向上級(jí)機(jī)關(guān)反映社會(huì)上或本機(jī)關(guān)工作中出現(xiàn)和存在的有代表性、傾向性的有關(guān)情況。情況報(bào)告重在“反映情況”，不局限于具體工作，不局限于本機(jī)關(guān)情況，這是它與工作報(bào)告的區(qū)別。情況報(bào)告所反映的一般是重大情況、特殊情況或者新動(dòng)向，旨在引起上級(jí)機(jī)關(guān)的注意，以便上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)采取措施，指導(dǎo)工作。這類報(bào)告應(yīng)對(duì)情況作出分析，必要時(shí)應(yīng)有針對(duì)性地提出意見或建議，但報(bào)告所提出的建議和意見，必須是原則性的。2.情況報(bào)告

3.回復(fù)報(bào)告

用于答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。即根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)和要求所作的答復(fù)。從內(nèi)容看，回復(fù)報(bào)告或匯報(bào)工作，或報(bào)告情況，也屬于工作報(bào)告或情況報(bào)告。我們?cè)谶@里單列“回復(fù)報(bào)告”一類，是考慮到它具有被動(dòng)行文的特點(diǎn)，是上級(jí)機(jī)關(guān)先有詢問(wèn)或要求。

4.遞送報(bào)告

用于向上級(jí)機(jī)關(guān)遞送文件、物件的報(bào)告，是報(bào)告中最簡(jiǎn)單的一類。3.回復(fù)報(bào)告(三)報(bào)告的寫法

報(bào)告一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款四部分組成。1.標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)

報(bào)告的標(biāo)題應(yīng)是完整規(guī)范形式的，即由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成。報(bào)告的主送機(jī)關(guān)與請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)一樣，只能是一個(gè)，需同時(shí)報(bào)送其他上級(jí)機(jī)關(guān)時(shí)可采用抄送方式。2.正文

報(bào)告正文多由報(bào)告緣由、報(bào)告內(nèi)容、報(bào)告結(jié)語(yǔ)組成。（1）報(bào)告緣由，是正文的開頭部分。通常是說(shuō)明報(bào)告的目的、原因，概括報(bào)告的基本內(nèi)容或基本情況，一般都比較簡(jiǎn)短。緣由部分的結(jié)尾是慣用過(guò)渡語(yǔ)，工作報(bào)告和情況報(bào)告常以“現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下”引出下文，回復(fù)報(bào)告的過(guò)渡慣用語(yǔ)則應(yīng)針對(duì)上級(jí)的詢問(wèn)或要求。(三)報(bào)告的寫法（2）報(bào)告內(nèi)容，是各類報(bào)告正文的主體部分。我們重點(diǎn)介紹一下工作報(bào)告、情況報(bào)告的寫法。①工作報(bào)告的正文主體，一般包括四個(gè)層次的內(nèi)容，其結(jié)構(gòu)順序?yàn)椋夯厩闆r概述——主要工作及其成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)及做法——存在的問(wèn)題——今后的工作安排意見或打算。實(shí)際寫作過(guò)程中，第一個(gè)層次即主要工作情況的概括敘述，也有上移到“報(bào)告緣由”部分的。工作成績(jī)比較突出時(shí)，第二層次應(yīng)寫得詳細(xì)、具體一些；工作中存在的困難或問(wèn)題比較突出，尤其是失誤比較嚴(yán)重時(shí)，則應(yīng)詳寫第三層次，并對(duì)產(chǎn)生問(wèn)題的原因作出分析。有些工作報(bào)告的正文是以所做的幾項(xiàng)或幾個(gè)方面的工作為線索分條列項(xiàng)表述的，這時(shí)應(yīng)注意每一條項(xiàng)中一般也應(yīng)包括基本情況、成績(jī)及具體做法等；至于存在的問(wèn)題和今后的打算兩個(gè)層次，則大都在條項(xiàng)表述完成以后總起來(lái)寫，不分散在每一條項(xiàng)中。工作報(bào)告，其內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)應(yīng)是所做的主要工作、今后的打算。成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)和存在的問(wèn)題則視實(shí)際情況而定，有成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)很好地總結(jié)；有問(wèn)題、困難或失誤，應(yīng)毫不隱瞞地提出來(lái)。（2）報(bào)告內(nèi)容，是各類報(bào)告正文的主體部分。我們重點(diǎn)

(四)報(bào)告寫作的注意事項(xiàng)

