公文寫作習(xí)題集答案

第一章公文第一節(jié)公文概述1）什么是公文。公文：是國家機關(guān)及其它社會組織在行使和職權(quán)和實施管理的過程中形成的具有法定效用的與規(guī)范格式的文件材料。含義理解：公文形成的主體是國家機關(guān)及其它社會組織。公文形成的條件是行使職權(quán)和實施管理。公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。公文是辦理公務(wù)的重要工具之一。2）。公文的產(chǎn)生與發(fā)展原始社會：結(jié)繩記事；商代后期：甲骨文書；秦漢：“書”、“奏”。辛亥革命以后：《公文程式》3）文書、文件和公文文書：可以作為所有文件材料總稱，既可指公務(wù)文書，也可以指私人文書，是一個整體概念。最早出現(xiàn)于西漢。文件：廣義上說：它同文書一樣，既可指公務(wù)文件，也可指私人文件，有時也可以指文件材料的總稱。狹義上說：文主要是指機關(guān)、組織制成和發(fā)布的具有固定格式和文件版頭的正式行文。出現(xiàn)于清末。公文：是指各機關(guān)單位為了辦理公務(wù)而形成的文件材料。

出現(xiàn)于東漢末年和三國時期。在機關(guān)中三者都是指國家機關(guān)及其他社會組織在工作活動中形成和處理的收來文件、 發(fā)出文件以及機關(guān)內(nèi)部所使用的文件材料，

即公務(wù)文書。第二節(jié)公文的特點與作用1）公文的特點：1.公文有法定的作者2.公文有法定的權(quán)威3.公文特定的效用4.公文有規(guī)范的體式5.公文有規(guī)定的處理程序。法定的作者是指依據(jù)憲法和其他有關(guān)法律、 章程、決定成立的并能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和負擔(dān)一定的任務(wù)、義務(wù)的機關(guān)、組織或代表機關(guān)組織的領(lǐng)導(dǎo)人。行文單位：能在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)文件的機關(guān)、 部門或單位，稱為行文單位。公文的制發(fā)：經(jīng)過起草、核稿、簽發(fā)等程序。公文的簽收：簽收登記、分辦、批辦、承辦、催辦等。2）公文的作用：公文的作用在于它是黨和國家具體領(lǐng)導(dǎo)和管理政務(wù)，機關(guān)之間相互進行聯(lián)系以及機關(guān)內(nèi)部處理工作事務(wù)的一種工具。表現(xiàn)在：領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用行為規(guī)范作用傳遞信息作用公務(wù)聯(lián)系作用憑據(jù)記載作用第三節(jié)公文的分類與名稱（一）公文的分類：1）按公文的來源劃分：對外文件“收來文件“內(nèi)部文件對外文件：簡稱發(fā)文。是指本機關(guān)（或部門）擬制的向外單位發(fā)出的文件。收來文件：簡稱收文。是指由外機關(guān)擬制的作為傳達其自身機關(guān)的意圖，發(fā)送到本機關(guān)（或部門）來的文件。內(nèi)部文件：是指制發(fā)和使用都限于機關(guān)內(nèi)部的文件。）按行文關(guān)系劃分：上行文“下行文“平行文行文關(guān)系：指發(fā)文機關(guān)同收文機關(guān)間的公文往來關(guān)系。上行文：是指下級機關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和上級業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文， 是自下而上的行文， 故稱上行文。（請示、報告）2.下行文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對所屬的下級機關(guān)的一種行文。 （指示、決定、通知、批復(fù)）3.平行文：是指同級機關(guān)或者不相隸屬的，

沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)之間的一種行文。（函）3）。按公文的秘密程度和閱讀范圍劃分：秘密文件（秘密“機密“絕密）“普通文件“公布文件秘密文件：指內(nèi)容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。普通文件：是指相對秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件。公布文件：是指向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。）按發(fā)文機關(guān)性質(zhì)劃分：法規(guī)文件“行政文件“黨的文件法規(guī)文件：是指由中央和地方各級權(quán)力機關(guān)、行政機關(guān)所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章。（包括： A.法律文件 B.法令文件行政法規(guī)與規(guī)章文件。）行政文件：是指國家機關(guān)在日常公務(wù)活動中所形成和使用的文件。3.黨的文件：是指由中國共產(chǎn)黨的機關(guān)、 組織形成和使用的文件。