某公司銷售管理與內部控制管理知識

第四章銷售和應收賬款的內部控制第一節(jié)銷售和應收賬款的內容1．制定銷售計劃2．訂單處理3．賒銷批準4．發(fā)貨5．開票6．會計紀錄7．收款8．壞賬處理9．銷售調整1．制定銷售計劃依據(jù)本企業(yè)的生產能力對市場需求的調查2．訂單處理

(1)接受訂單。將客戶名稱與管理當局事先核準的客戶名單進行核對(2)內容和數(shù)量，登記訂單。(3)編制銷售通知單。3．批準賒銷賒銷批準部門：信用部門/信用小組(設在會計部門下)/專門的人員4．發(fā)貨發(fā)貨部門：倉庫部門發(fā)貨根據(jù)：信用部門核準的銷售通知單發(fā)貨發(fā)貨編單：發(fā)貨憑證(出庫單、提貨單)5．開票開票部門：會計部門開票依據(jù)：銷售訂單、銷售通知單、出庫單(或提貨單)等核對相符開票編單：銷售發(fā)票，提供給客戶6．會計記錄記錄部門：會計部門會計人員記錄內容：記賬憑證應收賬款明細賬和總賬主營業(yè)務收入總賬和明細賬庫存商品總賬和明細賬7．收款收款形式支票形式現(xiàn)鈔形式結算形式會計部門編制相應的記賬憑證登記相應的總賬和明細賬8．壞賬處理無法收回的應收賬款作為壞賬進行處理須經批準已經沖銷的應收賬款，應登記在備查登記簿以便對壞賬進行動態(tài)的檢測以便沖銷的應收賬款以后又收回時進行會計處理(3)年末計提壞賬準備。依據(jù)收賬款的余額賬齡分析9．銷售調整整銷售退回業(yè)務務銷售折讓業(yè)務務銷售折扣業(yè)務務銷售調整商業(yè)折扣現(xiàn)金折扣第二節(jié)銷銷售和應收賬賬款業(yè)務中的的常見弊端1．虛記銷售售收入，調節(jié)節(jié)利潤2．銷售成本本結轉不實，，調節(jié)利潤3．收款方式式選用不當，，造成壞賬4．銷售費用用支出失控，，成本增大5．銷售憑證證保管不嚴，，造成資產流流失第三節(jié)銷銷售和應收賬賬款的內部控控制制度職務分離制度度定單的證實和和審核制度折扣和折讓政政策制訂和審審核制度發(fā)貨通知單(發(fā)運單)編編制和證實制制度銷貨業(yè)務的執(zhí)執(zhí)行制度銷貨發(fā)票的控控制制度收款業(yè)務的控控制制度應收帳款的控控制制度退化理賠的審審核控制制度度銷售預算的控控制制度1．職務分離離制度(內部牽制)職務分離，即即不相容職務務進行分離。。是控制不相相容職務的組織防范體制制。即組織設計及及職務安排上上，將不相容容職務分開交交給不同人員員，或不同部部門去擔任，，形成一個互相監(jiān)察，互相牽制，互相核對的業(yè)務機制。。企業(yè)的經濟業(yè)業(yè)務活動的步步驟：授權、簽發(fā)、核準、執(zhí)行與記錄。不相容職務務的分離要求求以上步驟分分別由不同的的人員或部門門實施。理論基礎：兩兩個假設1．兩個或兩兩個以上的人人或部門無意識地犯同同樣錯誤要比單獨一個個人或部門犯犯錯誤的機會會??；2．兩個或兩兩個以上的人人或部門有意識地合伙伙舞弊的可能性大大大低于單獨一一個人或部門門舞弊的可能能性。銷售和應收賬賬款中的職務務分離制度(1)接收客客戶定單的人人≠最后核準準付款條件的的人。(2)發(fā)貨通通知單的編制制人≠存貨的的提取、產品品的包裝和托托運人。(3)填制的的發(fā)票人≠發(fā)發(fā)票的復核人人。(4)辦理退退貨實物驗收收工作的職務務≠退貨賬務務記錄職務(5)應收賬賬款的記賬員員≠成為應收收賬款的核實實者。2．購貨定單單的證實和審審核制度購貨定單的審審核購貨定單簽字字購貨定單登記記新客戶購貨定定單的審核新客戶購貨定定單的審核老客戶定單的的審核要點成交記錄中與與表現(xiàn)出不良良支付信譽，，則不予考慮慮賒銷成交記錄中與與表現(xiàn)出良好好支付信譽，，則檢查數(shù)量量。購貨定單所需需數(shù)量同過去去的數(shù)量基本本相同，即可可辦理批準手手續(xù)。購貨定單所需需數(shù)量大大超超過了歷史記記錄，在辦理理批準手續(xù)前前，必須要求求客戶提供近近期的財務報報表，并通過過對財務報表表的審查來判判斷客戶近期期的財務狀況況，然后決定定是否接受定定單。對新客戶定單單的審核要點點：要求其同時提提供能夠證明明其資信情況況的資料和財財務報表。通通過分析其資資信情況決定定是否接受其其購貨定單，，以及允許的的信貸限額。?？