（1）材料要真實(shí)。向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作應(yīng)該本著實(shí)事求是的態(tài)度，如實(shí)匯報(bào)。無(wú)論是成績(jī)還是失誤，都應(yīng)該全面、真實(shí)地反映，不能報(bào)喜不報(bào)報(bào)憂，也不能夸大和虛構(gòu)。上報(bào)的公文應(yīng)該在調(diào)查研究，全面掌握本單位情況的基礎(chǔ)上撰寫。（2）除綜合性的報(bào)告外，都要遵守一文一事的原則。一份報(bào)告應(yīng)只報(bào)告一項(xiàng)或一個(gè)方面工作的進(jìn)行情況，尤其是專項(xiàng)報(bào)告更應(yīng)做到專文專用。（3）嚴(yán)格使用文種，尤其應(yīng)當(dāng)注意不要與請(qǐng)示混用。報(bào)告事項(xiàng)不得夾帶請(qǐng)求事項(xiàng)，否則會(huì)因“報(bào)告”不需批示或批復(fù)，而影響請(qǐng)示事項(xiàng)的處理和解決。(四)報(bào)告寫作的注意事項(xiàng)5、總結(jié)

（一）總結(jié)的含義?？偨Y(jié)是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等通過(guò)對(duì)過(guò)去一階段工作的回顧和分析評(píng)價(jià)，判明得失利弊，提高理性認(rèn)識(shí)，用以指導(dǎo)今后工作的一種常用公文。（二）總結(jié)的分類。按內(nèi)容分，可分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。按時(shí)限分，可分為全過(guò)程和階段性總結(jié)。按功用分，可分為匯報(bào)工作總結(jié)和推廣經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。按范圍分，可分為單位總結(jié)和個(gè)人總結(jié)。5、總結(jié)（一）總結(jié)的含義。

（三）總結(jié)的寫法。

總結(jié)通常有標(biāo)題、正文、落款三部分內(nèi)容。標(biāo)題，標(biāo)題即總結(jié)名稱。常見標(biāo)題有三種：一是由單位名稱、時(shí)限、總結(jié)事由和文種構(gòu)成，如《××省林業(yè)廳2008年林業(yè)工作總結(jié)》。二是由總結(jié)主要內(nèi)容或主要觀點(diǎn)概括而成。此種標(biāo)題不標(biāo)明“總結(jié)“字樣，如《技術(shù)開發(fā)的關(guān)鍵是人才開發(fā)》。三是由正副題組成。正題概括總結(jié)的主要內(nèi)容和基本觀點(diǎn)，副題標(biāo)明單位名稱、時(shí)限和文種。如《堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)文藝繁榮××市2006年文藝工作總結(jié)》。（三）總結(jié)的寫法。正文，一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容：

基本情況。這一部分的寫作應(yīng)提綱挈領(lǐng)，簡(jiǎn)明精練，使讀者對(duì)整個(gè)工作情況先有一個(gè)大概的了解，如：扼要交代工作進(jìn)行的時(shí)間和背景，說(shuō)明環(huán)境和基礎(chǔ)條件及完成任務(wù)的總體情況；提煉出主要體會(huì)，對(duì)總結(jié)的主要精神和中心內(nèi)容作必要提示；說(shuō)明總結(jié)的動(dòng)因及其必要性。

主要做法和經(jīng)驗(yàn)。這一部分是總結(jié)的重點(diǎn)?？偨Y(jié)成績(jī)經(jīng)驗(yàn)。做了哪些工作，采取了哪些步驟、方法和措施，取得了哪些成績(jī)，還存在哪些差距和不足。

今后努力方向。結(jié)合前面所總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及查找的差距，提出今后工作的改進(jìn)意見和初步設(shè)想，從而明確努力的方向。落款寫在文尾處。正文，一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容：

（四）總結(jié)的使用?？偨Y(jié)一般不用正式文件發(fā)布，有一些部門或單位以正式文件印發(fā)的，需用“通知”為載體?？偨Y(jié)上報(bào)給上級(jí)部門時(shí)，多將標(biāo)題改為《關(guān)于報(bào)送××××總結(jié)的報(bào)告》，以正式文件發(fā)出。與計(jì)劃同時(shí)報(bào)送也需以“報(bào)告”為載體，如《關(guān)于報(bào)送2008年全省農(nóng)業(yè)工作上半年總結(jié)和下半年工作計(jì)劃的報(bào)告》。［例文］《2008年全國(guó)春運(yùn)工作總結(jié)》(引自《國(guó)家發(fā)展改革委關(guān)于印發(fā)2008年全國(guó)春運(yùn)工作總結(jié)的通知》，發(fā)改運(yùn)行［2008］844號(hào))（四）總結(jié)的使用。

2008年全國(guó)春運(yùn)工作總結(jié)在黨中央、國(guó)務(wù)院的正確領(lǐng)導(dǎo)下，各地人民政府和國(guó)務(wù)院有關(guān)部門精心組織，團(tuán)結(jié)協(xié)作，克服雨雪冰凍惡劣天氣帶來(lái)的不利影響，圓滿完成了2008年的春運(yùn)工作。今年春運(yùn)從1月23日開始至3月2日結(jié)束，共計(jì)40天，初步統(tǒng)計(jì)，全國(guó)共完成旅客運(yùn)量22.42億人次，同比下降0.5%，其中，鐵路1.74億人次，增長(zhǎng)9.5%(鐵路45天計(jì)運(yùn)送旅客1.96億人次，增長(zhǎng)11.8%)；道路20.17億人次，減少1.6%；水運(yùn)2878萬(wàn)人次，增長(zhǎng)0.6%；民航2160萬(wàn)人次，增長(zhǎng)8%。今年春運(yùn)有以下主要特點(diǎn)：一是受南方雨雪冰凍災(zāi)害影響，春運(yùn)工作面臨前所未有的困難。(原文略)