5）按公文內(nèi)容性質(zhì)與作用劃分：指揮性公文“規(guī)范性公文“報請性公文“知照性公文“記錄性公文指揮性文件：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對下級機關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。（命令、指示、決定、意見、批復(fù)、政策性通知）規(guī)范性文件：是指由機關(guān)、組織、社會團體依據(jù)法律行政法規(guī)及組織章程制定的，要求其成員在活動，工作等方面嚴格遵守的行為規(guī)范。（條例、規(guī)定、辦法、細則、章程、規(guī)則）報請性文件：是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性，請求性公文。（報告、請示）。4.知照性文件： 是指機關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守， 以及各機關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。 （公報、公告、知照性通知、通報、函）。記錄性公文：是指各機關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動以備查考的公文。（會議記錄、電話記錄、會議紀要、大事記、值班日志）。（二）公文的名稱：文種：公文名稱統(tǒng)稱文種。它是根據(jù)發(fā)文機關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機關(guān)和收文機關(guān)之間的關(guān)系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定的。A.1993年11月21日國務(wù)院辦公廳《國家行政機關(guān)公文處理辦法》12類13種1.命令（令） 2.議案3.決定4.指示5.公告、通告 6.通知

7.通報8.報告9.請示10.批復(fù)11.函12.會議紀要B.1996年5月3日中共中央辦公廳《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》14種決議2.決定3.指示4.意見5.通知6.通報7.公報8.報告9.請示10.批復(fù)11.條例12.規(guī)定13.函14.會議紀要第二章公文寫作第一節(jié)公文寫作概述公文寫作：指公文的起草與修改，是撰寫者代機關(guān)立言，體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動。（包括：起草初稿，討論修改、形成送審稿）1）公文寫作是代機關(guān)立言起草初稿：是指構(gòu)思基本完成后動筆行文，寫出公文初稿的具體過程。討論修改：是指對初稿作進一步加工直到形成送審稿的過程。公文起草的組織形式：由一人準(zhǔn)備、選取材料并構(gòu)思布局直至擬寫成文。由多人共同討論、構(gòu)思和準(zhǔn)備材料，最后由一人執(zhí)筆起草。由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿貫穿成文。）發(fā)揮公文效用，把好公文質(zhì)量關(guān)公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容和文字表達方面。在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強、針對性強、科學(xué)性強。A.政策性強：就是要求政治上正確，思想觀點正確，準(zhǔn)確地宣布、傳達、體現(xiàn)黨和國家的方針、政策的精神。針對性強：就是要求有的放矢，切中要害?？茖W(xué)性：就是反映工作的實際情況和客觀規(guī)律，敢于實事求是，能夠及時正確地提出問題、分析問題和解決問題，經(jīng)得起時間的考驗，經(jīng)得起實踐的檢驗。在文字的表達方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴謹、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。A.結(jié)構(gòu)嚴謹：是指章法問題、布局謀篇的問題。要求：主次分明、條理清楚；重點突出、銜接自然；聯(lián)系緊密、完整劃一。語言精當(dāng)：是指運用語言要精確、簡明、貼切、恰當(dāng)。既要符合語法，修辭和邏輯的要求，又要恰如其分地表達內(nèi)容。行文規(guī)范：是指公文的文種、格式等都由國家統(tǒng)一規(guī)定。文種選用要正確，格式要符合要求，文字要規(guī)范，書寫要清楚，標(biāo)點要正確，文面要整潔。公文效用：是指公文對機關(guān)公務(wù)活動所起的作用。所起的作用：領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用、法規(guī)和準(zhǔn)繩作用、溝通和聯(lián)系作用、依據(jù)和憑證作用。3）機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要親自動手撰寫重要公文第二節(jié)公文寫作的特點和要求1）公文寫作的特點：被動寫作，遵命性強對象明確，針對性強集思廣益，群體性強決策之作，政策性強急迫之作，時限性強講究格式，規(guī)范性強2）公文寫作的基本要求：要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性要實事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律在文字表達上準(zhǔn)確、鮮明、生動、符合語法與邏輯公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式和程序要注意選用書寫的載體材料與字跡材料（體式：公文文體、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記和文面格式。 ）（程序：交擬、起草、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)出）（盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用圓珠筆和鉛筆；使用墨汁、藍黑墨水和碳素墨水， 不使用純藍、 紅色墨水和其他質(zhì)量低劣的墨水。第三節(jié)公文寫作步驟與方法1.）明確發(fā)文主旨（公文的主題和發(fā)文目的）1.公文的中心內(nèi)容是什么？2.根據(jù)公文內(nèi)容，準(zhǔn)備采用何種公文名稱3.要明確公文發(fā)送范圍和閱讀對象4.明確發(fā)文的具體要求

）2）收集有關(guān)材料收集、閱讀和研究有關(guān)的文件材料深入下去，收集有關(guān)的實際材料（要求：真實、典型、適用、時效）3）擬出寫作提綱先寫什么、后寫什么、分幾個段落、幾層意思4）認真起草正文（導(dǎo)語、主體、結(jié)束語）把握公文主題，選好用好材料觀點正確、情況屬實內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過會商，取得一致意見文字表述要簡練，交代問題要清楚5）反復(fù)檢查修改關(guān)于主題的修改：看主題思想是否鮮明、論述是否集中、挖掘是否深刻。關(guān)于觀點的修改：觀點是否正確，表達有無問題。關(guān)于材料的修改關(guān)于結(jié)構(gòu)有修改關(guān)于語言的修改（公文稿紙格式：單面 16K，260X184mm）第四節(jié)公文寫作人員的修養(yǎng)1）公文寫作人員加強修養(yǎng)的重要性公文寫作一項政治性和政策性很強的工作，公文寫作的好壞，僅直接關(guān)系到公文效用的發(fā)揮，也是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的直接反映。

不2）公文寫作人員應(yīng)具有的修養(yǎng)政治素質(zhì)好：a.明確的政治方向、堅定的政治立場、敏銳的政治洞察力和政治鑒別力。 b.嚴守紀律，嚴守遵守保密制度。有一定的政策理論水平公文寫作是執(zhí)行政策、依靠政策、理解政策、表達政策的過程。熟悉業(yè)務(wù)和機關(guān)工作情況有較寬的知識面有較好的文字功底3）公文寫作人員加強修養(yǎng)的途徑與時俱進，勇于創(chuàng)新不斷學(xué)習(xí)、不斷實踐、不斷提高、不斷創(chuàng)新博覽群書，增長知識勤于、勇于、善于向書本學(xué)習(xí)深入實踐，勤學(xué)苦練勤學(xué)苦練、鍥而不舍、持之以恒第三章公文的體式與搞本第一節(jié)公文的體式1）公文體式概述公文的體式是指：公文的文體、結(jié)構(gòu)要素及在格式上的安排。（作用：為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便）2）公文的文體是指公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。應(yīng)用文體的一般特點：實用性、嚴肅性、程式性。（1）公文的表達方式：是指在寫作中運用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標(biāo)志。（敘述、議論、說明）敘述：是將人物的經(jīng)歷和事件性發(fā)展變化過程所作的敘說與交代。（包括：人和事兩方面） （倒敘、插敘、順敘）說明：是簡明扼要的文字、把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等客觀、真實地解說清楚。（定義說明、注釋說明、比較說明、數(shù)字說明、舉例說明、分類說明）議論：就是議事說理。是公文作者對客觀事物或問題進行分析評述，提出看法或措施，表明觀點和態(tài)度，證明或反駁某一觀點的表達方法。（三要素：論點、論據(jù)、論證）論點：又稱論題或觀點。是指作者對所論述的問題提出的見解、主張與態(tài)度。（統(tǒng)帥：要證明什么？）B.論據(jù)：是證明論點的真實性的根據(jù)。 分三類：一類是事實論據(jù)；二是理論論據(jù)；三類是政策法規(guī)論據(jù)。 （基礎(chǔ)：用什么證明）C.是運用論據(jù)來證明論點的方法和過程。 （橋梁：如何證明）（2）公文的語言特點：準(zhǔn)確、簡明、莊重、得體。準(zhǔn)確：是公文語言的主要特征和基本要求。簡明：用最少的文字表達盡可能多的內(nèi)容。莊重：指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。得體：指公文語言的運用要與公文的行文目的、內(nèi)容、對象、條件的特定需要相適應(yīng)，在準(zhǔn)確表達的基礎(chǔ)上，進一步促使受文對象產(chǎn)生與行文目的一致的心理效應(yīng)。得體的基本要求：一是發(fā)適應(yīng)行文的語體風(fēng)格。二是要分清上下級關(guān)系，掌握好分寸。三是要多運用公文的專用語。