(行政文秘)論秘書的參謀作用

第第頁共11頁諫。十分明顯，秘書的實際參謀效應，主要取決于秘書人員參謀水平及能力。而秘書參謀水平及能力，又同其自身的素質(zhì)與修養(yǎng)相關。本文集中通過對參謀作用的界定、秘書需要具備的能力和素質(zhì)、秘書如何發(fā)揮參謀作用等方面的探討和分析，從而得出秘書參謀作用的重要性，各級領導都應該十分重視秘書工作，要充分發(fā)揮秘書部門的參謀作用，大力加強和充分發(fā)揮參謀作用。。第2章秘書參謀的需要具備的能力和素質(zhì)秘書發(fā)揮參謀作用需要良好的政治思想素養(yǎng).要有正確鮮明的政治態(tài)度。不管是國家機關、企事業(yè)單位秘書，還是民營企業(yè)、民非單位的秘書，其政治態(tài)度，首先表現(xiàn)為講政治，要有實現(xiàn)共產(chǎn)主義理想的堅定信仰，一切工作必須以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想為指導，堅持科學的發(fā)展觀，理解并貫徹黨的“一個中心、兩個基本點”的政治路線，確保鮮明正確的政治態(tài)度和立場，具有能夠判明大是大非的政治敏銳性與鑒別力。其次，必須努力學習、理解黨和國家的大政方針，掌握本系統(tǒng)職能運行密切相關的政策條例、熟悉本系統(tǒng)內(nèi)的具有指導意義的具體政策，規(guī)章制度。同時還要學習掌握相應的法律、法規(guī)，保證自己在參謀輔助決策及決策管理過程中所必須具備的相當?shù)恼咚胶头ㄖ我庾R。.要有無私奉獻的價值觀念。秘書工作的輔助性特征，決定了秘書人員參謀成果的潛隱性，同時，又決定了秘書參謀輔助工作被動辛勞、負重清苦，重壓重負下重要的辛勞價值，與注定要無聞無顯的價值形態(tài)形成明顯反差。正確理解這一反差，樹立無私奉獻的價值觀念是秘書人員做好參謀輔助工作所必須具備的基本思想素質(zhì)。作為秘書人員應淡泊名利，不為名利所誘，不被世俗所惑，要耐得寂寞、安于清苦、一身正氣、兩袖清風、兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨，樂于默默奉獻甘當無名英雄。.要有辯證創(chuàng)新的思維方式。秘書參謀主要是從智力方面輔助領導者在認識客觀世界，形成改造客觀世界的決策、方略，并將其付諸實施。因此，秘書人員須具備正確認識客觀世界的基本觀點和方法。學習和掌握馬克思主義的世界觀及唯物辯證的思維認識方法論。只有掌握并運用這種科學的世界觀與思維認識方法，秘書人員才可能避免思想認識的主觀性，片面性與機械性；才有可能在具體的參謀輔助活動中，堅持實事求是的思想路線，發(fā)揚積極開拓創(chuàng)新精神；才有可能加強全面深入的調(diào)查研究，把握新信息，接受新知識，發(fā)現(xiàn)新情況，獲取真知灼見；才有可能向領導者反饋真、準、全的咨詢信息，提供切實中肯、參考度高的參謀建議、方案及意見，真正忠實積極、力爭主動地當好參謀助手。.要有崇高的職業(yè)道德。秘書人員應忠于職守、嚴守機密、恪守信用、文明禮貌、廉潔奉公五條最基本的行為規(guī)范。秘書發(fā)揮參謀輔助作用需要豐富的知識積累現(xiàn)代社會是信息“爆炸”的時代，是知識經(jīng)濟時代，知識智力的作用日趨重要。秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面，秘書工作又有自己的專業(yè)特點，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業(yè)知識，因此現(xiàn)代秘書人員，必須具有豐富淵博的文化知識，合理的知識結構以及獲取新知識的能力。.