二是鐵路客運(yùn)出現(xiàn)兩頭高、中間低的現(xiàn)象，且高峰持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，客運(yùn)壓力明顯增大。(原文略)

三是繼續(xù)實(shí)行標(biāo)價(jià)不上浮、不加成的政策，但通過(guò)采取各種補(bǔ)貼措施，基本調(diào)動(dòng)了運(yùn)輸企業(yè)的積極性。(原文略)

總結(jié)今年的春運(yùn)工作，各地區(qū)、各部門主要完成了以下幾方面的工作：一、保交通，為春運(yùn)創(chuàng)造基本條件。(原文略)

二、領(lǐng)導(dǎo)高度重視，形成工作合力，確保春運(yùn)有序進(jìn)行。(原文略)

三、優(yōu)先滿足客運(yùn)需求，突擊搶運(yùn)電煤和救災(zāi)物資。(原文略)

回顧今年的春運(yùn)工作，在取得成績(jī)的同時(shí)，也存在一些問(wèn)題……

各地區(qū)、各部門要認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，積極尋求解決問(wèn)題的辦法和措施，特別是提高特殊情況下的應(yīng)急反應(yīng)能力，為今后的春運(yùn)工作打下良好的基礎(chǔ)，確保廣大人民群眾春節(jié)期間能夠平安返鄉(xiāng)順利出行。中華人民共和國(guó)發(fā)展和改革委員會(huì)二○○八年二月二十五日

6、商務(wù)信函祝賀信感謝信提示信訂購(gòu)確認(rèn)信（注意信封的寫法）參見《教材》第22頁(yè)6、商務(wù)信函祝賀信（五）常見行政表格制作1、《檔案借用表》見2010年10月考試題《利景公司的檔案管理》（五）常見行政表格制作1、《檔案借用表》見行政管理表格制作例一《會(huì)議簽到表》2、會(huì)議簽到表75見行政管理表格制作例一《會(huì)議簽到表》2、會(huì)議簽到表75見行政管理表格制作例一《用車申請(qǐng)表》3、用車申請(qǐng)表76見行政管理表格制作例一《用車申請(qǐng)表》3、用車申請(qǐng)表76見行政管理表格制作例一《會(huì)議回程機(jī)票表》4、會(huì)議回程機(jī)票表77見行政管理表格制作例一《會(huì)議回程機(jī)票表》4、會(huì)議回程機(jī)票表7見行政管理表格制作例一《財(cái)產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表》5、財(cái)產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表78見行政管理表格制作例一《財(cái)產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表》5、財(cái)產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表7見教材110-111頁(yè)《電話記錄單》、《電話留言條》6、電話記錄單、電話留言條79見教材110-111頁(yè)《電話記錄單》、《電話留言條》6、電話見教材28頁(yè)7、檔案目錄80見教材28頁(yè)7、檔案目錄808、公司花名冊(cè)練一練8、公司花名冊(cè)練一練8、公司花名冊(cè)82序號(hào)姓名身份證號(hào)工作崗位進(jìn)入公司時(shí)間在公司

工作年限技術(shù)等級(jí)籍貫備注123458、公司花名冊(cè)82序號(hào)姓名身份證號(hào)工作崗位進(jìn)入公司在公司9、會(huì)客單練一練9、會(huì)客單練一練9、會(huì)客單84被訪人姓名來(lái)訪人單位來(lái)訪人姓名來(lái)訪事由來(lái)訪人數(shù)攜帶貨物及數(shù)量來(lái)訪時(shí)間結(jié)束時(shí)間車牌號(hào)碼被訪人編號(hào)：存根

備注：來(lái)人（車）離開時(shí)請(qǐng)將此單交還門衛(wèi)室編號(hào)：9、會(huì)客單84被訪人姓名來(lái)訪人單位來(lái)訪人姓名來(lái)訪事由來(lái)訪人數(shù)10、印章使用登記表練一練10、印章使用登記表練一練10、印章使用登記表86編號(hào)時(shí)間用印單位內(nèi)容用印數(shù)經(jīng)辦人姓名批準(zhǔn)用印人姓名蓋印人姓名備注123410、印章使用登記表86編號(hào)時(shí)間用印單位內(nèi)容用印數(shù)經(jīng)辦人姓名11、員工處分呈報(bào)表練一練11、員工處分呈報(bào)表練一練11、員工處分呈報(bào)表88姓名部門出生年月黨員曾受何處分呈報(bào)處分原因