第二節(jié)公文的構(gòu)成要素與書面格式（1）公文的構(gòu)成要素（ 21項）指定項目：公文管理標(biāo)識（包括公文格式代碼、印制順號、秘密等級、緩急時限和收文處理標(biāo)記）、發(fā)文機關(guān)版頭、發(fā)文字號、公文標(biāo)題、正文、生效標(biāo)識和頁碼等 11項（必填）選擇項目：簽發(fā)人、題注、主送機關(guān)、無正文說明、附件說明、注釋及特殊要求說明、主題檢索、抄送機關(guān)和印發(fā)說明等10項（選填）2）公文的書面格式：指公文構(gòu)成的數(shù)據(jù)項目在公文文面上所處的位臵和書寫樣式。（一）文頭部份： 1.公文格式代碼 2.印制順序號 3.秘密等級 4.緊急程度 5.收文處理標(biāo)記 6.發(fā)文機關(guān)版頭 7.發(fā)文字號 8.簽發(fā)人姓名8部份）公文格式代碼。又稱文件檢索代碼，是指代表文件格式類型的標(biāo)志符號。位臵：位于文件首頁發(fā)文機關(guān)版頭左上角。 由九位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。印制順序號。又稱公文份號，是指依據(jù)同一文稿印制若干份時每份的順序編號。主要針對秘密文件使用。位臵：位于文件首頁發(fā)文機關(guān)版頭左上角文件檢索代碼下方。 由六位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，前面冠以“NO.”符號。數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時，前面用“○”（零）補齊。秘密等級。簡稱密級，是指公文秘密程度的等級。分絕密、機密、秘密三級。標(biāo)注方法：在密級與時限中間加“★”。如“秘密★六個月”、“絕密★長期”。位臵：位于文件首頁公文版頭左上角，公文份號下方，并在文件封皮上加蓋戳記注明。保密時限：一般分一年以內(nèi)，一年用一的以上，長期和期限不作標(biāo)注，凡不作標(biāo)注的可按二十年認定。絕密：是最重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。機密：是重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。秘密：是一般的國家秘密， 泄露會使國家的安全和利益遭受損失。緊急程度。又稱緩急時限或處理時限，是對公文送達和辦理的時間限度。程度分：特急、急件。緊急電報分：特提、特急、加急、平急。位臵：位于文件首頁文頭左上角。需與密級并并用時，位于其下，上下對齊。加戳記注明。時限送達的文件須在文件封筒上注明“務(wù)于某日某時送到”或“限某日某時送達”。收文處理標(biāo)記。包括收文機關(guān)名稱、收文編號、收文時間、檔號（全宗號、目錄號、安卷號）等項目。位臵：位于文件首頁發(fā)文機關(guān)版頭右上方空白處，由收文機關(guān)加蓋收文處理章標(biāo)識。6.發(fā)文機關(guān)版頭。簡稱“文頭”。是發(fā)文機關(guān)用來制發(fā)正式文件時使用的的固定版式的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。位臵：發(fā)文機關(guān)版頭大字居中套紅印在文件首頁上瑞，約占圖文區(qū)的三分之一或五分之二。字體選長宋體。黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。發(fā)文字號。指由發(fā)文機關(guān)編排的文件代號。由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度（加六角括號,?）和發(fā)文順號組成。作用：一是統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理，二是在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。編排發(fā)文字號要力求準(zhǔn)確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。位臵：有版頭的文件，應(yīng)標(biāo)注在文件版頭之下，間隔橫線之上，居中排列；用信箋頭的文件，則臵于信箋頭橫線之下，公文標(biāo)題之上，右側(cè)排列：“命令（令）”則在公文標(biāo)題下面當(dāng)中，寫“第 X號”。簽發(fā)人姓名。是表示公文生效并對該公文內(nèi)容鄭重負責(zé)的一個標(biāo)志。一般供上行文使用。位臵：發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”后標(biāo)簽發(fā)人姓名。（二）行文部份：（ 1.公文標(biāo)題 2.題注3.主送機關(guān) 4.正文5.正文說明 6.附件說明 7.發(fā)文機關(guān)署名 8.成文日期 9.機關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署 10.注釋或特殊要求說明） 10部份。