需要廣博的文化知識。秘書人員的輔助性、綜合性、機密性、服務性的職業(yè)特點，要求秘書人員必須具備廣博的文化知識，成為知識相對淵博的雜家和通才。廣博的知識面主要包含相關的社會科學知識，相關的人文科學知識，相關的自然科學知識。只有這樣，秘書人員履行職責才會視野開闊，思維敏捷，有洞察力，才能掌握全面輔助領導者，隨時協(xié)助其獲取深入的智力輔助的線索或途徑。.需要合理的知識結構。秘書人員應當是通才與專才相結合的復合型人才，因而合理的知識結構就顯得尤為重要。秘書人員合理的知識結構應當是以秘書學、管理科學知識為核心的各種知識的合理構成和搭配，包括基礎知識、專業(yè)知識、行業(yè)知識以社會生活實踐知識。具體來說，秘書人員合理的知識結構應當是：一是扎實的馬克思主義理論修養(yǎng)；二是嫻熟的專業(yè)知識；三是豐富的人文科學知識和自然科學知識；四是深厚的社會生活知識；五是秘書人員還應當關注現(xiàn)實社會的發(fā)展，關注世界科學技術的進步，了解當代最新的發(fā)明創(chuàng)造，以及新方法、新思維、新理論，儲備和應用新知識。.需要獲取新知識的能力。對于秘書人員來說，豐富的文化知識與合理的知識結構，都十分重要，但更為重要的是要有獲取知識的能力。因為受主客觀條件的限制，秘書人員所掌握的知識畢竟是有限的，其豐富程度也是相對的，在科學技術迅猛發(fā)展的今天，秘書人員要應履行近身綜合參謀輔助本職的需要，注重繼續(xù)學習、學會學習，自覺擠時間向書本學習、向領導學習、向群眾學習、向?qū)嶋H學習，在參謀輔助的實踐之中不斷學習、總結、積累和提高。衡量參謀作用發(fā)揮的評定標準——能力修養(yǎng)秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多方面的能力，比如是：寫作能力、口頭表達能力、聽知能力、閱讀概括能力、社交活動能力、協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力、應變能力、預測能力和使用辦公自動化設備的能力等等。主要可以表現(xiàn)為：.簡明精當?shù)谋硎瞿芰ΑＣ貢鴧⒅\輔助的最基本的工具和手段就是文字材料、口頭語言以及以公文撰擬為主的文字工作，以口頭表述為主的語言溝通活動，這是秘書當好參謀助手的基本能力和看家本領之一。秘書的文字表述集中在公文的撰擬方面，要力求篇幅簡短，在內(nèi)容充實的前提下，有話則長，無話則短，意盡言止；要崇尚文筆扎實，力求樸素自然，莊重平易，精當?shù)皿w；要保證內(nèi)容明曉，堅持一文一事表述集中；觀點與結論鮮明，一針見血，具有說明力；要確保行文通暢，一目了然。.精明干練的行為能力。精明干練是秘書人員在參謀輔助活動中通常應有的一種業(yè)務行為的能力體現(xiàn)，在實際工秘書人員要能思維敏銳、機靈周到、耳聰目明，善于調(diào)動自己的知識才能，運用自己日常積累的工作經(jīng)驗去觀察、思索、把握、處理本職工作，及時準確接收理解領導者的活動意圖，敏銳迅捷抓住事物的關鍵和實質(zhì)，迅速周密形成切中領導意向與實際情況的參謀輔助意見；要能立足系統(tǒng)大局，時時追隨領導者職能視野，胸懷全局、胸中有數(shù)、有備有方，適應領導者的輔助需要，一示即明，一撥即動，暗示亦明，未撥亦動，精明干練地為領導者進行科學決策、實施決策管理提供參謀輔助服務。.嫻熟的動手操作能力。隨著網(wǎng)絡時代的出現(xiàn)，辦公自動化設備的利用率越來越高，網(wǎng)上辦公，網(wǎng)上談判，網(wǎng)上交易等，凡是辦公室擁有的器械、設備，如電話機、錄音機、擴音機、照相機、錄像機、復印機、打字機、傳真機、碎紙機、網(wǎng)絡通訊設備等，秘書人員都應學會使用，甚至是汽車駕駛。