工程項目檔案管理制度

文件編號：JJXMGL簽發(fā)：龔愛萍工程項目檔案管理制度第一部分：咨詢成果文件檔案管理辦法一、檔案歸檔范圍由本公司簽訂合同執(zhí)行工程項目管理、工程造價咨詢、工程招標代理、其他工程咨詢項目的檔案屬本制度管理范疇.二、檔案查閱及外借1、檔案查閱及調(diào)檔嚴格貫徹專人核批，檔案管理員陪同查詢的規(guī)定,原則上存放于檔案室的檔案在公司會議室查閱，若需復制則由檔案管理員復印，并記錄備案.2、對于借出的檔案原件，由檔案歸管理部門負責人批準后方能借出，并需及時歸還，3、需在借出及歸還時查驗檔案的完整性，若發(fā)現(xiàn)抽取原件或替換原件，則依公司規(guī)定處理.三、歸檔流程1、對于工程項目管理、工程造價咨詢、工程招標代理依據(jù)各咨詢服務(wù)成果的檔案目錄依次歸檔.2、一份完整的檔案以項目咨詢合同為單位，可以根據(jù)各階段成果文件完成情況分階段成冊歸檔.3、對于一份工程造價咨詢成果文件實施二階段歸檔，即咨詢成果文件在檔案管理員處加蓋注冊造價工程師＜或招標工程師章＞時，需將"咨詢/服務(wù)成果報告校審報送單”中的"二、審核依據(jù)資料”及時交檔案管理員預歸檔，對于”顧客滿意度調(diào)查表”等內(nèi)部管理資料則在預歸檔＜出具咨詢報告〉后一周內(nèi)正式歸檔.4、對于一次招標代理工作，則應當在發(fā)出中標通知書后及時歸檔.5、對于工程項目管理成果文件則隨項目竣工驗收后，遞交完整竣工精心整理歸檔資料.四、檔案裝訂1、檔案應嚴格按照公司規(guī)定的目錄格式依冊次裝訂，并對每一冊編排頁碼.2、過程中的檔案采用檔案盒，文本打孔方式裝訂.3、對于最終的檔案采用線裝方式成冊.第二部分咨詢成果檔案管理登記辦法1、為加強工程咨詢成果檔案管理，根據(jù)國家檔案局《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》和建津公司《工程咨詢成果檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工程咨詢成果檔案工作的實際，制定本辦法.2、本辦法適用于由建津公司審核簽發(fā)的工程咨詢成果的檔案管理登記工作.3、工程咨詢成果檔案管理登記工作實行統(tǒng)一管理、分級負責的原則，建津公司總經(jīng)理室負責工程咨詢成果檔案管理登記工作的統(tǒng)一部署和組織領(lǐng)導，各咨詢部門負責本部門工程咨詢成果檔案管理工作的組織、監(jiān)督和指導.4、工程咨詢成果檔案管理登記工作采取由檔案管理員登記，各咨詢部門核實的方式進行.5、工程咨詢成果檔案管理登記工作應做到登記全面、填報準確、上報及時.6、公司辦公室是負責工程咨詢成果檔案管理登記工作的管理部門，應配備必要的計算機、裝訂機等設(shè)備,在建津公司檔案室統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，逐步建立和完善適合工程咨詢成果檔案管理登記工作需要的信息系統(tǒng)，以實現(xiàn)工程咨詢成果檔案管理登記手段的現(xiàn)代化.