經(jīng)理（主任）簽名：

年

月

日部門負(fù)責(zé)人意見部門負(fù)責(zé)人簽名：

年

月

日11、員工處分呈報(bào)表88姓名部門出生年月黨員曾呈部門11、員工處分呈報(bào)表89人力資源部意見簽名：（蓋章）

年

月

日公司領(lǐng)導(dǎo)意見簽名：（蓋章）

年

月

日11、員工處分呈報(bào)表89人公12、員工表彰表練一練12、員工表彰表練一練91姓名性別出生年月民族籍貫家庭出身文化程度現(xiàn)任職務(wù)工作單位及崗位入團(tuán)年月入黨年月電話郵編呈報(bào)處分原因

經(jīng)理（主任）簽名：

年

月

日12、員工表彰表91姓名性別出生年月民族籍貫家庭出身文化程度現(xiàn)任職務(wù)工作單位13、發(fā)文登記薄練一練13、發(fā)文登記薄練一練13、發(fā)文登記薄13、發(fā)文登記薄三、文書處理（一）文書處理的特點(diǎn)

1.內(nèi)容的政治性和機(jī)要性2.程序的穩(wěn)定性和有序性3.工作的服務(wù)性和及時(shí)性三、文書處理（一）文書處理的特點(diǎn)三、文書處理（二）文書處理的基本要求

1.準(zhǔn)確2.及時(shí)3.安全《條例》規(guī)定：“應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、按照行文機(jī)關(guān)的要求和公文處理規(guī)定的原則，做到公文處理及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密?！比?、文書處理（二）文書處理的基本要求三、

文書處理（三）文書處理程序發(fā)文處理程序1．草擬（1）交擬。交擬是指單位、單位的領(lǐng)導(dǎo)或秘書部門的負(fù)責(zé)人向準(zhǔn)備擬寫稿件的人交待擬寫稿件的任務(wù)。（2）起草。文稿的起草要了解領(lǐng)導(dǎo)交待的事情始末，做好調(diào)查研究，認(rèn)真分析各類情況和需要，然后再起草。2.審核審核又稱核稿，是指草擬好的文稿在送出去前，由秘書部門負(fù)責(zé)人對(duì)文稿的內(nèi)容、文種、用詞等方面進(jìn)行全面的檢查。審核主要把好行文關(guān)、政策關(guān)和文字關(guān)。三、文書處理（三）文書處理程序三、

文書處理（三）文書處理程序3.簽發(fā)

“簽發(fā)”又稱為“會(huì)簽”，是指單位的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)審核過(guò)的文稿進(jìn)行最后的審查，審查無(wú)誤在發(fā)文稿紙上簽署意見并注明簽發(fā)人的姓名及年月日。4.復(fù)核復(fù)核是發(fā)文辦理過(guò)程中的第二次審核，是在正式的公文印制出來(lái)之前，秘書部門對(duì)簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核審查。5.繕印繕印，是根據(jù)復(fù)核好的文件定稿進(jìn)行謄清或印制文件。三、文書處理（三）文書處理程序三、

文書處理（三）文書處理程序6.校對(duì)校對(duì)是對(duì)繕印出來(lái)的文本清樣與定稿進(jìn)行全面的對(duì)照檢查。7.用印用印是在文件的正本落款的地方蓋上發(fā)文單位的公章。8.登記登記，是對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行記錄，以便日后核查。9.分發(fā)分發(fā)，是對(duì)印制完畢需要發(fā)出的文件進(jìn)行分封和發(fā)送。三、文書處理（三）文書處理程序三、

文書處理第七章文書處理與檔案管理

發(fā)文登記簿小知識(shí)（三）文書處理程序發(fā)文處理程序三、文書處理第七章文書處理與檔案管理發(fā)文登記簿小知識(shí)三、

文書處理收文處理程序1.簽收2.拆封3.登記需要登記的文件有：（1）上級(jí)單位的指導(dǎo)性的、參閱性的或需要辦理的文件；（2）下級(jí)單位的請(qǐng)示性、報(bào)告性的文件；（3）帶有密級(jí)的重要資料；（4）單位內(nèi)部使用的文件、會(huì)議文件和音像文件。不需要登記的文件有：（1）領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件；（2）事務(wù)性的通知、便函等；（3）一般性的簡(jiǎn)報(bào)；（4）公開的和內(nèi)部不保密的出版物；（5）已經(jīng)被其他綜合性質(zhì)的文件包括的文件。（三）文書處理程序三、文書處理收文處理程序（三）文書處理程序三、

文書處理收文處理程序4.分發(fā)5.擬辦。秘書人員或經(jīng)授權(quán)的部門在領(lǐng)導(dǎo)批辦之前對(duì)文件的問(wèn)題提出如何辦理的初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參閱。6.批辦7.承辦。就是按照領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見執(zhí)行具體的工作。8.催辦。就是文秘人員按照承辦時(shí)限，對(duì)承辦部門定期進(jìn)行檢查與催促，防止文件處理被延誤。三、文書處理收文處理程序三、

