秘書學原理第二章-秘書系統(tǒng)及其組織形態(tài)課件

第二章秘書系統(tǒng)及其組織形態(tài)2021/8/51第二章秘書系統(tǒng)及其組織形態(tài)2021/8/51第一節(jié)秘書系統(tǒng)的基本要素一、主體要素秘書主體是指具有秘書資格和秘書行為能力的人。秘書資格和秘書行為能力，這是構(gòu)成秘書系統(tǒng)主體要素的兩個必備條件。2021/8/52第一節(jié)秘書系統(tǒng)的基本要素2021/8/52二、手段要素手段要素是秘書主體用以影響和改變對象要素的方法、技術(shù)、程序以及物化工具的總和，是主體要素與對象要素之間的中介要素。手段要素可分成軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)。2021/8/53二、手段要素2021/8/53三、對象要素秘書活動的對象分為根本對象和直接對象。作為秘書系統(tǒng)基本要素之一的對象要素是指后者，即秘書主體通過自己的行為，運用某種手段直接作用的信息和事務(wù)。2021/8/54三、對象要素2021/8/54第二節(jié)、秘書系統(tǒng)運動的過程、原則和特征一、秘書系統(tǒng)運動的過程秘書系統(tǒng)的運動過程是由若干個運動子系統(tǒng)構(gòu)成的，它們之間相互聯(lián)接、相互作用，形成一個信息和事務(wù)環(huán)流的回路。這些子系統(tǒng)包括信息收集系統(tǒng)、信息加工系統(tǒng)、保障支持系統(tǒng)、信息內(nèi)反饋系統(tǒng)、信息傳遞系統(tǒng)、抗干擾系統(tǒng)、信息存儲系統(tǒng)等。2021/8/55第二節(jié)、秘書系統(tǒng)運動的過程、原則和特征2021/8/55二、秘書系統(tǒng)運動的基本原則秘書系統(tǒng)運動的基本原則是：整體性原則、有機關(guān)聯(lián)性原則、動態(tài)性原則、目的性原則。2021/8/56二、秘書系統(tǒng)運動的基本原則2021/8/56三、秘書系統(tǒng)運動的基本特征與其他系統(tǒng)相比，秘書系統(tǒng)的輔助管理活動有以下幾方面的特征：中介性、直接性、全面性、潛隱性、機要性。2021/8/57三、秘書系統(tǒng)運動的基本特征2021/8/57二、秘書與秘書機構(gòu)的稱謂（一）秘書人員的稱謂目前，盡管在觀念上人們已普遍認同現(xiàn)代秘書的概念，而在實際工作中，對秘書人員仍存在隨意稱呼或稱謂不統(tǒng)一、不規(guī)范的情況。有必要在全國范圍內(nèi)建立一套科學的、完整的、統(tǒng)一的秘書職務(wù)稱謂系列。2021/8/58二、秘書與秘書機構(gòu)的稱謂2021/8/58第三節(jié)秘書機構(gòu)的含義、稱謂和類型一、秘書機構(gòu)的含義秘書組織是通過內(nèi)部分工和職能的劃分，為實現(xiàn)輔助領(lǐng)導實施管理的共同目標而協(xié)調(diào)行動的秘書群體。秘書組織的成立，除了具備秘書系統(tǒng)的三項基本要素外，還應(yīng)當符合以下幾項條件：復合的主體、共同的目標、分工和協(xié)調(diào)、領(lǐng)導權(quán)威、工作制度和行為規(guī)范。2021/8/59第三節(jié)秘書機構(gòu)的含義、稱謂和類型2021/8/59

二、秘書機構(gòu)的稱謂在我國，各種各類的秘書機構(gòu)的稱謂大體上可以分成三類：一類稱為“辦公廳”；另一類以“秘書”一詞定冠，后面綴以“局”、“處”、“科”、“室”等，一般為辦公廳下設(shè)的部門機構(gòu)。還有一類是根據(jù)秘書組織內(nèi)部分工的業(yè)務(wù)名稱來確定名稱。2021/8/510二、秘書機構(gòu)的稱謂2021/8/510

（三）秘書機構(gòu)的類型1、按工作時間分可分成常設(shè)性秘書機構(gòu)、臨時性秘書機構(gòu)。2、按社會性質(zhì)分可分成國家公務(wù)秘書機構(gòu)、社會公務(wù)秘書機構(gòu)、私人秘書機構(gòu)。3、按服務(wù)對象分可分成領(lǐng)導集體秘書機構(gòu)、領(lǐng)導者個人的秘書機構(gòu)。2021/8/511（三）秘書機構(gòu)的類型2021/8/511(四)秘書的類別和層次秘書作為一個職業(yè)大類，如同教師、醫(yī)生一樣，橫向上有類別，縱向上有層次之分。2021/8/512(四)秘書的類別和層次2021/8/5121、秘書的類別秘書人員由其所服務(wù)的單位性質(zhì)不同而有大體的分類。