第三部分：咨詢成果建設(shè)項目檔案專項驗收辦法1、為加強對工程咨詢成果檔案專項驗收工作的管理,規(guī)范驗收組織工作，保證工程咨詢成果檔案工作質(zhì)量，根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》和建津公司《咨詢成果檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工程咨詢成果檔案工作的實際，制定本辦法.2、本辦法適用于由建津公司檔案室歸入的工程咨詢成果.3、工程咨詢成果檔案是指在工程咨詢過程中形成的、能夠真實反映項目建設(shè)全過程、對項目運營和管理具有重要查考價值、并經(jīng)過系統(tǒng)整理的各類不同載體形式的歷史記錄＜詳見后附目錄＞.4、工程咨詢成果檔案專項驗收是工程咨詢成果整體質(zhì)量驗收的重要組成部分，未經(jīng)建津公司驗收小組組織專項驗收或驗收不合格的項目，將由公司總經(jīng)理室制訂相應的懲罰措施.5、凡經(jīng)建津公司加蓋公章的工程咨詢成果的檔案均需進行專項驗收.6、工程咨詢成果檔案專項驗收組的組成：6.1由建津公司總經(jīng)理師組織各部門負責人進行驗收.6.2工程咨詢成果檔案專項驗收組成員一般不少于3人的單數(shù).7、原則上檔案每年驗收一次，對于上次管理部門組織的專項檢查前,公司則組織針對專項檢查的公司內(nèi)部專項驗收.8、本辦法由建津公司總經(jīng)理室負責解釋.9、本辦法自發(fā)布之日起施行.**建津建設(shè)工程咨詢**29年4月9日附表：歸檔目錄附表1:工程項目管理/造價咨詢/招標代理歸檔總目錄合同編號：檔案編號:合同編號項目名稱委托單位委托服務(wù)內(nèi)容項目建議書可行性研究投資估算設(shè)計概算招標代理造價控制結(jié)算審價竣工決算項目后評估項目管理成果序號委托內(nèi)容咨詢成果名稱歸檔人歸檔日期附表2：工程概算編制成果文件歸檔目錄工程概算編制成果文件歸檔目錄合同編號：檔案序號:委托單位項目名稱序號立卷材料排列次序歸檔情況^-內(nèi)部管理資料1工程概算編制咨詢合同^2工程項目基本情況表3產(chǎn)品〈項目＞要求評審表4任務(wù)單5工作計劃表6工程概算編制總結(jié)報告7造價咨詢項目征詢意見回訪記錄表8擴初概算編制原則10其他有關(guān)資料二工程概算編制有關(guān)文件1概算編制資料提供登記表2工程概算編制工作會商紀要3概算編制報告征詢意見單4咨詢/服務(wù)成果校審記錄單5概算編制報告＜編制說明、匯總表、概算書＞★6概算編制報告簽收單★7顧客滿意度調(diào)查表★8其他概算資料9工程量計算書及工料分析立卷人：〕簽章〔年月日簽收人：〕簽章〔年月日附表3：工程概算審核成果文件歸檔目錄工程概算審核成果文件歸檔目錄合同編號：檔案序號:委托單位項目名稱序號立卷材料排列次序歸檔情況^-內(nèi)部管理資料1工程概算審核咨詢合同^2工程項目基本情況表3產(chǎn)品〈項目＞要求評審表4任務(wù)單5工作計劃表6工程概算審核總結(jié)報告7回訪記錄表8技經(jīng)指標表9其他有關(guān)資料二工程概算審核有關(guān)文件1概算審核資料提供登記表2概算審核工作會商紀要3概算審核報告征詢意見單4咨詢/服務(wù)成果校審記錄單5概算審核報告＜匯總表、審核書＞★6概算審核報告簽收單★7顧客滿意度調(diào)查表★8設(shè)計單位編制的工程概算書9其他概算審核資料10工程量計算書及工料分析立卷人：〕簽章〔年月日簽收人：〕簽章〔年月日附表4：工程預算編制成果文件歸檔目錄合同編號：檔案序號:委托單位項目名稱序號立卷材料排列次序歸檔情況^-內(nèi)部管理資料1工程預算編制咨詢合同*2工程項目基本情況表3產(chǎn