蛻綦y以提供供其資信情況況資料時，對對本次定單規(guī)規(guī)定最大供貨貨數(shù)量，證實實確有良好信信譽后，供貨貨數(shù)量擴大定單簽字：購貨信貸的批批準需經信用用部門經理或或其他被授權權人簽字同意意。購貨定單的接接受需銷售部部門經理人的的簽字同意。。定單登記：購購貨定單登記記簿登記收到的每每一份購貨定定單登記成交后銷銷售執(zhí)行情況況和客戶支付付情況3．折扣和折折讓政策制訂訂和審核制度度目標：使這種額銷售售和應收賬款款減少額保持持在合理的范范圍內銷售折扣-政政策控制折扣：制定詳詳細的折扣政政策或規(guī)定。。商業(yè)折扣：規(guī)規(guī)定應詳細說說明可以享受受折扣的客戶戶的條件，不不同數(shù)量和品品種的購貨定定單可以享受受的折扣比例例等?，F(xiàn)金折扣：規(guī)規(guī)定應詳細說說明適用的范范圍和不同支支付時間可享享受的折扣比比例等。銷售折扣控制制要的點：折扣政策必須須得到最高管管理當局的批批準。銷售部門在應應嚴格執(zhí)行折折扣政策。折扣應經過銷銷售部門經理理的審核簽字字認可。辦理現(xiàn)金收入入或記錄應收賬款款明細賬業(yè)務務的人不能同時辦理給予客戶戶折扣的業(yè)務務。銷售折讓-程程序控制偶爾發(fā)生的，，缺乏共同特特征，在事前前較難制定出出一個允許給給予的折讓范范圍和標準，，因此不能應應用政策控制制。折讓范圍和標標準通常根據(jù)據(jù)客戶的抱怨怨程度和對其其提出的異議議進行的分析析判斷確定。?？蛻籼岢稣圩屪屢笃髽I(yè)記錄折讓讓理由派員調查核實實理由由被授權人來來復核理由和和企業(yè)調查的的結果決定在特定情情況下給予客客戶特定折讓讓金額折扣和折讓的的文檔管理：：折扣和折讓批批準文件記錄錄在折扣、折折讓事項備忘忘錄上折扣、折讓事事項備忘錄事事先連續(xù)編號號折扣、折讓事事項備忘錄由由專門的職員員定期檢查調查遺缺的備備忘錄并說明明原因4．發(fā)貨通知知單(發(fā)運單單)編制和證證實制度(1)發(fā)貨通通知單(發(fā)運運單)編制制制度發(fā)貨通知單(發(fā)運單)編編制是銷售部部門將購貨定定單轉錄登記記發(fā)貨通知單單上，并用發(fā)發(fā)貨通知單來來控制整個銷銷售業(yè)務的執(zhí)執(zhí)行程序。發(fā)貨通知單的的作用以完整和規(guī)范范化的格式反反映不同客戶戶定單內容證明銷售過程程中所需的各各種授權和批批準作為各部門在在執(zhí)行發(fā)運業(yè)業(yè)務或記錄有有關賬冊時的的書面依據(jù)通過各環(huán)節(jié)的的簽字來監(jiān)督督每一環(huán)節(jié)中中業(yè)務處理工工作發(fā)貨通知單要要求：正式鑒發(fā)前向向詢問庫存提提高顧客滿意意度事先進行連續(xù)續(xù)編號格式統(tǒng)一且能能反映出各銷銷售環(huán)節(jié)控制制在執(zhí)行后應歸歸檔管理由專門的職員員對其進行定定期檢查(2)發(fā)貨通通知單(發(fā)運運單)證實實制度正式執(zhí)行前向客戶進行證證實。因轉錄登記的的錯誤客戶改變取消定單5．銷貨業(yè)務務執(zhí)行制度銷貨業(yè)務執(zhí)行行是指對編制制和證實的發(fā)發(fā)貨通知單的的執(zhí)行。執(zhí)行的環(huán)節(jié)存貨的提取存貨的包裝存貨的發(fā)運執(zhí)行的部門倉儲部門運輸部門獨立職員倉儲部門基本職責：獲獲得授權后發(fā)發(fā)貨獲得授權方式式：發(fā)貨通知知單②運輸部門基本職責：決決定運輸路線線和安排運輸輸日程獲得授權：銷售部門填制制的裝運單倉儲部門轉來來的發(fā)貨通知知單③其他獨立職職員(門衛(wèi))的監(jiān)督基本職責：監(jiān)督發(fā)貨業(yè)務執(zhí)行行者(倉儲部門和運輸部門)的行為對所發(fā)運實物物進行清點將所發(fā)運實物物同發(fā)貨通知知單上列明的的品種和數(shù)量量核檢查發(fā)運人和和清點復核人人應在有關憑憑證上簽字負負責6．銷貨發(fā)票票控制制度銷貨發(fā)票意義義：銷售發(fā)票票是會計上銷銷售業(yè)務的正正式記錄授權獲得方式式：購貨定單發(fā)貨通知單銷貨發(fā)票控制制控制的要點點(1)核對開開票依據(jù)發(fā)貨貨通知單等上上的連續(xù)編號號，以保證所所有發(fā)出貨物物均開單。