如服務(wù)于機關(guān)的為“機關(guān)秘書”，“企業(yè)秘書”，“私人秘書”，“商業(yè)秘書”，“涉外秘書”等。同在政府機關(guān)和某種企事業(yè)單位的秘書，因其工作的不同而有更細的劃分。如“行政秘書”、“機要秘書”、“會議秘書”、“文字秘書”、“教學秘書”等。2021/8/5131、秘書的類別2021/8/513美國對秘書人員的分類和工作職責規(guī)定較明確，主要有：行政秘書、公司秘書（又稱“董事會秘書”、“執(zhí)行秘書”）、通訊秘書（負責電話、電傳、電報、信件等通訊事務(wù)；文件的起草、打字、編排、校對；記錄上司口述或會議情況。）、技術(shù)秘書、醫(yī)學秘書、法律秘書。2021/8/514美國對秘書人員的分類和工作職責規(guī)定較明確，主要有：行政秘書、2、秘書的層次國家機關(guān)的秘書等級有十五級，分為兩種情況。一種是領(lǐng)導職務(wù)，一種是普通秘書。職別與級別的對應(yīng)關(guān)系如下：2021/8/5152、秘書的層次2021/8/515部、省級正職：三至四級；部、省級副職：四至五級；司、廳級正職，巡視員：五至七級；司、廳級副職，助理巡視員：六至八級；處、縣級正職，調(diào)研員：七至十級；處、縣級副職，助理調(diào)研員：八至十一級；科、鄉(xiāng)級正職，主任科員：九至十二級；科、鄉(xiāng)級副職，副主任科員：九至十三級；科員：九至十四級；辦事員：十至十五級。2021/8/516部、省級正職：三至四級；2021/8/516三、秘書組織的結(jié)構(gòu)（一）秘書組織結(jié)構(gòu)設(shè)計的意義和原則結(jié)構(gòu)是組織各要素之間既定的關(guān)系模式，只有依靠結(jié)構(gòu)，才能把孤立的諸要素整合為一個系統(tǒng)。設(shè)計秘書組織結(jié)構(gòu)應(yīng)遵循以下幾條原則，它們分別是適應(yīng)性原則、適度性原則、分工協(xié)調(diào)原則、優(yōu)化性原則。2021/8/517三、秘書組織的結(jié)構(gòu)2021/8/517（二）、秘書組織的領(lǐng)導體制秘書組織的領(lǐng)導體制就是秘書組織領(lǐng)導層的結(jié)構(gòu)狀態(tài)。這種結(jié)構(gòu)狀態(tài)應(yīng)當是金字塔形。2021/8/518（二）、秘書組織的領(lǐng)導體制2021/8/518（三）、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)是指把秘書組織的業(yè)務(wù)按專業(yè)化的要求分工后組成的結(jié)構(gòu)。2021/8/519（三）、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)2021/8/5191998年3月，勞動和社會保障部開始對北京、天津、上海等十個省市進行企業(yè)秘書職業(yè)鑒定，分為三個等級“初級秘書”、“中級秘書”、“高級秘書”。2021/8/5201998年3月，勞動和社會保障部開始對北京、天津、上海等十個（四）群體知識結(jié)構(gòu)一是指具有不同知識特點的秘書人才的合理組合。二是指不同知識水平的秘書人才的比例構(gòu)成。2021/8/521（四）群體知識結(jié)構(gòu)2021/8/521（五）智能結(jié)構(gòu)智能是指人們運用知識的能力。人的智能特點是非常豐富多彩的，把不同智能特點的秘書人才合理地組合起來，就能實現(xiàn)智能的群體的優(yōu)化，發(fā)揮群體智能優(yōu)勢。2021/8/522（五）智能結(jié)構(gòu)2021/8/522（六）年齡結(jié)構(gòu)年齡結(jié)構(gòu)是秘書組織結(jié)構(gòu)中的一個重要的亞結(jié)構(gòu)。2021/8/523（六）年齡結(jié)構(gòu)2021/8/523（七)職務(wù)等級結(jié)構(gòu)目前，我國秘書的職務(wù)等級基本上可以分成兩大類：一類是擔任領(lǐng)導職務(wù)的秘書，另一類是沒有領(lǐng)導職務(wù)的普通秘書。具有領(lǐng)導職務(wù)的秘書，職務(wù)等級從正部職到副科職，共八類十一個等級；非領(lǐng)導職務(wù)的秘書，其職務(wù)等級從巡視員至辦事員，共八類職務(wù)十一個等級。