)品〈項目＞要求評審表4任務(wù)單5工作計劃表6工程預算編制總結(jié)報告7技經(jīng)指標表8造價咨詢項目征詢意見回訪記錄表9施工圖預算編制原則二工程預算編制有關(guān)文件1預算編制資料提供登記表2工程預算編制工作會商紀要3預算編制報告征詢意見單4咨詢/服務(wù)成果校審記錄單5預算編制報告＜匯總表、預算書＞★6預算編制報告簽收單7顧客滿意度調(diào)查表8工程施工總、分包合同或施工協(xié)議書9招投標文件及有關(guān)資料10其他預算資料11工程量計算書及工料分析立卷人：〕簽章〔年月日簽收人：〕簽章〔年月日附表5:工程預算審核成果文件歸檔目錄工程預算審核成果文件歸檔目錄合同編號：檔案序號:委托單位項目名稱序號立卷材料排列次序歸檔情況^-內(nèi)部管理資料1工程預算審核咨詢合同*2工程項目基本情況表3產(chǎn)品〈項目＞要求評審表4任務(wù)單5工作計劃表6工程預算審核總結(jié)報告7回訪記錄表8技經(jīng)指標表9其他有關(guān)資料二工程預算審核有關(guān)文件1預算審核資料提供登記表2預算審核工作會商紀要3預算審核報告征詢意見單4咨詢/服務(wù)成果校審記錄單5預算審核報告＜匯總表、審核書＞★6預算審核報告簽收單7顧客滿意度調(diào)查表★8施工單位編制的工程預算書9工程施工總、分包合同或施工協(xié)議書10招投標文件及有關(guān)資料11其他預算審核資料12工程量計算書及工料分析委托單位項目名稱序號立卷材料排列次序歸檔情況一,內(nèi)部管理資料1施工階段造價控制咨詢合同★2施工階段造價控制項目基本情況表3產(chǎn)品＜項目＞要求評審表4任務(wù)單5工作計劃表6施工階段造價控制總結(jié)報告7顧客滿意度調(diào)查表★8其他有關(guān)資料二施工階段造價控制有關(guān)文件1現(xiàn)場造價控制措施大綱2會商紀要3業(yè)務(wù)聯(lián)系單4資料提供、歸還情況登記表5合同評審流轉(zhuǎn)單6合同評審記錄表7核定的施工圖預算8專業(yè)分包招投標文件＜歸檔內(nèi)容參照招標代理專業(yè)分包規(guī)定〉9分階段用款計劃書10設(shè)備、材料批價有關(guān)文件★〈書面文本及網(wǎng)上電子文本〉11中期付款報告〕網(wǎng)上電子文本〔12投資監(jiān)理日記13投資監(jiān)理月報14工程造價控制工作專題報告15顧客滿意度調(diào)查表★合同編號:檔案序號:立卷人：〕簽章〔年月日簽收人：〕簽章〔年月日立卷人:〕簽章〔年月日簽收人:〕簽章〔年月日附表6：施工階段造價控制成果文件歸檔目錄附表立卷人:〕簽章〔年月日簽收人:〕簽章〔年月日附表6：施工階段造價控制成果文件歸檔目錄附表7：工程結(jié)算審價項目歸檔目錄＜第一階段〉檔案序號：合同編號：檔案序號：成果序號成果名稱序號立卷材料排列次序冊次頁數(shù)1業(yè)務(wù)委托合同★2工程預＜結(jié)＞算審價工作會商紀要★3咨詢/服務(wù)成果校審記錄單★4審價報告＜審定單、匯總表、審價對比表、審價書＞★5工程施工總、分包合同或施工協(xié)議書*6招投標文件及有關(guān)資料7施工單位編制的結(jié)算書*8其他結(jié)算資料〈工程變更、簽證、發(fā)票等＞★9技術(shù)經(jīng)濟指標指標表〈新建工程〉10質(zhì)量保證承諾書*合同編號委托單位及項目名稱立卷人：〕簽字〔簽