文書處理（四）辦結(jié)文書處理程序凡已經(jīng)辦理完畢的文書，應(yīng)按下列程序處理1、辦結(jié)暫存2、立卷3、歸檔4、清退5、銷毀文書立卷與保管（見檔案管理）三、文書處理（四）辦結(jié)文書處理程序企業(yè)行政管理人員2013年5月企業(yè)行政管理人員課程目錄

行政實(shí)務(wù)（行政接待、電話接打）二

會(huì)務(wù)工作

文書工作

企業(yè)行政管理基礎(chǔ)知識(shí)一三四

保密、印信及辦公室管理工作五

檔案管理

六課程目錄行政實(shí)務(wù)（行政接待、電話接打）二會(huì)務(wù)工培訓(xùn)目標(biāo)提升技能通過(guò)考試結(jié)交朋友培訓(xùn)目標(biāo)提升技能106第四模塊：文書知識(shí)4第四模塊：文書知識(shí)案例導(dǎo)入

小林是某私企經(jīng)理的助理秘書，幾年來(lái)，她勤奮努力，事必躬親，卻發(fā)現(xiàn)總被一些瑣事包圍著。她生性優(yōu)柔寡斷，一件事總是掂量來(lái)掂量去，想出好多種結(jié)果，生怕引人不快。對(duì)一些重要又不太懂的事，她總是采取逃避的態(tài)度，非拖到不能再拖的時(shí)候，才動(dòng)手去處理，結(jié)果卻因時(shí)間倉(cāng)促，常常草草了事。一次老板出差，讓她起草一份在董事會(huì)上的發(fā)言報(bào)告。她想時(shí)間還有一周，不必著急，于是深思熟慮，決心好好給老板露一手。其后的幾天，她忙于完成另外幾件小事，突然一天上班之時(shí)，想到老板明天就要起程了，可是他要的報(bào)告還未見一字。結(jié)果，一份本想轟轟烈烈、一鳴驚人的報(bào)告變成了一份毫無(wú)特色、草草而就的文件。因此，盡管小林幾年來(lái)一直兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干，但工作卻起色不大，職位也一直沒有得到升遷。案例導(dǎo)入小林是某私企經(jīng)理的助理秘書，幾年來(lái)，她勤奮努一、

文書工作概述（一）文書的含義及作用

文書是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中為了傳遞、記載信息，而形成使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務(wù)的憑證性工具。一、文書工作概述（一）文書的含義及作用文書定義包含以下幾方面基本內(nèi)容：第一、文書形成的主體可以是各種社會(huì)組織，也可以是個(gè)人。第二、文書的形成是為了特定的目的。第三、文書是用一定的形式進(jìn)行信息的表達(dá)和存載。一、

文書工作概述文書定義包含以下幾方面基本內(nèi)容：一、文書工作概述（二）文書的作用1、傳遞信息。這是文書的首要作用。人們制作文書的目的就是要把一定的信息傳遞給接受者。2、憑證依據(jù)。文書真實(shí)地記錄了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是人們追溯歷史的憑證。

一、

文書工作概述（二）文書的作用一、文書工作概述文書、公文、文件的關(guān)系文件紙質(zhì)文件文書非紙質(zhì)文件照片文件電子文件聲像文件私人文書公務(wù)文書其他文字材料公文一、

文書工作概述文書、公文、文件的關(guān)系文件紙質(zhì)文書非紙質(zhì)照片文件電子（二）文書工作1、文書工作的含義

文書工作是指圍繞文書的撰制、傳遞、處理和管理而展開的一系列活動(dòng)的總稱。廣義上講，它包括從文書形成直至辦理完畢，單位的領(lǐng)導(dǎo)、文書人員以及其他有關(guān)業(yè)務(wù)人員、秘書人員共同參與的一系列工作。狹義上講，文書工作專指文書人員所從事的技術(shù)性和事務(wù)性的工作。一、

文書工作概述（二）文書工作一、文書工作概述2文書工作的內(nèi)容和要求文書工作的內(nèi)容主要包括三大環(huán)節(jié)：文書的形成文書的處理文書的管理一、

文書工作概述2文書工作的內(nèi)容和要求文書的形成文書的處理文書的管理一、3、文書工作機(jī)構(gòu)

文書工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)是各級(jí)各類機(jī)關(guān)、組織的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人。組織中的文秘部門和專職的文書人員負(fù)責(zé)處理文書事務(wù)。在某些單位，文書工作的某些環(huán)節(jié)會(huì)由某專門的部門承擔(dān)。一、

文書工作概述3、文書工作機(jī)構(gòu)一、文書工作概述（三）文書工作的基本原則1、準(zhǔn)確2、高效3、安全4、精簡(jiǎn)