2021/8/524（七)職務(wù)等級結(jié)構(gòu)2021/8/524部、省級正職：三至四級；部、省級副職：四至五級；司、廳級正職，巡視員：五至七級；司、廳級副職，助理巡視員：六至八級；處、縣級正職，調(diào)研員：七至十級；處、縣級副職，助理調(diào)研員：八至十一級；科、鄉(xiāng)級正職，主任科員：九至十二級；科、鄉(xiāng)級副職，副主任科員：九至十三級；科員：九至十四級；辦事員：十至十五級。2021/8/525部、省級正職：三至四級；2021/8/525思考題：1、組成秘書系統(tǒng)的基本要素有哪些？2、簡述秘書系統(tǒng)的運動過程。3、與其他系統(tǒng)相比，秘書系統(tǒng)的輔助管理活動有何特征？4、秘書機構(gòu)的含義？秘書機構(gòu)的結(jié)構(gòu)主要包括哪些結(jié)構(gòu)？2021/8/526思考題：2021/8/526注：文檔資料素材和資料部分來自網(wǎng)絡(luò)，如不慎侵犯了您的權(quán)益，請聯(lián)系文庫客服，我們將做刪除處理，感謝您的理解。注：文檔資料素材和資料部分來自網(wǎng)絡(luò)，如不慎侵犯了您的權(quán)益，請第二章秘書系統(tǒng)及其組織形態(tài)2021/8/528第二章秘書系統(tǒng)及其組織形態(tài)2021/8/51第一節(jié)秘書系統(tǒng)的基本要素一、主體要素秘書主體是指具有秘書資格和秘書行為能力的人。秘書資格和秘書行為能力，這是構(gòu)成秘書系統(tǒng)主體要素的兩個必備條件。2021/8/529第一節(jié)秘書系統(tǒng)的基本要素2021/8/52二、手段要素手段要素是秘書主體用以影響和改變對象要素的方法、技術(shù)、程序以及物化工具的總和，是主體要素與對象要素之間的中介要素。手段要素可分成軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)。2021/8/530二、手段要素2021/8/53三、對象要素秘書活動的對象分為根本對象和直接對象。作為秘書系統(tǒng)基本要素之一的對象要素是指后者，即秘書主體通過自己的行為，運用某種手段直接作用的信息和事務(wù)。2021/8/531三、對象要素2021/8/54第二節(jié)、秘書系統(tǒng)運動的過程、原則和特征一、秘書系統(tǒng)運動的過程秘書系統(tǒng)的運動過程是由若干個運動子系統(tǒng)構(gòu)成的，它們之間相互聯(lián)接、相互作用，形成一個信息和事務(wù)環(huán)流的回路。這些子系統(tǒng)包括信息收集系統(tǒng)、信息加工系統(tǒng)、保障支持系統(tǒng)、信息內(nèi)反饋系統(tǒng)、信息傳遞系統(tǒng)、抗干擾系統(tǒng)、信息存儲系統(tǒng)等。2021/8/532第二節(jié)、秘書系統(tǒng)運動的過程、原則和特征2021/8/55二、秘書系統(tǒng)運動的基本原則秘書系統(tǒng)運動的基本原則是：整體性原則、有機關(guān)聯(lián)性原則、動態(tài)性原則、目的性原則。2021/8/533二、秘書系統(tǒng)運動的基本原則2021/8/56三、秘書系統(tǒng)運動的基本特征與其他系統(tǒng)相比，秘書系統(tǒng)的輔助管理活動有以下幾方面的特征：中介性、直接性、全面性、潛隱性、機要性。2021/8/534三、秘書系統(tǒng)運動的基本特征2021/8/57二、秘書與秘書機構(gòu)的稱謂（一）秘書人員的稱謂目前，盡管在觀念上人們已普遍認同現(xiàn)代秘書的概念，而在實際工作中，對秘書人員仍存在隨意稱呼或稱謂不統(tǒng)一、不規(guī)范的情況。有必要在全國范圍內(nèi)建立一套科學的、完整的、統(tǒng)一的秘書職務(wù)稱謂系列。2021/8/535二、秘書與秘書機構(gòu)的稱謂2021/8/58第三節(jié)秘書機構(gòu)的含義、稱謂和類型一、秘書機構(gòu)的含義秘書組織是通過內(nèi)部分工和職能的劃分，為實現(xiàn)輔助領(lǐng)導實施管理的共同目標而協(xié)調(diào)行動的秘書群體。秘書組織的成立，除了具備秘書系統(tǒng)的三項基本要素外，還應(yīng)當符合以下幾項條件：復合的主體、共同的目標、分工和協(xié)調(diào)、領(lǐng)導權(quán)威、工作制度和行為規(guī)范。2021/8/536第三節(jié)秘書機構(gòu)的含義、稱謂和類型2021/8/59