收人：〕簽字〔附表8：年月曰工程結(jié)算審價項目歸檔目錄年月曰合同編號：檔案序號:合同編號委托單位成果序號成果名稱序號立卷材料排列次序冊次頁數(shù)1業(yè)務(wù)委托合同★2委托項目基本情況調(diào)查表*3審價資料提供登記表★4工程預＜結(jié)＞算審價工作會商紀要★5審價報告征詢意見單★6咨詢/服務(wù)成果校審記錄單★7審價報告＜審定單、匯總表、審價對比表、審價書＞★8審價報告簽收單★9工程施工總、分包合同或施工協(xié)議書*10招投標文件及有關(guān)資料11施工單位編制的結(jié)算書*12其他結(jié)算資料〈工程變更、簽證、發(fā)票等＞★13工程量計算書及工料分析★14顧客滿意度調(diào)查表★立卷人：〕簽字〔簽收人：〕簽字〔年月日年月日附表9：招標代理項目情況匯總表合同編號報建編號招標單位項目名稱項目類別土建安裝市政水利港園林其他〕〔招標工程師楊海莉、彭燁招標組成員建設(shè)規(guī)模建筑面積〕m2〔招標類型公開項目概況批準總投資萬元萬元萬元邀請建安造價〕一〔直接建安造價〕二〔委托服務(wù)內(nèi)容中標額＜萬元〉中標單位合同工期中標日期項目經(jīng)辦人勘察、設(shè)計勘察、設(shè)計、施工土地、勘察、設(shè)計勘察設(shè)計施工監(jiān)理施工監(jiān)理〕招標代理單位專用〔項目名稱：項目報建號:建設(shè)單位：招標方式：聯(lián)系人、：招標工程師：中標單位：招標主辦人:序號資料目錄冊次頁數(shù)序號資料目錄冊次頁數(shù)1招標投標情況報告*19專家評委抽取申請表2招標策劃表*20專家評委表*3報建表*21業(yè)主授權(quán)委托書或評委備案表*4項目有關(guān)批復*22**或職稱證書復印件5招標代理合同或協(xié)議書*23商務(wù)評審表〈施工〉6辦事流程表*24回標分析〈含澄清問題＞＜施工＞*7公開信息表或投標邀請書*25評標報告*8建設(shè)工程招標投標報名匯總表*26專家評標意見表*9資格預審文件、評審報告27打分表或選票*10資格預審合格〈不合格〉通知書28中標通知書〈復印件＞*11建設(shè)工程招標入圍一覽表*29未中標通知書12招標文件*30建設(shè)工程招標資料領(lǐng)取簽收表13工程量清單＜施工＞*31各類簽到表14招標控制價32各投標人企業(yè)資質(zhì)與及授權(quán)委托書*15投標人投標疑問函或無疑問函33中標單位投標書*16答疑會紀要或補充招標文件34其他〈如考察報告、未中標投標文件等＞17各投標人開標授權(quán)委托書*35回訪意見表〈復印件＞*18投標公函、投標承諾書〈設(shè)計＞*36歸檔人立卷人歸檔日期立卷日期必料歸與檔料目錄等的資料納入“其他“中.備注：括號內(nèi)的"施工"及"設(shè)計"表示招標附表11:〕內(nèi)部招標項目專用〔備注：括號內(nèi)的"施工"及"設(shè)計"表示招標附表11:項目名稱：招標內(nèi)容：建設(shè)單位：聯(lián)系人、：中標單位：招標主辦人:序號資料目錄冊次頁數(shù)序號資料目錄冊次頁數(shù)1招標投標情況報告*18技術(shù)分匯總表2招標預備＜啟動〉會會議紀要19回標分析〈含澄清問題〉3招標代理合同或協(xié)議書20評標報告或定標分析*4招標信息表或投標邀請書21詢標資料5投標單位報名匯總表或入圍一覽表*22中標通知書〈復印件＞