2000年的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》指出：“公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。”“公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。”（三）文書工作的基本原則1、準(zhǔn)確2000年的《國(guó)家時(shí)間價(jià)值tt+nvv+n文書工作的時(shí)效性：文書的價(jià)值與處理時(shí)間成反比例關(guān)系。文書工作要講究高效性時(shí)間價(jià)值tt+nvv+n文書工作的時(shí)效性：文書的價(jià)值與（四）文書工作“四化”1.科學(xué)化2.規(guī)范化3.制度化

4.自動(dòng)化一、

文書工作概述（四）文書工作“四化”一、文書工作概述（一）文書的種類1、公文類2、商務(wù)管理類：計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、分析報(bào)告等。3、商務(wù)業(yè)務(wù)類：商務(wù)函電、商務(wù)談判方案、談判協(xié)議、仲裁協(xié)議、仲裁申請(qǐng)書等。4、商情調(diào)研類：市場(chǎng)、商品、用戶、價(jià)格調(diào)研等。5、商務(wù)宣傳類：商務(wù)綜述、商務(wù)報(bào)道、商務(wù)通訊、商務(wù)評(píng)論等。6、商務(wù)信息類：廣告、商品說(shuō)明書、市場(chǎng)信息等。二、

文書撰擬（一）文書的種類二、文書撰擬公文類決定--適用于對(duì)公司重大決策或重要事項(xiàng)進(jìn)行部署和安排。決議--對(duì)要求貫徹執(zhí)行的重要事項(xiàng)、經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)后形成的方案與意見。通知--適用于發(fā)布公司的行政和業(yè)務(wù)規(guī)章制度（包括規(guī)定、辦法、細(xì)則等）；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)構(gòu)或無(wú)隸屬關(guān)系機(jī)構(gòu)的公文；批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)構(gòu)的公文；傳達(dá)要求有關(guān)部門辦理、周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；獎(jiǎng)懲有關(guān)機(jī)構(gòu)和員工，任免和聘用人員；變更或撤銷公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。通報(bào)--適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況。報(bào)告--適用于向上級(jí)機(jī)構(gòu)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)構(gòu)的詢問(wèn)或報(bào)送文件。請(qǐng)示--適用于向上級(jí)機(jī)構(gòu)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。批復(fù)--適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)構(gòu)的請(qǐng)示事項(xiàng)。函--適用于不相隸屬單位或部門之間商洽工作、詢問(wèn)及答復(fù)問(wèn)題；請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要--適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。公文類決定--適用于對(duì)公司重大決策或重要事項(xiàng)進(jìn)行部署和安排。

文書撰擬就是起草文書。文書是管理的基本手段之一。撰擬是最核心的一個(gè)程序。并不是全部程序。1、交擬：領(lǐng)導(dǎo)交待起草，或根據(jù)工作計(jì)劃安排起草。這是公文起草的起點(diǎn)。（秘書不能想寫就寫）關(guān)鍵是確立主題2、擬議（構(gòu)思）：醞釀構(gòu)思，有時(shí)是辦公室集體討論如何起草。特別重要的文書，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)親自組織辦公室人員討論起草。關(guān)鍵：吃透領(lǐng)導(dǎo)的意圖（秘書不能想怎么寫就怎么寫）段落、層次、過(guò)渡、照應(yīng)、開頭和結(jié)尾（二）文書撰擬的程序文書撰擬就是起草文書。文書是管理的基本手段之一。3、撰稿：寫的過(guò)程。包括資料收集與準(zhǔn)備、初稿、自己修改。（秘書不能想何時(shí)寫就何時(shí)寫，不能有話則長(zhǎng)無(wú)話短）前面這三步是最辛苦的。3、撰稿：4、審核辦公室審核，有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)審核。重要公文經(jīng)常是反復(fù)討論修改，有改到面目全非的，有推倒重來(lái)的。在審核修改文章過(guò)程中，審核人與擬稿人之間，修改人與擬稿人之間，不同審核人之間都有可能有對(duì)立認(rèn)識(shí)。（1）有無(wú)發(fā)文的必要（2）主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)和發(fā)文機(jī)關(guān)有無(wú)錯(cuò)誤（3）內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，有無(wú)缺漏（4）格式文種是否符合規(guī)范（5）文字表達(dá)是否規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（6）審核手續(xù)是否完備4、審核5、簽發(fā)：