二、秘書機構(gòu)的稱謂在我國，各種各類的秘書機構(gòu)的稱謂大體上可以分成三類：一類稱為“辦公廳”；另一類以“秘書”一詞定冠，后面綴以“局”、“處”、“科”、“室”等，一般為辦公廳下設(shè)的部門機構(gòu)。還有一類是根據(jù)秘書組織內(nèi)部分工的業(yè)務(wù)名稱來確定名稱。2021/8/537二、秘書機構(gòu)的稱謂2021/8/510

（三）秘書機構(gòu)的類型1、按工作時間分可分成常設(shè)性秘書機構(gòu)、臨時性秘書機構(gòu)。2、按社會性質(zhì)分可分成國家公務(wù)秘書機構(gòu)、社會公務(wù)秘書機構(gòu)、私人秘書機構(gòu)。3、按服務(wù)對象分可分成領(lǐng)導集體秘書機構(gòu)、領(lǐng)導者個人的秘書機構(gòu)。2021/8/538（三）秘書機構(gòu)的類型2021/8/511(四)秘書的類別和層次秘書作為一個職業(yè)大類，如同教師、醫(yī)生一樣，橫向上有類別，縱向上有層次之分。2021/8/539(四)秘書的類別和層次2021/8/5121、秘書的類別秘書人員由其所服務(wù)的單位性質(zhì)不同而有大體的分類。如服務(wù)于機關(guān)的為“機關(guān)秘書”，“企業(yè)秘書”，“私人秘書”，“商業(yè)秘書”，“涉外秘書”等。同在政府機關(guān)和某種企事業(yè)單位的秘書，因其工作的不同而有更細的劃分。如“行政秘書”、“機要秘書”、“會議秘書”、“文字秘書”、“教學秘書”等。2021/8/5401、秘書的類別2021/8/513美國對秘書人員的分類和工作職責規(guī)定較明確，主要有：行政秘書、公司秘書（又稱“董事會秘書”、“執(zhí)行秘書”）、通訊秘書（負責電話、電傳、電報、信件等通訊事務(wù)；文件的起草、打字、編排、校對；記錄上司口述或會議情況。）、技術(shù)秘書、醫(yī)學秘書、法律秘書。2021/8/541美國對秘書人員的分類和工作職責規(guī)定較明確，主要有：行政秘書、2、秘書的層次國家機關(guān)的秘書等級有十五級，分為兩種情況。一種是領(lǐng)導職務(wù)，一種是普通秘書。職別與級別的對應(yīng)關(guān)系如下：2021/8/5422、秘書的層次2021/8/515部、省級正職：三至四級；部、省級副職：四至五級；司、廳級正職，巡視員：五至七級；司、廳級副職，助理巡視員：六至八級；處、縣級正職，調(diào)研員：七至十級；處、縣級副職，助理調(diào)研員：八至十一級；科、鄉(xiāng)級正職，主任科員：九至十二級；科、鄉(xiāng)級副職，副主任科員：九至十三級；科員：九至十四級；辦事員：十至十五級。2021/8/543部、省級正職：三至四級；2021/8/516三、秘書組織的結(jié)構(gòu)（一）秘書組織結(jié)構(gòu)設(shè)計的意義和原則結(jié)構(gòu)是組織各要素之間既定的關(guān)系模式，只有依靠結(jié)構(gòu)，才能把孤立的諸要素整合為一個系統(tǒng)。設(shè)計秘書組織結(jié)構(gòu)應(yīng)遵循以下幾條原則，它們分別是適應(yīng)性原則、適度性原則、分工協(xié)調(diào)原則、優(yōu)化性原則。2021/8/544三、秘書組織的結(jié)構(gòu)2021/8/517（二）、秘書組織的領(lǐng)導體制秘書組織的領(lǐng)導體制就是秘書組織領(lǐng)導層的結(jié)構(gòu)狀態(tài)。這種結(jié)構(gòu)狀態(tài)應(yīng)當是金字塔形。2021/8/545（二）、秘書組織的領(lǐng)導體制2021/8/518（三）、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)是指把秘書組織的業(yè)務(wù)按專業(yè)化的要求分工后組成的結(jié)構(gòu)。2021/8/546（三）、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)2021/8/5191998年3月，勞動和社會保障部開始對北京、天津、上海等十個省市進行企業(yè)秘書職業(yè)鑒定，分為三個等級“初級秘書”、“中級秘書”、“高級秘書”。2021/8/5471998年3月，勞動和社會保障部開始對北京、天津、上海等十個（四）群體知識結(jié)構(gòu)一是指具有不同知識特點的秘書人才的合理組合。二是指不同知識水平的秘書人才的比例構(gòu)成。2021/8/548（四）群體知識結(jié)構(gòu)2021/8/521（五）智能結(jié)構(gòu)智能是指人們運用知識的能力。人的智能特點是非常豐富多彩的，把不同智能特點的秘書人才合理地組合起來，就能實現(xiàn)智