無公文標(biāo)題。是對公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括和提示。由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種組成。寫法：A.省略發(fā)文機關(guān)名稱。 B.省略事由 C.機關(guān)名稱和事由同時省略。2.題注。是指對公文標(biāo)題的注釋說明。 主要用以注明法規(guī)性文件或經(jīng)會議討論通過的文件產(chǎn)生的法定程序與時間等。位臵：位于公文標(biāo)題之下，一行或多行居中書寫，外用圓括號括入。主送機關(guān)。指主要受理公文的機關(guān)。也就是發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機關(guān)。位臵：位于正文之上公文標(biāo)題左下方，無論一行或多行，均靠左頂格書寫。三種情況：A.上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對下級發(fā)出的公文， 其屬下的下級機關(guān)單位都負有貫徹執(zhí)行公文的責(zé)任。 B.下級機關(guān)務(wù)上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)出的請示或報告等上行公文， 不管請示或報告的內(nèi)容事項如何重要， 都只有一個具體的主送機關(guān)。 C.直接向社會公眾發(fā)布的公文， 如公告等主送機關(guān)可以省略。正文。是公文的主體部份，用來表達公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，是公文的核心。正文結(jié)構(gòu)分：導(dǎo)語、正文主體、結(jié)束語三部份。導(dǎo)語部份寫作有：依據(jù)式、目的式、原因式三種。正文主體的寫作要求：略。 P73無正文說明。指由于篇幅所限，使公文生效標(biāo)識（即落款、印章與成文日期） 與正文不能同處在一個頁面上而出現(xiàn)分離狀況時， 為維護公文的完整性而作的說明。注意兩點：A.只限于文件的正文與文件的生效標(biāo)識 （發(fā)文機關(guān)落款、印章與成文日期）不能同處在一個頁面上而出現(xiàn)正文與生效分離的狀況時。B.“（此頁無正文）”的標(biāo)識位臵應(yīng)在發(fā)文機關(guān)落款的左上方第一行頂格書寫。附件說明。是用以說明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱及件數(shù)的。（形式有：圖表、目錄、名單、簡介及其他有關(guān)文件材料。）位臵：位于正文或無正文說明的左下方，公文生效標(biāo)識之上，注明附件材料名稱及件數(shù)。發(fā)文機關(guān)署名。又稱落款，是指在正文或附件說明之后署上制發(fā)該份公文的機關(guān)名稱，亦即公文的法定作者。位臵：應(yīng)在正文、無正文說明或附件之后，右下方另行書寫，同正文之間應(yīng)有一定間隙，以便用印。注意要點： A發(fā)文機關(guān)的名稱必須用全稱或規(guī)范化簡稱。B.聯(lián)合發(fā)文的機關(guān)名稱都要寫上， 般以主辦單位為先，

然后依次排列。成文日期。指文件形成的時間。它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。（年、月、日要寫全）注意事項： A.一般情況下，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。經(jīng)會議討論通過的公文，以會議通過的日期為準(zhǔn)，并加括號寫在公文標(biāo)題的正下方。法規(guī)、規(guī)章類文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。兩個以上機關(guān)的聯(lián)合行文，以最后一個簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。E.一般的日常事務(wù)性公文，如涉用具體事項的通知、通告、簡報、函等的成文日期經(jīng)它們的印發(fā)日期為準(zhǔn)。機關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署。機關(guān)印章是公文制發(fā)機關(guān)對文件生效負責(zé)的憑證。 領(lǐng)導(dǎo)人簽署指發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文的落款處， 本人職務(wù)名后面簽字或蓋章。印章位臵：在成文日期的上側(cè)， 要求上不壓正文， 下要騎年蓋月。注意要點：A.除會議紀要和印制有特定版頭的普發(fā)性公文外， 應(yīng)當(dāng)加蓋印章B.聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關(guān)加蓋印章。C.聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。生效標(biāo)志：發(fā)文機關(guān)的署名、成文日期、機關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署統(tǒng)稱為“文件生效標(biāo)志”。注釋或特殊要求說明。用以說明公文中在其他區(qū)域不便說明的各種事項，如需要加以解釋的名詞術(shù)語，或用于表示公文的閱讀（傳達）范圍、使用方法等。閱讀（傳達）范圍：是指根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要所限定的公文發(fā)送的范圍和規(guī)定公文的閱讀對象。位臵：在成文日期的左下方，文尾部分主題詞之上，用圓括號括入。注意情況： A.發(fā)給各省、自治區(qū)、直轄市黨委、各大軍區(qū)黨委。只供各受文單位的黨委常委（黨組成員）以上干部閱讀。發(fā)至省、軍級。