領(lǐng)導(dǎo)審閱定稿，并簽發(fā)。只有法定代表人才有權(quán)簽發(fā)。院是院長(zhǎng)、黨委是書記。如果一把手不在，要有授權(quán)才能簽發(fā)。簽發(fā)中易出現(xiàn)的矛盾主要是領(lǐng)導(dǎo)者的簽發(fā)意見不一致。（1）堅(jiān)持分層簽發(fā)制度，盡量減少集體簽發(fā)，處特殊情況外不重復(fù)簽發(fā)。（2）盡量減少核簽，已明確下屬代簽的不必核簽，處重要文件外，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不核簽已部門名義發(fā)出的文件。（3）以面對(duì)面形式集體簽發(fā)，意見盡可能一致后再簽注，必要時(shí)，請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)出面統(tǒng)一協(xié)調(diào)簽發(fā)意見。（4）聯(lián)合行文會(huì)簽文件時(shí)，堅(jiān)持主辦方先簽，對(duì)方簽發(fā)人有異議時(shí)，應(yīng)有層次對(duì)等的人員出面協(xié)調(diào)。（5）注意履行正常程序，堅(jiān)持“核后簽”。5、簽發(fā)：6、繕校：打印、校對(duì)、印制。文印與承辦人員之間，文印工作上下工序間的關(guān)系方面易出現(xiàn)矛盾。7、用印：8、封發(fā)：6、繕校：打印、校對(duì)、印制。

張小姐是從某雜志社跳槽到某集團(tuán)企業(yè)做秘書，負(fù)責(zé)內(nèi)部文件的起草、制作和傳送。她自以為做編輯時(shí)文字功夫已經(jīng)過(guò)關(guān)，便在校對(duì)文件時(shí)有些粗心。沒想到上班第二天就出錯(cuò)了，一份關(guān)于集團(tuán)講話的文件下發(fā)后，她一看文件，頓時(shí)傻了眼，原來(lái)，那份文件共出現(xiàn)4次“總裁”，其中兩處竟錯(cuò)成了“總栽”。犯下了如此低級(jí)的錯(cuò)誤，她在心里說(shuō)：“完了！完了！”。她猜想，一向嚴(yán)厲的總裁一定會(huì)讓她“下課”。在忐忑不安中度過(guò)了3天，出乎意料的是，總裁面對(duì)個(gè)別同事就此事打上去的“小報(bào)告”，只象征性地從張小姐工資中扣罰了10元錢，并讓人事部主任就此事與她作了詳談，告誡她別犯類似錯(cuò)誤?？偛玫膶捜莺痛蠖仁顾屑げ槐M。從那以后，她在工作中，走出了過(guò)去做編輯時(shí)的“輝煌心理”，對(duì)每一份文件的每一個(gè)細(xì)節(jié)都精益求精，業(yè)務(wù)上快速進(jìn)步，深得集團(tuán)上下好評(píng)。案例張小姐是從某雜志社跳槽到某集團(tuán)企業(yè)做秘書，負(fù)責(zé)內(nèi)（三）撰寫的文風(fēng)1、篇幅力求簡(jiǎn)短以實(shí)用為主，應(yīng)該節(jié)省人力、物力和時(shí)間，長(zhǎng)了也不計(jì)稿酬，還浪費(fèi)時(shí)間。如漢高祖劉邦在奪政權(quán)后發(fā)布的《入關(guān)告諭》，只用了99個(gè)字就全面、準(zhǔn)確地說(shuō)明了自己的政策，其中著名的約法三章“殺人者死，傷人及盜抵罪”更是僅10個(gè)虛字，但已樹立起了新政權(quán)威嚴(yán)公正、取信于民的形象。（三）撰寫的文風(fēng)1、篇幅力求簡(jiǎn)短徐榮凱當(dāng)選云南省省長(zhǎng)385字“就職演說(shuō)”令人欽佩

2002年１月２９日上午，云南省第九屆人民代表大會(huì)第五次會(huì)議選舉徐榮凱為云南省省長(zhǎng)。下午，云南省九屆人大五次會(huì)議舉行閉幕式。按照會(huì)議議程，新當(dāng)選的省長(zhǎng)將發(fā)表講話。會(huì)前10分鐘，當(dāng)選省長(zhǎng)徐榮凱的講話稿發(fā)到記者手中。出乎記者意料的是，通篇講話只有薄薄的一頁(yè)紙。記者逐字逐句數(shù)了一遍，連標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在內(nèi)共385字。徐榮凱尚未開口講話，會(huì)場(chǎng)上已爆發(fā)出一陣熱烈的掌聲。不到一分鐘，徐榮凱的“就職演說(shuō)”就結(jié)束了。

走出會(huì)場(chǎng)，人大代表們?nèi)栽跓崃易h論：“文山會(huì)海已成公害。省長(zhǎng)帶頭講短話，開短會(huì)，求實(shí)效，從會(huì)風(fēng)我們看到了好作風(fēng)。徐榮凱當(dāng)選云南省省長(zhǎng)385字“就職演說(shuō)”令人欽佩2、文筆樸實(shí)莊重、樸素、自然、得體、平易一是結(jié)構(gòu)要自然。二是語(yǔ)氣和莊重。三是語(yǔ)言要樸素。公文還應(yīng)盡量使用大眾化語(yǔ)言，不用冷僻字。如在談到祖國(guó)統(tǒng)一大業(yè)時(shí)，鄧小平同志說(shuō)：“和平統(tǒng)一不是大陸把臺(tái)灣吃掉，當(dāng)然也不能是臺(tái)灣把大陸吃掉”，形象地闡明了大陸與臺(tái)灣不存在根本沖突，而要以中華民族利益為重，盡快實(shí)現(xiàn)和平統(tǒng)一的共同愿望。2、文筆樸實(shí)案例：元璋與興田的故事