(2)發(fā)票人人客戶的名稱稱應同主要客客戶一覽表或或客戶購貨訂訂單相對照。。(3)發(fā)票上上的數(shù)量必須須以發(fā)貨通知知單上載明的的實際發(fā)運的的貨物數(shù)量記記錄或完成的的勞務數(shù)量記記錄為依據(jù)，，并應受到非非記錄發(fā)運數(shù)數(shù)量人的檢查查。銷貨發(fā)票控制制控制的要點點(4)發(fā)票上上的價格必須須以信貸部門門和銷售部門門批準的金額額或價格目錄錄表為依據(jù)，，并應受到獨獨立于銷售職職能的其他人人員的檢查。。(5)開票人人算出的金額額和其他內容容應受到其他他獨立于發(fā)票票編制人的復復核(6)發(fā)票總總額應加以控控制，即所有有發(fā)票應定期期加出合計金金額，以便同同應收賬款或銷貨合計數(shù)相核對。8．應收賬款款的控制制度度控制要點：為防止應收賬賬款被虛列，，應收賬款的的記錄必須以以經銷售發(fā)票票和發(fā)運賬單單等為依據(jù)。。根據(jù)應收賬款款的明細賬戶戶定期編制應應收賬款余額額核對表，并并將該表寄客客戶請其認可可。編制應收賬款款余額核對表表的職員不能能同時擔任從從事記錄或調調整應收賬款款的工作。應收賬款的總總賬和明細賬賬戶的登記應應由不同職員員根據(jù)匯總的的記賬憑證和和各種原始憑憑證、記賬憑憑證分別登記記。由獨立于記錄錄應收賬款的的其他職員定定期檢查核對對總賬戶和明明細賬戶的余余額。由信用部門定定期編制應收收賬款的賬齡齡分析表，分分析是否有虛虛列的應收賬賬款或不能收收回的應收賬賬款。專人對應收賬賬款賬齡較長長的貸款進行行催收和索取取，以保證公公司的債權得得以收回。應收賬款的各各種貸項調整(包括壞賬沖沖銷、折扣或或折讓的給予予)必須經財務經經理的批準。9．退貨理賠審核控制制制度理賠業(yè)務在銷銷售環(huán)節(jié)中不不多，但對企企業(yè)的信譽有有較大的影響響，理賠審核核的控制非常常重要。退貨理賠控制制要點：(1)由收貨貨部門或獨立立的退貨驗收收部門驗收退退貨(2)由收貨貨部門或獨立立的退貨驗收收部門填制退退貨接收報告告(3)由顧客客服務部門調調查退貨索賠賠(4)由銷售售部門核準退退貨(5)由銷售售部門填制和和郵寄貸項通通知單(1)驗收退退貨驗收方法：與與驗收采購貨貨物的方法相相同。(2)填制退退貨接收報告告填制該報告的的職員不應同同時從事貨物物發(fā)運業(yè)務。。一切有關的資資料必須記錄錄在該報告上上。當著客戶的面面全部填寫完完畢。退貨接收報告告由獨立于發(fā)發(fā)貨和收貨職職能的職員的的檢查。(3)調查退退貨索賠將調查結果和和意見記錄在在退貨接收報報告上，并交交信貸、會計計和銷售部門門作最后的核核準。(4)核準退退貨(5)填制和和郵寄貸項通通知單：退貨接收報告告得到批準后后編制。貸項通知單事事先應編號加以控制。郵寄給客戶前前對數(shù)量、價價格和其他內內容復核。貸項通知單和和其他相應的的資料應附在在有關分錄憑憑證上，作為為過入應收賬賬款明細分類類賬的附件。。退貨在批準后后應及時入帳帳，修正銷售售和應收賬款款余額。10．銷售的的預算控制制制度(1)銷售預預算的編制控控制(2)銷銷售售預預算算的的執(zhí)執(zhí)行行控控制制(1)銷銷售售的的預預算算編編制制控控制制要要點點：：銷售售預預算算全全面面控控制制營營業(yè)業(yè)收收入入業(yè)業(yè)務務環(huán)環(huán)節(jié)節(jié)銷售售預預算算由由計計劃劃部部門門與與銷銷售售部部門門編編制制各項項數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)接接受受企企業(yè)業(yè)主主管管的的嚴嚴格格分分析析論論證證(2)銷銷售售預預算算執(zhí)執(zhí)行行銷售售部部門門經經理理定定期期將將實實際際的的銷銷售售收收入入同同預預算算進進行行比比較較。。財務務部部門門經經理理應應定定期期將將實實際際毛毛利利同同預預算算進進行行比比較較，，將將實實際際發(fā)發(fā)生生的的沖沖銷銷項項目目、、貸貸項項通通知知單單等等同同歷歷史史資資料料相相比比較較，，各各種種比比較較結結果果應