省軍級黨員干部，以及中央或中央組織部批準(zhǔn)按軍級待遇及其他相當(dāng)職務(wù)的黨員干部，可閱讀發(fā)至省、軍級的中央文件。各正廳局級單位黨委（黨組）的主要負責(zé)同志，可閱讀有關(guān)的省軍級中央文件。發(fā)至地、師級。廳局級以上的黨員干部可以閱讀。發(fā)至縣、團級?？h處級或相當(dāng)級別以上的黨員干部可以閱讀。發(fā)至縣、團級并可登刊的文件，一般可以至基層黨委或黨支部。公開發(fā)表。以批準(zhǔn)可在報刊、電臺、電視臺刊登、播發(fā)的文件，同內(nèi)部印發(fā)的正試文件具有同等效力，應(yīng)與正式文件一樣依照執(zhí)行。（三）文尾部份： 1.主題詞 2.抄關(guān)機關(guān) 3.印發(fā)說明 4.頁碼（4項）主題詞。指能夠準(zhǔn)確表達公文主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。作用：A.公文標(biāo)注主題詞，可以準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容。B.公文標(biāo)注主題詞，可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度有利提高整個機關(guān)的辦事效率。（表現(xiàn)：快、準(zhǔn)、全）公文標(biāo)注主題詞，有利于文書檔案管理的規(guī)范人，系統(tǒng)化、科學(xué)化。位臵：位于注釋或特殊要求說明左下方，文尾橫線上端頂格書寫。最多不超過五個主題詞。1997年12月，國務(wù)院辦公廳秘書局修訂發(fā)布的《國務(wù)院公文主題表》共由15類1059個主題詞組成，公為主表和附表兩大部分。主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分三個層次。第一層是對主題區(qū)域的分類。 第二層是類別詞。 第三層是類屬詞。注意事項： A.必須在公文主題詞表中選用主題詞。公文主題詞表中的類別標(biāo)題不作主題詞。一公文件有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標(biāo)引，再對第二主題內(nèi)容進行標(biāo)引。D.在公文上標(biāo)注主題詞，要直反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。主題詞標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。抄送機關(guān)。是指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的有關(guān)機關(guān)。位臵：位于主題詞下方位臵， 用與圖文區(qū)等長的橫線與主題詞隔開。注意原則：A.抄送要限于同文件內(nèi)容有關(guān)，需要對方知道或者協(xié)助辦理的機關(guān)，既不能濫報濫送，也不能漏報漏送。B.向上級機關(guān)的請示，不可同時抄送下級機關(guān)；向上級機關(guān)的報告，一般也不要抄送下級機關(guān)。C.向下級機關(guān)的重要行文，可以抄送直接的上級機關(guān)；翻印或原文轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，不要再上報上級機關(guān)。D.在一般情況下， 下級機關(guān)不得越級行文請、報告、也不得越級抄送文件。因特殊情況必須越級行文者， 應(yīng)當(dāng)抄送被越級的上級機關(guān)。E.受又重領(lǐng)導(dǎo)的單位的請示、 報告、應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容確定主送機關(guān)和抄送機關(guān)。印發(fā)說明。又稱印制版記，是指文件制發(fā)（含翻?。┣闆r的說明記載，包括文件發(fā)制發(fā)單位的名稱、印發(fā)日期和負印制份數(shù)等。印制單位：一般是各級機關(guān)的辦公廳（室），使用全稱或規(guī)范化簡稱。印發(fā)時間：是秘書部門起印文件的時間，要完整寫出年月日。印制份數(shù)：是該份文件所印的數(shù)量。位臵：位于抄送區(qū)域橫線之下，左側(cè)行首空一個字標(biāo)注制發(fā)單位名稱，右側(cè)注明印制時間，行尾空一個字。然后在下方劃一條與圖文區(qū)等長的間隔線作底線，底線下面右側(cè)標(biāo)注印制份數(shù)。頁碼。是指公文每一張頁的順序編號。位臵：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注在每頁圖文區(qū)下端。正面為單數(shù)，位于右下角：反面為雙數(shù)，位于左下角。沒有圖文區(qū)的頁面不標(biāo)頁碼。方尾殘缺：是指一份公文缺少文尾部份。文尾錯位：是指文尾的位臵安排不當(dāng)。公文整體而結(jié)構(gòu)有：單式結(jié)構(gòu)和復(fù)式結(jié)構(gòu)。單式結(jié)構(gòu)：是指一份公文由一個主件單獨構(gòu)成。復(fù)式結(jié)構(gòu)：A.一種是主件加附件。B.一種是轉(zhuǎn)發(fā)件加被轉(zhuǎn)發(fā)件（含印發(fā)、發(fā)布、批轉(zhuǎn)等）第三節(jié)公文的排版形式與裝訂要求1）公文的排版形式公文的排版形式：是指公文數(shù)據(jù)項目在文件版面上的標(biāo)印格式，是指公文的外觀形式。