朱元璋當(dāng)了皇帝以后，要找年輕時(shí)和他一起種田的老朋友田興出來(lái)，下令全國(guó)找這個(gè)人。田興卻硬不肯出來(lái)做官，只是到處在做好事。后來(lái)有人報(bào)告，一個(gè)縣里，有五只老虎出來(lái)吃人，厲害得很，而有一個(gè)人把那五只老虎都打死了。朱元璋接到這封公文，知道一定是他的老朋友田興做的好事。于是找來(lái)翰林院的進(jìn)士們，都是文學(xué)修養(yǎng)非常高的，以現(xiàn)在來(lái)說(shuō)，都是研究院中的博士。朱元璋要他們趕快寫信去把田興找來(lái)。于是翰林先生們之乎者也矣焉哉、孔子曰、孟子曰的，咬文嚼字。朱元璋看了半天，皺皺眉、搖搖頭，還是自己動(dòng)手寫。他寫的是白話，內(nèi)容大要說(shuō)：皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋。你不要以為我做了皇帝就不要老朋友。你不來(lái)，就沒有種。我們兩兄弟還是好兄弟，我今天不是以皇帝身份找你來(lái)。我們兩兄弟見面，皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋，有種的你過(guò)河來(lái)吧！和當(dāng)年兩個(gè)人放牛時(shí)，打架對(duì)罵的口吻一樣。田興看了這封信來(lái)了，來(lái)了但還是不做官，玩了一陣子走了。案例：元璋與興田的故事四是追求公文美。

公文也要求美感，要有"妙筆"。秘書稱為"筆桿子"，寫文章理所當(dāng)然是秘書必須掌握的基本功。恰當(dāng)?shù)匾暮瓦\(yùn)用修辭手法，可使公文語(yǔ)言富于美感。用典引故，是古代公文中常見的寫作手法，用以增強(qiáng)公文的分量和說(shuō)服力，現(xiàn)代公文中運(yùn)用較少。但在某些特定情況下，用得自然、貼切，常會(huì)收到非常好的效果。例如，1997年江總書記在俄羅斯總統(tǒng)葉利欽為他的到訪舉行的歡迎宴會(huì)上講話時(shí)說(shuō)：“俄羅斯偉大的作家列夫.托爾斯泰曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：‘一切美好的東西只有經(jīng)過(guò)努力才能獲得?！@句話蘊(yùn)涵著深刻的哲理。我們兩國(guó)關(guān)系在經(jīng)歷了多年的風(fēng)風(fēng)雨雨之后，終于結(jié)束過(guò)去，開辟未來(lái)?！痹谶@里引用托爾斯泰的話，意味深長(zhǎng)，恰到好處，極大地增加了講話的魅力。四是追求公文美。寫作的語(yǔ)言表述形式大體上有三種：書面式語(yǔ)言

所謂書面式語(yǔ)言，是指在表述公文內(nèi)容的時(shí)候，不能用日常說(shuō)話的口語(yǔ)方式來(lái)表述公文內(nèi)容，而是要用符合書面材料語(yǔ)言要求的方式來(lái)表述內(nèi)容。

電影《林則徐》中寫林則徐召見外商，申明中國(guó)政府關(guān)于嚴(yán)禁販賣鴉片的命令，其中說(shuō)到如有違令者，“船貨交公，人即正法”。有外商問(wèn)：“什么叫‘正法’？”中國(guó)官員答：“正法就是殺頭?！痹谶@段話中，“正法“用在中國(guó)政府的命令中，自然是書面語(yǔ)，而中國(guó)官員與外商是在觀看電影，屬于公共場(chǎng)合，應(yīng)該用口頭語(yǔ)，自然應(yīng)該用“殺頭”一詞。

寫作的語(yǔ)言表述形式大體上有三種：口語(yǔ)式語(yǔ)言所謂口語(yǔ)式語(yǔ)言，是指在表述公文內(nèi)容的時(shí)候，要用日常說(shuō)話的口語(yǔ)方式來(lái)表述公文內(nèi)容。還以公文中表述內(nèi)容的順序?yàn)槔樱热缬谩耙粋€(gè)是、再就是、另一個(gè)是，還有就是”來(lái)表述事物，這類語(yǔ)言表述方式就是口語(yǔ)式語(yǔ)言。應(yīng)用口語(yǔ)式語(yǔ)言表述的文種主要是“領(lǐng)導(dǎo)的專題講