商務(wù)英語寫作的基本格式／結(jié)構(gòu)／內(nèi)容

商務(wù)英語寫作的基本格式／結(jié)構(gòu)／內(nèi)容對于很多學(xué)生來說，可能沒有實際的商務(wù)工作經(jīng)驗，所以剛接觸商務(wù)寫作會比較懵，你需要先把自己催眠成為一個商務(wù)環(huán)境中的職場人士。那么，商務(wù)英語寫作的基本格式／結(jié)構(gòu)／內(nèi)容是怎么樣的呢？第一步你要做的就是，了解你的寫郵件對象。我們經(jīng)常為了自己要寫的內(nèi)容感覺痛苦，我們編寫復(fù)雜的電子郵件，報告看起來也很一般，大部分時候我們的努力并沒有讓我們的內(nèi)容更容易閱讀。了解一段文字的目的是為了給你一種方向感。撰寫商業(yè)報告應(yīng)遵循特定的格式;例如，公司內(nèi)部經(jīng)常往來的電子郵件可能簡短而不正式，但客戶電子郵件或PowerPoint演示文稿最好要遵循禮貌，內(nèi)容清晰和簡潔這樣的準(zhǔn)則。你的收件人就是你的指南針;你首先要換位思考，如果你是收件人，你想要知道的內(nèi)容是什么？這樣會大大縮小你寫作的范圍。你在郵件和報告中使用的語言風(fēng)格和詞匯等都符合你收件人的實際情況和當(dāng)下的情景，這不僅僅是郵件內(nèi)容有效性的問題，還體現(xiàn)著你的溝通技巧。你能不能水岸的運(yùn)用你的溝通能力和不同的收件人溝通，讓對方理解并給予你有效的回復(fù)。完成溝通的目標(biāo)。第二步你應(yīng)該在內(nèi)容和風(fēng)格方面更加注意。你的文章有沒有按照商務(wù)寫作基本特征和規(guī)則進(jìn)行組織？簡單的語言你寫郵件也好，寫報告也好寫計劃書也好，你的目的只有一個，就是把你的觀點(diǎn)輕松快速的傳達(dá)給你的觀眾。而要完成這一個目的，我認(rèn)為多使用主動語態(tài)，選擇常用的短單詞避免使用過多形容詞。我們來看兩句話："We’dlovetobeofassistance"“We’dlovetoassistyou.”你認(rèn)為在商務(wù)寫作中，哪一句話更合適？willyoubekindenoughtoplease你會選擇哪個？當(dāng)然是please！anticipate和exceptendeavor和tryfacilitate和help在商務(wù)寫作中二選一你選哪個？我們選用簡短有效的單詞組成句子，每個句子不要超過20個詞，如果情況允許越直觀的表述越好，可視化優(yōu)于數(shù)字（5）避免不必要的修飾比如形容詞和副詞，還有那些which／that的從句明確的區(qū)分開觀點(diǎn)和事實這兩方面的內(nèi)容應(yīng)該在你的商業(yè)寫作中明確區(qū)分。確保讀者能夠分辨什么時候你闡述的是事實，什么時候你闡述的是你個人的觀點(diǎn)。強(qiáng)烈建議大家要注意這個原則，這樣在實際工作中你可以避免很多的誤解，保證你的寫作不會含糊不清。你的目的只有一個你的每一次商務(wù)寫作交流都應(yīng)該是有明確的目的，你需要努力不要偏離這個目的。一次把一個問題講透，而不是什么都講。如果您通過電子郵件向同事發(fā)送后續(xù)電子郵件，請不要在同一封電子郵件中包含超過三個不相關(guān)的請求，在實務(wù)中也是要特別注意。失敗了，你想一下，如果一個hr第三步通過選用格式讓你的表達(dá)更加高效請你盡可能的通過使用標(biāo)題，項目符號，編號和其他格式化功能（粗體，斜體，不同的顏色），來幫助閱讀者更佳輕松瀏覽和掃描文本。但要切記，這些highlight不要太過分！太多分散注意力的視覺元素會將焦點(diǎn)從信息中轉(zhuǎn)移，注意力轉(zhuǎn)移對你來說沒有好處。這個原則適用于所有的商務(wù)寫作，無論是電子郵件，報告還是powerpoint，遵循格式會讓你的寫作更加清晰高效。如有可能，盡量用可視化的圖形或圖表來替換枯燥的文本。第四步你的商務(wù)文章發(fā)出去之前一定要認(rèn)真修改校對！有語法和詞匯錯誤，還有標(biāo)點(diǎn)符號你也要注意！你提交之前要確保多次閱讀保證你的文章的流暢性和可讀性，沒有令人尷尬的錯誤。你可以選擇通過在線拼寫檢查器來進(jìn)行糾正?？荚囈彩且粯樱_保語法和單詞的正確是基本要求。如果一封商務(wù)信函錯誤連篇，寫信的人給人留下的印象會非常不好。第五步不要忘記你的態(tài)度和觀點(diǎn)這是商業(yè)寫作中很少被強(qiáng)調(diào)的部分，我們建議大家寫作的時候多換位思考，可是了解你的讀者和他們想要的東西是不足夠的，你寫作的目的其實還是為了你自己