盡管部門內(nèi)可能有專門的操作人員，但秘書人員如具有使用動手能力，可以備工作上的不時之需。秘書發(fā)揮參謀輔助作用還需要健康的心理素質(zhì)秘書人員要適應并做好參謀輔助工作，必須要有一個健康、良好的個性心理素養(yǎng)，弘毅不折的堅強意志，自知、自制的承受能力，沉著穩(wěn)健的行為氣質(zhì)，戒慎恐懼的職能心態(tài)。第3章秘書參謀作用的發(fā)揮3.1秘書部門如何在秘書工作發(fā)揮參謀作用.要站在決策者的角度想問題。思考問題應和領導站在同一高度，圍繞領導工作的主旋律發(fā)揮參謀作用。秘書工作的性質(zhì)和特點，決定了秘書部門參謀的內(nèi)容十分廣泛，涉及到秘書職責范圍內(nèi)與領導活動事務相關的一切領域。從大的方面分，主要有兩個方面：與領導決策活動有關的參謀內(nèi)容；與領導日常事務有關的參謀內(nèi)容。秘書在這兩個方面都應當發(fā)揮參謀作用。然而，同任何工作都必須有中心和重點一樣，秘書參謀活動在內(nèi)容上也不能漫無中心，而必須有一個主旋律。秘書部門參謀的內(nèi)容應側(cè)重于滿足領導決策的需要，圍繞領導決策發(fā)揮參謀作用。輔助領導正確決策是秘書部門和秘書人員的最高職責，也是秘書部門參謀內(nèi)容的根本出發(fā)點。改革開放的新形勢，要求領導決策必須由經(jīng)驗決策轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W決策；由個人決策轉(zhuǎn)變?yōu)槊裰鳑Q策。領導決策的科學化、民主化，直接導致了秘書參謀職能的強化和參謀內(nèi)容的擴展，使輔助決策成為規(guī)定秘書部門參謀內(nèi)容的根本出發(fā)點。例如，領導決策需要及時、全面、準確的信息做依據(jù)，秘書部門便開展了信息工作；領導決策需要發(fā)現(xiàn)問題和建議、方案，秘書部門便加強了調(diào)研工作；領導決策需要對決策前后的矛盾進行協(xié)調(diào)，秘書部門便加強了協(xié)調(diào)工作；領導決策后需要貫徹落實，秘書部門便開展督查工作。研究我國黨政軍機關和各行業(yè)秘書工作內(nèi)容的發(fā)展，雖然秘書部門參謀的內(nèi)容不盡相同，但均把輔助領導正確決策和落實決策作為秘書部門發(fā)揮參謀作用的中心任務。秘書參謀的質(zhì)量會影響領導決策的效果。一方面，隨著改革開放和現(xiàn)代化建設的發(fā)展，領導決策的科學性提高了，決策難度增大了，如果秘書參謀活動的內(nèi)容不發(fā)展，參謀質(zhì)量不提高，就不能滿足領導決策的需要；另一方面，現(xiàn)代領導決策實行科學化，需要科學的決策體制，包括科學的參謀體制。秘書部門在輔助領導決策中具有特殊的地位和作用，它的整體參謀功能能否得到充分發(fā)揮，直接影響領導決策的效果。因此，只有根據(jù)領導決策的需要，不斷提高秘書參謀活動的質(zhì)量，才能保證為領導決策服務好。.對領導負責，要服務不要逢迎。秘書部門是服從領導命令、照辦。當參謀時，是拿出“怎么辦”的見解和方案供領導選擇。因此，在研究制定方案時，秘書人員只能服從真理，而不應受領導的主觀意圖左右，要從實際出發(fā)，實事求是，得出正確的結論。秘書部門的參謀活動是非獨立性的，必須服從于領導決策意圖。秘書參謀方向必須與領導決策意圖保持一致，但是這與秘書堅持實事求是原則，敢于向領導諫諍并不矛盾。第一，在一般情況下，領導總是站的高些，看的遠些，因此決策意圖大多是正確的。秘書參謀方向與領導決策意圖保持一致，就能夠取得較為理想的參謀效果。第二，在有些情況下，由于各種主客觀因素的影響，領導決策意圖與客觀實際情況可能不相符合。