包括：公文版頭設(shè)計，版面安排，字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。1988年9月國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家機關(guān)公文格式》相關(guān)規(guī)定：公文用紙的尺寸和規(guī)格。16開型：長 260mm、寬184mm.國際A4：長297mm、寬210mm公文的書寫形式。公文中的文字符號一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排（少數(shù)民族文字除外），正文文字的每行長度與圖文區(qū)寬度相等。字體字號的選用。一般按發(fā)文機關(guān)名稱、大標(biāo)題、小標(biāo)題、標(biāo)識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識：推薦使用高X寬22mmX15mm黑變體字或初號宋體字。聯(lián)合行文推薦使用小初號體字。公文大標(biāo)題：推薦使用二號宋體字。小體題：推薦使用三號宋體字。秘密等級、緩急時限和各標(biāo)記字符或其它重點句推薦使用三號黑體字；主題詞：推薦使用三號宋體字。公文的正文、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、無正文說明、附件說明、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號、成文日期、印發(fā)說明、注釋或特殊要求說明等，采用三號或四號仿宋體字。公文的標(biāo)點符號：符合1990年3月修訂發(fā)布的《標(biāo)點符號用法》規(guī)定。4.多層次結(jié)構(gòu)的標(biāo)識方法：第一級用：一、二、三第二級用：（一）、（二）、（三）第三級用： 1、2、3、第四級用：（1）、（2）、（3）2）公文的裝訂要求公文一律左側(cè)裝訂。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。第四節(jié)公文的稿本1）公文的稿本：是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。1.草稿。草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。

文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。草稿的特點：尚未定型、非正式、無效力。按照文稿的作用和形成特點，可稱為討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿等。定稿。是指草稿經(jīng)過修改、審閱、并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。定稿與草稿的顯著區(qū)別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發(fā)人的簽發(fā)標(biāo)記，經(jīng)會議批準(zhǔn)通過的定稿有會議批準(zhǔn)通過的情況的記載。2）公文的文本同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件又有試本、暫行本的形式；同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。1.正本。根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。突出特點是蓋有發(fā)文機關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，以實文件的效力。副本。凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。作用：主要代替正本供傳閱、參考和備查使用。存本。公文的存本，是指發(fā)文機關(guān)印制一份文件的正本后留在本機關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。存本與副本的區(qū)別：存本是不外發(fā)的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機關(guān)以備查考之用。修訂本。是指對于已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在衽一個時期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進行修改補充，這種重新予以修改補充再行發(fā)布的文本，稱為修訂本。試行本、暫行本。文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時、試行草案等字樣標(biāo)在公文標(biāo)題中的文種的后面或前面。6.各種文字文本。 各種文字文本包括以下兩層意思：

第一是指我國少數(shù)民族自治地區(qū)， 為便于工作， 黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)文往往是同一份文件同時使用漢文文棧少數(shù)民族文字文本。第二是指外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。第四章公文的行