這時秘書人員應當從實際出發(fā)，以認真負責的態(tài)度向領導提意見和建議，使其決策意圖更加符合客觀實際。第三，秘書人員在參謀活動中應當處理好貫徹領導意圖與堅持實事求是的關系。在確定參謀方向時要服從領導總體意圖；在研究論證過程中，要堅持求實原則；在提出參謀建議時，要把領導意圖和實際情況有機統(tǒng)一起來。既要防止逢迎領導，按領導口徑進行研究論證的傾向，又要反對離開領導決策意圖、我行我素、固執(zhí)已見的傾向。.秘書參謀作用的發(fā)揮，必須取得領導對秘書的信任，不斷優(yōu)化參謀環(huán)境。參謀作用，既包括參謀者參謀能量的大小，也包括對參謀對象的影響力的大小。這都由參謀者的智能素質(zhì)、思維方法、知識水平、工作態(tài)度及其它個人品質(zhì)所決定。秘書作用的發(fā)揮，與參謀環(huán)境的優(yōu)劣有直接關系。在參謀活動中，秘書與領導是一種互動關系。不過，通常先由領導向秘書發(fā)出參謀需求信息，然后再由秘書向領導者傳遞參謀建議信息，從而形成雙向信息溝通模式。秘書與領導之間的相互溝通和交流，對參謀環(huán)境起著重要影響。當參謀環(huán)境不優(yōu)越時，將影響秘書參謀作用的發(fā)揮。因此，秘書要有效地發(fā)揮參謀作用，首先必須優(yōu)化參謀環(huán)境。秘書參謀作用的發(fā)揮，與領導者對秘書的信賴程度成正比關系。領導對秘書的信賴程度越高，對秘書的激勵越大，秘書參謀的積極性越高，參謀作用發(fā)揮得越好，領導對秘書參謀建議的采納率越高。反之，如果秘書得不到領導的信任，那么，在領導心目中，“能參善謀”也會變成“多嘴多舌”，無論秘書有多大參謀作用，都不可能得到有效地發(fā)揮。因此，獲得領導的信任，是秘書發(fā)揮參謀作用的前提條件。秘書參謀作用的發(fā)揮，與秘書同領導者的配合狀況也有很大關系。秘書與領導之間的關系融洽，工作中配合默契，思想上相互溝通，秘書的參謀作用就能得到充分發(fā)揮；相反，秘書與領導關系緊張，相互之間缺乏信任感，甚至于秘書有某種不安全感，在這樣的環(huán)境壓力下，秘書很難向領導提出有價值的參謀建議。因此，處理好秘書與領導之間的關系，對秘書發(fā)揮參謀作用十分重要。4.要面向未來?！胺彩骂A則立，不預則廢”，為此，要搞預測。過去總結性研究的多，預測性研究的少。從現(xiàn)實看，新的決策，不能完全依據(jù)過去的經(jīng)驗做出，特別是那些非常規(guī)的決策，本身就是一種發(fā)展，是對已有經(jīng)驗的一種突破。為此，迫切需要科學的預測，來提供有力的根據(jù)，需樹立“未來觀念”，要當“事前諸葛”，少做“事后諸葛”。5.要重視反饋信息。認識——判斷——決策——執(zhí)行，在執(zhí)行中會出現(xiàn)新的問題，需要進一步解決。也就是說需要再決策。因此，秘書人員做參謀時切忌自滿，要進行信息反饋。通常信息反饋是決策論證的繼續(xù)，是決策不斷完善的重要環(huán)節(jié)，是使決策落實的有效手段，又是形成新的決策的前提，所以，秘書人員要發(fā)揮好參謀作用，必須要重視信息的反饋。秘書人員的參謀技巧現(xiàn)代的秘書不但要善謀，還要掌握和提高自己的參謀“技巧”，這需要秘書有很好的悟性，要富有心計，注意觀察、揣摩、領會領導處理問題思想方法和管理藝術。.對領導的非確定性意圖提建議要積極主動。領導意圖的類型和表現(xiàn)形式是多種多樣的，對于領導經(jīng)過思考、醞釀、已經(jīng)確定了的意圖秘書要認真領會，堅決貫徹執(zhí)行。領導的非確定性意圖，一般是領導的某些意向性想法、初步的打算，或在決策前的思考和醞釀過程中已產(chǎn)生某種意見，尚未形成定見，這類意圖具有可變的特點。非確定性意圖是領導意圖形成起點，確定性意圖是領導意圖形成的結果。秘書的參謀作用，就在于協(xié)助領導將非確定性意圖轉(zhuǎn)化為確定性意圖。在這個轉(zhuǎn)化過程中，就需要秘書發(fā)揮自己的“悟性”，準確領會領導意圖，積極主動參與領導確定性意圖的形成。.對領導的決策提意見要“見機行事”。領導決策一般都是經(jīng)過深思熟慮，認真醞釀過的，秘書必須動腦，機智、準確、迅速地加以領會。但是任何決策都不是盡善盡美的，領導有時由于個人或其它方面因素，會作出錯誤決策，在決策執(zhí)行過程中也可能出現(xiàn)各種各樣新問題。面對這些情況，秘書除了在充分調(diào)研、分析基礎上向領導提供信息外，必要時還要對領導決策大膽提出自己的意見。因此，提意見的秘書必須謹慎行事，事先理順思路，提意見時態(tài)度謙遜，同時還要掌握時機，以取得最佳效果。首先，要選擇提意見的適當環(huán)境。其次，要看準領導心情愉悅的時機。.理解領導不明確的暗示性意圖要開動腦筋。領導意圖有明示性意圖和暗示性意圖。明示性意圖比較容易理解和領會，而暗示性意圖相對來說就難領會了。暗示性意圖一般蘊含在領導的書面材料和口頭語言中，但更多時是不聞其聲，不見諸文字。因此，秘書必須隨時隨地地留心，勤于思考，并通過經(jīng)常與領導交流、接觸，來觀察學習領會領導暗示性意圖。準確迅速地領會領導意圖，是完成好領導交給的任務，做好工作的前提，但是有的領導思維是粗線條、跨越式的，交待工作比較粗略，以至秘書對自己所接受任務感到有許多不明白地方。遇到這種模糊不明交待，秘書可以動動腦筋。.向領導進言必須講究方式方法。從一般意義上說，領導要比秘書高明，秘書只是領導助手和參謀。這種角色和能力的差別，決定了秘書對領導指令必須言聽計從，堅決照辦。但是在具體工作實踐中，有的領導因?qū)W識水平、技術水平、政策水平或個人素質(zhì)等多方面因素的局限，有時會做出不適當?shù)臎Q定。這時，秘書必須機智巧妙地力陳己見，向領導進言，以免領導不當決策失誤造成損失。為了達到理想的進言效果，必須講究方式方法。先是真誠善意，其次，提出決策合理性，再次，為了能讓領導聽進去你的進言，從領導可能同意的某一部分意見開始，一步一步進行，先易后難，各個說明，以達到進言的目的。秘書人員發(fā)揮參謀作用時應注意的問題工作得法，事半功倍。有參謀之心，不得參謀之法，會南轅北轍，勞而無功。因此，當參謀，擬對策，出謀略，務要熟悉參謀之道。.要注重調(diào)查研究。在參謀工作中，調(diào)查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是謀略的基礎，謀略以信息為根據(jù)。因此，事關謀略的調(diào)查研究應是高層次、高水平的，特別講究深入實際的調(diào)查研究。它要求調(diào)研講究實效出成果；應從宏觀、政策、對策上想全局，議大事，求上策，使自己的謀略進入領導的決策圈。.要注重善于分析形勢。謀略依大局而定，據(jù)大勢而發(fā)。分析客觀形勢，把握事物發(fā)展的趨勢，增強預見性，是做好參謀工作的重要一環(huán)。對形勢不甚了了，對趨勢盲無所知，就難以設計定謀，硬閉門造車，只能制造一些空對空的“臭彈”。因此，"要審大小而圖之，衡彼己而施之，酌緩急而布之"。.要注重加強組織領導。秘書部門聚集了一大批黨性強、素質(zhì)高的優(yōu)秀人才，這是秘書部門的政治優(yōu)勢。秘書部門直接為領導機關服務，經(jīng)常接觸各級領導，有相當一部分秘書直接為領導者服務，這是秘書部門的工作優(yōu)勢。在參謀工作中，要認識和注意發(fā)揮這些優(yōu)勢。要利用良好的組織形式，廣開言路，集思廣益，運用秘書部門